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UCV-HACER Revista de Investigacin y Cultura

Vol. 3, N 2

Solucin de inteligencia de negocios y toma de decisiones en


la gestin administrativa de boticas

BUSINESS INTELLIGENCE SOLUTION AND DECISION MAKING IN THE


ADMINISTRATIVE MANAGEMENT OF THE DRUGSTORES

Maldonado Ramrez, Italo


Universidad Csar Vallejo
Chiclayo-Per

Recibido: 28 de febrero de 2014. Se formalizar el anlisis documental para hallar


Aceptado: 19 de marzo de 2014 todo el proceso concerniente a la Toma de
decisiones del proceso de gestin comercial en el
rea de ventas. Luego se realiz algunas
entrevistas para determinar el escenario actual o
Resumen problemtica de la empresa y finalmente se
aplicaron las encuestas al personal implicado en
El objetivo general es Apoyar la toma de el proceso de la Toma de decisiones con el fin de
decisiones en la gestin de ventas de boticas satisfacer todas las incertidumbres y documentar
arcngel a travs del desarrollo de una solucin todos los requerimientos obligatorios.
de inteligencia de negocios. Para ello se plante
una investigacin Bsica Aplicada, porque con Por ello en el presente trabajo de investigacin,
la presente investigacin se busc desarrollar una sobre la Implementacin de una solucin de
solucin que se fundamente en conocimientos inteligencia de negocios para apoyar la Toma de
existentes, los cuales sern complementados con Decisiones en la Gestin Administrativa de
la experiencia de los investigadores, luego del Boticas Arcngel de la ciudad de Chiclayo, se
cual ser aplicado en un caso de estudio y una busca que se definan como puntos estratgicos el
investigacin Cuasi - Experimental, porque se de establecer estrategias de ventas, marketing y
van a comparar los resultados obtenidos antes de el analizar el Plan Negocio, pero basndose en
que la solucin se aplique, con los resultados que los datos histricos de dicha empresa.
se obtienen al aplicarse la solucin.
Palabras claves: inteligencia de negocios,
En el presente trabajo de investigacin la muestra, nivel de confianza, estrategias, toma de
poblacin de estudio fueron las reuniones decisiones y plan de negocios.
realizadas para la toma de decisiones del proceso
de ventas en la Botica, que hacen un total de 52
reuniones anuales y para determinar la muestra Abstract
que se pretende realizar durante el Trabajo de
investigacin, se utiliz la frmula de
muestreo para Poblaciones finitas determinando The overall objective is to support decision
making in the management of sales through the
un tamao de poblacin de 52 reuniones al ao
con una reunin por semana y con un nivel de drugstores archangel development of a business
confianza de 97,5 % con una probabilidad de intelligence solution. For this, we propose a "basic
xito del 50% y con una precisin del 8%. Segn - applied" research, because this research sought
to develop a solution based on existing
formula se obtuvo un tamao de muestra de 39
knowledge, which will be complemented by the
reuniones.
experience of the researchers, after which it will
be applied to a case study and one quasi -
Los mtodos y procedimientos para la recoleccin experimental research, because they are going to
de datos se fundamentan en las entrevistas y compare the results obtained before the solution
observacin. is applied to the results obtained when applying
the solution.
In the present research, the study population were En el presente proyecto, se detallara el estudio
the meetings held for the decision making process realizado a una botica, en la cual se mostrar que
in the pharmacy sales which organized a total of las decisiones tomadas no siempre fueron las
52 meetings per year. To determine the sample to adecuadas; que el tiempo y los recursos que
be carried out during the research work, the invierten en sus reuniones constantes son
formula for finite populations sampling was used cruciales para su negocio, por lo que podran
determining a population size of 52 meetings a aprovecharlos en otros campos. Por lo cual al
year with one meeting per week and with a estar llevando este tipo de metodologa para la
confidence level of 97.5% with a success rate of toma de decisiones, no les permite ejecutar el
50% and an accuracy of 8%. According to the logro de sus objetivos ni de sus metas como
formula, a sample size of 39 meetings was organizacin.
obtained.
Para ello se realiz la solucin a este problema,
The methods and procedures for data collection apoyando la Toma de decisiones especficamente
are based on interviews and observation. con estrategias de ventas.

