[IM )) iS oCeon CONSEJO DE MINISTROS CND Somes! a ESPANOL | Programa de Fortalecimiento de Capacidades para el Proceso de Descentralizaci6n Especializacién en Gestion y Gerencia Publica Local e e e e e e e e Especializacién en Gestion Democratica del Territorio CURSO - TALLER i} > Disefio Organizacional y a Documentos Normativos de Gestién Auspician y fina etyEscuela de Gobernabilidad if! Centro Guaman Poma DISENO ORGANIZACIONAL Y DOCUMENTOS NORMATIVOS DE GESTION Dr. José Rodriguez ArroyoSCR ORGANIZACION Dr. JOSE RODRIGUEZ ARROYO “+ OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Analizar y sustentar el concepto de autonomia municipal de acuerdo a Ley en el contexto de un Estado unitario y el desarrollo integral del pais. Aplicar metodologias y herramientas para desarrollar un proceso de disefio o redisefio de la organizacién municipal. Promover la congruencia entre la organizacién municipal y los fines de la municipalidad orientados al desarrollo integral, el crecimiento econdmico, la justicia social y la sostenibilidad ambiental % CONTENIDO 1 ks 4. LA AUTONOMIA MUNICIPAL 1.1, Autonomia de Acuerdo a Ley 1.2. Clasificacién de las Municipalidades 4.3, Naturaleza y Fines 1.4. Caracteristicas de la Autonomia Municipal 1.5. Relacién Entre Niveles de Gobierno ORGANIZACION MUNICIPAL 2.4. Organizacién 2.2. Disefio Organizacional TRABAJO EN GRUPO CONTROL DE LECTURA4 LA AUTONOMIA MUNICIPAL 1.1. Autonomia de Acuerdo a Ley Las municipalidades provinciales y distritales son los érganos de gobierno local. Tienen autonomia politica, econédmica y administrativa en los asuntos de su competencia. La autonomia radica en la facultad de ejercer actos de gobierno, administrativos y de administraci6n con sujecién a las competencias y atribuciones establecidas por Ley. La Ley Organica de Municipalidades establece normas sobre la creacién, origen, naturaleza, autonomia, organizacién, finalidad, tipos, competencias, clasificacién y régimen econémico de las municipalidades; también sobre /a relacion entre ellas y con las demas organizaciones del Estado y las privadas, asi como sobre los mecanismos de participacién ciudadana y los regimenes especiales de TEED 7 Los gobiernos locales son entidades, basicas de la organizacién territorial del Estado y canales inmediatos de participacién vecinal en los asuntos pubblico, que institucionalizan y gestionan con autonomia los intereses propios de las correspondientes colectividades; siendo elementos esenciales del gobierno local, el territorio, la poblacién y la organizacion Clasificacién de las Municipalidades Las municipalidades provinciales y distritales son los érganos de gobierno promotores del desarrollo local, con personeria juridica de derecho publico y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines. Las municipalidades son provinciales o distritales. Estén sujetas a régimen especial las municipalidades de frontera y la Municipalidad Metropolitana de Lima. Las municipalidades de centros poblados son creadas conforme a la ley por ordenanza municipal provincial. I TTTETETED 7 Las municipalidades se clasifican, en funcién de su jurisdiccién y régimen especial, en las siguientes: En funcién de su jurisdiccién: a) La municipalidad provincial, sobre el territorio de la respectiva provincia y el distrito del cercado. b) La municipalidad distrital, sobre el territorio de! distrito. c) La municipalidad de centro poblado, cuya jurisdiccién la determina el respectivo concejo provincial, a propuesta de! concejo distrital. Estan sujetas a régimen especial las siguientes: b) Metropolitana de Lima, sujeta al régimen especial que se establece en la ley. ©) Fronterizas, las que funcionan en las capitales de provincia y distritos ubicados en zona de frontera. es e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e o e e1.3. Naturaleza y Fines Las municipalidades provinciales y distritales promueven el desarrollo local, en coordinacién y asociacién con los niveles de gobierno regional y nacional, con el objeto de facilitar la competitividad local y propiciar las mejores condiciones de vida de su poblacién. Los gobiernos locales promueven el desarrollo integral, para viabilizar el crecimiento econémico, la justicia social y la sostenibilidad ambiental. Los gobiernos locales representan al vecindario, promueven la adecuada prestacién de los servicios piiblicos locales y el desarrollo integral, sostenible y arménico de su circunscripcién, con incidencia en la micro y | pequefia empresa, a través de planes de desarrollo econdmico local aprobados en armonia con las politicas y planes nacionales y regionales de desarrollo; asi como el desarrollo social, el desarrollo de capacidades y la equidad en sus respectivas circunscripciones. E La estructura, organizacién y funciones especificas de los gobiernos locales se cimientan en una visin de Estado democratico, unitario, descentralizado y desconcentrado, con la finalidad de lograr el desarrollo sostenible del pais. Caracteristicas de la Autonomia Municipal Los gobiernos locales gozan de autonomia politica, econdmica y administrativa en los asuntos de su competencia. La autonomia que la Constitucién Politica de! Pert establece para las municipalidades radica en la facultad de ejercer actos de gobierno, administrativos y de administracién, con sujecién al ordenamiento juridico. El concepto de autonomia municipal se expresa en lo siguiente: * Libre eleccién de sus autoridades. * Campo de gobierno sustantivo. * Creacién y utiizacién de sus rentas. * Organizacién de acuerdo a sus necesidades. b * Garantia de los actos de sus autoridades. B a) Libre Eleccién de sus Autoridades Sobre el primer punto la Constitucién garantiza que los Alcaldes y Regidores son elegidos por cuatro afios en sutragio directo por los vecinos de la _respectiva jurisdiccién. Pueden ser reelegidos. Su mandato es revocable e irrenunciable conforme a Ley. b)_ Campo de Gobiemo y Servicios La Constitucin y la Ley Organica de Municipalidades han definido un campo sustantivo que representa el Ambito de gobierno del Municipio.‘Son competentes para: Aprobar su organizacién interna y su presupuesto. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil Administrar sus bienes y rentas. Crear, modificar y suprimir contribuciones, tasas, arbitrios, licencias y derechos municipales, conforme a ley. Organizar, reglamentar y administrar los servicios publicos locales de su responsabilidad. 6. Planificar el desarrollo urbano y rural de sus circunscripciones, incluyendo la zonificacion, urbanismo y el acondicionamiento territorial, 7. Fomentar la competitividad, las inversiones y el financiamiento para la ejecucién de proyectos y obras de infraestructura local. 8. Desarrollar y regular actividades y/o servicios en materia de educacién, salud, vivienda, saneamiento, medio ambiente, sustentabilidad de los recursos naturales, transporte colectivo, circulacién y transito, turismo, conservacién de monumentos arqueolégicos ¢ hist6ricos, cultura, recreacién y deporte, conforme a RON= a ley. 9. Presentar iniciativas legislativas en materias y asuntos de su competencia 10.Ejercer las demas atribuciones inherentes a su funcién, conforme a ley. c) Creacién y Utilizacién de sus Rentas La Constitucién, y la LOM definen cuales son los bienes y rentas municipales. Aqui debemos observar lo siguiente: 1. Son bienes y rentas de las municipalidades: * Los bienes muebles e inmuebles de su propiedad. Los tributos creados por ley a su favor. Las contribuciones, tasas, arbitrios, licencias y derechos creados por Ordenanzas Municipales, conforme a ley. * Los derechos econémicos que generen por las privatizaciones, concesiones y servicios que otorguen, conforme a ley. + Los recursos asignados del Fondo de Compensacién Municipal, que tiene cardcter distributivo, conforme a ley. * Las transferencias especificas que les asigne la Ley Anual de Presupuesto. * Los recursos asignados por concepto de canon. + Los recursos provenientes de sus operaciones financieras, incluyendo aquellas que requieran el aval del Estado, conforme a ley. Los demas que determine la ley. 2, Las Municipalidades no peden crear impuestos, solo administrar los que se les asigne. Asi como también el resto de tributos definidos. 