FUNCIONES DEL ALMACEN

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa

comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores

tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin
deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de
manufactura y de al programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Comentario:

Los almacenes tienen funciones que son muy importantes para el control de inventarios ya que en
ellos se lleva a cabo un registro fsico de todo el material que entra y sale, y de los que estn
almacenados, utilizado correctamente puede ser una herramienta muy til para el control de
inventarios y contabilidad.

MANEJO FISICO DE INVENTARIOS

Inventario Fsico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de
bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la
medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de
este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario
representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario
fsico consta de cuatro fases, a saber:
1. Manejo de inventarios (preparativos)

2. Identificacin

3. Instruccin

4. Adiestramiento

COMENTARIO:

El manejo fsico de inventarios son las acciones de contar, medir, pesar y anotar los diferentes
productos que vamos a almacenar, trata sobre la relacin que tenemos directamente con el
producto que vamos a tener almacenado y del calculo del stock realmente posedo.

RECEPCION DE INVENTARIOS

Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente
contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la
orden de compra.

La relacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes(depsitos) u otros lugares

determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.

COMENTARIO:

Es llevar a cabo un registro de todos los materiales que entran a almacn y hacer una aceptacin y
notificacin cuando estos productos hayan sido contados, inspeccionados y comparados con una
copia aprobada de la orden de compra.

ORGANIZACIN DE INVENTARIOS

El inventario se puede organizar en papel, en soporte informtico o en ambos. Dado que la

informtica est forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable utilizar, donde sea
posible, tambin las modernas tecnologas con el fin de realizar una elaboracin de las fichas ms
dctil, mucho ms aprovechable y fcilmente integrable.

En la organizacin del inventario es de suma importancia la reglamentacin del acceso a las

informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposicin de cualquier persona, por
obvios motivos de seguridad del patrimonio histrico-artstico. Por esta razn, se impone la
distincin entre el inventario completo (en papel o informtico) y el eventual inventario
introducido en redes informticas. Adems, incluso los datos de la red deben ser consultables de
manera diversificada y gradual, utilizando diversos cdigos de acceso.

El inventario debe conservarse en un lugar idneo y seguro. Se puede pensar en la realizacin de

una unidad central y otras perifricas, segn las exigencias generales y locales.

COMENTARIO:

Todos los datos obtenidos de la captura de entrada pueden ser registrados en papel o en una base
de datos de la empresa (computadora) esto es muy importante para tener control de la cantidad
real de material almacenado y tener un registro de datos de los diferentes proveedores y en que
condiciones se recibi su mercanca.

DESPACHO DE INVENTARIOS

La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe:

a. Ser trasladada con el medio mecnico adecuado.

b. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura o una
factura remisin.

c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el documento

de salida.

d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material
auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.

e. Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles necesarios

debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de
empaque.

COMENTARIO:

Es la mercanca que se extrae de almacn para ser entregada al cliente o consumidor (es lo
opuesto a la recepcin) aqu se lleva un registro de los productos y materiales que salen de
almacn para tener claro cuanto queda en inventario real.
MANTENIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIO

Actualmente se utilizan varios mtodos para determinar las cantidades fsicas de

un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilizacin de un equipo de trabajo.

En el mtodo ms sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el
estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de
inventario.

Sebe llevar a cabo la notacin de un inventario fsico en la Hoja de control de Inventario o Libros
de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancas de una
empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las
existencias de las mercancas, as como el contenido de los estado financieros de manera
resumida.

COMENTARIO:

Es darle un seguimiento al registro a la entrada y salida de productos de un almacn, o bien

aplicarlo durante cada tanto tiempo que se necesite (peridicamente) dependiendo del tipo de
producto que se tenga almacenado y que tan rpido se vende.

LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE ALMACENES

El estudio de localizacin tiene por objeto determinar el lugar ms adecuado para la construccin
de una industria, empresa o almacn, de tal manera que los costos de produccin y/o distribucin
de los productos sean mnimos.

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del
establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta
el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares.

