Pautas para la elaboracin de Estudios de Caso

Introduccin: Qu es un Estudio de Caso?

El Noveno Aumento General de Capital (GCI-9) del Banco Interamericano de Desarrollo
(BID) confirm la importancia de facilitar y mejorar el flujo y uso del
conocimiento en el Banco. El GCI-9 no solamente ha ampliado la capacidad financiera
del Banco, sino que ha introducido una nueva Estrategia Institucional, que propone
una Agenda para un Banco Mejor, es decir, con mayor integridad, transparencia,
rendicin de cuentas y eficiencia. Entre otros, eso supone disponer de herramientas
adecuadas, que permitan orientar la toma de decisiones en la gestin institucional
y de las operaciones, apoyndose en procesos o soluciones que fueron probados en
otros contextos.
El logro de este objetivo depende de una mayor capacidad institucional para
aprender, generar, compartir, difundir y aplicar conocimiento en las operaciones
del Banco, de forma que ste cumpla su papel de socio de conocimiento para el
desarrollo de la regin. Esto implica para el Banco y sus socios tomar decisiones
basadas en evidencia sobre lo que funciona y lo que no; proponer e implementar
respuestas ms relevantes y costo-efectivas a las necesidades de desarrollo;
fortalecer las competencias tcnicas del personal en reas estratgicas;
identificar riesgos oportunamente y mejorar la habilidad de mitigarlos; desarrollar
ventajas competitivas crticas y la capacidad de innovacin, y reducir los costos
de hacer negocios.
Existen diversas metodologas que facilitan la generacin y captura de conocimiento
en las organizaciones, y la reflexin sistemtica y colectiva de los equipos de
trabajo con el fin de identificar Lecciones Aprendidas. Estas metodologas
incluyen los Estudios de Caso, los After Action Reviews, y los Observatorios de
Experiencias.
La identificacin y documentacin de lecciones aprendidas por medio de Estudios de
Caso permite que los especialistas o equipos de trabajo expliciten su conocimiento
a partir de la reconstruccin de los hechos de un proyecto u operacin, mejoren la
comprensin sobre factores de diseo y dinmicas de implementacin que contribuyen
a (o limitan) los logros, avancen en una interpretacin crtica de lo sucedido,
formulen recomendaciones y refinen sus hiptesis de trabajo. De esta forma, la
identificacin y difusin de lecciones es un insumo clave para la efectividad en el
desarrollo de las actividades del Banco, los procesos de toma de decisiones y la
gestin enfocada en resultados.
El propsito de este documento es compartir con los especialistas del Banco y con
sus socios y clientes, pautas para la elaboracin de Estudios de Caso como
instrumento de anlisis y reflexin para la identificacin, documentacin y
diseminacin de lecciones aprendidas que resulten de las actividades del BID (ej.:
proyecto, iniciativa, programa, proceso, etc.) con el objetivo de facilitar y
mejorar el flujo y uso del conocimiento proveniente de estas actividades.
Un Estudio de Caso sistematiza a lo largo de un perodo de tiempo una o varias
experiencias o procesos, sus momentos crticos, actores y contexto con el fin de
explorar sus causas, y entender por qu la/s experiencia/s o proceso/s objeto de
estudio se desarroll como lo hizo, obtuvo los resultados que obtuvo, y qu
aspectos merecen atencin particular en el futuro. De esta manera actores externos
pueden comprender lo que ocurri y aprender de esa experiencia o proceso. El
Estudio de Caso es un mtodo de investigacin cualitativa, aunque puede incluir
evidencia cuantitativa. El Estudio de Caso usa mltiples fuentes de evidencia y
explora el objeto de estudio dentro de su contexto. Esas fuentes de evidencia
incluyen documentos, archivos, entrevistas, observaciones directas, u objetos.