The documentary analysis will be formalized to A travs de la implementacin del Modelo de


find the whole process regarding the decision Inteligencia de Negocio se logr que la empresa
making process of business management in the se beneficie conociendo y usando una
sales area. Interviews were then conducted to herramienta tecnolgica para obtener mejores
determine the current situation or problems of the decisiones, por lo que la organizacin lograr
company and finally surveys were applied to the mejorar su capacidad de respuesta, mejorar su
personnel involved in the process of decision visibilidad y comprensin del negocio, tener mejor
making in order to meet all the uncertainties and coordinacin y tener ms capacidad para tomar
document all the mandatory requirements. decisiones que beneficien a la empresa. A todo
esto, la Empresa podr visualizar y estimar su
Therefore, in the present research about, we seek comportamiento para el futuro.
to be defined as strategic points the establishment
of sales strategies, marketing and analysis of the Planteamiento del problema:
"Business Plan", but based on historical data of
the company.
A finales de los aos 80 y principio de los aos 90
las empresas comenzaron a desarrollar sistemas
Keywords: business intelligence, sample, informticos que les permitan gestionar
confidence level, strategies, decision making and adecuadamente sus negocios. Estos sistemas
business planning. eran bsicamente transaccionales: registraban las
operaciones diarias de las diferentes reas
corporativas: ventas, compras, contabilidad, etc.
Introduccin
A mediados de los noventa surge la necesidad de
Hoy en da las empresas estn luchando por ser analizar la informacin histrica acumulada de las
ms eficientes y tener mayor participacin en la empresas para mejorar su toma de decisiones.
industria. Para lograr esto, las organizaciones Las empresas comenzaron a profesionalizarse
necesitan un crecimiento constante, lo que las an ms y surgieron lo que ahora denominamos
obliga a canalizar sus recursos financieros a Inteligencia de Negocios.
diferentes reas. Por tal motivo, las compaas
requieren de un conjunto integrado de beneficios Como sucede comnmente, en sus inicios estas
que puedan brindar un nivel perfecto de herramientas fueron aprovechadas por las
capacidades y funcionalidad de Inteligencia de grandes corporaciones. A medida en que las
Negocios. herramientas se difundieron ms y estuvieron al
alcance de ms profesionales, las medianas y
La Inteligencia de Negocios (BI) es el conjunto de pequeas empresas comenzaron a adoptarlas.
productos y servicios que permiten a los usuarios Actualmente se pueden desarrollar soluciones de
finales acceder, analizar de manera rpida y inteligencia de negocio a la medida ya que es la
sencilla la informacin para la toma de decisiones herramienta perfecta para el anlisis de
de negocio a nivel operativo, tctico y estratgico. informacin de la empresa.
La BI apoya a los tomadores de decisiones con la
informacin correcta, en el momento y lugar En el Per el 40% de las empresas clasificadas
correcto, lo que les permite tomar mejores como grandes usan algn tipo de solucin de
decisiones de negocios. La informacin adecuada Inteligencia de Negocios. Se estima que un 60%
en el lugar y momento adecuado incrementa de ellas usan modelos de datos como Data Mart y
efectividad de cualquier empresa.
La Jefatura zonal, de acuerdo a la encuesta, nos
da a conocer que no cuenta con una herramienta
que le permita hacer un anlisis cuantitativo de
las ventas en relacin a los empleados,
medicamentos, horarios, laboratorios, etc. la cual
es muy importante para el logro de los objetivos
de la empresa.

