UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE

SISTEMAS

REA DE SISTEMAS Y TECNOLOGAS

EMPRESA DE COMPRAS

MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE COMPRAS,

VISIN TECNOLGICA, DATAWAREHOUSE Y CRM

ENTREGA FINAL

CURSO: ADMINISTRACIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN (ST-

264U)

PROFESOR: Dr. Ing. TINO REYNA

INTEGRANTES:

ALONZO RAMREZ, HUGO OSWALDO

ALVA FLORES, BRYAN

FECHA DE ENTREGA: 08/07/2017

2017-I
 INDICE

1. MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE COMPRAS ............................................................... 3

1.1 MISION DEL SISTEMA DE COMPRAS ................................................................................... 3
1.1.1 DEFINICIN DE PRODUCTOS ................................................................................. 3
1.1.2 DEFINICIN DE TRANSACCIONES .......................................................................... 4
1.1.3 PROTOCOLO DE ENTREGA .................................................................................... 5
1.1.4 REGLAS Y POLTICAS .............................................................................................. 6
Regla 1:.......................................................................................................................................... 6
Regla 2:.......................................................................................................................................... 6
Polticas: ........................................................................................................................................ 6
2. VISIN TECNOLGICA ........................................................................................................... 7
2.1 Registro de proveedores y compras: ............................................................................ 8
2.2 Evaluacin de proveedores: .......................................................................................... 8
3. INDICADORES DE EFICACIA Y DE EFICIENCIA ........................................................................ 8
3.1 EFICACIA .............................................................................................................................. 8
3.1.1 Tasa de Reclamos sobre Ventas ............................................................................ 8
3.1.2 Concentracin de precios por solicitud de compra ..................................................... 9
3.1.3 Entregas Perfectamente Recibidas por Proveedor .................................................... 10
3.1.4 rdenes de compra rechazadas ................................................................................ 11
3.1.5 Desviacin Presupuestaria ......................................................................................... 11
3.2 EFICIENCIA......................................................................................................................... 12
3.2.1 Tasa de Proveedores Homologados........................................................................... 12
3.2.2 Eficiencia del canal web ............................................................................................. 13
3.2.3 T asa de uso del canal web......................................................................................... 13
3.2.4 Tiempo total del proceso ........................................................................................... 14
3.2.5 Periodo Medio de Entrega de Proveedor .................................................................. 15
1. MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE COMPRAS
La empresa se encargar de realizar las compras de productos e
insumos que otras empresas requieran. A continuacin, se presenta un
mapa conceptual para luego definir cada uno de las cuestiones.

1.1 MISION DEL SISTEMA DE COMPRAS

Adquirir bienes y servicios del proveedor correcto de acuerdo a los
requerimientos del cliente, a un costo ptimo.

1.1.1 DEFINICIN DE PRODUCTOS

COMPRA.- Servicio de adquirir un bien y/o servicio con un de acuerdo a

un tipo de producto, con un Tipo de orden de acuerdo a la necesidad del
cliente y con opcin de Participacin del cliente al final del proceso.
1.1.2 DEFINICIN DE TRANSACCIONES

Solicitud de compras: Comunicacin de solicitud o

requerimiento aprobado por Finanzas de acuerdo a las
necesidades de la organizacin, especificando claramente
detalles de los artculos o servicios solicitados.
Trmite de compras: En este paso se incluyen los proveedores
seleccionados a cotizar para el proceso en cuestin, se
definen los plazos para recibir sus ofertas, el lugar de entrega
de la mismas y los criterios de evaluacin
Cotizaciones de compras: Se reciben las cotizaciones
requeridas a los proveedores tanto de servicios como de
bienes. Las cotizaciones debern especificar claramente la
descripcin de la mercanca tales como:
 En base a los requisitos descritos, el encargado de compras
evaluar las cotizaciones, llenado de formulario de evaluacin
para ser anexada a la orden de compra que se genere,
enviando estas al comit de compras para fines de elegir al
proveedor que ofrezca los mejores precios calidad, servicio y
garanta.
Evaluacin: El Comit de Compra es la instancia que tiene la
responsabilidad de evaluar y seleccionar el proveedor ptimo.
Recibe Formulario de Cotizacin junto al de Requisicin de
Compra.
Orden de compra: Luego de seleccionar el proveedor optimo,
se elabora la orden de compra con los costos y condiciones de
entrega.
Registro de compra: Recibe el bien o servicio del proveedor.
Firma original de la factura como constancia de recibido
conforme.
Entrega mercanca al solicitante
El Solicitante
o Recibe mercanca, verifica y firma copia de la factura
del proveedor como constancia de haber recibido
conforme.
o Entrega copia de la factura al Encargado de Compras y
Contrataciones. El Encargado de Compras y
Contrataciones recibe documentos y remite el
expediente completo de la compra al contador para
fines de pago.
Finanzas: Recibe copia de la Orden de Compra para fines de
registro contable de la compra. Codifica contablemente la
copia de la Orden de Compra de acuerdo a la naturaleza de la
misma.

