Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Autores:
Ing. Luis Alberto Pretell Paredes
Abg. Luz Anglica Pretell Paredes
1
PRESENTACION
2
I. CONCEPTO
3
De los conceptos precedentes se desprende dos preguntas:
4
II. MARCO LEGAL
5
III. PROCEDIMIENTO DE SU LLENADO
6
En el supuesto entendido que estas autoridades o funcionarios por su
relacin directa y funcional con la obra necesiten comunicarse con el
ingeniero residente o supervisor, existen otros mecanismos de
comunicacin entre el Supervisor y la Entidad, que por lo general estn
detallados en el Contrato de obra, el Contrato del Supervisor y las
normas del procedimiento administrativo.
7
3.2. Al inicio de la obra
En el caso de obras por contrata, el primer folio del cuaderno de obra debe
utilizarse para transmitir el acta de entrega del terreno y otros datos
bsicos, tales como:
o Numero de asiento
o Persona a quien corresponde el asiento
o Hora de inicio de actividades
o Detalle de la(s) partida(s) con que se inicia
el proyecto
o Distribucin de las cuadrillas de trabajo
o Nmero de trabajadores que inician la
actividad
o Nmero y detalle de la mano de obra
calificada que inician el proyecto: Jefes de
Cuadrilla, Asistente de Cuadrilla, Maestro
de Obra, Operarios, Oficiales, Capataces,
profesionales.
o Herramientas con la que se inicia la obra
o Detalle de las medidas de seguridad de los
trabajadores
8
o Solicitud de autorizacin del trazo y replanteo del proyecto a ser
aprobado por el Supervisor.
9
De acuerdo con el Artculo 195 - Anotacin de ocurrencias - del Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado, las solicitudes que se realicen como
consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harn
directamente a la Entidad por el contratista o su representante, por medio
de comunicacin escrita.
10
o Nmero y tipo de personal de mano de obra calificada. Se debe
precisar la cantidad de personal capataz, operario, oficial,
maestro de obra, almacenero, etc. Esta accin permitir
corroborar informacin con la planilla de pago que se genere, por
lo que no existe razn alguna para su no registro. Igual accin
ocurre con el personal obrero.
o Cantidad de material utilizado, desagregado por cada una de las
partidas. Este registro se debe efectuar independientemente del
Krdex u Hoja de Movimiento de Almacn.
o Cantidad de material ingresado a almacn de obra. Cuando el
listado de materiales es numeroso, puede obviarse el registro
detallado de los materiales ingresados, debiendo registrarse el
documento que sustenta el ingreso, que puede ser la Gua de
Remisin del proveedor, o el documento interno de la entidad,
cuando se trate de materiales que provienen de otro almacn o
dependencia de la misma entidad.
o Uso de las medidas de seguridad de los participantes, as como la
implementacin de las medidas de seguridad y salud ambiental
en el trabajo, tales como: Implementacin de botiqun,
sealizacin, uso de cascos, guantes, lentes, botas, etc.
o Ocurrencia de accidentes, indicando el nombre del trabajador
accidentado y el reporte correspondiente al establecimiento de
salud ms cercano para su atencin respectiva cuando el caso
amerita.
o Las solicitudes de aprobacin necesarias para la ejecucin de la
obra que se efecte al coordinador
Si se llev a cabo una capacitacin, sea especfica o general debe
consignarse los siguientes datos
o Tema desarrollado
o Persona o personas que realizaron la capacitacin
o Si el capacitador representa a una institucin distinta al
Programa, debe consignarse los datos de la empresa y/o
institucin y la persona responsable de la capacitacin
o Numero de horas de la capacitacin
o Lugar de la capacitacin
o Nmero de participantes que se capacitaron
Tambin se deben anotar las visitas que realizan a las obras el personal
del Programa y otras autoridades de la zona, como por ejemplo :
Administrador Zonal del Programa, Coordinadores Tcnicos Tipo I,
Responsable de Coordinacin Tcnica, Responsable de Capacitacin,
Alcalde, Gobernador, representantes de organizaciones de vigilancia de
la sociedad civil ( Frentes de Defensa, Mesas de Concertacin, etc.)
Presentar una copia del cuaderno de obra en los documentos del informe
quincenal y mensual.
11
3.4. Al concluir la obra
12
Por administracin directa
13
IV. PRINCIPALES ERRORES, FALTAS Y DELITOS QUE SE
COMENTEN EN EL MANEJO DEL CUADERNO DE OBRA
Responsabilidad administrativa.
14
En el caso del cuaderno de obra, cuando no registro de manera oportuna
los acontecimientos importantes del proyecto.