Segn encuesta aplicada a los qumicos


farmacuticos, nos indican que el sistema
transaccional brinda escaza informacin de
ventas respecto a los cierres de mes, la cual es
importante para hacer un anlisis comparativo de
la cuota asignada a la botica con el avance de
cuota, la cuota asignada a cada empleado con su
avance de cuota y el crecimiento mensual de los
productos ms rentables. Adems es necesario
saber que proveedores son quienes ofrecen
directamente sus productos y con las cuales se
trabaja es tambin algo tedioso definir, puesto
Data Warehouse, segn datos de IDC LA que boticas arcngel es una empresa que labora
Software Investment. directamente con diferentes empresas inmersas
en el rubro farmacutico, tal como se muestra en
Segn la industria farmacutica peruana, todas el siguiente grfico.
aquellas empresas integradas en el rubro
farmacutico, estn entre los dos rubros ms Grafico N2. Principales Laboratorios
desarrollados por la industria qumica, de lo cual Farmacuticos
se deduce que tiene una gran demanda en el
mercado peruano.

Grafico N1. Rubros desarrollados por la


industria qumica

Fuente. Industria farmacutica peruana.


Frente a estas deficiencias se ha optado por
implementar una solucin de inteligencia de
negocio, para poder identificar indicadores que
ayuden a mejorar la gestin administrativa y que
permita contar con informacin estratgica
actualizada, para poder tomar decisiones
Fuente. Industria farmacutica peruana
acertadas en favor de dichas Empresas.
Boticas Arcngel, es una empresa dedicada al
En la mayora de empresas, la informacin es
rubro farmacutico donde cada Unidad del
perdida y desaprovechada. Preguntas como:
Negocio cuenta con un sistema de boticas
Quin me compra ms? Qu me compran?
comercial, pero el desarrollo de los procesos
Cundo me compran? Dnde me compran?
administrativos es lento por no contar con la
Qu ms compran? Son muy importantes. Ms
informacin actualizado en el tiempo indicado,
an cuando se combinan todas ellas creando
hace falta de un seguimiento adecuado en la
dimensiones de anlisis ms complejas se tiene
ejecucin de las estrategias y en el logro de los
una verdadera herramienta para la toma de
objetivos planteados, adems no se cuenta con
decisiones a todo nivel: operativo, tctico y
un modelo de gestin que muestre indicadores
estratgico, una de esas herramientas es el Data
para cada uno de los aspectos relacionados con
Mart.
el negocio.
Formulacin del Problema
De qu manera se podr apoyar la Toma de autoridades para su debida evacuacin en la
Decisiones en la Gestin Administrativa de zona de Quito (Ecuador).
Boticas Arcngel de la ciudad de Chiclayo? El presente trabajo ha demostrado que es factible
aplicar un DataMart para un determinado rea
En ese sentido se mencionan los siguientes que en este caso fue aplicado para el rea de
antecedentes con sus respectivas conclusiones, sismologa para el anlisis y generacin de nuevo
las mismas que sirvieron para contrastar los conocimiento. Existe gran cantidad de
resultados de este estudio. Entre los estudios informacin que actualmente no est siendo
ms relevantes tenemos: aprovechada en toda su dimensin; actualmente
existen muchas software con herramientas
Anlisis, diseo e implementacin de un datamart necesarias para el anlisis; este software puede
para el rea de mantenimiento y logstica de una ser utilizado por una persona ajena al mbito
empresa de transporte pblico de pasajeros informtico con una capacitacin bsica.
En relacin con nuestro proyecto de
El objetivo principal del presente proyecto es
investigacin en desarrollo, se determina que de
realizar el anlisis, diseo e implementacin de
dicho trabajo aporta en poder clasificar el tipo de
un DataMart para el rea de mantenimiento y
logstica, el cual va a permitir a los usuarios DataMart, permitir como opcin aplicar un
contar con informacin slida y confiable de alta DataMart independiente; ya que este puede
