Cursogramas

Introduccin
El anlisis y diseo de sistemas de informacin es un proceso por el cual se investigan los siste-
mas actuales de la organizacin con el fin de detectar necesidades y proponer sistemas mejores.
Un sistema de informacin es un sistema que procesa datos, en forma manual o computarizada,
para obtener informacin. Los componentes de un sistema de informacin son personas, datos,
formularios, mquinas, procedimientos, controles, etc.
Para poder detectar las necesidades actuales, es necesario conocer los distintos componentes del
sistema para lo cual se utiliza el relevamiento de informacin. Para facilitar el relevamiento se
dispone de herramientas que son diferentes para procesos manuales y computarizados. Las
herramientas que se utilizan son importantes durante la etapa de relevamiento de informacin y
tambin se utilizan en la etapa de diseo cuando se necesite describir claramente el nuevo siste-
ma.
Entre esas herramientas se encuentran los cursogramas que nos permitirn mostrar grficamente
procedimientos manuales.

Cursogramas
Un cursograma permite representar grficamente procedimientos administrativos.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del conjunto de
tareas administrativas.
A travs de los cursogramas se puede determinar si la descripcin del procedimiento es comple-
ta, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y
lograr procedimientos ms eficientes.

Informacin que brindan

Los cursogramas permiten conocer:
Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organizacin como fuera de ella
que participan en el procedimiento.
Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y
las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
Formularios y soportes de informacin involucrados en el procedimiento: cuntos for-
mularios se emiten cada vez, cmo se distribuyen y hacia dnde se dirigen.
Distintos cursos de accin posible dentro del procedimiento.
Cmo se ordenan los archivos y de qu tipo son.

Antecedentes de los cursogramas

Antes de la aparicin de los cursogramas se utilizaban los diagramas sinpticos y analticos para
graficar los procedimientos administrativos. Estos diagramas surgieron para describir en forma
grfica procedimientos fabriles, razn por la cual podr advertirse que la simbologa utilizada no
era suficiente para mostrar aspectos importantes en los procedimientos administrativos. De todas

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maneras resultaron una herramienta de utilidad para representar grficamente procedimientos ac-
tuales y las mejoras propuestas.
Diagrama sinptico
El nombre es cursograma sinptico pero lo llamaremos diagrama para diferenciarlo de los
cursogramas.
El diagrama sinptico presenta un cuadro general de cmo se suceden las principales opera-
ciones e inspecciones.
Muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones y las inspecciones que se realizan
para comprobar los resultados de esas operaciones.
Utiliza nicamente los smbolos de operacin y de inspeccin.

Smbolo Denominacin Descripcin

Indica que se altera el estado de un elemento con el
que se est trabajando. En procedimientos adminis-
Operacin
trativos, brindar informacin, emitir un formulario,
etc.

Indica verificar calidad y cantidad conforme a espe-

Inspeccin
cificaciones preestablecidas.

Diagrama analtico
El nombre es cursograma analtico pero lo llamaremos diagrama analtico para diferenciarlo
de los cursogramas.
Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento sealando todos los hechos sujetos a
examen mediante el smbolo correspondiente.
Los smbolos que utiliza son los siguientes:

Smbolo Denominacin Descripcin

Indica que se altera el estado de un elemento con
el que se est trabajando. En procedimientos
Operacin
administrativos, brindar informacin, emitir un
formulario, etc.

Indica que se verifica la calidad, la cantidad o

Inspeccin ambas conforme a especificaciones preestableci-
das.

Indica el traslado fsico de los trabajadores, ma-

teriales y equipo de un lugar a otro. En procedi-
Transporte
mientos administrativos el traslado de un formu-
lario.

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 Smbolo Denominacin Descripcin
Indica que hay un elemento dado detenido espe-
rando a que se produzca un acontecimiento de-
Espera terminado. Periodo de tiempo en el que se regis-
tra inactividad ya sea en los trabajadores, mate-
riales o equipo

Indica depsito de un objeto bajo vigilancia en

Almacenamiento un almacn segn un criterio determinado de
clasificacin.

Las formas de graficacin de estos diagramas son:

a) Utilizar ramales que representan las distintas unidades. A la informacin que dan de por s
los smbolos y su sucesin se aade paralelamente una breve nota junto al smbolo segn su
naturaleza. Tambin pueden colocarse nmeros dentro de los smbolos para ser referenciados
a la derecha del diagrama.
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Referencias
1
1 5 8 2
3-
2 6
9

3 7 10

11
4

12

13

b) Un esquema sencillo como el siguiente:

CURSOGRAMA ANALITICO DE PROCESO

Proceso:
Mtodo: Actual/Propuesto

Distancia
Smbolo Actividad Tiempo
(metros)
Almacn

Emite Solicitud de Compras por duplicado 10 min.

