Gua prctica de procesos

Qu debo capturar y en que orden

Conoce en que consiste cada mdulo del sistema

Interrelacin entre mdulos

Qu funciones me ayudan a eficientar mi sistema

Qu reportes puedo generar en mi sistema

Base de datos abierta

Preguntas y respuestas ms comunes de Aspel-SAE

Preguntas generales de los sistemas Aspel

Para los Compas de

- by AspelMio Enero 2010 -

Qu es Aspel-SAE ?

Concepto
Es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la
realizacin de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A travs de diferentes procesos la informacin
se actualiza "en lnea", es decir, la informacin de los catlogos se mantiene "al da" en todo momento, evitndose la
duplicidad en la captura de informacin.

Por ejemplo:

Infinidad de operaciones en tu empresa se resuelven de manera inmediata!

Aspel-SAE 4.6 provee herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin
eficientes: comprobantes fiscales digitales (factura electrnica), campaas de ventas y seguimiento de clientes (funciones
CRM), exportacin de informacin a dispositivos mviles (Informacin mvil), publicacin de informacin en Internet
(Infoweb), recepcin de pagos con tarjetas bancarias a travs de Internet, entre otras.
 Si tus clientes ms importantes establecen el uso de facturas
electrnicas como requisito para la operacin...
...con slo configurar algunos parmetros del sistema tu
organizacin se encontrar generando y enviando
comprobantes fiscales digitales que se apegan a todas las
regulaciones establecidas, en una forma sencilla y
transparente.

Si necesitas desarrollar estrategias que impulsen las ventas ... con las funciones de CRM de Aspel-SAE puedes crear
de tu negocio... campaas dirigidas a tus clientes o prospectos para generar
mayores oportunidades de venta de tus productos, adems
de permitirte coordinar una excelente atencin a tus clientes.

Si requieres poner a disposicin de los vendedores los
estados de cuenta de los clientes que visitarn en el da...
Si buscas agilizar la comunicacin con algunos de tus
clientes, poniendo a su disposicin listas de precios y hojas
tcnicas, para que ellos los puedan consultar cuando lo
requieran...
... tus ejecutivos pueden exportar a sus dispositivos mviles
los estados de cuenta de sus clientes y prcticamente toda la
informacin que tenga el cliente en su Expediente.
... puedes contratar el servicio de Infoweb y crear un espacio
en Internet en el que publiques consultas, estadsticas y
reportes de Aspel-SAE, as como cualquier tipo de
documento. De esta forma, slo los clientes que autorices
podrn revisar esa informacin cuando lo necesiten.

Si quieres extender el alcance de tu organizacin a travs de ... con Aspel-SAE y Aspel-SAE Comercio Electrnico puedes
una tienda virtual, sin que ello signifique un costo importante construir una Tienda Virtual que exhiba, promocione y venda
para tu empresa ni que complique la operacin de la misma... los productos y servicios de tu empresa los 365 das del ao.

Aspel-SAE tambin permite generar reportes, estadsticas y grficas de alto nivel. Es posible exportar la informacin a diversos
formatos, cuenta con enlaces dinmicos con hojas de clculo y opera con base de datos abierta. Asimismo, interacta con los
dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de procesos.

Temas relacionados
Caractersticas y beneficios
Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel
Gua prctica de procesos
Interrelacin de mdulos
Mdulos del sistema
Los siguientes puntos son algunas de las ventajas que obtendrs en el manejo de tu proceso administrativo con Aspel-
SAE.

Multimoneda

En el catlogo de monedas, se permite definir hasta 99 monedas diferentes, para lo cual debe estar activo el
parmetro de Multimoneda en los Parmetros generales .
Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de las monedas definidas en dicho
catlogo.
Puedes definir la moneda base, de manera que no sea pesos necesariamente, sino que pueda ser Dlares,
Quetzales, Francos, etc.
Se podr obtener en algunas consultas y reportes, informacin sobre los movimientos de CxP y/o CxC registrados
en una moneda diferente a la moneda Base.
Puedes realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las CxP y CxC. para determinar de manera automtica la
ganancia o prdida que se origina por las variaciones en los tipos de cambio.

Pedimentos aduanales

Es posible Grabar informacin de pedimentos aduanales para cada producto: No. de pedimento, Fecha y Aduana
por la que ingresar la mercanca, a fin de controlar los productos importados.

Puedes incluir en las etiquetas de identificacin de los productos (Cdigo de barras), la informacin anteriormente
mencionada.

Desde los mdulos de Compras, Facturas e Inventarios se realizan las afectaciones al catlogo de pedimentos.

Lotes de productos

Puedes manejar Informacin de lotes de productos, a saber: No. de lote y fecha de caducidad.

Puedes imprimir etiquetas de identificacin de los productos que contengan esta informacin.

El sistema emite los reportes de pedimentos, lotes y de productos caducos.

Polticas

Las polticas de descuento incluyen la Aplicacin de la poltica hasta cierto nmero de unidades; es decir, puedes
 definir hasta qu nmero de artculos vendidos se aplicar la poltica de descuento (por lo cual, el sistema lleva un
histrico de unidades que se han vendido).

Inventarios

Se cuenta con la opcin de Armado de kits, que te permite agrupar varios productos y/o servicios para conformar
una sola entidad de venta.

Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo: se pueden comprar cajas y vender
piezas o viceversa; la relacin entre las unidades para una correcta aplicacin y control de las existencias se
establece mediante un factor.

Cuentas con la opcin de Inventario fsico, que te permite capturar existencias para obtener comparativos de
existencias reales contra las registradas, para poder realizar los ajustes de manera automtica.

Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelacin de una compra o la devolucin de la
misma, puedes costear al costo real del producto, evitando que el sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el
mismo.

Puedes generar un Catlogo de lneas de productos para una mejor clasificacin de los artculos del inventario,
adems, podrs asignar una cuenta contable para cada lnea. Le puedes dar mantenimiento a este catlogo y
mantener clasificados adecuadamente los productos por lnea, para un mejor aprovechamiento de la base de datos.

Tambin puedes generar los Precios de los productos a partir del costo, aplicndole al producto un porcentaje de
utilidad.

Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los movimientos realizados mediante el
proceso de Traspaso entre almacenes.

Facturacin

Despus de elaborar una factura puedes guardar la Informacin de envo, con datos como: nmero de gua y fecha
de envo, lo que te ayudar a la impresin de la gua de mensajera.

Puedes Apartar productos desde un pedido, manteniendo al producto en el inventario, pero sin poder sacarlo del
mismo.

Puedes Limitar hasta qu fecha se podrn realizar operaciones de venta, de modo que no podrs elaborar
cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones ni cancelaciones con fecha anterior a la indicada.

Puedes Limitar el nmero de partidas por documento en la captura, para que al imprimirlo no exceda de una hoja.

Es posible realizar Devoluciones directas de artculos que se pueden inventariar, para lo cual el sistema solicita el
costo del artculo (para realizar el costeo) y sugiere el costo promedio de dicho artculo.

Al momento de capturar una factura puedes indicar el criterio que se usar para hacer una Divisin de cargos, en el
caso de ventas a plazos; de esta manera, el sistema generar automticamente varias letras por cobrar en lugar de
una sola factura.

Cuentas con el Reporte de pedidos pendientes, que muestra slo los pedidos con esta condicin.

Proveedores
La interfase con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en lnea los saldos
 de las cuentas por cobrar y por pagar, adems Aspel-SAE permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores
para programar y agilizar el registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando as, el proceso
administrativo y evitando los errores de captura.
Clientes

Podrs indicar los datos generales y comerciales de tus clientes, como pueden ser: fecha de ltima venta, vendedor
asignado, das de revisin y pagos de documentos, das de crdito, entre otros. En todos los movimientos de CxC,
puedes indicar el vendedor asociado a la operacin.

Desde este mdulo, si ests trabajando con el servicio de pagos por Internet podrs llevar a cabo la administracin
de dicho servicio, esto mediante los procesos disponibles desde el Men Verifone, que estar disponible al activar el
parmetro de configuracin Pagos por Internet..

Compras

Al momento de elaborar una compra puedes utilizar el mismo criterio que se usa para hacer una divisin de cargos,
mediante la opcin Compras a plazos; de esta manera el sistema genera de manera automtica varias letras por
pagar en lugar de una sola compra.

Base de datos

Base de datos en formato Paradox y posibilidad de uso en formato MS-SQL.

En las ventanas de seleccin de informacin (filtros) principales, cuentas con el Filtro SQL . Por ejemplo, puedes
pedir que se muestren todos los registros que contengan en cualquier parte de sus datos la palabra
GUADALAJARA, y aparecern los datos que cumplan dicha condicin.

Personalizacin de consultas y estadsticas

Puedes Personalizar consultas y estadsticas en todos los mdulos, con la posibilidad de incluir mayor nmero de campos
para la obtencin de informacin a la medida.

Las Consultas y estadsticas personalizadas del sistema estarn asociadas a cada usuario, es decir, la primera vez que un
usuario entre al sistema, por defecto ver las consultas o estadsticas predefinidas por el sistema, pero al momento de
llevar a cabo alguna personalizacin, stas slo sern visualizadas por l.

Personalizacin de filtros

En la opcin de Personalizacin de filtros se incluye el campo de "Nmero de pestaas", en este campo podrs
especificar el nmero de pestaas o folders que se visualizarn en la consulta pudiendo ser hasta 10, adems de la
principal, con el fin de que puedas asociar ms filtros y agilizar con ello la consulta de datos.

En las consultas se podr asignar un Filtro personalizado a la primera pestaa, contando en total con 11 pestaas
o folders para que sean personalizadas segn tus necesidades.

Filtros

En el proceso de filtrado cuentas con el botn SQL que, al tenerlo activo, permitir al sistema construir
automticamente la sentencia SQL que se est usando en ese momento en el filtro, permitiendo incorporar otras
sentencias para delimitar an ms el resultado del filtro.
Procesos diversos

Es posible utilizar tu clave de usuario para la Autorizacin de algunas operaciones, siempre que el perfil de usuario
que tienes asignando as te lo permita.

La Exportacin de datos se puede hacer desde cualquier consulta, para exportar la informacin consultada a
diferentes formatos, entre ellos, el formato HTML, para ser utilizado desde Internet.

Puedes Traducir archivos , a fin de utilizar las bases de datos generadas en versiones anteriores de Aspel-SAE.

Puedes establecer un vnculo con aplicaciones en Windows como Excel, a travs del copiado especial (DDE o
Intercambio Dinmico de Datos).

Cuentas con una Calculadora que podrs usar como sumadora y utilizar los resultados que obtengas de los clculos
realizados, si as lo requieres en las funciones que realices en tu sistema Aspel-SAE.

Acceso al sistema
Para acceder al sistema Aspel-SAE, debers proporcionar el nombre de usuario y la clave correspondiente.
Por omisin se sugiere el nombre del usuario Administrador el cual tiene definida la clave Aspel1, por lo que para
acceder al sistema por primera vez, debers capturar dicha clave de acceso temporal, teclear F8 u oprimir la tecla
ENTER. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el mdulo de perfiles de
usuarios, por una que slo el administrador conozca.
Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del sistema sin restricciones, de
igual forma es la nica que tiene acceso y uso total de los perfiles de usuarios.

Envo de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora

Desde esta opcin puedes enviar correos electrnicos a los contactos que tenga registrado el cliente o proveedor en
la consulta de contactos.

Envo Masivo de correos

Esta opcin te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas seleccionar tanto a los
clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el mensaje como a sus respectivos contactos.
Adicionalmente podrs anexar a los correos, archivos de reportes y plantillas de Word.

Administrador de reportes
En esta consulta podrs administrar y crear tus propios reportes personalizados con extensin QR2 utilizando el
nuevo diseador de reportes, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir. El
administrador est disponible en el men Reportes de cada uno de los mdulos del sistema, en l encontrars los
principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con extensin .FTO
mediante el editor de formatos Aspel.

Editor de formatos
Se incluyen campos y comandos, los cuales podrs utilizar para modificar los formatos predefinidos y obtener
reportes ms completos adecundolos a la medida de tus necesidades, de esta forma podrs explotar al mximo la
informacin almacenada en Aspel-SAE.
 Generacin y Reinstalacin de respaldos
Aspel-SAE cuenta con una interfase para la generacin y reinstalacin de respaldos, la cual te permite respaldar de
manera rpida y sencilla todos los archivos que maneja el sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de
configuracin, entre otros. La generacin del respaldo se realizar por empresa, con excepcin de ciertos archivos
que son de uso comn para todas las empresas, como son: Infoweb, perfiles de usuarios, archivos de configuracin,
etc., asimismo, este respaldo se podr proteger con contrasea. De igual manera, el proceso de Reinstalacin
identifica automticamente el tipo de informacin respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si
el respaldo fue protegido con contrasea en ese momento se solicitar para iniciar la reinstalacin del respaldo.

Exportacin de consultas a formato Palm

Puedes exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm ,
dicha informacin podr almacenarse y consultarse a travs del programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil
compatible con Palm .

Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0

Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor el cual te permitir traducir
informacin de:
-Parmetros de la empresa
-Archivos de datos
-Perfiles de usuarios

Al realizar este proceso se conservar el formato de base de datos con el que est estructurada la base de la
versin anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel. Si al momento de traducir la base de datos no
existiera alguna tabla o archivo necesario para trabajar con esta versin, este proceso la crear y la estructurar
en el mismo formato de base de datos que se est traduciendo.

Mdulo de Perfiles de usuarios

Todos los sistemas de la lnea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un mdulo de perfiles de
usuarios con interfaz comn, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya
agregado, dicho usuario quedar disponible para todos los sistemas de la lnea, lo nico que debers definir en cada
sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del mismo.

Infoweb: Publicacin de informacin en Internet

El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en todos los sistemas de la lnea Aspel, con el fin de
permitir publicar en Internet la informacin generada en dichos sistemas (consultas, estadsticas y reportes
dependiendo del sistema), as como otros archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser
enviados al sitio web desde los mismos sistemas Aspel.
Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina de Internet previa
contratacin de este servicio en aspel.com , publicando la informacin ms relevante de tu empresa, clasificndola
y/o publicndola segn las reas administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE",
Recursos Humanos "NOI", Produccin "PROD", etc. Esta informacin resultar de gran ayuda para la toma de
decisiones en tu empresa.

Para obtener mayor informacin acerca de cada una de las caractersticas disponibles en Aspel-SAE, te invitamos a
consultar el archivo de ayuda de tu sistema Aspel.
Tema relacionado
Caractersticas sobresalientes por mdulo
Gua prctica de procesos

Qu es

Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos, para que puedas llevar una administracin confiable y efectiva
(no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita):

1. Consulta tu manual de referencia, de modo que conozcas cmo opera tu sistema en trminos generales.

2. Instala Aspel-SAE 4. 6 para empezar a trabajar.

3. Activa tu sistema para asegurar el 100% de funcionalidad.

4. Define los Parmetros de configuracin de tu sistema, los cuales sirven para controlar el funcionamiento general de
Aspel-SAE. Es importante que conozcas la interrelacin de los mdulos, a fin de que lleves una administracin
ordenada.

5. Configura los Perfiles del usuario, para limitar el acceso a funciones importantes del sistema.

6. Si tu sistema estar instalado en una red, debers levantar el Servicio de Licencias Adicionales ubicado en el men
Utileras/Servidor de licencias, para que las estaciones de trabajo puedan trabajar sin problema. Para mayor
informacin, consulta en el archivo de ayuda del sistema el tema Servidor de licencias.
7. Define las Aplicaciones Asociadas , como la calculadora y la hoja de clculo de Windows , que sern de gran
utilidad en tu operacin.

8. Configura tu barra de herramientas , para activar con un botn las funciones ms importantes.

9. Activa el Modo alterno de Captura , para acelerar la captura de datos.

10. Clasifica tu informacin de acuerdo a las necesidades del giro de tu negocio, lo cual te brindar innumerables
beneficios para obtener el mximo provecho de tu informacin.

11. Conoce el Control de Archivos , que te permite revisar el estado de tu base de datos y poder corregir daos en caso
de una falla elctrica en tu computadora.

12. Aprende a Respaldar tus Datos y a reinstalar tu respaldo en caso necesario.

13. Asigna las Cuentas contables maestras , a travs de las cuales podrs realizar la interfase con Aspel-COI.

Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE

Caractersticas sobresalientes por mdulo

Mdulo de clientes y cuentas por cobrar

Administrador de clientes con funciones CRM

El Administrador se encargar de integrar y organizar todas las actividades y/o
elementos involucrados en una relacin comercial, de tal forma que puedas tener muy a
la mano informacin que te permita tomar decisiones acertadas. Con el Administrador
podrs obtener informacin diversa de un cliente, clasificndola en varios conceptos:
ventas, cobranza, seguimiento, telemarketing, etc. Este mdulo es una herramienta muy
poderosa para automatizar el control de los servicios al cliente (ofertas, campaas, citas
de venta, etc.), aumentar la informacin sobre los clientes (productos que ms compran,
das de compra, etc.), fomentar la retencin de los clientes (fidelidad gracias a un buen
servicio), y optimizar las acciones de mercadotecnia (definicin de campaas y
seguimiento de ventas), entre otras.

En este Administrador se integran los principales procesos que por su naturaleza estn
involucrados directamente en una actividad comercial, es decir, desde aqu podrs dar
de alta clientes, emitir facturas y otros documentos, registrar pagos, programar citas,
consultar el expediente del cliente, crear campaas de venta, realizar el manejo de
actividades, medios de contacto, entre otros. Esto agilizar el trabajo, teniendo a la mano
todos los procesos sin necesidad de acceder de manera individual a cada uno.

Expediente del cliente

En esta consulta se concentra toda la informacin generada por un cliente en particular,
en ella se puede obtener informacin detallada y de gran ayuda para el seguimiento de
actividades, lo que contribuye a otorgar un buen servicio al cliente y a su vez supervisar
los puntos de control para evitar retrasos de pagos o entrega de mercancas.

Mediante el Expediente del cliente tendrs a la mano informacin: General del cliente
(datos histricos de venta, datos de ventas, etc.), De saldos (Estado de cuenta general y
detallado, antigedad de saldos, etc.), De ventas (Productos apartados y ms vendidos,
etc.), Citas y contactos, etc.
Catlogo de Campaas
En este catlogo podrs dar de alta las diferentes campaas que se planearn para los
clientes, las campaas pueden ser definidas para concretar ventas, llevar un seguimiento
de ventas, de cobranza, etc.

Para dar de alta una campaa, es recomendable que primero definas desde el catlogo
correspondiente las actividades y resultados que se manejarn en dicha campaa para
su relacin y desenvolvimiento. Este es el orden recomendado, pero, no es estricto, es
decir, se puede agregar la campaa y hasta el seguimiento de la misma agregar las
actividades y resultados que se relacionarn con dicha campaa.
ejemplo:

Tipo de campaa: Seguimiento al cliente

Con esto podemos observar las actividades programadas para una campaa, sus
resultados y las actividades que a su vez pueden generar otros resultados y as
sucesivamente. Adicionalmente para las actividades se les podr programar el nmero de
das de realizacin y la prioridad.

Bitcora de movimientos
Desde el administrador de clientes podrs realizar un seguimiento de las actividades, y en
la bitcora de movimientos podrs obtener el detalle de dicho seguimiento para cada una
de las campaas. Por cada movimiento realizado, se genera un registro, de tal forma que
se pueden consultar cada una de las actividades y el da en que fueron realizadas, as
como el usuario que las realiz facilitando as la supervisin del desenvolvimiento de la
campaa. Los movimientos que puedes revisar en esta bitcora son: todos los
documentos de ventas, movimientos de cuentas por cobrar, modificaciones a algunos
datos del cliente como: lmite de crdito, descuento, das de crdito y status del cliente:
activo o suspendido, entre otros.
Consulta de contactos
En esta consulta podrs dar de alta y administrar todos los contactos o personas que
estn asociados a un cliente en particular. Adems de los datos de localizacin, es decir,
direccin, telfono y correo electrnico, cada contacto se clasifica con un tipo especfico,
que puede ser: compras, ventas, administracin, cobranza, etc., lo que permite
establecer una comunicacin adecuada de acuerdo con el tipo de contacto y facilitar el
envo de correos electrnicos en Aspel-SAE.

Existen dos formas o modalidades de operacin para la consulta:

Sin establecer interfase con Microsoft Outlook

Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook

Sin establecer interfase con Microsoft Outlook

Podrs dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la informacin
necesaria para agilizar el envo de correos electrnicos con la informacin de las
principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora. La
opcin para envo de correos estar disponible en las principales consultas del sistema.

Estableciendo interfase con Microsoft Outlook

Gracias a la interfase con Microsoft Outlook , la cual habilitas en los parmetros de
configuracin, podrs asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos
previamente registrados desde Outlook , igualmente podrs dar de alta un contacto de
Outlook desde la consulta de contactos de Aspel-SAE. Para una mejor integracin
entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook
podrs incluir informacin especfica de Aspel-SAE, es decir, informacin del cliente o
vendedor, etc.

Esta interfase slo funciona a partir de la versin 2000 de Microsoft Outlook o superior.

Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Cobrar

Puedes configurar Aspel-SAE para que al generar movimientos de cuentas por cobrar,
stos tengan asociado un folio, previa configuracin de este manejo en los parmetros
del sistema; se incluyen tambin aquellos registrados desde la ventana de recepcin de
pagos y aplicacin de anticipos. La incorporacin del control del folio para movimientos
de cuentas por cobrar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligacin
de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos a facturas con parcialidades.

Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual podrs dar de alta, modificar y

consultar movimientos de Cuentas por Cobrar generados con folios.
 Manejo de zonas y fletes
En este catlogo puedes definir las diferentes reas geogrficas (regin o zona), en las
que trabaja tu empresa para el envo de mercanca, as, los clientes podrn tener
asociada una zona de entrega en particular. Tambin, ser posible asignar a cada zona
de 3er nivel un monto de flete con su porcentaje de impuesto, de tal forma que, al
elaborar documentos de venta se sugiera el monto del flete e impuesto definidos para la
zona que tenga asociada cada cliente.

Manejo de fletes con frmulas

Al dar de alta una zona puedes definir frmulas para calcular el monto del flete que le
corresponder a dicha zona, esto mediante la utilizacin de algunas variables
predefinidas, tales como: peso, volumen y monto las cuales sern de utilidad para armar
las frmulas.

Mdulo de Facturas

Emisin de Comprobantes fiscales digitales (Factura electrnica)

Previa configuracin en los parmetros del sistema, podrs expedir comprobantes
fiscales digitales ya que Aspel-SAE est diseado para que fcil y rpidamente puedas
empezar a emitir facturas electrnicas. Cabe mencionar que para que el sistema pueda
ser configurado, es necesario proporcionar las rutas donde se ubican los certificados y
folios digitales que debieron ser tramitados previamente ante el Servicio de
Administracin Tributaria (SAT), (y as obtener la autorizacin para la emisin de
comprobantes fiscales digitales). As, al momento de dar de alta una venta utilizando los
folios digitales, se generar una factura electrnica con todas las especificaciones
establecidas por el SAT y, de igual forma, podrs generar las devoluciones de las
facturas electrnicas emitidas.

Reporte mensual al SAT

Los contribuyentes que opten por emitir facturas electrnicas, debern enviar un reporte
mensual al SAT que contenga un resumen de las facturas que emitieron a sus clientes,
este reporte te permitir cumplir con dicha disposicin. Una vez generado, deber ser
validado y codificado por la aplicacin SICOFI, para su envo posterior al SAT va
Internet.
 Posibilidad de modificar el precio de venta al facturar
Controla el cambio de los precios de venta de los productos al momento de efectuar un
documento de venta, ya sea factura, remisin, pedido, etc., mediante la definicin de un
perfil de usuario con derechos para realizar esta operacin. Al momento de realizar el
cambio de precio, se solicitar una clave la cual deber corresponder a la de la persona
autorizada por el administrador para realizar dicho cambio.

Modificacin de pedidos y cotizaciones

Aspel-SAE permite que los Pedidos y Cotizaciones sean modificables despus de
haber sido grabados, esta operacin podr realizarse en documentos que no hayan sido
cancelados o enlazados a otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que
levantan pedidos de facturacin que son alterados con frecuencia o bien porque an no
est cerrada la venta.

Mdulo de Inventarios

Clave alterna para el alta de productos

Al dar de alta un producto dentro del inventario podrs asignarle una clave adicional a la
clave principal, sta se denomina clave alterna y sirve para indicar algo en especfico del
producto, es decir, podr ser el cdigo de barras, o un cdigo proporcionado por el
proveedor.

La clave alterna podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al

inventario, de tal forma que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que
pertenece, cambiando en automtico dicha clave por la clave principal del producto.
Cabe mencionar que para todas las dems operaciones, se seguir utilizando la clave
principal.

Definicin de Grupo de productos

De manera similar al alta de kits, podrs dar de alta un Grupo de productos, es decir, un
producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un artculo, tomando
en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, grosores, tamaos etc. Esta
agrupacin te permitir en un slo paso dar de alta para un producto todas su
combinaciones, pudiendo combinar hasta dos elementos o caractersticas (previa
configuracin de los nombres para dichos elementos en los parmetros de configuracin
de Aspel-SAE).

Cuando se realizan las compras o ventas de grupos de productos, se presenta una

ventana de captura especial con la que es muy sencillo seleccionar los artculos de
inters de entre todos los productos que conforman el grupo.

Lnea de productos para grupos de productos

 Previo al alta de grupo de productos, debers dar de alta las lneas que te permitirn
obtener o armar las distintas combinaciones de un producto, para ello accede al catlogo
de lneas y realiza lo siguiente:

Al dar de alta una lnea selecciona el campo Aplicar manejo de grupos y

subproductos.

Define la estructura de la clave para el producto modelo o grupo y la longitud

para los 2 subgrupos a manejar segn sea el caso.

Da de alta los subgrupos o elementos con los que se armarn las distintas
combinaciones del producto.
Las lneas tambin las podrs dar de alta, desde la ventana de alta de productos.

Consulta de grupos de productos

Cuentas con un catlogo de grupos de productos, en el cual podrs consultar todos los
productos modelo registrados con sus respectivos subproductos o combinaciones, y para
un mayor anlisis en esta consulta se puede llegar a los siguientes niveles de detalle,
agrupacin por lnea de productos, por productos y por grupos de productos.

Tipos de costeo
Podrs manejar varios tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio e Identificado.

Manejo de folios en los movimientos de Inventarios

Al generar movimientos al inventario stos se podrn identificar mediante un folio, el cual
servir para control interno, este folio ser numrico y secuencial y se asignar de
manera automtica para todos los movimientos registrados desde cualquier mdulo:
compras, ventas, incluyendo los movimientos registrados en el mdulo de inventarios. En
la consulta de folios de movimientos al inventario se podrn revisar por nmero de folio,
todos los movimientos al inventario registrados

Histrico de nmeros de serie

Desde la consulta de nmeros de serie, podrs obtener un historial detallado de todos
los movimientos relacionados con el nmero de serie, detallndose informacin relevante
del mismo como: Tipo de movimiento involucrado, estatus del nmero de serie e
informacin de las entradas y salidas del producto (Documento / fecha).

En el historial del nmero de serie, podrs identificar con base al ltimo movimiento
aplicado el estado del nmero de serie, es decir, si est disponible, no disponible,
defectuoso, vendido, etc. Tambin desde los mdulos relacionados (compras, facturas,
movimientos, etc.) se registra un tipo de movimiento, para que posteriormente puedas
darle seguimiento al desplazamiento de dicho nmero de serie.
El sistema te permite dar de alta un nmero de serie diferente y nico para cada
producto.

Mdulo de Proveedores y Cuentas por Pagar

 Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Pagar
Puedes configurar el sistema para que al generar movimientos de cuentas por pagar,
stos tengan asociado un folio, previa configuracin de dicho manejo en los parmetros
del sistema. Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual puedes dar de alta,
modificar y consultar movimientos de cuentas por pagar generados con folios.
La incorporacin del control del folio para movimientos de cuentas por pagar facilita el
cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligacin de emitir documentos fiscales
foliados al efectuar pagos de parcialidades. Este manejo se sugiere para los
movimientos de tipo abono con referencia

Manejo de Zonas
Catlogo de zonas donde puedes definir las diferentes reas geogrficas (regin o
zona), en las que se ubican los proveedores. As, desde el alta de proveedores se
podr asociar a stos una zona de entrega en particular.

Mdulo de Compras

Captura nica de Lotes y Pedimentos en compras

Al dar de alta recepciones de compra que involucren productos configurados para
manejar lotes y/o pedimentos, se podr especificar desde la primer partida capturada
para dichos productos, que la informacin proporcionada para stos se conserve para la
captura de los dems productos, esto tomando en cuenta que es muy probable que los
productos de un mismo lote o pedimento se capturen en una misma entrada, agilizando
as la captura de los mismos.

Cambios en rdenes de compra

Aspel-SAE permite modificar las Ordenes de Compra mientras los documentos no sean
cancelados o enlazados a otros documentos, lo anterior por aquellas empresas que
levantan rdenes de compra que son alterados con frecuencia o bien porque an no est
cerrada la venta.

Asociacin de archivos a las recepciones de compra (Digitalizacin de la

administracin)

Mediante la opcin: Documentos asociados que est disponible desde la consulta de

recepciones, podrs asociar a un documento de compra uno o varios archivos de
diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se
almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea
necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores
para llevar un ptimo control.
Lo nuevo de la versin 4.6

Antecedentes

Esta versin permite administrar y controlar los cambios fiscales relacionados con la ley del Impuesto al Valor Agregado
(IVA), los cuales entran en vigor a partir del 1 de enero del 2010.

Los cambios fiscales que impactan a Aspel-SAE son:

El cambio de la tasa del IVA la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del pas (Tasa de IVA
fronterizo) y del 16% para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general).

La definicin de que las contraprestaciones cobradas con posterioridad al 1 de enero del 2010 que correspondan a
actos o actividades realizados con anterioridad a dicha fecha, pagarn el impuesto a la tasa del 16% y 11% segn se
trate.

La posibilidad de que dichos actos o actividades graven a las tasas del 15% o 10%, segn se trate, siempre y
cuando las contraprestaciones correspondientes se paguen del 1 al 10 de enero de 2010.

Consideraciones de trabajo por la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010

Cambios Generales del sistema

La solucin dentro del sistema consiste en lo siguiente:

Los procesos de Alta de movimientos de CxC y CxP y la ventana de Recepcin de pagos, permitirn revisar los
montos actuales (sin ajustes de IVA) as como el nuevo saldo con el ajuste de IVA, de los documentos generados en
el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010.

Se podr imprimir desde CxC un comprobante por cada movimiento foliado tipo Abono, desglosando el IVA cobrado
en este movimiento.

Se incluye la herramienta Ajuste de saldos por reforma fiscal, con la cual se pueden generar movimientos de ajuste
de las CxC y CxP que se vean impactadas por el cobro/pago con la nueva tasa de IVA. El concepto de ajuste es
elegido por el usuario y con l se pueden identificar las diferencias originadas por el incremento de impuesto.

Cambios en los reportes de Pagos a facturas y Abonos a compras, para que reflejen el reclculo de IVA en el caso
de facturas de 2009 que recibieron pagos posteriores al 10 de enero del 2010.

Nuevos reportes: Proyeccin de saldos por reforma CxC y Proyeccin de saldos por reforma CxP que permitirn
revisar el saldo actual de cada documento generado en el 2009 y el saldo real ajustado a las nuevas tasas de IVA,
considerando que se pagarn con posterioridad al 10 de enero del 2010.

Esquema de Impuestos

Cuando se instale una Base de Datos nueva, los esquemas de impuestos estarn actualizados con la tasa del IVA
 (Impuesto4) al 16%. Cuando la Base de Datos sea traducida, los esquemas de impuestos se traducen tal cul estn
definidos en la versin anterior y debers actualizar dichos esquemas con los nuevos porcentajes.

Parmetros del sistema

Se incorpora un nuevo parmetro denominado Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP , para que el sistema
opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por
pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los
documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parmetro por omisin est inhabilitado y se tendr la
opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema o desde el mdulo de Configuracin / Parmetros generales.

Configuracin / Parmetros generales

Aviso de reforma fiscal

Procesos, ventanas o reportes que sufren modificaciones por la aplicacin del parmetro Aplicar Reforma Fiscal
2010:

Recepcin de pagos con ajuste de IVA

En la ventana de recepcin de pagos, al elegir el documento a pagar se sugerir el saldo ajustado con el incremento en la
tasa de IVA del documento cuando se den las siguientes condiciones:

Cuando el documento a saldar es anterior al 31 de diciembre del 2009, y

La fecha del abono es posterior al 10 de Enero del 2010.

Recepcin de pagos con ajuste de IVA

Alta de movimientos de CxC y CxP

Al registrar un movimiento se tomar en cuenta la fecha de las operaciones, de modo que si el movimiento es un abono
con referencia a un documento generado en 2009 o anterior, y la fecha del abono es posterior al 10 de Enero de 2010,
entonces se realizar un reclculo del saldo del documento considerando el incremento del 1% al IVA, mismo que se
sugerir como monto del movimiento. Se puede visualizar en pantalla el saldo original del documento y el saldo ajustado
con Reforma Fiscal 2010.

Alta de movimientos de CxP

Alta de movimientos de CxC

Importante
Los movimientos que el sistema automticamente controla para la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010, son nicamente
los que se generan a travs del alta de CxC o CxP y Recepcin de Pagos de CxC.

Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarn con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de
devoluciones directas podrs indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de
documentos de 2009 con pagos en 2010, debers realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que
correspondan tanto en CxC, CxP y en la DIOT.

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal

Esta nueva herramienta est disponible tanto para CxC como para CxP y se puede ejecutar para un cliente o proveedor en
particular o de forma masiva.

El proceso de ajuste se realiza de la siguiente forma:

 El sistema identifica los abonos realizados despus del 10 de Enero del 2010 y cuya referencia son documentos tipo
Factura o Compra generados en el 2009 o antes.

Se debe indicar un Nmero de concepto para realizar el ajuste (se recomienda dar de alta un concepto en especfico
para estos movimientos).

El proceso genera un cargo con referencia al mismo documento por el monto de la diferencia del impuesto
correspondiente entre el documento y el abono realizado.

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP

Operaciones con terceros

El reporte de Operaciones con terceros presenta las siguientes opciones:

Se permite seleccionar la opcin Aplicar reforma fiscal 2010 para indicar que los pagos realizados despus del
10 de Enero de 2010 a documentos del 2009 (o anteriores) se presenten con el impacto del incremento de IVA. Por
ejemplo , un documento con IVA del 15% cuyo saldo sea de 1,150.00 y tenga aplicado un pago de 580.00 pesos, el
reporte presentar 80.00 pesos por concepto de IVA del 16%.", ya que para que en el reporte se visualice un monto
de 80 para IVA el monto de pago debe ser 580.

Se agregan nuevos filtros de IVA para poder visualizar los datos de los pagos a documentos por las diferentes tasas
de IVA: 15 16% para el IVA General y 10 u 11% para el IVA fronterizo. Tambin es posible indicar que se
consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA.

Operaciones con Terceros (DIOT)

Reportes

Administrador de reportes

Se adiciona un nuevo grupo denominado Reforma fiscal 2010 , en el cual se incluyen dos nuevos reportes:
Proyeccin de saldos con reforma, uno para CxC y otro para CxP. Estos reportes presentan por cliente o proveedor
los documentos generados en 2009 que an tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecucin del reporte
el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, segn les corresponda.

Reporte de Proyeccin de saldos por Reforma Fiscal CxP

Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma Fiscal CxC

Reportes modificados

Reporte de Ccobro.fto

Se modifica el reporte Ccobro.fto el cual incluir informacin de los pagos que aplicaron la nueva tasa del IVA. Este
reporte est disponible desde el Administrador de reportes/ Estado de cuenta detallado / Comprobante de ingresos
o desde el tema de Alta de movimientos de CxC al imprimir el movimiento.

Pagos a facturas con ajuste de IVA

Se incorpora al filtro de este reporte una nueva opcin para poder indicar si se desea hacer el reclculo del IVA a
los abonos que cumplen las condiciones de la Reforma Fiscal 2010 o no. Es decir, se puede indicar si deseas
recalcular el IVA (al 16% u 11%) de los movimientos tipo abono realizados despus del 10 de enero de 2010 a
documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos.
 Reporte pagos a facturas

Abonos a compras con ajuste de IVA

Presenta una modificacin similar al reporte de pagos a facturas, donde se incluye un campo para seleccionar si se
desea aplicar la Reforma Fiscal 2010 o no, esto indicar si deseas recalcular el IVA con el incremento (16% u 11%)
a los movimientos tipo abono realizados despus del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o
si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos.

Reporte de abonos a compras

Lo nuevo de la versin 4.5

Esta versin contiene las siguientes implementaciones:

Complementos para comprobantes fiscales digitales

Antecedentes

De acuerdo con el Anexo 20 de la Resolucin Miscelnea para 2008, dentro de la estructura de los Comprobantes
Fiscales Digitales se contempla un nodo opcional denominado Complemento, en el cual se puede incluir
informacin de uso fiscal relativa a determinado tipo de organizaciones.

Tanto el contenido del nodo Complemento como la regla que determina su incorporacin en la cadena original de
los CFDs, es establecido y difundido por el Servicio de Administracin Tributaria a travs de resoluciones
particulares a un sector o actividad especfica. Hasta el momento, el SAT ha publicado lo correspondiente para
siete sectores, entre los que se encuentran:

Sector de ventas al Detalle ("Detallistas")

Impuestos Locales
Compra de ventas de "Divisas"
Donativos "Donatarias"

Es de resaltar que an cuando el nodo Complemento no tiene carcter obligatorio, s cuenta con un estndar
fiscal aprobado y publicado por el SAT con el fin de proporcionar a los contribuyentes una forma ms eficiente para
el procesamiento de la informacin.

Cmo adicionar el nodo Complemento a los CFD en SAE

El procedimiento a seguir para incorporar en Aspel-SAE el nodo Complemento en los CFDs es el mismo que se
usa para aadir el nodo Addenda, es decir, a travs de la lectura de Plantillas de addendas, mismas que sern
Plantillas de addendas y/o complementos. Estas plantillas son archivos de texto con extensin XML cuyo
contenido define la estructura e informacin que se incluir como Addenda y/o como Complemento en los CFDs
que se emitan a un determinado cliente. Para ms detalle, revisar en el archivo de ayuda el tema: Uso del addenda
dentro de Aspel-SAE .

Especificaciones por Mdulo o proceso

 Clientes/Alta o Adicional al uso de una addenda, ahora se podr anexar dentro del mismo archivo
modificacin addenda clave del (cliente+.xml D-clave del cliente.xml) el uso de complementos, tanto
para facturas como para devoluciones.

Se podr configurar un namespace que incluya dentro del mismo la referencia al

complemento que se desea implementar.

Importante : Para el caso en que ya se utilicen addendas para los clientes, el

complemento detallista se deber incorporar o definir dentro de dicho archivo.

Facturas/Devoluciones Al momento de generar un documento CFD desde el mdulo de facturas, ahora este
documento se generar tomando en cuenta el complemento asociado al cliente para la
factura o devolucin.

Facturacin /Reportes Los reportes correspondientes contendrn ahora dentro de la cadena original, la
informacin relacionada a los complementos.

Visor de El visor de comprobantes utilizar el nuevo clculo de la cadena original que contempla
comprobantes el uso de los complementos.
digitales

Consideraciones especiales

Dado que el nodo Complemento es de uso fiscal y que su contenido es reglamentado por la autoridad, es
necesario que las Plantillas de complementos cumplan con la estructura establecida en el estndar publicado por
el SAT, lo que es indispensable para la adecuada conformacin de la cadena original y del sello digital del CFD.

El estndar, la secuencia para integrar la cadena original y las reglas de uso de los nodos Complemento
disponibles, estn publicados en el sitio de Comprobantes Fiscales Digitales dentro del portal del SAT
www.sat.gob.mx. Conforme la autoridad libere complementos aplicables a Aspel-SAE, publicaremos en nuestra
pgina de Internet (aspel.com) las Plantillas generales correspondientes, mismas que se podrn tomar como base
para personalizarlas y utilizarlas de acuerdo a las necesidades de tu empresa.

Pagos con tarjeta de crdito y/o dbito

Con esta opcin es posible recibir pagos con tarjetas de crdito o dbito de tus clientes, ya que Aspel-SAE a partir
de 4.5.permite la activacin de servicios de comunicacin con Terminales de Punto de Venta (TPV) que gestionan
estas transacciones con instituciones bancarias. Es importante sealar que no es necesario contar con una lnea
telefnica dedicada para efectuar el cobro, lo que se requiere es una conexin a Internet para realizar estas
transacciones de forma segura y confiable.

Verifica los servicios disponibles en nuestra pgina aspel.com

Para mayor informacin consulta el tema: Pagos por Internet

Temas relacionados

Lo nuevo de la 4.0
Interrelacin entre mdulos

Qu es
A travs de la integracin del sistema, el ciclo de compra-venta se controla de manera completa:

Esencial
Esta interrelacin de mdulos puede ser modificada para operar sin afectar algunos mdulos, permitindote despus
actualizar tu informacin. Dirgete a los siguiente tema para conocer ms acerca de esta forma de operacin: Parmetros
generales y Actualizacin de Archivos.

Tema Relacionado
Conoce en que consiste cada mdulo del sistema
Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Dnde obtener ayuda ?

Manejo
A continuacin se describen los documentos o fuentes de informacin en los que te podrs apoyar para el uso del sistema.

Manual de referencia. El objetivo de este manual es proporcionar un panorama general del sistema, orientndote en los
procesos bsicos para iniciar de manera rpida y fcil la operacin con Aspel-SAE. Este manual es una gua de referencia
rpida que contiene informacin general de los procesos que puedes realizar con Aspel-SAE, y se detallan ampliamente
slo los temas relacionados con la instalacin, activacin y configuracin del sistema

Si necesitas informacin ms especfica acerca del funcionamiento de los diferentes procesos, campos, mensajes de
advertencia, ejemplos, etc, te recomendamos ampliamente revisar el archivo de ayuda electrnica en lnea disponible en
el sistema.

Manual del usuario . Es un manual electrnico disponible en formato PDF que contiene informacin detallada de cada
uno de los procesos del sistema. Sin embargo, por el tiempo que se necesita para la elaboracin de este archivo, ste
podra no tener la explicacin de ciertos puntos incluidos al sistema de ltimo momento, por lo que te recomendamos
consultar tambin la informacin del ayuda electrnica en lnea ya que se encuentra ms actualizada. De esta forma para
cualquier duda sobre el funcionamiento del sistema puedes consultar ambas fuentes y as complementar la informacin.

Ayuda electrnica. Puedes activar y consultar el archivo de ayuda interactivo en cualquier momento y en cualquier
mdulo del cual necesites informacin, con slo presionar la tecla <F1> o el botn de ayuda que se encuentra en cada
uno de los mdulos y consultas del sistema. El contenido del ayuda explica a detalle todas las caractersticas de los
campos de captura y funciones de los diferentes mdulos, as como las restricciones o notas importantes sobre la
operacin del sistema. Es importante tomar en cuenta que en el ayuda electrnica encontrars adems las
consideraciones sobre los ltimos cambios o actualizaciones que el sistema haya tenido de ltimo minuto.

Si tienes alguna duda que no pueda resolver la documentacin que te proporciona tu sistema Aspel, visita nuestra pgina
en Internet, en la que encontrars respuesta a las preguntas ms comunes:
aspel.com .

http://www.aspel.com.mx/servicios.html
Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel

Qu es

P uedes utilizar la informacin generada en tu proceso de compra-venta y contabilizarla en el sistema Aspel-COI, as como
emitir los pagos a tus proveedores en Aspel-BANCO.

La interfase que puedes tener con los sistemas Aspel facilitar la integracin de los procesos administrativos contribuyendo
a la disminucin de errores y tiempo de recaptura de la informacin. Prcticamente Aspel-SAE genera, enva y recibe
informacin de todos los sistemas de la lnea Aspel, la interfase se realiza de la siguiente manera:

Interfase con el sistema Aspel-PROD versin 2.0 superior

Utiliza y actualiza el catlogo de inventarios de Aspel-SAE, ste provee los subensambles y materias primas para formar
las hojas de costos del producto terminado. Aspel-PROD, registra en lnea las entradas y salidas de materia prima, as
como todas las afectaciones, entre ellas, nmeros de serie y lotes de productos.

Interfase con el sistema Aspel-COI versin 5.0 superior

Tendrs la posibilidad de realizar la integracin o interfase en lnea con Aspel-COI 5.0 o superior, es decir, al momento de
generar las plizas ya no slo se podrn registrar va archivo, sino que tambin podrn afectar directamente la base de
datos. Adicionalmente, ser posible generar plizas tanto de ventas como de compras detalladas por cliente, documento e
impuesto.

Interfase con el sistema Aspel-CAJA versin 2.0 superior

Aspel-SAE enva a Aspel-CAJA el catlogo de clientes y productos para su uso, mismos datos que se afectarn por las
ventas realzadas en los puntos de venta.

Nota: Para conocer cmo se lleva a cabo cada una de estas interfases, dirgete a los procesos que las explican con
mayor detalle en sus respectivas ayudas electrnicas.

Para mayor informacin de estos productos, consulta la pgina de Internet aspel.com o comuncate con tu distribuidor
mas cercano.

Ver:
Interfase Aspel-COI
Interfase Aspel-BANCO

Notas
A partir de la versin 5.0 de COI y SAE 4.0, esta integracin o interfase se realizar en lnea, es decir, se afectar
directamente la contabilidad de tu empresa.

Recuerda que los sistemas Aspel-PROD y Aspel-CAJA toman la informacin generada en Aspel-SAE, facilitndote una
administracin completa. Para mayor informacin de estos productos, dirgete a la Pgina Aspel o comuncate con tu
distribuidor.

