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Historia de Auditoria de Gestion PDF
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DE GESTIN
La auditora existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no
existan relaciones econmicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos
medievales hasta la Revolucin Industrial, el desarrollo de la auditora estuvo
estrechamente vinculado a la actividad puramente prctica y desde el carcter artesanal
de la produccin el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por
compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir
operaciones fraudulentas. As como determinar si las personas que ocupaban puestos de
responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo
honesto, esto se haca con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias
existentes. Esta etapa se caracteriz por un lento desarrollo y evolucin de la auditora.
Los propietarios empiezan a utilizar los servicios de los gerentes a sueldos. Con esta
separacin de la propiedad y de los grupos de administradores la auditora protegi a los
propietarios no solo de los empleados sino de los gerentes. Ya a partir del siglo XVI
las auditorias en Inglaterra se concentran en el anlisis riguroso de los registros escritos
1
y la prueba de la evidencia de apoyo. Los pases donde ms se alcanza este desarrollo es
en Gran Bretaa y ms adelante Estados Unidos. 1
En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios tecnolgicos han producido
cambios en los aspectos organizativos empresariales y viceversa, la Auditora ha
penetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente con la administracin
adems a ampliado su objeto de estudio y ha sido motivado por las exigencias sociales
y de la tecnologa en su concepcin ms amplia pasa a ser un elemento vital para la
gerencia a travs de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economa con lo que se
proyectan los ejecutivos.
1
ARMADA, Travas Elvira, Evolucin de la Auditora, La revista del empresario cubano, Cuba 2006 p. 1
2
FRANKLIN, Enrique B. Auditora Administrativa, Editorial McGraw Hill, Mxico 2000, p. 5
2
evaluacin administrativa trajo consigo el surgimiento de otro tipo de Auditora, la de
gestin.3
El inters por esta tcnica lleva en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar
El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja
productividad para establecer las bases para mejorarla a travs de un mtodo que
identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una
organizacin. En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y
programas para la ejecucin de la Auditora Administrativa. A finales de 1965, Edward
F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el
concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las
diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los
criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.
3
dem ., p.6
4
FRANKLIN, Enrique B., p. Cit. p. 6
3
auditora administrativa, las diferencias con otra clase de auditoras, los enfoques ms
representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo.
Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que est
fallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando a
cabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. Forma parte esencial del proceso
administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por
lo que adems, la auditora va de la mano con la administracin, como parte integral en
el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administracin.
5
dem., p.7-10
4
detalladas de los registros establecidos para determinar si cada operacin haba sido
asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. Hoy en da, el inversionista,
el accionista, las actividades del gobierno, y el pblico en general, busca informacin
con el fin juzgar la calidad administrativa.
6
WILLIAMS, Leonard P., Auditora Administrativa, Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia administrativa,
Ediciones Diana, Mxico 1989, p. 45
7
FERNNDEZ Arenas, Jos, La Auditora Administrativa, Ediciones Diana, Mxico 1985, p. 226
8
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p. 30
5
eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, para facilitar la toma de
decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su
responsabilidad ante el pblico.9
9
CUBERO Abril, Teodoro, Manual Especfico de Auditora de Gestin, Unidad de Auditora Interna, Ilustre
Municipio de Cuenca 2009, p. 24
6
eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante
modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la
habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas
adversos evidente en la eficiente administracin.
10
GRAIG-COOPER, Michael., Auditora de Gestin, Ediciones Folio Espaa, Madrid 1994, p. 36-37
7
En conclusin el objetivo de la auditora de Gestin es determinar si se ha realizado
alguna deficiencia importante en la poltica, procedimientos, disposiciones legales o
tcnicas y verificar que la entidad auditada cumpla con los objetivos de la entidad
basndose en principios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad,
excelencia, con la finalidad de formular recomendaciones oportunas que permitan
reducir costos, mejorar la productividad, la competitividad y la calidad de la entidad.
11
GRAIG-COOPER, Michael., Auditora de Gestin, Ediciones Folio Espaa, Madrid 1994Idem., p. 36-37
12
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p. 26
8
Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los
cuales se proporcionan los recursos.
COSTO- BENEFICIO:
Es decir que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la
prdida potencial debida a fraudes o errores.
TRANSACCIONES NO DE RUTINA
El hecho de que la mayora de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de
operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales14
ERROR HUMANO
Resultan de lo limitado del juicio humano y de la posibilidad de cometer errores
debido a descuido, distraccin, errores de comprensin equivocada de instrucciones.
