SAP New General Ledger

Caractersticas y ventajas en la activacin de la funcionalidad SAP New G/L

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SAP New GL

Introduccin bsica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso prctico de configuracin bsica del New G/L

Proyecto de Migracin

Riesgos de un proyecto de migracin

Recomendaciones CUVIV
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Introduccin bsica a New GL

En los ltimos aos, las empresas necesitan realizar el reporting financiero de manera
mucho ms precisa, rpida y fiable.

Adems, las empresas multinacionales deben realizar su reporting financiero de

acuerdo a diferentes principios contables, como pueden ser criterios locales, IFRS
(International Financial Reporting Standards),

Igualmente, algunas empresas son obligadas a reportar su informacin financiera a un

nivel de detalle menor que el de sociedad (lnea de negocio, regin). Esto se solventa
de manera mucho ms fiable en el New GL.

New G/L reduce la complejidad de integrar ledgers que se mantenan en Classic GL

de manera separada como puede ser Cost of Sales o Profit Center. Todo ello provoca
ms transparencia y ahorro de tiempo.
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R/3 mySAP ERP

EC-PCA
Management and Segment Reports
A general Ledger for
Special Purpose Ledger
Multidimensional Legal requirements
Customer-specific Management and segment reports
Fast close
Parallel accounting
Reconciliation ledger
International accounting standards
Functional area ledger Compliance
Balance sheet for free dimensions
FI Classic Strong focus on service industry
COS
Legal Requirement
Ledger

New GL en mySAP ERP

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SAP New GL
Introduccin bsica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el

proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso prctico de configuracin bsica del New G/L

Proyecto de Migracin

Riesgos de un proyecto de migracin

Recomendaciones CUVIV
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Ventajas de implantacin
Integracin de la informacin financiera y de gestin. La mayora de los ledgers
estn integrados en un nico ledger, lo que conlleva menos tareas de reconciliacin
que en versiones anteriores.

Facilidad en la extensibilidad de ampliacin de funcionalidades. New G/L es

ms fcil de mantener que Classic G/L. Por ejemplo, se pueden aadir nuevos
campos en las tablas e informes estndares de SAP que almacenan informacin
financiera.

Cierres ms rpidos. Debido a que desaparecen la mayora de ledgers, las tareas

de reconciliacin entre ellos desaparecen.

Document splitting en tiempo real. En el classic GL, por ejemplo, se requeran

ejecutar procesos de cierre mensuales para imputar Centros de Beneficio a las
posiciones de AP o AR.
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Ventajas de implantacin
Contabilizacin en tiempo real de CO a FI. Ya no es necesario realizarlo a final de
mes.

Segment reporting. Es necesario que la mayora de empresas deban reportar por

lnea de negocio o por actividad geogrfica. En el New G/L se soluciona con la
activacin del campo segmento que permite obtener informacin financiera a nivel de
detalle del Segmento.

Informacin financiera segn diferentes principios contables. Es posible

obtener balances o cuentas de resultados segn criterios contables diferentes. Por
ejemplo, a nivel de grupo (IFRS) y a nivel local (pas).

Ms agilidad y flexibilidad en la obtencin de informacin, ya que la mayora de

reports permiten obtener informacin a nivel ms detallado (ledger, segmento,
dimensiones,)
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SAP NEW G/L

Ventajas frente a la versin

clsica
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Empresas tipo
La empresa es una compaa internacional que opera en mltiples pases y
continentes.

La empresa debe reportar segn mltiples mtodos contables: IFRS, locales,

USGAAP,

La empresa requiere reportar por diferentes reas de negocio o el detalle de los

balances por segmento de acuerdo a SEC Guidelines.

La compaa debe realizar balances consolidados segn multiple legal entities.

La reconciliacin entre el Clsico General Ledger en SAP FI con CO es compleja y
costosa a nivel de tiempo.

La compaa desea reducir la complejidad de su estructura financiera.

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Introduccin bsica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberan abordar el proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso prctico de configuracin bsica del New G/L

Proyecto de Migracin

Riesgos de un proyecto de migracin

Recomendaciones CUVIV
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Nuevas funcionalidades
La implantacin del New General Ledger conlleva la aplicacin de nuevas
funcionalidades. Estas nuevas funcionalidades llevan implcitas mejoras en el sistema,
pero no son obligatorias de activar. La activacin o no depender de las necesidades
de cada empresa y en caso de proyecto de migracin lo har ms o menos complejo.

Las 3 funcionalidades ms importantes son:

Reporting por Segmento.

Document Splitting.

Ledgers Paralelos.