3. Gran parte los recursos asignados son insuficientes, por lo que se continua dependiendo en parte de las transferencias que considereconvenient asignarles (0 no reconocerles) el Tesoro Publico (el Gobierno Central) d) Organizacién de Acuerdo a sus Necesidades La estructura organica del gobiemo local la conforman el Consejo Municipal como érgano normativo y fiscalizador y la Alcaldia como 6rgano ejecutivo, con las funciones y atribuciones que les sefiala la ley. Las Municipalidades tienen definidos en la Ley sus érganos politicos y de gobiemo (Alcaldia, Concejo Municipal, Consejo de Coordinacién Local, Junta de Delegados Vecinales, Comisiones de Regidores). Se seffala que la administracién municipal adopta una estructura gerencial, estableciendo los érganos de gerencia municipal, auditoria interna, procuraduria publica, asesoria juridica, planeamiento y presupuesto. Se deja a reglamentacion intema aprobada por el Concejo Municipal la Organizacién administrativa restante que adopte, para cumplir sus ) funciones. Los gobiernos locales estan sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad con la Constitucién Politica del Peri, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Publico; asi como a las normas técnicas referidas a los servicios y bienes publicos, y a los sistemas administrativos del Estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio. Las competencias y funciones especificas municipales se cumplen en armonia con las politicas y planes nacionales, regionales y locales de desarrollo. e) Garantia de los Actos de sus Autoridades Nos referimos a las seguridades de que solo judicialmente pueden cuestionarse los actos de sus autoridades, La LOM establece: 1. La preeminencia de la Autoridad Municipal en los asuntos de su competencia, sobre las Autoridades del Gobiemo Central. Ninguna autoridad puede avocarse a conocer o normar las materias que la LOM establece como competencia exclusiva de las municipalidades. 2. Las autoridades politicas, administrativas y policiales, ajenas al gobierno local, tienen la obligacién de reconocer y ‘respetar la Preeminencia de la autoridad municipal en los asuntos de su competencia y en todo acto 0 ceremonia oficial realizada dentro de su circunscripcién. Dichas autoridades no pueden interferir en el cumplimiento de las riormas y disposiciones municipales, que se expidan con arreglo a la ley bajo responsabilidad. 3. Que normalmente a interposicién de acciones legales, no suspenden ni impiden el cumplimiento de las disposiciones municipales, las mismas que continuaran surtiendo sus efectos hasta que el érgano jurisdiccional respectivo expida su fallo en ultima instancia. 4. La obligacién de las Fuerzas Policiales de prestar apoyo, requerido en‘su momento por la autoridad municipal. 5. La LOM, establece las instancias y procedimientos para resolver los litigios con Municipalidades. Agotada la via administrativa proceden las siguientes acciones: b) Accién de inconstitucionalidad ante el Tribunal Constitucional contra las ordenanzas municipales que contravengan la Constitucién ©) Accién popular ante el Poder Judicial contra los decretos de alcaldia que aprueben normas reglamentarias y/o de aplicacién de las ordenanzas o resuelvan cualquier asunto de caracter general en contravencién de las normas legales vigentes. d) Accién contencioso-administrativa, contra los acuerdos del concejo municipal y las resoluciones que resuelvan asuntos de caracter administrativo, 1.5, Relacion Entre Niveles de Gobierno EI gobierno en sus distintos niveles se ejerce dentro de su jurisdiccién, evitando la duplicidad y superposicién de funciones, con criterio de coneurrencia y préeminencia del interés piblico. Las relaciones entre los tres niveles de gobierno deben ser de cooperacién y coordinacién, sobre la base del principio de f subsidiariedad. En el marco del proceso de descentralizacién y conforme al criterio de subsidiariedad, el gobierno mas cercano a la poblacin es el mas idéneo Para ejercer la competencia o funcién; por consiguiente el gobierno nacional no debe asumir competencias que pueden ser cumplidas mas eficientemente por los gobiemos regionales, y éstos, a su vez, no deben hacer aquello que puede ser ejecutado por los gobiernos locales. RELACIONES ENTRE MUNICIPALIDADES Las relaciones que mantienen las municipalidades entre ellas, son de Coordinacién, de cooperacién o de asociacién para la ejecucién de obras 0 prestacién de servicios. Se desenvuelven con respeto mutuo de sus competencias y gobierno. MATERIAS DE COMPETENCIA MUNICIPAL La Ley de Bases de la Descentralizacién establece la condicion de exclusiva © compartida de una competencia. Las funciones especificas municipales que se derivan de las competencias se ejercen con caracter exclusivo 0 compartido entre las municipalidades provinciales y distritales, con arreglo a lo dispuesto en la LOM. Las municipalidades provinciales son responsables de promover e impulsar el proceso de planeamiento para el desarrollo integral correspondiente al Ambito de su provincia, recogiendo las prioridades propuestas en los procesos de planeacién de desarrollo local de cardcter distrital.REPRESENTACION DE LAS MUNICIPALIDADES REPRESENTACION DE LAS MUNICIPALIDADES A Las municipalidades tienen como érgano representative a una o mas asociaciones de municipalidades que se constituye conforme a las normas establecidas en el Cédigo Civil 2.-__ORGANIZACION MUNICIPAL 2.1. Organizacion La organizacién es un ordenamiento que establecen grupos humanos para tratar de alcanzar algo de manera colectiva La organizacin municipal es el ordenamiento que se establece para tratar de cumpiir con la finalidad de la Municipalidad, La organizacion asi entendida comprendera: a) Precisar las funciones que le corresponde realizar a la Municipalidad, luego dividir el trabajo agrupando las funciones en unidades organicas, 5) Establecer la Estructura Organica Municipal teniendo en cuenta el trabajo que le corresponde a cada unidad, las jerarquias y relaciones de autoridad, {os controles, los grados de delegacién, los sistemas de coordinacién, etc. La organizacién municipal para configurarse debe_basarse en ciertos criterios Orientadores que se les denomina Principios de Organizacion, a nuestro entender los principales son: a) Principio de Objetivo y Articulacién Todos y cada uno de los elementos de la Organizacion deben orientarse a aleanzar determinadas metas y fines de la Municipalidad. La organizacion @s un todo constituida por partes, que no deben contradecirse entre si, sino servir al todo, b) Principio de Especializacion Es _conveniente agrupar el trabajo segin ramas afines de actividad y asignarios a una dependencia o cargo para que lo desarrolle con mayor experiencia y habilidad por la especializacion. ©) Principio de Autoridad y Jerarquia En la Municipalidad debe existir una clara linea de mando y autoridad, que Partiendo de los mayores niveles, vaya jerarquizando la subordinacion, a través de los escalones de organizacién. Asimismo cada nivel jerarquico debe tener la autoridad para cumplir sus funciones, d) Principio de Delegacién Es necesario desconcentrar de los niveles mayores, las funciones y atribuciones que sea conveniente se asuman a menores niveles. La delegacién acerca la solucién de los problemas al lugar donde se pueden resolver con oportunidad.2) Principios de Flexibilidad y Coordinacién La organizacion debe establecerse sin rigidez, dado que va a operar sobre la realidad que es dinémica. Por ello debe poder adaptarse rapidamente a situaciones cambiantes. Uno de los medios que aseguran esta flexibilidad es el establecimiento de mecanismos de coordinacion e informacion fluidos y permanentes. 2.2. Disefio Organizacional Para que el esfuerzo mancomunado de autoridades, servidores y vecinos eguen a conformar una entidad ordenada y sistemdtica es necesario que se disefie la organizacién utlizando_métodos y recursos. tecnolégicos administrativos adecuados. EI disefio de la organizacién municipal comprende un proceso de avanzar de aspectos generales a aspectos particulares en una secuencia légica y concatenada, PROCESO A DESARROLLAR a) Determinar Fines, Mision y Obietivos Responde a precisar que pretende cumplir y alcanzar la municipalidad nueva entidad a generarse. La finalidad llamada también mision se entiende como aquello que pretende alcanzar la organizacién en forma Permanente desde que se crea, es la razén por la cual se crea la organizacion Considerando la realidad se determinan los objetivos institucionales entendidos como aquello que se pretende alcanzar para un periodo Preestablecido de tiempo expresado en términos cualitativos cuantitativos. Los objetivos son un elemento que vincula la vision del Plan Estratégico Institucional, con la estructura de la organizacion. En tal razon los objetivos cambian periédicamente sin que necesariamente cambie la finalidad y misién institucional. La priorizacion de objetivos es parte también de la estrategia. b) Establecer