ORGANIZACIN COMO ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Organizacin es la estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos,

asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia
objetivos comunes.

Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada
grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido
horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION.

Principio de especializacin: Es el principio de la divisin del trabajo necesario para la

eficiencia en la utilizacin de las personas. Consiste en la designacin de tareas especficas a
cada una de las partes de la organizacin.

Principio del tramo de administracin: En cada posicin administrativa existe un lmite al

nmero de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el nmero exacto
depende de la labor que se realice.

Principio escalar: Cuanto ms clara es la posicin que ocupa un cargo dentro de la estructura
organizacional, ms claras son las lneas de autoridad, responsabilidad y comunicacin. En otras
palabras este principio se refiere a las posiciones que ocupan los cargos y por lo tanto muestra
las relaciones de dependencia.

Principio de unidad de mando: Una persona debe recibir rdenes de un solo superior. Es el
principio de la autoridad nica.

Principio de unidad de direccin: Principio segn el cual cada grupo de actividades que tienen
un mismo objetivo, deben tener un solo jefe y un solo plan.

Principio de autoridad: Es la facultad de que est investida una persona dentro de una
organizacin para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus colaboradores.

DEPARTAMENTALIZACIN

Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con

base en su similitud.

De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms

usuales son:

1.- Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades
anlogas segn su funcin primordial para lograr la especializacin y, con ello una mayor
eficiencia del personal.

2.- Por productos: Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin de

diversas lneas de productos. La departamentalizacin se hace con base en un producto o
grupo de productos relacionados entre s.
3.- Geogrfica o por territorios: Proporciona un instrumento lgico y eficiente cuando las
unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados fsicamente, y/o cuando el
tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y est disperso en reas muy
grandes.

4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos
compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los
almacenes, aunque puede tambin utilizarse con base en determinados mercados.

5.-Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado
puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas,
econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo
especial del mismo o porque el proceso lo requiera.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas

caractersticas de cmo se va a organizar, tiene la funcin principal de establecer autoridad,
jerarqua, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las
actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita
establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos,
mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

La estructura es la base fundamental de la empresa donde se realiza las divisiones de las

actividades para formar departamentos y posteriormente definir la autoridad con la finalidad de
alcanzar los objetivos pero tambin todo lo que surge de manera espontnea de la interaccin
entre los integrantes. Tomando en cuenta estas dos vertientes la estructura se divide
principalmente en estructura formal e informal.

ORGANIZACIN INFORMAL

Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que

ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen
entre s como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos

informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las

personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. Surge a partir de las
relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para el desempeo de los
cargos.

La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido
planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por
tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal.

ORGANIZACIN FORMAL

Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e

integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que
manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel.

Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de

organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.

La organizacin formal puede ser lineal, funcional o lineal-staff

Organizacin Lineal

Es la estructura ms simple y ms antigua, est basada en la organizacin de los antiguos

ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval.

Caractersticas De La Organizacin Lineal

- Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquizacin de la

autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos), muy
defendida por Fayol en su teora clsica de la administracin.
-Tiene Lneas formales de comunicacin, nicamente se comunican los rganos o cargos entre
s a travs de las lneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo.

-Centralizar las decisiones, une al rgano o cargo subordinado con su superior, y as

sucesivamente hasta la cpula de la organizacin

-Posee configuracin piramidal a medida que se eleva la jerrquica disminuye el nmero de

cargos u rganos.

Ventajas De La Organizacin Lineal-

- Estructura sencilla y de fcil comprensin.

-Delimitacin ntida y clara de las responsabilidades de los rganos o cargos involucrados.

-Facilidad de implantacin.

-Estabilidad considerable.

-Es el tipo de organizacin ms indicado para pequeas empresas.

Desventajas De La Organizacin Lineal

-La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la

inflexibilidad de la organizacin lineal.

-No se responde de manera adecuada a los cambios rpidos y constantes de la sociedad

moderna.

-Est basada en la direccin nica y directa, puede volverse autoritaria.

-Enfatiza en la funcin de jefatura y de mando y la exagera, pues supone la existencia de

jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.

-La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada (la
organizacin lineal impide la especializacin).

-A medida que la empresa crece, la organizacin lineal conduce inevitablemente a la

congestin, en especial en los niveles altos de la organizacin.

Campos de Aplicacin de la Organizacin Lineal

-Cuando la organizacin es pequea y no requiere ejecutivos especialistas en tareas

altamente tcnicas.

-Cuando la organizacin est comenzando su desarrollo.

-Cuando las tareas llevadas a cabo por la organizacin estn estandarizadas, son rutinarias
y tienen pocas modificaciones

-Cuando la organizacin tiene vida corta y la rapidez en la ejecucin del trabajo se hace ms
importante que la calidad del mismo.

-Cuando la organizacin juzga ms interesante invertir en consultora externa u obtener

servicios externos, que establecer rganos internos de asesora.

Organizacin Funcional

Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la

especializacin de las funciones para cada tarea
Caractersticas De La Organizacin Funcional

-Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningn

superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.

-Lnea directa de comunicacin: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible
en las comunicaciones entre los diferentes niveles.