Todos estos cambios implican que el modelo de datos de las tablas de SAP hayan
sufrido variaciones.
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Reporting por segmento

Reportar por segmento es un requerimiento obligatorio en muchos pases. IFRS o
USGAAP requieren que el segmento sea reportado si las ventas externas del
segmento superan el 10% del total de ellas.

El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la

mayora de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la
explotacin y obtencin de informacin.

Al estar el segmento presente a nivel de posicin en el documento, ello supone poder

obtener informacin de l en cualquier momento, sin tener que esperar a ningn
proceso de cierre.

La mayora de los informes estndares de SAP contienen el campo Segmento como

opcin en la pantalla de seleccin. A continuacin, mostramos un claro ejemplo de
ello:
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Reporting por segmento

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Reporting por segmento

El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la
mayora de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la
explotacin y obtencin de informacin.

Si se activa el document splitting (explicado en la siguiente seccin) a nivel de

Segmento, ello permitira obtener balances a nivel de segmento.

La lgica de SAP en la imputacin del segmento es la siguiente:

En el caso de que la imputacin de Centros de Beneficio est activa, a cada Centro de
Beneficio se le asignar un Segmento a nivel de datos maestros.

Si la contabilizacin se produce en un documento sin imputacin a Centro de Beneficio,

hay una BADI especfica que deriva el segmento FAGL_DERIVE_SEGMENT o entrado de
manera manual.
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Reporting por segmento

Los pasos bsicos de parametrizacin para reportar por segmento son:

Definicin de Segmentos. Normalmente reas geogrficas o unidades de negocio.
Definir la asignacin de Segmentos a las contabilizaciones. Asociacin de segmentos a
los Centros de Beneficio y implementacin de lgica de llenado de segmento para
contabilizaciones manuales.
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Document splitting

La funcionalidad de Document Splitting permite a las empresas de obtener un balance

detallado a nivel ms bajo que el de la Sociedad (Centros de Beneficio, Segmentos,
Divisiones, etc.)

En versiones antiguas de SAP era posible obtener balances a nivel de Centros de

Beneficio, pero requera mucho tiempo y no era posible hacerlo en tiempo real, ya que
por ejemplo, la contabilizacin en cuentas de balance en AP o AR en Centros de
Beneficio se efectuaba a final de mes en los procesos estndares mensuales de
cierre.

Document Splitting estaba disponible en SAP R/3, pero slo a nivel de Ledgers
Especiales (y a nivel de divisin y Centro de Beneficio).
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Ejemplo de Document Splitting por Centro de Beneficio: Contabilizacin de factura de

acreedor a 2 cuentas de Prdidas y Ganancias con Centros de Beneficio diferentes.
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Ledgers paralelos

Debido a la globalizacin, ha surgido la necesidad en la mayora de las organizaciones

de presentar sus balances y situacin financiera segn diferentes principios contables.

En las versiones anteriores, existan 2 posibilidades para afrontar esta problemtica:

Cuentas paralelas. Las cuentas se crean y se contabilizan en ellas en funcin del
principio contable al que representan. Por ejemplo, los activos fijos suelen tener
vidas tiles diferentes en funcin del principio contable, lo que supone crear
cuentas diferentes para cada principio.

Ledgers Especiales. Un ledger especial se mantiene para reportar segn un

principio contable diferente. Esta aproximacin es til ya que muchos pases tienen
su propio plan de cuentas.
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Ledgers paralelos

La funcionalidad de Ledgers Paralelos en SAP ERP mejora ambas aproximaciones.

Se pueden configurar ledgers separados para cada requerimiento de reporting. Las
contabilizaciones que se realizan hacia otros componentes de SAP (AP, AR, SD, MM,
PP) actualizan todos los ledgers de forma simultnea, mientras que se puede
contabilizar a un ledger determinado a travs de las transacciones FB01L / FB50L,
programa de valoracin de la moneda extranjera y reas de valoracin de activos fijos.
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New General Ledger

Postings via new

0L Leading Ledger
FI-AR transactions FB01L
FI-AP and FB50L
All Only
...
ledgers specified
SD Non-Leading Ledger Foreign currency
updated ledgers
MM valuation program
simultan are
PP FAGL_FC_VALUATION
eously updated
PM Non-Leading Ledger
... FI-AA Depreciation
areas
Other Non-Leading Ledger

IFRS, US GAAP, Local Reporting

IFRS, US GAAP,
Reports Localon
are based Reporting
the corresponding ledger
Reports are based on the corresponding ledger

Ledgers Paralelos
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Ledgers paralelos

En la configuracin de los diferentes ledgers, suelen existir 2 tipos de ledgers:

Leading Ledger. Se utiliza normalmente para cubrir la contabilidad estndar de la
organizacin y en terminologa sap suele ser 0L. En las multinacionales en Espaa,
suele cubrir la funcionalidad de reporting segn criterios IFRS. El leading ledger
est integrado con la funcionalidad de Controlling.