En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o
por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico
obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms difcil,
especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanteras que dificultan la
visibilidad.

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres reas en
el almacn, como base de su planeacin:
 Recepcin.

Almacenamiento.

Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la

organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e
independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA ELABORACION Y UBICACIN DE UN ALMACEN

Tipo de transporte que se utilizar con ms frecuencia (camin, tren, barco, avin). La decisin
sobre transporte implica determinar en primer lugar la clase de vehculos, que va a venir
determinada por la distancia a recorrer y por los accidentes geogrficos entre los puntos de origen
y de destino, as como la agilidad requerida para el servicio. De esta manera para distancias cortas
se suelen utilizar las furgonetas, para las distancias medias los camiones o trenes y para las largas
los barcos y aviones.

Coste del transporte, en funcin del peso, volumen y coste de transferencia de los productos.

Productos o Servicios: Se analiza si los productos son fcilmente transportables o no, teniendo
en cuenta la durabilidad y el tipo de bien.

La distancia de los proveedores al almacn, pues ello repercutir en el coste del transporte.

Cercana al mercado: La distancia desde el almacn a las zonas de reparto, es decir, al

establecimiento de los clientes de la empresa. Es importante tener la capacidad de llegar primero
y en mejores condiciones al mercado que se ataca.

Estructura fsica: La accesibilidad, la existencia de buenas carreteras que permitan llegar

fcilmente al almacn, el estado de las comunicaciones, su flujo de circulacin de vehculos, la
existencia de servicios adecuados, etc.

Disponibilidad de la mano de obra: El rea en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra
cualificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los
costes.

La facilidad o dificultad para obtener suministro elctrico, gas, agua, etc.

Posibilidades de eliminacin de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales.

Aspectos legales: La posibilidad de construir sin impedimentos por parte de las autoridades o
vecinos, es decir, que se puedan obtener con facilidad los permisos de construccin (Tributacin,
facilidad administrativa, costes de legalizacin, etc.).
 Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad fsica, evitar posibles
robos, etc.

COMENTARIO:

Es muy importante hacer un anlisis del lugar donde queremos implementar un almacn y de
cmo distribuir sus diferentes reas a nuestro favor para que se nos sea mas fcil su utilizacin,
debemos tomar en cuenta varios factores que de cierta manera nos restringen su mxima
eficiencia al momento de querer aplicarlo y hay que estudiar y analizar estos factores y reducirlos
para poder aprovechar al mximo nuestros almacenes.

SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones

fsicas y situacin legal.

Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y
que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al
patrimonio del Instituto, por ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes
invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto.

Equipos de Almacn

Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el
almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compaas, el departamento
de conservacin constituye las estanteras, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se
hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanteras de acero se han
hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados
del ramo en una gran variedad de modelos y tamaos.

Segn las caractersticas de los materiales que van a ser almacenados existen distintas
posibilidades de soluciones de almacenaje:

Estanteras de paletizacin (racks): La paletizacin constituye el sistema ideal y ms extendido.

Estanteras de carga ligera: Para almacenaje de materiales de poco peso

Estanteras dinmicas: Con rodillos mviles

Estanteras especiales: Instalaciones para prenda colgada, estanteras mviles (bibliotecas), etc.

Estanteras cantilever: Para cargas voluminosas y de gran tamao.

Estanteras drive in: almacenamiento concentrado en poco espacio.

Almacenaje en masa: Pocas referencias con mucho volumen cada una y alta rotacin

Almacenes automticos: High-bay warehouse, traselevador, pick to light, AGVs

Altillos entreplantas: permiten multiplicar la superficie del espacio disponible sin necesidad de
obras

COMENTARIO:

Es muy importante contar con el equipo y mobiliario adecuados para el uso de transporte, carga y
descarga del material y aun ms importante es el saber aprovechar eficientemente los espacios de
almacn para distribuir correctamente este inmueble para su uso posterior.

SISTEMAS INFORMATICOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace
casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc.

Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un
sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo
operacionalizacin de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de
clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin,
esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la
empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La
catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea
general de la coleccin.

Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma
finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin
favorece la normalizacin.

Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato,

tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con mas informaciones sobre el
artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita
las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se
comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc.
Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones.
La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que,
por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de
tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

As catalogamos, simplificamos, especificamos, normalizacin y estandarizacin constituyen los

diferentes pasos rumbo a la clasificaciFUNCIONES DEL ALMACEN

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa

comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores

tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin
deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de
manufactura y de al programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Comentario:

Los almacenes tienen funciones que son muy importantes para el control de inventarios ya que en
ellos se lleva a cabo un registro fsico de todo el material que entra y sale, y de los que estn
almacenados, utilizado correctamente puede ser una herramienta muy til para el control de
inventarios y contabilidad.

MANEJO FISICO DE INVENTARIOS

Inventario Fsico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de
bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la
medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de
este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario
representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario
fsico consta de cuatro fases, a saber:

1. Manejo de inventarios (preparativos)

2. Identificacin

3. Instruccin

4. Adiestramiento

COMENTARIO:

El manejo fsico de inventarios son las acciones de contar, medir, pesar y anotar los diferentes
productos que vamos a almacenar, trata sobre la relacin que tenemos directamente con el
producto que vamos a tener almacenado y del calculo del stock realmente posedo.

RECEPCION DE INVENTARIOS

Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente
contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la
orden de compra.

La relacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes(depsitos) u otros lugares

determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.

COMENTARIO:

Es llevar a cabo un registro de todos los materiales que entran a almacn y hacer una aceptacin y
notificacin cuando estos productos hayan sido contados, inspeccionados y comparados con una
copia aprobada de la orden de compra.

ORGANIZACIN DE INVENTARIOS

El inventario se puede organizar en papel, en soporte informtico o en ambos. Dado que la

informtica est forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable utilizar, donde sea
posible, tambin las modernas tecnologas con el fin de realizar una elaboracin de las fichas ms
dctil, mucho ms aprovechable y fcilmente integrable.

En la organizacin del inventario es de suma importancia la reglamentacin del acceso a las

informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposicin de cualquier persona, por
obvios motivos de seguridad del patrimonio histrico-artstico. Por esta razn, se impone la
distincin entre el inventario completo (en papel o informtico) y el eventual inventario
introducido en redes informticas. Adems, incluso los datos de la red deben ser consultables de
manera diversificada y gradual, utilizando diversos cdigos de acceso.

El inventario debe conservarse en un lugar idneo y seguro. Se puede pensar en la realizacin de

una unidad central y otras perifricas, segn las exigencias generales y locales.

COMENTARIO:

Todos los datos obtenidos de la captura de entrada pueden ser registrados en papel o en una base
de datos de la empresa (computadora) esto es muy importante para tener control de la cantidad
real de material almacenado y tener un registro de datos de los diferentes proveedores y en que
condiciones se recibi su mercanca.

DESPACHO DE INVENTARIOS

La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe:

a. Ser trasladada con el medio mecnico adecuado.

b. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura o una
factura remisin.

c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el documento

de salida.

d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material
auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.

e. Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles necesarios

debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de
empaque.
COMENTARIO:

Es la mercanca que se extrae de almacn para ser entregada al cliente o consumidor (es lo
opuesto a la recepcin) aqu se lleva un registro de los productos y materiales que salen de
almacn para tener claro cuanto queda en inventario real.

MANTENIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIO

Actualmente se utilizan varios mtodos para determinar las cantidades fsicas de

un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilizacin de un equipo de trabajo.

En el mtodo ms sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el
estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de
inventario.

Sebe llevar a cabo la notacin de un inventario fsico en la Hoja de control de Inventario o Libros
de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancas de una
empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las
existencias de las mercancas, as como el contenido de los estado financieros de manera
resumida.

COMENTARIO:

Es darle un seguimiento al registro a la entrada y salida de productos de un almacn, o bien

aplicarlo durante cada tanto tiempo que se necesite (peridicamente) dependiendo del tipo de
producto que se tenga almacenado y que tan rpido se vende.

LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE ALMACENES

El estudio de localizacin tiene por objeto determinar el lugar ms adecuado para la construccin
de una industria, empresa o almacn, de tal manera que los costos de produccin y/o distribucin
de los productos sean mnimos.

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del
establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta
el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares.
En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o
por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico
obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms difcil,
especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanteras que dificultan la
visibilidad.

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres reas en
el almacn, como base de su planeacin:

Recepcin.

Almacenamiento.

Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la

organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e
independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA ELABORACION Y UBICACIN DE UN ALMACEN

Tipo de transporte que se utilizar con ms frecuencia (camin, tren, barco, avin). La decisin
sobre transporte implica determinar en primer lugar la clase de vehculos, que va a venir
determinada por la distancia a recorrer y por los accidentes geogrficos entre los puntos de origen
y de destino, as como la agilidad requerida para el servicio. De esta manera para distancias cortas
se suelen utilizar las furgonetas, para las distancias medias los camiones o trenes y para las largas
los barcos y aviones.

Coste del transporte, en funcin del peso, volumen y coste de transferencia de los productos.

Productos o Servicios: Se analiza si los productos son fcilmente transportables o no, teniendo
en cuenta la durabilidad y el tipo de bien.

La distancia de los proveedores al almacn, pues ello repercutir en el coste del transporte.

Cercana al mercado: La distancia desde el almacn a las zonas de reparto, es decir, al

establecimiento de los clientes de la empresa. Es importante tener la capacidad de llegar primero
y en mejores condiciones al mercado que se ataca.

Estructura fsica: La accesibilidad, la existencia de buenas carreteras que permitan llegar

fcilmente al almacn, el estado de las comunicaciones, su flujo de circulacin de vehculos, la
existencia de servicios adecuados, etc.

Disponibilidad de la mano de obra: El rea en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra
cualificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los
costes.
 La facilidad o dificultad para obtener suministro elctrico, gas, agua, etc.

Posibilidades de eliminacin de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales.

Aspectos legales: La posibilidad de construir sin impedimentos por parte de las autoridades o
vecinos, es decir, que se puedan obtener con facilidad los permisos de construccin (Tributacin,
facilidad administrativa, costes de legalizacin, etc.).

Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad fsica, evitar posibles
robos, etc.

COMENTARIO:

Es muy importante hacer un anlisis del lugar donde queremos implementar un almacn y de
cmo distribuir sus diferentes reas a nuestro favor para que se nos sea mas fcil su utilizacin,
debemos tomar en cuenta varios factores que de cierta manera nos restringen su mxima
eficiencia al momento de querer aplicarlo y hay que estudiar y analizar estos factores y reducirlos
para poder aprovechar al mximo nuestros almacenes.

SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones

fsicas y situacin legal.

Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y
que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al
patrimonio del Instituto, por ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes
invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto.

Equipos de Almacn

Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el
almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compaas, el departamento
de conservacin constituye las estanteras, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se
hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanteras de acero se han
hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados
del ramo en una gran variedad de modelos y tamaos.
Segn las caractersticas de los materiales que van a ser almacenados existen distintas
posibilidades de soluciones de almacenaje:

Estanteras de paletizacin (racks): La paletizacin constituye el sistema ideal y ms extendido.

Estanteras de carga ligera: Para almacenaje de materiales de poco peso

Estanteras dinmicas: Con rodillos mviles

Estanteras especiales: Instalaciones para prenda colgada, estanteras mviles (bibliotecas), etc.

Estanteras cantilever: Para cargas voluminosas y de gran tamao.

Estanteras drive in: almacenamiento concentrado en poco espacio.

Almacenaje en masa: Pocas referencias con mucho volumen cada una y alta rotacin

Almacenes automticos: High-bay warehouse, traselevador, pick to light, AGVs

Altillos entreplantas: permiten multiplicar la superficie del espacio disponible sin necesidad de
obras

COMENTARIO:

Es muy importante contar con el equipo y mobiliario adecuados para el uso de transporte, carga y
descarga del material y aun ms importante es el saber aprovechar eficientemente los espacios de
almacn para distribuir correctamente este inmueble para su uso posterior.