recibir datos directamente del ambiente
disponibilidad, que cumpla con las necesidades
operacional mediante procesos internos de las
de informacin que estas reas necesitan para la
fuentes de datos o de datos operacionales.
toma de decisiones rpidas.
Desarrollo De Un Datamart De Informacin
Se concluye que la investigacin trata de dar
Acadmica De Estudiantes De La Escuela De
solucin a los problemas de toma de decisiones
Ciencias Y Sistemas De La Facultad De
en las reas de mantenimiento y logstica las
Ingeniera De La Usac
cuales son muy importantes dentro de la
El objetivo de este trabajo es realizar una
empresa; la cual cuenta con un sistema
implementacin de un DataMart para la facultad
transaccional el cual genera una gran cantidad de
datos, sin embargo no saben cmo administrarla de Ingeniera de la USAC con el propsito de
adecuadamente, debido a que sus sistemas analizar la gran cantidad de informacin que
existe en esta facultad con la finalidad de dar
actuales no soportan el manejo adecuado de
respuesta a la necesidad de informacin para la
grandes volmenes de datos. Cuentan con
toma de decisiones de las autoridades.
mucha informacin que no es utilizada de manera
El presente trabajo ha demostrado que desarrollar
estratgica
En relacin con nuestro proyecto de investigacin un DataMart en la Facultad de Ingeniera ha
en desarrollo, se determina que implantar un permitido el anlisis y generacin de nuevo
conocimiento para as poder ayudar a la toma de
DataMart especficamente para unas reas
decisiones de manera rpida, ya que sin este
determinadas, va a permitir presentar informacin
encontrar respuesta a muchas de las preguntas
trabajada de forma estructurada para realizar su
del negocio tomara mucho tiempo al anlisis y
explotacin, la cual ayuda a identificar las
necesidades de todos los involucrados en dichos presentacin de los datos, como tambin
procesos, as como la de poder manejar asignacin de recursos humanos y de
procesamiento del departamento de sistemas
informacin histrica, de esta manera la empresa
para poder responderlas, sin tener en cuenta la
de transportes comercializadora de vehculos
degradacin de los sistemas transaccional los
automotores obtenga nuevas oportunidades y
pueda enfrentar nuevos retos de acuerdo a sus cuales no fueron construidos con el fin de brindar
necesidades. sntesis, anlisis y consolidacin de la
Anlisis, Diseo E Implementacin De Un informacin.
Datamart Para El rea De Sismologa Del En relacin con nuestro proyecto de
Departamento De Geofsica De La Escuela investigacin en desarrollo, se determina que
Politcnica Nacional dicho trabajo aporta a cmo desarrollar una
El objetivo de este trabajo es realizar una solucin de inteligencia de negocios a travs del
implementacin de un DataMart para el rea de proceso de ETL y el anlisis multidimensional de
la informacin. Ya que anteriormente se
Sismologa con el propsito de analizar la gran
ayudaban de reportes para analizar las
cantidad de informacin que le brindaba la Red
informacin.
Nacional de Sismgrafos sobre los sismos. Para
ello se trabajar toda la informacin digital y de
otros documentos de los sismos sucedidos desde SIG utilizando Datamarts para mejorar el proceso
el ao 1541 hasta el 2006 en base a la de toma de decisiones estratgicas en las
informacin que tiene el rea de sismologa para empresas de hidrocarburos en el departamento
la toma de decisiones en corto tiempo ante de Lambayeque. Caso: Grifo Nor Oriente S.A.C.
cualquier desastre y as podr salvar muchas
vidas que corran peligro contactndose con las La realidad problemtica de esta tesis se bas en
una entrevista realizada a gerencia de la empresas de hidrocarburos en el departamento
empresa, donde se obtuvo que el proceso de de Lambayeque. Caso: Grifo Nor Oriente S.A.C.
toma de decisiones de la misma, est limitado al
anlisis de informes generados mensualmente, Autor: Barbadillo Piscoya Juan, Carbajal Cornejo
por el personal de las reas de venta y Carlos.