las Funciones Generales 0 Basicas En base a los fines y objetivos, se procedera a determinar las funciones basicas, que corresponde desarrollar a la entidad. Las funciones deberiamos considerarlas como: * Funciones esenciales o “competencias esenciales’, es decir las que definen a la empresa o institucién; + Funciones adjetivas 0 secundaria, que pueden ser desarrolladas por nuestra propia organizacién o bien encargadas a terceros. Se tendra en consideracién que las funciones estan constituidos por un Conjunto de actividades y tareas. Identificadas las funciones basicas de la Municipalidad, se tendré que analizar la conveniencia de que la Municipalidad las ejecute directamente, 0 en su defecto las encargue a terceros. Por ejemplo las. funcionesrelacionadas al recojo de basura y limpieza, las puede ejecutar con su propia organizacién y personal, o las puede encargar via contrato a una empresa externa, reservandose la funcién de gobiemo de normas y supervisar. Las funciones expresan la divisién del trabajo de la organizacién y debe considerarse su amplitud en términos de lo que debe hacer directamente la Municipalidad, 0 lo que debe asegurar que se haga. Esta decision comprende definir el modelo de gestion basado en el rol que se le asigne ala institucion, ¢)_Establecer la Departamentalizacién Definidas las funciones basicas se procedera a estudiar la manera de agruparias para establecer las unidades organicas que se consideren necesaria; en relacién a la naturaleza y numero de actos administrativos a desarrollar y complejidad de sus operaciones. Debera considerarse también la red de socios extemos que asumiran funciones externalizadas. A esta proceso se le denomina “Departamentalizacién” consiste en el agrupamiento de actividades en secciones con fines de direccién y 6ptimo funcionamiento. Es decir se agrupan funciones (conjunto de actividades necesarias permanente. Afines y coordinadas), de tal forma que estas alcance sus objetivos y produzcan los resultados esperados. Los criterios clasicos son los siguientes: Por productos 0 procesos, por localizacion, por tiempo, por usuario, por proceso, por funciones o criterios mixtos. Otros criterios se refieren a clasificarlos en direcci6n, linea, apoyo, asesoria, ete. d) Establecer la Estructura Organica Basica En base al agrupamiento de funciones, se precederd o establecer la estructura y niveles jerdrquicos de la Municipalidad, estableciendo las relaciones necesarias. Atendiendo a la naturaleza de sus funciones y a las necesidades de la Municipalidad. Las unidades Orgdnicas podran ser agrupadas en los tipos de Organos siguientes: De Direccion. De Linea De Control De Asesoramiento De Apoyo ConsultivosLa conformacién de la estructura podr visualizarse a través de graficos y organigramas que la expresen Establecidas las Unidades Organicas y agrupadas éstas en Organos, debera “pretisarsé’ las actividades que éstas deben desarrollar para brindar’ servicios, y productos. La finalidad es contar con mayores elementos de juicio para establecer, con objetividad, los diversos cargos que requiere la Municipalidad. 2) Disefiar Sistemas y Procedimientos Sobre la base del disefio de las funciones y estructuras se establecen: Los sistemas, Procedimientos y Los procesos. * Sistema es un conjunto de elementos organizacionales, en interrelacién directa entre ellos o indirecta con los del medio social, para el logro de objetivos integrales 0 de conjunto. = Procedimiento, son los de pasos secuenciales y légicamente articulados' para el ejercicio de funciones. Tienen un inicio y un fin, generando un producto o servicio identificable. f)_Establecer el Cuadro de Cargos Luego es necesario establecer las necesidades de cargos, determinando la cantidad y caracteristicas de los puestos de trabajo necesarios para proporcionar los servicios y obtener los productos antes sefialados. Definidos los cargos, se establecerd la situacién diferencial de los mismos, ordenandolos de acuerdo a la supervisién ejercida, a la responsabilidad y las atribuciones. Luego deberd formalizarse las previsiones de cargos elaborando el respectivo Cuadro para Asignacién de Personal. 4) Asignar Personas y Recursos Tomando en consideracién los objetivos, funciones, estructuras, y procedimientos asi como los cargos definidos como necesarios, se procede a proponer la asignacién del personal, entendida como ‘una accién de seleccién y designacién de personal idéneo para cada cargo respective. Para tal accién debe proponerse se reclute el personal calificativo necesario (cuando sea posible) y/o ubicar o reubicar al personal existente de acuerdo a sus calificaciones y aptitudes. Sobre la base de la Asignacién de Personal se propondra la asignacion de los recursos materiales, financieros y de infraestructura basica (bienes de capital) para el ejercicio de la gestion institucional. h) Formalizacion El disefio y la propuesta de organizacién debe acompafiarse de: + Un diagnostico © sintesis de la problematica organizacional de la Municipalidad. 10+ Una estrategia de implementacién, ya sea en forma gradual o inmediata, analizando y precisando las acciones a realizar. + Los proyectos de las normas con las,cuales se disponga la ejecucién del proceso del cambio. La jerarquia de las aormas pfapissias deben ser del mismo nivel que las normas que aprobaroh'la correspondiente organizaci6n. + Todo el proceso descrito, debe materializarse en algunos documentos que contengan la propuesta que se ha disefiado: La finalidad © misién, los objetivos, las funciones, generales y la estructura basica se formalizan en el Reglamento de Organizacién y Funciones, y los respectivos Organigramas. + Las funciones especificas, estructura organica desagregada, actividades, tareas y funciones de los cargos se establecen en el Manual de Organizacién y Funciones. La planta orgénica propuesta (cargos) se establece en el Cuadro para Asignacion de Personal. Las plazas a cubrir, se expresa en el presupuesto Analitico de Personal. TRABAJO EN GRUPO 1. ¢La organizacién actual de la Municipalidad la orienta al cumplimiento de ‘sus fines? 2. gLa organizacién Municipal cumple con los cinco criterios orientadores 0 Principios de organizacién? 3. gLos pasos 0 secuencia a seguir en el disefio de la organizacién Municipal son apropiados? a4.-__ CONTROL DE LECTURA CAPITULO |: MUNICIPALIDADES: AUTONOMIA Y ORGANIZACION 1. LA AUTONOMIA RADICA EN LA FACULTAD DE EJERCER SIN LIMITACIONES ACTOS DE GOBIERNO, ADMINISTRATIVOS Y DE ADMINISTRACION vy) «) 2. LAS MUNICIPALIDADES DE CENTROS POBLADOS SON CREADAS CONFORME A LA LEY POR ORDENANZA MUNICIPAL DISTRITAL. ) (FY 3. LOS GOBIERNOS LOCALES PROMUEVEN EL DESARROLLO INTEGRAL, PARA VIABILIZAR EL CRECIMIENTO ECONOMICO, LA JUSTICIA SOCIAL Y LA SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL. ) (FD 4. LAS MUNICIPALIDADES PUEDEN CREAR IMPUESTOS, Y ADMINISTRAR EL RESTO DE TRIBUTOS DEFINIDOS. ™) (F) §. PROCEDE ACCION DE INCONSTITUCIONALIDAD ANTE EL TRIBUNAL _CONSTITUCIONAL CONTRA LAS ORDENANZAS. MUNICIPALES QUE CONTRAVENGAN LA CONSTITUCION. (V) _ (F) 6. LA ORGANIZACION MUNICIPAL ES EL ORDENAMIENTO QUE SE ESTABLECE PARA CUMPLIR CON LOS TRABAJADORES MUNICIPALES. Vv) (F) =i . LOS OBJETIVOS SON UN ELEMENTO QUE VINCULA LA VISION DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL, CON LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION. (Vv) (F) @ . LA DEPARTAMENTALIZACION CONSISTE EN EL AGRUPAMIENTO. DE ACTIVIDADES EN SECCIONES CON FINES DE DIRECCION Y OPTIMO FUNCIONAMIENTO, Vv) «) 9. LA_FIMALIDAD O MISION, LOS OBJETIVOS, LAS FUNCIONES GENERALES Y LA ESTRUCTURA BASICA SE FORMALIZAN EN EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES, Y LOS RESPECTIVOS ORGANIGRAMAS. (Vv) (F) 10.LAS_ FUNCIONES _ESPECIFICAS, ESTRUCTURA ORGANICA DESAGREGADA, ACTIVIDADES, TAREAS Y FUNCIONES DE LOS CARGOS SE ESTABLECEN EN EL CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL. vy) (F) 12* OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Conocer y establecer la importancia del desarrollo de estructuras y funciones apropiadas en el disefio de los érganos de gobierno y administracion municipal b) Desarrollar la destreza en la utilizacién de herramientas _ para estructurar funciones y establecer modelos de organizacién de una municipalidad. ©) Desarrollar criterios que permitan orientar la organizacién municipal hacia un reforzamiento de la calidad de servicios vecinales y el desarrollo de los trabajadores. CONTENIDO 1.- MODELO DE GOBIERNO MUNICIPAL 2.- NATURALEZA DE LAS FUNCIONES MUNICIPALES 3.- ORGANOS DE GOBIERNO. 