Responsabilidad civil
Ejemplo:
Responsabilidad penal
Ejemplo:
15
En el uso del cuaderno de obra, por ejemplo, aprobar por parte del
supervisor un adicional de obra por vicios ocultos, sin que esta dificultad en
obra haya ocurrido.
Colusin
Peculado
16
Un ejemplo de este delito es cuando se registra el ingreso de materiales a
almacn de obra sin que el hecho haya ocurrido, generando el pago al
proveedor por la irreal entrega de los bienes registrados en el cuaderno de
obra.
Malversacin
Este es un hecho muy comn, generado por que uno o ambos responsables del
llenado del cuaderno de obra lo ha llevado con la finalidad de ponerse al da
en sus anotaciones.
17
En el caso de obras por contrata, cuando el cuaderno de obra ha sido
llevado por el Residente a un lugar distinto de la obra, que impide
que el supervisor efecte el asiento correspondiente en el da y hora
de su visita, ocasiona una falta que implica una sancin econmica,
generalmente tipificada en el contrato de obra.
De verificarse esta accin por parte del supervisor, ste deber hacer la
anotacin respectiva, indicando en l los das de retraso en los asientos, lo que
conlleva a demostrar el incumplimiento de funciones del residente de obra, y
aplicarse las sanciones y/o penalidades segn corresponda.
18
c. Se encuentran hojas y/o espacios en blanco.
f. Se realizan asientos, tanto del residente como del supervisor, sin haber
estado en obra el da que indica el asiento respectivo.
Esta accin tambin es falta grave y tiene mucho que ver con el caso del inciso
c.
19
Cuando este hecho lo ocasiona el supervisor, est estrechamente ligado a lo
expresado en: Se encuentran hojas/espacios en blanco.
Esta accin limita un buen seguimiento de las acciones que realiza el proyecto,
sobre todo da una muestra que se realiz el llenado del cuaderno de obra slo
por un mero cumplimiento, desmereciendo la importancia que tiene este
documento. El registro de todas las acciones de obra a nivel de detalle es clave
para cualquier proceso de control, sobre todo en obras por administracin
directa.
20
su ocurrencia ha sido slo por un periodo que no dificult las actividades
del proyecto.
o El alambre elctrico
que se registra una
calidad superior a la
utilizada.
21
ANEXOS
1
El subrayado es nuestro
22
EJECUCION DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACION
DIRECTA
CONSIDERANDO:
Que, es funcin de la Contralora General dictar las disposiciones necesarias que aseguren el
proceso integral de control, siendo necesario normar sobre la ejecucin de las obras por
Administracin Directa, ya que estas comprometen el uso de ingentes recursos financieros del
Estado, cuya cautela es atribucin del Organismo de Control,
Estando a lo acordado en uso de las facultades contenidas en los incisos b) y k) del Artculo 12 e
inciso e) del Artculo 16 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control,
SE RESUELVE
Artculo 1.- APROBAR las siguientes normas que regulan la ejecucin de Obras Pblicas por
Administracin Directa.
1. Las Entidades que programen la ejecucin de obras bajo esta modalidad, deben contar con la
asignacin presupuestal correspondiente, el personal tcnico administrativo y los equipos
necesarios.
2. Los Convenios que celebren las Entidades para encargar la ejecucin de Obras por
Administracin Directa, deben precisar la capacidad operativa que dispone la Entidad Ejecutora a
fin de asegurar el cumplimiento de las metas previstas.
3. Es requisito indispensable para la ejecucin de estas obras, contar con el Expediente Tcnico
aprobado por el nivel competente, el mismo que comprender bsicamente lo siguiente: memoria
descriptiva, especificaciones tcnicas, planos, metrados, presupuesto base con su anlisis de
costos y cronograma de adquisicin de materiales y de ejecucin de obra.
En los casos que existan normas especificas referidas a la obra, se recabar el pronunciamiento
del sector y/o Entidad que corresponda.
4. La Entidad debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por administracin directa
resulte igual o menos al presupuesto base deducida la utilidad, situacin que deber reflejarse en
la liquidacin de la obra.
23
afectando el cumplimiento de los cronogramas establecidos y las constancias de la supervisin de
la obra.
6. La Entidad contar con una "Unidad Orgnica" responsable de cautelar la Supervisin de las
Obras Programadas.
9. Durante la ejecucin de las obras se realizarn las pruebas de control de calidad de los trabajos,
materiales, as como el funcionamiento de las instalaciones, conforme a las Especificaciones
Tcnicas correspondientes.
10. Los egresos que se efecten en estas obras deben ser concordantes con el Presupuesto
Analtico aprobado por la Entidad de acuerdo a la normatividad vigente, anotndose los gastos de
jornales, materiales, equipos y otros, en Registros Auxiliares por cada obra que comprenda el
proyecto.
