PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

23-04-2014/V2
PREVENTIVO Y CORRECTIVO

PROCEDIMIENTO
DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO

REGISTRO DE CAMBIOS

FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIN NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
No.
Se ajustaron los nombres de cargos segn las
3/ 5.1/ 5.2/ modificaciones realizadas en la estructura
11-06-2013/V1
5.4/ 6.1/ 6.3 organizacional.

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1. OBJETIVO
Asegurar la funcionalidad de los recursos fsicos institucionales mediante un sistema que
permita el monitoreo, control y realizacin mantenimientos preventivos y correctivos, con el fin
de protegerlos de daos y alargar su vida til.

2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificacin de necesidades de mantenimiento de mquinas,
equipos, infraestructura fsica y dems bienes institucionales y termina con el recibido a
satisfaccin del servicio de mantenimiento prestado.

3. RESPONSABLE
Es responsabilidad de la aplicacin y control efectivo de este procedimiento, es el Jefe de planta
fsica y logstica.

4. DEFINICIONES

4.1 Mantenimiento: Hace referencia al conjunto de actividades desarrolladas con el fin de

conservar la infraestructura fsica en condiciones de funcionamiento eficiente previendo daos o
reparndolos cuando ya se hubiera producido.

4.2 Mantenimiento Preventivo: Este tipo de mantenimiento pretende reducir en un mximo la

reparacin mediante la rutina de inspecciones peridicas y la renovacin de los elementos
averiados.

4.3 Mantenimiento Correctivo: Es aquel que se ocupa de la reparacin una vez se ha

producido el fallo y la parlisis de la mquina, equipo e instalacin fsica.

4.4 Mantenimiento Correctivo Exprs: Es aquel que se realiza para atender una contingencia
que requiere atencin inmediata y que afecta la prestacin del servicio.

4.5 Recursos fsicos: Entindase por recursos fsicos toda la planta fsica de la institucin
como muebles y enseres, parque automotor, instalaciones y plantas elctricas.

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4.6 Aseo: Limpieza de las instalaciones que componen el Campus Universitario, por un grupo
de personas calificadas para la prestacin de este servicio.

5. POLITICAS

5.1 La Solicitud de pedido para la contratacin de servicios para la ejecucin de

mantenimientos que no puedan ser realizados por personal interno, solamente podr realizarla
el Jefe de planta fsica y logstica, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de
Compras.

5.2 El Jefe de Planta fsica y logstica realizar trimestralmente la verificacin de la

infraestructura, mquinas, equipos y dems bienes institucionales.

5.3 El Jefe de Planta fsica y logstica realizar, internamente o a travs de proveedores

evaluados y seleccionados, los mantenimientos requeridos de acuerdo a los recursos
financieros y humanos disponibles.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1 VERIFICACIN DE INSTALACIONES.

El Jefe de Planta fsica y logstica conjuntamente con los diferentes tcnicos responsables de
ejecutar los mantenimientos, realizan trimestralmente, un recorrido por las instalaciones de la
institucin, con el fin de detectar necesidades de mantenimientos. Se verifican el estado de las
aulas, zonas comunes, instalaciones elctricas, aires acondicionados, mquinas, equipos y
dems bienes institucionales, y se anotan los hallazgos en el formato Lista de verificacin de
instalaciones.

6.2 ELABORACION DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Semestralmente con base en la informacin de la Lista de verificacin de instalaciones, las

especificaciones tcnicas de los equipos y las recomendaciones suministradas por los
proveedores, se elabora el Programa de Mantenimiento Preventivo de Bienes

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Institucionales en el que se relacionan los bienes sujetos a mantenimiento, las actividades a

desarrollar, los costos y el responsable de la actividad.

6.3 EJECUCIN DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El Jefe de Planta fsica y logstica considerando el recurso humano disponible:

6.3.1 Asigna la Orden de trabajo al auxiliar idneo para la ejecucin del mantenimiento

6.3.2 Realiza la Solicitud de Pedido de lo requerido (bienes y/o servicios) para la ejecucin
de los mantenimientos, segn lo establecido en el Procedimiento de Compras.

6.3.3 Supervisa los trabajos realizados.

6.3.4 Cierra la Orden de trabajo de mantenimiento, con fecha y firma y actualiza la Hoja
de vida de bienes institucionales, intervenida.