Preparacin de un Estudio de Caso
La elaboracin del Estudio de Caso comprende los siguientes pasos:
- Diseo del Estudio de Caso
- Recopilacin de la informacin
- Anlisis de la informacin
- Redaccin del informe
- Diseminacin
A continuacin se explica el contenido de cada paso:
Diseo del Estudio de Caso
El diseo es el plan de accin a seguir, donde se especifican y estandarizan la
orientacin y el enfoque del Caso, los procesos de recoleccin y anlisis de la
informacin con el fin de conferir mayor fiabilidad y validez al Caso. En este paso
se establecen:
- Antecedentes: Esta seccin describe, de manera resumida, la experiencia y el
contexto en el cual sta tiene lugar. En la descripcin de la experiencia, se
pueden incluir elementos sobre los costos y otros recursos financieros y no
financieros involucrados si resultan tiles para entender mejor el caso. Un segundo
elemento importante de los antecedentes son los resultados (outputs, outcomes y/o
impacto) logrados hasta la fecha relacionados con la experiencia o proyectos
descritos.
- El propsito: Define el para qu del Estudio de Caso, es decir, cul es el
objetivo de hacer el Caso en funcin de los aprendizajes que se desean extraer del
mismo, del contexto, y de los posibles destinatarios y usos de esa informacin. Es
tambin el por qu o la justificacin del Caso, es decir, por qu amerita invertir
tiempo y recursos en analizar un proceso o experiencia en particular.
- La(s) pregunta(s) de reflexin: Se trata de la pregunta o preguntas que se espera
responder; ayuda(n) a enfocar los objetivos del Caso, es decir, qu se desea
conocer mediante el Caso, de ah la importancia de que esta pregunta o preguntas
estn bien definidas.
La pregunta (s) a la cual se buscar responder debe partir de la hiptesis de
trabajo del proyecto, iniciativa o programas analizados. La hiptesis de trabajo es
el conjunto de supuestos en los cuales se basa el diseo e implementacin de un
proyecto o iniciativa, y a partir de los cuales se espera obtener un resultado
especfico.
El caso tiene el potencial de agregar ms valor si las preguntas formuladas tienen
un carcter explicativo y analtico, inquiriendo por qu ocurrieron los eventos de
la manera en que lo hicieron. Las preguntas explicativas invitan a ir ms all de
la descripcin de los hechos y a profundizar en el entendimiento de los resultados
y sus causas (ej.: qu funcion bien y por qu?, qu pudo haber funcionado mejor
y por qu?), con el fin de formular lecciones y recomendaciones.
- La o las unidades de anlisis que delimitarn las fronteras del Caso: La unidad
de anlisis es el qu o quin que est siendo explorado. Es decir, es donde se
enfoca la mirada de quien elabora el Caso con el fin de recolectar informacin y
responder a las preguntas planteadas. Estas preguntas darn la pauta para definir
si el estudio se enfoca en todo el proyecto o iniciativa y sus resultados, o si
alternativamente, el anlisis se concentrar en alguna dimensin o proceso
especfico del proyecto o iniciativa (por ejemplo, el proceso de adquisiciones o la
dimensin de participacin ciudadana).
La unidad de anlisis pueden ser individuos o grupos (ej.: los beneficiados por la
iniciativa, o los involucrados en su gestin); productos generados (polticas,
publicaciones, noticias); o unidades geogrficas (municipios, pases, regiones),
entre otras. Un Caso puede tener una unidad de anlisis nica o tener mltiples
unidades de anlisis segn las preguntas de reflexin.
- LOS mtodos e instrumentos de recoleccin de la informacin: Estos se definen de
acuerdo con la pregunta(s) a responder y la naturaleza de la informacin a
recolectar y sus fuentes. Los mtodos e instrumentos dependen tambin de los
recursos disponibles para la realizacin del Caso.
Las fuentes de informacin incluyen evidencia documental; participantes y
beneficiarios del proceso; y bases de datos. El uso de mltiples fuentes de
informacin permite corroborar los resultados obtenidos y otorgarle mayor solidez y
confiabilidad a los hallazgos. Los mtodos de recoleccin de datos incluyen
cuestionarios, grupos focales, entrevistas, anlisis de documentos y observacin.
Los Estudios de Caso generalmente combinan varios mtodos de recoleccin de
informacin.
- LOS mtodos para analizar e interpretar la informacin: El objetivo principal del
anlisis de la informacin recogida es identificar patrones que agreguen valor a
las explicaciones existentes. Los Estudios de Caso para identificar lecciones
aprendidas en general utilizan informacin cualitativa ms que cuantitativa.