Enva original a Compras 115 5 min.

Archiva el duplicado por fecha 5 3 min.

3
 Distancia
Smbolo Actividad Tiempo
(metros)
Compras

Consulta el fichero de Proveedores

2 10 min.
Emite Pedido de Cotizacin por duplicado
2 12 min.
Archiva el duplicado del Pedido de Cotizacin y el
original de la Solicitud de Compras por nmero de So- 3 5 min.
licitud
-----------------------------------

Total 127 45 min.

c) Cuando se usan regularmente diagramas analticos, resulta ms prctico emplear hojas im-
presas como la que sigue:

CURSOGRAMA ANALITICO DE PROCESO

Diagrama N
Actividad Actual Propuesta Economa
Proceso: Operacin
Transporte
Actividad: Espera
Inspeccin
Mtodo: Actual/Propuesto Almacenamiento
Tiempo
Realizado por: Distancia
Smbolo
Descripcin Distancia Tiempo

Almacn
Emite Solicitud de Compras por du-

plicado 10 min.

Enva original a Compras

115 5 min.
Archiva el duplicado por fecha
5 3 min.
Compras
Consulta el fichero de Proveedores

Emite Pedido de Cotizacin por du- 2 10 min.

plicado
2 12 min.
Archiva el duplicado del Pedido de
Cotizacin y el original de la Solici-

tud de Compras por nmero de Soli-
citud 3 5 min.

Total 127 45 min.

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Normas IRAM
Para graficar los cursogramas vamos a tener en cuenta las normas dictadas por el Instituto Ar-
gentino de Normalizacin y Certificacin (en sus comienzos Instituto Argentino de Racionaliza-
cin de Materiales) referidas a cursogramas.
Las normas son:
a) Norma 34501 Smbolos para la representacin grfica: se refiere a la simbologa a utilizar
en los cursogramas
b) Norma 34502 Tcnicas para la representacin grfica: se refiere a las tcnicas de diagra-
macin
c) Norma 34503 Lineamientos generales para el diseo de los formularios para la representa-
cin grfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas

Norma IRAM 34501

Esta norma establece los smbolos a utilizar para graficar cursogramas y son los siguientes:

Smbolo Denominacin Descripcin

Representa toda accin de elaboracin, modificacin o in-
corporacin de informacin, por ejemplo: emisin de un do-
Operacin
cumento, incorporacin de informacin sobre el mismo, au-
torizaciones, firmas, consultas.
Representa toda accin de verificacin: cotejo entre com-
probantes, comprobacin, constatacin, examen sobre los
Control
datos contenidos en un soporte de informacin, verificacin
de clculos, validez de autorizaciones, etc.
Representa toda detencin transitoria del procedimiento en
Demora
espera de un acontecimiento determinado.
Representa el almacenamiento sistemtico en forma tempo-
raria de elementos portadores de informacin. En estos tipos
Archivo Transitorio de archivos se realizan consultas sistemticas por lo que de-
ben presentar un ordenamiento adecuado a fin de ser posible
efectuar modificaciones o procesamientos.
Representa el almacenamiento sistemtico en forma perma-
nente de elementos portadores de informacin. El carcter
Archivo Definitivo de permanente se refiere a que la documentacin se retiene
prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de
consultas durante los procedimientos.
Representa la eliminacin de la informacin, se destruya o
Destruccin
no el elemento portador de la misma.
Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden ori-
Alternativa
ginarse distintos cursos de accin.
Documento o soporte
Representa el elemento portador de la informacin.
de informacin

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Smbolo Denominacin Descripcin
Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que,
definidas, no interesa representar. Normalmente com-
Proceso no represen-
prende procedimientos que se realizan fuera de la organiza-
tado
cin o que no se explicitan a fin de simplificar la graficacin
o por falta de informacin acerca del procedimiento.
Tiene 2 utilidades: a) Representa el desplazamiento fsico
Traslado del elemento portador de informacin, b) Une los smbolos
La flecha indica el sentido de la circulacin.
Representa el desplazamiento de la informacin sin despla-
zamiento fsico del elemento portador de la informacin. Se
Toma de informacin
utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo,
listado, etc. para ser incorporado al circuito administrativo.
Representa la unin entre:
Distintas unidades funcionales de un procedimiento
en la misma pgina.
Conector
Distintas pginas de un procedimiento.
Distintos procedimientos graficados en distintas p-
ginas.