13
GONZALEZ, Roberto P., Marco Terico y Conceptual de la Auditora de Gestin, www.monografas.com
14
MALDONADO, Milton Limitaciones del Control Interno, Transcripcin de la Gua Internacional de
9
Auditora No. 6, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.55
10
COLUSIN
La posibilidad de burlar los controles por medio de colusin con partes externas a la
entidad con empleados de la misma
ABUSO DE RESPONSABILIDAD
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar
de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administracin que violara
algn control.
OBSOLENCIA DE PROCEDIMIENTOS
La posibilidad de los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a
cambios den las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos
pudiera deteriorar el control.
RIESGO INHERENTE
11
afirmacin. Esta cantidad puede estar presentada tanto en el alcance de cada prueba
en particular como en la cantidad de pruebas necesarias.15
RIESGO DE CONTROL
El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control estn incapacitados
para detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna.
Es aquel que afecte a los procesos de control y que evite detectar irregularidades
significativas de importancia relativa
RIESGO DE DETECCIN
Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisin no detecten
deficiencias en el Sistema de Control Interno. Este riesgo es totalmente controlable
15
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.62
16
s/a , Evaluacin del Riesgo y Control interno, Normas Internacionales de Auditora, p.45
17
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.59-60
12
por la labor del auditor y depende exclusivamente de la forma en que se diseen y
lleven a cabo los procedimientos de auditora.
Mnimo
Bajo
Medio
Alto
CUADRO No. 1
VARIACIN DEL RIESGO DE DETECCIN DE AUDITORA
18
dem., , p.62
13
Un riesgo mnimo estara conformado cuando en un componente poco
significativo existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia
de errores o irregularidades sea remota.
Para desarrollar el cuadro de evaluacin de riesgo se debe tener claro las siguientes
herramientas:
19
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.62
14
EVALUAR LOS RIEGOS INHERENTES A LA PROTECCIN DE
BIENES ACTIVOS O IMAGEN PUBLICA
Inters de la direccin.
15
DETERMINAR LA IMPORTANCIA QUE LA ALTA DIRECCIN LE
ASIGNA A LA AUDITORIA
o Tiempo.
Las normas para el control de gestin estn basadas en los principios que rigen y
orientan los trabajos de auditora, en los cuales se establece un marco conceptual para
el anlisis de los estados financieros, estadsticas, actividades econmicas y
administrativas y la accin del gerente en un perodo determinado. El control de
gestin pretende establecer un control integral, a partir de la evaluacin de los estados
de resultados de las actividades administrativas y operativas, su proyeccin hacia el
futuro, y la evaluacin de sus resultados histricos para detectar variaciones y
tendencias, con el propsito de determinar la eficiencia y eficacia.
20
GUILARTE, Yanelis Q., Bases de auditora de gestin para el sector pblico, www.monografas.com
16
1.7.1 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIA)
Estas normas si bien estn dirigidas a las auditorias de los estados financieros,
tambin rigen a las auditorias administrativas como son el caso de las nias: 200
Responsabilidades; 300 Planeacin; 400 Control Interno; 500 Evidencia de
Auditoria; 600 Uso del Trabajo de otros; y 700 Conclusiones y dictamen de la
Auditoria
200 RESPONSABILIDADES
o 210 Cartas para el acuerdo de los trminos sobre un trabajo de auditora (NIA 2)
Esta norma trata sobre el control de calidad que se relaciona con el trabajo
delegado a un equipo de trabajo y con las polticas y procedimientos adoptados
17
por un profesional para asegurar en forma razonable que todas las auditoras
efectuadas estn de acuerdo con los principios bsicos que regulan la auditora.
Esta norma establece que el auditor debe documentar por escrito su plan general y
un programa de auditora que defina los procedimientos necesarios para implantar
dicho plan.
18
400 CONTROL INTERNO (NIA 6)
Esta norma establece que el auditor debe obtener una comprensin adecuada de
los sistemas contables y el control interno para planificar la auditora y
desarrollar un enfoque de auditora efectivo. La entidad emisora de los estados
financieros puede contratar los servicios de una organizacin que, por ejemplo,
ejecuta transacciones y lleva la contabilidad o registro de las transacciones, y
procesa los datos correspondientes. El auditor debe considerar de qu manera
una organizacin prestadora de servicios afecta los sistemas contables y el
control interno del cliente.