Temas relacionados
Caractersticas y beneficios
Gua prctica de procesos
Interrelacin de mdulos
Mdulos del sistema
Parmetros generales
Ir a otros mdulos
Servicio de Actualizacin en lnea de los sistemas Aspel

Manejo
Aspel actualizacin en lnea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualizacin de los sistemas Aspel va
Internet. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del
sistema desde el cual se solicit el proceso.

Caractersticas
Aspel-AL muestra en su pgina los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar va Internet.
Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalacin anterior del sistema (ltimo
reinstalable) en la ruta especificada en el mdulo de configuracin del programa Aspel-AL.
Recuerda que Aspel-AL slo podr actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versin que se tiene
instalada, es decir, si la versin instalada corresponde a NOI 3.5, entonces Aspel-AL te actualizar al ltimo
reinstalable disponible para dicha versin, pero no te actualizar a la ltima versin del reinstalable de la versin 4.0
si hubiera uno disponible. Desde Aspel-AL podrs revisar el nmero de versin del sistema que tienes instalado y si
ya fue actualizado con algn reinstalable.

Beneficios
Medio por el cual puedes actualizar un sistema de la lnea Aspel va Internet, con slo un clic desde la comodidad de tu
casa u oficina.

Consideraciones
No todas las versiones de los productos Aspel estn preparadas para realizar una actualizacin en lnea, solamente
a partir de los siguientes sistemas: SAE 3.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5, COI 4.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio
Electrnico 1.5 versiones posteriores.
Slo podrs actualizar un sistema de una misma versin, es decir, si el sistema que instalaste es Aspel-COI versin
4.0, Aspel-AL actualizar al ltimo reinstalable disponible en el ftp para dicha versin, por lo que despus de ejecutar
el proceso visualizars el nmero de reinstalable al que te actualizaste, por ejemplo: Aspel-COI 4.0 reinstalable 1,
pero por este medio no podrs actualizarte a una versin diferente de la 4.0, siguiendo el ejemplo no podrs
actualizarte a la siguiente versin de COI.

Para ms informacin, Consulta el ayuda electrnica desde Aspel-AL, el cual se encuentra en la ruta: Men Ayuda /

Servicio de actualizacin en lnea/ Botn o selecciona la tecla de funcin "F1" dentro de la ventana de Aspel-AL.
S@E Comercio Electrnico

Qu es

Es un sistema que traslada al ambiente de Internet los Catlogos de Inventarios, Clientes y Polticas Comerciales
registrados Aspel-SAE, construyendo una Tienda Virtual en unos cuantos minutos para exhibir y promocionar los productos
y servicios de su empresa.

Para mayor informacin vistanos en la pgina de Internet: http://www.aspel.com

Consideraciones para trabajar con Windows Vista

-SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede
infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solicita constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es
un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que en versiones
anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel
debers tomar en cuenta lo siguiente:

Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic
derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que
obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente.
Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los
productos instalados y muestre el mensaje:

"No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin".

Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario
Windows :

Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala.

Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la
conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto
es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin
"ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el
querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al
momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura".

Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de
usuario de Windows :

Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias.
Debers Aceptarla.

Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la
conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.
Consideraciones de trabajo por la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010

Documentos del 2009 o anteriores que se cobran o pagan a partir del 11 de enero de 2010

Caso 1. Se cobra al cliente el monto del incremento de la tasa de IVA

Registro de Pagos de documentos del 2009 (CxC y CxP)

- Los movimientos que el sistema automticamente controla por Reforma son nicamente los que se generan a travs del
alta de movimientos de CxP y CxC, as como Recepcin de Pagos de CxC.

- A partir del 11 de enero de 2010 es muy importante que los pagos que se apliquen a documentos del 2009 o anteriores se
registren a la nueva tasa de IVA, ya que de no hacerlo as, el sistema requerir que se ejecute ms de una vez el proceso
de ajuste por Reforma.

- Los movimientos que se generan desde Aplicacin de Anticipos se registran con la tasa original del documento. Por lo
tanto, no se recomienda su uso para documentos del 2009 que se paguen despus del 10 de enero de 2010.
- En el caso de documentos en moneda extranjera se debe considerar lo siguiente:

a) Para documentos del 2009 que se paguen despus del 10 de enero de 2010, en la ventana de alta de
movimientos de CxC, CxP y Recepcin de Pagos, el monto de pago que se sugiere considera el tipo de cambio del
Catlogo de Monedas y el ajuste por reforma. Si se modifica el tipo de cambio en esta ventana, el sistema recalcula
el monto con base en el nuevo tipo de cambio y el ajuste por reforma que le corresponda. (De manera informativa,
en la parte inferior de la ventana se mantendr la sugerencia inicial del sistema).

b) El Reporte de Proyeccin de saldos muestra los montos en moneda base considerando el tipo de cambio del
documento.

Reporte de Proyeccin de saldos por Reforma Fiscal CxP

Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma Fiscal CxC

c) Es necesario realizar primero el Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 y despus el proceso de Ajuste
Cambiario para obtener la prdida o ganancia cambiaria correcta.

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP

Devoluciones de Compras y Facturas

Las devoluciones se realizan con la tasa de impuesto del documento original. En el caso de las devoluciones de
documentos de 2009 con pagos en 2010, es necesario realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que
correspondan tanto en CxC, CxP y en la Declaracin de Operaciones con Terceros.

Interfase Aspel-BANCO / Aspel- SAE

Para la realizacin de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda
generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y
proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase.

Consideraciones con CxP

El proceso Interfase Banco genera movimientos considerando la tasa de IVA original del documento, por lo que en
caso de documentos del 2009, dichos montos no tendrn el ajuste por el incremento de IVA del 1%. Para estos
 casos se recomienda generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma y registrar directamente en Aspel-
BANCO los pagos con los montos actualizados.

Consideraciones con CxC

Cuando se tiene interfase con Aspel-Banco, al consultar los documentos pendientes de pago del cliente, el saldo
que se presenta corresponde a la tasa de IVA con la que se registr el documento. Para aquellos movimientos que
se elaboraron en 2009 y se pagan despus del 10 de enero del 2010, el saldo de estos documentos no contienen el
incremento del 1% de IVA. Por lo tanto, se recomienda que en SAE se genere el Reporte de Proyeccin de Saldos
por Reforma y registrar en Aspel-BANCO los movimientos de pago con los montos actualizados.

Interfase Aspel-CAJA / Aspel-SAE

Para la realizacin de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda
generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y
proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase.

Interfase Aspel-SAE / Aspel- COI

En caso de que se requieran visualizar las afectaciones en Clientes y Proveedores del Ajuste de IVA por Reforma, se
debe generar la pliza de CxC o CxP filtrada "Por Concepto", indicando el nmero de concepto asignado al ajuste.

Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010

Caso 2. La empresa absorbe el monto del incremento de la tasa de IVA

Si tu empresa va a absorber el incremento de la tasa de IVA de los documentos de 2009 que se van a pagar a partir del 11
de enero de 2010, la autoridad solicita elaborar una nota de crdito para disminuir el precio de los productos (sin
considerar el IVA) y un comprobante Complementario con prcticamente TODO el contenido de una factura por un
monto igual al del total de la factura expedida en 2009 (considerando los precios disminuidos y la nueva tasa de IVA)*. Con
la finalidad de evitar mayor operacin administrativa para el control de este tipo de casos, se recomienda emitir una nota de
crdito por el total de la factura original y refacturar los productos y/o servicios involucrados con la tasa vigente en el 2010
de IVA, aplicndoles un descuento por producto que haga corresponder el total de la nueva factura con el total de la factura
original.
En el caso de los productos que gravan al 15 %, el descuento debe ser del 0.862% y de los que gravan al 10% del
0.9009%.

Se sugiere consultar aspel.com en la seccin de Soporte Tcnico para conocer ms recomendaciones sobre el tema.)

*Consultar detalles en el Art. 3. de la TERCERA Resolucin de modificaciones a la Resolucin Miscelnea Fiscal

para 2009.

Tema relacionado

Lo nuevo
Modalidades de operacin del sistema

Antecedentes
Al instalar el sistema adquieres derechos de uso para un usuario y podrs una vez activado el sistema, modificar la razn
social de la empresa. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su
instalacin, posterior a este perodo, el sistema deber ser activado para que pueda seguir siendo utilizado (con el 100%
de funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema.

Activacin del sistema

Modalidad Demostrativa

Inicialmente se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, por lo que si deseas
utilizarlo como versin demostrativa, Aspel te proporciona 30 das de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de
operacin tiene algunas restricciones tales como:

1. Solamente podrs trabajar con una empresa y no se permite modificar la razn social de la misma.
2. Al concluir los 30 das del perodo de evaluacin (o en el momento que lo decidas), podrs activar el sistema en
modalidad Tradicional o Normal, Renta, Demo-Educativa o de Uso interno, esto dependiendo del nmero de serie
adquirido, ya que si no ha sido activado operar en la modalidad de solo lectura.
3. Es importante considerar que para la versin Demostrativa NO podrs utilizar Aspel-SAE en Red hasta que se active el
sistema.

Modalidad de solo lectura

Cuando el plazo de evaluacin de 30 das otorgado por Aspel para la activacin del sistema haya concluido y an no se
haya realizado la activacin del mismo, ste dejar de funcionar al 100%, es decir, podrs acceder al sistema para
consultar tu informacin pero no podrs registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema.

En este modo se despliega el Asistente de activacin para dar la posibilidad de activar el sistema.

Modalidad Tradicional o Normal

Cuando adquieres un sistema Aspel, ste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el nmero de serie
del sistema y el cdigo de activacin correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema.

En este modo no existen restricciones y es posible hacer uso de todas las caractersticas del sistema. Despus de
activarlo podrs agregar hasta 99 empresas y podrs modificar la razn social de las mismas.

Al instalar el programa se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, una vez activado,
para re-activaciones posteriores (semestrales) se contar con 30 das de perodo de gracia para realizar este proceso.
Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, despus de los 30 das de gracia el sistema
ya no podr operar con el 100% de la funcionalidad.

Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios
adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina aspel.com para su activacin posterior en el
Asistente de Activacin del sistema. Recuerda que para este tipo de instalacin, debes asegurarte que la computadora
donde se instal el sistema realice funciones de servidor en la red.

Para conocer cules son las modalidades de licencias adicionales que puedes adquirir, revisa el tema : Actualizacin y
enlace de usuarios Adicionales

Modalidad Renta

Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de
renta, esto mediante la contratacin previa de este servicio por un perodo determinado de tiempo en aspel.com.

Al instalar el sistema se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del programa, una vez activado
ser necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operacin y para realizar este
proceso en Aspel-SAE se contar con 15 das de perodo de gracia contados a partir del da de calendario que
corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activacin por Internet del programa o al de la ltima validacin de uso
del mismo.

Para las versiones en Renta, el nmero de serie y el cdigo de activacin son indispensables para la activacin del
sistema, sern proporcionados va correo electrnico o en la pgina de aspel.com al llevar a cabo la contratacin del
servicio de renta. Si necesitas acceder al sistema simultneamente con ms de 1 usuario, debers adquirir los usuarios
adicionales que requieras en aspel.com , o al momento de contratar el servicio de renta. Posteriormente debers realizar
la activacin del sistema para que el nuevo nmero de usuarios se actualice.

El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere de la modalidad Tradicional o Normal.
De igual
forma en ambas modalidades podrs controlar la administracin de tu negocio.

Modalidad Demo-Educativa

Esta modalidad del sistema requiere activacin y validacin de uso sin conexin a Internet, solamente podrs trabajar con
una empresa y no se permite modificar la razn social de la empresa. Tiene limitada la fecha de operacin del sistema,
slo permitiendo registrar operaciones del 1 de Enero del 2007 al 29 de Febrero de 2009.

Modalidad de Uso interno (para distribuidores)

Posee caractersticas similares a la modalidad demostrativa ya que podrs trabajar con una empresa y una vez activado el
sistema con la razn social del distribuidor no ser posible modificar este dato. Requiere de activacin y validacin de uso.
Esta versin es para ser usada por distribuidores autorizados por Aspel y permite enlazar licencias de usuarios adicionales.
Observaciones

Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una Validacin de uso mensual o semestral
(segn la modalidad adquirida) a partir de su Activacin.

Al igual que la Activacin , la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene
instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Asistente para la activacin del sistema

Es indispensable que la instalacin y Activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, donde el
sistema se utilizar.

Temas relacionados
Proceso de activacin
Asistente para la activacin del sistema
Validacin y reactivacin de un sistema
Revisa cuntos usuarios tienes permitidos
Requerimiento de equipo

Procesador Intel Pentium de 1Ghz o superior*

512 MB de RAM*
340 MB de espacio libre en disco duro
Monitor Super VGA (800x600) o superior
Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista, 2008 7

* Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las
recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado.

* Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el
nmero de empresas a operar en el mismo servidor.

Redes que soporta el sistema

Redes que soporta el sistema

Microsoft
Novell
Netware

Cualquiera compatible con las anteriores. Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito
que los equipos tengan 512MB de RAM como mnimo. Asimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el
mismo en todas las computadoras, que se trabaje en una red de rea local (LAN) con cableado estructurado y con tarjetas
de red a una velocidad mnima de 100 Mbps.

Requerimiento de equipo
Directorio de Archivos Comunes (DAC)

Manejo
Las versiones de los sistemas Aspel (a partir de las versiones de NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0), crean una carpeta de
Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que
comparten todos los sistemas de la lnea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso
comn , tales como: Aspel-Actualizacin en Lnea, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, as como otros documentos
de uso comn entre los sistemas Aspel, entre otros.

Esta capeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin
puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalacin del sistema.

Este directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que con este directorio te
aseguras que todos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, as como el uso
del mdulo de perfiles del usuario o la aplicacin Infoweb, etc, asegurando que el trabajo en red sea completo.
El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:

Aspel-AL
Infoweb.

Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin:

Archivos de perfiles de usuario

Archivos de informacin de los sistemas instalados.
Archivos con recursos de imgenes Aspel
Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo.
El archivo empresa
Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.

El directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalacin bajo el siguiente esquema:
Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu PC
El directorio se crear si:
1. Existen algunos programas que deberan ir dentro de l, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones
anteriores del instalador, esta aplicacin se copiaba en un directorio especfico.
2. No hay ningn producto Aspel instalado.
En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.
Si ya existe un directorio de archivos comunes
Se realizar un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos
Comunes existente.

Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizar lo siguiente:

1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes.

2. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se instal el
directorio es la que por omisin sugiere el proceso de instalacin, la ruta ser: C\Archivos de programa / Archivos
Comunes / Aspel.
3. El programa verifica que las versiones o fechas de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de
Archivos Comunes sean mayores o iguales, si no, procede a actualizarlas.
4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes del instalador
sea diferente a la encontrada en la ruta destino.
Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel en lugar de crear un nuevo
directorio por cada producto Aspel que se instale.
Temas relacionados
Estructura del directorio de archivos comunes
Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes
Gua para la instalacin en RED
Gua para la instalacin en RED

A) REDES MICROSOFT
En el servidor
En las Estaciones de Trabajo

B) REDES NOVELL
En el servidor
En las Estaciones de Trabajo

REDES MICROSOFT.

En el servidor:
1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows
98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se
alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red.
2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones Compartir/Permisos y Seguridad todos los
permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total(lectura y escritura) a cada una de las
cuentas de usuario de Windows que accedern al sistema o slo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos
usuarios. Adicionalmente marcar el parmetro
Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto para que los permisos se
apliquen a todas las subcarpetas.
3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por
ejemplo O:\.
4. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor".
5. Para el directorio de instalacin del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la
ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3.
6. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la
seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta
donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR.
7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, utilizando un nmero de serie que tenga Licencia para
Usuarios Adicionales.
8. Finalmente debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio
de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As
mismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se
est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo.

Importante
Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisin, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel
en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente:
a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los
Archivos Comunes Aspel.
b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de
configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de
archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a
los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente.
c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se
reinicializar para cargar la nueva configuracin.
d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red.

En las Estaciones de Trabajo:

1. Crea la misma unidad virtual que se registr en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de

2.

3.
 1.
Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows.
2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de
trabajo".
3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de
instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1.
4. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR
que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel.

Importante
Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es
decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:
a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estacin de trabajo anteriormente sugerido.
b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de
configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de
archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a
los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente.
c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se
reinicializar para cargar la nueva configuracin.
REDES NOVELL.

En el servidor:
1. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor".
2. Para el directorio de instalacin del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor
o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel).
3. Para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red
Novell (si el directorio no existe el instalador lo generar). Este directorio contendr los Archivos Comunes Aspel que
son necesarios para poder trabajar con este tipo de red.
4. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la
seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta
donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3.
5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, recuerda que preferentemente al nmero de serie que
indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder
concurrentemente al sistema
6. Debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de
Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor.
Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel"
se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo.
7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contrasea con el que accedes a la red Novell y que utilizaste
para instalar el sistema.
8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario
acceder a la opcin Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios:
a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel
b. Activa el men flotante y selecciona la opcin: "Propiedades"
c. En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado
en el paso 7 con el que se realiz la instalacin del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura -
escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez)
d. Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios.
e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuracin aplique.
De esta forma garantizars que el sistema Aspel-SAE funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios
adicionales puedan acceder concurrentemente.
Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la
sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-SAE y/o los Archivos
Comunes Aspel se encuentran instalados.

En las Estaciones de Trabajo:

1.

2.
 1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de
trabajo".
2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de
instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos
Comunes Aspel que instal el servidor.
3. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR
que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell.

Importante
Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el
instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:

En el servidor:
a) Accede al sistema a la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del
Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin
Crear un nuevo directorio de archivos comunes, despus indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar
la ruta o seleccionarla mediante el botn examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la crear, posteriormente oprime
siguiente.
b) Al concluir el proceso de creacin de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para
cargar la nueva configuracin.

En las estaciones de trabajo:

a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar
el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar
otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el
servidor creo o instal los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente.
b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se
reinicializar para cargar la nueva configuracin.

Temas relacionados
Procedimiento de instalacin
Procedimiento de instalacin

Antecedentes

Manejo El sistema por omisin se instala en modalidad de 1 usuario y podrs dar de alta hasta 99 empresas. En caso de requerir qu
programa sea utilizado simultneamente por ms de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, debers adq
licencias de usuarios adicionales as como instalar el sistema en una computadora que realice las funciones de servidor de la
de cmputo donde operar el mismo.
La adquisicin de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir, si se trata de
versin en renta o de una versin tradicional.

Caractersticas del Sistema por Modalidad

Pasos de la Instalacin

Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la

opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de tu sistema Aspel-SAE.

Es importante mencionar que ahora no se solicitar el Nmero de serie y Cdigo de activacin para
realizar la instalacin del sistema, posteriormente desde el Asistente de Activacin del sistema se
solicitarn dichos datos.

Activacin del sistema

Mensaje de El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia
bienvenida de uso, tendrs que aceptarlo para poder continuar con la instalacin del programa.

Seleccin del Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes:
tipo de 1. Local o servidor. Utiliza esta opcin si:
instalacin Gua para la instalacin en RED
El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o,
El sistema se utilizar en una red y el equipo donde ests instalando ser el servidor. Este tipo de
instalacin te permitir operar la PC como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados
como estaciones trabajo, validarn su acceso al sistema a travs de dicho servidor. Tomando en
cuenta que en dicho servidor hay que realizar la activacin de las licencias de usuarios adicionales
que se hayan adquirido.
2. Estacin de trabajo. Selecciona esta opcin si la PC donde ests es una de las terminales
que acceder al sistema en red y ya cuentas con una instalacin del programa en el equipo
servidor.
Nota: Independientemente del tipo de instalacin que se realice (Servidor o Estacin de trabajo), el
sistema se instalar de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisin
nicamente de la informacin a travs de la red.
Esencial Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente:
Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local.
Que el equipo de cmputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Micr
Windows NT, 2000, XP, 2003 superior.
Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Esta
de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).

Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema
encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo en
de las licencias de usuarios adicionales necesarias).

Indicar En este paso debers seleccionar la carpeta en la que el programa instalar los archivos.
Directorio de Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelSAE 4.6 , pero puede ser modificada, utilizand
Instalacin botn Examinar. Con el botn siguiente puedes continuar con el proceso de instalacin.

Directorio de En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisi
Archivos sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botn Examin
Comunes Directorio de Archivos Comunes (DAC)
(DAC)
Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante
tengas presentes las siguientes consideraciones.

Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpet
Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan comp
cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc.
Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Arch
Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando
programa no solicitar esta especificacin.

Es importante aclarar que si ests trabajando en red, es necesario que todas las estaciones de trabajo compartan el mi
directorio de Archivos Comunes. De esta forma te aseguras que todos trabajen con los mismos parmetros de configurac
con la misma base de datos, as como el uso del mdulo de perfiles del usuario o la aplicacin Infoweb, etc, de esta form
aseguras que el trabajo en red sea completo.

Posteriormente, si as lo requieres en el men Utileras de los sistemas Aspel podrs reconfigurar la ruta definida par
Directorio de Archivos Comunes. Para mayor informacin sobre el Asistente de Configuracin del Directorio de Arch
Comunes Aspel, consulta el ayuda electrnica del sistema.

Seleccin del Una vez elegido el tipo de instalacin, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas para Aspel-SAE 4.6
grupo de omisin se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes modificarlo.
programas
Estado de la Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botn Siguiente, el sistema proceder a copiar los archivo
instalacin acuerdo a lo indicado.

Instalacin Los archivos del BDE son instalados durante la instalacin Local o servidor y estacin de trabajo, para ello el sistema gene
de los un subdirectorio con el nombre "BDE", en la misma ubicacin donde se instalar el sistema, se sugiere por omisin la
archivos del C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelSAE 4.6\BDE.
BDE
En este subdirectorio encontrars los drivers nativos, con los que podrs exportar tus bases de datos para utilizarla
formatos: MSSQL ,DB2 , ORACLE , DBASE , etc.

Esta carpeta NO ser creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalacin previa del BDE en otra ruta ( es de
en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizar
drivers necesarios para trabajar.

Bases de datos abiertas

Instalacin del BDE

Fin de la Concluido el proceso, el sistema presentar una ventana que indica el trmino de la instalacin; asimismo pregunta
instalacin deseas revisar la informacin de ltimo momento y abrir el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta informacin relev
sobre el sistema, as como los cambios de ltimo minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatam
una sesin de Aspel-SAE.

Puedes elegir ambas o, en su caso, ninguna. Oprime el botn "Finalizar" y la instalacin se dar por terminada.
Concluida la instalacin, en Windows se crear el grupo de programas correspondiente a Aspel-SAE 4.6 y el i
correspondiente para ejecutar el programa.

Al abrir el sistema automticamente se presentarn las ventanas correspondientes a la activacin del sistema, es dec
Asistente de Activacin.

Activacin del sistema

Modo de mantenimiento
Al instalar tu sistema Aspel tendrs 30 das de evaluacin, si al concluir este periodo no has activado tu sistema (ya sea
en modalidad de renta o tradicional) al ejecutarlo se desplegar una ventana donde se solicitar la activacin del sistema.

Temas relacionados
Acceso al Sistema
Parmetros generales
Datos de la Empresa
Perfiles del Usuario
Activacin del sistema
Gua para la instalacin en Red
Modo de mantenimiento

Manejo
Este modo de manteniendo lo podrs realizar, al ejecutar nuevamente la instalacin del sistema en un equipo donde el
programa ya fue instalado previamente.
Procedimiento de instalacin

Opciones Si el programa de instalacin detecta que ya est instalado Aspel-SAE en la PC (es decir que lo que
disponibles ests realizando es una reinstalacin), se mostrar una ventana donde podrs seleccionar alguna de las
siguientes opciones, segn sea el caso:

Reparar: Esta opcin te permite realizar una reinstalacin del sistema; utiliza esta opcin como una
operacin de mantenimiento o cuando por alguna razn se haya daado algn archivo, por ejemplo:
afectado por algn virus. Al seleccionar el botn "Siguiente" iniciar el proceso de reinstalacin del
sistema.

En caso de que se presente una prdida del archivo empresaw.sae, ser necesario elegir la opcin
"Reparar" para obtener nuevamente dicho archivo

Eliminar: Esta opcin te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botn "Siguiente" se
enviar un mensaje preguntando si deseas eliminar por completo la aplicacin seleccionada con sus
componentes y al confirmar se iniciar el proceso de la desinstalacin, eliminndose todos los
componentes instalados.
Si no se acepta la confirmacin el proceso se cancela presentndose nuevamente la ventana de esta
opcin.

Notas Otra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a travs del servicio: Aspel Actualizacin en lnea (Aspel-AL), el
cual te permitir obtener va Internet la actualizacin a las ltimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con s
lo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Es importante mencionar que Aspel-Al, solamente puede
actualizar los reinstalables disponibles para la misma versin que se tenga instalada.

Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del
sistema desde el cual se solicit el proceso.

Temas relacionados
Aspel-AL
Procedimiento de instalacin
Gua para la instalacin en RED
Acceso al sistema

Manejo Aspel
Para ingresar al sistema ejecuta el programa SAEWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambin
puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas.
Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar varias ventanas antes de iniciar una sesin con el
sistema, el orden en la que aparecern es la siguiente:

Ventana de bienvenida
En seguida de la ejecucin del sistema, se presentar una ventana informativa dndote la bienvenida al sistema Aspel-SAE
que acabas de adquirir. Para continuar debers aceptar la ventana.

Asistente para la activacin del sistema

En dicho Asistente se informa acerca del tiempo lmite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los
das que podrs evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. Si deseas activar el sistema en ese
momento, selecciona la opcin "Activar sistema AHORA ", para activarlo posteriormente selecciona la opcin "Activar
sistema MS TARDE ".
Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo, se desplegar una ventana de
recordatorio para la Activacin. De manera informativa en este Asistente podrs consultar los das que ya han transcurrido
sin la activacin del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de
evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%, siendo posible nicamente acceder para
consultar la informacin registrada.

Asistente para la configuracin de Aspel-SAE

Para cualquier caso de los antes mencionados, posteriormente se desplegar el Asistente para la configuracin de Aspel-
SAE . El objetivo de este asistente es que configures tu empresa y la base de datos con la que vas a trabajar, definiendo
en un solo proceso los parmetros de configuracin, el directorio de trabajo, los perfiles de los usuarios y en caso de ser un
usuario de otra versin realizar la traduccin de datos. Se recomienda ampliamente utilizar este asistente ya que evitars
acceder de manera individual y particular a cada uno de los procesos correspondientes para configurar tu empresa. En
caso de haber decidido no utilizar este asistente, posteriormente el sistema te sugerir crear tu base de datos.

Abrir empresa
Posterior a esta ventana se desplegar la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajars.
Para mayor informacin consulta el tema: Abrir empresa

Instalacin de la base de datos

Slo en el caso de que no hayas utilizado el Asistente de configuracin, el sistema sugerir y/o preguntar si deseas crear
una base de datos.
Para mayor informacin consulta el tema: Instalacin de la Base de Datos.

Este mensaje se desplegar cada vez que inicies una sesin con el sistema siempre y cuando se detecte que todava no
cuentas con un directorio y base de datos de trabajo.

Ventana de sugerencias
Podrs consultar algunos Tips de tu sistema Aspel-SAE. Activar sugerencias

Ventana de aviso de generacin de respaldos

Esta ventana se desplegar dependiendo de lo configurado en la ventana de Periodicidad.

La ventana es la siguiente:

Para mayor informacin consulta el tema: Periodicidad del respaldo .

Aviso de reforma fiscal

Posterior al 1 de Enero de 2010 entrar en vigor la nueva Reforma Fiscal, para que el sistema opere apegndose a las
disposiciones marcadas en dicha Reforma, debers indicarlo, activando el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 ", el
sistema te dar la opcin de indicarlo al iniciar el sistema. Aviso de Reforma Fiscal .

Aviso de procesos fiscales

Al iniciar una sesin con el sistema, este verifica que en la base de datos de trabajo existan las tablas necesarias para los
procesos fiscales, si el sistema verifica que no existen se desplegar el siguiente mensaje:

Al aceptar el mensaje, se ejecutar el proceso de creacin de archivos para la creacin de la o las nuevas tablas. Lo
nuevo/Procesos fiscales .

Observacin
Para accesos posteriores te recomendamos consultar el tema de la ventana en cuestin. Recuerda que el flujo o
desplegado de las ventanas depende de lo que inicialmente hayas configurado o indicado en estas ventanas.

Temas relacionados
Abrir empresa
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Cerrar empresa
Salir
Instalacin de la Base de Datos
Abrir empresa

Acceso
Al iniciar una sesin con el sistema
Mdulo principal / Men Archivos, Abrir empresa

Manejo Aspel
Cuando es la primera vez que accedes al sistema, se desplegarn varias ventanas antes de la ventana de Abrir Empresa
. Para accesos posteriores, tambin depender de los procesos pendientes por realizar, como podemos citar la activacin
del sistema la configuracin de la empresa, etc.

La ventana es la siguiente:

Para acceder al sistema

Si es la primera vez que accedas al sistema, en el campo "Usuario" se sugerir el nombre del usuario "Administrador" y
ste por omisin tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema anotar la clave de acceso temporal
"Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el mdulo de
perfiles del usuario por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede
modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que
slo debe ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y administracin del programa u empresa, esta clave
se conoce como clave maestra de acceso al sistema.
Esta clave maestra o clave del administrador te permitir dar de alta a los distintos usuarios que trabajarn en tu sistema,
definindoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempean dentro de la empresa, es decir, estipular a qu
operaciones del sistema tendrn acceso, teniendo de esta manera un control total de la operacin de tu sistema.
Perfiles del usuario
Registra la clave principal de acceso al sistema

Nota
Para accesos posteriores se mostrar en el campo "Usuario" el nombre del usuario que accedi por ltima vez al
sistema.
Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, debern proporcionar su respectivo nombre de
usuario y la clave que les corresponda para la autorizacin de acceso al sistema.

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Asistente para configurar una empresa
Registra la clave principal de acceso al sistema
Modifica los datos de una empresa
Perfiles del usuario
Alta de la empresa en tu sistema
Instalacin de la Base de Datos
Instalacin de la Base de Datos

Existen varios procesos desde los cuales podrs crear una Base de datos, los procesos son:

Asistente de configuracin de Aspel-SAE

Proceso de Instalacin automtica
Al iniciar una sesin con el sistema
Desde control de archivos
Registra la clave principal de acceso al sistema

Acceso

M en Utileras / Configuracin / Perfiles de usuarios

Qu es
La clave principal, es la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida slo por l. Quien
utilice esta clave, podr ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema sin restriccin alguna.

Tambin puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la seccin en donde es posible limitar el acceso a otros
usuarios a funciones o procesos del sistema que requieran mantenerse inactivas.

Manejo Aspel
El sistema siempre solicitar una clave para acceder a l y slo si proporcionas la clave del administrador podrs acceder
a todos los procesos sin restriccin alguna.

La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la lnea
Aspel que tengas instalados, esta es una caracterstica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario .

Nota
Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador
inmediatamente despus de terminada la instalacin de tu sistema, ya que por omisin tiene definida la clave Aspel1.

Temas relacionados
Perfiles del usuario
Abrir empresa
Activar sugerencias

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Aplicaciones asociadas
Al acceder al sistema

Qu es
Al utilizar esta funcin, cada vez que accedas al sistema, despus de haber seleccionado la empresa a trabajar aparecer
una sugerencia al azar de las que tiene el catlogo de sugerencias, a fin de que pongas en prctica la que gustes y tengas
un mejor manejo del sistema.

Esencial
Puedes avanzar en las sugerencias con los botones de Anterior y Siguiente.
Al marcar la casilla inferior "No volver a mostrar sugerencias" se desactivar esta opcin, pero la podrs reactivar,
desde la ruta indicada en el men.

Acceso al sistema
Aviso de Reforma Fiscal

Acceso
Al acceder al sistema

Qu es

Al iniciar el sistema, se podr indicar si se desea empezar a trabajar aplicando la Reforma fiscal 2010 para el control de las
diferencias de IVA en Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar originadas por el incremento de IVA del 1%", teniendo la
posibilidad de indicarlo en accesos posteriores, o realizarlo desde el mdulo de parmetros del sistema activando el
parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ".

Campos de esta ventana

Campo Observaciones
Aplicar Se incorpora un nuevo parmetro denominado Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP , para que el
Reforma sistema opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de
Fiscal 2010 a cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para
CxC y CxP todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parmetro por defecto est inhabilitado y
se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema.

Si activas este parmetro al iniciar el sistema, el campo "No volver a mostrar este mensaje" se habilitar
automticamente este campo para que en accesos posteriores esta ventana ya no se muestre. De igual
forma al acceder a los parmetros del sistema, observars que el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010
CxC y CxP" se encontrar habilitado. Posteriormente para habilitar o inhabilitar este parmetro, debers
realizarlo desde el Mdulo de configuracin, parmetros del sistema, carpeta generales.

Para mayor informacin de todas las implementaciones realizadas, consulta el tema : Lo nuevo

Nota Importante:

Este parmetro slo contemplar la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010 de manera automtica para los
movimientos de Alta de Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar, as como Recepcin de Pagos. Para la
DIOT y reportes relacionados, se tendr disponible un parmetro para indicar si se desea contemplar la
Reforma Fiscal 2010 en la emisin de la informacin del reporte o NO.

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No volver a Al marcarse esta casilla, al iniciar nuevamente una sesin con el sistema, esta ventana ya no se presentar.
mostrar este
mensaje

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Acceso al sistema
Lo nuevo
Cerrar empresa

Acceso
Men Archivos, Cerrar empresa

Desde la barra de herramientas, con el botn:

Qu es
Esta opcin sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no
cierras el sistema.

Esencial
Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarn exclusivamente a la empresa que elegiste.

Tema relacionado
Cambio de directorio y fecha
Salir

Acceso
Men Archivos, Salir.

Desde la Barra de herramientas, con el botn:

Qu es
Esta opcin te permite terminar definitivamente la sesin con el sistema.

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Abrir empresa
Acceso al sistema
Activacin del sistema

Antecedentes
Como parte de una evolucin en la seguridad de los sistemas, Aspel modific la mecnica para el registro de su lnea de
productos: NOI, COI, SAE, etc. Esta mecnica consiste en lo siguiente:

Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo
operar el sistema sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este periodo, el
sistema deber ser Registrado va Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso
se le denomina Activacin del sistema.

Durante el periodo en el que no se realice la Activacin , el sistema slo operar para una empresa, sin poder
personalizar los datos de la misma y tendr otras limitantes en cuanto a operacin; sin embargo, despus de que hayan
transcurrido los 30 das del periodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de Activacin aunque se podr
acceder al sistema solamente se tendr derecho a consultar informacin
Proceso de activacin
Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios
adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina www.aspel.com.mx para su activacin
posterior desde el Asistente de Activacin del sistema.

Actualizacin y enlace de Sistemas

Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son:

1 Usuario
2 Usuarios
5 Usuarios
10 Usuarios

Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisicin de usuarios adicionales es
un poco diferente, ya que al momento de realizar la contratacin de este servicio en la pgina www.aspel.com.mx podrs
adquirir el nmero de usuarios adicionales que requieras
Pasos Contratacin del servicio de renta para la contratacin del servicio de renta.

Si necesitaras un nmero mayor de empresas, debers adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual se
deber operar de manera independiente al primero, es decir, deber instalarse en equipos diferentes.
Ahora slo existir un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versin normal) del sistema, es
decir, en el proceso de instalacin no habr diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la diferencia radicar en la
forma de activacin, por lo que para ambos casos puedes instalar el sistema y antes del trmino de los 30 das de
evaluacin decidir si lo activas como versin en Renta o versin Normal. Slo debers tomar en cuenta que para activar
una versin en Renta primero debes realizar la contratacin de este servicio en www.aspel.com.mx, y como resultado de
esta operacin te informarn va correo electrnico el Nmero de serie de tu sistema con su correspondiente Cdigo de
activacin .

Adicionalmente a la activacin del sistema, para continuar en operacin las versiones Tradicionales (o Normales)
requieren de una Validacin de uso semestral a partir de su Activacin. Esto significa que seis meses de calendario,
despus de haber realizado el proceso de Activacin , se debe repetir esta operacin para reactivar el sistema. Esta
Validacin de uso consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente de Activacin conectarse va Internet a Aspel
de Mxico para obtener un Archivo de respuesta de validacin y que el sistema pueda continuar en operacin.

Al igual que la Activacin la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene
instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Cuando un sistema no es validado y reactivado
nuevamente al trmino del periodo de gracia se podr tener acceso a l solo en modalidad de lectura,, permitiendo slo la
consulta de la informacin, hasta su activacin.
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Proceso de activacin del sistema
Caractersticas del Sistema por Modalidad
Especificaciones de un producto Aspel en Renta

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Pasos para la contratacin del sistema
Periodo de vigencia
Caractersticas del Sistema por Modalidad
Contratacin del servicio de renta

Manejo

Para contratar el servicio de renta de un programa de la lnea Aspel, debers realizar los siguientes pasos:

Registro en www.aspel.com.mx

Debers registrarte en www.aspel.com.mx y as obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la pgina
www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regstrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina). Al
ingresar a la seccin de registro debers llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente informacin:
Datos de Contacto o Responsable de la empresa , tales como: nombre, correo electrnico, entre otros.
Datos de Facturacin de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, direccin, etc.
Definicin del usuario y contrasea de acceso en Aspel.com . Con esta clave te identificars en
www.aspel.com.mx como usuario registrado.
Es importante considerar que tu contrasea de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx , funcionar como
el Cdigo de activacin del nmero de serie que adquieras para tu sistema en Renta
Seleccin de los productos y/o servicios que deseas contratar.
Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta",
ah debers indicar tu usuario y contrasea.
En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Rentar nuevo sistema Aspel, se
desplegar una ventana tipo asistente que te guiar paso a paso en la contratacin de este servicio, y debers
realizar lo siguiente:
a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el periodo de renta . Entre los periodos de renta que puedes elegir estn:
Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral, el nmero de usuarios depender de tus necesidades, inicialmente se sugiere
la contratacin con un usuario.
b) Firmar electrnicamente el contrato . Debers aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contrasea de
www.aspel.com.mx .
c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar.
Para pagar y activar el servicio, ingresa a la seccin de pago de servicios. Aqu debers especificar la forma de
pago y de envo.
Al concluir el proceso de pago se presentar un mensaje de confirmacin en pantalla y recibirs un correo
electrnico para darte a conocer el Nmero de serie del sistema adquirido con su correspondiente Cdigo de
activacin.

Nota: Estos pasos se reducirn si ya ests previamente registrado en aspel.com

Una vez obtenidos tu Nmero de serie y su Cdigo de activacin, estars en condiciones de activar tu sistema.

Para ms informacin dirgete a la pgina en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activacin del sistema
Periodo de vigencia

Manejo
El periodo de vigencia inicia el da en que por Internet se activa el nmero de serie del sistema y concluye el ltimo da del
periodo contratado en www.aspel.com.mx . La posibilidad de realizar pagos de periodos mayores a un mes slo la podr
determinar Aspel al momento de la contratacin del servicio de Renta, pero independientemente del periodo contratado,
por ejemplo: un periodo trimestral, el sistema requiere de una validacin de uso mensual a partir de su activacin para
continuar en operacin. Esta validacin de uso consiste en establecer comunicacin va Internet con www.aspel.com.mx
el da de calendario que corresponda al de la fecha de activacin en cada uno de los meses comprendidos en el periodo
de vigencia.

Al terminar el tiempo de vigencia debers realizar lo siguiente:

Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente periodo, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx
Realiza el pago por el o los meses que desees.
Ingresa al sistema y realiza el proceso de validacin mensual para el nmero de serie y que de esta forma se
obtenga la clave de renta para el nuevo periodo de vigencia.
Validacin y reactivacin de un sistema
Proceso de activacin del sistema

Qu es
Proceso que se realiza va Internet y que es necesario para habilitar la operacin del sistema en la computadora donde ha
sido instalado. Despus de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 das para activarlo, al terminar dicho plazo si el
proceso de activacin no se ha realizado se suspender el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar nicamente en
modo de solo lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros.
Mientras no se lleve a cabo la activacin, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la
misma, es decir, la razn social utilizada ser: Empresa Invlida.

Manejo
La activacin de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activacin. En trminos generales, el
procedimiento de activacin es el siguiente:

1. Accede al Asistente de Activacin disponible en el men Utileras\Activar sistema y sigue las instrucciones
sugeridas en dicho Asistente.
2. Indica el nmero de serie y el cdigo de activacin de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se
encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el nmero de serie como el
cdigo de activacin sern proporcionados al contratar el servicio de renta en aspel.com.
3. Proporciona los datos de la persona fsica o moral propietaria de la licencia de uso del sistema.
4. Elige la forma en la que activars tu sistema, es decir, en lnea o mediante otro equipo con conexin a Internet,
posterior a esta eleccin se generar con el asistente de activacin un archivo de peticin. En este archivo se
empaca toda la informacin necesaria para la activacin del sistema para su envo a Aspel, entre los datos que se
empacan se encuentran: nmero de serie, cdigo de activacin, datos del cliente, etc.
5. Una vez generado el archivo de peticin de activacin, se realizar la transmisin de ste a travs de Internet al
sitio aspel.com . Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexin a Internet, hay una
opcin en el Asistente de Activacin la cual te permitir generar el archivo de peticin de activacin para
posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexin a Internet) depositndolo en la pgina
www.aspel.com.mx/claves y una vez recibida la respuesta debers ejecutar nuevamente el asistente de
Activacin.

Asistente para la activacin del sistema

Asistente para la activacin del sistema

Acceso
La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado.
Men Utileras / Activar Sistema.

Manejo
Como se mencion anteriormente, la activacin de un sistema consiste en proporcionar a Aspel va Internet el Nmero de
serie y Cdigo de activacin correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema
pueda operar.

Registrar tu sistema no slo te permite activarlo para su uso, sino que adems te acredita como un usuario de software
legal, abrindote puertas a mltiples beneficios:

Soporte tcnico por telfono, Chat, E-mail, etc.,

Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso.

Notas
Es indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecten en la computadora definitiva, es decir, en aquella
donde Aspel-SAE se utilizar.

Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los
das que restan para llevar a cabo la activacin. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente
de activacin.

Actualizacin y enlace de Sistemas

Pasos del asistente:

1. -Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema

2. -Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema

3. -Datos de Registro del Cliente

4. -Peticin de Activacin del Sistema

5. -Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema

6. -Resumen de la informacin

7. -Procesar la solicitud de Activacin del Sistema

8. -Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema

Manejo
En este primer paso del asistente debers indicar la forma en la que deseas realizar la activacin del sistema, las formas
disponibles son:

Activacin del sistema. Utiliza esta opcin para activar el sistema en lnea (con acceso a Internet), o bien por
medio de la pgina Web ( desde otro equipo que tenga acceso a Internet). Si tu computadora no cuenta con
Internet, debers primero generar en un paso posterior (Peticin de activacin del sistema) el archivo de peticin,
para que posteriormente puedas activar el sistema por medio de la opcin Procesar una solicitud de activacin
previa.

Procesar una solicitud de activacin previa. A travs de un equipo de cmputo diferente (cuando la
computadora donde se instal el sistema no cuenta con conexin a Internet), en este caso se tendr que generar
previamente un Archivo de peticin de activacin " para enviarlo a Aspel de Mxico a travs de la pgina
www.aspel.com.mx/claves . Una vez recibida la respuesta, se deber ejecutar nuevamente el Asistente de
Activacin para procesar el Archivo de respuesta de activacin conforme a las instrucciones del mismo asistente y
seleccionar esta opcin.

Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

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Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema

Manejo
En esta parte del asistente debers proporcionar el Nmero de serie y el Cdigo de activacin que para los productos en
su versin tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que
se te entreg al momento de su adquisicin), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarn al
realizar la contratacin del servicio de renta en aspel.com.

En caso de que el Nmero de serie corresponda a una Actualizacin el sistema solicitar adems el Nmero de Serie y
Cdigo de Activacin correspondientes a la versin anterior (es decir, los del sistema que se va a actualizar).Al momento
de activar una serie de actualizacin, si esta ya fue previamente activada al menos una vez, al momento de reactivar tu
sistema se pueden omitir el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la versin anterior.

Es importante considerar que tanto para la activacin de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualizacin de
tu versin debers realizar primero el proceso de Actualizacin y Enlace de sistemas en la pgina
www.aspel.com.mx/enlac e.

Actualizacin y enlace de Sistemas

Al seleccionar la liga Certificado de Autenticidad se mostrar un ejemplo de dicho certificado, en el cual se incluyen
los datos del nmero de serie y cdigo de activacin.

Presiona el botn "Siguiente " para continuar con el Asistente.

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

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Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema
Datos de Registro del Cliente
Peticin de Activacin del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema
Resumen de la informacin
Procesar la solicitud de Activacin del Sistema
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Datos de Registro del Cliente

Manejo
La informacin que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona
Fsica o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema , por lo que la informacin que se indique debe ser
correcta ya que ser enviada a Aspel en donde quedar registrada para referencias futuras.

En este paso se solicitan otros datos que tambin son de carcter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrs
avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activacin del sistema, ya que en este caso el botn
Siguiente estar deshabilitado.

Continuacin. Datos de Registro del cliente

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

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Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema
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Procesar la solicitud de Activacin del Sistema
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Peticin de Activacin del Sistema

Manejo
El asistente te permitir realizar la peticin de dos formas:

Activacin en lnea : Esta opcin enviar en tiempo real la peticin de activacin del sistema a Aspel. Para que esta
operacin se realice debers asegurarte que tu conexin a Internet est activa y que la computadora donde ests
realizando la activacin sea el equipo donde utilizars el sistema.

Al activar el botn Siguiente , se presentar una pgina con el resumen de la informacin proporcionada, para que en
caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activacin del sistema. Resumen de
la informacin

Activar desde otro equipo: Esta opcin permite generar y guardar fsicamente el Archivo de peticin de activacin del
sistema en la ubicacin o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que s cuente con acceso a
Internet se acceda a la pgina www.aspel.com.mx/claves y se deposite este archivo.