Existen herramientas sencillas de anlisis de informacin cualitativa como por
ejemplo el anlisis de contenidos y el uso de cdigos y frecuencias. Es importante
especificar desde el diseo del Caso cul o cules de estos mtodos sern
empleados. El mtodo seleccionado debe permitir darle respuesta de una forma
eficiente a las preguntas formuladas.
Recopilacin de la informacin
El objetivo de esta fase ser la recoleccin de in-formacin que ayude a responder
a las preguntas planteadas al inicio del Caso. La recoleccin de informacin no es
un procedimiento lineal sino el resultado de la interaccin permanente entre las
preguntas definidas, y la experiencia que se est analizando, es decir, las
preguntas pueden ser reformuladas a medida que se avanza en el Caso.
La fase de recoleccin de la informacin debiera facilitar en ltima instancia la
posibilidad de trazar una lnea de evidencia entre la (s) pregunta (s) formulada
(s) inicialmente, la informacin recolectada y las conclusiones finales (lecciones
y recomendaciones) del Estudio.
Vieta 1: Ejemplo del diseo de un Estudio de Caso.
Antecedentes
En octubre del 2005 el Ministerio de Desarrollo Social de Brasil (MDS) y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) iniciaron la preparacin del proyecto Formacin
de Multiplicadores y de Gerentes Sociales que actan en la Proteccin Social no
contributiva y Constitucin de Red Nacional de Capacitacin Descentralizada,
destinado a la capacitacin y diseminacin de metodologas y contenidos necesarios
para fortalecer al sistema nico de asistencia social. Esto se alcanzara a travs
de la implementacin de una Red Nacional de Capacitacin Descentralizada, compuesta
por las Agencias Capacitadoras Estaduales (ACEs); un curso de Formacin de
Multiplicadores para docentes indicados por las ACEs; y, un curso de Capacitacin
de Gerentes Sociales.
Este programa de capacitacin se llev a cabo en el 2008, adoptando una estrategia
de capacitacin descentralizada que incluy la conformacin de una red nacional de
capacitacin formada por las ACEs, como mecanismo de coordinacin y acompaamiento
a los capacita- dores. Se constituyeron 16 lotes, agrupando en cada uno de ellos un
conjunto de municipios que fueron asignados a las diferentes ACEs, 10 en total,
quienes implementaron la capacitacin. El programa capacit 1,352 gerentes sociales
distribuidos en 557 municipios federales.
Propsito del Estudio de Caso
Identificar, documentar y difundir las lecciones aprendidas durante el proceso de
consolidar y gestionar una red de capacitacin descentralizada como estrategia de
coordinacin y gestin de programas de capacitacin, en pases con marcada
heterogeneidad en su situacin social y en sus capacidades locales de formacin.
Preguntas de reflexin
En qu medida las actitudes pro-activas de los actores involucrados en una red
descentralizada de capacitacin, y la existencia de reglas de juego apropiadas
contribuye a que la red se desarrolle como tal y logre los resultados esperados?
Unidad de anlisis
Red Nacional de Capacitacin Descentralizada, compuesta por las Agencias
Capacitadoras Estaduales (ACEs), dentro del programa de Formacin de
Multiplicadores y de Gerentes Sociales, implementado en el 2008, apoyado por el
MDS en Brasil.
Mtodos e instrumentos de recoleccin de la informacin
Uso de mtodos cualitativos con nfasis en comprender las perspectivas de los
actores di-rectamente involucrados. Se parte de un mapeo de estos actores, sus
roles y recursos. Para esto se usaron los siguientes mtodos e instrumentos: a)
entrevistas semi-estructuradas a funcionarios de alto nivel del MDS; b) grupos
focales con coordinadores acadmicos de las ACEs; y c) cuestionario semi-
estructurado dirigido a representantes de los alumnos de cada uno de los Lotes.
Mtodo de anlisis de la informacin
La informacin recolectada se analiz con base en un conjunto de categoras
definidas por las preguntas del Caso. Para este trabajo se utiliz el paquete
informtico Nvivo. Se analiz cada categora para identificar patrones
significativos que se revisaron nuevamente a la luz de la evidencia. Las
conclusiones fueron tomando forma con los patrones que iban surgiendo de este
anlisis.