6.4 ATENCION DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO

6.4.1 Solicitud de servicio de mantenimiento: Cualquier empleado puede detectar

necesidades de mantenimiento correctivo o preventivo, derivadas del deterioro por en las
instalaciones, averas en aires acondicionados, deficiencia de aseo, etc. Ante esta situacin, el
interesado debe contactar al Jefe de Planta fsica y logstica mediante una llamada telefnica o
un mensaje al correo institucional y solicitarle el servicio de mantenimiento.

6.4.2 Anlisis de la solicitud y asignacin de la actividad: El Jefe de Planta fsica y logstica

analiza la solicitud recibida y de acuerdo al tipo de servicio solicitado y a la disponibilidad de los
auxiliares de mantenimiento, pacta una fecha y hora, con el cliente, para prestar el servicio.
Seguidamente asigna el trabajo al auxiliar de mantenimiento idneo para la reparacin,
recordndole registrar la solicitud en la planilla Solicitudes de Mantenimiento Express.

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6.4.3 Prestacin del servicio de mantenimiento: El auxiliar de mantenimiento asignado se

dirige, con la planilla Solicitudes de Mantenimiento Express, a la oficina donde se requiri
el servicio, confirma con el solicitante el tipo de servicio que va a prestar, para que este lo avale
y procede a ejecutar las actividades necesarias para cumplirlo.

6.4.4 Recibido a Satisfaccin. El auxiliar de mantenimiento entrega el trabajo terminado al

solicitante explicndole brevemente lo realizado y dndole las recomendaciones del caso, si
aplica. En el caso de aceptacin del servicio, debe recoger la firma de recibido a satisfaccin,
por parte del cliente, solicitante.

Nota: En caso de que el mantenimiento solicitado requiera la adquisicin de repuestos,

personal adicional, ms tiempo para la ejecucin del mantenimiento, o la contratacin de
personal externo, el auxiliar de mantenimiento informa al Jefe de Planta fsica y logstica para
que ste genere la orden de trabajo respectiva, tramite las solitudes de pedido que sean
necesarias para ejecutar el mantenimiento y pacte una nueva fecha con el solicitante. El
auxiliar de mantenimiento hace la anotacin de la nueva fecha, en el formato Solicitud de
Mantenimiento Express.

6.5 ATENCION DE SOLICITUDES DE APOYO LOGITICO A EVENTOS

6.5.1. Solicitud de servicio de apoyo logstico a eventos: Las solicitudes de apoyo logstico
a eventos, se identifican en la reunin de coordinacin del evento, sostenida entre el
responsable del evento, el Jefe de planta fsica y logstica, el director de bienestar universitario,
el coordinador de comunicaciones y prensa y el jefe de compras. El responsable del evento es
el encargado de diligenciar la Solicitud de apoyo logstico a eventos donde especifica los
datos del evento, los elementos requeridos y las cantidades. Esta solicitud la entrega al Jefe de
planta fsica y logstica.

6.5.2Anlisis de la solicitud y asignacin de actividades: El Jefe de Planta fsica y logstica

analiza la Solicitud de apoyo logstico a eventos y de acuerdo a lo requerido, identifica las
necesidades de compras o de contratacin de servicios, e informa al responsable del evento,
para que las tramite de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Compras.

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Seguidamente asigna a los auxiliares de servicios generales las responsabilidades de acuerdo

a los servicios solicitados, y cuando aplique, confirma y da instrucciones al auxiliar de eventos y
cafetera, a cerca de las Solicitudes de refrigerios y/o almuerzos, para asegurar el xito de
la prestacin del servicio.

6.4.3 Prestacin del servicio de apoyo logstico: Durante de realizacin del evento, el Jefe
de Planta fsica y logstica supervisa a los auxiliares de servicios generales en la prestacin de
los servicios solicitados, haciendo los ajustes que sean necesarios para asegurar la satisfaccin
del cliente interno (responsable del evento).

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Programa de mantenimiento preventivo de Bienes Institucionales
Procedimiento de Compras

8. REGISTROS
Lista de Verificacin de instalaciones
Hoja de Vida de bienes institucionales
Solicitudes de Mantenimiento Express
Solicitud de apoyo logstico a eventos
Orden de Trabajo
Solicitud de pedido

Elaborado por Aprobado por

Nombre Gustavo Cano Fernndez Piedad Martnez Carazo

Cargo Jefe planta fsica y logstica Rectora

Firma Original Firmado Original Firmado

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