Non-leading ledger. Se utiliza para cubrir el resto de los principios contables. Se

debe evitar la creacin de non-leading ledgers ya que el volumen de datos puede
aumentar considerablemente.
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Ledgers paralelos

Las principales ventajas de esta solucin son:

Se pueden utilizar variantes de periodo diferentes.
Posibilidad de controlar los periodos contables en funcin del criterio contable, por
ejemplo, se puede cerrar IFRS y seguir contabilizando en criterios locales.

La mayora de reports estndares se pueden ejecutar en funcin del ledger, lo que

facilita al usuario la extraccin de la informacin, al mismo tiempo que la convierte
en ms fiable.
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Modelo de datos

Debido a la flexibilidad ofrecida por el New G/L, es muy importante disear el New G/
L de manera ptima para cubrir las necesidades de la empresa, al mismo tiempo que
se aprovecha toda la potencialidad que ofrece el New G/L.

El hecho de poder decidir las funcionalidades a activar (segment reporting, document

splitting,), unido a la previsin del nmero de entradas que se prevn en cada ledger
y en la tabla de totales son factores claves para convertir el proyecto en exitoso y
sostenible.

Con la activacin de New G/L, ya no es necesario disponer de diversos ledgers

paralelos con el objetivo de controlar las tablas de totales GLT0, GLFUNCT y GLPCT.
Todas ellas se podrn visualizar desde un nico Ledger en New G/L.
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Clasic General Ledger New General Ledger

Totals Table GLT0 Totals Table FAGLFLEXT

Fields available Fields available

Field ... Description Field ... Description

... ... ... ... ... ...
BUKRS ... Company Code RYEAR ... Fiscal Year
RYEAR ... Fiscal Year RACCT ... Account Number
RACCT ... Account Number COST_ELEM ... Cost Element
RBUSA ... Business Area BUKRS ... Company Code
... ... ... RCNTR ... Cost Center
... ... ... RBUSA ... Business Area
... ... ... SEGMENT ... Segment f. Seg.Report

... ... ... RFAREA ... Functional Area

FAGLFLEXT
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Modelo de datos

Las tablas BKPF y BSEG para la cabecera y posicin de documento estn tambin
disponibles en New G/L, aunque con ligeras modificaciones. En ellas existen nuevos
campos:

BKPF: Incluye el campo Grupo de ledgers.

BSEG: Incluye Segmento + Dimensiones de cliente.
La tabla BSEG contiene todas las contabilizaciones realizadas contra el ledger
principal. Para las contabilizaciones contra ledgers adicionales se ha creado la tabla
BSEG_ADD.
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BKPF BKPF

BSEG

BSEG BSEG_ADD

FAGLFLEXA (dynamic)

GLT0 FAGLFLEXT (dynamic)

Modelo de datos
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Caso prctico de configuracin bsica del New G/L

Proyecto de Migracin

Riesgos de un proyecto de migracin

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Caso prctico de configuracin

Caractersticas de empresa.
Multinacional que debe reportar por segmento a nivel de balance y debe presentar
su balance por lnea de negocio (Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene).

Reporting de grupo de todas las empresas a travs de IFRS, adems de la

necesidad de que pas realice reporting local.

La compaa tiene presencia en 4 pases: Francia, Grecia, Espaa y Portugal.

Adems, la empresa quiere disponer en los documentos financieros informacin
de la regin del cliente y del sector de actividad del cliente para poder extraer
informacin adicional.
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Pasos bsicos de configuracin

Creacin de Ledger principal: I1 para reporting IFRS.

Creacin de Ledger no principal: 1 por pas. Francia (F1), Grecia (G1), Espaa (S1) y
Portugal (P1).

Definicin de segmentos: Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene.

Definicin de campos de cliente Z en las tablas de Finanzas para almacenar regin y
sector del cliente.

Definir lgica para derivar imputacin segmento y campos de cliente.

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Pasos bsicos de configuracin

Activar document splitting por segmento.