contabilidad, aplicndose en el grifo NorOriente. Fuente: Biblioteca de la Escuela de Post Grado
del Programa de Maestra en Administracin de
Teniendo en cuenta el problema plantado, se Tecnologas de Informacin de la Universidad
defini la siguiente hiptesis: Un SIG utilizando Privada Csar Vallejo.
Datamarts, permitir a la empresa, mejorar el Ao: 2011.
proceso de toma de decisiones estratgicas, La realidad problemtica de esta investigacin se
realizando decisiones ms confiables ya centra en que el proceso de toma de decisiones.
acertadas aportando un mayor grado de Est limitado al anlisis de informes generados
satisfaccin y confiabilidad a la gerencia, mensualmente, por el personal de las reas de
mejorando los tiempos en la obtencin de la ventas y contabilidad, originando que se tome
informacin relevante y aminorando los costos decisiones poco confiables y necesitando invertir
que involucra la obtencin de dicha informacin. tiempo considerable para obtener la informacin
Par la solucin del problema se desarroll un SIG necesaria para tomar decisiones estratgicas.
mediante la metodologa de Ralph Kimball (1998) Teniendo en cuenta el problema planteado, se
denominada BDL. determin el desarrollar un SIG utilizando Data
Marts, el cual permita a la empresa, mejorar el
Esta investigacin nos ensea cmo llevar a cabo proceso de toma de decisiones estratgicas,
las series de entrevistas a los jefes y realizando decisiones ms confiables y acertadas
administradores de la organizacin, a como poder aportando un mayor grado de satisfaccin y
sacar conclusiones de ellas y a comprender la confiabilidad a la gerencia, mejorando los tiempos
importancia de la implementacin de un modelo en la obtencin de la informacin relevante y
inteligente para la toma de decisiones; la cual aminorando los costos que involucra la obtencin
esos movimientos sern llevados a la prctica de dicha informacin. Para la solucin del
para poder sacar conclusiones en este proyecto. problema se desarroll un SIG mediante la
metodologa de Ralph Kimball (1998) denominada
Sistema de soporte de decisiones para la gestin BDL.
operativa en el rea comercial de la empresa
Ferretera Boca E.I.R.L. utilizando software libre.
Metodologa
Autor: Delgado Gonzales Jos, Tarrillo La metodologa que se tiene en cuenta para esta
Mondragn Walter. tipo de investigacin es el diseo de casos, ya
Fuente: Biblioteca de la Escuela de Post Grado. que nos permite conocer de manera amplia y
Programa de Maestra en Administracin de detallada los objetos de estudio de esta propuesta
Tecnologas de Informacin de la Universidad de investigacin, con el propsito de conocer los
Privada Csar Vallejo. problemas de estos. Se trat de una Investigacin
Ao: 2011. Tecnolgica- Cuasi Experimental.
La realidad problemtica de la presente
investigacin es la existencia de problemas en la
gerencia al momento de tomar decisiones, al no Resultados
contar con una herramienta que le permita
procesar datos segn la informacin que requiera,
A continuacin se presenta una Tabla donde se
es as como surge la propuesta de este sistema
hace un Comparativo de valores antes y despus
en el rea comercial de la empresa.
del desarrollo de la herramienta de inteligencia de
Para el desarrollo del sistema de soporte de
negocios
decisiones se utiliz la metodologa Modelo del
Proceso de Toma de Decisiones de H. Simon que
consiste en las siguientes fases: Inteligencia, Como se podr observar en el Tabla se nota la
Diseo, Seleccin e Implantacin, en cualquier diferencia despus de aplicar el Software BI en la
fase podra haber un regreso a la fase anterior. empresa, de donde se obtuvo los siguientes
Este modelo de Simon implementado no va ms resultados:
all de la fase de seleccin, porque algunos de
estos modelos de toma de decisiones incluyen la Indicador Antes Despus Diferencia
implementacin y retroinformacin a partir de los Sin Softw.
ConSoftw.BI
resultados de la decisin.