19
o 501 Evidencia de auditora - Consideraciones adicionales para partidas
especficas
Esta norma identifica los factores que el auditor debe tener en cuenta al elaborar
y seleccionar su muestra de auditora y al evaluar los resultados de dichos
procedimientos. Se aplica tanto para el muestreo estadstico como para l no
estadstico.
Esta norma requiere que el auditor principal documente en sus papeles de trabajo
los componentes examinados por otros auditores, su significatividad con respecto al
conjunto, los nombres de otros auditores, los procedimientos aplicados y las
conclusiones alcanzadas por el autor principal con respecto a dichos componentes.
Requiere tambin que el auditor efecte ciertos procedimientos adems de informar
al otro auditor sobre la confianza que depositar en la informacin entregada por l.
20
o 610 Uso del trabajo de auditora interna (NIA 10)
21
debe poseer el Contador Pblico y todos aquellos procedimientos tcnicos que debe
observar al realizar su trabajo de Auditora y al emitir su dictamen o informe, para
brindarles y garantizarle a los usuarios del mismo un trabajo de calidad.
Son normas de Auditora todas aquellas medidas establecidas por la profesin y por
la Ley, que fijan la calidad, la manera como se deben ejecutar los procedimientos y
los objetivos que se deben alcanzar en el examen. Se refieren a las calidades del
Contador Pblico como profesional y lo ejercitado por l en el desarrollo de su
trabajo y en la redaccin de su informe. Las normas de Auditora se definen como
aquellos requisitos mnimos, de orden general, que deben observarse en la
realizacin de un trabajo de auditora de calidad profesional.
NORMAS PERSONALES
Hacen referencia a las cualidades que el auditor debe tener para realizar este tipo de
trabajo, dentro de las cualidades que el carcter profesional del control de gestin lo
exige estn las siguientes:
22
o Entrenamiento Tcnico.
o Independencia Mental.
Los juicios emitidos deben basarse en resultados objetivos, determinados por los
resultados del trabajo, independientes de cualquier opinin personal que desve
la realidad de la entidad.
Estas normas hacen relacin al desarrollo del trabajo con criterios de planeacin,
anlisis de estados financieros, metas y programas, beneficiarios de su accin y
anlisis de los costos mnimos. Las normas relativas del trabajo son:
o Planeacin y supervisin.
23
o Estudio y evaluacin del control interno
o Obtencin de evidencia
o Papeles de Trabajo
o Tratamiento de irregularidades
24
o Informe
25
debe evaluar adecuadamente el riesgo de auditoria, que da inicio desde los aspectos
previos a la contratacin, siguiendo con la Planeacin hasta concluir con el Informe,
proporcionado de esta manera un alto ndice de confianza a los diferentes usuarios
de los estados financieros, y por consiguiente la correspondiente credibilidad de sus
contenidos.
Evaluacin previa:
Si el usuario solicita la presentacin de una oferta, sta no puede ser habilitada sin
antes haber realizado una evaluacin general al entorno del negocio de un potencial
cliente, actividad que en forma documentada (escrita) definir la solvencia del
sistema de control interno, midiendo posibles riesgos.
Desarrollo de la auditoria:
26
La certeza bajo el marco conceptual de las normas internacionales de auditoria, se
entender como: La satisfaccin en la cual se basa el auditor con la finalidad de
confiar en una aseveracin realizada por un tercero (administracin del ente
auditado), para ser utilizada por otra parte (usuario).
El auditor como resultado de sus pruebas pondera las evidencias obtenidas en base a
los procedimientos aplicados, posicin que le habilita para expresar sus
conclusiones. Es indudable que existen limitaciones inherentes en cualquier sistema
de control interno, las que deber analizar y evaluar el auditor con el fin de medir el
grado de repercusin que stas tienen.
Contratos de Aseguramiento:
27
Controles de calidad:
o Acatarn las disposiciones legales vigentes en cada pas, en este caso Ecuador y
las normas de calidad que regula la organizacin profesional que nos agrupa.
o Las normas de calidad emitidas por la IFAC, pueden variar segn la legislacin
de cada pas, sin embargo se debe observar los siguientes conceptos:
28
Debe existir un acuerdo escrito de cumplimiento dentro de la Firma, para
discutir y buscar soluciones idneas y tcnicas, cuando surjan diferencias de
criterio u opinin sobre cualquier tema profesional.