1.1.3 PROTOCOLO DE ENTREGA

A. Entrega: Se entrega el bien o servicio obtenido del proveedor

B. Revisin: El cliente recibe el bien o servicio, verifica y firma la factura
como constancia de recibido conforme.
C. Cobranza: Se entrega una copia de la factura a cobranzas para realizar
la cobranza del servicio
 1.1.4 REGLAS Y POLTICAS

Regla 1:
Condicin: Cuando el proveedor tiene una demora mayor a lo
pactado.
Accin 1: Avisar al rea comprometida
Accin 2: Aadir una calificacin negativa al histrico del
proveedor

Regla 2:
Condicin: Llega una solicitud de compra al rea.
Accin 1: Verifica si la compra se encuentra debidamente
aprobada y est incluida el presupuesto del solicitante

Polticas:
Establecer un lmite mnimo de proveedores para realizar una
evaluacin.
La cobranza y facilidades de pago se realizar de acuerdo al tipo
de orden.
No se aceptarn reclamos para un tipo de orden urgente
El rea de compras no aceptar ningn tipo de regalos y/o
beneficios de parte de los proveedores
 Modelo funcional:
DEFINICION:
Tipo producto
Tipo de Orden
Participacin cliente
PROGRAMACION DE OPERACIONES
VENTA
REALIZAR:
Entrega
Recepcin
Cobranza

2. VISIN TECNOLGICA
Esta se basa en soluciones de Data Warehouse y Data Mining para la
programacin de operaciones:
 2.1 Registro de proveedores y compras:
Construir un Data Warehouse para almacenar los datos de proveedores
y las compras realizadas para poder generar informacin til para
compras futuras.

2.2 Evaluacin de proveedores:

A partir de la informacin generado por el Data Warehouse se construir
modelos usando Data Mining para conseguir el proveedor ptimo de
acuerdo a caractersticas especficas de cada compra.

3. INDICADORES DE EFICACIA Y DE EFICIENCIA

3.1 EFICACIA

3.1.1 Tasa de Reclamos sobre Ventas

Indicador de Eficacia

TRSV=( )( ())100%

Unidad: %

Sentido: Decreciente

Fuente de Informacin:
 Tabla del Evento VENTAS (ID_VENTA, FECHA_VENTA)

Tabla del Evento RECLAMOS (ID_RECLAMO, ID_VENTA,

TIPO_RECLAMO)

Frecuencia Semanal de la toma de datos

Valor Actual: 38%

Valor Potencial: 8%

Meta: 22%

Frecuencia Mensual de anlisis

El Gerente es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

TIPO_RECLAMO Accin a Tomar

Especificaciones
Mejorar la toma de requerimientos del cliente
del producto

Condiciones de
Mejorar la gestin de entrega del proveedor
entrega

Evaluar, tomar acciones legales y calificar de forma

Garanta
negativa al proveedor

3.1.2 Concentracin de precios por solicitud de compra

Indicador de Eficacia

=(1/ _(=1)^( ) ^2 )( ( )) 100% ; donde =

precio unitario i-simo del proveedor para una
solicitud, por rdenes de compra entregadas en el mes

Unidad: %

Sentido: Creciente

Fuente de Informacin:

Tabla de COTIZACIONES (ID_PROVEEDOR, PRECIO_UNIT_FINAL, ID_SOLICITUD)

 Tabla de RDENES DE COMPRA(ID_SOLICITUD, PRECIO_UNIT, FECHA)

Frecuencia Semanal de la toma de datos

Valor Actual (Promedio - mes): 500

Valor Potencial (Promedio - mes): 2000

Meta (Promedio - mes): 1200

Frecuencia Mensual de anlisis

El Gerente es el responsable del anlisis

Acciones a tomar: La toma de decisiones se dar para cada proveedor de acuerdo al indicador
que este obtiene

CPSC Accin a Tomar

< 500 Buscar nuevas fuentes para el recurso

3.1.3 Entregas Perfectamente Recibidas por Proveedor

Indicador de Eficacia

EPRP=( )( ( ))100%

Unidad: %

Sentido: Decreciente

Fuente de Informacin:

Tabla del Evento VENTAS (ID_VENTA, FECHA_VENTA)