SIG utilizando Data marts para mejorar el proceso


de toma de decisiones estratgicas en las
Tiempo de La informacin de los procesos de
respuesta en el 3h. 1.75h. -1.25h. comercializacin para la toma de decisiones en
planteamiento
los procesos de ventas, no son los adecuados,
de propuestas
por reunin. debido a que las decisiones son tomadas de una
manera tradicional o empricamente lo que trae
como consecuencia una decisin errada.
ndice de
respuesta en el 50% 32.50% -17.50% Los requisitos organizacionales para la toma de
proceso de
anlisis por
decisiones en los procesos de ventas, se han
propuesta identificado gracias a todo el personal involucrado
planteada. en estos procesos; lo que ha permitido
reconocerlos, validarlos y formalizarlos a efectos
de impulsar su sistematizacin.
ndice de
propuestas 40% 75% +35% Para la elaboracin del diseo dimensional del
planteadas negocio, se tuvo que identificar
aceptadas.
correspondientemente al Data Mart, luego cada
concepto del negocio (Dimensin) as mismo los
Dnde: diferentes grados de detalle (atributos de
dimensin), la granularidad de cada indicador
o El tiempo de respuesta en el y las diferentes jerarquas de cada dimensin.
planteamiento de propuestas por reunin
se ha disminuido a 1.75 horas, que Para implementar la base de datos OLAP, las
equivale a 1 hora y 45 minutos tablas dimensionales y las tablas de hechos, fue
aproximadamente. necesario utilizar la informacin de cada proceso
o El ndice de respuesta en el proceso de y as generar los datos resumidos de la Base de
anlisis por propuesta planteada, segn Datos Transaccional de la Boticas, la cual se
la necesidad de la empresa, disminuye a utiliz para generar nuestros reportes.
un 32.50% de la jornada laboral
empleada. Para la implementacin de la herramienta de
o Se logr mejorar el ndice de propuestas software se ha utilizado Dundas DashBoard el
planteadas aceptadas, a en un 75 % del cual es un tablero de mando que ha permitido
total de propuestas planteadas. utilizar de manera interactiva todos los datos
previamente creados (Dimensiones, medidas,
tablas de hechos, etc.) y as relacionarlas para
Discusin poder obtener y visualizar datos que faciliten una
rpida Toma de decisiones.
Los resultados encontrados durante la
investigacin fueron contrastados
adecuadamente con los antecedentes del trabajo Referencias Bibliogrficas
y con los aportes tericos, habindose
IIbayYupaElsi Elizabeth. Propuesta Metodolgica
encontrado algunas similitudes en la informacin
para aplicar Business Intelligence en la
as como algunas coincidencias en cuanto a la
Empresa COHERVI S.A, Escuela Superior
informacin estadstica.
Politcnica de Chimborazo Riobamba
(Ecuador) Ao 2009
Javier Nader. Sistema de Apoyo Gerencial
Conclusiones Universitario, Instituto tecnolgico de
Buenos Aires. Ao 2002
Finalmente con la implementacin del DataMart Mara Isabel UvidiaFassler. Anlisis de tcnicas
para el rea de ventas, se logr las siguientes para Tuning de un Data Warehouse en un
conclusiones: sistema de toma de decisiones utilizando
Microsoft SQL Server. Escuela Superior
Se logr conocer la situacin actual del Politcnica de Chimborazo Riobamba
negocio gracias a la informacin proporcionada (Ecuador) Ao 2011
por la Botica en su momento, a fin a esto Villanueva Ojeda, Alvaro. Anlisis diseo e
utilizamos medios de recoleccin de datos los Implementacin de un Data Warehouse de
cuales nos permitieron ahondar ms en el soporte de decisiones para un Hospital del
funcionamiento de la Empresa y as conocer cada Sistema de Salud Publico. Pontificia
uno de sus procesos. Universidad Catlica del Per (Lima-Per)
Ao 2008
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