Norma IRAM 34502

Esta norma establece las tcnicas a utilizar en la representacin grfica de procedimientos admi-
nistrativos.
Direccin del diseo:
La representacin grfica del procedimiento se realiza en sentido descendente (cuando las opera-
ciones se efecten dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal
(cuando el desarrollo del proceso determine un pase de unidad funcional). La direccin puede
ser ascendente para indicar un retroceso en el procedimiento o por razones de economa de espa-
cio en el diseo.
Ubicacin de smbolos:
El cursograma es un diagrama multicolumnar. Los smbolos se ubican dentro de columnas que
representan, cada una, una unidad funcional. Ntese que se denomina unidad funcional y no uni-
dad de organizacin porque pueden graficarse unidades que no pertenecen a la organizacin pero
que participan en el procedimiento, por ejemplo: Proveedores, Bancos, Clientes, etc. Las colum-
nas se separan con rayas, y los smbolos deben graficarse en cada columna donde se desarrollen
las actividades que representan.
Lneas de traslado o de toma de informacin:
Se dibujan utilizando lneas rectas continuas o de trazos segn corresponda, indicando el sentido
con una flecha. La colocacin de la punta de flecha es optativa cuando el sentido de graficacin
sea de arriba hacia abajo o lateral de izquierda a derecha y ser obligatoria cuando se utilice el
sentido ascendente o lateral de derecha a izquierda.

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Cruce de lneas:
En lo posible debe evitarse el cruce de lneas de secuencias verticales y horizontales. Cuando sea
inevitable, se utilizan puentes de media circunferencia. Los puentes deben trazarse de forma que
la concavidad tenga el mismo sentido de la lnea a la que corta. Por ejemplo:

Uniones de lneas de secuencia:

Las uniones de lneas de secuencia se efectan formando ngulo recto.

Entrada y salida de lneas a los smbolos:

La entrada de lneas a los smbolos puede efectuarse por la parte superior o lateral y su salida por
la parte inferior o lateral. En el caso del smbolo de alternativa, la entrada se realiza nicamente
por el vrtice superior.
Smbolos iniciales, medios o finales
Los smbolos se clasifican en funcin de la entrada y salida de lneas en:
a) Smbolo inicial: Aqul del cual parten una o ms lneas, pero ninguna llega a l.
b) Smbolo medio: Aqul al cual llegan y del cual parten lneas.
c) Smbolo final: Aqul al cual llegan una o ms lneas de entrada pero del no parten lneas

De acuerdo con lo expuesto, los smbolos pueden ser empleados de la siguiente forma:
Tabla de posibilidades de ubicacin de los smbolos

Smbolo Inicial Medio Final

Operacin x x x
Control x
Demora x
Archivo transitorio x x x
Archivo definitivo x x x

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 Smbolo Inicial Medio Final
Destruccin x
Alternativa x
Soporte de informacin x
Proceso no representado x x x
Traslado x
Toma de informacin x
Conector x x

Emisin de formularios:
Cuando la emisin es de un formulario nico, se representa con el signo de operacin y a conti-
nuacin la designacin del formulario.

Solicitud

Cuando la emisin es de dos o ms formularios con recalco simultneo, se representa con el

signo de operacin y se indica la cantidad de ejemplares de cada uno de ellos.

Factura

0
1

Remito

0
1

Nota: El dibujo representa un conjunto de 4 ejemplares y 2 formularios de 2 ejemplares cada uno

de ellos
Ejemplares superpuestos
Cuando haya que dibujar varios ejemplares de un mismo formulario, se dibujan superpuestas y
desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la ac-
cin. Pueden utilizarse los otros sentidos de desplazamiento cuando as lo justifique una mejor
representacin.

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 12 3 1 3
2 2 2 1
3 1 3

Identificacin de varios ejemplares de un mismo formulario

Cada uno de los ejemplares se identificar mediante un nmero, una letra, un color u otro smbo-
lo.
Distribucin de ejemplares
Se dibujan las lneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos
que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea diagonal los vrtices de los ejem-
plares, de cuyo centro partir la lnea de traslado.

1 2
3
4

Operacin sobre un ejemplar

Sobre la lnea de secuencia del ejemplar afectado se consigna el smbolo correspondiente a la ac-
tividad y luego se une con las lneas de los dems ejemplares.