Tabla del rea de ALMACEN (ID_INGRESO, ID_VENTA, ESTADO)

Frecuencia Semanal de la toma de datos

Valor Actual (Promedio):

Valor Potencial (Promedio):

Meta (Promedio):

Frecuencia Mensual de anlisis

El Gerente es el responsable del anlisis

Acciones a tomar: La toma de decisiones se dar para cada proveedor de acuerdo al indicador
que este obtiene

EPRP Accin a Tomar

 Fomentar la homologacin del proveedor si este aun no se encuentra
< 15%
homologado

Dialogar con el proveedor buscando tener una mejor comunicacin y una

> 30% ^ < 50%
definicin de estndares

> 50% Buscar nuevas fuentes de recursos para el producto que este provee

3.1.4 rdenes de compra rechazadas

Indicador de Eficacia

=( )( ())100%

Unidad: %

Sentido: Decreciente

Fuente de Informacin:

Tabla de ORDENES DE COMPRA(ID_ORDEN, ESTADO, FECHA)

Frecuencia Semanal de la toma de datos

Valor Actual:

Valor Potencial:

Meta:

Frecuencia Mensual de anlisis

El Gerente es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

TIPO_RECLAMO Accin a Tomar

10% Mejorar la toma de requerimientos del cliente

Condiciones de entrega Mejorar la gestin de entrega del proveedor

Garanta Evaluar, tomar acciones legales y calificar de forma negativa al proveedor

3.1.5 Desviacin Presupuestaria

Indicador de Eficacia

= (presupuesto precio de compra)*100 / presupuesto (promedio mensual)

 Unidad: %

Sentido: Creciente

Fuente de Informacin:

Tabla del Evento VENTAS (id solicitud de compra, fecha venta, monto)

Tabla de solicitud de compras (presupuesto, id solicitud de compra)

Frecuencia SEMANAL de la toma de datos (Duda)

Valor Actual: 8%

Valor Potencial: 15%

Meta: 9.5%

Frecuencia Mensual de anlisis

El Analista de compras es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

DP Accin a Tomar

>9.5% , <8% Mejorar la negociacin con proveedores

3.2 EFICIENCIA

3.2.1 Tasa de Proveedores Homologados

Indicador de Eficiencia

SC=( )( (
))100%

Unidad: %

Sentido: Creciente

Fuente de Informacin:

Tabla del Evento VENTAS (ID_PROVEEDOR, FECHA_VENTA)

Tabla de Proveedores (ID-PROVEEDOR, TIPO_PROVEEDOR)

Frecuencia Semanal de la toma de datos

Valor Actual: 80%

Valor Potencial: 90%

Meta: 85%

Frecuencia Mensual de anlisis

 El Jefe de Compras es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

TPH Accin a Tomar

<80% Bsqueda de nuevos proveedores

>80% , <85% Evaluar actuales proveedores (Proceso de Homologacin)

3.2.2 Eficiencia del canal web

Indicador de Eficiencia

ECW= VENTAS CANAL WEB / CONSULTAS A LA PGINA WEB(mes)

Unidad: %

Sentido: Creciente

Fuente de Informacin:

Tabla del Evento VENTAS (id visita)

Tabla del Evento CONSULTAS EN WEB (id visita, fecha)

Frecuencia SEMANAL de la toma de datos

Valor Actual: 50%

Valor Potencial: 95%

Meta: 80%

Frecuencia SEMANAL de anlisis

El Gerente es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

TPH Accin a Tomar

<50% Redisear la pgina web. Realizar pruebas de errores o bloqueos

<80% , >50% Proponer mejoras en tiempos de respuesta

3.2.3 T asa de uso del canal web

Indicador de Eficiencia

TUCW= VENTAS POR CANAL WEB * 100% / VENTAS TOTALES (mes)

Unidad: %
Sentido: Creciente

Fuente de Informacin:

Tabla del Evento VENTAS (id ventas, id canal, fecha)

Frecuencia SEMANAL de la toma de datos (Duda)

Valor Actual: 45%

Valor Potencial: 75%

Meta: 60%

Frecuencia SEMANAL de anlisis

El encargado del canal web es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

Averiguar quienes visitan la web y no realizan la compra y analizar su comportamiento

histrico.
Aumentar la eficacia de la pgina para convencer a los clientes

TPH Accin a Tomar

<50% Difundir la pgina corporativa en redes sociales

<80% , >50% Realizar promociones por el canal web.