En esa misma pgina se obtendr un archivo de respuesta de activacin. Finalmente ser necesario regresar al equipo
donde se instal el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activacin y elegir la opcin Procesar una solicitud de
activacin previa para concluir con la activacin del sistema.

Al activar el botn Siguiente , el paso que se presenta en el asistente es: Nombre de archivo para la solicitud de
Activacin el Sistema .

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

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Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema

Manejo
Esta ventana se presenta cuando la peticin de activacin se realizar desde otro equipo y su funcin consiste en guardar
fsicamente el archivo de peticin de activacin en una ruta; por omisin se sugiere la ruta del Directorio de Archivos
Comunes, (por ejemplo: C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ SAE4.50 ). El
nombre sugerido para el archivo por omisin se arma con el nmero de serie del sistema a activar junto con la terminacin
Reqasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deber depositarse en la pgina www.aspel.com.mx/claves . Al finalizar
el proceso, obtendrs el archivo de respuesta.

P resiona el botn "Siguiente " para continuar con el Asistente.

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Procesar la solicitud de Activacin del Sistema
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Resumen de la informacin

Manejo
En este paso se presenta un resumen de la informacin proporcionada la cual es indispensable para el registro y
activacin del sistema.

Estos datos son empacados y enviados a Aspel, por lo que es importante que los verifiques para que en caso de que
existan datos errneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y proporcionarlos nuevamente.

Si la informacin es correcta, selecciona el botn Activar .

Recuerda que esta ventana se presentar independientemente del tipo de Activacin elegida, es decir, para Activacin
en lnea o para Procesar una solicitud de Activacin previa .

Si el proceso que ests ejecutando es Solicitar archivo de peticin para enviarlo desde otro equipo, en lugar del botn
Activar estar disponible el botn Guardar , selecciona este botn para que el archivo de peticin sea grabado en la
ruta que especificaste en el paso anterior Nombre de archivo para la solicitud de activacin del sistema .

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

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Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema
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Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema
Procesar la solicitud de Activacin del Sistema
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Procesar la solicitud de Activacin del Sistema

Manejo
Esta ventana se despliega nicamente si como forma de activacin se eligi la opcin Procesar una solicitud de
Activacin previa (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella debers indicar el archivo de respuesta que fue
proporcionado en www.aspel.com.mx/claves al enviar el archivo de peticin para la activacin del sistema. Con el
botn Examinar ubica el archivo de respuesta

Para continuar con la activacin oprime el botn Siguiente .Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente
ser: Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema.

Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: Finalizacin del Asistente para la Activacin del
Sistema .

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

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Datos de Registro del Cliente
Peticin de Activacin del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema
Resumen de la informacin
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Una vez concluido el proceso de activacin y dependiendo de la forma de activacin (en lnea o mediante otro equipo con
acceso a Internet), se desplegar una ventana informando del xito del proceso, dependiendo de la forma de activacin
se desplegar la siguiente informacin:

En lnea . Si la activacin fue satisfactoria se informar de su xito, en caso contrario se informar la razn por la cual
fall el proceso y no se realiz la activacin del sistema.

Mediante otro equipo con acceso a Internet. Se informar del xito de la generacin del archivo de peticin y se
presentarn los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la pgina aspel.com . Con el botn
Imprimir, podrs obtener un reporte con la descripcin de dicho procedimiento.

Al terminar el Asistente de activacin, se desplegar la ventana Abrir empresa que te permitir acceder al sistema.

Notas
Para mayor informacin acerca de los mensajes que se despliegan en esta opcin, revisa el tema: Mensajes de error que
se despliegan en el proceso de activacin

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Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema
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Peticin de Activacin del Sistema
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Resumen de la informacin
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Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

Manejo
Durante la activacin se pueden presentar mensajes informativos indicando algn aspecto importante sobre el proceso. A
continuacin se enlistan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las
recomendaciones o puntos a revisar, con la finalidad de orientarte para la solucin del problema. Si persiste el problema
te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte tcnico.

Para su mejor ubicacin, los mensajes estn agrupados dependiendo del lugar donde se pudieran presentar.

Activacin proceso en general

Mensaje Recomendacin
El Sistema no ha sido instalado Utiliza tu CD para Reinstalar o Reparar.
adecuadamente... Por favor, intenta
reinstalar el sistema.
El nombre de la empresa contiene El nombre de la Empresa contiene caracteres invlidos como los smbolos
caracteres invlidos. de puntuacin. El nombre de la empresa es menor de 4 caracteres o el
nombre de la empresa esta vaco.
El RFC es incorrecto Ocurre cuando el RFC esta vaco o cuando ha sido escrito de forma
incorrecta, por ejemplo no cumple con la longitud establecida o la fecha
(del RFC) no es valida.
Proporciona el nombre del Responsable El mensaje se presenta porque el campo est marcado como requerido y
de la Empresa. no se especific ningn valor, es decir, se qued vaco.
La direccin electrnica es incorrecta. Verifica que lo proporcionado como e-mail sea vlido.
Proporciona la Clave Lada Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos.
Proporciona el Nmero de telfono Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos.
El Sistema no se encuentra Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa que
registrado a Nombre de est solicitando la activacin del sistema no coincide con la de
<EmpresaSolicitante>. la empresa con la que inicialmente se registr el sistema.
No fue posible hacer la Activacin Ocurre al momento de ingresar el archivo de respuesta de
del Sistema, por favor comunquese activacin del Sistema y el archivo no es vlido.
con Soporte Tcnico.
El Nmero de Serie y/o el Cdigo de Verifica que el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin escritos
Activacin proporcionados son son los que vienen en tu Certificado de Autenticidad o es el que
incorrectos. Aspel t proporcin para activar el sistema en renta
El Nmero de Serie se encuentra Para este caso comuncate con Soporte tcnico.
Cancelado o Suspendido, por favor,
comunquese con Soporte Tcnico.

Activacin desde otro equipo

Mensaje Recomendacin
Ocurri un Error al intentar leer el El archivo se encuentra daado o no es el que se gener en la
Archivo de Respuesta de Activacin. activacin del sistema.
Por favor, verifique que sea el
archivo correcto.
El nmero de serie es incorrecto. El nmero de serie que ests proporcionando para la activacin
no corresponde. Verifica que el nmero de serie sea
exactamente igual al incluido en el certificado de autenticidad
del Sistema.
Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o
Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo donde se va a
Peticin de Activacin. guardar el Archivo de Peticin de Activacin.
El Archivo de Respuesta de Se da en el momento en que se quiere activar el sistema con
Activacin (nombre_archivo) HA un archivo de respuesta de activacin, que no corresponde al
CADUCADO. Debers generar un perodo de Activacin del Sistema o se encuentra en otra ruta.
nuevo Archivo de Respuesta de
Activacin vlido.
El archivo (nombre_archivo) no Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de
corresponde al Archivo de respuesta de activacin que no corresponde al equipo donde se
Activacin de este equipo. Este gener el archivo de peticin de activacin.
archivo de Activacin slo puede ser
utilizado en el equipo:
(nombre_equipo)
El archivo (nombre_archivo) no Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de
corresponde al archivo de respuesta respuesta invlido o que ha caducado, (b) El archivo de
de activaci n de este Sistema. respuesta de activacin es vlido, fue generado para ese
equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar,
por ejemplo: se proporciona un archivo de Aspel-COI en Aspel-
SAE.
Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o
Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo de donde se van a
Respuesta de Activacin. leer los datos de respuesta de activacin.
No se pueden guardar los datos en el Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es
archivo (nombre_archivo) en la ruta decir, invlido (cuando contiene caracteres invlidos) o no se
especificada. tiene permiso de escritura en dicho directorio.
No fue posible imprimir las El error puede deberse a que la impresora no est en lnea,
instrucciones, verifica que la est apagada o es un recurso compartido en la red que no est
impresora est lista. accesible en la computadora donde se solicit el proceso.

Activacin en lnea
Mensaje Recomendacin
No es posible establecer una Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexin de
conexin en este momento con el Internet activa en el momento en que se solicit el proceso o
Servidor Aspel, por favor, intenta cuando se suspendi el servicio momentneamente.
ms tarde.
Error 503 en la conexin... XML Este mensaje se despliega cuando se usa Internet Explorer 7.0,
document must have a top level para este caso ser necesario desactivar la opcin "check for
element. Line 0. server certificate revocation" ubicado en: Men
Herramientas/opciones de Internet/pestaa "Opciones
Avanzadas".
Actualizacin y enlace de sistemas
Mensaje Recomendacin
No es posible realizar una Ocurre cuando al tratar de realizar una actualizacin de
Actualizacin con los nmeros de sistemas, los nmeros de serie proporcionados (Nuevo y
serie proporcionados pues no Anterior) no son del mismo sistema, por ejemplo uno es de
corresponden al mismo sistema. Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI.
El Nmero de serie <SerieAnterior> Se presenta cuando el nmero de serie de la versin anterior
ya no puede ser usada para que se est utilizando para actualizar usuarios, ya ha sido
Actualizar, ya que no le restan utilizada con anterioridad y todos los usuarios ya han sido
usuarios. actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya
es 0 (Cero).
Imposible realizar la Actualizacin, Se presenta cuando la Serie de la versin anterior del sistema
existe una diferencia en la cantidad ya ha sido utilizada con anterioridad y ya no cuenta con
de usuarios que quiere actualizar y capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se solicitan
los disponibles en la Serie Anterior. ms usuarios de los que se pueden todava actualizar.
Ambos Nmeros de Serie Se presenta cuando se quiere actualizar usando un nmero de
corresponden a la misma versin. serie de la misma versin, es decir, el nmero de serie actual y
el anterior son del mismo producto o versin.
Peticin de Activacin denegada, se Se presenta cuando se excede el lmite de activaciones
ha excedido el lmite permitido de permitidas para el nmero de serie del sistema a registrar.
PCs en las que puede Activar el
Sistema.

Activacin sistema en renta

Mensaje Recomendacin
No es posible realizar otra Sucede cuando se intenta hacer una segunda activacin de un
Activacin durante el mismo nmero de serie en otra computadora y an se encuentra activa
perodo para un sistema en Renta. y/o vigente para la PC que originalmente la activ.

Temas relacionado
Proceso de activacin del sistema
Activacin del sistema
Validacin y reactivacin de un sistema

Acceso
Men Utileras / Activar Sistema

Manejo
El sistema requiere de una validacin de uso, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente:

Validacin de un sistema en modalidad tradicional o normal

El Sistema requiere de una "Validacin de Uso" semestral a partir de su Activacin para continuar en operacin. Esto
significa que seis meses calendario despus de haber realizado el "Proceso de Activacin", se debe repetir este proceso
para re-activar el sistema. De esta forma, la "Validacin de Uso" consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente
de Activacin conectarse va Internet con Aspel de Mxico para obtener un "Archivo de respuesta de Validacin". Al igual
que la Activacin, la "Validacin de Uso" se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el
sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente.

Tienes un perodo de gracia de 30 das para llevar a cabo la "Validacin de Uso" del sistema. Durante ese perodo, el
sistema notificar los das que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el perodo de gracia no se ha llevado
a cabo la "Validacin de Uso", el sistema suspender su operacin normal hasta que se lleve a cabo dicho proceso.

Validacin de un sistema en modalidad de renta

La validacin del programa en modalidad de renta es un proceso que el sistema Aspel realiza cada mes para cerciorarse
de la vigencia de la renta. El proceso de validacin, consiste en acceder al programa al dilogo de "Activar sistema" y
seguir los mismos pasos que realizaste desde el Asistente de activacin la primera vez que lo activaste. De esta forma se
recibir la autorizacin para permitir la operacin del sistema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia,
el sistema inicia operaciones normalmente.

Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un periodo de gracia de 15 das (a excepcin de Aspel-COI donde son 10
das nicamente) para realizar la validacin mensual (tambin conocida como reactivacin) Al termino del periodo de
gracia si la validacin mensual no se ha realizado, el sistema dejar de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se
podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros.

Observaciones

Independientemente del nmero de meses pagados, al momento de contratar el servicio de renta, despus de haber
concluido un mes de renta es necesario realizar el proceso de Validacin.

Dado que con el proceso de validacin se verifican los derechos del sistema, en ese momento podrs realizar procesos
como: Modificar cualquier informacin proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en
validaciones subsecuentes, de tal forma que se mantenga actualizada la informacin registrada en aspel.com

Para mantener la continuidad en el uso de los sistemas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando
la vigencia de la renta haya caducado, el sistema mandar avisos por medio de mensajes indicando la proximidad del fin
del periodo de gracia.

Asistente para la activacin del sistema

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin
Revisa cuntos usuarios tienes permitidos

Acceso
Men Ayuda / Acerca de SAE

Manejo
En esta ventana podrs consultar cuntos usuarios tiene registrado el sistema Aspel-SAE que instalaste. Por omisin
tienes derechos de uso para un usuario, posteriormente podrs adquirir licencias de usuarios adicionales para
incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema.

Incrementa el nmero de usuarios del sistema

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin
Incrementa el nmero de usuarios del sistema

Manejo
Cuando compras un sistema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas. Por lo
que si necesitas que varios usuarios a la vez accedan al sistema, debers adquirir licencias de usuarios adicionales en las
siguientes modalidades:
1, 2, 5 10 Usuarios: En estas modalidades solamente se incrementa el nmero de usuarios que accedern de
manera concurrente al sistema.
Para el caso de versiones en Renta, podrs adquirir tantos usuarios adicionales como necesites en la pgina
http://www.aspel.com.mx
Para mayor informacin acerca de los precios, comuncate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la pgina
http://www.aspel.com.mx

Nota
Una vez adquiridos tus usuarios adicionales debers enlazarlos al primer nmero de serie que compraste para tu sistema
y posteriormente debers realizar el proceso de Activar sistema para incrementar el nmero de usuarios permitidos en el
programa.
Actualizacin y enlace de Sistemas
Actualizacin y enlace de Sistemas

Qu es
En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitir aadir derechos de uso al primer
nmero de serie adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios
adicionales con el fin de incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, debers
realizar este proceso para enlazar al paquete original la o las licencias adicionales. Esta operacin debe realizarse
directamente en la pgina www.aspel.com.mx.

Tambin en la pgina www.aspel.com.mx podrs enlazar tus nmeros de serie de actualizaciones. Para mas informacin,
accede a aspel.com / Productos / Registra tu sistema. Las opciones disponibles en la pgina son:
Para una Actualizacin del sistema se relaciona el nmero de serie del sistema en su nueva versin con el
nmero de serie del sistema en su versin anterior
Para habilitar Usuarios Adicionales se tendr que relacionar el nmero de serie de cada licencia de usuario
adicional con el nmero de serie del paquete base.

Esencial
Para llevar a cabo el "Enlace de Nmeros de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del
Sistema (modalidad 1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5
10 usuarios).

Si se trata de una actualizacin del sistema, adems se debern tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los
usuarios Adicionales, correspondientes a la versin anterior o en su caso el nmero de serie y cdigo de activacin de
cada uno.

Para proporcionar adecuadamente la informacin requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qu
modalidad pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a travs de la leyenda que cada uno tenga impreso en la
parte de "Producto": Sistemas Aspel-SAE, Licencias de Usuarios Adicionales, una actualizacin del sistema o
Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales.

Manejo
Para enlazar una Licencia de Usuarios Adicionales, se debern realizar los siguientes pasos:
1. Acceder a la pgina www.aspel.com.mx/enlace .
2. Indicar el Nmero de serie y Cdigo de Activacin del sistema los cuales se encuentran en el Certificado de
Autenticidad respectivo.
3. Indicar el Nmero de serie y Cdigo de Activacin de una de las Licencias de Usuarios Adicionales, datos que se
encuentran en el Certificado de Autenticidad de la licencia de Usuarios Adicionales.
4. Seleccionar la liga "Enlazar".
5. En caso de que el sistema identifique que se trata de Nmeros de serie correspondientes a una Actualizacin,
presentar una nueva pgina donde solicitar los Nmeros de serie de la versin anterior. Una vez indicados los
datos, se debe elegir la liga "Enlazar"
6. En cuanto se haya procesado la informacin, se presentar una pgina en la que se informar que el proceso se ha
realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo ms tarde o bien
comunicarse a Soporte Tcnico.
7. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las
licencias.
8. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los nmeros de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales,
debers acceder al asistente de Activacin del sistema Aspel para realizar el proceso de Activacin
correspondiente.
9. Por ultimo debers acceder en la PC Servidor a la opcin "Servidor de licencias" del men Utileras, para indicar al
sistema que ese equipo ser el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir o
negar el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo.
 9.

Procedimiento de Instalacin

Esencial
Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el nmero de usuarios adicionales que pueden
acceder concurrentemente al sistema, podrs adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a
http://www.aspel.com.mx y una vez adquiridos debers ejecutar el proceso de activacin del sistema para incrementar el
nmero de usuarios permitidos en el programa. Para mayor informacin, consulta el tema "Contratacin del servicio de
renta " ubicado en el archivo de ayuda del sistema.

Temas relacionados
Asistente para la activacin del sistema
Validacin y reactivacin de un sistema
Servidor de licencias

Acceso
Men Utileras / Servidor de licencias

Qu es
En esta ventana podrs indicarle al sistema que permita la conexin de usuarios simultneos, lo que llamamos trabajo en
Red.

Manejo
Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una
licencia de usuarios adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el nmero de serie los derechos para ms de
un usuario, recuerda que el paquete base proporciona solamente derechos para un usuario.

Actualizacin y enlace de Sistemas

Una vez realizado el proceso de enlace y activacin del sistema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios
adicionales, en el equipo servidor debers acceder al men Utileras \ Servidor de licencias y seleccionar el campo
"Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales ". De esta forma le indicars al sistema que permita el acceso
concurrente a los usuarios que la licencia enlazada especifique.

Despus de activar este servicio, ser necesario finalizar la sesin del sistema para que al acceder nuevamente el
programa detecte la nueva configuracin. Una vez realizado esta operacin las estaciones de trabajo podrn acceder al
sistema y operar normalmente previa instalacin de cada una de las estaciones de trabajo.

Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los
usuarios que en ese momento estn conectados ya no podrn seguir trabajando en el sistema, suspendindose el
servicio de conexin en red.

Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel

Temas relacionados
Actualizacin y enlace de Sistemas
Asistente para configurar una empresa

Acceso
Al momento de acceder al sistema
Men Utileras / Nueva empresa (si el sistema no est activado) Men Utileras / Modificar empresa
Qu es
El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fcilmente tu empresa, definiendo ciertos parmetros que son
indispensables para empezar a trabajar con el sistema SAE. Si eres usuario de SAE de otras versiones (2.0, 2.5, 2.6 3.0) el
sistema te permitir traducir la informacin que tenas registrada en dicho sistema.

Este asistente se presentar cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos,
slo podrs acceder a l posteriormente desde el Men Utileras / Agregar empresa y para el caso en el que el sistema
todava no est activado el Men Utileras / Modificar empresa . El asistente podr ser cancelado en cualquier momento
sin que esto afecte la configuracin de la empresa, ya que podrs realizarla posteriormente sin ningn problema.

En trminos generales mediante el asistente podrs:

Configurar los datos de tu empresa

Si eres usuario de otras versiones podrs, importar y/o traducir los parmetros de la empresa, datos de la misma y
los perfiles de usuarios.
Definir los parmetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, as como definir sus perfiles (opciones a las que
tendrn acceso).
Crear tu base de datos

Manejo Aspel
Al momento de acceder a tu sistema Aspel-SAE despus de la ventana de Activacin del sistema, te invitaremos a
configurar tu empresa mediante el asistente de configuracin, para empezar con la configuracin selecciona el botn "Si",
para realizar posteriormente este proceso selecciona "NO".

Algo que debes tener muy encuenta, es que no podrs configurar o dar de alta mas empresas si el sistema todava no ha
sido activado. Para el caso de la traduccin, si el sistema de la versin 4.6 ya est activado, pero la empresa o sistema de
la versin anterior no, el sistema permita realizar la traduccin sin problema alguno.
Los pasos a seguir para configurar tu empresa mediante el asistente, son los siguientes:

Paso 1. Seleccin de la opcin a realizar (Traducir una versin anterior o crear nueva empresa)
Paso 2. Registro de la informacin de la empresa
Paso 3. Traduccin o definicin de parmetros del sistema
 Paso 4. Traduccin de datos y confirmacin de parmetros
Paso 5. Traduccin o definicin de perfiles del usuario

Notas
Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje
de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algn punto, o tienes dudas, no te
preocupes; posteriormente dentro del sistema podrs definir la informacin que te haga falta; en cada seccin del
ayuda del asistente se te indicar donde puedes consultar y modificar el campo en cuestin.
El proceso del Asistente podr ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene y si decidiste
cancelar el proceso, el sistema te enviar la ventana de acceso al sistema, es decir el dilogo de Abrir empresa .
Si creas y configuras tu empresa con este asistente, el sistema se abrir con la base de datos generada desde este
asistente, en caso de haber cancelado este asistente el sistema trabajar temporalmente con una base de datos
Ejemplo hasta la creacin de tu base de datos.

Instalacin automtica
Acceso al sistema
Seleccin de la opcin a realizar (Traducir una versin anterior o modificar datos de una empresa)

Qu es

En este paso debers indicar si eres un usuario que ya cuenta con una versin del sistema Aspel-SAE versin 3.0, 2.6, 2.5
2.0. Si es ese el caso, podrs retomar la informacin generada y/o definida en dicha versin, como pueden ser: datos de
configuracin, perfiles de usuarios, etc.

Este proceso lo tendrs que realizar para cada empresa que hayas manejado en la versin anterior y que deseas seguir
administrando en esta versin o para cada empresa que desees dar de alta.

La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Campos de esta ventana

Campo Descripcin
Traducir empresa Si eres un usuario de Aspel-SAE de otras versiones, esta opcin te ser de utilidad para retomar la
de una versin informacin generada en la versin anterior y usarla en esta nueva versin del sistema, proporciona
anterior los datos que a continuacin se solicitan:
Selecciona la versin del sistema Aspel-SAE que tengas instalado, ya sea la 3.0, 2.6, 2.5 2.0
segn corresponda.
Ruta donde est instalado tu SAE anterior Esta ruta es indispensable para obtener los parmetros
del sistema y perfiles definidos a los usuarios de la empresa en la versin anterior.
Crear nueva Selecciona esta casilla si eres un usuario nuevo de Aspel-SAE o deseas una nueva empresa con su
empresa base de datos. Para este caso, se debe considerar que mientras el sistema no est activado, no
podrs dar de alta ms empresas de la empresa invlida proporcionada por omisin por el sistema..
La razn social de la empresa con la que se activa el sistema, no necesariamente es la razn social
de la o las empresas que se registrarn en el sistema.
Modificar Esta leyenda o campo slo aparece cuando el sistema no ha sido activado an, dando a entender
empresa que slo podrs modificar los datos definidos para la empresa INVALIDA (a excepcin de la razn
social). Posteriormente cuando el sistema ya est activado, el campo que aparecer ser "Crear
nueva empresa " antes explicado.
Para continuar con el asistente, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Problema y solucin
Te dice que "la ruta que especificaste no Es indispensable que la ruta indicada en el campo "Ruta donde est
contiene ningn archivo de empresa, instalado tu SAE anterior" corresponda o contenga la versin de SAE, ya que
verifcala e intenta de nuevo". con este dato se basar el asistente para configurar la nueva versin de
Aspel-SAE.

Temas relacionados
Registro de la informacin de la empresa
Datos de identificacin de la empresa

Qu es
Desde este paso podrs indicarle al sistema datos importantes de la empresa. Es importante que realices el cambio de la
razn social por la de tu empresa, pero esto slo lo podrs realizar hasta que el sistema est Activado . Recuerda que el
nombre o razn social de la empresa se muestra en todos los reportes y documentos que emitas dentro del sistema, si el
sistema ya est activado se propone la razn social anotada desde dicho proceso, pero podrs cambiarla si as lo
requieres sin que este cambio afecte los datos proporcionado al momento de la activacin del sistema.
La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Manejo
Si seleccionaste "Traducir informacin de una versin anterior", ; si tu empresa todava no est registrada te
invitamos a correr el proceso de Activacin .
Si seleccionaste "Crear nueva empresa", el sistema ya debe de estar activado para que puedas modificar la razn
social de la empresa, de lo contrario slo podrs modificar los datos generales de la empresa, los parmetros de
configuracin y definir o modificar los perfiles del usuario.
Si seleccionaste "Modificar empresa", para este caso, cuando el sistema no ha sido activado an, slo podrs
modificar los datos generales de la empresa, los parmetros de configuracin y definir o modificar los perfiles del
usuario y slo para la primera empresa denominada "EMPRESA INVLIDA".

Para dar de alta ms empresas dirgete a la opcin Datos de la empresa

Campos de esta ventana

Campo Descripcin
No. de Campo informativo. Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no podrs
Empresa modificarlo.
Cuando se trate de la creacin de una Nueva empresa , corresponder al consecutivo siguiente de
las empresas registradas. Cuando se trate de Traduccin de la empresa se seguir de la misma
forma, es decir el sistema propone el nmero consecutivo de la empresa a traducir por lo que debers
traducir en orden las empresa, correspondiendo para la empresa uno de la versin anterior la
empresa uno de la versin nueva. Por lo que no podrs traducir los datos de la segunda empresa si
todava no se ha llevado a cabo la traduccin de la primera empresa.

No. de serie Campo informativo. Nmero de serie del paquete adquirido, nmero que se proporciona al activar el
sistema.

Razn social Si eres usuario de una versin anterior , por omisin se mostrar el nombre con el que se registr
la empresa en la versin anterior. Si ya activaste el sistema podrs modificar la razn social de esta
empresa, slo debers tomar en cuenta que si el sistema an no ha sido activado, aunque en este
campo se proponga la razn social de la empresa de la versin anterior, al grabar los datos en este
nueva versin el nombre de empresa que se manejar ser la de la Empresa Invlida.

Si eres un usuario nuevo, proporciona el nombre o razn social de la empresa a registrar.

Direccin Anota la ubicacin de la empresa.

Poblacin Anota la poblacin de la empresa.
R.F.C. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos.
Registro Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms
Estatal completa.

Observaciones
Si eres usuario SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versin
anterior.

Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Temas relacionados
Traduccin o definicin de parmetros del sistema
Traduccin o definicin de parmetros del sistema

Qu es
Si eres usuario SAE de otras versiones, desde este paso podrs consultar los parmetros de configuracin propios de la
empresa que indicaste en la ventana anterior, y que se considera como empresa a traducir; los cuales pueden ser
utilizados para definir los datos para la empresa en esta nueva versin.

Si eres un usuario nuevo , podrs definir los parmetros de configuracin para que tu empresa empiece a trabajar de
manera correcta, apegada a sus necesidades de operacin.

En trminos generales podrs importar o configurar lo siguiente:

Parmetros generales ( multimoneda, redondeo de costos y montos, impuestos y descuentos, etc.)

Datos de la empresa (direccin, poblacin, Registro estatal, etc).
Manejo de Clientes y C x C. ( Clave secuencial, das de crdito, nmeros de conceptos, etc. )
Manejo de proveedores y C x P (Clave secuencial, cuentas por pagar integrado, nmeros de conceptos, etc. )
Inventarios ( Leyendas de impuestos, multialmacn, nmeros de serie repetidos, etc. )
Facturas ( Facturar sin existencias, Alta de clientes en captura. etc. )
Compras (Acumulado de compras en lnea, Alta de productos en captura, etc. )
Cuentas contables (para ventas, almacn, impuestos por pagar, descuentos financieros ventas, etc.)
Aplicaciones asociadas (uso de calculadora, hoja de clculo, etc. )
Grficas y copiado especial ( Valores)

La ventana que se despliega es la siguiente:

Nota: Si es la traduccin de una empresa de versiones anteriores, la ventana lleva por ttulo "Traduccin de parmetros"
, pero si es una empresa nueva la que ests configurando, la ventana tiene el ttulo de "Configuracin" .

Campos de esta ventana

Campo Descripcin
Botn Este botn despliega la ventana de Configuracin del sistema , con el fin de verificar o definir los
configurar parmetros que regulan el funcionamiento de cada uno de los mdulos del sistema ( Facturas compras,
inventarios, proveedores, clientes, etc.) , para que una vez terminado este asistente puedas empezar a
trabajar con tu sistema.
NOTA:
Si eres usuario Aspel-SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versin
anterior.
Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Tema relacionado
Traduccin de datos y confirmacin de parmetros
Traduccin de datos y confirmacin de parmetros

Si elegiste realizar la traduccin de empresas de otras versiones

Este paso Traducir los archivos de datos de Aspel-SAE de las versiones 3.0, 2.6, 2.5 2.0 segn corresponda de manera
automtica y trasparente.

Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos y asegrate que
no contengan errores de archivo e ndices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de recuperacin
de archivos y regeneracin de ndices desde la versin donde se crearon.

Ver
Recuperacin de archivos
Regeneracin de ndices

Ventana de este proceso:

Campos para la traduccin de datos

Campo Descripcin
Directorio de Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la
datos fuente versin anterior (3.0, 2.6, 2.5 2.0) y de la cual se tomar toda la informacin para empezar a trabajar
con esta nueva versin de SAE.
Directorio de Indica la ruta donde se colocarn los datos ya traducidos. Debes tomar en cuenta que este directorio
datos destino debe corresponder al directorio donde se desea estn los datos de tu empresa para trabajar con la
versin de Aspel-SAE 4.6.
Traduccin de archivos

Al trmino de la traduccin de los datos, se presenta la ventana de traduccin de los perfiles de usuarios.

Si ests agregando una nueva empresa

Se presentar la ventana de confirmacin de parmetros, donde se mostrarn algunos de los parmetros que definiste en
el paso anterior (configuracin de parmetros).

Campos para la confirmacin de parmetros

Campo Descripcin
Parmetros En este campo se pretende confirmar el manejo de los parmetros definidos en el paso anterior, los
generales cuales son:
Multialmacn . Este parmetro te permitir manejar ms de una bodega centralizando en una sola, los
procesos de compra y distribucin a cada uno de los almacenes.
Configuracin / Inventarios
Descuento comercial . Este campo es importante, ya que es el porcentaje de descuento que se
propone al dar de alta los clientes y el cual se aplicar en la elaboracin de facturas.
Configuracin / Parmetro generales
Ruta de Selecciona la ruta donde se crearn los archivos de datos para la empresa (directorio de trabajo).
acceso para Verifica que sea la correcta. Debes tener en cuenta que en esta ruta se grabar toda la informacin
datos generada por tu empresa. Para cambiar esta ruta de trabajo, dirgete al mdulo de configuracin,
apartado Parmetros generales .
Campos
Directorio
Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarn los archivos de datos de
tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco o lo acabas de crear desde el
explorador de Windows , el paso siguiente ser acceder al mdulo de Control de archivos y generar la
BD mediante la opcin Instalacin Automtica.
Este campo se configurar automticamente si utilizaste el asistente de configuracin para configurar tu
empresa o algn proceso equivalente para la creacin de la base de datos, para mayor informacin
consultar los temas: Instalacin automtica y Acceso al sistema.

Formato
Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el
directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de
datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin
Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos.
Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el
formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers
realizar lo siguiente:
1. Instala un cliente SQL
2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con
anterioridad desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE
lee directamente la informacin del BDE admin.

Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.
Traduccin o definicin de perfiles

Qu es

Si eres usuario SAE de otras versiones

Este paso Traducir los perfiles de usuario de Aspel-SAE, de manera automtica y trasparente. Antes de llevar a cabo este
proceso te recomendamos que el archivo no est siendo utilizado, por algn usuario en la versin anterior.

Importante :
En esta versin se incorpora un nuevo mdulo de perfiles de usuarios, por lo que el proceso de traduccin slo conservar
aquellos perfiles compatibles o vigente en ambas versiones. Para mayor informacin de este proceso de traduccin,
dirgete a la explicacin del tema: Traduccin Perfiles de usuario

Si en la versin anterior no se tiene registrado ningn usuario, al seleccionar el botn "Perfiles" el sistema mandar un
mensaje indicando que no existen usuarios para traducir.

Ventana de este proceso:

Nota:
La informacin de esta ventana varia dependiendo si eres usuario de versiones anteriores, o si eres un usuario nuevo.

Campos de esta ventana

En ambos casos presenta los mismo campos:

Campo Descripcin
Botn Si ests traduciendo los datos de una empresa, este botn despliega la ventana de Perfiles de usuario con el
Perfiles fin de visualizar los perfiles que sern traducidos de la versin anterior.
Si previamente ya habas dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traduccin de perfiles, el archivo
de stos se sobreescribir con la informacin proveniente de dicha traduccin.

Nota: Una vez concluido este paso se mostrar un resumen, indicando la informacin que se actualizar de tu empresa.
Configuracin

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Configuracin.

Qu es
En esta opcin se definen las modalidades de configuracin para manejar la informacin y datos de tu sistema, las cuales
puedes modificar para una operacin ms adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas
modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes
modificarlas).

Afecta
Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los Mdulos. Es decir que, cualquier
modificacin, repercutir directamente en el manejo de tu informacin.

Consulta los siguientes temas:

Parmetros generales
Clientes y CxC
Proveedores y CxP
Inventarios
Facturacin
Compras
Cuentas contables maestras
Aplicaciones asociadas
Grficas y copiado especial
Configuracin / Datos de la empresa

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Datos de la empresa.

Que es
Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicacin,
R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registr.

Campos
Campo Descripcin
No. de Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo.
Empresa Nmeros de serie
Razn social Campo informativo. Muestra la razn social de la empresa que se haya registrado como la Empresa 1,
y ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos
sobre l.
Si la empresa no est activada, la razn social que se mostrar en este campo ser la de "EMPRESA
INVALIDA. S.A. DE C.V.".
Datos de la empresa
Cambiar logo Por omisin el sistema te proporciona una imagen representativa de la empresa invlida, la cual podrs
cambiar por el logotipo de tu empresa, mediante el bot n "Cambiar logo". Esta imagen u logo se incluir
en todos los reportes QR2, siempre y cuando hayas definido una.
Botn Con este botn podrs indicar la ruta donde tienes almacenada o guardada la imagen de tu empresa.
"Cambiar logo Entre los formatos en los que puede estar creado tu logo, se encuentran: gif, bmp, ico, jpg, entre otros.
Direccin Desde aqu puedes anotar o en su caso cambiar la ubicacin (direccin) de la empresa.

Poblacin Anota o cambia la poblacin de la empresa.

R.F.C. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos.

Lo anotado en este campo se propone en el campo RFC empresa.

Registro Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms
Estatal completa.

Direccin Configura este botn si deseas expedir comprobantes fiscales digitales.

fiscal detallada En esta ventana se solicitarn los datos de la direccin fiscal del emisor, domicilio fiscal y lugar de
expedicin.
Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrs identificar por que se anexa un recuadro ( ) junto
al dato.

Nota Si ya realizaste la activacin del sistema los datos proporcionados desde dicho proceso
sern los que se sugieran en estos campos.

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Parmetros generales

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Parmetros generales.

Qu son
Los parmetros que configuras desde esta opcin son condiciones generales que definirn el funcionamiento del sistema,
sin importar el mdulo en que se est trabajando, es decir la configuracin de los que aqu se muestran no afectan a un
mdulo en particular, sino a todo el sistema.

Campos

Campo Descripcin
Redondeo de Al marcar la casilla, el sistema no permitir capturar decimales en los campos donde se indican montos, de
montos ($) manera que todos los clculos se realizarn en cantidades enteras.

Si no redondeas cantidades, al capturar contars con 5 decimales, mismos que se tomarn en cuenta para los
clculos; aunque por razones de espacio en pantalla y reportes se presenten slo dos decimales, haciendo el
redondeo correspondiente.

NOTA: Es muy importante que sea consistente el parmetro de redondeo porque todas las operaciones que se
realicen en el sistema, as como las cantidades que sean capturadas sern redondeadas. Si cambias esta
definicin se pueden generar diferencias de aproximacin.

Redondeo a Esta casilla es semejante a la anterior, con la diferencia de que, al marcarla indica que slo se manejarn
costos cantidades enteras en los costos de los productos. Las cantidades que se refieren a existencias no se ven
afectadas por este parmetro.

Parmetros de Inventarios

Caracteres Al activar esta casilla, el sistema te permitir observar aquellos caracteres provenientes de SAE-DOS, (letras
compatibles acentuadas), sin que desvirte tu informacin.
con SAE-DOS
Polticas de Si no se marca la casilla, en los documentos de venta las polticas de oferta no podrn afectar al precio del
descuento producto, aun cuando estn activas o cumplan con las condiciones estipuladas.
C X C Cliente Si seleccionas esta casilla, tendrs una cuenta para el cliente MOSTR en el mdulo de Cuentas por cobrar,
mostrador donde se almacenen todas las ventas hechas a clientes ocasionales, atendidos en mostrador, que no forman
parte del catlogo de clientes regulares de tu compaa.

NOTA : Si no la marcas, los clientes ocasionales podrn ser atendidos pero las ventas realizadas no se
reflejarn en las Cuentas por cobrar.
Multimoneda Al activar esta casilla el sistema activar todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en
diferentes monedas, adems de la moneda base. Cuando esta casilla no est seleccionada, el campo Solicitar
tipo de cambio aparece inhabilitado.
Solicitar tipo de Esta casilla estar disponible si el campo anterior (Multimoneda) fue habilitado.
cambio Al habilitar esta casilla, cuando se accede a un modulo del sistema, se desplegar el catlogo de monedas, para
que realices los cambios de la moneda para ese da y as el registro de operaciones est siempre actualizado.
Mostrar imagen Si activas esta casilla la imagen del logotipo de SAE se mostrar en el fondo de la consulta principal de los
en consulta diferentes mdulos del sistema cuando accedas a ellos.
Globales
Esquema de Un esquema de impuesto es una combinacin de impuestos y tasas a aplicar sobre un producto, cada esquema
Impuesto de impuesto se identifica por su clave. La explicacin detallada de este concepto se encuentra en: Catlogo de
esquemas de impuestos .

La clave o nmero del esquema de impuesto que se asigne en este campo ser sugerido en el campo de
Esquema en el alta de productos; de este modo, a cada artculo se le podr definir sus diferentes tasas de
impuestos a aplicar al facturar o comprar. Asimismo, en el alta de los documentos del mdulo de Facturas y
Compras, tambin se sugiere el nmero de esquema, de esa manera, el clculo de impuestos se realizar
aplicando los porcentajes de impuestos definidos en el esquema del documento, sobre los precios de los
productos, ignorando los impuestos definidos para cada uno de ellos. En el alta de documentos puedes cambiar
el esquema si as lo requieres, o tambin puedes cambiar la tasa para un impuesto en particular y para un
producto.

Si en el alta de documentos de facturas y de compras, indicas el valor "0" en el campo "Esquema" (en la
cabecera del documento), el esquema que se considerar para calcular los impuestos, es el definido para cada
uno de los productos dentro del mdulo de Inventarios.
Catlogo de inventarios / Alta

Nota:
El esquema propuesto por el sistema tanto en la cabecera del documento como en las partidas del mismo, en
los mdulos de Facturas y de Compras, podr ser editado siempre y cuando en el mdulo de configuracin /
Facturas y/o Compras / Carpeta por partida, est habilitado el campo "Capturar en alta de documentos /
impuesto".

Los impuestos que se manejarn en cada esquema, as como el porcentaje que aplicar cada uno, se definen
en el catlogo de esquemas de impuesto en el mdulo de Inventarios.
Descuento Lo indicado en este campo, se sugerir en el campo de "Porcentaje de descuento" en la carpeta Ventas del
comercial Catlogo de clientes al momento de dar de alta un cliente, facilitando el trabajo de captura.
Cajn de dinero
Cajn instalado Sirve para indicar si se utilizar o no un cajn de dinero en el mdulo de Recepcin de pagos. Si quieres realizar
cambios en Puerto o en Valor ASCII deber estar activado. Si est desactivado, los valores asignados al puerto
y ASCII de apertur0.a, no tienen efecto.

NOTA : Esta opcin te permite emular en el sistema la funcin de caja registradora, para operar dos aspectos
muy tiles: el pago de facturas desde el mdulo de Facturas y Vendedores; y la opcin Caja del mdulo de
Clientes y Cuentas por cobrar.
Puerto Indica el nmero de puerto en tu equipo, en el que se conectar el cajn. Recuerda que los LPT son puertos
paralelos y los COM son seriales. Selecciona del listado que se despliega al oprimir el botn .
Sec. escape de Si tu cajn de dinero necesita una tecla especial para abrirlo, es necesario definir aqu el cdigo ASCII que tiene
apertura, de dicha tecla. Puedes consultar el manual del dispositivo, o bien, consulta con tu distribuidor para obtener dicha
inicio y de secuencia.
confirmacin
La posibilidad de utilizar un cajn de dinero desde Aspel-SAE, depende de si el sistema operativo tiene
comunicacin con dicho dispositivo, por lo que antes de realizar la configuracin desde Aspel-SAE debes
asegurarte que el cajn logra tener comunicacin con la PC, haciendo una prueba de apertura del cajn desde la
lnea de comandos de DOS.
COI
Nmero de Debido a que con Aspel-SAE puedes tener una interfaz con el sistema Aspel-COI, lo cual te ofrece un control
empresa COI ms detallado del estado financiero de tu empresa, es necesario que en este campo indiques el nmero de la
empresa de Aspel-COI con la cual se establecer la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la informacin de
las plizas se registren en la empresa correcta. El sistema por omisin asigna el nmero uno cuando lo instalas.
Este campo puede ser configurado por cada empresa que tengas dada de alta en Aspel-SAE.
Ruta de acceso
para datos
Botn En esta ventana podrs indicarle al sistema la ruta de trabajo para esta empresa. En esta ruta se
"Configuracin" registrarn todos los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa.

Campos de esta ventana

Directorio de trabajo
Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarn los archivos de datos
de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco o lo acabas de crear
desde el explorador de Windows , el paso siguiente ser acceder al mdulo de Control de archivos
y generar la BD mediante la opcin Instalacin Automtica.

Este campo se configurar automticamente si utilizaste el asistente de configuracin para

configurar tu empresa o algn proceso equivalente para la creacin de la base de datos, para mayor
informacin consultar los temas: Instalacin automtica y Acceso al sistema.

Formato
Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si
el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los
archivos de datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos
mediante la opcin Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos.

Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el
formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible,
debers realizar lo siguiente:

1. Instala un cliente SQL

2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE Administrator. apuntando a la base de datos creada con
anterioridad desde el servidor SQL.

Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-
SAE lee directamente la informacin del BDE Administrator.

Aplicar Reforma Este parmetro por defecto est inhabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin
Fiscal 2010 a CxC y con el sistema. Aviso de reforma fiscal . La activacin de este parmetro, le indica al sistema que
CxP opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de
cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de
2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009

Para mayor informacin de los procesos que cambian al activar este parmetro, te recomendamos
consultar el tema: Lo nuevo de esta versin .

Pagos por Internet Al habilitar esta opcin tendrs la posibilidad de generar operaciones de pago con tarjetas de crdito
y dbito de instituciones bancarias a travs de Internet mediante Terminales Punto de Venta (TPV).
Verifica los servicios disponibles.

Al seleccionar el proveedor VeriFone Access, se desplegar el siguiente mensaje

"Para poder operar Pagos por Internet es necesario que previamente hayas contratado el
servicio con VeriFone Access Transaction Service (VATS).

(ms informacin en el Ayuda del sistema o en http://www.aspel.com.mx/pagoscontarjeta )

 Est instalada la terminal (TPV) en este equipo?".

Antes de activar este servicio en Aspel-SAE, debes haber contratado el servicio de VeriFone y haber
instalado la terminal TPV en el equipo, de lo contrario, no podrs realizar las operaciones de pagos
por Internet. En caso de que cumplas con ambos requisitos, da clic en S.

Al Habilitar este servicio y salir de la ventana de configuracin de Aspel-SAE, cada vez que accedas
al sistema, el servicio se cargar, por lo que Aspel-SAE tardar en iniciar unos momentos. Se
recomienda verificar antes de acceder al sistema que el servicio de Internet est activo en la
mquina.

Si Deshabilitas este parmetro todas las formas de pago de tipo tarjeta quedarn deshabilitadas
para operaciones en lnea.

Importante

Este servicio de Pagos por Internet (con VeriFone Access) no funciona por medio de Terminal
Server, debido a que la Terminal Punto de Venta debe estar conectada fsicamente al puerto serial
de la mquina que cuenta con el registro de la tienda.

Para trabajo en red, este parmetro se deber activar solamente en las mquinas que vayan a
manejar dicho servicio. Asimismo, por cada mquina, se deber contratar una terminal o tienda
distinta y realizar el proceso de Registro/Recuperacin en cada una de ellas.

Es recomendable que visites la pgina de Aspel en la seccin de pagos con tarjeta para mayor
informacin, o bien, puedes revisar el tema Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access.

Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Clientes y CxC

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Clientes y CxC.