3.1, Funciones de Gobierno 3.2. El Concejo Municipal 3.3. Los Regidores y las Comisiones Internas 3.4. El Alcalde 3.5. Funciones Consultivas de Coordinacién y Partigipacion: 3.6. El Consejo de Coordinacién Local 3.7. La Junta de Delegados Vecinales 4.- ORGANIZACION ADMINISTRATIVA MUNICIPAL 5.- LA GESTION MUNICIPAL 6.- TRABAJO EN GRUPO 7.» CONTROL DE LECTURA 134 1 MODELO DE GOBIERNO MUNICIPAL La Municipalidad, en pequefio, reproduce los érganos de gobiemo del Estado (Parlamento, Concejo: Legislativo; y Presidente, Alcalde: Ejecutivos), y también expresa la pugna por mayor jerarquia y preeminencia de los miembros de cada uno de estos érganos. El Sistema de Equilibrio de Poderes, es el modelo de gobierno municipal establecido en la Constitucién y las Leyes en el caso peruano. 2.-_" NATURALEZA DE LAS FUNCIONES MUNICIPALES La finalidad de las Municipalidades esta definida en el art. 194 y 195 de la Constitucion Politica, modificada por la Ley de Reforma Constitucional 27680. * Las municipalidades son érganos de gobiemo local. * Les corresponde promover el desarrollo y la economia local, y la prestacién de los servicios publicos de su responsabilidad, en armonia con las politicas y planes nacionales y regionales de desarrollo. Para tratar de alcanzar la finalidad encomendada a la Municipalidad es necesario desarrollar un conjunto de tareas, actividades y acciones: "Cosas que hay que hacer" que nos permitan conseguir objetivos que nos acerquen a la finalidad. Las funciones constituyen estas "Cosas que hay que hacer" para que la Municipalidad trate de acercarse a su razén de existencia (Finalidad). PRECISIONES TECNICAS: Las funciones deben precisar: + La atribucién, facultado nivel de intervencién (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar). + Lamateria o campo sobre el cual se ejerce la atribucién (Desarrollo urbano, omato y limpieza publica, programas de vacunacién, rol de vacaciones, etc.); + El Ambito institucional o territorial sobre el cual se actda (Institucional, provincial, distrital, etc.) La Estructura Organica indica, disposicién, estratificacion, jerarquia, division del trabajo, especializacion y la forma como se ordenan entre si las partes de un todo. La estructura de una organizacién municipal, es el conjunto de unidades administrativas,que conforman la Municipalidad. GOBIERNO. DIRECCION FUNCIONES GENERALES LINEA INALIDAD Y ‘APOYO FUNCIONES ASESORIA ESPECIFICAS CONTROL CONSULTIVAS 14a Existen funciones generales y funciones especificas. Las funciones generales son enunciados genéricos,. mientras que las funciones especificas son enunciados que establecen campos de responsabilidades y acciones concretas, comprenden un conjunto de actividades y tareas similares agrupadas adecuadamente. Las funciones de una entidad, es nuestro caso de la Municipalidad se agrupan convencionalmente en relacién al propésito que sirvan en provecho de la organizacion. Asi tenemos: FUNCIONES a OBJETO GOBIERNO Establecer orientaciones generales, tomar decisiones de _ gobierno en las competencias municipales. DIRECCION ‘Conducir la organizacién en el cumplimiento de las decisiones | de gobiemo. item LINEA Ejecutar y realizar, materializar la razén por la cual existe la organizacién _ ‘APOYO Dar soporte a la organizacion en bienes y servicios. ASESORIA Dar consejo y orientacion a toda la organizacién. ~| CONTROL ‘Apoyar la direccién en la evaluacién y control de acciones, | L metas y objetivos. _ [CONSULTIVAS | Partcipar opinando sobre temas de especialidad. CONSEJO ‘CONTROL. ALCALDIA ‘CONSULTIVOS DEF. JUDIC. GERENTE MUNICIPAL, ‘ASESORAMIENTO APOYO: LINEA LINEA, Srey Sey AGENCIA 3 153..__ ORGANOS DE GOBIERNO 3.1, Funciones de Gobierno Son funciones vinculadas a la autoridad (fuente de poder y legitimidad) tienen por objetivo establecer politicas o pautas de accién en relacién con el contexto econémico y social. Su razén se justifica en la necesidad de conducir y orientar las acciones generales de la Municipalidad, normar y regular de manera general de acuerdo a las facultades conferidas por la ley, las relaciones externas e internas entre los componentes del municipio, y la Municipalidad. Las funciones de gobiemo y direccién, en la Municipalidad van a configurar: a) El Concejo Municipal y b) La Alcaldia CONSEJO MUNICIPAL == |__| CoMITE INTERNO DE REGIDORES H] I i ALCALDIA La estructura de gobierno de las municipalidades esté compuesta por el concejo municipal y la alcaldia. La L.O.M. establece otros drganos de caracter consultivo, de coordinacion y participacién que colaboran directamente con los érganos de Gobiemo en la gestién municipal, estos son: el Consejo de Coordinacién Local y las Juntas de Delegados Vecinales. El Concejo Municipal EI concejo municipal, provincial y distrital, esté conformado por el alcalde y el numero de regidores que establezca el Jurado Nacional de Elecciones, conforme a la Ley de Elecciones Municipales. Los concejos municipales de los centros poblados estan integrados por un alcalde y 5 (cinco) regidores. El concejo municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras En materia normativa aprueba, modifica 0 deroga normas que regulen o reglamenten los asuntos y materias de competencia y funciones municipales. Le corresponde también fiscalizar, investigar los actos de direccién y administracion de los érganos municipales, a efectos de detectar indicios de faltas, delitos o incorrecciones. Esta accién las realiza en comisiones que emiten un dictamen. Esta facultad de investigar, fiscalizar, no debe sustituir a la labor que profesional y técnicamente realizan los érganos de control, las comisiones de procesos administrativos disciplinarios, los procuradores 0 fiscales. La prestacién de los servicios piblicos locales es fiscalizada por el concejo 16municipal conforme a sus atribuciones y por los vecinos conforme a la ley. Los concejos municipales ejercen sus funciones de gobierno mediante la aprobacién de ordenanzas y acuerdos. Los asuntos administrativos concernientes a su organizacién interna, los resuelven a través de resoluciones de concejo. Las ordenanzas de las municipalidades provinciales y distritales, en la materia de su competencia, son las normas de caracter general de mayor jerarquia en la estructura normativa municipal, por medio de las cuales se aprueba la organizacién interna, la regulacién, administracion y supervision de los servicios publicos y las materias en las que la municipalidad tiene competencia normativa. Mediante ordenanzas se crean, modifican, suprimen o exoneran, los arbitrios, tasas, licencias, derechos y contribuciones, dentro de los limites establecidos por ley. Las ordenanzas en materia tributaria expedidas por las municipalidades distritales deben ser ratificadas por las municipalidades provinciales de su circunscripcién para su vigencia. Los acuerdos son decisiones, que toma el concejo, referidas a asuntos especificos de interés piblico, vecinal o institucional, que expresan la voluntad del érgano de gobierno para practicar un determinado acto o sujetarse a una conducta o norma institucional. Son attibuciones del Consejo Municipal, las previstas en el articulo 9° de la L.O.M. Los Regidores y las C nes Internas Los Regidores del Concejo, ejercen funcién publica. Por tanto, son funcionarios en cargos politicos (cargos producto de una eleccién y no de una designacién, como lo son los cargos de funcionarios de confianza). Los Regidores tienen las atribuciones y obligaciones siguientes: * Proponer proyectos de ordenanzas y acuerdos. * Formular pedidos y mociones de orden del dia. * Desempefiar por delegacién las atribuciones politicas del alcalde. « Desempefiar funciones de fiscalizacién de la gestion municipal Integrar, concurrir y participar en las sesiones de las comisiones ordinarias y especiales que determine el reglamento interno, y en las reuniones de trabajo que determine o apruebe el concejo municipal. * Mantener comunicacion con las organizaciones sociales y los vecinos a fin de informar al concejo municipal y proponer la solucin de problemas. Los regidores no pueden ejercer funciones ni cargos ejecutivos 0 administrativos, sean de carrera o de confianza, ni ocupar cargos de miembros 17de directorio, gerente u otro, en la misma municipalidad o en las empresas municipales 0 de nivel municipal de su jurisdiccién. Todos los actos que contravengan esta disposicin son nulos y la infraccién de esta prohibicin es causal de vacancia en el cargo de regidor. Las Comisiones Intemas de Reidores La ley Organica de Municipalidades, en su articulo 45, establece que el Concejo Municipal constituye Comisiones ordinarias y especiales que determine el reglamento interno. Estas comisiones tienen por funciones: a) Efectuar estudios. b) Formular propuestas y proyectos de reglamento de los servicios respectivos, y c) Emitir dictamen sobre los asuntos e investigaciones sometidas al acuerdo del conegjo. Al respecto debemos precisar lo siguiente: a) Estas Comisiones pueden ser permanentes 0 temporales, de acuerdo a las necesidades de la Municipalidad. b) Eldictamen de estas Comisiones no tiene cardcter resolutivo. El dictamen es una opinién sustentada, previo estudio y andlisis sobre algun asunto, sometido a consideracion y que deberd servir de base para que el Concejo discuta y tome decisiones al respecto. 