3.2.4 Tiempo total del proceso

Indicador de Eficiencia

TTP= Fecha de entrega de OC (mes) Fecha de recepcin de SC

Unidad: das

Sentido: Decreciente

Fuente de Informacin:

Tabla del Evento VENTAS (id SC, fecha)

Tabla de solicitud de compras (id SC, fecha)

Frecuencia SEMANAL de la toma de datos

Valor Actual: 4 das

Valor Potencial: 2 das

Meta: 3.5 das

Frecuencia MENSUAL de anlisis

 El Gerente es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

TTP Accin a Tomar

>4 das Agillizar los tramites de ordenes de compra

3.2.5 Periodo Medio de Entrega de Proveedor

Indicador de Eficiencia

= Fecha de entrega de producto(mes) Fecha de envo de OC

Unidad: das

Sentido: Decreciente

Fuente de Informacin:

Tabla de Almacn (id OC, fecha envi OC, fecha recepcin producto)

Frecuencia SEMANAL de la toma de datos

Valor Actual: 10 das

Valor Potencial: 4 das

Meta: 5 das

Frecuencia MENSUAL de anlisis

El Analista de compras es el responsable del anlisis

Acciones a tomar:

TTP Accin a Tomar

>10 das Buscar nuevos proveedores

4. Aplicacin de CRM en el envo de ofertas en una agencia

de viajes
4.1 PROBLEMTICA Y OBJETIVO
El cliente visita ms de una agencia de viajes buscando informacin y ofertas de viajes.
Ya que se ha creado un ambiente de desconfianza con respecto a los precios de la
mejor oferta.
No es suficiente con dar la mejor oferta del momento al cliente, aunque el trabajo sea
perfecto en ese momento, ya que cada da aparecen ofertas nuevas que pueden
mejorar las del da anterior.

El cliente constantemente est recibiendo nuevos inputs, ofertas, precios,

promociones, y adems de diversas agencias de viajes, empresas y compaas.

El cliente debe tener constancia que la agencia se preocupa por sus necesidades y
constantemente le ofrece los mejores productos para su perfil. Y as ganar con hechos
la confianza del cliente y lo fidelizarlo a la marca y empresa.

4.2 IDENTIFICAR
Pantalla de entrada de datos.

En esta pantalla se insertan los datos del perfil del cliente y del viaje solicitado tal como
se indica a continuacin.
4.3 INFORMAR Y ATRAER
Podemos crear y mantener las promociones que aparecern en cada uno de los emails
de seguimiento.
 Aqu crearemos las promociones que se enviarn dentro del email de
seguimiento.
Al configurarlas indicamos la fecha de publicacin y de caducidad para que
sean visibles entre las fechas indicadas.
Permite introducir links, imgenes a las promociones tanto en idioma
castellano como autonmico, fecha de publicacin y de caducidad, tipologa
del producto y por oficinas de ventas.
4.4 PROGRAMACIN DE ENVOS
Se permite hasta seis envos principales diferenciados entre envos por email y envos
por SMS, debido a la gratuidad de uno y el coste del segundo.

El primer envo se aconseja realizarlo a los dos das de la creacin del seguimiento. El
segundo envo se realizar despus de los das transcurridos desde el primer envo,
transcurridos segn lo indicado en la casilla correspondiente. El tercer envo se
realizar despus de transcurridos los das indicados en la casilla 3er envo desde el
segundo envo y as sucesivamente.

4.5 CONFIGURACIN TIPO DE EMAIL

Uno de los apartados ms importantes ya que configura el texto que se incluir en el
email de seguimiento que enva las ofertas que encuentra el sistema: Incluye un texto
de cabecera o presentacin de las ofertas encontradas.

Un texto que se insertar antes del producto propio que deseamos comunicar al
cliente. Un texto que se insertar antes de las promociones que la agencia de viajes
quiere enviar tambin al cliente.
4.6 Configuracin envi SMS
Otro de los apartados ms importantes ya que configura el texto que se incluir en el
SMS de seguimiento que enva las ofertas que encuentra el sistema va telfono mvil:
Incluye un texto de cabecera o presentacin que indica al cliente que dispone de
ofertas encontradas.

Un pie del mensaje que incluye informacin de contacto de la agencia de viajes.

Tambin en este caso se incluyen campos de la base de datos como nombre del cliente
(CLIENTE), telfono de la oficina (TEL) y la pgina web (WEB)
4.7 VENDER
Luego de que el cliente haya recibido la carta de agradecimiento personalizada, y las
ofertas de acuerdo a su perfil e inters, existe una mayor probabilidad de que la venta
se concrete.

Para esto se ingresar los datos de la venta, para incentivar ventas futuras.

4.8 DESARROLLAR
Luego de la venta, con la informacin obtenida del cliente. Y de acuerdo a las
promociones creadas que se vinculen con el perfil del cliente se repite el proceso de
envo.