SISTEMAS INFORMATICOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace
casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc.

Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un
sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo
operacionalizacin de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de
clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin,
esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la
empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La
catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea
general de la coleccin.
Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma
finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin
favorece la normalizacin.

Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato,

tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con mas informaciones sobre el
artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita
las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se
comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc.

Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones.
La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que,
por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de
tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

As catalogamos, simplificamos, especificamos, normalizacin y estandarizacin constituyen los

diferentes pasos rumbo a la n. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales.

COMENTARIO:

Hoy en da la tecnologa es de gran utilidad para la administracin de inventarios ya que realmente

nos facilita mucho trabajo de conteo y calculo manual, adems de que incrementa la velocidad del
registro tambin es de utilidad para llevar un calculo de todo los materiales en almacn de una
forma mas eficiente.

http://www.buenastareas.com/ensayos/Funcion-De-Los-Almacenes/1627328.html

ORGANIZACION

Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de

los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de
actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO JEFE DE UNIDAD OPERATIVA

DEPENDENCIA UNIDAD OPERATIVA Y TECNICA

SUPERIOR JERARQUICO GERENTE

NIVEL II

GRADO 21

NATURALEZA DEL CARGO:

Es un cargo de nivel ejecutivo que conlleva actividades como programar, coordinar, dirigir y
supervisar todo lo relacionado con el suministro de agua potable en forma normal y oportuna a la
ciudadana, el mantenimiento de las redes de acueducto y alcantarillado, la recoleccin de basuras
y desechos y su disposicin final, as como de atender y aplicar las polticas trazadas por la
Gerencia para el normal funcionamiento de la Planta de Tratamiento.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Programar, dirigir y coordinar todas las actividades tanto tcnicas como administrativas de
las dependencias adscritas a su cargo.

Elaborar el pliego de condiciones y/o solicitudes de cotizacin para licitaciones tanto

pblicas como privadas y los presupuestos de obra cuando sea el caso.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

ENTRADA DE ALMACEN FECHA: CDIGO:

ELABORADO: REVIS Y APROB:

OBJETIVO: Establecer en forma clara las actividades a desarrollar a los elementos o materiales que
deban estar bajo custodia o sean adquiridos por EMPITALITO.

RESPONSABLE: Almacenista.
PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES:

1. ALMACENISTA: Recibe la factura o acta de donacin. 2. ALMACENISTA: Confronta el bien

adquirido por EMPITALITO ESP, con el contenido de la factura o acta de donacin, segn el
caso, para verificar que sean correspondientes, adems, determina si es necesario
inventariar el bien de acuerdo a la normatividad vigente y elabora el certificado de
recibido a satisfaccin. Si es necesario inventariar el bien, contina el procedimiento. Si no
es necesario inventariar el bien se contina con el paso siete (7). 3. ALMACENISTA: Si es
necesario inventariar el bien, se debe constatar el estado y las especificaciones tcnicas y
de calidad de conformidad con lo sealado en el contrato u orden de compra. Procede a
darle la codificacin correspondiente y le coloca un styicker, si cuenta con este sistema, y
con el cdigo, si es bien mueble, generando orden de entrada y procede a registrarlo en el
sistema de inventario con el fin de manejar los activos. Cuando es inmueble se pasa la
escritura al archivo para que sea radicada. 4. EL ALMACENISTA: Recibe las escrituras
debidamente registradas ante la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos y ordena la
inscripcin catastral, luego hace llegar a la Jefe de la Unidad Administrativa la respectiva
copia de la escritura para que sea archivada para su conservacin. 5. EL ALMACENISTA:
Solicita al responsable de asegurar los bienes de la empresa la aplicacin del
procedimiento para la administracin de seguros con el fin de asegurar el bien

http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Organizacion/1402213.html