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217055
20 DE MAYO DE 1997
Vistos y Considerando:
De acuerdo a las atribuciones conferidas por la Ley 1178 de 20 de julio de 1990, corresponde al
rgano Rector emitir las Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin, compatibilizar y
evaluar los reglamentos especficos y vigilar su aplicacin adecuada.
S E R E S U E L V E:
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
3. (Objetivos de las Normas Bsicas). Las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin
Administrativa, tienen como objetivos:
4. (mbito de aplicacin). Las presentes normas son de aplicacin obligatoria para todas las
entidades del sector pblico sealadas en los artculos 3o. y 4o. de la Ley N 1178 de
Administracin y Control Gubernamentales.
5. (Atribuciones institucionales).
a)El Ministerio de Hacienda es el rgano rector del Sistema de Organizacin Administrativa, sus
atribuciones bsicas estn descritas en el artculo 20 de la Ley 1178 y son ejercidas a travs de
su unidad tcnica especializada, la Direccin de Organizacin, Normas y Procedimientos
Administrativos - DONPA.
b)Cada entidad del Sector Pblico elaborar en el marco de las presentes normas bsicas su
Reglamento Especfico para la implantacin del Sistema de Organizacin Administrativa.
7. (Interrelacin con otros sistemas). En base a los procesos y funciones determinados por
cada uno de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales, el Sistema de
Organizacin Administrativa establece la estructura organizacional necesaria para el
funcionamiento de los mismos.
8. (Componentes de las Normas Bsicas). Las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin
Administrativa tienen como componentes los procesos de:
- Anlisis Organizacional.
- Diseo Organizacional.
- Implantacin del Diseo Organizacional.
10. (Revisin y actualizacin de las Normas Bsicas). El rgano rector del Sistema de
Organizacin Administrativa revisar las presentes normas al menos una vez al ao, y de ser
necesario las actualizar en base al anlisis de la experiencia derivada de su aplicacin, a la
dinmica de la ciencia administrativa y a las observaciones y recomendaciones fundamentadas
que formulen las entidades pblicas.
TITULO II
ANLISIS ORGANIZACIONAL
12. (Anlisis de la estructura organizacional). Las disposiciones legales vigentes en materia de
organizacin, el Plan Estratgico Institucional y el Programa de Operaciones Anual constituirn el
marco de referencia para el anlisis organizacional de la entidad.
Se evaluar, fundamentalmente:
Este proceso se realizar como parte del anlisis de situacin regulado en las Normas Bsicas del
Sistema de Programacin de Operaciones y cuando las circunstancias as lo justifiquen.
TITULO III
DISEO ORGANIZACIONAL
CAPITULO I
14. (Etapas del diseo o rediseo organizacional). Las etapas que se contemplarn en este
proceso, son:
- Diseo de los procesos para la produccin de los servicios y/o bienes, sus resultados e
indicadores.
- Determinacin del tipo y grado de autoridad de las unidades, y su ubicacin en los niveles
jerrquicos.
- Los objetivos.
- El nivel jerrquico y relaciones de dependencia.
- Las funciones.
- Las relaciones de coordinacin interna y externa.
- La relacin de dependencia.
- Las funciones.
CAPITULO II
17.(Identificacin de servicios y/o bienes). Se identificar los servicios y/o bienes que
proporciona la entidad, priorizndolos segn criterios institucionales de acuerdo a su Plan
Estratgico.
Se proceder al diseo de los procesos en forma general o de procedimientos, de acuerdo con los
requerimientos de la entidad:
- Los procesos descritos a nivel general, seguirn las etapas determinadas en el captulo de
Determinacin de Operaciones de las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de
Operaciones.
- Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, seguirn, al
menos, las siguientes etapas:
Posteriormente, se conformarn las reas agrupando unidades que requieren estar relacionadas
entre s, y se determinar su mbito de competencia.
a) Nivel directivo, en el cual se establecen los objetivos, polticas y las estrategias de la entidad.
b) Nivel ejecutivo, en el cual se aplican las polticas y se toman las decisiones para el
funcionamiento de la entidad de acuerdo con los lineamientos definidos en el nivel directivo.
23.- (Alcance de Control). Con el fin de lograr un eficiente alcance de control, el nmero de
unidades y equipos de trabajo dependientes de otras unidades organizacionales, deber tener una
dimensin que no diluya la capacidad de direccin.
CAPITULO III
28.- (Servicio al usuario). Cada entidad de acuerdo con las caractersticas del servicio que
presta, organizar:
- La obtencin de retroalimentacin de parte de los usuarios sobre la calidad de los servicios y/o
bienes prestados.
- La atencin de asuntos que faciliten los trmites del pblico usuario.
- Los medios de comunicacin necesarios para facilitar la orientacin al pblico, en los trmites
y gestiones que requiera realizar.
- La recepcin, el registro, la canalizacin y el seguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias
o cualquier otro asunto similar.
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
TITULO IV
34. (Requisitos para la implantacin) El diseo organizacional se establece para alcanzar los
objetivos del Programa de Operaciones Anual, por lo cual, constituyen requisitos para su
implantacin, la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratgicas, y
la disponibilidad de los recursos humanos, fsicos y financieros previstos.