3.4, El Alcalde La aloaldia es el érgano ejecutivo del gobiemo local. El Alcalde es el personero Legal de la Municipalidad, ejecuta las decisiones del Concejo, promulga y hace cumplir las ordenanzas, celebra actos y contratos, nombra y remunera al personal administrativo y de servicios, tiene la obligacién de presentar memorias informes al Concejo, ejecuta los planes, controla los ingresos y autoriza los egresos, dicta decretos y resoluciones. El alcalde ejerce las funciones ejecutivas de gobiemo sefialadas en la ley mediante Decretos de Alcaldia. Por Resoluciones de Alcaldia resuelve los asuntos administrativos a su cargo. Los Decretos de Alcaldia establecen normas reglamentarias y de aplicacion de las Ordenanzas, sancionan los procedimientos necesarios para la correcta y eficiente administracién municipal y resuelven o regulan asuntos de orden general y de interés para el vecindario, que no sean de competencia del Concejo Municipal Las resoluciones de alcaldia aprueban y resuelven los asuntos de cardcter administrativo. Elarticulo 30° de la LOM, establece las atribuciones del Alcalde 18Son funciones que canalizan la cooperacion y participacién de organizaciones sociales y econémicas, otras municipalidades, ¢ instituciones locales a través del analisis, opinion, presentacién de propuestas y coordinacién en apoyo a la ejecucién de actividades. Estas funciones van a configurar: a) El Consejo de Coordinacién Local. b) La Junta de Delegados Vecinales. CONSEJO MUNICIPAL |———{ COME INTERNO DE REGIDORES i ALGALDIA CONSEJO DE COORDINACION LOCAL ‘JUNTA DE DELEGADOS VECINALES. 3.6. El Consejo de Coordinacién Local Segin sea municipalidad provincial o distrital existen: a) Consejo de Coordinacién Local provincial El Consejo de Coordinacién Local Provincial es un érgano de coordinacion y concertacion de las Municipalidades Provinciales. Esta integrado por el Alcalde Provincial que lo preside, pudiendo delegar tal funcion en el Teniente Alcalde, y los regidores provinciales; por los Alcaldes Distritales de la respectiva jurisdiccién provincial y por los representantes de las organizaciones sociales de base, comunidades campesinas y nativas, asociaciones, organizaciones de productores, gremios empresariales, profesionales, universidades, juntas vecinales y cualquier otra forma de organizacién de nivel provincial, con las funciones y atribuciones que le sefiala la Ley. La proporcién de los representantes de la sociedad civil sera del 40% (cuarenta por ciento) del numero que resulte de la sumatoria del total de miembros del respective Concejo Municipal Provincial y la totalidad de los Alcaldes Distritales de la jurisdiccién provincial que corresponda. Los representantes de la sociedad civil son elegidos democraticamente, por un periodo de 2 (dos) afios, de entre los delegados legalmente acreditados de las organizaciones de nivel provincial, que se hayan inscrito en el registro que abrir para tal efecto la Municipalidad Provincial, siempre y cuando acrediten personeria juridica y un minimo de 3 (tres) afios de actividad institucional comprobada. La eleccién de representantes sera supervisada por el organismo electoral correspondiente. Una misma organizacién 0 componente de ella no puede acreditarse 19simultaneamente a nivel provincial y distrital b) Consejo de Coordinacién Local Distrital El Consejo de Coordinacién local Distrital es un érgano de coordinacién y concertacién de las Municipalidades Distritales. Esta integrado por el Alcalde Distrital que lo preside, pudiendo delegar tal funcién en el Teniente Alcalde, y los regidores distritales; por los Alcaldes de Centros Poblados de la respectiva jurisdiccién distrital_y por los representantes de las organizaciones sociales de base, comunidades campesinas y nativas, asociaciones, organizaciones de productores, gremios empresariales, juntas vecinales y cualquier otra forma de organizacién de nivel distrital, con las funciones y atribuciones que le sefiala la Ley La proporcién de los representantes de la sociedad civil sera del 40% (cuarenta por ciento) del nimero que resulte de la sumatoria del total de miembros del respective Concejo Municipal Distrital y la totalidad de los Alcaldes de Centros Poblados de la jurisdiccién distrital que corresponda. En el caso de jurisdicciones municipales que no cuenten con municipalidades de centros poblados 0 su numero sea inferior al 40% del numero legal de miembros del respective concejo municipal distrital, la representacién de la sociedad civil sera de! 40% sobre dicho numero legal. Los representantes de la sociedad civil son elegidos democraticamente, por un periodo de 2 (dos) afios, de entre los delegados legalmente acreditados de las organizaciones de nivel distrital, que se hayan inscrito en el registro que abriré para tal efecto la Municipalidad Distrital, siempre y cuando acrediten personeria juridica y un minimo de 3 (tres) afios de actividad institucional comprobada. La eleccién de representantes sera supervisada por el organismo electoral correspondiente. 3.7. La Junta de Delegados Vecinales La junta de delegados vecinales comunales es el érgano de coordinacién integrado por los representantes de las agrupaciones urbanas y rurales que integran el distrito dentro de la provincia y que estén organizadas, principalmente, como juntas vecinales. Asimismo, esta integrada por las organizaciones sociales de base, vecinales 0 comunales, las comunidades nativas, respetando su autonomia y evitando cualquier injerencia que pudiera influir en sus decisiones, y por los vecinos que representan a las organizaciones sociales de la jurisdiccidn que promueven el desarrollo local y la participacién vecinal, para cuyo efecto las municipalidades regulan su participacién, de conformidad con el articulo 197 de la Constitucién Politica del Estado. La Junta de Delegados Vecinales Comunales tiene entre sus funciones: © Concertar y proponer las prioridades de gasto e inversién dentro del distrito 20y los centros poblados. + Proponer las politicas de salubridad. + Apoyar la seguridad ciudadana por ejecutarse en el distrito. * Apoyar el mejoramiento de la calidad de los servicios piblicos locales y la ejecucién de obras municipales. + Organizar los torneos y competencias vecinales y escolares del distrito en el Ambito deportivo y en el cultural. * Fiscalizar la ejecucién de los planes de desarrollo municipal. + Las demas que le delegue la municipalidad distrital. EI primer regidor de la municipalidad distrital la convoca y preside. El alcalde podra asistir a las sesiones, en cuyo caso la presidira. ORGANIZACION ADMINISTRATIVA MUNICIPAL La administracion municipal esta integrada por los funcionarios y servidores piblicos, empleados y obreros, que prestan servicios para la municipalidad. Corresponde a cada municipalidad organizar la administracién de acuerdo con sus necesidades y presupuesto. La administracién municipal adopta una estructura gerencial sustentandose en de programacién, direccién, ejecucién, supervision, control concurrente y posterior. Se rige por los principios de legalidad, economia, transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia, participacién y seguridad cludadana, y por los contenidos en la Ley N° 27444. Las facultades y funciones se establecen en los instrumentos de gestidn y la ley. La estructura organica municipal basica comprende en el Ambito administrativo, a la gerencia municipal, el érgano de auditoria intema, la procuraduria publica municipal, la oficina de asesoria juridica y la oficina de planeamiento y presupuesto; ella esta de acuerdo a su disponibilidad econémica y los limites presupuestales asignados para gasto corriente. La Gerencia Municipal.