Campos

Carpeta "Generales"

Campo Descripcin
Clientes
Clave Si se elige Clave secuencial, al dar de alta a los clientes, el sistema asignar un nmero progresivo a
secuencial cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu
empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar
que no se desea una numeracin secuencial no activando esta casilla, de esta manera podrs hacer una
asignacin personal de claves.
NOTA: Si eliges numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de clientes. Si no es
secuencial, el campo estar activo para su captura.
Das Si acostumbras dar los mismos das de crdito a cada comprador, puedes definirlo aqu y ahorrarte
comerciales de trabajo al registrar los clientes, ya que el dato aqu definido se sugerir en la ventana de alta de clientes.
crdito
Cuentas por
Cobrar
Cuentas por cobrar CxC podr operar en forma integral con Facturacin; si se selecciona esta casilla al elaborar una
integrado factura se generar automticamente una cuenta por cobrar para el cliente asociado a la misma, s
se realiza una devolucin, se registrar una nota de devolucin o crdito, adems de que podrs
registrar el pago inmediato, ya sea total o parcial de la factura. Si eliges trabajar en forma no
integrada, el sistema no afectar, ni generar alguna cuenta por cobrar al momento de generar una
factura; para que estos documentos tengan afectacin en los saldos del cliente, debes correr el
proceso de Actualizacin de Archivos.
El cambio de una forma de operacin a otra (integrado por no-integrado o viceversa), despus de
haber trabajado con una forma en particular, puede afectar el clculo de los montos y provocar que
no coincidan. Si lo haces se recomienda que ejecutes el proceso de la ventana Principal , men
Utileras , opcin Actualizacin de archivos / Facturas a cuentas por cobrar .
Actualizacin de archivos
NOTA: Puedes trabajar con todos los mdulos que componen al sistema en forma conjunta o definir
que algunos de ellos operen en forma independiente, lo que repercutir en el funcionamiento
general del sistema.
Una vez habilitado este campo, debers indicar la forma en la que dichos movimientos sern
registrados, podrs elegir entre "Contra documento" o "Contra saldo" .
Contra documento
Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo
que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de documento
con el que se relacionan.
NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra
saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, ser indispensable que regeneres el
ndice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el men
Principal del sistema men Utileras opcin Control de archivos , puesto que en las cuentas
Contra documento, los movimientos se ordenan por nmero de documento y, en el de Contra saldo,
por fecha de aplicacin.
 Contra saldo
Si eliges esta opcin en lugar de la opcin Contra documento, se totalizan cargos y abonos
importando nicamente su fecha de aplicacin; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el
saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos.
Nmeros de Esta opcin se habilita si en Configuracin / Parmetros generales est seleccionada la opcin
concepto: Multimoneda .
Ganancia En estos campos deben indicarse los nmeros de concepto que se utilizarn para generar los
cambiaria y movimientos de ganancia y prdida cambiaria de CxC. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden
Prdida cambiaria ser modificados.

Estos conceptos se toman del catlogo de conceptos del mdulo de Clientes y cuentas por cobrar.

Ajuste cambiario de CxC

Folios Maneja folio

Al activar esta casilla el sistema te permitir generar movimientos de cuentas por cobrar asociados a
un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento.
Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos tambin
aquellos relacionados con recepcin de pagos y aplicacin de anticipos.
Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxC, se habilitar el campo "Aplicar
folio" para la asignacin correspondiente del folio.

Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los
movimientos se registrarn con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el
campo "Aplicar folio".

Folio (Formato del folio)

Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitir proporcionar el
formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armar con lo anotado en
este campo adicionando un nmero consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el
sistema sugerir para la aplicacin de folios nmeros secuenciales.

Ejemplo:
Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc)
Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9

Nota: Si el folio anotado contiene nmeros o un nmero en la ltima posicin el sistema empezar a
generar el consecutivo a partir del folio o nmero anotado.
Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.).
Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxC sobre los
documentos documentos con una fecha anterior a la aqu indicada. Por ejemplo, es til si quieres restringir que
se realice alguna operacin sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual.

Carpeta "Campos del usuario"

Campo Descripcin
Alfanumricos El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para la
Campo 1, 2 y 3 empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en
y la ventana de alta de clientes y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de
Numricos formatos o secuencias SQL. Alfanumricos se refiere a los campos donde puedas almacenar
Campo 4, 5 y 6 informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados
para almacenar informacin que slo contenga nmeros.
Mdulo general de configuracin
Configuracin / Proveedores y CxP

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Proveedores y CxP.

Campos

Carpeta "Generales"
Campo Descripcin
Proveedores
Clave secuencial Si se elige Clave secuencial, al dar de alta los proveedores, el sistema le asignar un nmero
progresivo a cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio
asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un
orden diverso, debes indicar que no se desea una numeracin secuencial, de esta manera podrs
hacer una asignacin personal de las claves.

NOTA: Si eliges numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de proveedores. Si

no es secuencial, el campo estar activo para su captura.
Cuentas por Pagar
Cuentas por pagar Cuentas por pagar puede operar en forma integral con Compras; Si es as al elaborar una
integrado recepcin de mercanca se registrar automticamente una cuenta por pagar para el proveedor
asociado a la misma, afectando el campo de saldo y compras anuales en el catlogo de
proveedores. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectar, ni generar ninguna
cuenta por pagar, para que estos documentos tengan afectacin en los saldos del proveedor,
debes correr el proceso de Actualizacin de Archivos ubicado en el mdulo general, men
Utileras..

El cambio de una forma de operacin a otra (integrada por no integrada o viceversa), despus de
haber trabajado con el sistema, puede descuadrar los nmeros y provocar que no coincidan, en
cuyo caso se recomienda ejecutar del men Utileras , la opcin Actualizacin de archivos /
Compras a Cuentas por pagar , para evitar descuadres.

Actualizacin de archivos
Contra documento
Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por
lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de
documento con el que se relacionarn.

NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a
Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, ser indispensable que
regeneres el ndice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado
desde el men Principal del sistema men Utileras opcin Control de archivos , puesto que en
las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por nmero de documento y, en el de
Contra saldo, por fecha de aplicacin.
Contra saldo
Con esta opcin, se totalizan cargos y abonos importando nicamente su fecha de aplicacin; de
esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al
documento del que se derivan los movimientos.
Nmeros de Esta opcin se habilita si en Configuracin / Parmetros generales est seleccionada la opcin
concepto: Ganancia Multimoneda .
cambiaria y Prdida En estos campos deben indicarse los nmeros de conceptos que se utilizarn para generar los
cambiaria movimientos de ganancia y prdida cambiaria de CxP. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden
 ser modificados.

Estos conceptos se toman del catlogo de conceptos del mdulo de Proveedores y cuentas por
Pagar.

Ajuste cambiario de CxP

Folios Maneja folio

Al activar esta casilla el sistema te permitir generar movimientos de cuentas por pagar asociados a
un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento.
Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos tambin
aquellos relacionados con aplicacin de anticipos.
Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxP, se habilitar el campo "Aplicar
folio" para la asignacin correspondiente del folio.

Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los
movimientos se registrarn con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el
campo "Aplicar folio".

Folio (Formato del folio)

Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitir proporcionar el
formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armar con lo anotado en
este campo, adicionando un nmero consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el
sistema sugerir para la aplicacin de folios nmeros secuenciales.

Ejemplo:
Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc)
Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9

Nota: Si el folio anotado contiene nmeros o un nmero en la ltima posicin el sistema empezar
a generar el consecutivo a partir del folio o nmero anotado.
Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.).
Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar ningn movimiento de CxP sobre los
documentos documentos con una fecha anterior a la aqu indicada. Por ejemplo, esto resulta til si quieres
restringir que se realice alguna operacin sobre los documentos generados en el ao o mes
anterior al actual.

Carpeta Campos del usuario

Campo Descripcin
Alfanumricos El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu
Campo 1, 2 y 3 empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar
y en la ventana de alta de proveedores y que podrs utilizar para obtener informacin desde las
Numricos consultas personalizadas, editor de formatos o aplicacin de secuencias SQL.
Campo 4,5 y 6
Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros,
como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo
contengan nmeros.

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Inventarios

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Inventarios.

Qu es
Aqu podrs definir todos los parmetros que afectarn el funcionamiento de los procesos relacionados al control de
inventarios.

Campos

Carpeta Inventarios

Campo Descripcin
Generales
Integrado a facturas Los movimientos hechos desde el mdulo de Facturas se vern reflejados o no hacia Inventarios,
al activar este parmetro cuando elabores una factura, se registrar de manera automtica una
salida en el inventario de productos. Si no est activada esta opcin, el sistema no registrar la
salida del inventario, pero si te permite realizar la factura.
Integrado a compras Los movimientos hechos desde el mdulo de Compras se vern reflejados o no hacia Inventarios.
Al activar este parmetro cuando realices una compra se registrar de manera automtica una
entrada al inventario de productos. Si no activas esta opcin, el sistema no registrar la entrada al
inventario.
Cambio a Esta opcin cuando no est activa sirve para proteger la informacin y lograr que cada
existencias modificacin en el campo de existencias est respaldada por un documento de entrada o salida
del inventario. Al activarla permite modificar en forma directa la cantidad anotada en el campo de
existencias, tanto en Inventarios como en Multialmacn, en inventarios cuando no se maneja
Multialmacn y en Multialmacn cuando s se maneja ste. Si no marcas esta opcin, el cambio a
las existencias tendr que realizarse a travs de los documentos de los Mdulos de Facturacin,
Compras o Movimientos al Inventario.
Dgito verificador Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminucin de errores en la captura de claves de
productos similares. Al indicar que exista un dgito verificador, el sistema con base en la clave
indicada, calcular un dgito adicional que formar parte de la clave de identificacin.
Multialmacn Si tu empresa cuenta con ms de una bodega y se centralizan en una sola los procesos de
compra y distribucin de cada uno de los almacenes, te conviene marcar esta opcin. De este
modo el almacn central o casa matriz podr contar con el registro y manejo de las existencias de
los diferentes depsitos (catlogo de inventarios), y en todos los movimientos tanto de compras
como de facturas, se podr particularizar el almacn a afectar, logrndose con ello orden y
eficiencia en la administracin.

NOTA: Si no tienes activada esta casilla slo trabajars con tu Catlogo de Inventarios sin poder
acceder a los campos propios de Multialmacn; si decides cambiar esta opcin, tendrs que
indicar los productos que manejar cada almacn.
No. de conceptos Esta opcin te servir para tener mayor control cuando necesites traspasar productos de un
para movimientos en almacn a otro. Estos nmeros de concepto sern fijados y no se podrn modificar en la pantalla
traspaso (Entrada- donde se realizan los traspasos (aparecern ya definidos). En la ventana de traspasos podrs
Salida) realizar en un slo paso la entrada y salida ahorrando tiempo de captura, errores por distraccin
en el nmero de documento o cantidad de producto, o bien, prdidas de productos por el registro
de la entrada y la salida.

Conceptos de movimientos al inventario

 NOTA: En el catlogo estndar de conceptos de movimientos al inventario, los conceptos
definidos para estos fines son 07 (traspaso entrada) y el 58 (traspaso salida).
Cantidades Define cuntos decimales se desplegarn al capturar cantidades de existencias (no costos o
(Decimales) precios). El nmero podr variar entre cero (sin decimales) y cinco decimales como mximo. Los
decimales que puedes capturar dependern del tamao de cada campo especfico, en pantalla
slo se mostrar el nmero de decimales indicados aqu, redondeando los ltimos nmeros (no
desaparecern los dems decimales). La cifra indicada en este campo afecta Inventarios y
servicios, Multialmacn, Movimientos al inventario, Facturacin y Compras.

Grupo de productos Estas leyendas representan las distintas categoras, elementos o variantes que pueden existir de
Configuracin de las un mismo producto, de tal forma que se puedan agrupar los productos que pertenezcan a una
leyendas misma clasificacin o naturaleza.
(Seccin 1 y 2) La configuracin de estas leyendas, te permitir en el alta de productos registrar Grupo de
productos (previa configuracin de la lnea del producto), es decir, un producto modelo que agrupe
las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como:
tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupacin te permitir dar de alta automticamente todas las
combinaciones del producto, pudiendo combinar hasta dos elementos.

Por omisin el sistema propone el uso de "Talla" y "Color", pero puedes definir la que mejor se
adapte a la forma de venta y distribucin de tu empresa, Ejemplo . estilo, modelo, estampado, etc.
A continuacin se muestra un ejemplo de cmo se armaran las claves para las combinaciones
Talla y Color.
Talla - Color - Clave del subproducto
5 - Azul(Azu) - A001-5-Azu
7 - Rojo(Roj) - A001-7-Roj
9 - Verde(Ver) - A001-9-Ver
Las leyendas proporcionadas en estos campos, son las que se sugerirn en todas las ventanas,
procesos u opciones relacionadas con el manejo de Grupo de productos, como pueden ser:
Lneas de productos, alta de productos, reportes, facturas, compras, etc.

Carpeta "Movimientos al inventario"

Campo Descripcin
Formato para Si deseas que al Agregar un movimiento, ste se imprima, escribe el nombre del formato que ser
movimientos al utilizado. Se sugiere un formato, pero puedes crear o modificar uno y asignarlo a este campo. Por
inventario omisin se sugiere el formato minv.fto.

Editor de Formatos/Tabla de formatos

Ver en alta Si activas este parmetro el sistema presentar algunas columnas en la ventana de alta de
movimientos al Inventario, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el
producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes o pedimentos.

Carpeta "Campos libres"

Campo Descripcin
Alfanumricos El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu
Campo 1, 2 y 3 empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar
Y en la ventana de alta de inventarios y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas,
Numricos Campo editor de formatos o secuencias SQL.
4,5 y 6 Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros,
como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que
slo contengan nmeros.

Carpeta Impuestos
Campo Descripcin
Leyendas y Dado que con SAE puedes manejar hasta 4 tipos de impuestos. En este campo debers proporcionar las
Porcentajes % leyendas de los impuestos que usars, as como el porcentaje de impuesto que se aplicarn a los
productos. Sin embargo los porcentajes se podrn modificar en el esquema. Las leyendas y porcentajes
definidos en esta seccin, se sugerirn al dar de alta los esquemas de impuestos en el mdulo de
Inventarios.

Las leyendas definidas en este campo tambin se propondrn en el alta de documentos de facturas y
compras.

El sistema por omisin tiene especificado las leyendas:

Imp1 = IEPS, porcentaje % 0
Imp2* =
Imp3* =
Imp4 = IVA, porcentaje % 15

Si vas a necesitar realizar el desglose de impuestos por el nuevo manejo de retencin de impuestos, te
recomendamos utilizar para el campo impuesto 3 la retencin para el IVA (RET IVA).

Estas leyendas tambin servirn para proponerse en el catlogo de esquema de impuestos y en el

apartado cuentas contables de este mdulo de configuracin.

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Facturas

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Facturas.

Qu son
Podrs definir todos aquellos elementos que intervengan con el proceso de facturacin y adecuarlos a tus requerimientos.

Campos

Carpeta Generales
Campo Descripcin
Facturar sin Al marcar esta casilla podrs elaborar una factura o remisin an cuando no se tenga la cantidad suficiente
existencias de artculos en el mdulo de Inventarios o en Multialmacn para cubrir la demanda. De lo contrario el
sistema revisar las existencias e impedir continuar con la captura del documento cuando no exista la
cantidad suficiente. Este campo es til para los casos en el que el producto ya est disponible fsicamente
para su venta, pero todava no se ha efectuado la recepcin o entrada del producto al inventario,
posteriormente cuando se registre la entrada, se podr descontar del inventario los productos ya vendidos.
Actualizacin de archivos

Alta de Si la marcas ser posible incluir un nuevo comprador al Catlogo de clientes al momento de elaborar un
clientes en documento en facturacin, sin necesidad de cambiar de mdulo.
captura

Acumulado Si este parmetro est seleccionado, cada vez que elabores una factura, se actualizarn los acumulados de
de ventas facturacin: subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma se podrn obtener en cualquier
en lnea momento estadsticas y grficas con informacin completa de ventas de tu empresa. Si no est
seleccionado, estos totales no se actualizarn al momento de generar la venta; para que puedas
visualizarlos, debers realizar una actualizacin de acumulados.

Acumulados y actualizacin
Mostrar Con esta opcin al consultar cualquier documento de venta en el que el los artculos a vender sean un Kit,
desglose de podrs ver los productos o componentes que lo integran.
Kits
Observaciones

Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formacin de la cadena
original en el archivo XML y la presentacin de sta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del
parmetro Mostrar desglose de kits (que se encuentra en Utileras / Configuracin / Facturas / General).

Por omisin el parmetro est inactivo. En este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin
incluir el desglose de los componentes del kit, y nicamente se incluye al kit como unidad vendible, es decir,
que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran slo la partida de los kits sin desglosar o
incluir a los componentes de stos. Por el contrario si el parmetro se encuentra activo, entonces al generar
CFDs se incluyen slo a los componentes del kit.

Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya slo al kit como unidad vendible,
entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisin de facturas
digitales o Emisin de devoluciones digitales, segn corresponda (de hecho son los que por omisin se
sugieren en el dilogo de impresin).
Nmero de Indica cuantos descuentos se podrn capturar al elaborar un documento o partida de cotizacin, pedido,
descuentos remisin o factura. El nmero mximo de descuentos es de tres.

Nmero de Indica el nmero de impuestos que podrs capturar al elaborar un documento (Mximo 4 impuestos). Estos
impuestos impuestos se visualizarn como una columna, al dar de Alta un documento de venta.

El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parmetros de inventarios localizado en la ventana
principal del sistema men Utileras opcin Configuracin / Inventarios carpeta Impuestos .

Nmero Anota el nmero mximo de partidas que podrn capturarse en el documento de venta con el fin de que en
mximo de la impresin el nmero de partidas no exceda el tamao de la forma.
partidas por
documento

Nmero de Este campo indica los conceptos de cuentas por cobrar, que se utilizarn para registrar las facturas que
concepto pagues con la opcin de Facturas a plazos; dado que tu puedes indicar un porcentaje de inters a acumular
para a dichos pagos, tambin debes indicar el concepto por el que se registrarn esos intereses. Tambin podrs
compras a definir el concepto por el que se registrar el movimiento de cuentas por cobrar por la retencin al cliente
Facturas a por concepto de flete.
plazos,
intereses Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Facturas a plazos (18), Int. X venta/plaz (21) y
por venta a Retencin x flete (22). Estos son tomados y definidos desde el catlogo de conceptos ubicado en el mdulo
plazo y de Clientes y cuentas por cobrar.
retencin
del cliente Catlogo de conceptos

Manejar Si en las facturas que expides incluyes un monto determinado por concepto de flete, marca esta opcin e
Fletes indica el Monto que generalmente manejas por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerir el monto
en todas las facturas.

En el campo Impuesto indica el porcentaje de impuesto que se calcular sobre el monto del flete, la ventaja
de definir estos datos es que el clculo en la factura ser automtico, es decir, no necesitars agregar en la
factura una partida para indicar el cobro del flete.
Podrs verificar el monto del flete aplicado en la factura en la ventana de totales de la misma.

Agregar documento/Totales
Datos del cliente / Carpeta datos de venta

Vendedores Si eliges Clave secuencial, al dar de alta a los vendedores, el sistema le asignar un nmero progresivo a
Clave cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu
secuencial empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar que
no se desea una numeracin secuencial, de esta manera podrs hacer una asignacin personal de las
claves.

NOTA: Si seleccionas numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de vendedores. Si no

es secuencial, el campo estar activo para su captura.

No afectar Mediante la activacin de este parmetro de configuracin, al momento de consultar una factura,
doctos. de visualizars los datos del cliente tal y como se encontraban en el catlogo de clientes al momento de la
vta por venta, independientemente de que estos datos sean modificados posteriormente.
cambios en
info. del Si no est activado este parmetro al consultar una factura, los datos del cliente se mostrarn tal y como
cliente estn registrados en ese momento en el catlogo de clientes.
 Ejemplo: "Parmetro activado" . El da 1 de Septiembre, se elabor una factura para el cliente "1" con los
siguientes datos:

Si los datos del cliente son actualizados, al consultar la factura posteriormente, observars que los datos del
cliente corresponden a los que se tenan antes de su modificacin, es decir, al momento de elaborar la
factura.

En caso que el Parmetro est desactivado , al consultar la factura despus del registro de los cambios en
los datos del cliente, estos cambios se visualizarn en dicha factura perdindose as los datos originales con
los que fue generada la factura (direccin, poblacin, etc. por lo que la factura impresa diferir un poco de la
almacenada en el sistema, ya que la impresa contendr los datos del cliente registrados al momento de su
elaboracin y emisin.

Importante: Las facturas realizadas con o sin la activacin de este parmetro, no se vern afectadas si
posteriormente decides segn corresponda activar o desactivar este parmetro.
Carpeta Por documento
Campo Descripcin
Tipo de documento Selecciona el tipo de documento que deseas configurar, los disponibles son: facturas, remisiones,
pedidos, cotizaciones y devoluciones, dentro de los datos que se configuran estn: formato de
folios, archivo de impresin, etc.

Folios secuenciales Cuando se instala el sistema esta casilla se encuentra activa por omisin, lo cual significa que el
sistema asignar un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que
NOTA: Los campos el campo "Nmero" en la cabecera del documento no podr ser editado.
de esta ventana se
encuentran agrupados Si activas este parmetro, podrs indicarle al sistema mediante la generacin de folios
de tal manera que en personalizados el uso de un folio en particular, as como determinar su manejo y/o aplicacin en el
cada uno de los sistema, es decir, si son folios internos (lo que en versiones anteriores se manejaba como folios
documentos se personalizados), folios para comprobantes fiscales impresos o folios para comprobantes fiscales
configure el folio y digitales. Por cada folio personalizado podrs utilizar y/o seleccionar un formato de impresin. Si
formatos de no activas este parmetro, debers seleccionar el formato de impresin para el tipo de documento
impresin. segn corresponda.

Revisa la explicacin del campo "Formato para los folios ".

Si no activas este parmetro, significa que no necesitas un orden consecutivo; as ser posible
indicar la clave o folio al dar de alta el documento, que podr estar compuesto por letras o
nmeros; de esta forma siempre que elabores un documento ser necesario escribir su nmero
para que sea almacenado por el sistema, es decir, debers asignar directamente el nmero del
folio. Si no lo indicas, el sistema automticamente lo realiza generndolo a partir del formato
estndar.

Para este caso, debers seleccionar el formato de impresin para el tipo de documento que
corresponda. Ver formato de impresin .

Formato para folios Esta funcin solamente la podrs utilizar en caso de que quieras manejar folios secuenciales
indicndole al sistema este manejo activando la casilla de "Folios secuenciales ".

El sistema por omisin propone el uso de un formato estndar el cual est basado en un formato
numrico y consecutivo, ejemplo 1,2,3,4, etc., pero podrs dar de alta Folios personalizados
(hasta 5) que incluyan letras o nmeros. Adicionalmente podrs establecer si estos folios sern de
uso Interno, impresos o digitales.

Folio secuencial. Es un tipo de folio personalizado y/o creado por la empresa para control interno.
Estos folios se imprimirn junto con el documento de venta correspondiente. Este folio es el que
en versiones anteriores a la 4.0 se manejaba.

Folio secuencial impreso. Es un tipo de folio solicitado previamente ante la autoridad

correspondiente, para expedir documentos fiscales de manera impresa. Estos folios son creados
por los mismos contribuyentes que optan por imprimir y controlar sus propios comprobantes, pero
con la diferencia que ya estn autorizados y que cumplen con lo establecido por el SAT en base a
la regla 2.4.24

Folio secuencial digital. Es un tipo de folio solicitado ante la autoridad correspondiente, para
expedir documentos fiscales digitales para su envo y registro por Internet.
Para personalizar estos folios segn lo requieras, selecciona el botn . Para mayor informacin
de la pesonalizacin de los folios Haz clic aqu .
Una vez personalizados tus formatos indicarle al sistema cual ser el formato que propondr en
los Perfiles del usuario, ya que podrs indicar que un usuario utilice o tenga asignado un folio en
particular.

Personalizacin de folios fiscales

Mediante el botn podrs desplegar la ventana de personalizacin de folios fiscales para
configurar las leyendas o etiquetas que utilizar el sistema para armar el folio consecutivo,
pudiendo definir hasta cinco folios personalizados.
 La ventana para dar de alta los folios varia dependiendo del tipo de documento desde el cual ests
dando de alta los folios, las ventanas son:

Para los documentos de tipo: Factura y devolucin

Datos que se solicitan en esta ventana

Campo Descripcin
Folio Indica el formato con el que el sistema se basar para armar los folios. El folio puede contener letras,
nmeros o ambos, para posteriormente a partir de este formato se comiencen a generar de manera
secuencial los folios. Podrs configurar hasta 5 folios adems del folio estndar, estos debern estar
compuestos hasta de 7 dgitos entre nmeros y letras.

Si los folios los deseas utilizar para comprobantes fiscales digitales (facturacin electrnica), debers
activar el campo "Digitales". Para los documentos fiscales presentados de manera impresa, selecciona
el campo "Impresos".

El folio anotado en este campo debe coincidir con la serie y rango de folios proporcionados por el SAT,
tomando en cuenta que un folio puede estar compuesto por letras (series) y nmeros

Ejemplo. "A001" donde la letra A y los nmeros 000 se considera la serie y el nmero "1" como el folio
inicial del rango a manejar:
El formato del folio podr variar y esto depender de lo dispuesto por el SAT para la generacin de
estos. El sistema Aspel-SAE llevar la siguiente lgica para determinar entre la serie y el nmero del
folio.
El sistema considerar como parte de la serie los nmeros o letras que estn a la izquierda contando
desde el ltimo nmero.

Ejemplos:
A001 , donde el Folio es "A001" y la serie es "A" y el "001" es el nmero con el que empezar el rango
del folio. Los ceros cuentan como parte del rango del folio.
A23B1 , donde el Folio es "A23B1" y la serie es "A23B" y el "1" es el nmero con el que empezar el
rango del folio.
Ejemplos grficos: Selecciona el tipo folio para ver y/o consultar su ejemplo.

Folio B001H4
Folio A001
 Folio F45G01
Folio R45N10
Folio 145TY1

Si en e folio no se proporciona ningn nmero, el sistema propone como folio Inicial "1", Ejemplo .
Los folios no necesariamente deben iniciar en "1", si as lo requieres podrs configurar que empiecen a
generarse desde cualquier nmero, Ejemplo .

Notas
Los folios debern ser solicitados al SAT mediante el programa SICOFI (Sistema Integral de
Comprobantes Fiscales Digitales), y para esto ya debes contar con el o los certificados de sello digital.
Para dar de alta posteriormente mas rangos para el folio, dirgete a la carpeta "Folios fiscales " ubicado
desde esta misma ventana de configuracin.

Cada vez que des de alta una serie o rango para un determinado folio, estos se registrarn en la
carpeta "Folios fiscales " para su modificacin.

Si anotas un folio que ya se est usando, el sistema lo identificar automticamente y al momento de

asignar el rango inicial tomar el consecutivo del folio, es decir, el rango "Hasta" asignado inicialmente
para el folio.

Comprobantes Impresos
Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizar para la expedicin de facturas impresas.

Digitales
Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizar para la expedicin de facturas digitales.
Para ambos casos (impresas o digitales) se solicitar la Configuracin del folio .

Los digitales adicionalmente se podrn expedir de manera impresa.

Configuracin de folios
En este ventana debers especificar ciertos datos importantes para que las facturas sean generadas
correctamente.

Desde esta ventana podrs dar de alta para los folios personalizados en Aspel-SAE las distintas series
o rangos que se utilizarn para la expedicin de facturas ya sea impresas o digitales. Los rangos o
series dados de alta desde esta parte, los podrs consultar y/o administrar desde la carpeta "Folios
fiscales ".

Los datos que se solicitan en esta ventana son:

 Columna Descripcin
Documento Campo informativo. Tipo de documento en el cual se estn definiendo los
folios. Esta tipo de ventana slo estar disponible para documentos de tipo
factura y devoluciones, por lo que las leyendas que aparecern en este
campo son: "Facturas" o "Devoluciones" segn sea el caso.
Folio Campo Informativo. Muestra el folio que se est personalizando.
Serie Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del
folio proporcionado en el campo Folio .
Para saber el criterio que se est usando para determinar la serie consulta el
campo Folio .

Nmero de Nmero de aprobacin otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes

autorizacin y Ao Fiscales derivado de la solicitud de rangos o asignacin de folios de
comprobantes fiscales.
Tambin debers anotar el ao en que los folios son aprobados y/o
autorizados. Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el
programa SICOFI.

Desde/ Hasta En el campo "Desde " se propone el nmero inicial o consecutivo del folio que
se est personalizando.
En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para
esta serie.

Nota: Si el folio ya cuenta con una definicin de rangos anterior, el sistema

mostrar en el campo "Desde" el consecutivo del folio, es decir, el ltimo
nmero asignado al folio.
Recuerda que los folios se van asignando de manera consecutiva.

Para mayor informacin consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando

estos rangos el sistema.

Posteriormente para aadir, modificar o eliminar rangos para un folio en particular, dirgete a la carpeta "Folios
fiscales ".

ltimo En este campo se muestra el ltimo folio generado. Por omisin cuando se est dando de alta el folio, se mostrar el
primer nmero del rango inicial correspondiente al folio, aunque ste todava no se haya generado an.

Formato de Selecciona el formato de impresin para cada folio personalizado. Ver Formatos del mdulo de Facturas y
emisin Vendedores. Puedes elegir entre los formatos ya definidos por el sistema con extensin .fto o .qr2 segn
corresponda.
El sistema propone para los folios impresos formatos con Extensin FTO y para los digitales formatos en con
Extensin QR2 , los formatos varan dependiendo del tipo de documento del cual se estn personalizando los folios,
inicialmente el sistema propone los siguientes formatos:
 Facturas Devoluciones

Si lo requieres, podrs seleccionar otro formato de impresin de los disponibles o los creados por ti (Editor de formatos ,
Administrador de reportes ).

Cabe mencionar que el formato de impresin que indiques en este campo, ser sugerido por el sistema en la impresin
de tus documentos y si as lo deseas, al momento de su impresin podrs cambiar el formato.

Si deseas crear tus propios formatos, auxiliate con el editor de formatos o el editor de reportes segn sea el formato
requerido. Edita tus formatos de reportes o Administrador de reportes informacin general.
Para los documentos de tipo: Remisiones, pedidos y cotizaciones

Cuando se quiere determinar los folios personalizados para los documentos que son Remisiones, Pedidos y
Cotizaciones , se muestra una ventana en la cual podrs definir las etiquetas de los folios que vas a usar para la
captura de los mismos. Ejemplo (folio alfanumrico) : Si como nmero de folio indicas 1POI, el nmero
secuencial que se armar ser: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numrico) : 100, el nmero secuencial
que se armar ser: 100, 101, 102, etc. La ventana es la siguiente:

Para consultar el Formato de impresin para los documentos de tipo Remisin, Pedido y Cotizacin haz clic aqu.
Editor de formatos
Administrador de Reportes

Formato Este campo se habilitar para los documentos que no tengan activado el campo folios secuencial. Indica el formato
Impresin de impresin dependiendo del documento que se est configurando.
Puedes tomar los archivos de formato .fto que se incluyen en el sistema, o bien, crear o modificar formatos para
adecuarlos a tus necesidades, esto lo podrs realizar con el Editor de formatos
 El formato propuesto por el sistema depender del tipo de documento que se est configurando, es decir,
remisiones (Remisiol.fto), pedidos (Pedido.fto) y cotizaciones (Cotizal.fto).
Archivo En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuracin (*.CFT), que se utilizar por omisin para la
configuracin captura de documentos. Cabe sealar que la funcin de estos archivos es la de definir qu campos de informacin
se permitirn ver y capturar para agilizar la elaboracin de documentos del mdulo de Facturas y Vendedores,
dependiendo de las necesidades de tu empresa.

Este archivo de configuracin se alimenta o se define con el proceso Personalizacin de la captura de documentos

Fecha cierre de Al anotar este dato, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de Facturas ,
documentos Remisiones y/o Devoluciones (altas, cancelacin, devolucin, etc.) con una fecha anterior a la aqu indicada.

Botn "Reiniciar Folios"

El sistema maneja un lmite para el campo del nmero del folio, el cual consiste en que en el campo donde se registran los
nmeros de los folios no pueden registrarse ms de 32767 folios seguidos, por lo que se creo un proceso para reiniciar el
contador del campo, sin que esto afecte el consecutivo real del folio dentro de la factura ni los rangos configurados para las
facturas electrnicas.

Para una explicacin mas amplia, consulta el tema: Reiniciar folio

Carpeta Folios Fiscales
Desde esta ventana adems de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por documento/Folios
iniciales/Folios personalizados " podrs dar de alta ms rangos para el folio o incluso antes de utilizarse para la generacin
de documentos modificarlos o eliminarlos.

La ventana es la siguiente:

Conforme vayas incorporando nuevos rangos para los distintos folios observars varios registros, uno por cada nuevo
rango definido.
Manejo Cmo va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema?
Se tienen las siguientes series con sus respectivos rangos:

Folio Serie Rango

 Desde Hasta
1. A001 A 1. 500
2. R1TY1 R1TY 1. 200
3- A001 A 500 800
Para el ejemplo tomaremos en cuenta que primero se dio de alta para el folio el rango Desde (001) Hasta (500) y
posteriormente se registr el rango Desde (500) hasta (800).

El sistema empezar a usar nmero de folio proporcionado como folio Inicial (en este caso 001), y seguir generando y/o
aplicando al documento folios de manera secuencial hasta llegar al ltimo rango definido (en este caso 500). Hasta este
punto el sistema ya no cuenta con ms folios para la generacin de documentos, por lo que al dar de alta un nuevo
documento el sistema advertir mediante un mensaje que debers definir o dar de alta ms rangos para el folio. Para esto
debers asignar los nuevos rangos para el folio (previa solicitud al SAT) para registrarlos en el sistema desde esta ventana
de "Folios fiscales" con el botn "Agregar".

Cuando el sistema detecte nuevos rangos para el folio, podrs continuar con la generacin de documentos, y as
sucesivamente.
Tambin se puede dar el caso en que los rangos ya no se extiendan para el formato del folio, por lo que debers definir o
dar de alta un nuevo folio desde la ventana de Personalizacin de folios.

Botones de esta ventana

Botn Agregar
Con esta opcin podrs dar de alta para un folio en particular ms rangos (previa solicitud de estos al SAT).
Es preciso que previamente se definan en la Carpeta por documento , los tipos de folios que se van a manejar. Antes que
nada debers seleccionar del campo Folio, el folio al cual se la definirn nuevos rangos.

Campos de esta ventana

Campo Descripcin
Documento Campo informativo. Tipo de documento en el cual se estn definiendo los folios. Esta tipo de
ventana slo estar disponible para documentos de tipo factura y devoluciones, por lo que las
leyendas que aparecern en este campo son: "Facturas" o "Devoluciones" segn sea el caso.
Folio Campo Informativo. Muestra el folio que se est personalizando.
Serie Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del folio proporcionado en el
campo Folio .
Para saber el criterio que se est usando para determinar la serie consulta el campo Folio .

Nmero de Muestra el nmero de autorizacin para usar los rangos y el ao en que se autoriz su uso.
autorizacin y Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI.
Ao
Desde/ Hasta En el campo "Desde " se propone el nmero inicial o consecutivo del folio que se est
personalizando.
Cuando das de alta un nuevo rango para la serie, siempre se tomar el ltimo rango configurado para
la serie, dato que servir para determinar el nmero inicial del rango a registrar.
En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie.

Para mayor informacin consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema.

Botn Modificar
Cuando se quiere cambiar algn dato de la configuracin de folios nicamente se puede modificar el rango final (Hasta), el
ao y nmero de aprobacin. Ya no podemos reemplazar el nmero de autorizacin capturado.
Si ya se est usando este folio en el sistema, es decir ya se gener el primer documento con este rango de folios, lo
especificado para el folio ya no podr modificarse.

Botn Eliminar
Sirve para borrar algn rango de folios registrado en el sistema al posicionarse sobre l. El sistema te preguntar si ests
seguro de eliminar el registro.
Si ya se est usando este folio en el sistema, es decir, ya se gener el primer documento con este rango de folios, ya no
podrs eliminar ningn registro del folio o rango registrado.

Carpeta Por Partida

Campo Descripcin
Captura en alta de Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podr ser capturado cada uno de estos conceptos
documentos: para cada artculo que se incluya en un documento del mdulo de Facturas y Vendedores. La
Descuento, autorizacin de uno de los conceptos es independiente de los dems. Si no se marcan las casillas
Impuesto, Comisin correspondientes, el sistema no permitir la captura de estos conceptos en las partidas de los
y Observaciones. documentos de ventas. Slo para el caso

Ver en consulta Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedes a la consulta de los
documentos de este mdulo, elige entre: Tipo de producto, Nmeros de serie, Lotes y pedimentos,
Observaciones, Apartados y/Desglose de grupo de productos. Estos sern mostrados en columnas
verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, como botones grficos.

Ver en captura Si activas estos parmetros (Tipo de producto, Nmeros de serie, Lotes y pedimentos,
Observaciones, Apartados y/o Descripcin de productos) el sistema los presentar en columna
dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarn a travs de pequeos botones
grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes, pedimentos,
observaciones, etc.

Carpeta Sellos Digitales

Aqu se define ciertos datos que son importantes para que Aspel-SAE pueda generar correctamente los documentos
fiscales digitales (facturacin electrnica). Estos datos en la mayora de los casos son solicitados al SAT previamente y
siguiendo un proceso minucioso e involucrando varios elementos.

Para mayor informacin consulta la pgina de Internet del SAT o consulta los siguientes temas:

Antecedentes Factura Electrnica

Qu es Factura Electrnica
Gua rpida para emitir Facturas Electrnicas
Campos o datos que se solicitan para configurar correctamente el sistema para la expedicin y/o generacin de
comprobantes fiscales digitales.

Campo Descripcin
Certificado Tienes que ingresar la ruta en la cual almacenaste el archivo que contiene el
Certificado de tu Sello Digital que el SAT te proporcion.
Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital que ampara al
comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve obligatorio si no se expresa el
nmero del certificado.

Llave privada Aqu necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que resguardaste La llave
privada de tu certificado de sello digital.
Contrasea Ingresa la contrasea que proporcionaste para encriptar tu llave privada cuando
generaste tu Firma Electrnica Avanzada con el programa SOLCEDI.

Antecedentes Factura Electrnica

Vigencia (Desde Hasta) Dado que el Certificado de los Sellos Digitales tienen un perodo de validez se muestra
la fecha en la que dichos certificados estarn vigentes.

Namespace En este apartado se podr consultar el namespase definido por el SAT para la
empresa.

Uso
El estndar del comprobante fiscal digital incluye dos elementos definidos como de tipo
abierto que servirn para integrar nodos adicionales al cuerpo del comprobante, estos
definidos por el Servicio de Administracin Tributaria. Uno de estos elementos es el
uso de un namespace que estar referenciado a una ruta para comprobar la validez
del comprobante fiscal.
Para poder ser validado el comprobante fiscal digital correctamente, deber estar
referenciado al namespace del comprobante fiscal digital y referenciar la validacin del
mismo a la ruta publicada por el SAT en donde se encuentra el esquema XSD objeto
de la presente seccin (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd) de la
siguiente manera:

<Comprobante
xmlns="http://www.sat.gob.mx/cfd"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xsi:schemaLocation="
http://www.sat.gob.mx/cfd
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd"
Por omisin, el sistema incluir esta estructura o referencia (namespace) publicado por
el SAT.

Adicionalmente, el sistema permitir definir un namespace para el cliente, que podr

servir para validar otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda.

Revisar detalle del cliente

El sistema incluir en un archivo base con extensin .INI el namespace definido por el
SAT, este archivo se identificar con el siguiente nombre:
NamespaceBaseE.ini: Archivo base para armar el namespace de la empresa cuando
se crea una nueva empresa. Este archivo se baja en el directorio de instalacin del
sistema.

En base al archivo anterior al acceder a esta opcin, se crear un archivo Namespace

para las empresas, con el siguiente nombre:
NamespaceEmpresas.ini: Archivo donde se almacena el namespace de las
 empresas.

Ambos archivos se copian en la ruta de instalacin del sistema, y por cada empresa
dada de alta se generar un registro dentro del archivo "NamespaceEmpresas.ini" .

Desglose de Desctos. Cuando el parmetro se encuentre sin marcar: Indica que los descuentos se
aplicarn directamente al precio del producto, por lo que dichos descuentos no se
desglosarn en el archivo de factura .XML. En este caso el precio ser igual a: Precio
= Precio del producto Descuentos de la partida.

Cuando el parmetro de encuentre marcado: Indica que los descuentos no se

aplicarn al precio del producto y dichos impuestos sern desglosados en el archivo de
factura .XML en partidas independientes. En este caso el precio ser igual a: Precio =
Precio.

Nota importante: El Descuento Financiero no s ver afectado por el manejo de este

parmetro y siempre se manejar como descuento.

Avisarme Al activar esta opcin le indicamos al sistema que mediante un mensaje, notifique a
cierto nmero de das del trmino de la vigencia de los cerficados. Podrs seleccionar
entre 30 das, 15 das, 1 semana o nunca.

R.F.C Empresa Proporciona el RFC de la empresa para que sea anexado en la factura.

R.F.C. Mostrador Este RFC es genrico y es designado por el SAT para emitir facturas electrnicas para
el cliente mostrador. Este dato se propone en el desglose de la factura digital para el
campo correspondiente al RFC.

NOTA: Recuerda que todas las Facturas Electrnicas deben de contener un RFC para
que sean vlidas, por lo que este campo te servir para emitir una factura de un cliente
mostrador que no requiera la emisin de dicha factura, es decir, no cuenta con un
RFC.

Direccin fiscal detallada En esta ventana se solicitarn los datos de la direccin fiscal del emisor, domicilio
fiscal y lugar de expedicin.

Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrs identificar por que se anexa un
recuadro ( ) junto al dato o campo.

Nota importante:
Los datos deben corresponder a los autorizados por la autoridad correspondiente (SAT), de lo contrario originara una mala
configuracin del sistema, as como la mala generacin de documentos fiscales digitales.

Estos datos slo los debers proporcionar si el sistema emitir facturas digitales fiscales.
Mdulo general de configuracin
Configuracin / Compras

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Compras.

Qu son
Podrs definir todos aquellos factores que intervengan con el proceso de Compras y adecuarlos a tus requerimientos.

Campos

Carpeta Generales

Campo Descripcin
Acumulado de Si este parmetro est seleccionado, cada vez que se elabore una
compras en lnea recepcin, se actualizarn los acumulados de compras: subtotal,
impuestos y montos de descuentos. De esta forma, se podrn obtener en
cualquier momento estadsticas y grficas de la informacin completa de
las compras de tu empresa. Si no est seleccionado, estos totales no se
actualizarn al momento de generar la compra; para que puedas
visualizarlos debers realizar una actualizacin de acumulados de
compras (mdulo de Compras , men Herramientas , opcin
Acumulados / Actualizacin ).

Acumulados y actualizacin

Alta de Si la marcas ser posible incluir un nuevo Proveedor al catlogo de

proveedores en Proveedores en el momento de elaborar un documento en Compras, sin
captura necesidad de cambiar de mdulo.
Alta de productos Al activar este campo te ser posible incluir un nuevo producto en el
en captura catlogo de productos en el momento de elaborar un documento en
Compras, sin necesidad de cambiar de mdulo.
Acumular A travs de este campo se indica la forma en la que los gastos indirectos
indirectos a CxP afectaran a la CxP originada por las compras, si defines: Automtico, los
gastos indirectos siempre se registrarn en CXP; Manual, al elaborar la
recepcin de mercanca, el sistema preguntar si acumula los indirectos a
CXP; Nunca, el sistema solicitar el monto de los indirectos pero no se
acumularn en el adeudo al proveedor.
Nmero de Este campo indica los conceptos de cuentas por pagar que se utilizarn
concepto para para registrar las compras que pagues con la opcin de compras a
compras a plazos; dado que puedes indicar un porcentaje de inters a acumular a
plazos, intereses dichas compras, tambin debes indicar el concepto por el que se
por compras a registrarn esos intereses. Tambin podrs definir el concepto donde se
plazo y retencin registrar la retencin al proveedor por concepto de flete.
del proveedor
Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son:
Compras a plazos (18), Int. X compra/plaz (21) y Retencin x flete (22).
Estos son tomados y definidos desde el catlogo de conceptos ubicado
en el mdulo de proveedores.

Catlogo de conceptos
Nmero de Indica el nmero de impuestos que podrs capturar al elaborar un
impuestos documento (Mximo 4 impuestos). Estos impuestos se visualizarn como
 una columna (I.E.P.S, Estatal, I.V.B.S.S e I.VA.), al dar de Alta un
documento de compras.

El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parmetros de

inventarios , localizado en la ventana principal del sistema men Utileras
opcin Configuracin / Inventarios carpeta Impuestos .
Manejar Fletes Si en las compras que realizas cobran un monto por flete, marca esta
opcin e indica el monto que generalmente cobran por dicho concepto, al
hacerlo el sistema te sugerir el monto en todos tus documentos.
En el campo Impuesto indica el porcentaje de Impuesto que se calcular
sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el clculo
en la compra ser automtico, es decir ya no necesitars agregar una
partida a la compra para realizar el cobro del flete.
Este monto del flete tambin se mostrar el clculo en la ventana de los
totales de los documentos del modulo de compras.

Agregar proveedor/ Carpeta datos de venta

Carpeta Por documento

Campos Descripcin
Tipo de En esta carpeta se configura los tipos de documentos que maneja el mdulo de compras (Recepciones
documento , Ordenes y Devolucione s), el tipo de folio, formatos y archivo de impresin para dichos documentos
del mdulo.
Folio Si activas esta casilla el sistema asignar un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que
secuencial elabores. Por lo que el campo "Nmero" en la cabecera del documento no podr ser editado.

Revisa la explicacin del campo "Formato para los folios ".

Si no necesitas un orden consecutivo, no marques la casilla; as podrs indicar la clave o nmero al dar
de alta el documento, que podr estar compuesta por letras o nmeros; De esta forma siempre que
elabores un documento ser necesario escribir su nmero para que sea almacenado por el sistema.
Formato para El sistema por omisin propone el uso de un formato estndar el cual asigna un folio con formato
los folios numrico, 1,2,3,4, etc., pero podrs dar de alta folios personalizados que incluyan letras o nmeros, en
los que el sistema se base para armar los folios secuenciales.

Si manejas folios secuenciales, mediante el botn podrs definir las leyendas o etiquetas que
utilizar el sistema para armar el folio consecutivo. Solo podrs definir hasta cinco folios personalizados.
Una vez definidos estos se mostrarn entre la lista de "Formatos para folios" disponibles para el
documento. Selecciona el formato, una vez definidos los formatos de folios puedes elegir el que sugiera
el sistema por ejemplo el ms comn-, sin embargo, en el momento de la elaboracin de documentos,
se podr indicar cualquier otro de los folios definidos. Ejemplo (folio alfanumrico) : Si como nmero
de folio indicas 1POI, el nmero secuencial que se armar ser: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo
(folio numrico) : 100, el nmero secuencial que se armar ser: 100, 101, 102, etc.