11. Concluida la obra, la Entidad designar una comisin para que formule el Acta de Recepcin
de los trabajos y se encargue de la liquidacin tcnica y financiera, en un plazo de 30 das de
suscrita le referida acta. La misma Comisin revisar la Memoria Descriptiva elaborada por el
Ingeniero Residente y/o Inspector de la Obra, que servir de Bases para la tramitacin de la
Declaratoria de Fbrica por parte de la Entidad, de ser el caso.
Artculo 2.- Dejar sin efecto las Normas Tcnicas N 130-04 Ej ecucin de Obras; 130-05
Especificaciones Tcnicas; 130-06 Libro de Proyecto, 130-07 Pruebas Tcnicas de Control de
Calidad y Funcionamiento; 120-06 Programacin de Proyectos; 120-09 Archivo de la
Documentacin de Proyectos; 120-10 Declaracin de Fbrica o Memoria Descriptiva; 130-11
Requisitos previos para obras por Administracin Directa; 130-12 Asignacin de Personal en
Obras por Administracin Directa; 130-13 Afectacin de Equipo en Obras por Administracin
Directa, 130-14 Obligatoriedad del Ingeniero Residente; 130-15 Periodo de Ejecucin de Obras
por Administracin Directa; 130-18 Liquidacin de Obras por Administracin Directa; 131-01
Mantenimiento de Obras Pblicas; 132-01 Presupuesto para el Mantenimiento de Obras
Pblicas; 131-03 Inauguracin de Obras Pblicas.
Regstrese, comunquese
LUZ AUREA SENZ ARANA
Contralora General
24
Mencin al Cuaderno de Obra en el Reglamento del Decreto Legislativo N 1017 -
Que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado2
En la fecha de entrega del terreno, se abrir el cuaderno de obra, el mismo que ser
firmado en todas sus pginas por el inspector o supervisor, segn corresponda, y por el
residente, a fin de evitar su adulteracin. Dichos profesionales son los nicos autorizados
para hacer anotaciones en el cuaderno de obra.
El cuaderno de obra debe constar de una hoja original con tres (3) copias desglosables,
correspondiendo una de stas a la Entidad, otra al contratista y la tercera al inspector o
supervisor. El original de dicho cuaderno debe permanecer en la obra, bajo custodia del
residente, no pudiendo impedirse el acceso al mismo.
En el cuaderno de obra se anotarn los hechos relevantes que ocurran durante la ejecucin
de esta, firmando al pie de cada anotacin el inspector o supervisor o el residente, segn sea
el que efectu la anotacin. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las
ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harn directamente a la Entidad por el
contratista o su representante, por medio de comunicacin escrita.
El cuaderno de obra ser cerrado por el inspector o supervisor cuando la obra haya sido
recibida definitivamente por la Entidad.
Las consultas cuando por su naturaleza, en opinin del inspector o supervisor, no requieran
de la opinin del proyectista, sern absueltas por stos dentro del plazo mximo de cinco
(5) das siguientes de anotadas las mismas. Vencido el plazo anterior y de no ser absueltas,
el contratista dentro de los dos (2) das siguientes acudir a la Entidad, la cual deber
resolverlas en un plazo mximo de cinco (5) das, contados desde el da siguiente de la
recepcin de la comunicacin del contratista.
2
El subrayado es nuestro
25
Las consultas cuando por su naturaleza, en opinin del inspector o supervisor, requieran de
la opinin del proyectista sern elevadas por stos a la Entidad dentro del plazo mximo de
cuatro (4) das siguientes de anotadas, correspondiendo a sta en coordinacin con el
proyectista absolver la consulta dentro del plazo mximo de quince (15) das siguientes de
la comunicacin del inspector o supervisor.
Para este efecto, los proyectistas establecern en sus respectivas propuestas para los
contratos de diseo de la obra original, el compromiso de atender consultas en el plazo que
establezcan las Bases.
Si, en ambos casos, vencidos los plazos, no se absuelve la consulta, el contratista tendr
derecho a solicitar ampliacin de plazo contractual por el tiempo correspondiente a la
demora. Esta demora se computar slo a partir de la fecha en que la no ejecucin de los
trabajos materia de la consulta empiece a afectar la ruta crtica del programa de ejecucin
de la obra.