Las normas pueden ser cuantitativas (normas de dimensin, por ej. las DIN-A, etc.)
y cualitativas (las 9000 de cualidad, etc.)
La norma ISO 9001, es un mtodo de trabajo, que se considera tan bueno, Que es
el mejor para mejorar la calidad y satisfaccin de cara al consumidor. La versin
29
actual, es del ao 2000 ISO9001:2000, que ha sido adoptada como modelo a seguir
para obtener la certificacin de calidad. Y es a lo que tiende, y debe de aspirar toda
empresa competitiva, que quiera permanecer y sobrevivir en el exigente mercado
actual.21
Puesto que la tcnica se presupone. ISO 9001 propone unos sencillos, probados y
geniales principios para mejorar la calidad final del producto mediante sencillas
mejoras en la organizacin de la empresa que a todos benefician.
21
http://www.buscarportal.com/articulos/iso_9001_indice.html
30
Toda mejora, redunda en un beneficio de la cualidad final del producto, y de la
satisfaccin del consumidor. Que es lo que pretende quien adopta la normativa
como gua de desarrollo empresarial.
INSPECCIN DOCUMENTAL
31
CONFIRMACIN
ENTREVISTAS
COMPARACIONES
ANLISIS
EVALUACIN
32
22
GUILARTE, Yanelis Q., Bases de auditora de gestin para el sector pblico, www.monografas.com
33
REVISIN SELECTIVA
1.9.1 DEFINICIN
Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especifico que
se emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la base para
fundamentar la opinin o dictamen que emite el auditor. Tambin podemos decir
que los papeles de trabajo, son el conjunto de cdulas en las que el auditor registra
los datos y la informacin obtenida de la empresa que est examinando y de esta
manera acumula las pruebas encontradas y la descripcin de las mismas.24
Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el auditor y
de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes, los papeles de
trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:
23
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p.94
24
MEIGS, Walter B. y otros, Principios de Auditora, Editorial Diana , Mxico 1983, p.337
34
Las informaciones y hechos concretos
Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier fecha
futura un miembro de la empresa auditora, que no haya estado relacionado con el
trabajo, pueda revisar los papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a la
evidencia contenida en los mismos25.
Para llevar a cabo una auditora satisfactoria debe darse a los auditores acceso
irrestricto a toda la informacin acerca del negocio del cliente. Mucha de esta
informacin es confidencial, tal como los mrgenes de utilidad de los productos
individuales, el proyecto de planes para combinaciones con otras compaas, y los
sueldos de funcionarios y empleados clave. Los funcionarios de la compaa cliente
no estaran dispuestos a proporcionar a los auditores una informacin que se protege
con todo cuidado para que no sea del conocimiento de los competidores y
empleados, a menos que puedan confiar en que los auditores mantendrn un silencio
profesional sobre estas cuestiones.
25
SANTILLANA, Gonzlez Juan R., Conoce las auditoras, Editorial Thompson 1992 , p. 325
35
confidencial. Aun cuando el auditor es tan cuidadoso como un abogado o un mdico
para conservar como confidencial toda la informacin relativa a un cliente, la
comunicacin entre un cliente y un contador no goza de inmunidad, de acuerdo con
el derecho consuetudinario.
Por lo tanto los papeles de trabajo son la fundamentacin de la opinin del Auditor
en su dictamen y respaldan el trabajo realizado por el mismo, adems tienen una
utilizacin que va ms all de la auditora del perodo en que estos se realizaron,
pues son origen de la informacin para futuras auditoras, bien sea que las realice el
26
SANTILLANA, Gonzlez Juan R., p. Cit., p. 330
27
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html
36
mismo contador u otro colega. Por la importancia y la responsabilidad que revisten
para el auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar
disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o
al colega que se haga cargo de las auditoras posteriores. Estos papeles de trabajo
estn protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos
previstos por la confidencialidad del cdigo de tica profesional.
Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:
Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las conclusiones
a que se lleg y que sirvieron de fundamento a los informes u opiniones del
auditor sobre la auditora efectuada.; es decir que el contenido de los papeles de
trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinin del auditor y todo el
contenido del informe o dictamen, adems debe servir para facilitar la revisin y
supervisin del trabajo realizado.
Una fuente a la que se pueda acudirse para obtener detalles de los saldos de las
cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier otro dato preciso
acumulado en relacin con la auditora, con lo que los datos utilizados por el
auditor al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo.