12
3
4

Fraccionamiento de un ejemplar
Se indica con lneas de secuencias divergentes que parten del smbolo de operacin, representn-
dose a continuacin de stas los documentos correspondientes. Debe identificarse cada una de
las partes en que se fracciona el formulario.
NP
11

NP NP
1-1 1-2

Operacin y control
Si se realiza una operacin y un control simultneos, se representa de la siguiente manera:

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Descripcin de los smbolos:
Existen dos alternativas para graficar los cursogramas segn cmo se describen los smbolos:
Con columna de descripcin: Dentro del smbolo se coloca un nmero cardinal, describin-
dose el tipo de operacin, control, etc. en una columna marginal. No es indispensable en el
smbolo de destruccin.
Sin columna de descripcin: La descripcin se realiza junto a cada smbolo de acuerdo a lo
siguiente:
Smbolos de operacin, control, demora y proceso no representado:
Se indica junto al smbolo, en forma sinttica el tipo de operacin, control, demora o proceso
no representado.
Smbolos de archivo transitorio y archivo definitivo:
Se indica junto al smbolo, en forma sinttica, su forma de ordenamiento.
Smbolo de destruccin:
No es indispensable especificar la descripcin.
Smbolo de alternativa:
El tipo de alternativa se indica cercano al borde superior izquierdo del smbolo y junto a cada
una de las lneas de salida, la alternativa de que se trate.
Las lneas de salida se indicarn:
a) hasta tres opciones, mediante el trazado de tantas lneas como salidas haya, desde cada
uno de los vrtices hacia los otros smbolos.

Monto
< 1000 > 1000

= 1000

b) ms de tres opciones, mediante el trazado de una sola lnea desde el smbolo, la cual se
ramifica en forma horizontal o vertical, con el nmero de lneas necesarias.

A
B
A B C D E F G
C
D

Smbolo de formulario u otro soporte de informacin:

Se indica la denominacin del formulario u otro soporte de informacin junto al smbolo, en
forma sinttica o codificada. Por ejemplo: factura, nota de crdito, etc.
La denominacin del elemento portador de la informacin se indica dentro del smbolo. Por

10
 ejemplo: CD. No es necesario identificar el soporte cuando se trate de un formulario de pa-
pel.
Proveedores

CD

Smbolo de conector:
Se coloca dentro del smbolo un cdigo que sirve para identificarlo.
Adems del cdigo:
a) Si une distintas pginas de un procedimiento, junto al conector de salida se coloca: A P-
gina y en el correspondiente conector de entrada De Pgina

De pgina 23

A pgina 23 1

b) Si une distintos procedimientos graficados en distintas pginas, junto al conector de sali-

da adems de colocar A Pgina, se coloca A Procedimiento y en el correspondiente
conector de entrada De Pgina, De Procedimiento

A pgina 23 De pgina 23
A Proc. Compras De Proc. Ventas 1

Norma IRAM 34503

Esta norma establece los lineamientos generales para disear los formularios en los que se repre-
sentaran los cursogramas.
Formato de formularios
Los formatos de los formularios pueden ser alguno de los siguientes:
IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
IRAM A3 de 297 mm x 420 mm
IRAM 3A4 de 297 mm x 630 mm
IRAM 4A4 de 297 mm x 840 mm
Las hojas pueden utilizarse en sentido vertical o apaisado, prefirindose el sentido vertical para
el formato A4 y apaisado para el resto de los formatos.
Mrgenes
Debe considerarse un margen de sujecin no menor a 25 mm y los restantes mrgenes laterales
apropiados a las necesidades y presentacin.

Plegado de formularios
Cuando el formulario deba ser plegado, deben tenerse presentes los siguientes requisitos:

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a) que quede libre el margen de sujecin
b) que en el formulario plegado quede visible el encabezamiento que sirve para acceder al for-
mulario
c) que el formato del formulario plegado sea el A4

Componentes del formulario

1) Encabezamiento: Se coloca en el ngulo superior izquierdo o en el margen izquierdo y pue-
de contener los siguientes datos: denominacin de la organizacin, denominacin del proce-
dimiento, caracterstica de relevado, propuesto o aprobado y fecha correspondiente a la ca-
racterstica del trabajo.

Encabezamiento Unidades funcionales

Unidades funcionales
Encabezamiento

2) Acciones: La inclusin de esta columna es optativa, de acuerdo al criterio de diseo utiliza-

do, es decir, si es con columna de descripcin o sin columna de descripcin
3) Datos complementarios: Es conveniente reservar un espacio para los datos complementa-
rios como referencias de nombres de formularios, etc. Para ello se utilizarn ngulos libres

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BIBLIOGRAFIA
Normas IRAM 34501, 34502 y 34503
OIT (Organizacin Internacional del Trabajo), Introduccin al estudio del trabajo (Ginebra,
OIT)

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