Creacin de cuentas (Plan de Cuentas Operativo, Local y Grupo).
Creacin de reas de valoracin para Grupo y para cada pas.
Determinacin de cuentas por rea de valoracin de activos fijos.
Creacin de estructuras de balance para adecuarse a los diferentes principios.
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Proyecto de Migracin

Riesgos de un proyecto de migracin

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Proyecto de migracin

Si se debe afrontar conjuntamente con un proyecto de migracin de SAP R/3 a

mySAP ERP, debe considerarse como proyecto separado debido a la complejidad de
la migracin al New G/L.

Las fases con las que se debe afrontar un proyecto de migracin New G/L:
Upgrade completo de R/3 a mySAP ERP (en caso de no haberse realizado).
Proyecto de Implementacin al New G/L. (Business BluePrint de New G/L,
Parametrizacin e implementacin del New G/L).

Migracin. Parametrizacin de Migracin, Ejecucin Migracin y Resolucin

Incidencias al Post Go-Live.
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Proyecto de migracin
La principal complejidad de un proyecto de migracin es la comprensin de las
nuevas funcionalidades del New G/L, olvidndose del funcionamiento del Classic G/L.
Es muy importante tener claros los requerimientos de la empresa y plasmarlos desde
el instante inicial en el Business BluePrint. Algunos puntos a considerar para definir el
escenario de migracin:

Necesidad de usar document splitting o segment reporting.

Definicin de ledgers para adaptarse a las necesidades legales de reporting.
Anterior uso de SPL (Special Purpose Ledgers) y cmo plasmarlos en New G/L.
Volumen de datos a migrar,
Adaptacin de reports / interfases y programas a medida.

Classic GL
FY 201X (Classic GL)
Planificacin &
Customizing
BBP de New G/L
Customizing de New G/L
Definir Escenario de migracin
Planificacin de Migracin
Adaptacin de reports a medida
Classic GL
FY 201X + 1 (Classic GL)
Testing & Activacin
Customizing de migracin
Testing de New G/L y migracin
datos.
Go-Live
Realizar migracin
Validar migracin
Activacin New G/L
CUVIV
New GL
FY 201X + 1 (New GL)
New G/L is live
Desactivacin de Classic G/L
Deteccin y resolucin de
incidencias (PGLS).
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Proyecto de Migracin

Riesgos de un proyecto de migracin

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Riesgos asociados a la migracin

Entre los principales riesgos de un proyecto de migracin cabe destacar:

No pensar en trminos de las nuevas funcionalidades de New G/L, siguiendo
pensando en las funcionalidades del Classic. Esto nos puede conducir a
inconsistencias con los datos o problemas posteriores debidos a una inicial toma
de requerimientos ineficiente. Los principales puntos de confusin son los
siguientes:

Asegurarse si es necesario usar segmentos y qu tipo de informacin

almacenar en este campo.

No entender el concepto del uso de ledgers paralelos y document splitting.

Creacin de demasiados ledgers no principales.
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Riesgos asociados a la migracin

Otro riesgo importante viene derivado del volumen de datos de las nuevas tablas que
puede provocar lentitud en la extraccin de informacin y migraciones muy lentas. Por
ejemplo, activacin del document splitting puede provocar una migracin ms
costosa de tiempo.

Identificar los desarrollos a medida que usan funciones o tablas exclusivas del Classic
G/L, ya que deben adaptarse a las nuevas tablas y estructuras de New G/L. Si la
instalacin tiene muchos programas a medida, la adaptacin de los programas a
medida puede llevar mucho tiempo.

Training al usuario adecuado. Servir para evitar errores y poder analizar la informacin
financiera de manera ptima e incrementando su fiabilidad.
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Riesgos de un proyecto de migracin

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Nuestra recomendacin

El proyecto de migracin al New G/L es un proyecto en s mismo y en caso de que se

efecte de manera conjunta con un proyecto de upgrade, debe afrontarse de manera
separada.

Desde el primer momento de la toma de requerimientos, se debe tener bien claro las
nuevas funcionalidades del New G/L para poder transmitrselas al usuario clave y
tomar decisiones sobre qu funcionalidades adoptar: segment reporting / document
splitting / definicin de ledgers.
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Nuestra recomendacin

Realizar y adaptar los programas a medida mediante el uso de BAPIs estndares de

SAP (intentando evitar en la medida de lo posible el acceso directo a tablas), ya que la
adaptacin de programas delante de cualquier cambio de tablas de SAP (como
sucede en New G/L) es mucho ms rpida y fiable.

Realizar previsin de nmero de entradas que se van a migrar y que van a existir en el
futuro en cada ledger.

Validar profundamente la migracin de datos en entornos de test.

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Preguntas y comentarios

?
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Datos de contacto
David Vives Saumell
Gerente y consultor SAP
dvives@cuviv.com
645789225