Nota: Si no est activada la casilla de Folios secuenciales, esta opcin estar desactivada.
Formato Para imprimir un documento en cuanto termines de elaborarlo debes indicar en este campo el nombre
impresin del archivo que contendr el formato a utilizar. Cabe mencionar que el formato de Impresin que
indiques ser sugerido por el sistema, por lo que si deseas lo puedes cambiar al momento de la
emisin.

El formato propuesto por el sistema depende del tipo de documento que se est configurando, es decir,
Recepciones (Rcompral.fto), rdenes (Ordenlw.fto) y Devoluciones (Dcompraw.fto).
 Nota: Hay que tener en cuenta que el manejo de los archivos para los formatos de impresin, depende
tambin de si el sistema esta trabajando o manejas Multimoneda, estos archivos tiene el mismo nombre
solo que tienen terminacin "M", ejemplo: Rcompralm.fto , Ordenlwm.fto y Dcomprawm.fto.

Editor de formatos
Archivo En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuracin (*.cft), que se sugerir para la
configuracin captura de documentos. Cabe sealar que la funcin de estos archivos es la de definir qu campos de
informacin se permitirn ver y capturar para agilizar la elaboracin de documentos del mdulo de
Compras, dependiendo de las necesidades de tu empresa.

Ver:
Personalizacin de la captura en los documentos
Fecha de cierre Al anotar este dato, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de Compras
de documentos (recepciones y devolucin) con una fecha anterior a la aqu indicada.

Carpeta Por partida

Campo Descripcin
Captura en alta de Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podr ser capturado cada uno de estos conceptos
documentos: para cada artculo que se incluya en un documento (del mdulo de Compras). La autorizacin de uno
Observaciones e de los conceptos es independiente de los dems. Si no se marcan las casillas correspondientes, el
Impuestos sistema no permitir la captura de estos conceptos en las partidas de los documentos de compras.
Ver en consulta Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedas a la consulta de los
documentos de este mdulo, elige entre: Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones,
Desglose de grupo de productos. Estos sern mostrados en columnas verticales a la izquierda de las
partidas del documento consultado, es decir aparecern como botones grficos.

Ver en captura Si activas este parmetro (Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones) el sistema los
presentar en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarn a travs de
pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes y
pedimentos y observaciones.

Considerar Al ser activado este campo, el sistema tomar el impuesto 1 (IEPS) de un producto como parte del
impuesto 1 en el costo del mismo y este ser actualizado en inventario y se incluir para calcularse el costo promedio.
costo
Nota: Es importante que si estas utilizando este parmetro, tomes en cuenta o verifiques que en la
factura no se aplique nuevamente el impuesto IEPS.

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Cuentas contables

Acceso

Ventana principal, Men Utileras, Configuracin / Cuentas contables.

Qu es

Este apartado es muy importante, ya que aqu se indican los nmeros de cuenta que se utilizarn en las plizas
generadas por la interfase Aspel-COI.

Plizas en las que se utilizan las cuentas contables

Generales

Cuenta Maestra Cuenta correspondiente al Se utiliza en la pliza de:

catlogo estndar de Aspel- COI
Ventas 4100-001-000 Ventas
Descuento financiero ventas Ventas
Impuesto por pagar 2150-001-000 Ventas
Devolucin de ventas Devol. de Vtas.
Venta de servicios
Clientes 1150-001-000 Ventas / CxC
Almacn 1160-003-000 Compras / Movs. al Inv.
Descuento financiero en compras Compras
Impuesto por acreditar Compras
Devolucin de compras Devol. de Compras
Compra de servicios Compras
Proveedores 1211-001-000 Compras / CxP
Otras
Bancos 1120-001-000 Ventas / CxC / CxP
Diferencia costo compras Movimientos al inventario
Otros impuestos Ventas/Compras
Impuesto 1 Ventas/Compras/devolucin
ventas y compras
Impuesto2 Ventas/Compras/devolucin
ventas y compras
Impuesto 3 Ventas/Compras/devolucin
ventas y compras

En las leyendas para impuesto 1, impuesto 2 e impuesto 3 se mostrarn las leyendas configuradas en el apartado de
cuentas contables del mdulo de configuracin, es decir, los impuestos configurados en dicha parte.

Estas cuentas no forman parte del catlogo estndar que maneja Aspel-COI, si las deseas manejar las debers dar
de alta y posteriormente especificar el nmero de la cuenta en este apartado.

Desde la ventana de Interface Aspel-COI, botn Cuentas contables , podrs configurar ms cuentas para la correcta
interface del sistema Aspel-SAE/Aspel-COI.
Para mayor informacin:

Donde se definen las cuentas contables

Esencial
El sistema genera plizas desglosadas por cliente, por proveedor, por lnea de producto, clasificacin, moneda, etc., de
acuerdo a tus requerimientos que tu selecciones. Se recomienda que mensualmente se Concilien las cuentas de Aspel-
COI contra los totales de Aspel-SAE.

Temas relacionados
Interfase Aspel-COI
Mdulo general de configuracin
Configuracin / Aplicaciones asociadas

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Aplicaciones Asociadas.

Qu es
Aqu puedes definir las aplicaciones que se activarn automticamente cuando elijas la opcin Calculadora, Editor
de textos (Editor de formatos del men Archivos) o solicites una Hoja de clculo.
Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitir efectuar operaciones en cualquier
parte del sistema, esta calculadora es adicional a la que proporciona el sistema en los campos de tipo monto. Uso
de la calculadora dentro de los campos
El editor de formatos te permite crear o modificar los formatos que se utilizan para imprimir los reportes, y con la
hoja de clculo puedes establecer un vnculo dinmico que se actualizar cada vez que abras un archivo, con
informacin generada en tu sistema. Copiado especial

Campos

Campos Descripcin
Ruta de las Para poder tener acceso a las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de clculo desde el
aplicaciones: sistema SAE, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las
Calculadora, aplicaciones que sean utilizar para dichos fines, as podrs tener acceso a ellas desde el sistema.
Editor de Calculadora
textos y Hoja Hoja de clculo
de clculo Editor de formatos
Activar Al activar esta opcin, cada vez que accedas al sistema, despus de haber seleccionado la empresa a
Sugerencias trabajar, aparecer una sugerencia de operacin del sistema, con el fin de proporcionarte tips para el
correcto manejo de la informacin de tu empresa.
Activar sugerencias
Modo alterno Con esta opcin podrs cambiar la configuracin de la tecla Enter, ya que su funcionamiento por omisin
de captura es el de validar o aceptar el proceso, pero si activas esta opcin, la tecla Enter se convertir en
tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura.
Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a algn botn Aceptar, la tecla Enter se
convertir en validacin o terminacin del proceso, solamente ser en este caso, volviendo de nuevo a la
funcin de Tabulador.
Mostrar citas Al activar esta opcin le indicas al sistema que al acceder al sistema te notifique de las citas
al inicio programadas para el da de hoy desde el Administrador de clientes o en sus caso desde la
ventana de citas de Microsoft Outlook , este ltimo depender si el sistema est trabajando con
le parmetro "Utilizar Interfaz con Outlook".
 Para mayor informacin consulta el tema: Alta de citas y Agenda

Utilizar Interfaz Existen dos formas de manejar este concepto:

con Outlook Sin establecer interfase con Microsoft Outlook
Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook
Sin establecer interfase con Microsoft Outlook
Podrs dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la informacin necesaria para
agilizar el envo de correos electrnicos con la informacin de las principales consultas mediante el uso
del correo predeterminado en tu computadora La opcin para envo de correos estar disponible en las
principales consultas del sistema.

Estableciendo interfase con Microsoft Outlook

Gracias a la interfase con Microsoft Outlook , la cual habilitas en los parmetros de configuracin,
podrs asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde
Outlook , igualmente podrs dar de alta un contacto de Outlook desde la consulta de contactos de
Aspel-SAE.. Para una mejor integracin entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la
ventana de Outlook podrs incluir informacin especfica de Aspel-SAE, es decir, informacin del
cliente o vendedor, etc.

Esta interfase slo funciona a partir de la versin 2000 de Microsoft Outlook o superior.
Impresora Indica la ruta donde se encuentra instalada la impresora que se tendr como predeterminada para el
sistema.
Si tienes una impresora predeterminada en tu sistema operativo (Windows 98, NT, 2000 o XP), el
sistema mostrar la ruta de instalacin de dicho dispositivo.

Configurar:

Puedes configurar el tipo de letra para los encabezados, texto normal y letra condensada. Tambin te
permite establecer los mrgenes superior e inferior del documento, el tamao y la orientacin (horizontal
o vertical) del papel. Cuando ya tengas configurado los parmetros segn tus necesidades o
preferencias puedes establecer como predeterminada dicha configuracin presionando el botn
Predeterminar para que la prxima vez puedas trabajar con la misma configuracin.

Nota: Por omisin el sistema toma la configuracin de impresin de la impresora que tengas
predeterminada en tu sistema operativo.
Consulta los siguientes temas:
Calculadora
Hoja de clculo
Especificar Impresora
Editor de formatos
Copiado especial
Mdulo general de configuracin
Configuracin / Grficas y copiado especial

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Grficas y Copiado especial.

Qu es
Con esta opcin podrs definir especificaciones generales de la presentacin de tus grficas, las cuales quedarn
registradas en el archivo SAEWIN.INI, aparecern por omisin cada vez que ingreses al graficador, as como la
configuracin de la aplicacin a la cual se enviar la informacin por medio del copiado especial.
Los campos que muestra esta ventana son los siguientes:

Campos

Configuracin para grficas

Campo Descripcin
Ajustar la escala al Presentar los valores en relacin con el valor mximo de tu informacin; al activar esta funcin
valor mximo de la puede ser que muchos de tus valores se vean muy pequeos en la escala de la grfica, debido
estadstica a que el valor mximo es aqul que llena por completo la escala.

Adems puedes usar esta opcin cuando algunos valores visualizados se ven muy pequeos y
deseas ver datos en alguna determinada escala.
Graficar el acumulado Al activar esta opcin, el sistema obtendr el acumulado de todos los valores restantes de su
de los valores no estadstica y dicha cantidad aparecer en la ltima columna o dato visible.
visibles
Mximo de valores Puedes solicitar que el sistema grafique el nmero de valores deseados (mnimo 1 y el mximo
visibles en la grfica 15).

Por omisin veras de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de un semestre del ao).
Salto de valores al Aqu podrs establecer el nmero de saltos para ir avanzando sobre los registros de tu
desplazar la grfica
estadstica, los cuales aparecern en la grfica y podrs ir desplazndolos con el botn .
El graficador por omisin salta de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de tu
informacin en un semestre del ao).

Estadsticas /Grficas
Edicin de una grfica

Campos de Copiado especial

Campo Descripcin
Tipo de formato a Selecciona el tipo de formato en el cual quieres realizar el copiado especial, para que la aplicacin
usar que uses no tenga errores, puedes utilizar los formatos en modo de Texto, para Lotus 123 (WK1) o
para Excel (Biff3).
Copiado especial
Encabezados y/o Selecciona si quieres que el copiado especial incluya los encabezados y/o los totales.
Totales

Esencial
Al usar el copiado especial, el sistema enviar la informacin que selecciones a otra aplicacin (p.ej. Excel), y tendrs la
posibilidad de seleccionar en esa aplicacin el pegado especial con vnculo para que al momento de realizar alguna
modificacin en SAE, la informacin de la otra aplicacin se actualice en forma automtica.
Copiado Especial
Mdulo general de configuracin
Calculadora

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Calculadora.

Utiliza la de tu preferencia
Al acceder a esta opcin el sistema te presentar la aplicacin definida para tales fines, por ejemplo si eliges la
calculadora de Windows podrs utilizar las opciones: cientfica o estndar.

Problema y Solucin
Problema Solucin
El sistema no despliega la calculadora en No tienes definida esta aplicacin en el men Utileras/ Configuracin /
pantalla. Aplicaciones asociadas.

Tema relacionado
Aplicaciones Asociadas
Uso de la calculadora dentro de los campos
Hoja de clculo

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Hoja de clculo.

Manejo
Podrs especificar la Hoja de clculo que llamar el sistema (Lotus , Quatro Pro , Excel , entre otras). Slo define en
el men Configuracin / Aplicaciones asociadas la ruta donde se encuentra la hoja que ms se adapta a tus necesidades
y, al pedir la opcin Hoja de clculo del men Utileras, el sistema automticamente activar la aplicacin que tienes
seleccionada.

Tema relacionado
Aplicaciones Asociadas
Datos de la empresa

Acceso
Men Utileras, Datos de la empresa.

Qu es
Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVLIDA S.A. DE
C.V. sta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga como periodo de
evaluacin, posterior al vencimiento de dicho periodo se solicitar la activacin del sistema. Una vez que hayas activado
tu sistema, en esta seccin podrs agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas informacin
fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre que es lo equivalente a la razn social de tu
empresa, antes de iniciar tus operaciones con SAE., de tal forma que el nombre de la empresa invlida se actualice con el
nombre de tu empresa especificado en la activacin.
Una vez que hayas activado tu sistema podrs modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento
que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opcin "Cambios" disponible en el dilogo de
seleccin de empresa.

Manejo
Es importante que consideres que debers activar el sistema antes del trmino de los 30 das de evaluacin, de lo
contrario el sistema dejar de operar habilitndose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la informacin
capturada hasta el momento, sino que estar disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el
sistema, podrs reanudar la captura de informacin.

Temas relacionados
Revisa cuntos usuarios tienes permitidos
Incrementa el nmero de usuarios del sistema
Da de alta una empresa en tu sistema
Proceso de activacin del sistema
Registra la clave principal de acceso al sistema

Esta seccin de datos de la empresa contiene los siguientes temas:

Alta de la empresa en tu sistema
Modifica los datos de una empresa
Alta de tu empresa en el sistema

Acceso

Men Utileras, opcin Datos de la empresa / Botn

Qu es
El proceso de "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o
razn social de las empresas con las que trabajars, as como los datos de registro bsicos de las mismas. Una vez
registradas las empresas desde esta opcin, al momento de iniciar una sesin con el sistema se listarn todas las
empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciars la sesin del sistema; de igual forma el nombre
definido en esta opcin aparecer en todos los reportes y documentos que emitas.

Abrir empresa

Recuerda que el sistema por omisin tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar
como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razn social de tu empresa.

NO podrs dar de alta ms empresas si tu sistema an no ha sido Activado, de igual forma no podrs modificar el nombre
de la EMPRESA INVALIDA.
Modifica los datos de una empresa

Datos de identificacin de la empresa

Campo Observaciones
No. de Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo.
empresa
Razn Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1
social ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre
l. Por ello te recomendamos que la primer razn social que des de alta sea la de la empresa corporativa.
Modifica los datos de una empresa
Direccin Anota la ubicacin de la empresa.
Poblacin Anota la ubicacin geogrfica de la empresa.
R.F.C. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos.
Registro Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms
Estatal completa.

Problemas / Soluciones
Quieres cambiar el orden en el que aparecen las El nmero de empresa es progresivo y no puede ser
empresas en la ventana de Seleccin de empresa. modificado, solamente podrs modificar la razn social
asociada
Tuviste algn error al dar de alta los datos de la Dirgete al apartado "Modificar los datos de la empresa".
empresa.

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Modifica los datos de una empresa
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Proceso de activacin del sistema
Registra la clave principal de acceso al sistema
Modifica los datos de una empresa

Acceso

Men Utileras, opcin Datos de la empresa / Botn

Qu es
A travs de esta opcin podrs modificar los datos (direccin, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas.
La ventana que se presenta es similar a la de alta de una empresa.

Notas
No es posible modificar el nmero de empresa.
Recuerda que podrs cambiar los datos de la empresa ficticia (de EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V ) por los datos de tu
empresa, al momento de activar el sistema o posteriormente desde esta opcin.

Tema relacionado
Activacin del sistema
Ir a otros mdulos

Puedes moverte de un mdulo a otro desde el men Mdulos de la Ventana principal o desde la opcin Ir a del men
Archivos de cada mdulo.
Teclas de acceso rpido

Qu son
Con esta opcin podrs tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado.

Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna funcin especfica dentro del sistema, sin necesidad de buscar
por las opciones del men la funcin deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del men,
ya que ah es donde se encuentran las teclas de acceso rpido.

Manejo
Existen dos tipos de teclas de acceso rpido:
1. Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opcin del men, si es una opcin del men principal
sta debe ser activada con la combinacin de teclas: ALT + "la letra subrayada".

Ejemplo: "Edicin" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso
rpido, y sta puede ser activada mediante la combinacin de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opcin a la que
deseas acceder (ALT + E + A). Si la opcin a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submen, slo es
necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opcin deseada.

2. El otro tipo de teclas de acceso rpido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos
casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar.

Ejemplo : En el men Edicin se encuentra la opcin Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que
indica que si presionas la combinacin de teclas CTRL + Ins, se realizar o ejecutar la opcin de copiado.
Notas
En todos los ejemplos utilizamos el mdulo de clientes. Te sugerimos que elabores una gua de referencia rpida
registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia.

Recuerda que para ver las teclas de acceso rpido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta
entonces se mostrarn marcadas en los mens las teclas de acceso rpido.

Temas relacionados
Funciones y campos generales
Teclas de funcin
Teclas de funcin

Qu son
Estas teclas tienen asignadas las funciones ms generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre
otras; y con slo oprimirlas se ejecutarn.

Teclas de funcin
Estas son las teclas de funcin que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algn catlogo cualquiera de
estas funciones vare, se te informar del uso indicado.

TECLA FUNCIN GENERAL EN LOS MDULOS:

F1 AYUDA EN LNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor.
F2 AYUDA POR CAMPO. Cuando existe este tipo de ayuda, el campo se seala con una interrogacin (? ) y al
activarla, el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te
encuentres.
El sistema proporciona una calculadora que se despliega en todos los campos numricos, mediante el uso de la
tecla F2 dentro del mismo campo. Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las aplicaciones
asociadas, para ms informacin de su manejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos
numricos
F3 BUSCAR. Sirve para localizar informacin dentro de una consulta, y para ello se despliega un dilogo en el que
defines las caractersticas de la bsqueda.
GRABAR : Esta misma tecla permite grabar la informacin de la captura de un documento, en los mdulos de
Compras y Facturas.
F4 SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una bsqueda, esta funcin se usa para localizar los siguientes datos que
cumplan con las caractersticas que definiste.
F5 FILTRAR. Sirve para seleccionar informacin que se presentar en la consulta, con base en determinadas
caractersticas.
F6 RESTAURAR. Sirve para listar la informacin de un catlogo tal y como se encontraba antes de haber realizado
la operacin Filtrar.
F7 BSQUEDA FONTICA. Si no recuerdas la clave que solicita el sistema, puedes oprimir la tecla F2 o el signo ? y
luego la tecla F7 para indicar el nombre o parte de l, y el sistema presentar los registros que ms se aproximen
a lo que hayas indicado.
F8 CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada a la empresa de (que aparece al entrar por primera vez a cada
mdulo), si oprimes F8 equivale a anotar la clave de acceso de fbrica, que es ASPEL1. Posteriormente podrs
definir tu clave de acceso personal.
F9 IMPRIMIR. Presenta un dilogo de opciones de impresin, para mandar tu informacin a disco, pantalla, E-mail o
impresora.

Es importante tener en cuenta que algunas teclas de funcin pueden variar su uso dependiendo de las operaciones que se
realizan en cada Mdulo, lo cual ser explicado en su momento.

Temas relacionados
Teclas de acceso rpido
Utiliza las opciones de ayuda (f2, calendario, calculadora)

Qu es
Al colocarte en los campos que van acompaados por el signo de interrogacin (? ) y oprimir F2 , Shift + F2 ,
aparecer un listado con las opciones que puedes elegir para ese rubro; de esta forma no tienes que recordar
claves, ni recurrir a otra consulta para verificarlas, entre otras cosas.

Son 4 variantes las que te pueden ayudar:

Tecla de Ayuda (F2)
Calendario.
Uso de la calculadora dentro de los campos
Aade Observaciones
Cmo utilizar una clasificacin
Cambio de directorio y fecha

Acceso

Desde el Men Archivos, opcin Fecha / o desde la barra de herramientas, con el botn:

Manejo
Esta ventana cambia un poco su funcionalidad en esta versin.
Permitir cambiarte de ruta o directorio de trabajo, con el fin de revisar algn dado registrado en otra base de datos
diferente a la base de trabajo (pudiendo ser la base de datos ejemplos), sin que este cambio modifique y/o afecte la ruta
de trabajo del sistema y los accesos de otros usuarios (trabajo en red).

Observaciones relevantes de esta opcin:

1. La podrs utilizar para abrir otra base de datos y para regresar a la base de trabajo, sin tener que salir del sistema.
2. El cambio de la base no se graba, es decir, cada vez que inicies una sesin con el sistema, se abrir con la base
de datos de trabajo configurada en los parmetros de configuracin, parmetros generales/Botn configuracin.

Campos de esta opcin

Campo Descripcin
Directorio de Te permite indicar la ruta en donde se encuentran los datos de la empresa que se desea abrir.
trabajo

Fecha de Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomar en cuenta para abrir la base de datos y
trabajo fecha en la que deseas registrar los cambios.
(DDMMAA)
Formato de la Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el
base de datos directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de
datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin
Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos.
Alias de la Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el
base de datos formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers
realizar lo siguiente:
5. Instala un cliente SQL
6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad
desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE
 lee directamente la informacin del BDE admin.

Posterior a esta ventana por cambio de base de datos, se mostrar la ventana de sugerencias y aviso del respaldo de
archivos. Acceso al sistema

Tema relacionado
Abrir empresa
Cmo sacarle provecho a tu informacin

Qu es
El sistema te permite clasificar los registros que vas ingresando, de manera que despus puedas aprovechar esa
clasificacin para encontrar, ordenar y seleccionar tus datos de acuerdo a tus necesidades.
Para conocer un ejemplo de esta forma de clasificar tus datos, cmbiate al directorio de la base de datos
"Ejemplos", una base de datos que incluye tu sistema, la cual contiene una clasificacin ficticia de proveedores,
clientes y productos; esta informacin est clasificada de manera inteligente y, si clasificas tu informacin de la
misma forma, podrs obtener consultas y reportes con informacin tan especfica como lo requieras.
La base de datos Ejemplos tambin te ser til para familiarizarte con el manejo del sistema. Solictala de esta
manera, con la opcin Cambio de directorio y fecha, de la ventana principal:

Nota: Esta base de datos fue creada para manejarse nicamente con la Empresa 1.

Ver:
Cambio de directorio y fecha
Configura la barra de herramientas

Acceso

Desde cualquier mdulo, Men Herramientas, opcin Barra de herramientas.

Desde cualquier mdulo, oprime el botn de la barra de herramientas.

Al tener el cursor en la barra de herramientas, oprimir el botn derecho del ratn y elegir la opcin Personalizar
barra.

Qu es

Esta opcin sirve para personalizar tu barra de herramientas dentro de cualquier mdulo, ya que te permite agregar, quitar
o separar los botones que ejecutan diversas opciones (recuerda que algunas operaciones se realizan ms rpido
ejecutndolas a travs de su botn).

El procedimiento para agregar botones a la barra actual es:

Elige el botn que requieras de la barra de botones disponibles.

Oprime el botn Agregar o arrastra el botn hacia la barra actual.

El procedimiento para quitar botones de la barra actual es :

Elige de la barra actual el botn a descartar
Haz clic en el botn Eliminar o arrastra el botn hacia la barra de botones disponibles.

El procedimiento para espaciar los botones de la barra actual es:

Posicinate en el botn que quieres separar del grupo de botones anterior.
Haz clic en el botn Separador.

NOTA: El sistema asigna en forma predeterminada la funcin de cada botn, por lo que no ser posible modificarla.

Campos

Campo Descripcin
Barra Actual Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas.
Disponibles Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas.
Descripcin Este campo informativo describe la funcin que tiene asignada cada botn.
Botn Agregar Te permite agregar un botn a la barra de herramientas.
Botn Eliminar Elimina un botn de la barra de herramientas.
Botn Original Restablece a su forma original la barra de herramientas.
Botn Inserta espacios entre botones, para que te sea ms fcil identificar grupos de botones, de acuerdo a
separador su uso.
Emisin de documentos

Consulte la emisin de documentos para cada catlogo del sistema:

Compras
Clientes
Proveedores
Facturas
Inventarios
Campos generales de los reportes

Qu son
Aqu explicamos algunos campos que puedes encontrar en casi todos los reportes del sistema, para que conozcas su
uso.

Campos
Campo Descripcin
Ttulo del Este campo te permite anotar un ttulo para tu reporte. El tipo de letra y tamao de este ttulo lo podrs
reporte modificar al oprimir el botn de Opciones de impresin.
Desde / Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ningn nmero, el sistema
Inicial imprimir desde el primer registro de tu catlogo.
Hasta / Final Anota el ltimo registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningn nmero, el sistema
desplegar hasta el ltimo registro que tengas dentro del catlogo.

Esencial
Estos campos no se mencionarn en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al
oprimir Aceptar puedes ver de manera Preliminar tu reporte para revisarlo y aadirle la imagen de tu empresa antes de
imprimirlo.
Men Ver

Qu es
Al ingresar a cualquiera de los catlogos podrs consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos
procesos.
Ejemplo:

Ver:
Filtros personalizables

Los procesos a realizar son:

Buscar (hacia Adelante o hacia Atrs en el catlogo)
Siguiente
Filtrar
Restaurar
Filtrar bases de datos SQL

Nota
Se debe tener algn catlogo abierto para que se activen estas opciones en el men Ver.
En la mayora de las consultas puedes obtener el Detalle con la informacin completa del registro, al hacer doble
clic u oprimir Enter al estar sobre uno de ellos.
Buscar

Qu es
Permite localizar dentro del catlogo el registro que cumpla con las caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda.
Este dilogo vara, dependiendo de los datos contenidos en el catlogo correspondiente. El registro que anotes en los
campos de la ventana de bsqueda debe ser idntico al que quieras localizar en tu base de datos.

Campos y botones generales

Campo Descripcin
Nmero de Aqu debes anotar el nmero de registro que deseas localizar en tu catlogo. Para que el sistema lo
registro encuentre, debe ser idntico al que diste de alta en el archivo correspondiente.
Adelante / La localizacin puede realizarse hacia adelante o hacia atrs de la posicin donde te localizas en el
Atrs catlogo, eligiendo los botones Adelante o Atrs, y el sistema buscar el registro en dicha direccin.

Esencial
Slo encontrars explicaciones en el resto del manual sobre aquellos campos cuya complejidad o repercusiones lo
ameriten.
Siguiente
Qu es
Al ejecutar esta opcin, el sistema localizar el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si
sealaste Atrs en los botones que indican la direccin de la bsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscar dicho
registro hacia atrs (hacia arriba) del registro donde te encontrabas.
Filtrar

Qu es
Sirve para seleccionar informacin de tus catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con los criterios que establezcas.
Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la ventana de consulta para que
puedas imprimirla o graficarla.

Campos
Campo Descripcin
Desde Anota el nmero del primer registro que deseas que se incluya en la consulta.
Hasta Indica el ltimo nmero del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes en este campo, el
sistema entender que realizar la seleccin hasta el ltimo registro del catlogo.

Ejemplo
La primera ventana presenta una porcin del catlogo de productos y, la segunda, muestra la ventana de filtrado
correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de funcin F5 al elegir el botn debido).

En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rango de productos, por ejemplo, nicamente del
A009 al B007. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrar los registros que van desde el primero hasta el
ltimo registro solicitado. No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre ms datos
especifiques, el filtrado ser ms selectivo. Puedes filtrar la informacin de un catlogo ms de una vez.

Tema relacionado
Filtros SQL
FILTROS SQL

Qu es
SQL es un lenguaje que permite la interaccin con una base datos estableciendo una conversacin o dilogo, es
decir, permite formular preguntas a la base de datos, en el caso de Aspel-SAE stas pueden ser: Cules son los
clientes que tienen un saldo mayor a su lmite de crdito?, Qu productos fueron los ms comprados durante l
ultimo trimestre?, etc.
El lenguaje SQL permite hacer varias y complejas operaciones con los datos de una base en Aspel-SAE, cuando se
est trabajando con base de datos abiertas, el sistema permite hacer uso de sentencias SQL (Querys) para hacer
selecciones de informacin de las consultas, y/o ordenar los datos dentro de ella. Esto se realiza mediante el botn
SQL que se encuentra en los dilogos de Filtrar de las consultas.
Dentro de esta ventana esta disponible el Botn Crea Querys para filtrar, al estar habilitada esta opcin indica que
construir automticamente una secuencia SQL.

Esencial

Dada la naturaleza de los datos, no se podrn realizar Querys utilizando alguno de los campos contenidos en las tablas
de los archivos de partidas correspondientes a las consultas de Facturas y Compras, etc..

Ver : Tablas de descripcin de archivos de Aspel-SAE

Ejemplo
Por ejemplo si quieres ver a todos aquellos clientes que tengan un saldo mayor a 10,000 y sean acomodados por nombre,
anota lo siguiente:

Where: SALDO>10,000

Orden: NOMBRE
Al oprimir Aceptar y Cerrar la ventana de filtrado correspondiente, vers tu consulta ordenada de acuerdo a los parmetros
indicados.

Campos
Campo Descripcin
Where En este campo debes especificar la condicin por la cual quieres seleccionar los campos de tu base de datos,
por ejemplo, que muestre los que tienen saldo cero, slo aquellos cuyo saldo es mayor a cierto monto, etc (ver
ejemplo a continuacin).
Order En este campo anota el criterio por el cual se va ordenar tu informacin, de acuerdo a las condiciones
sealadas; es decir, que ordene la informacin por el campo NOMBRE, o SALDO, o ZONA, etc (ver ejemplo a
continuacin).
Activar Si no activas esta casilla, el sistema no har la seleccin sobre la base de batos y la consulta no se ver
Query afectada.

Botn
Este botn crea automticamente una sentencia SQL (Querys) con la informacin proporcionada en el filtro,
en caso de necesitar una sentencia ms personalizada, debers crear una sentencia SQL (Querys) de
acuerdo a tus necesidades.

Cmo se usa
La operacin que se realiza a travs del botn SQL es la declaracin SELECT (seleccin), que se utiliza para la
recuperacin de datos de una o ms tablas, cuando la recuperacin de datos es de mltiples tablas se le llama JOIN
(unin). El SQL local al cual nos enfocaremos tiene la siguiente forma:

SELECT ListaDeColumnas (campos)

FROM TablaDeReferencia
[WHERE ExpresinBooleana]
[ORDER ListaDeOrden]
Las clusulas que se encuentran en corchetes son opcionales. SELECT en su forma ms simple es una pregunta que
solicita al manejador que se recuperen todos los datos de la tabla:

SELECT * FROM TablaDeReferencia

El asterisco indica que se consideren todos los campos y FROM le hace saber al manejador de qu tabla provienen los
campos. Los resultados de esta consulta son equivalentes al contenido de la tabla, ya que no se solicit ningn criterio de
seleccin.
SELECT * FROM .

Es decir, se considerarn todos los campos de la tabla para hacer la seleccin, el sistema automticamente indica la tabla
de la cual se tomar la informacin (aquella de la cual proviene la consulta en la que se acces el botn SQL). Es
importante mencionar que, aunque se consideran todos los campos para hacer la seleccin, slo aparecen en la consulta
los campos que la configuracin de la misma permite.

Temas relacionados
Base de datos abierta
WHERE
ORDER BY
Restaurar

Acceso

Desde cualquier catlogo, barra de herramientas con el botn o con la tecla de acceso rpido F6.

Desde la ventana del filtro, con el botn

Qu es
Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. Tambin puedes
restaurar despus de usar la funcin Buscar.
Copiado especial (D.D.E Intercambio dinmico de datos)

Acceso

De la barra de herramientas de las consultas con el botn

Men Ver, opcin personalizacin de consultas con el botn

Qu es
Esta opcin es de gran utilidad cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada por Aspel -SAE en tu hoja
de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento.

Manejo
Para ejecutar esta opcin, elige la consulta en la que deseas realizar un copiado especial, y estando posicionado
en alguno de los registros elige Copiado especial del men correspondiente.
Abre la hoja de clculo donde insertars esta informacin y ejecuta la opcin Pegar con Vnculo, la cual se
encuentra en el men Edicin de dicha aplicacin.
Al efectuar el pegado con vnculo, no slo se copiarn los datos incluidos en la hoja generada, sino que tambin se
incluir en el archivo de la aplicacin cliente (la hoja de clculo) la frmula que define el vnculo de los datos
originales de Aspel-SAE y la aplicacin utilizada.

Ejemplo:
Para realizar un copiado especial al programa Excel ; debes seguir el siguiente procedimiento:
1. Posicinate sobre el catlogo del que requieres obtener un copiado especial. Recuerda que puedes filtrar tu
informacin, a fin de que enves nicamente la ms oportuna.

2. Presiona el botn
3. La informacin ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirgete a la aplicacin en Windows de tu eleccin
(para este ejemplo usaremos Excel ) y selecciona la opcin "Pegado especial " disponible desde el men
"Edicin".
4. La ventana que se desplegar es la siguiente:

Dependiendo de la versin de Excel con la que se est trabajando las opciones varan, para mayor informacin consulta
el manual de dicho programa.
5. Al seleccionar el botn "Aceptar", se copiar la informacin de Aspel-SAE a la que le aplicaste el copiado especial
 5.
(en este caso el catlogo de Clientes).
Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de clculo, podrs observar la siguiente instruccin:

=SAEWIN|Consulta!SAE00001.C01

Esta instruccin se arma con los siguientes parmetros:

1. Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-SAE, el nombre de la
aplicacin es SAEWIN
2. Tema o tpico del que provienen los datos: Aspel-SAE maneja Consulta.
3. Nombre del archivo de exportacin: Los datos que son recibidos a travs del copiado especial se crean o se arman
con un nombre, el cual vara dependiendo del sistema del que se trate y del nmero de empresa del que se enven
datos.
Nota: Para que los encabezados y los saldos de las consultas se incluyan en el copiado especial, debers indicarlo desde
los parmetros de configuracin, desde el apartado de Grficas y copiado especial. De igual forma podrs seleccionar los
diferentes formatos para realizar el copiado especial.

Cmo se actualiza la informacin del copiado especial?

Al momento de abrir un documento en Excel que contenga un pegado especial con vnculo, se mostrar el siguiente
mensaje:

Este libro contiene vnculos automticos con otro libro. Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro
libro?

Para actualizar toda la informacin vinculada, haga clic en S.

Para mantener la informacin anterior, haga clic en No.

NOTA:
Para que la actualizacin se realice, debes tener abierto el programa Aspel-SAE, de lo contrario Excel mandar el
siguiente mensaje: Imposible tener acceso a los datos remotos. Desea iniciar la aplicacin "SAEWIN.EXE"?. Te
recomendamos que antes de abrir un documento con vnculos dinmicos te asegures de tener activo el programa Aspel-
SAE.

En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenas abierto el documento,
debers cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectar que
hay nuevos vnculos al cual debers aceptar para que se reflejen y puedas guardarlo. Si no tenas abierto el documento,
al acceder a ste, te mostrar la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y debers seguir los pasos de la
explicacin anterior.
Otra opcin, es volver hacer nuevamente el pegado especial en un documento en blanco.

Si seleccionas ms celdas rebasando el nmero de registros agregados en tu consulta de Aspel-SAE, al hacer el pegado
especial nuevamente los registros sobrantes se llenarn con smbolos como estos (#REF!), (#N/A). Estos smbolos sern
sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel .

Temas relacionados
Copiar
Agregar (Alta)

Qu es
Al ejecutar esta opcin teniendo un catlogo abierto, vers una ventana de captura, la cual te permite dar de alta un nuevo
registro. Puedes activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT.

Campos generales de edicin

Campo Descripcin
Nmero El sistema sugiere un nmero secuencial si trabajas de esta forma la clave (en los Parmetros del
sistema). Siempre te da el nmero consecutivo siguiente.
El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta otro registro.
Descripcin Para llevar un control ms completo, en ciertos datos puedes anotar una descripcin a los registros
que agregues en tu sistema.

Esencial
Una vez capturada la informacin, debers oprimir el botn Aceptar (en algunos casos es el botn Grabar), con lo que se
indica al sistema que almacene los datos en el catlogo correspondiente.
Modificar (Cambios)

Cmo funciona
Esta opcin te permite cambiar la informacin de los registros de tus catlogos. Para ingresar a esta funcin haz doble clic
sobre el registro a modificar, con lo que vers una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicando que
no podrn ser modificados.
ELIMINAR (BAJA)

Qu es
Con esta opcin podrs dar de baja diversos registros. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si deseas
cancelar la operacin. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a eliminar en el catlogo donde te
encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Supr.
Copiar

Cmo se usa
Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows ; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier
dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente.
Pegar

Cmo se usa
Con esta opcin pegas la informacin proveniente del portapapeles de Windows en cualquier campo de una ventana de
captura; esto evita tener que proporcionar la informacin nuevamente.
Opciones de impresin

Acceso

Desde catlogos del sistema

Dentro de cualquier catlogo del sistema / Men Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botn

Desde reportes con formato FTO

Desde los distintos reportes del sistema / Botn Opciones

Qu es
Esta ventana u opcin te permitir definir algunos parmetros para determinar tu impresin. La ventana que se despliega
es la siguiente:

Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema:
1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma.
2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a
travs del filtro correspondiente.

Campos de esta ventana

Campo Descripcin
Carpeta Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte:
Destino Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte.
Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el
nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o
impresa desde cualquier editor de Windows.
Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por
omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable
de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de

configurar
Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electr nico el reporte
del catlogo.
A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se
realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y
automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas
predeterminada en tu PC.
Mediante el botn ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una
lista previamente almacenada desde otros mdulos.
Asunto : Este es el ttulo del encabezado del correo y
Mensaje : Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o
posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana
correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos
indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar
el correo.
Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de
pginas pginas que sern consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn
todas las hojas.
Carpeta Tipos de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al
Fuentes letra imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del
reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en
funcin del nmero de fuente tipogrfica que tengas registradas en el directorio de Windows .

Botn Configurar
Si deseas configurar los parmetros de impresin, oprime el Botn "Configurar" . ste te permite definir los parmetros
propios del Software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente:
Tipo de papel
Orientacin del papel
Fuente de alimentacin de papel

Nota importante
Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresin de Windows , la cual corresponde a la misma ventana que
se despliega cuando selecciona el botn "Configurar ", anteriormente explicado.
Presentacin Preliminar

Para que sirve

Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para
moverte dentro del mismo y mejorar su presentacin:

Manejo Aspel
Por la diversidad en los tipos de formatos o estructura en la que la informacin es generada, se manejan varias ventanas
para la presentacin preliminar de dicha informacin, la clasificacin podra ser la siguiente:
Presentacin preliminar para consultas y reportes con formato FTO
Presentacin preliminar para reportes con formato Qr2
Presentacin preliminar avanzada para algunos catlogos u consultas
En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones mencionadas anteriormente:

Botones de la Presentacin preliminar para consultas y reportes con formato FTO

Botn Funcin
Salir del reporte.

Imprime el reporte. Al solicitar esta opcin podrs especificar ciertas propiedades de la Impresin .

Se mueve a la pgina que le indiques. Despus de capturar el nmero de pgina selecciona Enter.

Zoom para modificar el porcentaje de visualizacin del reporte.

Avanza a la primera o a la ltima pgina del reporte.

Regresa a la pgina anterior o avanza a la siguiente.

Permite colocar el logotipo de tu empresa en el reporte, el formato del archivo deber ser BMP.

Esencial

Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisin del
reporte y el nmero de pgina.

Botones de la Presentacin preliminar para reportes con formato Qr2

Botn Funcin
Esta opcin te permitir ver en pantalla el reporte en un tamao ms reducido.

Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimir.

Con este botn podrs ver el reporte a lo ancho de la pgina.

Permite regresar a la primera pgina del reporte.

Permite regresar a la pgina anterior del reporte.

Permite pasar a la siguiente hoja del reporte.

Con este botn podrs ir a la ltima pgina del reporte.

Esta opcin te permite especificar el nmero de la hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Revisa de cuantas
hojas consta tu reporte.
Con este botn se despliega la ventana de impresin de Windows para definir y/o configurar las propiedades de
la impresora.
Manda el reporte directo a la impresora.

Te permite guardar el reporte en una ruta o directorio de tu mquina.

Te permite seleccionar otro reporte para su vista preliminar. Slo podrs abrir los reportes guardados mediante la
opcin salvar como, disponible desde esta ventana de presentacin preliminar.
Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet.

Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet.

Despliega el ayuda del sistema, mostrando el tema de explicacin correspondiente a esta opcin de presentacin
preliminar.
Permite salir de la vista preliminar del reporte.

Temas relacionados
Presentacin preliminar Avanzada
Presentacin preliminar avanzada

Para que sirve

Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para
moverte dentro del mismo y mejorar su presentacin. A diferencia de la presentacin preliminar, esta vista es considerada
como una vista avanzada ya que proporciona mas herramientas para manipular la presentacin del reporte.

Manejo Aspel
Esta presentacin preliminar avanzada es proporcionada por algunas consultas o catlogos del sistema. Algunas consultas
que proporcionan esta vista son: Administrador de clientes, catlogo de campaas, consulta de movimientos por folio, entre
otros.
En trminos generales desde esta vista podrs:
Configurar la pgina, mrgenes encabezados y Pie
Diseo del reporte, estilos, vistas, etc.
Indicar el tipo de numeracin de pgina del reporte
Modificar el ttulo del reporte
Especificar el tipo de formato para fechas y hora
Ajustar la pgina
Cambiar el color de fondo del reporte
Entre otros.

La ventana es la siguiente:

Botones de esta presentacin

Botones Descripcin
Se despliega una ventana donde podrs configurar lo que deseas ver en pantalla como: leyendas,
bandas, Encabezados, barra de filtros, estilos tipo de vistas etc.
Manda el reporte directo a la impresora.

Con este botn se despliega la ventana de impresin de Windows para definir y/o configurar las
propiedades de la impresora.
Este botn despliega una ventana para que configures las propiedades de la pgina como pueden ser:
mrgenes, tipo de papel, orden de impresin, encabezados y pies de pgina, entre otros. Desde esta
opcin podrs mandar el reporte para su impresin.
Esta opcin divide la pgina del reporte que se est visualizando en pantalla, mostrando de un lado la
hoja del reporte correspondiente y al otro lado todas las pginas del reporte pero en miniatura.
Reduce el tamao de la pgina del reporte.

Te permitir seleccionar el color del fondo de la presentacin preliminar del reporte.

Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimir.

Con este botn podrs acomodar para su fcil lectura el reporte a lo ancho de la pgina.

Permite ajustar la hoja para que se visualice completa en pantalla.

Te permite ver en pantalla dos hojas del reporte. Este botn no estar habilitado, si el reporte no tiene por
lo menos dos hojas.
Te permite ver en pantalla cuatro hojas del reporte. Este botn no estar habilitado, si el reporte no tiene
por lo menos cuatro hojas.
Te permite seleccionar el nmero de pginas del reporte que deseas ver en pantalla.

Acomoda todas las hojas del reporte a lo largo de la pantalla para que selecciones la que deseas
consultar.
Desde este botn podrs seleccionar las diferentes opciones de vista que se tiene para el reporte, o bien
seleccionar el nmero del zoom al cual lo deseas ver.
Permite regresar a la primera pgina del reporte.
 Permite regresar a la pgina anterior del reporte.

Podrs indicar el nmero de hoja del reporte que deseas ver en pantalla.
Permite pasar a la siguiente hoja del reporte.
Con este botn podrs ir a la ltima pgina del reporte.
Te permite salir de la presentacin preliminar del reporte.

Temas relacionados
Presentacin preliminar
Correo electrnico

Acceso
Desde los catlogos de vendedores, clientes, administracin de clientes y proveedores, desde la barra de

herramientas, botn

Para qu sirve
Esta opcin te permitir enviar un correo electrnico a un cliente, vendedor o proveedor con el fin de mantener una
comunicacin constante para la confirmacin de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crdito, confirmar
ventas, informar de alguna oferta u cualquiera otra informacin relevante.

Manejo Aspel
Esta opcin trabaja directamente con la aplicacin de correo electrnico que tengas configurada en t mquina, es decir la
predeterminada en Windows .
Para enviar un correo electrnico realiza lo siguiente:
1. Primero que nada verifica que el Cliente o Proveedor , tenga asociado por lo menos un contacto con direccin
electrnica vlida. Para asociar a un cliente o proveedor un contacto, dirgete al catlogo correspondiente men
Archivos, opcin contactos o desde la opcin de modificar cliente o proveedor, botn contactos.
Para el caso de Vendedores debers asignar en su catlogo correspondiente la direccin de correo de dicho vendedor.

2. Selecciona el cliente, proveedor o vendedor segn corresponda y selecciona el botn de la barra de

herramientas.
3. Para el caso de Vendedores , en ese momento se desplegar la aplicacin de correo electrnico predeterminada en
tu mquina, con los datos del vendedor para que slo proporciones el cuerpo o texto del correo a enviar.
Para el caso de Clientes y Proveedores primero se desplegar una ventana para seleccionar los contactos asociados a
dichos clientes u proveedores, el o los Destinatarios a los que se les enviar el correo. Posteriormente se desplegar la
aplicacin de correo electrnico predeterminado en tu mquina con los datos del cliente o proveedor segn corresponda
para que slo proporciones el cuerpo o texto del corre a enviar.
4. Una vez seleccionado los Destinatarios del correo , selecciona el botn "Aceptar"; en ese momento se abrir una
instancia de la aplicacin del correo predeterminado en tu mquina, para redactar el texto o cuerpo del correo.

Nota
Si deseas enviar informacin de reportes esto lo podrs realizar con la Opcin correo Masivo personalizado .
Temas relacionados
Correo Masivo
Correo Masivo personalizado

Acceso
Desde los catlogos de vendedores, clientes, administracin de clientes y proveedores, desde la barra de

herramientas, botn

Para qu sirve
Esta opcin te permitir enviar correos masivos a los contactos asociados a los clientes, vendedores o proveedores, con el
fin de mantener una comunicacin con ellos para la confirmacin de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de
crdito, confirmar alguna oferta u cualquiera otra informacin relevante. Como caracterstica principal podrs: incluir al
correo un archivo adjunto con reportes del sistema. Tambin podrs asociar, editar o crear una plantilla de Word para
personalizar el correo por cada destinatario.