Es recomendable que la informacin que se va recopilando se registre y clasifique
en archivos, bases de datos u otro instrumento que facilite su tabulacin, bsqueda
y anlisis posterior. Las soluciones informticas tales como NVivo, Atlas Ti, SPSS,
Stata pueden ser de gran utilidad.
Anlisis de la informacin
El objetivo principal en la fase de anlisis es depurar, categorizar o tabular y/o
recombinar la informacin recogida confrontndola de manera directa con la (s)
pregunta (s) inicial (es) del Caso.
Aun cuando la comparacin de la informacin a lo largo de la fase de recoleccin de
la informacin ya constituye, en s misma, un cierto proceso analtico, el anlisis
tiene lugar, mayoritariamente, una vez que se ha completado la obtencin de
informacin. Las conclusiones del estudio (lecciones y recomendaciones) son la
consecuencia de este anlisis.
Los mtodos de anlisis de la informacin son variados. En estas Pautas se sugiere
el anlisis de contenido que implica revisar, categorizar la informacin, y buscar
e identificar patrones. Para llevar a cabo el anlisis de contenido se sugieren los
siguientes pasos:
- Revisin y categorizacin de la informacin
La revisin de la informacin recopilada se puede realizar con base en un conjunto
de categoras o cdigos previamente definidos por quien realiza el Estudio de Caso
y de acuerdo con las preguntas del mismo. Otro enfoque de anlisis consiste en
dejar que el conjunto de categoras vaya surgiendo de la informacin recopilada y
vaya refinndose a medida que se revisa.
En ambos enfoques el proceso consiste en ir asignando categoras o cdigos a
segmentos de informacin. Las categoras pueden ser abreviaciones de palabras
claves, nmeros, colores o cualquier otra opcin de categorizacin. Quien realiza
este anlisis puede optar por realizar una primera revisin de la informacin con
el fin de identificar categoras o depurar el conjunto de categoras que ya tiene,
y posteriormente realizar una segunda revisin para hacer la categorizacin.
Es importante asegurarse que las categoras sean mutuamente excluyentes. Sin
embargo, un segmento podra clasificarse bajo varias categoras. Quien realiza el
anlisis debe usar su mejor juicio para determinar qu categora asignar a cada
segmento de informacin. Este proceso de asignar categoras puede realizarse usando
tablas u hojas de clculo. A medida que se realiza la categorizacin van surgiendo
nuevas explicaciones, temas comunes e indicios relacionados con la pregunta. Por lo
tanto, es recomendable dejar un espacio en la tabla u hoja de clculo dedicado a
observaciones y comentarios.
A medida que se va categorizando la informacin, se debe ir evaluando la solidez de
las explicaciones que van surgiendo, contrastndolas con el resto de la informacin
disponible y explorando crticamente explicaciones alternativas. Esto con el fin de
demostrar que la explicacin que se ofrece es la ms probable. La informacin se
analiza tambin en funcin de su utilidad e importancia con respecto a las
preguntas a responder y a la narracin del Caso que se est desarrollando.
- bsqueda e identificacin de patrones
Una vez se complete la categorizacin de la informacin recolectada, se buscan
patrones adicionales en la informacin clasificada en cada categora. Soluciones
tecnolgicas (NVivo, Atlas Ti, Excel) presentan los datos clasificados bajo una
categora y pueden ser de gran ayuda en este paso del anlisis.
Este simple proceso de clasificacin y categorizacin puede ser insuficiente para
identificar patrones significativos. Es necesario profundizar el anlisis y
examinar estos patrones en cada categora a la luz de otras variables con las que
pueden estar correlacionados. Una vez que los patrones potenciales de correlacin
han sido identificados, esta correlacin puede ser validada usando referencias
cruzadas. La mayora de las hojas de clculo tienen una funcin de tabla dinmica
(pivot table) til para la generacin de referencias cruzadas8.
Para determinar con qu profundidad realizar este anlisis la pregunta clave es
hasta qu punto hacerlo ayudar a dar respuesta a la preguntas del Caso y
comprender qu sucedi?, por qu sucedi? e identificar cules son las lecciones
y recomendaciones para la accin. La comparacin constante entre la pregunta y el
anlisis de la informacin recopilada facilita esta decisin. De igual forma es
importante contrastar las lecciones y recomendaciones que van surgiendo con la
evidencia disponible, para evitar dejarse llevar por falsas impresiones de la
informacin recopilada.