-Descentralizacin de las decisiones: las decisiones se delegan a los rganos o cargos

especializados.

-nfasis en la especializacin: especializacin de todos los rganos a cargo.

Ventajas De La Organizacin Funcional

-Mxima especializacin.

-Comunicacin directa ms rpida

-Cada rgano realiza nicamente su actividad especfica.

Desventajas De La Organizacin Funcional

-Prdida de la autoridad de mando: la exigencia de obediencia y la imposicin de disciplina,

aspectos tpicos de la organizacin lineal, no son lo fundamental en la organizacin
funcional.

-Subordinacin mltiple: si la organizacin funcional tiene problemas en la delegacin de la

autoridad, tambin los presenta en la delimitacin de las responsabilidades.

-Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los diversos rganos o cargos
son especializados en determinas actividades, tienden a imponer a la organizacin su punto
de vista y su enfoque.

-Tendencia a la tensin y a los conflictos en la organizacin: la rivalidad y la competencia,

unidas a la prdida de visin de conjunto de la organizacin pueden conducir a divergencias
y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagnicos creando conflictos entre los
especialistas.

-Confusin en cuanto a los objetivos: puesto que la organizacin funcional exige la

subordinacin mltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a quien informar de un
problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades de orientacin y confusin
en cuanto a los objetivos que deben alcanzar.

Campo De Aplicacin De La Organizacin Funcional

-Cuando la organizacin por ser pequea, tiene un equipo de especialistas bien

compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y est orientado hacia objetivos
comunes muy bien establecidos y definidos.

-Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, la organizacin delega durante

un perodo determinado autoridad funcional a algn rgano especializado.

5. Organizacin De Tipo Lnea-Staff

Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de

aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas
formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva.
Caractersticas De La Organizacin Lnea-Staff
Fusin de la estructura lineal con la estructura funcional, cada rgano responde ante un solo y
nico rgano superior; es el principio de la autoridad nica.

El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones

toman la decisin final con base en aquella recomendaciones. Aquel no puede obligar a los
dems rganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad
de lnea, sino de staff, es decir, de asesora y prestacin de servicios especializados.

Coexistencia de las lneas formales de comunicacin con las lneas directas de

comunicacin, se produce una conciliacin de las lneas formales de comunicacin entre
superiores y subordinados.

Separacin entre rganos operacionales (ejecutivos), y rganos de apoyo (asesora), la

organizacin lnea-staff representan un modelo de organizacin en el cual los rganos
especializados y grupos de especialistas aconsejan a los jefes de lnea respecto de algunos
aspectos de sus actividades.

Jerarqua versus especializacin, la jerarqua (lnea) asegura el mando y la disciplina, mientras

la especializacin (staff) provee los servicios de consultora y de asesora.

Ventajas De La Organizacin Lnea-Staff

-Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad nica.

-Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los rganos de staff.

Desventajas de la organizacin lnea- staff.

La organizacin lnea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las

ventajas que ofrece. El asesor de staff es generalmente un tcnico con preparacin
profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la prctica. El asesor generalmente
tiene mejor formacin acadmica, pero menor experiencia. El personal de lnea puede
sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para
aumentar su prestigio y posicin.

Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad inmediata por los resultados

de los planes que presenta.

Dado que la asesora representa costos elevados para la empresa, el personal de lnea
siempre se preocupa por los resultados financieros de la contribucin del staff a las
operaciones de la empresa, lo cual conduce a que los asesores presentan muchos planes e
ideas para justificar su costo. Ese conflicto puede ser daino cuando provoca acciones
negativas o de sabotaje, pero tambin puede ser muy til.

Dificultad en la obtencin y el mantenimiento del equilibrio dinmico entre la lnea y staff.

Campo De Aplicacin De La Organizacin Lnea-Staff

La organizacin lnea-staff ha sido la forma de organizacin ms ampliamente aplicada y

utilizada en todo el mundo hasta los momentos.
 ORGANIGRAMAS
Representacin grfica de la estructura de una empresa o una institucin, en la cual se
muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la funcin de cada una de ellas, as como
de las personas que trabajan en las mismas. Por su distribucin grfica se clasifican en:

Verticales: Son los organigramas ms usados y comunes dentro de las organizaciones, son de
fcil construccin y se estructuran de arriba hacia abajo, encabezando la persona de mayor
jerarqua en la empresa.

Horizontales: Se forman de izquierda a derecha, la persona de mayor jerarqua se encuentra

en la parte de izquierda y los dems niveles hacia la derecha.

Mixtos: Este organigrama mezcla tanto al organigrama horizontal y vertical. Es mayormente

utilizado para empresas que tiene un gran nmero de divisiones en la base organizacional. A
continuacin en la figura 8 se muestra un ejemplo.
De bloque: son derivados de los verticales perite que los ltimos noveles jerrquicos aparezcan
a continuacin en la figura 9 se muestra su estructura.

Circulares: La persona o unidad de mayor jerarqua se encuentra en el centro y tambin est

formado por crculos y cada circulo representa el nivel jerrquico equivale a mayor jerarqua los
que se encuentran del centro hacia afuera. En la figura 10 se muestra este grfico.