Manejo Aspel
Para aadir los Destinatarios a los que deseas enviar el correo, selecciona el botn .

Para crear una plantilla de Word para el envo de correos, selecciona el botn , para mayor informacin consulta la
explicacin de los botones de esta ventana.

La ventana de esta opcin es la siguiente:

Botones de esta ventana

Botn Descripcin
Una vez configurada esta ventana, presiona este botn para que se despliegue la aplicacin de correo
predeterminada en tu computadora o bien se enven los datos adjuntos a la impresora (ver explicacin botn
"Medios"). Antes de enviar el correo debers aadir los destinatarios, redactar el asunto y podrs revisar y/o
modificar el asunto, as como el cuerpo del correo.

Es importante recalcar que las personas aadidas desde Aspel-SAE como destinatarios del correo, se enviarn
de manera oculta, de tal forma que la lista de contactos no quede disponible a la vista. Otro punto que hay que
considerar, es que dependiendo del servidor o aplicacin de correo que utilices es la manera en la que se en
listarn en pantalla los destinatarios (CCO).

Independientemente de esto, los destinatarios se enviarn de manera oculta a menos que en el apartado "Para"
o "CC" especifiques un destinatario de los incluidos en CCO o bien algn otro almacenado en tu aplicacin de
correo.

Envo: Ejemplo con Microsoft Outlook

Recepcin: Ejemplo con Microsoft Outlook

Notas
Cuando al seleccionar este botn se muestre una ventana como la siguiente:
Puede ser que alguno de los campos o etiquetas no sean las correctas, en este ventana podrs indicar otra
etiqueta para sustituir la actual. Esta ventana s lo aparece cuando aadiste una plantilla en el correo.

Entre aplicaciones de correo electrnico puede variar el funcionamiento.

Si al momento de seleccionar este botn no tienes ninguna aplicacin asociada, se presentar una ventana
donde podrs indicar la ruta donde se encuentra instalada una aplicacin de correo.
Desde este botn podrs indicar como deseas que trabaje esta ventana, podrs seleccionar entre:

Enviar por correo electrnico: Esta opcin enviar va correo electrnico lo definido o configurado en esta
ventana, mediante la aplicacin de correo predeterminada.

Enviar a impresora: Manda a impresin la informacin definida y/o obtenida de la plantilla de Word adjuntada,
as como el reporte adjunto. Para mayor informacin consulta la explicacin del botn "Plantilla".

Nota: Si ambas opciones estn habilitadas, el sistema le dar prioridad a la opcin "Enviar por correo
electrnico".

Al seleccionar este botn, se insertar un apartado en esta ventana para adjuntar un reporte ya preestablecido
en el sistema.

Selecciona de la lista desplegable el reporte que deseas adjuntar para su envo por Internet. Los reportes varan
dependiendo del mdulo donde se este utilizando este proceso de correo masivo.

Cuando se "Enva" el reporte antes se despliega el filtro correspondiente del reporte, para seleccionar la
informacin a incluir del reporte.

Como caracterstica principal podrs enviar correos utilizando una plantilla creada y/o personalizada desde
Word , es decir, esta plantilla te permitir obtener informacin especfica dependiendo del cliente, proveedor o
vendedor incluido como destinatario del correo, de tal forma que no tengas que redactar un correo para cada
persona a la que desees enviarle el correo. Para envos posteriores slo debers adjuntar la plantilla
 personalizada anteriormente ahorrndote tiempo el cual emplearas para armar nuevamente un correo de este
tipo.
Al seleccionar este botn, se insertar un apartado en esta ventana para adjuntar una plantilla de Word
personalizada con los parmetros o etiquetas disponibles para obtener informacin de los clientes, proveedores
o vendedores:

Para crear una nueva plantilla selecciona el botn , en ese momento se desplegar una sesin de
Word para definir el documento, grbalo y posteriormente adjntalo desde la ventana de correo masivo.

Esta plantilla la podrs personalizar con los datos ms comunes del catlogo que corresponda, como: saldos,
lmite de crdito, etc.

Para insertar los campos, seleccinalos y automticamente se colocar la informacin en el documento.

Notas
Es importante que para el correcto uso y definicin de las plantillas personalizadas, te asegures que la aplicacin
de Microsoft Word est bien instalada.

Para mayor informacin de cmo usar los campos o etiquetas para armar la plantilla, consulta el ayuda de
Microsoft Word .
Cierra esta ventana de correo masivo personalizado.

Despliega el archivo de ayuda del sistema, ubicndose donde se explica ampliamente este tema.

Mensajes de error
Mensaje Descripcin
Al seleccionar el botn Enviar "No se han Para que el correo se pueda enviar, debers seleccionar los destinatarios
proporcionado destinatarios". a los que se les enviar dicho correo.
Al seleccionar el botn enviar "Este Este mensaje se muestra cuando adjuntas un documento de Word en el
mtodo o propiedad no est disponible apartado de plantillas, que no tiene etiquetas de combinacin vlidas, es
porque el documento principal activo de decir, lo ms seguro es que no sea un documento de tipo plantilla creada
combinacin de correspondencia no tiene con las etiquetas correctas para obtener cierta informacin de los
campos de combinacin". catlogos (clientes, proveedores y vendedores). Verifica el documento
adjunto o editarlo o selecciona otro documento.

Temas relacionados
Correo electrnico
Explicacin general

Acceso
Haz doble clic sobre cualquier pestaa de tus catlogos (seccin inferior), menos la principal
Botn flotante (botn derecho el ratn) sobre alguna pestaa, opcin Editar filtro

Qu es
Con los filtros personalizables puedes crear consultas que automticamente contengan cierta informacin
previamente seleccin o definicin del filtro, ello a travs de pedir que se filtren los datos de manera determinada y
en forma permanente.
La configuracin que indiques para la informacin que presenta esa pestaa quedar grabada en el archivo
SAEWIN40.INI, de manera que cada vez que ingreses al sistema se presentar la misma configuracin de manera
automtica.
De esta manera podrs efectuar diversos anlisis con slo cambiarte a otra pestaa, la cual contendr los registros
que cumplen con las caractersticas que pediste, sin tener que revisar todos los registros de tus catlogos.

Esencial
Al instalar el sistema encontrars que algunas pestaas vienen personalizadas con filtros importantes, pero puedes
modificarlas o agregarle definiciones, dependiendo de tus necesidades. La pestaa Principal no podr modificarse ya que
es la que por omisin tiene configurada el sistema y en la cual se incluyen todos los registros de la consulta.

Manejo Aspel
Las opciones o catlogos que cuentan con filtros personalizables son: Catlogo de Clientes, Cotizaciones, Pedidos,
Remisiones, Facturas, rdenes, Devoluciones, Catlogo de Inventarios, Catlogo de Multialmacn, Catlogo de
Movimientos al inventario y Catlogo de proveedores, es decir, los catlogos principales del sistema.
Al definir el filtro que aplicars a cada pestaa, la informacin variar dependiendo del catlogo con el que ests
trabajando.

La ventana para la personalizacin de filtros, es la siguiente:

Restaurar pestaa

Acceso
Botn flotante (botn derecho el ratn) sobre alguna pestaa, opcin Restaurar pestaa

Qu es
Sirve para recobrar el estado original del filtro, el cual tendr las mismas caractersticas que la ltima vez que se guard.
Temas relacionados
Configuracin para la personalizacin del filtro
Procedimiento para configurar la personalizacin de un filtro

Cmo se configura
Al momento de personalizar el filtro se presenta un dilogo en el que se puede definir el color y la leyenda que
identificar la pestaa, as como la descripcin y configuracin del filtro.

La ventana es la siguiente:

Campos de esta ventana

Campo Descripcin
No. En este campo podrs definir el nmero de pestaas personalizables que tendr la consulta (mximo 10
Pestaas pestaas). Es importante que al modificar este campo, cierres la consulta y la vuelvas a abrir para ver las
nuevas pestaas incorporadas.
Descripcin Es el nombre definido para el filtro, puedes cambiarlo una vez definidas las condiciones del filtro. ( mximo
20 caracteres).

Leyenda Es el texto que visualizars en la pestaa de la consulta (mximo 10 caracteres).

Color Muestra el color asignado a la pestaa. Esto te ayudar para identificar fcilmente las pestaas dentro de la
consulta.

Botn Editar Con el botn Editar podrs cambiar y/o agregar caractersticas del filtrado que desees, de acuerdo al tipo de
catlogo en el que trabajes.
Para mayor informacin de los filtros, consulta los siguientes temas, segn el mdulo o catlogo en el que
te encuentres.

Filtro de productos
Filtro de Clientes
Filtro de Proveedores
Filtro de Facturas
Filtro de Multialmacn
Filtro de Movs. al Inv.

Temas relacionados
Explicacin general de los filtros personalizados
Personalizacin de consultas

Aspectos generales
Crea una consulta personalizada
Modifica / borra una consulta personalizada
Copiado especial (DDE intercambio dinmico de datos)
Crea una consulta personalizada

Acceso
Men Ver, Opcin Personalizacin de consultas / men Edicin, Agregar.

Desde la ventana de Personalizacin de consultas, con el botn

Ventana
La ventana de Configuracin de consultas contiene lo siguiente:

Notas
Para trabajar con esta ventana es indispensable ayudarte con el ratn .
Si requieres borrar informacin de alguna de las columnas, mrcala y oprime Suprimir . Para aadir columnas
utiliza la tecla Insert .
Al elegir un catlogo, vers que en tu consulta puedes incluir datos de otros catlogos relacionados; por ejemplo, si
deseas elaborar una consulta personalizada del catlogo de Facturas, podrs elegir campos de Vendedores, de
Clientes y de Facturacin.

Ver:
Opciones definibles dentro de cada columna
Opciones definibles dentro de cada columna

Campos
Campo Descripcin
Campo Es la informacin que contendr cada columna. Por ejemplo , en la columna 1 puede aparecer la clave de tus
productos; en la 2 la descripcin de los mismos; en la 3 el nombre del proveedor que lo surte y en la 4 el telfono
del proveedor.

Tambin puedes aplicar frmulas en este rengln. Para ello, oprime el botn y vers la ventana de frmulas.
Con ella puedes generar una frmula y aplicarla en un campo. Ejemplo , supongamos que el precio pblico est
en pesos y aplicamos la frmula: Inventario Precio Pblico entre valor del dlar (en este caso a 9.6 pesos c/u.).
Con esto aparecer en nuestra consulta el precio del producto en dlares.

Ttulo Puedes poner un nombre a cada una de tus columnas.

Formato Aqu puedes definir el formato que utilizars en cada columna.
Indica el nmero de caracteres que ocupar tu informacin cuando sea
alfanumrica (letras y nmeros). Usa las flechas que aparecen a la derecha de
este campo para aumentar la cifra.

Usa el icono para elegir la presentacin adecuada a tus datos numricos.

Con el botn podrs elegir el formato de fecha que ms te convenga.

Ejemplo grfico
El ancho definitivo de las columnas en tu consulta personalizada estar determinado por el que definas en la ventana, el
cual lo puedes agrandar o disminuir cuando tu cursor se transforme en el smbolo encerrado en el crculo. En la consulta
obtendrs la misma amplitud que quede indicada aqu.

Advierte
El "Ttulo" de cada columna se defini como nmeros y ocupa menos espacio; s lo de esta manera es posible verlo como
en el fragmento de la consulta desplegada de la derecha.

Para agrandar o disminuir el ancho de las columnas para su impresin, debers modificar del campo "Formato" el nmero
de caracteres a imprimir.

(...continan campos)
Alineacin Indica la alineacin que tendr la informacin de la columna: izquierda, centrada, o a la derecha. Para ello,
posicinate en el rengln de alineacin y oprime alguno de estos botones. Recuerda que esto slo se usa
para campos alfanumricos.

Totalizar En este rengln puedes pedir que tu consulta personalizada presente un acumulado al final de la columna
indicada. Esta funcin slo se utiliza cuando son campos numricos. Para ello, haz clic en este smbolo y el
acumulado quedar sealado en la columna.

Nota: Cuando una columna usa la funcin "Totalizar", el botn (mostrar totales) ubicado en la barra de
herramientas de las consultas, se activar, y al seleccionarlo mostrar en cada columna en la que se est
usando este botn "Totalizar" el acumulado de la misma.
Filtro Sirve para filtrar la informacin que aparecer en la consulta. Al oprimir este botn, aparecer la ventana de
filtrado del catlogo sobre el que ests trabajando.

Primero Oprime el siguiente botn si al abrir tu consulta personalizada deseas que aparezca primero la ventana de
filtro filtro. Para que este cambio se refleje en la consulta debers cerrarla; si necesitas quitar esta seleccin
vuelve a entrar y desactvala.

Preliminar Muestra de manera previa la consulta personalizada que ests elaborando. Para ver cmo est quedando tu
personalizacin, slo oprime este botn.

Guardar Una vez que has terminado de disear tu consulta personalizada, oprime este botn y podrs salvarla con el
nombre de tu eleccin.

Temas relacionados
Crea una consulta personalizada
Modifica/Borra una consulta personalizada
Modifica / Borra una consulta personalizada

Acceso

Ingresa a esta opcin con el botn de la ventana de Personalizar consultas, o a travs del men Edicin.

Con el botn de la ventana de Personalizar consultas, o a travs del men Edicin.

Qu es
Puedes Modificar las consultas creadas por ti o modificar las que vienen predefinidas por el sistema. Una vez
realizadas tus modificaciones, no olvides oprimir el botn Guardar.
Puedes Eliminar las consultas que no necesites. Las que tienen el status de predefinidas , aunque las borres, se
regenerarn automticamente al momento de desplegar la consulta que las origina.

Temas relacionados
Crea una consulta personalizada
Opciones definibles dentro de cada consulta
Exportacin de datos

Acceso
Desde cualquiera de los mdulos del sistema / elegir del men Ver la opcin Personalizacin de consultas / dentro

de las opciones de la barra de herramientas oprimir el botn

Oprimir el mismo botn (de Exportacin) desde cualquier estadstica o consulta que genere el sistema.

Qu es
Esta opcin es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que
genera el sistema -o de las consultas que personalices -. Podrs exportar las consultas de: Clientes, Proveedores,
Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios, Multialmacn, Movimientos al Inventario.
Tambin puedes Exportar los datos de todas las estadsticas desde el mdulo correspondiente.

Manejo Aspel
Por la diversidad en la estructura en la algunos catlogos estn diseados, se manejan dos ventanas para la exportacin
de datos. La diferencia entre ambas ventanas es mnima.

Campos de este proceso

Campos Descripcin
Formato de De la consulta que ests realizando podrs exportar la informacin a los siguientes formatos (uno a la
exportacin vez):
Cdigo ASCII delimitado: Con esta configuracin, puedes revisar tu informacin o modificarla
desde cualquier editor de MS-DOS , Windows o importarla a otros programas.
Formato Lotus : Puedes explotar esta informacin en esta hoja de clculo.
Formato Excel : Puedes tener disponible tu informacin en esta otra hoja de clculo.
Formato Paradox : Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos.
Formato Internet : Genera un archivo con terminacin HTML, mismo que podrs visualizar
desde cualquier navegador de Internet.
Formato Dbase : El archivo que generar el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja
de clculo o programa que maneje el formato Dbase .
Con encabezado Mediante estas casillas se indica al sistema que enve la informacin con encabezados, con totales,
/ Con totales con ambos o con ninguno.
Delimitador / Al exportar la informacin, sta se encontrar enmarcada por los delimitadores, que indican hasta
Separador dnde llega cada campo. Por su parte, los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De
esta manera tu informacin puede ser interpretada correctamente por la otra aplicacin.
El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores
y delimitadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones.

El delimitador ms comn son las comillas y el separador es la coma, como vemos en el ejemplo que
sigue:
Ruta / Es importante que anotes el nombre que llevar el archivo generado, as como la ruta donde ste se
Nombre del encontrar; si no lo indicaste, el sistema no te dejar continuar con el procedimiento.
archivo
Enviar Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico el archivo a exportar.
Email En el campo de:
A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para
varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se
anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC.
Asunto : este es el ttulo del encabezado del correo.
Mensaje : es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o
posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a
la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana
podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.

Temas relacionados
Exportar los datos de todas las estadsticas
Otras formas de personalizar las consultas

Manejo Aspel
Adicionalmente a la personalizacin de consultas, el sistema permite ordenar o agrupar la informacin de las consultas de
las siguientes formas:

Ordenamiento ascendente o descendente por campo : La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de
alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar por columna con slo hacer clic sobre el nombre
del campo, as, el sistema ordenar los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para
cambiar el orden de la presentacin, bastar con hacer clic sobre la imagen (ordenando la informacin de manera
descendente) y para regresar la informacin al orden ascendente con la imagen.

Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catlogo que se tenga activo.

Esta forma de agrupacin slo estar disponible para algunas consultas, normalmente las consultas nuevas.

Ejemplo:

Reorganizacin de columnas: Las columnas se podrn mover hacia la posicin deseas, de tal forma de tener en las
primeras posiciones las columnas o informacin ms usada en la consulta.
1. - Arrastrar la columna a la posicin deseada:

Ver Ejemplo: Observa las flechas de color verde

 1.

Temas relacionados
Personalizacin de consultas
Catlogo de monedas

Acceso
Desde cualquier mdulo del sistema / Men Archivos / Catlogo de Monedas.

O desde la barra de herramientas con el botn

En qu consiste
Podrs definir las monedas con las que realizaras operaciones, incluyendo su tipo de cambio.
El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin,
el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de
cambio vigente y a tus necesidades.
Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en los
Parmetros generales dentro de configuracin.
En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de
simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base.
En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los
mdulos es similar.
La moneda base, es la moneda contable en la que se manejan las operaciones de compra y venta, la moneda base
para el sistema corresponde a la primer moneda del catlogo de monedas (por omisin Pesos).

Ventana
En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Nombre, smbolo, ltima
fecha de cambio y el tipo de cambio actual de las monedas definidas.

Nota
Dentro del catlogo de Monedas no se cuenta con la opcin Eliminar, debido a lo riesgoso que resultara para el
sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera.
Dentro de cada uno de los mdulos se especifican, en su momento, las diversas operaciones y repercusiones que
se producen al trabajar con monedas diferentes.

Consulta en este catlogo los siguientes temas:

Agrega una moneda
Modificacin de una moneda
Reporte del catlogo de monedas
Agrega una moneda

Acceso
Desde cualquiera de los mdulos, elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas / elegir del Men
Edicin la opcin Agregar.

O desde el Catlogo de monedas / oprimir el botn

Qu es

Esta funcin te permite agregar monedas que reconocer el sistema. Utiliza los siguientes campos para ello:

Modifica una moneda

Reporte de monedas

Campo Descripcin
Descripcin Debers anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta.
Abreviatura Define el smbolo con el que se identificar la moneda.
Tipo de cambio Anota la paridad de la moneda que ests dando de alta con respecto a la moneda base.
ltima modificacin Este campo es informativo y te mostrar la ltima fecha en que se cambio el valor de la moneda.
Aplica deslizamiento Si est activada esta opcin, el sistema diariamente calcular la nueva paridad para esta moneda,
diario debes anotar la variacin diaria de la moneda con respecto de la moneda base.

Finalmente, graba la moneda tecleando Enter, o con el botn Aceptar.

Temas relacionados
Modifica una moneda
Modificacin de una moneda

Acceso
Desde cualquiera de los mdulos, elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas / men Edicin /
Modificar.

Desde el catlogo de monedas / oprimir el botn .

Desde el catlogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter hacer doble clic en el
registro.

Qu es
Esta opcin es de gran utilidad para que cambies cualquier dato de alguna moneda.
Los campos utilizados son los mismos que el de agregar moneda.
Slo no podrs modificar el campo donde se almacena o se lleva el control de la fecha de ltima modificacin.

Temas relacionados
Agregar una moneda
Reporte de monedas
Reporte del catlogo de monedas

Acceso

Desde cualquier mdulo del sistema, Men Archivos / Catlogo de Monedas / botn

Qu te ofrece este reporte

Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catlogo de monedas:
Ttulo del reporte.
Nmero de la moneda.
Nombre de la moneda.
Smbolo de la moneda.
Tipo de cambio.

Consulta el tema de Opciones de impresin , para personalizar la impresin del reporte.

Gua de procesos para base de datos
Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu informacin desde Aspel-SAE sea
adecuado (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita):

Proceso
1. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel.
2. Para que puedas utilizar algn formato de base de datos, es necesario que tu PC cuente con una Instalacin del
BDE . Procedimiento de instalacin.
3. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuracin, la configuracin del BDE se
encuentra divida en dos partes, primero se realiza la Configuracin general y despus la configuracin
correspondiente al driver o Manejador de la base de datos que quieras utilizar.
4. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel-SAE son: Paradox, DBASE, ORACLE,
DB2 y MSSQL, cada uno de estos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar.
5. Para acceder a tu base de datos desde Aspel-SAE consulta la seccin Avanzado.
6. Para comprobar que Aspel-SAE ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opcin de Control de
archivos que te proporciona tu sistema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al seleccionado.
7. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel-SAE.
Base de Datos Abierta

Acerca del manejo de base de Datos PARADOX en Aspel-SAE

Tipos de Base de datos
Instalacin de BDE
Que se debe configurar en el BDCADMIN
Como acceder a la base de datos abierta
Instalacin de BDE ( BORLAND DATABASE ENGINE)

Aspel-SAE al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio
donde se instala el sistema.
Si se detecta una instalacin previa del BDE en tu computadora, la actualizacin se realizar en el mismo directorio donde
se encuentra la versin actual.

Cuando se realiza la instalacin del sistema en cualquiera de sus modalidades, adems de copiar los archivos necesarios
para el manejo de bases de datos, se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin de la computadora.
Esto es, en el registro de Windows:

Se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin , esto es, en:
\\HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine , se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la
ruta donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la
ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias, lo que lo hace
indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo
bdeadmin.exe.

Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automtica; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e
importancia. Si se detecta una instalacin previa del BDE, slo se actualizarn los drivers nativos para el buen
funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit (registro de configuracin de la computadora) verifica si existe
o no un BDE instalado.

Volver a la Gua de Base de Datos Abierta

Qu debes revisar

Revisa
Los tipos de bases de datos que el sistema permite manejar son las siguientes:
Paradox
Dbase
SQL Server
DB2
Oracle

As como aquellas a las cuales se pueda acceder a travs de un manejador estndar de ODBC.
Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a travs de los drivers
nativos de cada manejador y no a travs de drivers ODBC.

Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase y Paradox . Si se trata de un
manejador de tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitirn el acceso a
las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual
se encuentra en el directorio BDE. Y al cual tambin se puede acceder desde el grupo de programas de ASPEL/SAE 4.6.

Es importante que revises los siguientes temas:

Tips de configuracin
Configuracin de los drivers nativos
Que debo configurar en el programa BDEADMIN
Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL Express.

Manejo

Este reinstalable de Aspel-SAE ya soporta o puede manejar base de datos en formato SQL 2000, SQL 2005 Estndar y
SQL Express (MSSQL).

Para el adecuado funcionamiento de Aspel-SAE en MS-SQL 2005 Estndar o Express, considera lo siguiente:

- Si en la base de datos existen claves de clientes, proveedores, facturas, compras o productos, que sean muy parecidas,
es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras maysculas y la otra es igual pero con
letras minsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el
atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en SAE se
realiza la exportacin de una base con estas caractersticas y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los
ndices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrn regenerar y por lo tanto no se podr
trabajar con dicha base en formato SQL.

- Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello
se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato.

- En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalacin "Latin1_General_Bin".

- Adicionalmente para que Aspel-SAE pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe:

1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL.

2. En SQL 2005 Estndar, se debe tener activo el parmetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesin (opcin
"Funciones del servidor").

3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opcin "public".

Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes sea el mismo,
por ejemplo espaol-espaol, te recomendamos ampliamente una instalacin en idioma "espaol".

SQL 2005 Express

SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisin para accesos locales, es decir, en la mquina
donde se instale es la nica que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras
mquinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277

Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de SAE
tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL:

Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-SAE, debers configurar el sistema para que trabaje con dicha base
desde la ventana de control de archivos/opcin Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL".

Para su correcta configuracin se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las
sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado:

EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80';

El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000.

Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentacin de ayuda que brinda Microsoft para
el manejo de estos tipos de base de datos.
Interfases Aspel-BANCO y Aspel-COI

Qu son
Estas opciones te permiten integrar informacin generada en Aspel-SAE con Aspel-COI y Aspel-BANCO.
Con ello, intercambias informacin requerida para el clculo de la contabilidad y el registro de movimientos
bancarios en tu empresa.

Temas relacionados
Interfase Aspel-BANCO
Interfase Aspel-COI
Interfase Aspel-Banco

Acceso
Mdulo de Proveedores y Cuentas por pagar, men Herramientas, opcin Interfase BANCO .

Qu es
Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en lnea los saldos de las cuentas
por cobrar y por pagar. Por su parte, Aspel-SAE permite la consulta de los saldos del cliente para agilizar el registro
de cheques, cargos y abonos desde Aspel-BANCO.
El sistema de Aspel-SAE 4.6 slo hace interfase con Aspel-BANCO 2.0 en adelante.

Para ejecutar esta funcin tienes que llenar los siguientes campos:

Campos
Campo Descripcin
Proveedores Desde / Indica el rango de proveedores que deseas incluir en la interfase. Con el signo ? (ayuda F2 )
Hasta / Clasificacin podrs realizar rpidamente esta definicin. Puedes definir alguna clasificacin especifica o
usar signos de interrogacin como comodines para localizar los registros que concuerden en
una parte de la misma clave.
Periodo de Seala el rango de fechas de vencimiento de los documentos que deseas incluir en el proceso,
Vencimiento Fecha as como la fecha de corte para generar tus documentos en Aspel- Banco. La fecha de corte se
Inicial / Final / Fecha compara contra la fecha de aplicacin para todos los documentos.
Corte
Directorio Ruta especificada como la ruta de trabajo. Configuracin / Parmetros generales
Nombre del Archivo Debers sealar la trayectoria donde deseas grabar el archivo. Si no cambias la ruta, el sistema
lo grabar en el directorio de trabajo de tu empresa en Aspel-SAE. El nombre comienza con CI
seguido de la fecha (ao, mes, da) y por ltimo tiene una D, de "archivos de datos", y el nmero
de empresa a la que pertenece este archivo (CI060907.D01).

Manejo
El archivo generado lo podrs procesar a travs del sistema Aspel-BANCO, para ello ingresa al men Edicin,
opcin Movimientos a la agenda, Integracin de pagos / de Aspel-SAE. En este archivo se incluirn los datos
correspondientes al IVA desglosado, el RFC y CURP del proveedor.
Para mayor informacin sobre el procedimiento para integrar este archivo en Aspel-BANCO, consulta el ayuda de
dicho sistema.
Definicin de la interfase Aspel-COI

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI.

En qu consiste

Esta funcin te permite integrar Aspel-SAE con Aspel-COI (Sistema de Contabilidad Integral).

En esta versin tendrs disponible la actualizacin en lnea, es decir, al momento de generar las plizas ya no slo
se podrn registrar va archivo, si no que ahora tambin podrn afectar directamente la base de datos.

Dependiendo el tipo de pliza, podrs generar la interfase de SAE a COI a mayor detalle: cliente por cliente o
proveedor, por documento, por moneda, por impuestos, etc.

Podrs generar plizas con informacin de tus ventas, recepciones de compra, movimientos al inventario, cuentas
por pagar y cuentas por cobrar, logrando un ahorro considerable de tiempo en el momento de contabilizar los
documentos y con menor posibilidad de errores de captura.

Las plizas emitidas no son de resumen, sino que se pueden desglosar los montos por cliente / proveedor, moneda
o lnea de producto, dependiendo de la pliza a emitir.

En estas plizas se incluyen todos los movimientos que no han sido contabilizados con anterioridad y cuya fecha de
aplicacin quede incluida en el rango que definas. Para mayor seguridad te recomendamos conciliar mensualmente
las cuentas de Aspel-COI con los totales de Aspel-SAE.

Para una correcta integracin de las plizas que genera este sistema con las cuentas contables generales de
Aspel-COI, debers anotar los nmeros de Cuenta contable a los que se cargarn o abonarn las operaciones cuyo
concepto est dado de alta en Clientes y CXC, Movimientos al inventario y Proveedores.

Los diferentes impuestos aplicados en un documento sern acumulados en la cuenta especificada para el concepto
de impuesto a pagar y el acreditable segn corresponda, el monto del flete se acumular en la cuenta definida para
la Venta de servicios. Si se solicita la pliza Detallada, el sistema desglosar en la p liza una partida para cada tasa
de impuesto. Estas cuentas las podrs definir desde el mdulo de configuracin / Cuentas contables.

Conceptos de Clientes y CXC

Conceptos de Movimientos al inventario
Conceptos de Proveedores y CXP

De la misma manera debes anotar las cuentas de COI que corresponden a cada rubro (Ventas, Proveedores,
Bancos, Impuesto por acreditar, etc.) en la siguiente funcin:

Cuentas contables maestras

Ventana del listado de plizas generadas en SAE

Ventana del listado de plizas generadas en Aspel-SAE

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI.

En qu consiste
Desde esta ventana podrs:

- Elaborar tus plizas con la informacin generada en Aspel-SAE para posteriormente realizar la contabilizacin de estos
datos en Aspel-COI, a esto se le llama interfase Aspel-SAE con Aspel-COI.
- Administrar y/o consultar las plizas generadas para su contabilizacin en Aspel-COI.
- Eliminar o modificar las plizas antes llevar acabo la contabilizacin de informacin.
- Enviar va correo electrnico los archivos de plizas generados, de tal forma que desde el mdulo de plizas modelo de
Aspel-COI recepciones el correo y obtengas el archivo con la informacin generada en Aspel-SAE para su contabilizacin.
- Definir tus cuentas contables para facilitar la interfase entre ambos sistemas Aspel-SAE con Aspel-COI, definiendo las
cuentas podrs asegurar una interfase en lnea mucho ms completa.
- Contabilizar en lnea tus movimientos hacia Aspel-COI.
La ventana es la siguiente:

Para cambiar el orden de las columnas, selecciona la columna deseada y arrastrarla con la ayuda del ratn, hacia la
posicin deseada como se ilustra en la siguiente imagen:
Descripcin de columnas

Columna Descripcin
Tipo de Tipo de pliza especificada al momento de generar el archivo de pliza, los tipos de pliza disponible son:
pliza Ventas, compras, devoluciones de compras y ventas, cuentas x pagar, cuentas x cobrar y movimientos al
inventario.
Status Estado o situacin en la que se encuentra la pliza, los disponibles son pendiente por cont., contabilizado y
error.

Pendiente por cont. Este estado se manejar para indicar que la pliza todava no ha sido contabilizada.
Este estado slo se actualiza si la contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar"
disponibles desde esta ventana.

Contabilizada. Indica que la pliza ya esta contabilizada en Aspel-COI. Este estado slo se actualiza si la
contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar" disponibles desde esta ventana.

Error . Indica que por alguna razn la pliza no se gener adecuadamente, este estado se puede dar
cuando al momento de estar generando la pliza ocurre un fallo en la energa elctrica.
Archivo Muestra la ruta donde se encuentra el archivo de pliza generado. Estos archivos se pueden cargar desde
modelo Aspel-COI mediante el mdulo de plizas modelo.

Botones de esta ventana

Columna Descripcin
Agregar Al seleccionar este botn se lanzar una ventana donde podrs dar de alta las plizas con la informacin
generada en Aspel-SAE para su contabilizacin en Aspel-COI. Para mayor informacin de cmo dar de
alta una pliza consulta el tema: Agregar pliza.
Ver modelo Con esta opcin podrs consultar el detalle de la pliza creada. Para mayor informacin consultar el tema:
Ver modelo .
Eliminar Con esta opcin podrs eliminar el registro de la pliza dentro de esta ventana y no el archivo en s, es
decir, el archivo de pliza no ser borrado de la carpeta o ruta, de tal forma que puedas utilizar el archivo
para contabilizar la informacin con Aspel-COI mediante la opcin plizas modelo.

Slo debers tomar en cuenta que si das de Alta una pliza con el mismo nombre, la informacin se
sobreescribir y se volver a visualizar su registro en esta ventana de listado de plizas generadas en
SAE.

Las plizas que ya estn contabilizadas no se podrn eliminar, por lo que esta opcin estar deshabilitada.
Si deseas limpiar esta ventana, es decir, eliminar todos los registros contenidos en ella, debers crear
nuevamente el archivo de "Interfaz COI" archivo con el nombre (INTCOI01) desde el mdulo de Control de
archivos . Pero no por el hecho de reinicializar el archivo el sistema permitir generar nuevamente las
plizas.
Ver Al seleccionar esta opcin se abrir la pliza para consultar los movimientos o registros contenidos dentro
documentos de ella, as como para modificar informacin especfica de la pliza.

Ver documentos incluidos en la pliza

Enviar correo Este botn despliega una instancia de la aplicacin de correo que tengas como predeterminada en tu
mquina, y anexa o adjunta el archivo de pliza para su envo por Internet.

Enviar pliza modelo por correo electrnico

Cuentas Esta ventana u opcin te permite configurar todas las cuentas para los diferentes movimientos o
contables conceptos que en Aspel-SAE.

Temas relacionados
Definicin
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Agregar pliza
Ver documentos incluidos en la pliza
Enviar pliza modelo por correo electrnico
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Agregar pliza

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI / Botn Agregar

Qu es
Este proceso generar las plizas de los movimientos registrados por concepto de ventas, devoluciones de ventas,
compras, devoluciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar u movimientos al inventario.
Se generar una pliza por tipo de movimiento, es decir por tipo de pliza, para esto debers seleccionar el tipo de
pliza que deseas generar, de tal forma que todos los movimientos de este tipo se almacenen en un solo archivo o
pliza.
En la pliza podrs incluir movimientos efectuados en un periodo determinado, de tal forma que se incluyan en el
archivo de pliza slo los movimientos efectuados en la fecha indicada. Adicionalmente dependiendo del tipo de
pliza, podrs obtener un detalle incluyendo informacin de: impuestos, moneda, tipo de documento, para clientes
(zona, Clave), lnea de producto, proveedores (zona, clave), almacn, etc.
Es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones antes de ejecutar este proceso:
Ver:
Consideraciones antes de trabajar la Interfase COI

Manejo
Dependiendo del tipo de pliza a generar, la informacin solicitada en el filtro varia:

Campos generales
Campo Descripcin
Tipo de pliza Selecciona el tipo de informacin o movimientos que deseas incluir en la pliza. Los tipos de plizas
a generar son:

Pliza de ventas
Pliza de devolucin de ventas
Pliza de compras
Pliza de devolucin de compras
Pliza de cuentas por cobrar
Pliza de cuentas por pagar
Pliza de movimientos al inventario

Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza
que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est
generando la pliza.

Para ms detalle del formato por tipo de pliza, consulta la parte donde se explica ms a detalle
cada uno de los tipos de pliza que se pueden generar.

Nota: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo

especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se
sobreescribir la informacin.
Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el
archivo de pliza generado.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza, te recomendamos

modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.
Concepto de la Debes indicar el concepto o algn texto breve que identifique a la pliza.
pliza
Fecha de Los documentos elaborados en el rango de fechas indicado sern considerados en la pliza
documentos Desde generada. Todos los movimientos de documentos cuya fecha de aplicacin se encuentren en dicho
/ Hasta rango sern tomados en cuenta dentro del proceso de contabilizacin. El formato de la fecha es
Da/Mes/Ao (DD/MM/AA).
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos
en el archivo de pliza a generar.

Nota
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.

Temas relacionados
Pliza de ventas
Pliza de devolucin de ventas
Pliza de compras
Pliza de devolucin de compras
Pliza de cuentas por cobrar
Pliza de cuentas por pagar
Pliza de movimientos al inventario
Ver pliza modelo

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Ver modelo

Manejo
Una vez creada la pliza, con esta opcin podrs consultar los registros o movimientos que se incluyeron en dicha pliza, y
que los saldos cuadran perfectamente.
Si deseas consultar los movimientos o documentos incluidos en la pliza, consulta la opcin "Ver documentos ", misma que
esta disponible desde esta ventana.
La imagen de la ventana para consultar los movimientos de la pliza, es muy similar a la usada en Aspel-COI:

Los campos que se muestran en esta ventana modelo como, tipo de pliza, nmero, fecha, etc. son datos que slo podrn
modificarse al momento de contabilizar la pliza en Aspel-COI mediante el botn "Contabilizar " a excepcin del campo
"Nmero" que se asignar de manera consecutiva dependiendo de lo configurado en los parmetros de configuracin
Las columnas No. cuenta y Depto. se podrn modificar al momento de Contabilizar la pliza .

Observacin
Es importante que tomes en cuenta que desde esta ventana podrs consultar la p liza tal y como se gener en Aspel-SAE,
si posteriormente esta pliza es contabilizada en Aspel-COI con modificaciones en los nmeros de cuenta a la que
afectarn, estos cambios slo los podrs consultar desde esta opcin con la modalidad de Edicin.

Botones de esta ventana

Botn Descripcin
Este botn cierra la ventana de la pliza.

Este botn desplegar una presentacin preliminar de la informacin para que mandes a imprimir los datos. Para
ms informacin de lo que puedes hacer desde esta presentacin Preliminar avanzada, consulta el tema donde
encontrars una explicacin ms a detalle.

Temas relacionados
Definicin
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Agregar pliza
Ver documentos incluidos en la pliza
Enviar pliza modelo por correo electrnico
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Ver documentos incluidos en la pliza

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Ver documentos

Manejo
Esta ventana te proporcionar o te mostrar todos los movimientos generados en Aspel-SAE que fueron incluidos en la
pliza.
Los datos o columnas que observars en esta ventana, dependern del tipo de documento o movimiento incluido en la
pliza, lo cual tambin queda completamente ligado al Tipo de pliza generado.

Botones de esta ventana

Botones Descripcin
Permite exportar la informacin

Este botn desplegar una presentacin preliminar de la informacin para que mandes a imprimir los datos.
Para ms informacin de lo que puedes hacer desde esta presentacin Preliminar avanzada, consulta el tema
donde encontrars una explicacin ms a detalle.

Temas relacionados
Definicin
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Agregar pliza
Enviar pliza modelo por correo electrnico
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Enviar plizas modelo por correo electrnico

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn enviar correo

Manejo
Este proceso tiene la tarea de enviar, va correo electrnico, el archivo de p liza seleccionado. Este envo se realizar de
manera externa a tu sistema, es decir, se utilizar la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu computadora y
s anexar el archivo de pliza para su envo por Internet.

Para mayor informacin de como enviar el correo, consulta el ayuda electrnica de tu aplicacin de correo.

Ejemplo con Microsoft Outlook

Por omisin el asunto propuesto para el correo llevar la etiqueta "[SAE]" junto con el nombre de la pliza de que se trate y
la fecha del archivo, Ejemplo: [SAE] Pliza de cuentas por pagar generada el 10/10/2005. Si deseas recepcionar este
correo de pliza desde el mdulo de plizas modelo de Aspel-COI, debers modificar la leyenda o asunto del correo
manualmente con la leyenda [ASPM], de tal forma que Aspel-COI identifique el correo para su recepcin desde el mismo.

Mensajes de error

Hay un cuadro de dilogo Este mensaje indica que alguna otra aplicacin abri una instancia de la aplicacin de
abierto. Cirrelo y vuelva a correo, por lo que para que nuevamente se programe y se arme el correo con el archivo a
intentarlo enviar, ser necesario cerrar la aplicacin y solicitar el proceso nuevamente.

Temas relacionados
Definicin
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Agregar pliza
Ver documentos incluidos en la pliza
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Cuentas contables

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Cuentas contables

Qu es
Este apartado es muy importante, ya que aqu se indican los nmeros de cuenta que se utilizarn en las plizas
generadas por la interfase Aspel-COI.

Estas cuentas las podrs almacenar tanto desde esta ventana como desde configuracin, apartado Cuentas contables, as
como desde los procesos u opciones del sistema donde se solicite alguna cuenta en particular.

No importa desde donde proporciones las cuentas, estas se irn actualizando y/o almacenando en esta ventana, por lo que
si deseas realizar algn cambio lo podrs realizar directamente desde esta ventana.

Ejemplo:

Temas relacionados
Configuracin / Cuentas contables
Donde se definen las cuentas contables
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Contabilizar / botn Editar

Manejo
Este botn funcionar o actuar de dos formas, Inicialmente este botn contabilizar la pliza y una vez contabilizada esta,
desde este botn slo la podrs editar.
Al seleccionar este botn, se desplegar la ventana de "Agregar pliza" de Aspel-COI, con el fin de contabilizar o editar la
pliza en ese momento, afectando en ambas situaciones los saldos de las cuentas siempre y cuando tengas activado el
parmetro de configuracin "Contabilizar en lnea ".
Aunque la ventana es propiamente del sistema Aspel-COI, algunos procesos estn restringidos, es decir, slo funcionarn
desde Aspel-COI.

Los botones o procesos que no estarn disponibles son:

Revisar o definir las Cuentas contables Imprimir pliza

Cargar pliza modelo Cuadrar pliza
Copiar pliza de otro periodo Alta de conceptos de plizas

Prepara la pliza para su contabilizacin :

- Revisa que las cuentas definidas para los movimientos desde Aspel-SAE sean los que estn definidos en Aspel-COI y
que correspondan a las cuentas que se van a afectar.

Las ventanas de ayuda para especificar el nmero de cuenta o el concepto de la pliza, muestran informacin
correspondiente a lo registrado en Aspel-COI para los catlogos de cuentas o conceptos respectivamente.

Al indicar en la columna "No cuenta" una cuenta departamental se mostrar para la columna "Depto" el nmero de
departamento al que reporta esta cuenta. Si la cuenta no es departamental, por omisin se le asignar "o".
Botones de esta ventana
Campo Descripcin
Te permite contabilizar o grabar la pliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura.
.
Te da la posibilidad de que puedas salir de la pliza sin grabarla.

Puedes insertar una partida dentro de la pliza, posicinate en la lnea donde la deseas insertar.

Puedes eliminar una partida dentro de la pliza, posicinate en la partida a borrar.

Puedes grabar la pliza que ests capturando como una pliza modelo.

Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo independiente al Catlogo de plizas. De esta forma,
podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al
momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren
modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva.

Para mayor informacin consulta el tema "Grabar pliza modelo " de el ayuda de Aspel-COI.
Esta opcin te permite enviar por correo electrnico la pliza modelo.

Antes de enviar la pliza, sta se tendr que guardar como una pliza modelo, para esto el sistema desplegar la
ventana correspondiente para guardarla.

Una vez grabada la pliza modelo para el envo del archivo, el sistema te desplegar la aplicacin de correo
predeterminada en tu mquina, por ejemplo Microsoft Outlook , indica los datos correspondientes para el envo
satisfactorio. Posteriormente desde el mdulo de plizas modelo podrs recepcionar los archivos de plizas
enviados mediante este proceso.

Por omisin el asunto propuesto para el correo llevar la etiqueta "[ASPM]" la cual es una etiqueta que Aspel-COI
identifica para la recepcin de correos desde el mdulo de plizas modelo.

Para mayor informacin consulta en el ayuda electrnica el tema "Enviar pliza modelo por correo" o "Recepcin
y envo de plizas modelo".
Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar.

Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente cuando los saldos de las
columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o
existan diferencias entre decimales.

Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el
estatus de "Pendiente" y se observar en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla
fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura.

Para usar esta funcionalidad, posicinarte sobre la ltima partida de la p liza y crea una partida en blanco con
ayuda de la tecla Enter, y:
1. Proporciona directamente en la columna "No. de cuenta alguna cuenta del catlogo o la cuenta de cuadre
definida en los parmetros del sistema, despus selecciona el botn "Cuadrar pliza".

2. O desde la partida creada, selecciona el botn " ".

Estos botones son los que estn disponibles para su uso desde esta ventana.

Observaciones
Recuerda que slo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha
corresponda al mes que ests trabajando. Si la fecha pertenece a otro perodo no la aceptar.

Slo se propondr el tipo de cambio de la cuenta, cuando sta maneje multimoneda y est definido en el mdulo de
"Parmetros generales".

Temas relacionados
Definicin
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Agregar pliza
Ver documentos incluidos en la pliza
Enviar pliza modelo por correo electrnico
Donde se definen las cuentas contables

En qu consiste
La siguiente tabla indica los lugares en el sistema donde se definen las cuentas contables y la pliza donde se utiliza cada
una de ellas:
Cuentas contables que se definen en... Pliza de la Interfase COI que la requiere
Conceptos de CXC (mdulo de Clientes y CXC) Cuentas por cobrar
Conceptos de CXP (mdulo de Proveedores y CXP) Cuentas por pagar
Conceptos de Movimientos al inventario Movimientos al inventario
Catlogo de Lneas de productos Movimientos al Inventario
Ventana principal Ventas
Compras
Devolucin de Ventas
Devolucin de Compras
Catlogo de zonas Ventas

Temas relacionados
Definicin
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Agregar pliza
Ver documentos incluidos en la pliza
Enviar pliza modelo por correo electrnico
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Cuentas contables
Configuracin / Cuentas contables
Pliza de ventas

Qu es
Esta pliza acumula los totales de los siguientes conceptos:

Concepto Descripcin Cuenta contable

Ventas de Clientes o Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos Clientes
Ventas de clientes incluidos).
Mostrador
Ventas de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente clculo: Ventas
productos Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al
cliente.

Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un

registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

Ventas de productos al 10.00%

Ventas de productos con esquema exento
Bancos Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura. Bancos
Ventas de servicios Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no Ventas
inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas. En
esta cuenta se contabilizan tambin los montos por concepto de costo por
Flete.
Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los Otros impuestos
1,2,3 y 4 impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se
solicita la p liza Detallada por impuestos, el sistema desglosa y acumula
los montos de los impuestos por tasa.

Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un

registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

I.E.P.S 20.00%
I.V.A 10.00%

Impuestos por Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA Impuestos
pagar aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle
de impuestos mediante la activacin del campo "Impuestos", explicado
ms adelante.
Impuesto por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por pagar
flete aplicado en la factura.

Retencin IVA del Acumula los montos de la retencin asignada al cliente por concepto de Impuesto 3 (se carga
Flete flete. Para ms informacin consulta el tema: Alta de clientes. a la cuenta de la
retencin del IVA)
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. Descuento financiero
financiero ventas

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta.
Donde se definen las cuentas contables para estos conceptos?.
Campos generales
Campos
Campo Descripcin
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que
archivo ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est
generando la pliza (p.ej., para una p liza de ventas (VT ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre
sugerido por el sistema ser: VT310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de
configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P"
significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo
de pliza.

Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el
archivo de pliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya

existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Clasificacin Si en este campo se indica algn dato, la pliza podr incluir nicamente los montos de los clientes que
del cliente pertenecen a la clasificacin anotada.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el
archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2,
3) utilizados o aplicados en cada una de las facturas.

Para el caso del impuesto por pagar (IVA) tambin se mostrar su desglose utilizando
como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)".

Nota
Por cada porcentaje o tasa manejado para el clculo del IVA, se puede definir una cuenta.
Donde se definen las cuentas contables
Con detalle Sin detalle
Moneda Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en
dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se
adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la
leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes".

Nota
El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento
que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en
la que se efectu dicho documento.
Con detalle Sin detalle

Clientes Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin mas detallada del movimiento, podrs incluir como
parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema
Aspel-COI.

Notas
Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si el movimiento o pliza tiene cargos por concepto de flete,
sern listados en la pliza con su saldo correspondiente.
Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA"".
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa.

Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas
elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de
cuentas posterior a la generacin de la pliza.

Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin
del archivo de pliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Pliza de devolucin de ventas
Pliza de compras
Pliza de devolucin de compras
Pliza de cuentas por cobrar
Pliza de cuentas por pagar
Pliza de movimientos al inventario
Pliza de devolucin de ventas

Qu es
Esta pliza retoma los mismos aspectos que la pliza de ventas, pero los aplica a las devoluciones realizadas. En ella se
invertirn los conceptos de cargo y abono de las diferentes cuentas; p.ej, el descuento financiero en la pliza de venta se
toma como un cargo y en la de devolucin de venta, se indica como un abono.

Esta pliza acumula los totales de los siguientes conceptos:

Concepto del Descripcin Cuenta

movimiento contable
Ventas de Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Clientes
Clientes o Ventas
de clientes
Mostrador
Devolucin de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente clculo: Precio Devolucin
ventas unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. de ventas

Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada
tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

Ventas de productos al 10.00%

Ventas de productos con esquema exento

Bancos Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura. Bancos

Devolucin de Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe Devolucin
Ventas de servic es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan tambin de ventas
los montos por concepto de costo por Flete.
Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos Otros
1,2,3 1,2,y,3 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la pliza Detallada impuestos
por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa.

Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada
tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

I.E.P.S 20.00%

Total de Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA aplicado en Impuesto por
impuestos por cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos pagar
pagar mediante la activacin del campo "Impuestos", explicado ms adelante. Para registrar
los saldos por tasa aplicada, puedes configurar una Cuenta por cada una. Para que se
totalicen en su cuenta correspondiente, debes indicar al sistema que genere la pliza
con detalle de impuestos.
Impuesto por Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la Impuesto por
pagar flete factura. pagar
Total de retencin Acumula los montos de la retencin asignada al cliente del cual se efectu la factura. Impuestos
Para ms informacin consulta el tema: Alta de clientes. retenidos
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. Descuento
financiero financiero
ventas

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta.
Pliza de ventas
Campos generales

Campos
Campo Descripcin
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que
archivo ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est
generando la pliza (p.ej., para una p liza de devolucin de ventas (DV ) del 31 de enero de 2005
(310105), el nombre sugerido por el sistema ser: DV310105. La pliza se graba en la ruta especificada
en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin
(P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se
gener el archivo de pliza.

Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el
archivo de pliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya

existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Clasificacin Si en este campo se indica algn dato, la pliza podr incluir nicamente los montos de los clientes que
del cliente pertenecen a la clasificacin anotada.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el
archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 o 3) utilizados o
aplicados en la factura a devolver.

Para el caso del impuesto por pagar (IVA) tambin se mostrar su desglose utilizando como concepto del
movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)".

Nota
Por cada porcentaje o tasa manejado para el clculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen
las cuentas contables
Con detalle Sin detalle
Moneda Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en
dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se
adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la
leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes".

Nota
El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento
que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en
la que se efectu dicho documento.
Con detalle Sin detalle

Clientes Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir como
parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel

Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema
Aspel-COI.

Notas
Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si el movimiento o pliza tiene cargos por concepto de flete,
sern listados en la pliza con su saldo correspondiente.

Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA".
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa.

Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas
elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de
cuentas posterior a la generacin de la pliza.

Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimientos, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la
generacin del archivo de pliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Pliza de ventas
Pliza de compras
Pliza de devolucin de compras
Pliza de cuentas por cobrar
Pliza de cuentas por pagar
Pliza de movimientos al inventario
Pliza de compras

Qu es
Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:

Concepto del Descripcin Cuenta Contable

movimiento
Compras a Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos. Proveedores
PROVEEDORES
Total Descuento Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en las Descuento
financiero recepciones de mercanca. financiero compras
Almacn Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin Almacn
tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos
financieros.

Si pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el concepto del

movimiento ser "Lnea".
Compras de Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de servicios
servicios Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros.
Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuestos
impuestos por recepci n de compras (impuesto 1,2,3,4 "IVA"). Puedes solicitar el (Se deber configurar una
acreditar desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo cuenta por impuesto).
"Impuestos", explicado ms adelante.

Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar

una partida especificando la tasa aplicada, esto si tienes activado el
detalle de impuestos, un movimiento.

I.E.P.S 20.00%
IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por acreditar
aplicado en la factura.
Retencin IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin del flete Impuesto 3
del Flete correspondiente a lo configurado para el proveedor.
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras
financiero compras.

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta.
Campos generales

Campos
Campo Descripcin
Nombre Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests
del generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza
archivo (p.ej., para una p liza de compras (CO ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema
ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta
de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza
y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza.

Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo
de pliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el
sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el
COI archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o
aplicados en la compra.

Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del concepto del movimiento
se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado.

Con detalle Sin detalle

Moneda Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en
dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se
adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la
leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores".

Nota
El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
Lnea de Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del concepto del
producto movimiento, la clave de la lnea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se
mostrar la leyenda "Almacn".

Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de alta la lnea desde el
mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del
listado de plizas generadas en SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento
que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en
la que se efectu dicho documento.
Con detalle Sin detalle

Proveedores Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en
lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras a
proveedores ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el
movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema
Aspel-COI.

Notas
Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern
listados en la pliza con su saldo correspondiente.
Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1, 2, 3 y 4) y por flete.
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.
La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.
Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las compras de servicios proporcionados por la empresa.

Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas
elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de
cuentas posterior a la generacin de la pliza.

Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin
del archivo de pliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Pliza de ventas
Pliza de devolucin de ventas
Pliza de compras
Pliza de devolucin de compras
Pliza de cuentas por cobrar
Pliza de cuentas por pagar
Pliza de movimientos al inventario
Pliza de devolucin de compras

Qu es
Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la pliza de compras, pero tomando en cuenta slo las devoluciones
de compra. En ella, los aspectos que en la pliza de compra representaban un abono se presentarn como cargos y
viceversa. Tambin se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del inventario que afectarn a dos
cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacn.
Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del movimiento Descripcin Cuenta
Contable
Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos Proveedores
incluidos.
Total Descuento financiero Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en Descuento
las recepciones de mercanca. financiero
compras
Almacn Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario Almacn
sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos
financieros.

Si pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el concepto

del movimiento ser "Lnea".
Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de
Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. servicios
Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuesto
impuestos por recepcin de compras (impuesto 1,2,3,4 y IVA). Puedes solicitar el por
acreditar desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo acreditar
"Impuestos", explicado ms adelante.

Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar una

partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle
de impuestos, un movimiento.
IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto
aplicado en la factura. por
acreditar
Retencin IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin del flete correspondiente Impuesto 3
del Flete a lo configurado para el proveedor.
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento
financiero compras. financiero
compras
Almacenes por La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Almacn
diferencia costo- devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin
compras con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del
inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del
producto).

Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) -

cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la
compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este
proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el
producto.
 Ver ejemplo
Diferencia costo La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Diferencia
- compras devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin costo de
con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del compras
inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del
producto).

Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) -

cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la
compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este
proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el
producto.

Ver ejemplo
Donde se definen las cuentas contables

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.
Campos generales

Campos
Campo Descripcin
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al
archivo archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de
pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de
devolucin de compras (DC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido
por el sistema ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los
Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la
extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el
nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza.

Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta
donde se grab el archivo de pliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo

especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la
operacin se sobreescribir la informacin.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente

a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente
el nombre del archivo con la fecha que corresponda.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los
movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos
(1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra.

Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del
concepto del movimiento se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado.
Moneda Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la
moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos
detalle del proveedor por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin
que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para
el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores".

Nota
El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que
moneda se hayan hecho los movimientos.
Lnea de Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del
producto concepto del movimiento, la clave de la lnea correspondiente al producto involucrado
en la compra. En caso contrario se mostrar la leyenda "Almacn".

Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de
alta la lnea desde el mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta
contables" disponibles en la Ventana principal del listado de plizas generadas en
SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el
nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por
documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho
documento.
Con detalle Sin detalle

Proveedores Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del
movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a
proveedores", la clave, la zona del proveedor .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser
"Compras a proveedores ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda
utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema
Aspel-COI.
Notas
Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern
listados en la pliza con su saldo correspondiente.
Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1, 2, 3 y 4) y por flete.
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las compras de servicios proporcionados por la empresa.

Ejemplo con mtodo de costeo UEPS:

Asiento Cantidad Costo Costo operado
1. Compra 10 100 1000
2. Compra 2 10 110 1100
3. Venta 12 108.333333 1300
4. Compra 3 10 120 1200
5. Dev de compra 10 120 1200 Como la capa ya se vendi, el sistema coste
En contabilidad se tendra

En el almacn se tiene, realmente 8 productos a $ 100.00=800, por lo que el datos registrado contablemente en almacn,
veamos los asientos de la pliza 5.

Dado que los costos de la compra que se est devolviendo fueron de 10 a110= 1100, pero por las capas disponibles
salieron 10 a 120= 1200, de ah la diferencia de los $100 en almacn, para cuadrar el dato en el almacn, se generan los
asientos marcados con el nmero 6:

Quedando la pliza de devolucin como sigue:

Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas
elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de
cuentas posterior a la generacin de la pliza.

Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin
del archivo de pliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Pliza de ventas
Pliza de devolucin de ventas
Pliza de compras
Pliza de cuentas por cobrar
Pliza de cuentas por pagar
Pliza de movimientos al inventario
Pliza de cuentas por cobrar

Qu es
Esta pliza muestra el total acumulado de los distintos conceptos del catlogo de Cuentas por cobrar, en los que
hayas especificado una cuenta contable (mdulo de Clientes y CXC, men Archivos, opcin Conceptos de CXC) o
desde la ventana principal del listado de plizas generadas en SAE/botn cuentas contables.
La diferencia entre cargos y abonos afectarn la cuenta contable maestra de Clientes.
Ver:

Conceptos de CxC

Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del Descripcin Cuenta
movimiento Contable
Factura Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Factura
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por cada operacin de Clientes
de cliente ventas se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o
moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del cliente y/o la moneda
involucrada en la venta.
Retencin x Acumula los montos de la retencin asignada al cliente del cual se efectu la factura. Retencin
flete por flete

Adicionalmente se listarn los movimientos de las distintas formas de pagos aplicadas al documento, como pueden ser,
efectivo, cheque, etc.
Donde se definen las cuentas contables

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.
Campos generales

Campos Especficos
Campo Descripcin
Nombre Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests
del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza
(p.ej., para una p liza de cuentas por cobrar (CC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por
el sistema ser: CC310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin
como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un
documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza.

Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo
de pliza generado.

Notas:
Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe,
el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin.
Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza.
concepto
Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el
COI archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por
Clave Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar
del nombre del concepto "Cuenta general de cliente", la clave del cliente, y la moneda con la que se realiz el
movimiento.
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "concepto "Cuenta general
de cliente".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.
Moneda Al seleccionar este campo se desglosarn los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de venta.

Nota
El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema
Aspel-COI.

Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas
elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de
cuentas posterior a la generacin de la pliza.

Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin
del archivo de pliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Pliza de ventas
Pliza de devolucin de ventas
Pliza de compras
Pliza de devolucin de compras
Pliza de cuentas por pagar
Pliza de movimientos al inventario
Pliza de cuentas por pagar

Qu es
Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los
cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectar a la cuenta contable maestra
de proveedores.
Ver:

Conceptos de CxP

Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del Descripcin Cuenta
movimiento Contable
Compras Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Compras
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Proveedores
de proveedores operacin de compras se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por
detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del
proveedor y/o la moneda involucrada en la compra.
Retencin x flete Acumula los montos de la retencin asignada al proveedor del cual se efectu la Retencin por
compra. flete

Adicionalmente se listarn los movimientos de las distintas formas de pagos aplicada al documento, como pueden ser,
efectivo, cheque, etc.

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Especficos
Campo Descripcin
Nombre Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests
del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza
(p.ej., para una p liza de cuentas por pagar (CP ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por
el sistema ser: CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin
como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un
documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza.

Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo
de pliza generado.

Notas:
Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe,
el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin.
Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza.
concepto
Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos
COI incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por

Clave Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar
del nombre del concepto "Cuenta general de proveedor", la clave del cliente, y la moneda con la que se
realiz el movimiento.
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "concepto "Cuenta general
de proveedor".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.
Moneda Al seleccionar este campo se desglosarn los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de
compra.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema
Aspel-COI.

Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas
elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de
cuentas posterior a la generacin de la pliza.

Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin
del archivo de pliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

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Pliza de devolucin de ventas
Pliza de compras
Pliza de devolucin de compras
Pliza de cuentas por cobrar
Pliza de movimientos al inventario
Pliza de movimientos al inventario

Qu es

Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catlogo de conceptos de movimientos al inventario que
tenga asignada una cuenta contable.
Ver:

Conceptos de Movimientos al inventario

Es la nica pliza que puede emitirse tanto para un almacn en particular como para un slo concepto. Las
diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarn a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-
compras y almacn.
La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda
una fuerte relacin con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo
(dependiendo del mtodo de costeo del producto).

Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del Descripcin Cuenta
movimiento Contable
Ventas Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Ventas
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Almacn
de almacn operacin de compras se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por
detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del
proveedor y/o la moneda involucrada en la compra.

Adicionalmente se listarn los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el mdulo
de Cuentas x Pagar. Donde se definen las cuentas contables

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Especficos
Campo Descripcin
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de
archivo pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha
en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de movimientos al inventario
(MI ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser:
CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin
como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P"
significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se
gener el archivo de pliza.

Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde
se grab el archivo de pliza generado.

Notas:
Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo
especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se
sobreescribir la informacin.
Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la
que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre
del archivo con la fecha que corresponda.
Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza.
concepto
Almacn Especifica el nmero de almacn del cual se tomarn los movimientos al inventario para
su contabilizacin.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los
movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por

Almacn Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn " el nmero del
almacn involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la informacin de un almacn en particular, si no
que slo muestra la clave del almacn del cual se llev el registro u movimiento.

Si tienes activado el detalle por lnea de producto, se adicionar a esta informacin la lnea de producto al que
pertenece el producto involucrado en el movimiento.
Con detalle Sin detalle

Lnea de Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn " la lnea de
producto producto al que pertenece el artculo involucrado en el movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema
Aspel-COI.

Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas
elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de
cuentas posterior a la generacin de la pliza.

Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin
del archivo de pliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

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Pliza de devolucin de compras
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Pliza de cuentas por pagar
Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010

Manejo

Para el caso en el que se desee ver expresamente las afectaciones en clientes del Ajuste, te recomendamos solicitar la
pliza de CxC filtrada "Por Concepto" (el asignado al ajuste) ya que de otro modo, se podra perder el efecto de ajuste por
reforma, Ejemplo:

Factura 2009 $ 1,317.50

Pago en 2010 $ 1,329.00
Ajuste por reforma $ 11.50

Como se generan las plizas de interfase COI desde SAE.

En este supuesto, como puedes observar se pierde el efecto del ajuste por reforma ya que el sistema muestra el monto
por cliente, para ver en las plizas el efecto de este ajuste, tendrs que solicitar la pliza de CxC por concepto y entonces
el efecto del ejemplo sera:
Si se solicitan las plizas de CxC por concepto, se puede detallar el efecto contable del ajuste por reforma.

Tema relacionado
Ajuste de saldos por Reforma Fiscal en CxC
Consideraciones antes de trabajar la Interfaz Aspel-SAE - Aspel-COI

Manejo
La pliza generada se almacenar en un archivo; si deseas consultarlo lo podrs hacer desde el Editor de formatos
o bien desde la Ventana principal de plizas generadas en SAE .
Ver:
Editor de formatos
Para una mayor seguridad, considera estos aspectos:
1. Da de alta todos los nmeros de cuenta a afectar con el proceso. Esto incluir tanto los nmeros de cuenta
contables de los catlogos de conceptos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y movimientos al
inventario, como los nmeros de cuentas maestras.
2. Las cuentas maestras definidas en Aspel-SAE deben ser idnticas a las especificadas en Aspel-COI para
esos conceptos dirgete al siguiente tema:

Configuracin cuentas Contables Maestras .

Ventana del listado de plizas en generadas en SAE / Botn Cuentas contables

3. Los conceptos a los que no hayas asignado un nmero de cuenta no sern contabilizados.
4. Aspel-SAE separa las ventas de servicios y productos no inventariables de las de aquellos que s pueden contar
con existencias en almacn, al igual que las ventas a clientes mostrador. Para que el sistema contabilice
correctamente las ventas de servicios, es necesario alimentar la cuenta maestra correspondiente en el mdulo de
Cuentas contables maestras.
Para evitar diferencias entre Aspel-SAE y tu contabilidad, la interfase no incluye los movimientos de CxP, CxC y
Movimientos al inventario que ya hayan sido contabilizados, e ignora algunos movimientos como las facturas
canceladas y las recepciones canceladas, porque se graban como ya contabilizados. Si ya asentaste en libros,
necesitars generar un movimiento bajo el concepto de Devolucin de compra o Devolucin de venta.
Cuando se realiza la Interfase COI el sistema marca los registros cuya pliza ya fue generada, a fin de evitar que
esos movimientos sean considerados al generar las plizas nuevamente.
Esencial
Por todo lo anterior, antes de ejecutar la Interfase se recomienda que realices un respaldo de todos los archivos de
datos de Aspel-SAE y Aspel-COI respectivamente. Esto es muy importante ya que, si existe algn error en la
solicitud de fechas u otros parmetros de emisin de las plizas o, si se pierde el disco donde se haba generado la
pliza, o si se produce una falla en la energa elctrica al ejecutar el proceso, no se generara la pliza
correctamente y los registros quedaran marcados como si ya se hubieran contabilizado. Si emites nuevamente la
pliza sobre este archivo, los registros que quedaron sealados ya no sern tomados en cuenta y, por lo tanto, las
cifras que arroje la pliza estarn equivocadas. Al tener un respaldo de datos puedes utilizar este archivo para
ejecutar nuevamente el proceso, con los datos correctos.
Ver:
Respaldo de archivos
Las plizas emitidas por este procedimiento deben ser ledas desde Aspel-COI con la opcin de Plizas modelo o
consultndolas en Aspel-SAE desde la ventana de listado de plizas generadas por SAE . Desde Aspel-SAE
podrs contabilizar los movimientos sin tener que acceder a Aspel-COI o bien tambin podrs desde Aspel-COI
cargar el archivo de pliza generado en SAE para posteriormente contabilizar los datos. En el caso de tener activo
el parmetro de Contabilizacin en lnea de Aspel-COI, se contabilizar de manera automtica; de lo contrario,
habr que correr el proceso de Contabilizacin (para mayor informacin revisa el manual de dicho sistema).

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Definicin
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Agregar pliza
Ver documentos incluidos en la pliza
Enviar pliza modelo por correo electrnico
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Las conciliaciones

En qu consiste
Las conciliaciones que pueden realizarse para revisar el procedimiento son:
Saldo total de Clientes arrojado por COI contra el saldo del Reporte de Cobranza General de Cuentas por Cobrar
de SAE, emitido el da ltimo del mes. En caso de existir discrepancias se necesitar conciliar el reporte de SAE
para Windows con el Auxiliar de cuenta de clientes generado por COI.
Saldo total de la cuenta de Proveedores arrojado por COI contra el reporte de Pagos Generales de CxP de SAE
Windows, generado para el ltimo da del mes. Si los saldos no son idnticos ser necesario confrontar el reporte
de SAE Windows contra el de Auxiliar de la Cuenta de Proveedores de Aspel-COI.
Saldo total de la cuenta de Almacn perteneciente a Aspel-COI contra el reporte de Existencias y costos (incluido
en el catlogo de Inventarios y servicios de SAE para Windows), poniendo atencin en que el costeo solicitado
para dicho reporte sea a "Costo Promedio". Esto puede aplicarse an si el mtodo de costeo del producto es
U.E.P.S. o P.E.P.S, debido a que el sistema calcula continuamente el Costo promedio del artculo. Si existen
diferencias entre los saldos, se puede emitir el reporte de Movimientos al Inventario de SAE para Windows y
compararlo con el auxiliar de la cuenta de Almacn de COI.
Saldo de la cuenta de ventas de COI contra el Reporte Resumen de Facturas del mdulo de Facturas y
Vendedores de SAE.

Nota
Cuando un movimiento afecta a dos mdulos diferentes, el sistema lo marca como ya contabilizado al incluirlo en la
pliza de uno de los mdulos y lo deja sin sealar en el otro, de tal forma que slo se le tome en cuenta en una de
las p lizas. Esto ocurre con la interfase de los documentos de Facturas y Compras que se consideran en las plizas
de Ventas y Compras respectivamente y no en las plizas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Los parmetros de Redondeo de Montos y Redondeo de Costos afectan al proceso de emisin de plizas,
pudiendo ser el motivo por el que no cuadren los saldos.

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Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Agregar pliza
Ver documentos incluidos en la pliza
Enviar pliza modelo por correo electrnico
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Administrador de reportes
Acceso
Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes

Definicin
Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2,
seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias
SQL. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de
formatos tradicional.

Qu es un reporte en formato QR2 y FTO?

Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del
sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes. Para estos formatos
puedes usar sentencias SQL.

Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas
especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se
proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes.
Por lo que dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar.
De manera general desde este administrador podrs:

Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO.

Modificar los reportes previamente creados con este administrador.
Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo.
Borrar un reporte.
Aadir un reporte creado en formato FTO.
Preparar el archivo para su envo a Internet.
Enviar el reporte va e-mail.

Manejo Aspel
El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados Por grupos . Los grupos y los reportes
incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar
disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente.

La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro
correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo
donde est incluido el reporte.
Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en grupo de reportes donde
deseas incluirlo.
Tipo de filtros por grupo de reportes

Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes,
ejemplo, los reportes de emisin de documentos.

Botones de esta ventana

Botones Descripcin
Con este botn podrs realizar lo siguiente:
Dar de alta un nuevo reporte QR2 . Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor
informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la
opcin "Nuevo".
Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO . Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual
podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opcin
"Archivo FTO".
Nota : Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el
reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan.
Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO) . Para este caso se desplegar una
ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para
aadir un reporte son los siguientes:
1. Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya
los tiene asignado el sistema por omisin.
2. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir.
 2.

Nota

Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o
desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy
particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado.
Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser
el siguiente:

Formato QR2
El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte.

Formato FTO
Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte

utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn

Para mayor informacin consulta el Editor de formatos.

Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al
eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos:
El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se
encuentre, es decir el archivo.
Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te
recomendamos correr el proceso de "Reparacin" para nuevamente se instalen o recuperen los archivo
de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se
borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te
recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que
posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes.
Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el filtro del reporte para
delimitar la informacin a emitir en el reporte.

Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos.
Tipo de filtros
Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su
Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se
desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para a impresin del reporte.
Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML.

Notas:
Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2.
Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas.
Notas:
Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2.
Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la
medida de tus necesidades.

Edita tus formatos de reportes

Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se
desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el
archivo PDF con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la
aplicacin de correo predeterminada en tu computadora.

Nota:
 Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2.

Temas relacionados
Tipo de filtro por grupo de reportes
Presentacin preliminar
Agregar un reporte en formato FTO
Agregar un reporte en formato FTO

Acceso

Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes, botn , opcin Nuevo FTO.

Manejo
Esta opcin te permitir crear un archivo de texto para disear con ayuda de los campos y frmulas del sistema un reporte
con formato FTO. Los datos que debers definir son:

Aydate con la ventana de campos y frmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el

Administrador de reportes con el botn .

Para mayor informacin consulta: Editor de Formatos

Mensajes que se despliegan desde esta ventana

Mensaje Descripcin
Favor de teclear el ttulo Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el ttulo que lo identificar
del reporte. dentro del administrador de reportes.
Favor de teclear el nombre Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, debers proporcionar el nombre con el
del archivo. que se guardar dicho archivo.
Favor de teclear la ruta del Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se crear / guardar el archivo de
archivo. reporte.
Directorio no vlido. La ruta donde se crear el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del

botn si la ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe.

Temas relacionados
Tipo de filtro por grupo de reportes
Presentacin preliminar
Administrador de reportes informacin general
Edita tus formatos de reportes

Acceso

Administracin de reportes, editar reporte o con el botn

En qu consiste
Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresin
de tus documentos y reportes para as reportar la informacin de tu empresa satisfaciendo tus necesidades.
Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras:
1. EN LNEA: Dentro de los mdulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuacin
se dispara la ventana de Emisin de documentos, dentro de la cual podrs definir el nmero de copias,
nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que t mismo hayas diseado o
modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. Tambin dentro de esta ventana de emisin de
documentos tendrs la opcin de editar un formato.
2. DESDE EL MEN REPORTES: Al elegir la opcin Emisin de documentos, se dispara una ventana, en la
cual podrs elegir entre varias opciones de filtrado para la emisin, adems del nombre del formato y la ruta.
Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminacin .FTO para poder ser utilizado.
Ventajas de la edicin de formatos
Con la ayuda de los campos podrs manejar toda la informacin del sistema y ordenarla segn tus necesidades;
esto incluye tanto la informacin de totales y acumulados, como clculos predefinido por el programa.
Los comandos estn en espaol, permitindote controlar: cmo se procesarn los datos, la impresin de campos o
variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc.
Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre
estos procesadores est el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos
se guarden con extensin .FTO.
Cada mdulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos.
Cada formato est conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una
serie de tareas. Cada instruccin est constituida por el nombre del comando y su argumento o parmetros. El
argumento puede contener: campos de impresin, rangos numricos, constantes, mscaras, variables de clculo,
funciones especiales u operadores.
El sistema requiere que en cada lnea se especifique un slo comando y su argumento. El archivo ser repasado
lnea por lnea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As mismo, se debe respetar un orden en las
instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que
consultar el anexo de Mensajes de error .
Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensin .FTO o modificndolo con otro nombre, para
que no pierdas los formatos originales.

Campos "Seleccin de un formato a editar"

Campo Descripcin
Nombre del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes elegir
archivo / Ruta cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de tu
sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos.

Esencial
Para poder acceder al Editor de formatos automticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicacin
asociada, en este caso, algn editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Men Configuracin /
Aplicaciones Asociadas .

Ver:
Estructura de cada formato de reporte
Tabla de formatos
Tabla de formatos con los que cuenta el sistema

Qu es
Considera la siguiente tabla, que muestra los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar en cada mdulo,
para adaptarlos a tus necesidades.
Advierte que algunos de ellos son especficos para la impresin en Lser o en impresoras de matriz, dentro de los
cuales algunos estn diseados para imprimir en las Formas de impresin Aspel (que conocers despus de esta
tabla).
Refirete a la ayuda para informacin ms completa de los formatos para operaciones en multimoneda, as como
los formatos con procesos "batch" (es decir, que se procesan en etapas).

Clientes y CXC
Proveedores y CXP
Facturas y Vendedores
Inventarios
Compras
Estructura de cada formato de reporte

Qu es
En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones:

Seccin Funcin
1. Parmetros del Le indica al sistema las caractersticas generales que tendr el reporte, como son: nmero
reporte de caracteres que se imprimirn, tipo de letra, definicin de la mscara que utilizarn las
cantidades numricas, font a utilizar, dispositivo de salida del formato, etc.
2. Encabezados Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la lnea divisoria, los
textos, los espacios entre stos y las lneas, etc.
3. Contenido del reporte Define los campos que mostrar el reporte, es decir, los valores a emitir, con los clculos
y/o partidas y ciclos que se quieran aadir y las especificaciones o textos complementarios que acompaen a
dichas cantidades.
4. Totales Indica la seccin de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las
anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.
Manejo
Cada comando que utiliza el Editor, opera en alguna de estas secciones. Cuando se explica cada comando, se indica en
qu seccin debe ubicarse. El siguiente es un formato ejemplo que muestra estas secciones.
Ver: Consulta la lista de campos para formatos
Consulta la lista de campos para formatos

Acceso

Desde el Administrador de reportes, botn / Lista de campos del Editor.

Qu es
Los campos son la informacin detallada contenida en tus catlogos. Ejemplo de campos son: Nombre de la
empresa, Nombre del cliente / proveedor, Telfono del proveedor, No. de documento, Observaciones del mismo,
Saldo de los documentos en X periodo, etc.
Estos campos t los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de
formatos.
Cada uno de los campos tiene un nmero entre corchetes, como por ejemplo, el campo "Importe del documento", al
que le corresponde el nmero <33>.
Todos los campos tienen una longitud, la cual debers considerar para que al imprimir tu reporte ste no se salga
de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de informacin y no la encime.

Campos
Cada mdulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numricos y alfanumricos que
puedes utilizar en tus reportes; todos los dems campos contienen datos especficos de catlogos y funciones. La lista de
campos est dividida de acuerdo a los mdulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera
dinmica.

Facturacin
Compras
Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar
Inventarios

Tema relacionado
Lista de comandos y frmulas para formatos
Lista de comandos y frmulas para formatos

Acceso

Dentro de cualquier mdulo, men Reportes, opcin Administracin de reportes, con el botn

Qu es
El Editor de formatos te permite utilizar diferentes comandos y frmulas para la edicin de tus formatos de reportes,
los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los reportes.
Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que
ejecuten una operacin.
La tabla que se presenta es una gua de apoyo en orden alfabtico, conteniendo los comandos que se utilizan en
diversos sistemas de la lnea Aspel, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reportes,
gracias a las ventajas del ambiente Windows.

Para editar el reporte utiliza la opcin "Editar reporte" disponible desde el men flotante seleccionando el reporte FTO a
editar.

El editor de formatos que se describe en esta ayuda, es en forma genrica para todos los sistemas de la lnea Aspel, pero
algunos comandos son especficos para un determinado sistema.

Comandos
Frmulas
Mensajes de error del editor

Qu son
Los mensajes de error sirven para orientarte cuando ests ejecutando un formato y ste no se pueda llevar a cabo
exitosamente.
Generalmente el mensaje indica la lnea del formato con el problema, lo que har ms fcil que lo identifiques y
corrijas.
A continuacin te presentamos los mensajes de error ms importantes, en orden alfabtico:

Mensaje de error Aparece

Archivos inexistentes Este mensaje aparece precedido por el aviso: "No se puede acceder el archivo: (Nombre del
para cambio de archivo); <ENTER>" y se despliega generalmente cuando especificas una fecha inexistente a
periodo. travs del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificacin del directorio de datos.
Asignacin invlida, o Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el
Cadena Invlida comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena
de caracteres delimitada por comillas. Ocurrir tambin si defines un caracter para un campo
que requiere un nmero o viceversa. Aparece igualmente cuando haces una asignacin sobre
un campo reservado, es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de
los campos que ya estn definidos dentro del editor y que se muestran al oprimir la tecla F3 .
Campo invlido. Tienes hasta un campo lmite para definir variables de usuario. Este nmero de campo vara de
acuerdo al sistema o mdulo de que se trate (en el caso de SAE ). Si dentro de un formato
especificas un nmero de campo mayor al especificado, el sistema te enviar este mensaje.
Campo no definido. Aparece cuando solicitas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002>
para que despliegue el contenido de una variable alfanumrica que no ha sido definida con el
comando DATO, ni se le ha especificado ningn "Texto".
Columna invlida. El mensaje aparecer cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el parmetro
correspondiente al nmero de columna especifiques un nmero que no sea entero.
Comando invlido. Cuando las tres primeras letras de una lnea no corresponden a ningn comando conocido por
el sistema o cuando al escribir el comando cometiste un error de sintaxis. Rectifica que el
comando est escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato.
DEFINE sin Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sistema hasta dnde termina ste.
FENCABEZADOS. Recuerda que cada instruccin DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.
El campo a capturar, Si especificas una variable alfanumrica a travs del comando DATO y le defines una longitud
no puede ser mayor a superior a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sistemas NOI
255 caracteres. y SAE la longitud mxima es de 250 caracteres.
El campo no puede ser Si solicitas al sistema que redondee campos alfanumricos o campos de fecha. Por razones
redondeado. lgicas el sistema slo puede redondear campos puramente numricos. Rectifica que el campo
sea numrico.
Esperaba ' , '. Aparece en los comandos que requieren ms de un parmetro para funcionar y uno de ellos no
se ha definido. Aparece tambin cuando has especificado dos o ms parmetros de un
comando y entre cada uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la lnea que te indica el
sistema y corrige la omisin.
Esperaba comilla. Indica que dentro de la lnea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia
a un texto.
Esperaba (E)spaol o Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spaol o (I)ngls, para el
(I)ngls idioma a utilizar (E o I ).
Esperaba nmero Aparecer si especificas un nmero que no sea entero o de ms de un dgito al utilizar el
entero en el rango de 1 comando TIPO.
a 6.
Esperaba un carcter. Al comando RAYA se le puede especificar nicamente un caracter de repeticin; por lo tanto,
este mensaje aparecer si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI".
Esperaba una fecha Aparece si especificas una fecha inexistente a travs del comando ABRE. Verifica la fecha
anotada o la especificacin del directorio de datos. Se despliega en el sistema CAJA . Si ests
trabajando con COI , el mensaje aparecer cuando se trate de definir una fecha directamente,
sin emplear un campo numrico.
Exceso de ciclos Este mensaje aparece cuando especificas ms de 8 ciclos anidados a lo largo del formato.
anidados.
Exceso de SI's La aparicin de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu mquina. Cuando se
anidados. presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la funcin especial
@SI.
Expresin invlida. Este mensaje lo enva el sistema por varios motivos. El ms comn, es por un error en la
sintaxis dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la
sintaxis y el uso de comillas o < > sean correctos. Otra causa comn es que abras ms
parntesis de los que cierras.
Fecha invlida. Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un caracter y no una fecha.
Recuerda que el formato de fecha es Da/Mes/Ao con dos caracteres para cada rubro.
INICIA-TERMINA Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente
incompletos. TERMINA o viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos parmetros.
Mascarilla invlida. Indica que especificaste en un comando MASCARA un caracter diferente a #, comas o punto.
Memoria insuficiente. Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el
proceso y se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un
programa residente; 2) Que otro sistema haya dejado corrupta la memoria, lo que impedir al
sistema trabajar correctamente. Lo ms recomendable es reinicializar tu computadora.
No puede haber ms de Este mensaje es del sistema NOI . Este sistema permite anidar un INICIA PD dentro de un
un INICIA PD anidado. INICIA TB o viceversa, pero no pueden anidarse dos de un mismo tipo. Ingresa al formato y
rectifica los ciclos que ests solicitando.
No puede haber ms de Este mensaje aparece en el sistema NOI . Dicho sistema permite el anidamiento de un INICIA
un INICIA TB anidado. PD dentro de un INICIA TB o viceversa, pero no permitir que se aniden dos INICIA del mismo
tipo, ni tampoco un tercer anidamiento.
Parntesis Sucede cuando en una lnea del formato cierras un nmero mayor de parntesis de los que
desbalanceados. hayas abierto.
Se esperaba nmero Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un nmero que no es
sin decimales. entero: SALTA, RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificacin con decimales
en cualquiera de los comandos que requieran el parmetro de Nmero de columna.
Se esperaba '>'. Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el nmero del campo o variable especificaste algo
como: ASIGNA <115 y debes cerrar el pico parntesis as: ASIGNA <115>.
Se esperaba '<'. El mensaje aparecer cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el nmero de la
variable definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir
ASIGNA <115>.
SI-SIF incompletos. El mensaje se despliega cuando se defini un comando SI y no se especific el final de la
condicional con un SIFIN. Aparece tambin cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI
que le anteceda.
Slo puede definirse El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir
un solo encabezado. otro comando DEFINE. No es posible que un encabezado se anide dentro de otra definicin de
encabezado.
Texto para captura Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer parmetro (que corresponde al "Texto")
demasiado grande. es superior a 45 caracteres. En NOI la longitud del tercer parmetro no podr ser mayor a 28
caracteres.
Uso de ENCABEZADOS El comando ENCABEZADOS slo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del
no definido. mismo a travs de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS.
Definicin de ciclos

Qu son
Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operacin, permitiendo que los registros se vayan
leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder los archivos de
acuerdo al orden que sigue tu clave, nmero de cuenta, etc., y ejecutar cierta operacin para los registros que
indiques.
En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en
otros debes tener cuidado con su definicin. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo
"general", es que el sistema empiece a imprimir la misma informacin una y otra vez hasta que se apague la
impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusin de
otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos.

A diferencia de los comandos que slo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema slo
reconoce a los ciclos con el nombre completo.
Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos.

A continuacin se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel.

Ciclos de Aspel-SAE
Tipo de filtros por grupo de reportes

Acceso
Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes

Manejo
Como se mencion en el tema Administrador de reportes informacin general, el tipo de informacin solicitada en cada uno
de los filtros para obtener informacin especfica, vara dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados.
A continuacin se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del
administrador de reportes. Para obtener informacin especfica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripcin
detallada.

Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.

Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se
pueden manejar cualquiera de estos formato incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por
grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se
manejan por mdulo.

Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2

Catlogo de proveedores
Catlogo de proveedores
Estado de cuenta general
Reporte de cuenta general detallado
Resumen de movimientos

Catlogo de clientes
Clientes por Campaas
Catlogo de clientes
Estado de cuenta detallado
Estado de cuenta general
Pagos por Internet
Resumen de movimientos

Catlogo de inventarios
Compras por proveedor
Detalle de movimientos al inventario
Histrico de nmeros de serie
Inventarios y servicios
Kits
Multialmacn
Nmeros de serie
Pedimento y lote
Resumen de movimientos
Ventas por cliente
Ventas por vendedor

Catlogo de facturas
Catlogo de polticas de oferta
Catlogo de vendedores
Comprobantes fiscales
Cotizaciones
Cotizaciones detallado
Devoluciones
Devoluciones detallado
Facturas
Facturas detallado
Pagos por Internet
Pedidos
Pedidos detallado
Productos devueltos/pendientes
Remisiones
Remisiones detallado
Ventas por cliente

Catlogo de compras
Compras por proveedor
Devoluciones (compras)
Devoluciones detallado
rdenes
rdenes detallado
Productos devueltos
Recepciones
Recepciones detallado

Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de
documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate.

Emisin de documentos en facturas

Emisin de documentos en inventarios
Emisin de documentos en compras
Emisin de documentos en proveedores
Emisin de documentos en clientes
Temas relacionados
Administrador de reportes informacin general
Corte anual

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Corte anual Elige la opcin que deseas.

Qu es
La finalidad de esta opcin es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes,
proveedores e inventarios.

ARCHIVO AL REALIZAR EL CORTE ANUAL:

Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se inicializan a cero.
Clientes
Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad.
Traduccin de archivos

Acceso
Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Traduccin de archivos

Manejo

Las traducciones trabajarn de la siguiente forma:

Este proceso te permite convertir los datos que manejabas en las versiones de Aspel-SAE 2.0 en adelante, para
hacerlas compatibles con este nuevo sistema (versin 4.6).
El formato que se maneje en la base de datos origen es el que se respetar al momento de la traduccin a la base
de datos destino, si existieran tablas en varios formatos primero debers uniformar la base de datos a traducir
tablas en BDE permanecern en directorio o alias Origen , las tablas que no existan se crearn en el mismo
formato de la base de datos que se est traduciendo.
Recuerda que el formato por omisin es PARADOX.
Ver:
Respaldo de archivos

El subdirectorio origen no podr ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestin de seguridad.
Despus de traducir, es recomendable verificar que la informacin de Aspel-SAE 4.X (4.0, 4.5 y 4.6) sea la correcta,
en caso contrario deber revisarse la informacin antes traducida y volver a realizar el proceso.
Cuando termine el proceso, el sistema mediante un mensaje preguntar para el caso en la que los datos traducidos
no se hayan colocado en la ruta actual de trabajo, lo siguiente:

N OTAS IMPORTANTES
 Te recomendamos que generes un Respaldo de tu informacin antes de traducir tus datos a la nueva versin, al
igual que Recuperar y regenerar los ndices de toda tu informacin desde la versin anterior a la 4.0, es decir, de la
cual se tomarn los datos para la nueva versin. Esto ordenar los datos, ya que de otra manera no podrn ser
ledos desde la nueva versin de Aspel-SAE.
Es muy importante y recomendable que verifiques o en su caso Recuperes todos los archivos que pienses traducir,
ya que si se encuentra algn registro daado no podr ser traducido, y al abrir el catlogo se puede presentar
mensajes de error de archivo.
Si la base de datos que se va a traducir no usa el parmetro multialmacn, verifica que dicho Parmetro est
desactivado en la nueva versin antes de realizar este proceso (Traduccin de archivos).
En versiones anteriores a la 2.5 de Aspel-SAE slo se contemplaba el uso de dos impuestos, tradicionalmente
IEPS e IVA; desde la versin 3.0 se utiliza un Catlogo de esquema de impuestos para poder cubrir los
requerimientos de la nueva ley de impuestos, ya que se debe contemplar el manejo del impuesto Estatal y el
Impuesto sobre la Venta de Bienes y Servicios Suntuarios (IVBSS). Al realizar la traduccin de archivos el sistema
asignar automticamente para cada uno de los artculos, un esquema de impuesto; el esquema ser el que
coincida con los porcentajes de impuesto definidos para cada artculo en la versin anterior. Si el artculo tuviera un
porcentaje de IEPS y/o IVA diferente a los registrados en los esquemas de Aspel-SAE 3.0 en adelante, se crear
un nuevo esquema con estos porcentajes y ser asignado al producto.
Si manejabas en versiones anteriores a la 3.0 el I.V.B.S.S dentro del I.V.A. (calculando un 20% en vez de un 15%);
al final de la Traduccin de Archivos el sistema te permitir realizar la Divisin de estos impuestos , ya que en esta
versin se puede acumular cada impuesto por separado.
Te recomendamos, que al momento de actualizar sus tablas de datos (para las bases de datos con estructura
cliente/servidor SQL, DB2 y Oracle) dentro de los procesos de instalacin automtica, avanzado y exportacin
deshabilitar el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" instalado en la ruta donde fue
instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en
SCHEMA CACHE DIR , esto para el mejor funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de utilizar el
control de archivos y de traduccin de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores tambin es
recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE , pues este agiliza las consultas hacia
las tablas.

Campos
Campo Descripcin
Directorio Datos Indica la ruta donde se localizan los datos que vas a traducir.
fuente
Directorio SAE Indica la ruta de instalacin del sistema Aspel-SAE del cual se tomarn los datos que vas a
anterior traducir.
Directorio Datos Indica la ruta donde se registrarn los datos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el
destino botn Aceptar.

Problema y solucin

Problema Solucin
No puedo traducir desde Aspel-SAE Contacta de inmediato con tu distribuidor o directamente a nuestro
4.5 o 4.6 mi base de datos de Aspel- departamento de Soporte Tcnico para adquirir la herramienta necesaria para la
SAE 1.X y DOS 5.X traduccin.
El sistema te presentar un mensaje Este mensaje se presenta debido a que el sistema esta detectando que ya se
de aviso de que no se volver a realiz una traduccin de archivos y no es necesario volver a traducirlos ya que
traducir los archivos esta completa la tabla de datos para poder trabajar.

Temas relacionados
Traduccin Perfiles de usuario
Parmetros de empresa
Traduccin de impuestos
Parmetros de la empresa

Acceso
Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Parmetros de empresa.

Qu hace
El proceso de traduccin en la versin 4.6 te permitir incluir o trasladar los parmetros definidos en la versin
anterior (2x o 3.0), a la nueva versin.
Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuracin de la
empresa anterior.

Campos
Campo Descripcin
Versin del sistema Selecciona la versin de la que se realizar la traduccin

Ruta de instalacin de la Campo informativo . Muestra la ruta de trabajo, ruta donde se depositarn los archivos
nueva versin (4.6). traducidos.
Archivo origen Indica la ruta donde se tomar el archivo Empresaw.sae de la versin a traducir.
Seleccin de la empresa De las empresas que se enlisten, selecciona aquella en la que se tomarn los datos para
origen la traduccin. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar.

Temas relacionados
Traduccin de archivos
Parmetros de empresa
Traduccin parmetros de la empresa con multimoneda
Parmetros de empresa con multimoneda

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Traduccin, Parmetros de empresa.

Qu hace
Este proceso actualizar los parmetros de configuracin de la empresa actual.
Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un Respaldo de archivos de configuracin de la
empresa.

Campos
Campo Descripcin
Archivo destino Indica la ruta donde se registrarn los archivos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el
botn Aceptar.
Seleccin de la De las empresas que se enlisten selecciona a la cual se traducirn los parmetros para esta
empresa origen versin, para correr este proceso oprime el botn Aceptar.
Traduccin Perfiles de usuario

Acceso
Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Perfiles de usuario.