- La administraci6n municipal esta bajo la direccién y responsabilidad del gerente municipal, funcionario de confianza a tiempo completo y dedicacién exclusiva designado por el Alcalde, el Gerente Municipal es el soporte técnico del Alcalde y asume por delegacion atribuciones y competencias que este determine. El Gerente Municipal puede ser cesado por el Alcalde o mediante acuerdo de! concejo municipal adoptado por dos tercios. del nimero habil de regidores en tanto se presenten cualesquiera de las causales previstas en su atribucién contenida en el articulo 9° de la Ley Organica de Municipalidades. 21CONSEJO MUNICIPAL COMITEINTERNO DEREGIOORES } | ALCALDIA ‘CONSEJO DE COORDINAGION LOCAL JUNTA DE DELEGADOS VECINALES GERENCIA MUNICIPAL Funciones de Direccién Administrativa 0 de Gerencia.- Son las encargadas de orientar las acciones de la entidad en relacion a pautas generales determinadas. Se orientan a labores de gerencia, fundamentalmente centradas, en labores de supervision, coordinacién y mando sobre los elementos interiores de la organizacion. Estas funciones configuran en el caso de las Municipalidades, la Gerencia Municipal. El articulo 26 de la L.O.M, establece que la Administracion Municipal esta bajo la direccién y responsabilidad de! Gerente Municipal. Son funciones tipicas de la Gerencia Municipal las siguientes: Eunciones de Gerencia Municipal - Organizar, dirigir y controlar las funciones de la administracion y servicios publicos. - Proponer politicas, planes y programas y, una vez aprobados, ejecutarlos. ~ Apoyar la gestién de la Alcaldia y prestar apoyo a las Comisiones de Regidores. - Formar y presidir comisiones de trabajo. ~ Proponer normas para consideracién del Concejo y la Alcaldia. - Expedir, en los casos delegados, resoluciones y otras disposiciones administrativas. - Proponer a la Alcaldia acciones de personal (nombramientos, contratos, ascensos, ceses, etc.) ~ Asistir con derecho a voz, pero sin voto, a las sesiones del Concejo Municipal. ~ Ejecutar los acuerdos del Concejo Municipal y cumplir y hacer cumplir las ordenanzas municipales. ~ Ejecutar los planes de desarrollo local. ~ Proponer al Concejo Municipal los proyectos de ordenanzas, edictos y acuerdos. ~ Controlar la recaudacién de los ingresos municipales y autorizar los egresos, en conformidad con la ley y el presupuesto aprobado. - Defender y cautelar los derechos e intereses de la Municipalidad. - Vigilar el cumplimiento de los contratos. ~ Proponer la creacién, modificacion y supresién o exoneracion de contribuciones, arbitrios y derechos. ~ Coordinar la licitacién piblica, concurso de precios, en los casos previstos en la Ley. 22e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e ~ Celebrar todos los actos y contratos necesarios para el ejercicio de su funcion. ~ Asumir poderes para la representacién de la Municipalidad en asuntos judiciales, administrativos y contencioso-administrativo. ~ Solicitar el auxilio de la fuerza publica para hacer cumplir las disposiciones municipales. Organo_de Auditoria Interna. Esta bajo la jefatura de un funcionario que depende funcional y administrativamente de la Contraloria General de la Republica, y es designado previo concurso piblico de méritos y cesado por la Contraloria General de la Reptblica. Su Ambito de control abarca a todos los 6rganos del gobierno local y a todos los actos y operaciones, conforme a ley. El jefe del organo de auditoria interna emite informes anuales al concejo municipal acerca del ejercicio de sus funciones y de! estado del control del uso de los recursos municipales. La Contraloria General de la Republica, cuando lo estime pertinente, podra disponer que el érgano de control provincial o distrital apoye y/o ejecute acciones de control en otras municipalidades provinciales o distritales, de acuerdo con las normas que para tal efecto establezca. La auditoria a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, sera efectuada anualmente, de acuerdo a lo establecido por la Contraloria General de la Repiblica CONSEJO MUNICIPAL | ———[comiTé INTERNO DE REGIDORES —} AVPITORIAINTERNA [| ALCALDIA (CONSEJO DE COORDINACION JUNTA DE DELEGADOS GERENCIA MUNICIPAL, Procuradurias_Publicas Municipales- La representacién y defensa de los intereses y derechos de las municipalidades en juicio, se ejercitan a través del 6rgano de defensa judicial conforme a ley, el cual estd a cargo de procuradores publicos municipales. Los procuradores piblicos municipales son funcionarios designados por el alcalde y dependen administrativamente de a municipalidad, y funcional y normativamente del Consejo de Defensa Judicial del Estado. El concejo municipal, a propuesta del alcalde, aprueba el Reglamento de Organizacién, Funciones y Responsabilidades de la Procuraduria publica municipal. 23CONSEJO MUNICIPAL ‘COMITE INTERNODE REGIDORES ————— een] as CONSEJO DE COORDINACION ProcurapuRia |_| JUNTA DE DELEGADOS. GERENCIA MUNICIPAL Los procuradores publicos municipales de las municipalidades provinciales extienden sus funciones a las municipalidades distritales de su circunscripcion que no cuenten con ellos, previo convenio sobre la materia. Funciones_de Asesoria~ Orientadas a preservar el equilibrio institucional Proporcionando informacién y asesoramiento para la toma de decisiones, estas funciones son generalmente las de planificacién, presupuesto, racionalizacion, estadistica, y asesoria juridica. La Oficina de Asesoria_Juridica- Es un érgano orientado a proporcionar orientacién e informacién legal para la toma de decisiones. Tiene las funciones siguientes: Asesorar a los érganos de las Municipalidades en la interpretacién y aplicacion de las normas legales. Prestar apoyo legal a las acciones coactivas y de cobranzas asi como en lo juicios en que sea parte a Municipalidad, - Emitir dictamen e informar sobre asuntos de cardcter juridico-legal, ~ Preparar los proyectos de dispositives legales para ser aprobados en el nivel correspondiente. Participar en las acciones administrativas que demanden representacién legal del Municipio. Participar en la formutacién de proyectos, convenios y contratos en los que intervenga la Municipalidad, La_Oficina Planeamiento_y Presupuesto. Es un érgano que proporciona asistencia técnica en la formulaci6n y seguimiento de planes y presupuesto que le corresponde a la municipalidad. Tiene las funciones siguientes: ~ Asesorar a la Alta Direccién en la formulacién de la politica de gestion. - Conducir los procesos de planificacién en sus diferentes aspectos: diagnostico, planeamiento, programacion, pre-inversién ~ Dirigir y ejecutar acciones de la racionalizacion administrativa (organizacion, funcionamiento, simplificacién de procedimientos, cargos, politicas programacién, etc.). ~ Elaborar, coordinar y evaluar la ejecucién de los proyectos de inversién. - Dirigir y coordinar ‘acciones del sistema estadistico local y conducir a la formulacién, programacién y evaluacién del presupuesto municipal. 24ALTERNATIVAS DE ESTRUCTURACION DE LAS FUNCIONES DE ASESORIA MODELO A PLANIFICACION ASESORIA LEGAL MODELO B PLANIFICACION Y PRESUPUESTO 1 PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO > ESTADISTICA E INFORMATICA Bere arr RACIONALIZACION ASESORIA LEGAL Funciones de Apoyo.- Las funciones de gobiemo, linea, asesoria, tienen como mision la toma de decisiones, la produccién de bienes y/o servicios vinculados o relacionados con el propésito de la Municipalidad, o la orientacion e informacién. Sin embargo estas funciones, por si solas, no podrian cumplir con los fines 25indicados, sino que requieren del apoyo de otro tipo de funciones que, si bien no tienen relacién directa con los objetivos, van a contribuir para su mejor aplicacion. Son aquellas referidas al mantenimiento, supervivencia 0 conservacién de la Municipalidad. Tienen por misién apoyar y completar la accién de las funciones de linea. Se denomina Funciones de apoyo y se orientan a prestar soporte a la institucién en recursos humanos, materiales, financieros y servicios. Son generalmente las de Secretaria Administrativa, Comunicaciones y Relaciones Publicas, Contabilidad, Tesorera, Personal, Abastecimiento, Servicios Generales, Rentas, etc. Secretaria Administrativa Comunicaciones Relaciones Publicas Funciones de Apoyo Contabitidad Administrativas Tesoreria Personal Abastacimiantn Servicios Generales Registro Tributario Funciones de Apoyo Rees Recaudacién y Control Fiscalizacion Tributaria Funciones de Apoyo Administrativas Secretaria Administrativa ~ Organizar y conocer el trémite documentario y archivo administrativo. ~Apoyar las sesiones del Concejo, confeccionar cartas, preparar la documentacién, efectuar citaciones, etc ~ Proyectar normas y documentacién administrativa. + Organizar la agenda de la Alcaldia. Comunicacién, Relaciones Piiblicas ~ Comunicacién e informacién extemas e internas. ~ Evaluar la opinién publica respecto de la gestion