Para que proceda una ampliacin de plazo de conformidad con lo establecido en el artculo
precedente, desde el inicio y durante la ocurrencia de la causal, el contratista, por
intermedio de su residente, deber anotar en el cuaderno de obra las circunstancias que a
su criterio ameriten ampliacin de plazo. Dentro de los quince (15) das siguientes de
concluido el hecho invocado, el contratista o su representante legal solicitar, cuantificar y
sustentar su solicitud de ampliacin de plazo ante el inspector o supervisor, segn
corresponda, siempre que la demora afecte la ruta crtica del programa de ejecucin de obra
vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminacin de la obra. En caso que el
hecho invocado pudiera superar el plazo vigente de ejecucin contractual, la solicitud se
efectuar antes del vencimiento del mismo.
Toda solicitud de ampliacin de plazo debe efectuarse dentro del plazo vigente de
ejecucin de obra, fuera del cual no se admitir las solicitudes de ampliaciones de plazo.
26
Cuando las ampliaciones se sustenten en causales diferentes o de distintas fechas, cada
solicitud de ampliacin de plazo deber tramitarse y ser resuelta independientemente,
siempre que las causales diferentes no correspondan a un mismo periodo de tiempo sea este
parcial o total.
En tanto se trate de causales que no tengan fecha prevista de conclusin, hecho que deber
ser debidamente acreditado y sustentado por el contratista de obra, la Entidad podr otorgar
ampliaciones de plazo parciales, a fin de permitir que los contratistas valoricen los gastos
generales por dicha ampliacin parcial, para cuyo efecto se seguir el procedimiento antes
sealado.
Durante la ejecucin de la obra, el contratista est obligado a cumplir los avances parciales
establecidos en el calendario de avance de obra. En caso de retraso injustificado, cuando el
monto de la valorizacin acumulada ejecutada a una fecha determinada sea menor al
ochenta por ciento (80%) del monto de la valorizacin acumulada programada a dicha
fecha, el inspector o supervisor ordenar al contratista que presente, dentro de los siete (7)
das siguientes, un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos, de modo
que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto, anotando tal hecho en
el cuaderno de obra.
27
Cuando el monto de la valorizacin acumulada ejecutada sea menor al ochenta por ciento
(80%) del monto acumulado programado del nuevo calendario, el inspector o el supervisor
anotar el hecho en el cuaderno de obra e informar a la Entidad. Dicho retraso podr ser
considerado como causal de resolucin del contrato o de intervencin econmica de la
obra, no siendo necesario apercibimiento alguno al contratista de obra.
En los contratos de obra a precios unitarios, los presupuestos adicionales de obra sern
formulados con los precios del contrato y/o precios pactados y los gastos generales fijos y
variables propios del adicional para lo cual deber realizarse el anlisis correspondiente
teniendo como base o referencia los anlisis de los gastos generales del presupuesto
original contratado. Asimismo, debe incluirse la utilidad del presupuesto ofertado y el
Impuesto General a las Ventas correspondiente.
En los contratos de obra a suma alzada, los presupuestos adicionales de obra sern
formulados con los precios del presupuesto referencial ajustados por el factor de relacin
y/o los precios pactados, con los gastos generales fijos y variables del valor referencial
multiplicado por el factor de relacin. Asimismo, debe incluirse la utilidad del valor
referencial multiplicado por el factor de relacin y el Impuesto General a las Ventas
correspondiente.
28
En un plazo no mayor de veinte (20) das siguientes de realizada su designacin, el Comit
de Recepcin, junto con el contratista, proceder a verificar el fiel cumplimiento de lo
establecido en los planos y especificaciones tcnicas y efectuar las pruebas que sean
necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos.
4. Si vencido el cincuenta por ciento (50%) del plazo establecido para la subsanacin, la
Entidad comprueba que no se ha dado inicio a los trabajos correspondientes, salvo
circunstancias justificadas debidamente acreditadas por el contratista, dar por vencido
dicho plazo, sta intervendr y subsanar las observaciones con cargo a las valorizaciones
pendientes de pago o de acuerdo al procedimiento establecido en la directiva que se
apruebe conforme a lo establecido en el tercer prrafo del artculo 206.
5. Todo retraso en la subsanacin de las observaciones que exceda del plazo otorgado, se
considerar como demora para efectos de las penalidades que correspondan y podr dar
lugar a que la Entidad resuelva el contrato por incumplimiento. Las penalidades a que se
29
refiere el presente artculo podrn ser aplicadas hasta el tope sealado en la Ley, el
Reglamento o el contrato, segn corresponda.
6. Est permitida la recepcin parcial de secciones terminadas de las obras, cuando ello se
hubiera previsto expresamente en las Bases, en el contrato o las partes expresamente lo
convengan. La recepcin parcial no exime al contratista del cumplimiento del plazo de
ejecucin; en caso contrario, se le aplicarn las penalidades correspondientes.
30