Qu hace
Este proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de Aspel-SAE generado en las versiones anteriores
para hacerlo compatible con esta nueva versin del sistema.

Campos de esta ventana

Campo Descripcin
Ruta donde est Selecciona la versin (Aspel-SAE 3.0, 2.6, 2.5 2.0) de la cual traducirs el archivo de perfiles de
instalado tu SAE usuario para poder trabajar con esa informacin en tu versin de Aspel-SAE 4.6.
anterior.
Directorio Aspel- SAE Anota la ruta donde se localiza la instalacin de tu Aspel-SAE anterior, y del cual tomars los
fuente. datos a traducir.
Direccin SAE Campo informativo. Muestra. La ruta donde se depositarn los datos ya traducidos, este dato se
destino toma de lo configurado en el Mdulo de configuracin . Para esto, primero debers configurar la
ruta del directorio de trabajo para esta versin.

Para iniciar el proceso oprime el botn Aceptar.

Manejo
Cuando se inicie el proceso de traduccin, el sistema verifica que existan usuarios dados de alta en la versin anterior si
existen, se desplegar una ventana para indicar ciertas propiedades o criterios a considerar en la traduccin.

Por cada usuario dado de alta en la versin anterior debers, indicar alguno de los siguiente criterios:
Crear como usuario nuevo. Al indicar este criterio, le ests indicando al sistema que incorpore este usuario para su uso
en la nueva versin. Para este caso por cada usuario se desplegar la ventana de Alta de usuarios para indicar datos
importantes y algunos necesarios para su alta, como puede ser, correo electrnico, clave de alta, etc.

Esta ventana se desplegar por cada usuario del cual se est realizando una traduccin. Posteriormente desde el mdulo
de perfiles podrs modificar loa datos generales del usuario.

No traducir este usuario . Si seleccionas esta opcin, al momento de realizar este proceso este usuario no se considerar
para dicho proceso, es decir, le estars indicando al sistema que no deseas realizar la traduccin de este usuario para su
uso en esta versin.

Ahora bien, si slo deseas Conservar y/ traducir los perfiles definidos , indica por cada usuario creado desde la versin
anterior, un usuario creado en la versin 4.6 de Aspel-SAE. De tal forma que el usuario dado de alta desde esta versin
(4.6 adopte un perfil previamente definido desde una versin anterior. Para esto, primero debers Dar de alta los usuarios
que trabajarn con esta versin del sistema, para posteriormente realizar este proceso de traduccin.

El sistema mandar un mensaje de confirmacin para el cambio de perfil:

Observaciones
 El subdirectorio fuente no podr ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestin de seguridad.
Despus de traducir, es recomendable verificar que la informacin de Aspel-SAE sea la correcta, en caso contrario
deber revisarse la informacin antes de traducir y volver a realizar el proceso.
Este proceso traducir todos los perfiles definidos para el usuario, pero, para aquellos procesos nuevos, es decir,
incorporados en esta versin, se visualizar el criterio definido por omisin para dichos procesos; por lo que te
recomendamos que una vez finalizado este proceso de traduccin, revises los criterios o derechos asignados a
estos procesos, dependiendo del perfil del usuario.

Perfiles de usuarios
Podrs realizar nuevamente este proceso sin que esto afecte la informacin de los usuarios que ya tengas dados
de alta en el mdulo de perfiles del usuario.

Temas relacionados
Traduccin de archivos
Parmetros de empresa
Control de archivos

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos.

Proceso
Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algn problema ocurra una interrupcin elctrica abrupta en tu
computadora o sta reciba algn dao y el sistema seale alguna anomala con ellos o adviertas que la informacin
de tus catlogos no aparece o se encuentra desordenada.
Este proceso te ayudar a saber en qu condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algn dao
considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qu porcentaje.

NOTA: Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin.

Ventana de Control de archivos

Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:

Procesos que puedes ejecutar:

Si seleccionas un archivo de datos podrs ejecutar los procesos de:
Diagnstico Compactacin
Recuperacin Creacin
Avanzado Conversin
Si seleccionas un archivo de ndice slo podrs ejecutar:
Regeneracin
Si eliges un archivo de Observaciones, podrs ejecutar:
Creacin
En cualquier caso podrs ejecutar el proceso de:
Instalacin automtica

Esencial
Si no generaste la base de datos, podrs hacerlo con la Instalacin Automtica , que crea los archivos que no existen en
la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalacin no los borrar).

Notas Importantes

Se recomienda al usuario de la versin de Aspel-SAE:

Que si su base est en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus
tablas de datos mediante los procesos de Instalacin automtica, Avanzado y Exportacin, deshabilitar el parmetro
ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez)
y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el
funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de utilizar el Control de archivos y la Traduccin de archivos.

Una vez realizados los procesos anteriores tambin es recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA
CACHE , pues ste agiliza las consultas hacia las tablas.
Base de datos abiertas

Se implement una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en funcin a las necesidades de uso
e incremento de la informacin. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de
las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamao o
capacidad de almacenamiento ya que ahora con slo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizar la
revisin y re-estructuracin de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parmetro est disponible
en el Driver de Paradox) en caso de que se est llegando al 80% del tamao en bytes para la tabla.

El parmetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es:

BLOCK SIZE. Tamao de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en mltiplos de
1024 bytes. Las configuraciones vlidas dependen del formato de la tabla:

[1] Level 5 y 7 1024, 2048, 4096, 16384, y 32768

Level 3 y 4 1024, 2048, y 4096
Default: 2048

Temas relacionados
Diagnstico de archivos
Verifica tus archivos
Recuperacin de archivos
Compactacin
Creacin de archivos
Regenera los ndices
Instalacin automtica
Avanzado
Conversin
Cmo se forma tu base de datos

La base de datos que instala el sistema por omisin, se encuentra en formato PARADOX.
La informacin que el sistema genera se almacena en "tablas" dentro de la computadora en la unidad de disco que elijas
desde el momento en que instalas tu base de datos. Se crean dos tipos de archivos: de datos (terminacin ".DB") y de
ndice (terminacin "PX,XG0 y YG0"), donde:

Archivos con extensin Descripcin

DB Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste.
PX ndice de datos primarios.
XG0 / YG0 ndices de control secundarios.
Los ndices contienen informacin de la organizacin de tus registros dentro del archivo de datos correspondiente. El
sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada.

Observaciones
Es importante que cuando realices el respaldo de algn archivo consideres tanto los archivos de datos como los de ndice,
ya que de lo contrario estaras respaldando incompleta la informacin.

Esencial
Es muy importante que el lugar donde se archiven tus datos siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el
mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automticamente algunos documentos por lo que, si
guardas informacin en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no ser posible.
Archivos que genera Aspel-SAE

Archivos consultados desde la ventana de control de archivos:

Archivo de Datos Contiene ndice(s) que le corresponde(n)

CLIE01.DB Datos del Catlogo de Clientes CLIE01.PX CLIE01.X02,
(ndice de clientes) CLIE01.Y02
CLIM01. PX
(ndice mscara de clientes)
OCLI01. DB Observaciones del catlogo de Clientes OCLI01.PX
FACT01.DB Datos del Catlogo de Facturas
(ndice de facturacin) FACT01.PX,FACT01.XG, FACT01.XG0,
FACT01.YG0
FCLI01.XG1, FCLI01.YG1
(ndice documentos por cliente) FACF01.XG2, FACF01.YG2
(ndice fechas de factura)
OFAC01. DB Observaciones del catlogo de Facturas OFAC01. PX
AFACT01.DB Acumulados de ventas AFACT01.PX
POLI01.DB Catlogo de polticas de venta POLI01.PX
VEND01.DB Catlogo de Vendedores VEND01.PX, VEND01.X02,
(ndice de vendedores) VEND01.Y02,
CUEN01. DB Catlogo de Cuentas por cobrar CUEN01.PX, CUEN01.XG0,
(ndice de cuentas por cobrar) CUEN01.YG0,

OCXC01.DB Observaciones del catlogo de Cuentas por cobrar OCXC01.PX

FOLCXC01.DB Folios de cuentas por cobrar FOLCXC01. PX
CONC01.DB Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por CONC01.PX
cobrar
PAGA01. DB Datos del Catlogo de Cuentas por pagar PAGA01.PX, PAGA01.XG0,
(ndice de cuentas por pagar) PAGA01.YG0
OCXP01.DB Observaciones del catlogo de Cuentas por pagar -
FOLCX01.DB Folios de cuentas por pagar FOLCX01.PX, FOLCX01.XG0,
(ndice de folios de cuentas por pagar) FOLCX01.YG0

CONP01. DB Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por CONP01.PX

pagar
INVE01. DB Datos del Catlogo de Inventarios y Servicios INVE01.PX, INVE01.X02,
(ndice de inventarios) INVE01.Y02,
INVM01.PX
(ndice mscara de productos) INVE201. Y02
(ndice de productos con clave alterna)

OINV01. DB Observaciones del catlogo de Inventarios OINV01.PX

MULT01. DB Datos del Catlogo de Multialmacn MULT01.XG0, MULT01.XG1,
(ndice de multialmacn) MULT01.YG0, MULT01.YG1,
MULT01.PX

(2do. ndice de multialmacn)

CLIN01. DB Datos del catlogo de Lneas de inventarios CLIN01.PX
LTPD01. DB Datos del Catlogo de Lotes y Pedimentos LPTD01.PX, LPTD01.XG0,
(Indice de Lotes y Pedimentos) LPTD01.YGO

OLTPD01. DB Observaciones del catlogo de Lotes y Pedimentos OLTPD01.PX

KITS01. DB Datos del Catlogo de Kits KITS01.PX, KITS01.XG0,
(Indice de Kits) KITS01.YG0
MINV01. DB Datos del Catlogo de Movimientos al Inventario MINV01.PX, MINV01.XG0,
(Indice de movs. a inventarios) MINV01.YG0
OMIN. 01 DB Observaciones del catlogo de Movimientos al OMIN01.PX
inventario
CONM01. DB Datos del Catlogo de Conceptos de Movs. al CONM01.PX
Inventario
PROV01. DB Datos del Catlogo de Proveedores. PROV01.PX, PROV01.X02,
(ndice de proveedores) PROV01.Y02
PROM01.PX
(ndice mscara de proveedores)
OPRV01. DB Observaciones del catlogo de Proveedores OPRV01.PX
COMP01. DB Datos del Catlogo de Compras COMP01.PX, COMP01.XG0,
(ndice de compras) COMP01.XG1, COMP01.XG2,
CPRO01.YG0, CPRO01.YG1,
(ndice documentos por proveedor) COMP01.YG2
(ndice fechas de compra)
OCOM01. DB Observaciones del catlogo de Compras OCOM01. PX
ACOMP01. DB Datos de Acumulados de Compras ACOMP01. PX
MONED01. DB Datos del Catlogo de Monedas MONED01.PX
IMPU01. DB Esquema de Impuestos IMPU01.PX
CTAESQ01.DB Cuentas contables del esquema CTAESQ01.PX
BITA01.DB Bitcora de movimientos BITA01.PX
(ndice de la bitcora) BITA01.XG1 BITA01.XG2,
BITA201.YG0, BITA201.YG1,
(Segundo ndice de la bitcora)

ACTCAT01.DB Catlogo de actividades ACTCAT01.PX

(ndice del catlogo de actividades) ACTCAT01.XG1 ACTCAT01.XG2,

RESCAT01.DB Catlogo de resultados RESCAT01.PX

(ndice del catlogo de resultados RESCAT01.XG1 RESCAT01.XG2,

CAMP01.DB Catlogo de campaas CAMP01.PX

(ndice del catlogo de campaas CAMP01.XG1 CAMP01.XG2,

GUICAM01.DB Catlogo de guas de campaas GUICAM01.PX

(ndice del catlogo de guas de campaas GUICAM01.XG1 GUICAM01.XG2,
EDOCAM01.DB Catlogo de actividades por campaas EDOCAM01.PX
(ndice del catlogo de actividades por campaas EDOCAM01.XG1 EDOCAM01.XG2,

DESEDO01.DB Catlogo de descripcin de actividades DESEDO01.PX

(ndice del Catlogo de descripcin de actividades DESEDO01.XG1 DESEDO01.XG2,
EDCLCA.01 Actividades de clientes por campaas EDCLCA.PX
(ndice de Actividades de clientes por campaas EDCLCA.XG1 EDCLCA.XG2,

INFCL01.DB Informacin del cliente INFCL01.PX

(ndice de informacin del cliente INFCL01.XG1 INFCL01.XG2,
ZONA01.DB Informacin de zonas ZONA01.PX
(ndice de informacin de zonas ZONA01.XG1 ZONA01.XG2,

INTCOI01.DV Interfaz COI INTCOI01.PX

(ndice de la interfaz COI INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2,
TALLA01.DB Tallas TALLA01.PX
(ndice de tallas TALLA01.XG1 TALLA01.XG2,
COLOR01.DB Colores INTCOI01.PX
(ndice de clores INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2,
CFGLIN01.DB Configuracin de lneas CFGLIN01.PX
(ndice de la interfaz COI CFGLIN01.XG1 CFGLIN01.XG2,
HNUMSER01.DB Histrico de nmeros de serie HNUMSER01.PX
(ndice uno HNUMSERA01.XG1 HNUMSERA01.XG2,
HNUMSERB01.XG1 HNUMSERB01.XG2,
(ndice dos
NUMSER01. DB Datos del Catlogo de nmeros de serie NUMSER01.PX, NUMSER01.XG0
(Indice de Nmeros de serie) NUMSER01.XG1, NUMSER01.YG0,
CNSEST01.DB Consulta de estadsticas CNSEST01.PX
CONTAC01.DB Contactos de los clientes CONTAC01.PX
LNKOLKC01.DB Contactos en Outlook para clientes LNKOLKC01.PX
CONTAP01.DB Contactos de los proveedores CONTAP01.PX
LNKOLKP01.DB Contactos en Outlook para proveedores LNKOLKP01.PX
CITAS01.DB Catlogo de citas CITAS01.PX
PERIODOS01.DB Tabla de perodos PERIODOS01.PX
CLIECDF01.DB Catlogo de clientes de comprobantes fiscales CLIECDF01.PX, CLIECDF01.XG0
digitales CLIECDF01.XG1, CLIECDF01.YG0,
(Indice de clientes CFD)
COND01.DV Condiciones de movimientos al inventario COND01.PX
CONDFC01.DB Condiciones de facturas y compras CONDFC01.PX
CONDBITA01.DB Condiciones de la bitcora CONDBITA01.PX
CONDCRM01.DB Condiciones del administrador de clientes CONDCRM01.PX

Esencial
Las ltimas dos cifras del nombre del archivo, indican el nmero de empresa a la que pertenece la informacin; en estos
casos, se trata de la empresa No. 1, ejemplo: CLIE01 .PX, FACT01 .DB.

Manejo
Es importante que conozcas la existencia de estos archivos porque, si se daan, debers recuperarlos o reiniciar la
captura de tu informacin desde el momento en que sta se perdi.

Base de datos abierta

Los nombres de los archivos de datos y sus respectivas extensiones varan dependiendo del formato en el que se
encuentre la base de datos.

Ver:
Base de datos Abiertas
Diagnstico de archivos

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Diagnstico.

Qu es
Por medio de esta funcin podrs conocer datos generales del archivo seleccionado, as como la informacin de su
estado.
El sistema muestra de manera automtica el diagnstico en la parte inferior de la ventana de control de archivos,
slo basta con estar posicionado sobre el archivo.

Campos
Campo Descripcin
Nombre Este campo informativo te mostrar el nombre del archivo que seleccionaste.
Descripcin Este campo informativo te mostrar la informacin que contiene el archivo.
Estado Este campo informativo te mostrar el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue
verificado.
Tamao Este campo te mostrar el tamao actual del archivo; ste depender de los movimientos registrados en
el mismo.
Hora Este campo te mostrar la hora en que se modific el archivo por ltima vez.
Fecha Este campo te mostrar la fecha en que se modific el archivo por ltima vez.
Cifra control Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros que
se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el
archivo.
Registros Este campo informativo representa una cifra terica; se refiere al nmero de registros que deberan estar
calculados grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamao del archivo (en
bytes) entre el tamao que ocupa un registro (tambin en bytes).

Esencial
Si la cifra en el registro de control y los Registros calculados son iguales, tu archivo est correcto; si no es as, significar
que tu archivo est daado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con l, en caso
contrario ejecuta el proceso de Recuperacin.

Ver:
Recuperacin de archivos
Manejo
Este botn, slo se encontrar activo cuando ests diagnosticando un archivo de datos (con terminacin .DB).
Ver:
Verificacin de archivos
Verifica tus archivos

Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Diagnstico - botn

Qu es
Esta opcin verifica tus archivos de Datos (terminacin .DB) para que conozcas el estado en que se encuentran.
Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la informacin que contienen los campos sea
del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numrico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea
la correcta, etc.).

Esencial
Si el proceso de Verificacin indica algn dao, ser necesario realizar el proceso de Recuperacin.
Recuperacin de archivos
Recuperacin de archivos

Acceso
Ventana principal, men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Recuperacin.

Qu es
Esta funcin te permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados;
una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo
como recuperado y el total de registros recuperados.
Se te pedir que confirmes el proceso; si tu respuesta es afirmativa, se presentar una ventana donde se sealar
el avance del mismo.
Si al seleccionar el archivo, el sistema dice: No existen registros en el Archivo, es porque ya no tienes
movimiento alguno en el mismo.

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Esencial
Si en el Diagnstico de Archivos observaste un Estado de archivo como daado, debes llevar a cabo la Recuperacin de
archivo. Al ejecutar el proceso no se recupera la informacin del registro daado, pero s de los registros anteriores y de
los posteriores, necesitando capturar slo los registros daados o los ms recientes.

Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero
no los ndices.

Afecta
Antes de ejecutar este proceso debes contar con un respaldo reciente de tu informacin.
Si por algn error efectuaste el proceso de Recuperacin sobre un archivo que no lo necesitaba, tu informacin no
se ver afectada.
Despus de recuperar un archivo ser necesario regenerar el ndice del mismo.
Ver:
Regeneracin de ndices

Manejo y sugerencia
El sistema leer el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar en un archivo temporal. Cuando se
localiza un registro daado, el sistema preguntar si deseas continuar recuperando la informacin, eliminando el
registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuar la recuperacin hasta terminar de leer el archivo. Si,
por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar por terminado y el archivo quedar compuesto por
los registros correctos que se encontraban almacenados antes del daado. En ambos casos al finalizar, el sistema
pregunta si se sustituirn o no los registros recuperados.
Se recomienda usar esta funcin slo cuando los archivos que la Verificacin marca como existentes son
superiores al 60% de tu informacin y no cuentas con un respaldo reciente, debido a que tendrs que volver a
capturar aquellos movimientos que no se recuperaron.

Problema y Solucin
Problema Solucin
En la ventana de control de archivo, dentro del El sistema encontr algn registro daado y no fue recuperado
estado el sistema muestra: Error al recuperar. porque suspendiste el proceso de recuperacin.
Compactacin

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Compactacin.

Qu es
La finalidad de esta operacin es ayudarte a tener ms espacio en tu disco y agilizar el manejo de los datos.

Afecta
Al correr esta funcin, el sistema Elimina registros que ya no se utilizan, productos borrados de tu inventario, registros en
blanco y todo aquel registro que tenga movimientos anteriores a la fecha de compactacin, sustituyendo el archivo de
datos compactado por uno de tamao menor. Por ello, debes respaldar toda la informacin de tu empresa antes de
realizar el proceso , de manera que cuentes con un archivo de proteccin.

Los documentos de pedidos, cotizaciones, remisiones y facturas que estn cancelados, documentos enlazados sin
pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte sern eliminados, en el caso de documentos de
devolucin se eliminarn todos los documentos sin importar el estatus de acuerdo a la fecha de corte, solamente se
dejarn los registros que se hayan grabado sin integracin con Cuentas por Cobrar .

Ver:
Respaldo de archivos

Esencial
Antes de compactar tus datos, debes ejecutar una Actualizacin de archivos, ya que este proceso te permitir tener la
informacin lo ms completa posible, adems de que al ejecutar el proceso de Compactacin no se eliminar informacin
que no est actualizada para conservar la integridad de los datos.

La informacin presentada en registros calculados es slo informacin histrica de los archivos, ya que corresponde a la
cantidad mxima que tena el archivo antes de la compactacin.

Manejo

Archivos que no compactar:

Cuentas por cobrar no saldadas.

Cuentas por pagar no saldadas.
Pedidos y rdenes de compra con unidades pendientes.
Capas UEPS y PEPS que no hayan sido vendidas en su totalidad.
Remisiones y Cotizaciones originales o no enlazadas.
Catlogo de monedas.

Archivos que compactar:

Clientes: Elimina los registros o espacios en blanco de los clientes que hayas eliminado de tu archivo.
Cuentas por Cobrar: Cuentas que tengan saldo cero y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de
corte.
Facturacin : El sistema eliminan todos los documentos de acuerdo a la fecha de corte, solamente deja los
registros que se hayan grabado sin integracin de Cuentas por Cobrar.
Vendedores : Elimina los registros o espacios en blanco de los vendedores que hayas eliminado del archivo de
vendedores.
Inventarios: Elimina los registros o espacios en blanco correspondientes a productos dados de baja del archivo de
inventarios.
Movimientos al inventario : Eliminar los movimientos que se hayan elaborado en una fecha anterior a la indicada
 en la fecha de corte.
Nmeros de serie: Elimina los nmeros de serie con estatus de baja y los que tienen el estatus de vendido y cuya
fecha de documento de salida sea anterior a la fecha de corte indicada.
Lotes y pedimentos : Elimina los registros en blanco por los lotes y/o pedimentos eliminados y aquellos lotes y
pedimentos con existencias iguales a cero.
Catlogo de Kits : Elimina los registros o espacios en blanco de los kits que hayas eliminado del archivo de
inventarios.
Proveedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los proveedores que hayas eliminado del archivo de
proveedores.
Compras: Recepcin de mercanca, Orden de compra y Devolucin de compra que estn cancelados, documentos
enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte.
Cuentas por Pagar : Elimina todas las cuentas que tengan saldo cero con fecha anterior a la fecha de corte.
Multialmacn : Elimina los espacios en blanco de los productos eliminados de los almacenes.
Catlogo de polticas de venta : Elimina del catlogo las polticas que tengan el estatus de baja.
Nmeros de serie. Elimina los nmeros de los productos que ya no existan o no tengan asociado ningn
documento de entrada. Toma en cuenta tambin la fecha de corte, eliminando aquellos registros y que se hayan
grabado con fecha anterior a la fecha de corte.
Bitcora de actividades. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos
registros tengan el estatus Finalizada.
Campaas. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros
tengan el estatus Cerrada.
Estados de la campaa. Borra las campaas que no se estn usando en la tabla o archivo de campaas.
Citas. Elimina las citas de los clientes que no estn dados de alta en el catlogo de clientes.
Interfase/COI. Archivos creados que ya han sido actualizados en Aspel-COI y que son posteriores a la fecha de
corte.
Informacin del cliente. Borra la informacin del cliente y documentos que no estn dentro del archivo de facturas.
Tallas y Colores. Borra las tallas y colores o la clasificacin que se le haya dada a la combinacin de elementos,
aquellos que no se estn utilizando en el archivo de inventarios.

Esencial
Este proceso no elimina las facturas y/o compras que tengan un saldo, o bien, sean anteriores a la fecha de corte
de la compactacin.
Los ndices de los archivos compactados se regeneran automticamente durante la operacin. Las observaciones
de cada archivo se borran paralelamente a los registros que se eliminan.
Despus de estar posicionado en el archivo de Datos a compactar, al oprimir el botn de Compactacin de la
ventana de Control de archivos, el sistema enviar un aviso advirtindote que debes tener un respaldo antes de
correr este proceso.

NOTA: En caso de una interrupcin elctrica durante la compactacin, bastar con reiniciar el proceso sobre el respaldo.
Creacin de archivos

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Creacin.

Qu es
El proceso de creacin de tablas en control de archivos las crear en formato PARADOX.
Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos.
Al crear cualquier archivo, si ste ya exista, el sistema mandar el mensaje: "El archivo ya existe Desea
reiniciarlo?"; si respondes afirmativamente perders toda la informacin contenida en el archivo anterior; en caso de
que no exista el archivo, se crear automticamente.

Manejo Aspel
Cuando el archivo o tabla lo requiere solicitar ciertos parmetros o especificaciones para la creacin del archivo, tal y
como se solicita cuando ests efectuando una Instalacin automtica .

Esencial
Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos diga que el archivo No existe, utiliza esta opcin para
crear cada Archivo de datos, estos archivos se crearn por omisin en la base de datos en la que se est trabajando. Al
crear los archivos de datos automticamente se generarn los ndices asociados.
Regenera los ndices

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Regeneracin.

Qu es
Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que soluciona muchos de los
problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga elctrica o cuando alguien apaga la computadora
mientras se ejecutaba alguna operacin de guardado. Solamente podrs ejecutarla sobre archivos de tipo ndice
(archivos con extensin PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01).
Una vez que ejecutas el proceso, se te preguntar: "Ests seguro de que deseas regenerar el ndice?", al
aceptar se presentar una ventana que indica el avance del proceso.
Una vez terminado, regresa a la ventana de Control de archivos y observars que el estado del archivo habr
cambiado a Regenerado .

Utiliza esta opcin cuando:

Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estn duplicados o no aparecen.
Los archivos de ndice no existen.
El Estado aparece como Incorrecto.
Existen problemas de operacin.

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Importante
Si ejecutas la regeneracin de un ndice que no requera este proceso, tus archivos no se vern afectados.

Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero
no los ndices.

Afecta
En caso de que algn registro est daado, la regeneracin de ndices no lo podr recuperar. Si los archivos de alguno de
los catlogos no reflejan informacin:
Regenera los ndices.
Si no se pudieron regenerar adecuadamente, utiliza la Recuperacin de archivos.
Instalacin Automtica

Acceso
Al iniciar una seccin con el sistema y se detecte que an no haz creado tu base de datos
Men Utileras, Control de archivos, Botn Instalacin automtica

Qu es
Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automtica y rpida,
nicamente suministrando algunos parmetros necesarios.
Esta forma de instalacin te asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas
los parmetros de configuracin de manera particular dependiendo del manejo de tu empresa.
El proceso de instalacin automtica crear las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla sta
no se crear por lo que permanecer en su formato original.

Manejo Aspel
Existen dos formas en que puedes generar tu base de datos mediante el proceso instalacin automtica:
1. Al iniciar una seccin con el sistema
Si al iniciar una seccin con el sistema y el asistente de configuracin ya no est disponible y no haz creado an tu base
de datos, despus de proporcionar tu clave de acceso al sistema, se desplegar un mensaje el cual te invitar a crear tu
base de datos en ese momento. Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema permitir que proporciones cierta informacin
como:
Si usars multialmacenes
Cual ser el descuento comercial aplicado a los clientes
Si manejars un nmero secuencial para facturas
La ruta del directorio donde se crear la base de datos, es decir la ruta de trabajo, as como el formato y el Alias de
la base de datos que se generar. Cabe mencionar que desde el explorador de Windows debers crear una
carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde
est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/
SAE4.50.
Nota:
La ruta de datos indicada en el campo directorio de trabajo es la que se configurar en los parmetros del sistema como
la base o directorio de trabajo para la empresa.
Una vez proporcionados los datos antes citados, acepta la ventana para que inici el proceso de Instalacin automtica
. Este proceso lo podrs realizar cada vez que inicies una sesin con el sistema, siempre y cuando no hayas creado tu
Base de datos anteriormente
2. Desde control de archivos
Para crear tu base de datos, realiza lo siguiente:
Crea desde el explorador de Windows una carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus
Datos, puedes crearla al mismo nivel donde est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/
Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50.
Posteriormente accede a los parmetros de configuracin, e identifica en el apartado Parmetros Generales el
Botn "Configuracin", ah indica la ruta o directorio creado en el paso anterior. De esta forma le indicars al
sistema la ruta de trabajo para todos los usuarios habilitados para trabajar en la empresa que ests configurando.
Como ltimo paso antes de abrir cualquier mdulo del sistema, accede al mdulo de Control de archivos y ejecuta
el proceso de "Instalacin automtica" .
Notas
Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos el sistema estar listo para trabajar y no tendrs que
ejecutar la instalacin automtica nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos.
En caso de que hayas solicitado la Instalacin automtica y tengas archivos con informacin en el subdirectorio
indicado, este proceso no los borrar, nicamente crear los que hagan falta.
Para el caso en el que el control de archivos detecte que algn archivo no fue creado correctamente o por alguna
razn se encuentre daado, desde este mdulo tambin estar disponible el proceso de "Instalacin automtica".
Si cuentas con una base de datos generada en otra versin, primero debers crear el directorio donde se colocarn
los datos, para posteriormente desde el proceso de traduccin de archivos llevar a cabo la traduccin de los datos.

Temas relacionados
Cmo se forma tu base de datos Aspel
Archivos que genera Aspel-SAE
Instalacin de la Base de Datos
Control de Archivos
Avanzado

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Avanzado.

Qu es
Esta opcin te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Dbase, SQL
server, ODBC.
Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la
informacin administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones.
Una vez que manejes tu base de datos en formato Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podr leerla
y actualizarla sin problema.

Manejo Aspel
Si es la primera vez que utilizas esta opcin, para que se genere tu base de datos en la ruta y formato seleccionado, slo
activa el campo Exportar la informacin". Si ya creaste con anterioridad tu base de datos, slo selecciona el formato a usar
y dependiendo el caso indica la ruta donde est la base de datos o alias de la misma.

Ver:
Conversin

Con s i d e r a c i o n e s p a r a l a o p e r a c i o n e n f o r m a t o d b a s e

La operacin del sistema cuando la base de datos se encuentre en formato Dbase ser limitada en los siguientes aspectos:
- Mdulo de Facturas: No se soporta el alta y control de comprobantes fiscales digitales (Facturas y Devoluciones Digitales)
- Mdulo de Clientes y CxC: En los movimientos que se registren tanto en la Bitcora de Movimientos como en el Catlogo
de Citas, se grabar la fecha en que se realice el registro pero no se considerar la hora.

Dadas estas limitantes al ejecutar los procesos de Traduccin o Exportacin de archivos (desde la opcin Avanzado en
Control de Archivos) si el formato elegido es Dbase, se presentar el mensaje de advertencia: "Recuerde que en formato
Dbase no se soporta el manejo de bitcora, citas y comprobantes fiscales. Desea continuar? SI/NO".

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Recomendaciones de importancia

En el BDE Administrator se modific el valor por omisin del parmetro BLOCKSIZE para el driver nativo de Paradox
(BdeAdministrator.exe/Configuration/Drivers/Native/Paradox), ahora el valor por omisin con el que se crearn las nuevas
bases de datos es 4096, lo que ayudar a que SAE tenga un mejor desempeo en cuanto a velocidad de respuesta
cuando el tamao de los archivos o tablas se vaya incrementado y le permitir soportar el alta de una mayor cantidad de
registros en las diferentes tablas.
Se recomienda utilizar o tener un directorio por cada base de datos distinta que se maneje, as como para cada empresa
registrada, esto para la buena administracin de los respaldos.
Es importante que consideres que para el formato DBASE no se podr soportar o manejar los procesos de bitcora, citas y
comprobantes fiscales, esto lo advertir el sistema con un mensaje informativo.
Para actualizaciones posteriores tambin podrs usar este proceso, pero te recomendamos que si slo es un archivo en
particular, utilices el proceso de Conversin .
Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero
no los ndices.
Al iniciar el proceso, este puede tardar unos minutos, espera pacientemente y no canceles el proceso, ya que se puede
daar la base de datos.
Siempre antes de ejecutar cualquier proceso del control de archivos es importante que ya cuentes con un respaldo de tu
informacin.
Te recomendamos que slo uses esta opcin para exportar tu base de trabajo en otro formato de base de datos diferente
al actual, para cambiar la ruta de trabajo y base a usar es recomendable realizar dicho cambio desde el mdulo de
configuracin/Parmetros generales/Botn configuracin.
Es importante que si realizas varias exportaciones a diferentes formatos te asegures que siempre se realice sobre la base
de datos fuente o bien que esta contenga todos los archivos, de tal forma de no tener archivos con datos y otros vacos,
esto podra conllevar a irregularidades en la base de datos que origen problemas a la hora de leer la informacin.
Si deseas crear los archivos vacos puedes utilizar el proceso normal de Instalacin automtica .
A travs de esta opcin tambin puedes indicarle al sistema el tipo de formato y el lugar donde se encuentra el archivo de
datos, pero si el sistema detecta que en la ruta o alias indicado no existe ningn archivo con el formato especificado, el
sistema marcar error cada vez que trate de abrir una tabla o archivo.
Si el proceso es ejecutado varias veces para una misma base de datos (esto por que deseas actualizar la informacin),
toma en cuenta que cuando el sistema informe que los archivos ya existen, estos se sobreescriban todos, ya que se puede
dar pie a irregularidades en cuanto a la relacin entre la informacin y tablas de datos.

Campos
Campo Descripcin
Exportar la Si est activada esta opcin, se exportar toda la base de datos actual de trabajo al formato
informacin seleccionado y adicionalmente se le indica al sistema que use esta base de datos. Posteriormente
desde el mdulo de parmetros del sistema, Carpeta Generales/Botn Configuracin, podrs
cerciorarte de la ruta de trabajo.

Si est desactivada esta opcin slo le estar indicando al sistema que use como base de trabajo la
seleccionado en el campo "Ruta o alias".

Te recomendamos ampliamente que para este caso mejor utilices el mdulo de configuracin para
especificar la ruta de trabajo.

Configuracin/Parmetros generales/Botn configuracin

El formato al que Formato
se desea migrar Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu informacin o en sus caso el formato en la que se
es encuentra la base de datos.

Ruta o alias Ruta

Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para
el caso en el que slo ests especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio
donde se encuentra dicha base de datos.

Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el
formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible,
debers realizar lo siguiente:
1. Instala un cliente SQL
2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con
 1.
2.
3.
4.
anterioridad desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-
SAE lee directamente la informacin del BDE admin.

Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el
Alias lo advertir con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al
Driver especificado ".

Temas relacionados
Conversin de archivos
Configuracin del drivers ODBC
Configuracin de los drivers Nativos
Conversin

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Conversin.

Qu es
Esta opcin te permitir exportar o convertir los archivos de tu base de datos con la que ests trabajando a otros
formatos, no modifica el contenido propio de los datos, puedes convertirlos a los formatos Paradox, Dbase,
SQL Server, entre otros. Este proceso se tendr que realizar archivo por archivo.

Manejo Aspel
Desde el control de archivos posicinate sobre la tabla o archivo que deseas exportar y selecciona el botn de Conversin.

Campos
Campo Descripcin
Nombre del Nombre propuesto por el sistema para la tabla que se desea convertir. Archivo seleccionado en la ventana
archivo de control de archivos. El nombre propuesto se armar con el siguiente formato, Nombre de la tabla, mas la
leyenda _E. El nombre podr ser modificado segn lo requieres.
Tipo de Formato
base de Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu informacin o en sus caso el formato en la que se
datos encuentra la base de datos.

Ruta o alias Ruta

Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el
caso en el que slo ests especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se
encuentra dicha base de datos.

Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato
especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo
siguiente:
5. Instala un cliente SQL
6.
7.
8.
 5.
6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad
desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE
lee directamente la informacin del BDE admin.

Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo
advertir con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver
especificado ".

Esencial
Diferencias entre el botn avanzado y el botn conversin:
Con el proceso Avanzado exporta toda la base de datos a un formato en especial y le indica al sistema la base y
tipo de formato a usar por el sistema, es decir la base de trabajo para su actualizacin.
Con el proceso de Conversin , el sistema pasar o convierte un archivo de la base de datos para su exploracin
desde otra aplicacin. Tambin se puede utilizar para actualizar un archivo en particular hacia una base de datos
en especfico.

Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero
no los ndices.

Temas relacionados
Avanzado
Actualizacin de archivos

Qu es
Sirve para integrar los movimientos de diversos catlogos cuando en tus parmetros indicaste que trabajaras de
manera separada.
Permite la actualizacin de los Inventarios, las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar el proceso de actualizacin
de estos archivos normalmente se realiza de manera automtica durante el alta de documentos cuando los
mdulos estn integrados, pero cuando no es as, es necesario utilizar este proceso para efectuar la actualizacin.
Otra causa por la que pueden no haberse generado los movimientos de inventarios, es cuando se factura sin
existencias.

Esencial
Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin que afecte a los mdulos el sistema solicita el rango de fechas de
actualizacin el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual quieres actualizar tu informacin.

Temas relacionados
Facturas a Cuentas por Cobrar
Facturas a Inventarios
Compras a cuentas por pagar
Compras a inventarios
Actualizacin de pendientes
Actualizacin de ventas anuales
Actualizacin de compras anuales
Facturas a cuentas por cobrar

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a cuentas por cobrar.

Qu es
Realiza o genera los movimientos de Facturas (1) y Devolucin de facturas (8), que no se crearon en el alta de
documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los mdulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por
cobrar.

Esencial
La actualizacin de facturas a cuentas por cobrar: Cuando se tenga una factura cancelada no se generar ningn
movimiento ya que fue cancelada antes de generar la actualizacin.
Facturas a inventarios

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a Inventarios.

Qu es
Genera los movimientos en Inventarios de Venta (51), Cancelacin de Devolucin (56) y de entrada como Cancelacin de
Factura (4) y Devolucin de Venta (2).

Esencial
Algunos motivos por los que no se pueden actualizar se refieren a la falta de existencias suficientes para poder actualizar,
que el producto no se encuentre en el almacn especificado o que haya sido dado de baja en el inventario.

Al terminar el proceso el sistema pregunta si deseas imprimir los registros no actualizados, al contestar afirmativamente se
presenta un reporte detallado en el que encontrars los datos de las partidas que no se pudieron actualizar porque no hay
existencias disponibles del producto, en el reporte no se incluyen las partidas de los productos que no se actualizaron por
que estos no existen en el almacn o inventario, debes efectuar los movimientos de alta y modificacin de productos
manualmente para poder intentar nuevamente la actualizacin y que sta se efectu exitosamente; el archivo se considera
actualizado cuando al realizar este proceso el sistema no enva algn mensaje.
Compras a Cuentas por pagar

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Compras a cuentas por pagar.

Qu es
Genera los cargos y abonos en las CxP correspondientes a los movimientos de Compras (1) o Devolucin de Compra (8)
realizados en el mdulo de compras.
Compras a inventarios

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Compras a Inventarios.

Qu es
Genera los movimientos en el mdulo de inventarios correspondientes a los movimientos de Compras (1), Devolucin de
compra (52), Cancelacin de la compra (57) y Cancelacin de la devolucin de compra (5) realizados en el mdulo de
compras.
Actualizacin de pendientes

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Actualizacin de pendientes.

Qu es
Recorre el archivo de Facturacin y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir
registrados en pedidos y ordenes respectivamente.

Esencial
Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin el sistema solicita el rango de fechas de actualizacin. En el caso de
Actualizacin de pendientes pregunta si desea Pendientes por recibir, por surtir o ambos. Posteriormente se te pregunta si
la fecha delimita las ordenes y pedidos que se consideraron para formar los pendientes.
Actualizacin de ventas anuales

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Actualizacin de ventas anuales.

Qu es
Actualiza las ventas anuales de los clientes con base a los movimientos registrados en el mdulo de Facturas

Esencial
Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales slo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarn los
acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los
movimientos realizados en los Mdulos de Facturacin y Compras respectivamente.
Si realiza un proceso de compactacin y despus una actualizacin de compras o ventas anuales, las cifras
obtenidas podrn no corresponder a la realidad debido a que la compactacin elimina los registros dados de baja y
los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la
compactacin.
Actualizacin de compras anuales

Acceso
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos./ Actualizacin de compras anuales.

Qu es
Actualiza las compras anuales de los proveedores con base a los movimientos registrados en el mdulo de compras.

Esencial
Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales slo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarn los
acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los
movimientos realizados en los Mdulos de Facturacin y Compras respectivamente.
Si realiza un proceso de compactacin y despus una actualizacin de compras o ventas anuales, las cifras
obtenidas podrn no corresponder a la realidad debido a que la compactacin elimina los registros dados de baja y
los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la
compactacin.
Generacin de un respaldo

Acceso
Men Utileras / Respaldo de archivos / Generacin del respaldo

Qu es
Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de
tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio.
El asistente crear un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr uno o ms
archivos con la extensin .ZIP que a su vez contendrn los archivos con los datos que se quieren respaldar.
Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso
de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo.

Nota:
Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de ndices sean
respaldados.

El procedimiento es muy sencillo:

1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo.
2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel-SAE te da varias opciones:
Mis datos Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos
contenidos en el directorio de datos.
Archivos de Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la
configuracin configuracin del sistema y datos de tu empresa.
Perfiles de usuario Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario
definidos para tus sistemas Aspel.
Comprobantes fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
digitales
INFOWEB Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios
en Internet para la publicacin de tus documentos.

3. Oprime el botn Respaldar para que tu informacin quede grabada.

Campos de este proceso
Campo Descripcin
Detalles de instalacin de Aspel-SAE
Ruta de instalacin Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE
Ruta de datos Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando.
Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Detalle del respaldo
Directorio Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositar la informacin de tu empresa. Por razones de
destino seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que estn tus datos originales.
Nombre del Anota el nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensin .zip .
archivo Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el nmero de la empresa registrada en tu
sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de
septiembre del 2002, de la empresa 01.

Proteger con contrasea

Contrasea Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contrasea debers activar esta opcin al igual que
debers escribir una clave.
Confirmar Vuelve a escribir la contrasea para confirmar que has escrito bien la contrasea.
Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar.
respaldar?
Mscara para Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada uno
nombre de de los datos a respaldar, por ejemplo:
archivo Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto debers poner
contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensin de diferente tipo;
tambin podrs buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir
uno o ms caracteres.
Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo mscara; este
manejo tambin se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb.
Para respaldar archivos especficos de configuracin debers escribirlos como * o ? para seleccionar
uno o ms caracteres pero con las extensiones .sae, .xml, .ver, .inf o .ini.
Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.SAE, slo tomar en cuenta
ese archivo de ese mdulo, en este caso Archivos de configuracin, y el sistema lo tomar en cuenta.

Nota
Es necesario que interrumpas la operacin de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar
el respaldo, ya que, si otra persona est trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se est
respaldando, el sistema indicar que el archivo No existe.
Problemas / Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES
La ruta o directorio destino no es vlido. Escribe correctamente la ruta donde se guardar el archivo de respaldo, de lo
contrario si no existe el directorio se originar este error.
Ya existe un archivo con ese nombre. Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya
Est seguro que desea remplazarlo? existente el asistente lo indicar. Escribe un nombre diferente de lo contrario
lo sobrescribir.
El nombre proporcionado para el Si no ingresas ningn nombre para el respaldo el asistente lo indicar y
archivo de respaldo no es vlido. proporcionar un nombre por omisin para el respaldo.
Las contraseas ingresadas no Si el respaldo va ha protegerse con contrasea e ingresa dos contraseas
coinciden. diferentes el asistente marca un error.

Temas relacionados
Reinstalacin del respaldo
Reinstalacin de un respaldo

Acceso
Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Reinstalacin de respaldo.
Qu es
Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad.
La informacin proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio.
El procedimiento es muy sencillo:
1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar.
2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.6 te da varias opciones:

Mis datos Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos
contenidos en el directorio de datos.
Archivos de Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la
configuracin configuracin del sistema y datos de tu empresa.
Perfiles de usuario Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario
definidos para tus sistemas Aspel.
Comprobantes fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
digitales
INFOWEB Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios
en Internet para la publicacin de tus documentos.

3. Oprime el botn Restaurar para que tu informacin se instale.

 3.

Campos de este proceso

Campo Descripcin
Detalles de instalacin de Aspel-SAE 4.60
Ruta de instalacin Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE 4.60
Ruta de datos Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando.
Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Respaldo a restaurar
Directorio Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP
origen
Respaldo protegido con contrasea
Contrasea Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, debers escribirla, de lo contrario no podrs realizar el
proceso de reinstalacin.
Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los
restaurar? archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren
restaurar.

Nota
Te sugerimos que la reinstalacin de un respaldo lo hagas en un directorio vaco para evitar problemas en el proceso y se
sobreescribir datos.

Problemas / Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES
El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccion no fue creado con el asistente o si es uno de los
informacin necesaria para ser archivos zips que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por
restaurado por este asistente. el asistente; no se podr restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicar.
El archivo de respaldo no existe. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estn correctamente escritos de lo
Verifique la ruta y el nombre. contrario el sistema mandar este error.
No se restaur el respaldo debido a Escribe correctamente la contrasea que le asignaste al archivo de lo contrario
que la contrasea ingresada es no podrs restaurarlo.
incorrecta.
Es necesario introducir la contrasea Escribe la contrasea que fue asignada a este archivo de respaldo, si no
para restaurar el respaldo. ingresas alguna contrasea y dejas el espacio en blanco, no podrs
restaurarlo.
Temas relacionados
Generacin del respaldo
Periodicidad del respaldo

Acceso

Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Periodicidad.

Despus de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo
configurado desde esta opcin), Botn "Periodicidad"

Manejo

Esta opcin te permitir programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generacin de
respaldo. Este aviso se presentar al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones
proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opcin. Mediante la programacin peridica de se le indica al
sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso.

La ventana de esta opcin es:

Campos de esta ventana

Campos Descripcin
Recordarme realizar mi Selecciona este campo si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice en
respaldo un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 das, cada 30,
etc.
Cuando hayan pasado .. Selecciona esta opcin si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice a
das de mi ltimo respaldo un determinado da despus de la realizacin del ltimo respaldo.

La ventana de aviso es la siguiente:

Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos:

El mensaje de aviso saldr dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrar slo una vez.
Si seleccionas el botn "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzar la ventana de Respaldo de archivos para iniciar
el proceso de respaldo.
Con el botn "Periodicidad ", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu informacin.
Temas relacionados
Generacin de respaldos