37
o Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditora y el programa
para el prximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.
Por lo tanto los objetivos de los papeles de trabajo buscan respaldar la efectividad y
suficiencia del trabajo a ms de servir de gua para auditoras futuras.
Los papeles de trabajo de cada cliente comprenden dos secciones principales, donde
cada seccin es parte integrante y necesaria de los papeles de trabajo de auditora
correspondiente a cualquiera de los aos en que se efecto la auditora, estos son:
Los legajos o conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de
una auditora del perodo corriente, contienen el programa de auditora, la
constancia del trabajo de auditora efectuada y las conclusiones derivadas como
consecuencia de dicho trabajo.29 Junto con el Expediente Contino de Auditora,
los papeles de trabajo del ao deben constituir una exposicin clara de la auditora
realizada.
28
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html
29
s/a, Legajos, DICCIONARIO ENCICLOPDICO UNIVERSAL AULA, Editorial Cultural, Madrid
1989, Tomo III, p.1063
38
EXPEDIENTE CONTINUO DE AUDITORIA
Por lo tanto estos requisitos para realizar los papeles de trabajo deben ser diseados
de modo que los detalles importantes no escapen a la atencin de quienes los
utilicen o los revisen. Existen tantos detalles en una auditora, particularmente en la
de una empresa grande, que los conceptos importantes pueden quedar escondidos
por deficiencia en la elaboracin de los papeles de trabajo. La distribucin de
informacin apropiada, debe facilitar una comparacin inmediata entre cifras del
ao actual y las del ao anterior. Tales comparaciones son de gran importancia en la
30
TLLEZ, Trejo Benjamn Rolando, Auditora un Enfoque Prctico, Editorial Cengage Learning, Mxico
2004, p.131
39
revisin de operaciones y permiten localizar aquellas partidas que pueden requerir
una investigacin ms a fondo.
31
s/a , Planeacin, Normas Internacionales de Auditora, p.34
40
procedimientos de contabilidad y con la extensin y efectividad del sistema de
control interno de la Empresa objeto del examen.32
32
GUILARTE, Yanelis Q., Bases de auditora de gestin para el sector pblico, www.monografas.com
41
CUADRO No. 2
MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORA INTERNA
OBJETIVO Y/O
A.N PROCESO REQUISITO DOCUMENTOS APLICABLES EQUIPO AUDITOR MES: MES: MES:
ALCANCE
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
40
1.9.6 CLASES DE PAPELES DE TRABAJO
Son los que contienen informacin til solo para un ejercicio determinado y
pueden ser confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo
menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.; en este caso, tales papeles se
agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se
refieran33.
Cdulas
41
forma ms accesible, compara conceptos claramente, sistematiza los registros y
facilita la profundidad del enfoque para analizar los resultados34.
Clases de Cdulas
Para hacer una seleccin del tipo de cdula es necesario tener claro el objetivo que
persigue la naturaleza de la informacin que se maneja, y estas pueden ser:
Herramientas operativas
Programa de trabajo
34
FRANKLIN, Benjamn E., Auditora Administrativa, Editorial McGraw Hill, Mxico 2000, p. 440
42
Herramientas de evaluacin
Elementos especficos
Observaciones
Datos del responsable, de quien revisa y autoriza.
43
El empleo de cdulas representa la oportunidad de agilizar la recopilacin y el estudio de
la informacin debido a su concepto y formato.
Grficos
El alcance de una auditora y los efectos que se buscan con la presentacin grfica de la
informacin rebasan el momento histrico del informe y aun del seguimiento, ya que se
convierten en un vehculo para acercar los resultados a instancias externas a la
organizacin, interesadas en su comportamiento y en el perfil que puede asumir en el
futuro.35
35
FRANKLIN, Benjamien E. p. Cit. P. 441-464
44
naturaleza de los sistemas o procesos a ser examinados. Adicionalmente con grficos se
obtienen la imagen real de la organizacin a fin de generar mtodos de mejoramiento
para mejorar los procesos y para tomar decisiones.
Para las marcas de auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto
que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas,
claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de
la Auditora debe ser la cdula de las Marcas de Auditora.36
36
FRANKLIN, Enrique B. Auditora Administrativa, Editorial McGraw Hill, Mxico 2000, p. 675-676
45
CUADRO No. 3
ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA
CLIENTE: AUDITORIA A:
MARCA SIGNIFICADO
Las marcas de auditora sirven para abreviar una palabra o palabras cuyo objetivo es
resumir una caracterstica especial del examen para ahorrar tiempo y agilitar el
examen.