municipal. ~ Administracién del protocolo Institucional. ~ Organizar campanas publicitarias, conferencias de imagen institucional. ~ Edicién de documentos e impresos. prensa para mejorar la 26Personal ~ Desarrollar los procesos de: ingreso, seleccién, nombramiento, contrato, evaluacién, registros, ascensos, desplazamientos, permisos, licencias, control y disciplina, etc., del personal obrero y empleado. ~ Pago de remuneraciones, pensiones y otros beneficios econémicos, del activo y el cesante. ~ Capacitaci6n, perfeccionamiento, bienestar, recreacién y desarrollo de personal ~ Efectuar estudios, emitir opiniones, proyectar resoluciones, formular el Presupuesto en lo relacionado al personal. Contabilidad ~ Ejecutar y controlar la aplicacién del sistema contable. - Formular y emitir balances y estados contables. ~ Mantener actualizada la contabilidad general, confeccionar el balance, y estados presupuestarios, ~ Formular los proyectos de calendario de compromisos, ejecutar y evaluar el presupuesto de la Municipalidad. ~ Analizar los costos de los servicios municipales para adecuar sus tarifas. Abastecimiento y Servicios Generales ~ Organizar y ejecutar la adquisicion y suministro de bienes y servicios. ~ Formular el presupuesto de compras, controlar las cuotas del abastecimiento, organizar los almacenes. - Actualizar el margesi de bienes, tramitar la alta y baja de los bienes patrimoniales. ~ Velar por el mantenimiento y custodia de los inmuebles, instalaciones y enseres. ~ Mantenimiento, reparacién y recuperacion de bienes. ‘Tesoreria ~ Centralizar el registro de la captacién y aplicacién de recursos financieros. - Efectuar conciliaciones de sub-cuenta, ~ Deposito del ingreso de cuenta cortiente. ~ Registro en libros correspondientes. ~ Programacién de pagos de ejercicios anteriores y del vigente. ~ Giro de cheques y su custodia. Pago con cheques 0 en cuentas. ~ Elaboracién de comprobantes y constancias de pago y realizar el pago de los. haberes, ~ Recepcién de ingresos a caja, custodia y elaboracién del formato de depésito. ~ Elaboracién de solicitudes de giro y partes diario de fondos. ~ Efectuar conciliaciones de cuentas corrientes. ~ Manejo del fondo de pagos en efectivo y administrar las especies valoradas. ~ Elaboracién de informacion de los ingresos, ~ Proponer disposiciones que mejoren los ingresos econémicos. 27ALTERNATIVAS DE ESTRUCTURACION DE LAS FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVAS MODELO A UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO MODELO B SECRET. Y RRPP. a ADMINISTRACION 28MODELO C SECRET. Y RRPP. cc] ADMINISTRACION 1 Personal | Contab. y Ejec. Presupuestal eae Tesoreria aaa! Abastecimientos y Serv. Generales Funciones de Apoyo en Rentas Registro Tributario = Organiza inscripcién de contribuyente. ~ Recepciona y actualiza declaraciones juradas. - Lleva registros de contribuyentes. - Emite recibos de pago. - Informacién a los contribuyentes. ~ Organiza estadistica tributaria. - Tramita certificados de autorizacion de apertura de establecimiento. ~ Gira muttas por infraccién tributaria. Recaudacién y Control - Ejecuta cobranzas. - Clasifica comprobantes de pago. ~ Control de cobranzas coactiva, ~ Controla y centraliza la recaudacién. - Controla la venta de especies valoradas. 29~ Formula arqueos a los cobradores. - Informa a control interno. ~ Propone sanciones para los infractores tributarios ~ Depura y registra recibos no cobrados. ~ Elabora y mantiene la cuenta cortiente de los contribuyentes. Fiscalizacién Tributaria ~ Aplica la legislacion tributaria, ~ Liquida los impuestos. > Detecta y sanciona a omisos y emite las fi ~ Vigila el cumplimiento de las normas tribut ~ Ejecuta y controla las a iquidaciones correspondientes. arias. icciones de fiscalizacién y control tributario, ALTERNATIVAS DE ESTRUCTURACION DI E LAS FUNCIONES DE APOYO EN RENTAS. MODELO A RENTAS. MODELO B Se RENTAS = REGISTRO TRIBUTARIO | ———_1 RECAUDACION Y CONTROL [ FISCALIZACION TRIBUTARIA 30Funciones de Linea Eunciones de Linea Las funciones de linea son aquellas que se refieren a los procesos de transformacion de medios a fines o productos Sirven para producir bienes 0 Semvicios estando directamente vinculados con ol objetivo econémico yio Propésito final a que se dedica la entidad, Las funciones de linea o finales estan ligadas a los Organos Ejecutivos, Por ejemplo, para una Empresa, las labores entre otras, seran f funciones finales por estar Ii aug 2 dedica la Empresa. Para el Ministerio 4 © educacién, sus funciones finales estaran vi entidad a través de la prestacién de servicio (Posias, hospitales), de sombrio, cosecha-recoleccién, igadas al campo de explotacién 4 jue desarrolla los servicios de salud inculadas al campo y objetivo de la $s educativos (escuelas) 0 de salud En el caso municipal y de acuerdo a la ley, las siguientes son funciones de linea de la Municipalidad. COMPETENCIAS Y FUNCIONES GENERALES (ART.73° MATERIA. ORGANIZACION | 1.4. Zonificacién = DEL ESPACIO} 1.2. Catastro urbano y rural, FISICO - USO DEL] 1.3. Habilitacion urbana, SUELO 1.4. Saneamiento _fisico humanos. 1.5. Acondicionamiento territorial 1.6. Renovacién urbana. 1,7. Infraestructura urbana o rural basica, 1.8. Vialidad. 1.9. Patrimonio hist6rico, cultural y Paisajistico, L.O.M,) FUNCION legal de asentamientos 2. SERVICIOS 2.1. Saneamiento ambiental, salubridad y salud. PUBLICOS 2.2. Transito, circulacién y transporte publico, LOCALES 2.3. Educacién, cultura, deporte y Fecreaci6n. 2.4. Programas sociales, defensa Y¥ promocién de derechos ciudadanos, 2.5. Seguridad ciudadana, 2.6. Abastecimiento y comercial servicios, | 2.7. Registros Civiles, en mérito a convenio suscrito con el Registro Nacional de Identificacion y | Estado Civil, conforme a ley. 2.8. Promocién del desarrollo generacién de empleo, 2.8. Establecimiento, conservacién y administracién | de parques zonales, parques zoolégicos, jardines | izacion de productos y econémico local para la 313. PROTECCION Y CONSERVACION DEL AMBIENTE botanicos, bosques naturales, directamente o al través de concesiones. 2.10.0tros_ servicios puiblicos no reservados a entidades de carécter regional o nacional. 3.1. Formular, aprobar, éjecutar_y monitorear los Planes y politicas locales en materia ambiental, en Cconcordancia con las politicas, normas y Planes regionales, sectoriales y nacionales. 3.2. Proponer la creacién de areas de conservacién ambiental. 3.3. Promover la educacién e investigacién ambiental en su localidad incentivar la participacion ciudadana en todos sus niveles, 3.4. Participar y apoyar a las comisiones ambientales regionales en el cumplimiento de sus funciones, 3.5. Coordinar con los diversos niveles de gobierno Nacional, sectorial _y regional, la correcta aplicacién local de los instrumentos de planeamiento y de gestion ambiental, en el marco del ‘sistema ‘nacional y regional de gestién ambiental. 4.EN MATERIA DE DESARROLLO Y ECONOMIA LOCAL |S. EN MATERIA DE PARTICIPACION VECINAL 4.1. Planeamiento y dotaciéi el desarrollo local. 42. Fomento de las inversiones privadas en Proyectos de interés local. 4.3, Promocién de la generacién de empleo y el desarrollo de la micro y pequefia empresa urbana © rural 4.4. Fomento de la artesania. 4.5. Fomento del turismo local sostenible. 4.6. Fomento de programas de desarrollo rural n de infraestructura para 5.1. Promover, apoyar y regiamentar la parlicipacion vecinal en el desarrollo local. 5.2. Establecer instrumentos y procedimientos de fiscalizaci6n. 5.3. Organizar los registros de organizaciones Sociales y vecinales de su jurisdiccién 6.EN MATERIA DE SERVICIOS SOCIALES LOCALES, 6.1. Administrar, organizar y ejecutar los programas locales de lucha contra la pobreza y desarrollo social, 8.2, Administrar, organizer y ejecutar los programas locales de asistencia, proteccién apoyo a la} 32Poblacién en tiesgo, y otros que coadyuven al] desarrollo y bienestar de la poblacion. | 6.3. Establecer canales de concertacién entre los) Vecinos y los programas sociales. 6.4. Difundir Y promover los derechos del nifio, det adolescente, de la mujer y del adulto mayor; | Propiciando espacios pa a SU participacion a nivel de instancias municipales, 7. PREVENCION, 7.1, Promover Programas de —_prevencién 71 REHABILITACION rehabilitacién en los casos de con: LUCHA sumo de drogas y alcoholismo y crear programas de erradicacién CONTRA EL £n coordinacién con el gobierno regional GONSUMO DE! 7.2. Promover conveniog de Cooperacién internacional DROGAS para la implementacin de programas de erradicacién del consumo ilegal de drogas | la municipalidad se podran| multisectoriales de prevencién| del consumo de drogas, con la participacion de fos vecinos, con la finalidad de disefiar Monitorear, supervisar, A iniciativa de organizar comités 33ALTERNATIVA DE ESTRUCTURACION DE LAS FUNCIONES DE LINEA 34 e e e e e e e MODELO A e e [ ° e e 8 5 e eg eget . 