Cuando se trabaja con mltiples Casos, se recomienda realizar en primer lugar un
anlisis dentro de cada Caso, con el fin de identificar sus patrones propios, y
posteriormente comparar los Casos entre s para identificar convergencias y
divergencias.
Una vez que toda la informacin ha sido analizada y las conclusiones desarrolladas,
stas deben revisarse nuevamente para extraer recomendaciones concretas de accin.
Finalmente se prepara el informe.
Redaccin del informe
Escribir el informe del Estudio de Caso significa llevar sus resultados y hallazgos
a un cierre. Sin importar su forma, existen pasos similares intrnsecos a todo
informe: confirmar la audiencia, desarrollar la estructura, y solicitar a colegas
(peers) y otros expertos en el tema, o a personas que hayan participado del Estudio
de Caso, que revisen el informe.
En general, se recomienda: redactar el Caso teniendo en cuenta la audiencia del
mismo, utilizando un lenguaje claro y simple de forma que pueda ser comprendido por
personas externas al mismo; escribir prrafos cortos y evitar el uso excesivo de
acrnimos; incluir citas y referencias cuando sea pertinente; y reconocer la
participacin y el esfuerzo de los individuos o equipos que hicieron posible el
anlisis y documentacin de sus procesos o experiencias; y limitar su extensin a
un mximo de 15 pginas.
El informe debe elaborarse de acuerdo con las necesidades de la audiencia
prioritaria a quien est dirigido.
Los aprendizajes capturados en el informe del Estudio de Caso adems de ser tiles
al individuo o equipo que lo realiz, son potencialmente tiles para el aprendizaje
y mejoramiento de otros individuos o equipos del Banco, para las agencias
ejecutoras y para otras organizaciones en otros pases y contextos. Igualmente, el
informe provee la base para otras actividades y productos de gestin de
conocimiento (Ej.: identificacin de buenas prcticas, toolkits, programas de
informacin y capacitacin, pginas de Internet, etc.). El Estudio de Caso
contribuye a lograr mayor visibilidad del trabajo realizado, y a la construccin de
conocimiento en temas relevantes para el desarrollo de la regin.
Dada la versatilidad del Estudio de Caso, no existe un formato para la presentacin
de sus resultados, sin embargo, es recomendable que se incluyan los siguientes
acpites:
- Introduccin. Incluye la presentacin del Caso, su propsito y justificacin,
planteamiento de las preguntas que orientan el caso y de sus antecedentes.
- Preguntas de reflexin. En esta parte se presentan las preguntas que son el eje
de reflexin del Caso. Si el o los autores lo consideran necesario pueden
incorporar una breve descripcin de la literatura sobre el tema que ayude a
contextualizar la pregunta y las conclusiones y recomen-daciones del caso.
Los mtodos de recoleccin y anlisis de la informacin usados para el Caso pueden
ser descritos brevemente en esta seccin, o desarrollados en un anexo.
- la narracin del Caso. Se recomienda hacer uso del mtodo narrativo para
describir el Caso. Este mtodo permite explicar el flujo de acciones del Caso
dentro de su contexto o circunstancias especficas en las cuales stas ocurrieron.
El producto de esta narracin es el relato, que organiza en una secuencia coherente
los acontecimientos en funcin de su contribucin al desarrollo del Caso, y de las
respuestas a las preguntas de reflexin. De esta forma, el Caso lleva al lector a
apreciar el proceso o experiencia con una viveza y detalle que no est presente en
otros tipos de anlisis.
La narracin se realiza con base en los hitos o momentos crticos en el desarrollo
del proceso o experiencia analizados, los actores que formaron parte del mismo
(personas, organizaciones o instituciones), y los resultados alcanzados. Estos
momentos crticos del caso deben analizarse a la luz de las siguientes preguntas:
qu funcion bien y por qu?, qu pudo haber funcionado mejor y por qu? El
relato debe profundizar en las causas de los xitos y de los obstculos
enfrentados.
- lecciones y recomendaciones: Las lecciones y recomendaciones deben aportar
elementos para responder a las preguntas iniciales del caso, que a su vez parten de
la hiptesis de trabajo del proceso o experiencia analizados. A lo largo de su
desarrollo, el relato del Caso ha venido presentando al lector la evidencia e
informacin en las que se sustentan estas lecciones y recomendaciones.
Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un
proceso o una o varias experiencias a travs de la reflexin y el anlisis crtico.
Los resultados de esta experiencia o proceso pueden ser positivos o negativos
(fortalezas y debilidades en el diseo o implementacin de un proyecto). Las
lecciones deben expresar las relaciones entre el resultado de una experiencia y los
factores crticos o condiciones que pueden haber incidido sobre su xito o lo
obstaculizaron. Las lecciones aprendidas deben ser propositivas (sugerir
recomendaciones), y deben permitir identificar tendencias y relaciones causa-
efecto para un contexto especfico.
El objetivo de las lecciones es ofrecer una comprensin de la experiencia o proceso
analizados, y el de las recomendaciones es ofrecer orientaciones prcticas,
accionables y replicables. Estas lecciones y recomendaciones pueden presentarse
agrupadas en temticas comunes. Cada leccin o recomendacin debe estar redactada
de una manera concreta, y proporcionar suficientes elementos al lector para que
ste comprenda las razones que la sustentan. Como resultado de las respuestas a las
preguntas de reflexin y como producto de la narracin del caso, las
recomendaciones debern tratar de responder a la pregunta qu podra hacerse
diferente y mejor en una prxima ocasin?
- Anexos. Para facilitar la lectura del Caso se sugiere poner en anexos la
informacin cualitativa y cuantitativa de soporte, los mtodos e instrumentos de
recoleccin y anlisis usados, y las fuentes consultadas (excepto en casos de
confidencialidad), entre otro material que quien elabora el Caso considere
pertinente.
Diseminacin
La diseminacin de un Caso de Estudio puede realizarse mediante publicaciones,
pginas de internet, comunidades y redes de prctica y conocimiento, y eventos
presenciales como brown bag lunches, cursos, conferencias y seminarios. La
diseminacin consiste en transmitir a los interesados los hallazgos y las lecciones
aprendidas producto de la investigacin, segn los medios ms adecuados, y con el
propsito de lograr su re-uso.
La Divisin de Gestin de Conocimiento del Departamento de Conocimiento y
Aprendizaje (KNL/KNM) est brindando apoyo a las unidades organizacionales del BID
y a las agencias ejecutoras del Banco, en la preparacin, publicacin y
diseminacin de Estudios de Caso. Invitamos al personal interesado a contactar a
cualquiera de los especialistas de KNL/KNM identificados en esta gua como puntos
de contacto.
Vieta 2. Ejemplo de conclusiones de un Estudio de Caso
En relacin al Caso sealado en la Vieta 1, a continuacin se presentan ejemplos
de las conclusiones, lecciones y recomendaciones en base a la hiptesis presentada
en esa Vieta 1:
Conclusiones
Las capacidades de muchas instituciones de formacin y capacitacin del interior de
Brasil quedaron fortalecidas luego de este proceso de capacitacin de gerentes
sociales. Si bien algunas ACEs ya eran muy reconocidas por sus investigaciones y
formacin en el rea de la asistencia social, otras carecan de tales antecedentes.
Al finalizar el proceso, y segn testimonios de muchos Coordinadores de ACEs,
emergi el inters (y la certeza de tener las capacidades necesarias) para llevar
adelante ofertas propias de cursos de formacin continua y de posgrado en la
temtica central del proyecto, utilizando para ello no slo los materiales
producidos durante el proceso, sino capitalizando la capacitacin que adquirieron
sus propios profesores.
Lecciones y recomendaciones
La definicin clara desde el comienzo de un concepto compartido de red,
especialmente por parte de los promotores de la misma, habra contribuido a que se
generaran condiciones propicias para su conformacin (de la red). Del anlisis
realizado sobre este proyecto, emerge una baja atencin a esta cuestin,
generndose, de parte de todos los actores involucrados, un enfoque poco
sistemtico acerca de cules son los objetivos, los contenidos y los mecanismos de
funcionamiento de una red de conocimiento como se prevea en los acuerdos formales.
Ms bien, prim un concepto vago de red, en el sentido de que la misma era la
sumatoria de un conjunto de organizaciones nucleadas alrededor del MDS con un
objetivo comn definido por dicho Ministerio.