46
1.9.8 CONFECCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Encabezamiento
Fecha o perodo que se revisa, segn el caso, que puede ser en letra o en
nmero.
Cuerpo y Desarrollo
Se coloca en la parte superior derecha, al ancho de una hoja de 8,5 pulgadas, lugar
que permitir fcil localizacin de la hoja de trabajo. En los casos que las hojas de
trabajo sean de mayor ancho, se cortarn a partir de esa medida, hasta el nivel de la
47
parte inferior del encabezamiento, dejando visible toda la parte superior de la hoja,
Encabezamiento e Identificacin. El cuo de identificacin deber contener los
espacios de:
Que contengan referencias cruzadas con los hallazgos que se relacionan entre s.
No incluir en una misma hoja, notas o comentarios sobre asuntos distintos,
utilizando una hoja para cada materia tampoco incluir anlisis de cuentas
diferentes, salvo que tengan una relacin muy estrecha y se complementen.
48
Cuando sean objetos de revisin deber dejarse constancia en los mismos de la
revisin realizada, mediante la firma de quien lo realiz y la fecha en que se
efectu.
Para facilitar su localizacin, los papeles de trabajo se marcan con ndices que
indiquen claramente la seccin del expediente donde deben ser archivados, y por
consecuencia donde podrn localizarse cuando se le necesite. Los ndices de
referencia se escriben en rojo en la esquina superior derecha de las hojas de trabajo
al objeto de facilitar su identificacin, esta clave recibe el nombre de ndice y
mediante l se puede saber de qu papel se trata y el lugar que le corresponde en su
respectivo archivo38.
37
SANTILLANA, Juan Ramn, Conoce las Auditoras, Editorial Ecasa, Cuarta Edicin, p. 57
49
38
ADAM, Adam Alfredo, La fiscalizacin en Mxico, Segunda Edicin, Mxico 1996, p. 103
50
En conclusin los ndices son el orden que se les da a los papeles de trabajo en el
expediente y que ayudan a identificar el documento archivado.
ndice Numrico
ndice Alfa-Numrico
Se utilizar una letra del alfabeto para cada sistema, as como un nmero
arbigo para cada subsistema y/o procedimiento de los mismos estos variarn
dependiendo del nmero de sistemas seleccionados. Ejemplo: a, a.1, a.1.1, etc.
Las referencias del ndice debern anotarse con lpiz de color en la esquina alta o
baja del lado derecho de cada papel de trabajo, en donde sean ms visibles. Siempre
que se hagan referencias en un papel de trabajo a otro, deber haber un ndice
cruzado adecuado. El ndice mismo deber archivarse con los papeles de trabajo, y
marcarse los smbolos del ndice al lado de los ttulos en las hojas de trabajo
balanza u hojas de agrupamiento. Las cdulas de apoyo y anlisis deben
relacionarse siempre de algn modo con el papel de trabajo-balanza.
39
ADAM, Adam Alfredo, p. Cit. p. 242
51
Todo papel de trabajo relativo a una cuenta o grupo de cuentas, un tema, deber
asignrsele un nmero de referencia ordenado. Despus del nmero que se le
otorgue se pondr un guin (-) y a continuacin el nmero consecutivo que le
correspondiere as: A-1, A-2, A-3, etc.
40
MEIGS, Walter B., y otros, Principios de Auditora, Editorial Diana, Segunda Edicin, Mxico 1983, p.
336-337
52
1.10 FASES DE LA AUDITORIA DE GESTIN
1.10.1 PROGRAMACIN
a. Visitas al lugar
b. Entrevistas y encuestas
c. Anlisis comparativos de Estados Financieros
d. Anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
e. Anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado
f. rbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.
41
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito-2006, p. 42
53
g. rbol de Problemas, etc.
El alcance tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es decir, si se
van a examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos,
o una parte de uno de ellos, o ms especficamente solo un grupo de cuentas
(Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el efectivo,
etc.)
Por otro lado el alcance tambin puede estar referido al perodo a examinar:
puede ser de un ao, de un mes, de una semana, y podra ser hasta de varios aos.
54
informacin suministrada a l estn afectados por una distorsin material o
normativa y pueden ser tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de
Deteccin42.
Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programa
detallado de los objetivos y procedimientos de auditoria objeto de su examen.
42
MORA, Egudanos Araceli, Riesgo, DICCIONARIO DE CONTABILIDAD, AUDITORA Y
CONTROL DE GESTIN, Editorial Ecobook, Madrid 2008, Seccin 17, p. 242
43
dem, Seccin 13, Letra M, p- 146-147
55
dos aspectos fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicar
durante el examen de auditoria.
1.10.2.1 DEFINICIN
En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y anlisis a los procesos para
determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalan los
resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las
conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad
auditada.
Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el
trabajo de auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las
tcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarn
el informe de auditoria.
Pruebas de Control
56
Pruebas Analticas
Pruebas Sustantivas
Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en
busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica,
circulacin de saldos de los clientes, etc.
Descripcin narrativa
44
MEIGS, Walter B. y otros, Principios de Auditora, Editorial Diana, Mxico 1983, p.182-183
57
Este mtodo se basa en un conjunto de preguntas estndar presentadas por escrito
en un formulario preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a un
procesador personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno que
son comunes a la mayora de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y
operaciones que se realizan en el ente.
Por supuesto, el checklist ser tan grande y complejo o tan sencillo y mnimo
como sea el tipo de proceso por lo que puede existir la necesidad de delegar las
actividades de planeacin del checklist.
Diagramas de Flujo
45
MEIGS, Walter B. y otros, p. Cit. 183
57
Se refiere siempre a un proceso de tipo administrativo u operacin
especfica.
Este mtodo tiene su origen dentro del rea de la teora de los grficos, sus
antecedentes se remontan a los grficos utilizados por los ingenieros en los
diagramas industriales, que representaban las actividades de produccin como,
por ejemplo: los diagramas de proceso de la operacin industrial, los de recorrido
y las denominadas manos izquierdas - mano derecha.
Uno de los problemas que tiene este mtodo es que no existe una simbologa de
carcter universal, es decir que falta uniformidad en cuanto a su interpretacin
simblica.
Se llama evidencia de auditoria a " Cualquier informacin que utiliza el auditor para
determinar si la informacin cuantitativa o cualitativa que se est auditando, se
presenta de acuerdo al criterio establecido".46 Tambin se define la evidencia, como
la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es la informacin que
cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria
y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y
fiabilidad. La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser:
46
MORA, Egudanos Araceli, Diccionario de Contabilidad, Auditora y Control de Gestin, Editorial
Ecobook, Madrid 2008, Seccin 5, Letra E, p. 97
58
Suficiente:
Competente
Pertinente
59
1.10.3 ANLISIS DE REAS CRITICAS
47
MORA, Egudanos Araceli, p. Cit, Hallazgo ,Seccin 8, p. 112
60
Condicin: la realidad encontrada
Criterio: cmo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)
61
CUADRO No. 5
MODELO DE CUADRO DE HALLAZGOS
EMPRESA XYZ
CUADRO DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO, AREA
AL (DD-MM-AAAA)
PENSAMIENTO DE LA
PROCESO ANTECEDENTES CONDICIN CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES
ADIMISTRCIN
62
1.10.4 COMUNICACIN DE RESULTADOS
Esta fase es la final del proceso de auditora en la cual a travs del informe del
auditor, se da a conocer en forma resumida o extensa el resultado de la
evaluacin, sus aspectos ms relevantes, a opinin del auditor y las
recomendaciones.
Los informes por escrito son necesarios para comunicar los resultados de la
auditora a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de
direccin facultados para ello; reducen el riesgo de que los resultados sean mal
interpretados; y facilitan el seguimiento para determinar si se han adoptado las
medidas correctivas apropiadas.48
Segn las Normas para el ejercicio profesional de auditora interna No. 430,
Vigente al ao 2000, existen dos tipos de informe:
48
ARENAS, James K., "Auditoria un enfoque integral", editorial Pearson Educacin, Sexta Edicin
49
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p. 180-181
63
Informe Largo de auditoras
Son aquellos informes que incluyen en forma detallada todos los aspectos
relevantes y no relevantes incluyendo grficas, cuadros y dems anexos que
puedan sustentar la opinin de la auditora
Carta de presentacin:
Antecedentes
65
Recomendaciones: los criterios a tener en cuenta son:
Anexos
50
MALDONADO, Milton, Auditora de Gestin, Tercera Edicin, Quito 2006, p. 168-172
66