88 z Sa £3 lye Tey fa ° 3 3 e e e MODELO B e e e e SERVICIOS TECNICOS ‘SERVICIOS COMUNALES $ e Planes y Obras. | Comere. y Gamal e e ———=I a e Ornato y Areas Verdes ‘Sanidad y Saneamiento e 7 | ———5 e e Transp...y Seg, Vial Pol. Munic. y Def. Civil e Lo |————Tt e Limpieza Pabiica Registros Civiles $ a e Cultura y Turismo e e e Bienestar y Participacién e aa e e e e e e eMODELO c DESARROLLO LOCAL SERVICIOS COMUNALES PROMOCION SOCIAL Servicios Técnicos Limpieza Publica Registros Civiles —————s] 1 1 Ornato y Areas verdes Comerc. y Camal Promocién Cultural | 7 1 1 Catastro Sanidad Participacién Vecinal L_——— 1 1 y Seg. Vial Policia Municipal Thulacn Vvionda Popular MODELO D OF. DESARROLLO. OF. DE 1 OF. DE OF. DE INFRAESTRUCTUR INVERSION SERV. PUBLICOS PROM.PART. |__D. PLANEAMIENTO D. PRY. sociaLes | | | 'D. COMERCIALIZAC. D. EDUCACION, Y CATASTRO URB. RURAL Y URB. MARG, Y SANIDAD CULTURA, RECR DEP D. EQUIPO p.apovosociat ||| DIVISIONDE ‘DIVISION MECANICOY MANT. |/— E1iPLEO PRODUCT TRANSPORTES PROMOCION SOCIAL DIVISION DE OBRAS GESTION DE PROY DIVISION DE /D. PROMOCION DE Div. ESTUDIOS Y PROYECTOS "DESARROLLO RURAL REGISTRO CIVIL D. SEGURIDAD IUD POLICIA MUN D. LIMPIEZA PUBLIC. ECOLOGIA, ORNATO 35 PYME Y TURISMO. DIVISIONDE | DEMUNA,Comités de Gestion Los vecinos tienen derecho de coparticipar, a través de sus representantes, en comités de gestién establecidos por resolucién municipal para la ejecucién de obras y gestiones de desarrollo econémico. En la resolucién municipal se sefialaran los aportes de la municipalidad, los vecinos y otras instituciones. 5..__LA GESTION MUNICIPAL Los servicios publicos locales pueden ser de gestién directa y de gestion indirecta, siempre que sea permitido por ley y que se asegure el interés de los vecinos, la eficiencia y eficacia del servicio y el adecuado control municipal. En toda medida destinada a la prestacién de servicios debera asegurarse el equilibrio presupuestario de la municipalidad. Los gobiemos locales pueden otorgar concesiones a personas juridicas, Nacionales o extranjeras para la ejecucién y explotacion de obras de infraestructura o de servicios publicos locales, conforme a ley. La concesién puede autorizar el reembolso de la inversion mediante los rendimientos de la obra o el aprovechamiento sostenible de los recursos naturales generados, segun sea el caso. Las decisiones de concesién de nuevos proyectos, obras y servicios piblicos existentes 0 por crear, son adoptadas por acuerdo municipal en sesién de concejo y se definen por mayoria simple. Las municipalidades pueden celebrar convenios de asesoria y de apoyo para el financiamiento con las instituciones nacionales de promocién de la inversién, conforme a ley. Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto publico y preferentemente con las empresas calficadas constituidas en su jurisdiccién, y a falta de ellas con empresas de otras jurisdicciones. Los procesos de contratacién y adquisicién se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, _transparencia, economia, vigencia tecnolégica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL MUNICIPAL Las empresas municipales son creadas por ley, a iniciativa de los gobiernos locales con acuerdo del concejo municipal con el voto favorable de mas de la mitad del némero legal de regidores. Dichas empresas adoptan cualquiera de las modalidades previstas por la legislacién que regula la actividad empresarial y Su objeto es la prestacién de servicios publicos municipales. En esta materia, las municipalidades pueden celebrar convenios de asesoria y 36e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e financiamiento con las instituciones nacionales de promocién de la inversion. Los criterios de dicha actividad empresarial tendrén en cuenta el principio de subsidiariedad del Estado y estimularan la inversion privada creando un entorno favorable para ésta. En ningiin caso podran constituir competencia desleal para el sector privado ni proveer de bienes y servicios al propio municipio en una relacién comercial directa. EI control de las empresas municipales se rige por las normas de la Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica 37MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANICAS MUNICIPALES MODELO A CONCEJO COMISIONES DE MUNICIPAL REGIDORES CONSEJO DE ALCALDIA COORDINACION JUNTA DE DELEGADOS GERENCIA MUNICIPAL -——_] ‘ADMINISTRACION | SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO EGONOMICO DESARROLLO SOCIAL COMITES DE GESTION 38e e e e e e e e e e e e e e ® e e e e e e e e e e e e e e e e e e e ® e e e e e e e e e e e e e e MODELO B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CONCEJO COMISIONES INTERNAS DE REGIDORES ALCALDIA| CONSEJO DE COORDINACION LOCAL JUNTAS VECINALES: SECRETARIA GENERAL TRIBUTACION Y REGISTRO. PLANEAMIENTO, OBRAS Y LIMPIEZA PUBLICA 9. POLICIA MUNICIPAL, CAMAL Y_ COMERCIALIZACION 10. REGISTROS CIVILES. eNeaae 39MODELO C Ca : 10 4 42 13 anal CONCEJO, ALCALDIA COMISIONES INTERNAS CONSEJO DE COORDINACION LOCAL JUNTAS VECINALES ‘COMISION DE PLANEAMIENTO ASESOR LEGAL ADMINISTRACION RENTAS OBRAS Y DESARROLLO URBANO LIMPIEZA PUBLICA, REGISTRO CIVIL POLICIA MUNICIPAL, COMERCIALIZACION Y CAMAL. AGENCIAS MUNICIPALES/ CENTROS POBLADOS 40 e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e ee e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e ® e e e e e e e e e e e e e MODELO D 1 4 2 5 6 3 7 10 44 8 9 [1 | 49 16 t— coc 13, 17 t— ee 14 af es] 45 4. CONCEIO 41, PLANIFICACION 2 ALCALDIA 12, DESARROLLO URBANO 3. GERENTE MUNICIPAL 43, LIMPIEZA PUBLICA 4. COMISIONES INTERNAS 14. REGISTROS CiviLes 5. CONSEJO DE COORDINACION LOCAL 15. COMERCIALIZACION Y CAMALES JUNTAS VECINALES COMITES DIVERSOS ADMINISTRACION ). RENTAS 10. ASESORIA LEGAL 41 ‘TRANSPORTE TERRESTRE Y SEGURIDAD VIAL POLICIA MUNICIPAL Y DEFENSA CIVIL PROMOCION VECINALMODELO E CONCEJO. MUNICIPAL COMISIONES DE. RFGINORFS eeeseeece ALCALDIA. COORDINACION LOCAL COMITE DE GESTION GERENCIA MUNICIPAL ECONOMIA Y FINANZAS. OTROS COMITES ‘CONSEJO. DE JUNTA DE DELEGADOS VECINALES i ADMINISTRACION RENTAS EJECUCION enactiva ASESORIA Co} ,_ GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIAL GERENCIA DE DESARROLLO ECONOMICO DESRR. INFRAEST. URB. Y RURAL TURISMO TRANSPORTE Y SEGURIDAD VIAL PROM. EMP. FOM. D. EMPLEO DESARROLLO SOCIAL FOMTO AGRIC, PECUARIA Y ACTIV. FXTRACS 1OCAI FS SERVICIOS PUBLICOS LOCALES CATASTRO URBANO Y RURAL PRONAA FOCNCODES EMPRESAS. FINVER TRANSF. DE OTROS MUNICIPALES: SS DEL GOB. LOCAL CENTROS POBLADO§ 42CCOMISIONES DE REGIDORES ‘COMISIONES MODELO F CONSEJO MUNICIPAL ALCALDIA COMITE DE COORDINACION CONCEJO DISTRITAL COMITE DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL L[_commré be abu. De PROGRAMA VASO LECHE ~JUNTAS VECINALES OF. DE d OF. DE COMUNALES Y PARCIALIDADES RENTAS ‘ADMINISTRACION ~ a Ow AW OF. DE ASESORIA LEGAL TRIBUTARIA CONTABILIDAD DIV. REGISTRO UNIDAD DE. OF. DE PLANIFICACION Y TRIBUTARIO| TESORERIA "“PRESUPUESTO | bw.bE UNIDAD DE nn re FISCALIZACION apasTecimient | [| PROCURADURIA —— , MUNICIPAL |_“biv, euecucion | AREA DE LOG. Y es oe COACTIVA PERSONAL OF.DESARROLLO |/OF.DE. OF. DE Saeenor (DEM INFRAESTRUCTUR INVERSION SERV. PUBLICOS PROM.PART. D. PLANEAMENTO ||| D. PROY. SOCIALES D. COMERCIALIZAC. “D.EDUCACION, Y CATASTRO URS. D. EQUIPO MECANICO Y MANT. DIVISION DE OBRAS DIV. ESTUDIOS Y PROYECTOS [RURAL Y URB. MARG. D.APOYO SOCIAL | EMPLEO PRODUCT | GESTION DE PROY | DESARROLLO RURAL 43 Y SANIDAD DIVISION DE TRANSPORTES DIVISION DE REGISTRO CIVIL D. SEGURIDAD CIUD. POLICIA MUN . LIMPIEZA PUBLIC. ECOLOGIA, ORNATO. CULTURA, RECR DEP DIVISION PROMOCION SOCIAL D. PROMOCION DE PYME Y TURISMO DIVISION DE DEMUNA,6.-__ TRABAJO EN EQUIPO 1. Analice las competencias y funciones generales que la Ley sefiala a las municipalidades y evalué si estas se desarrollan en su organizacion municipal. 2. Analice si algunas funciones no de gobierno (de apoyo, asesoria, linea) podrian ser desarrolladas por terceros. En forma de gestion indirecta. Con qué criterios determinaria la conveniencia 0 no? 3. zCual de los modelos de estructuras de municipalidades se asemeja a su Municipalidad? ;Puede establecer, una comparacién? {Qué ajustes formularia? CONTROL DE LECTURA CAPITULO Il: ORGANOS DE GOBIERNO Y ADMINISTRACION MUNICIPAL 1. LAS _FUNCIONES DE GOBIERNO BUSCAN ESTABLECER ORIENTACIONES GENERALES PARA TOMAR DECISIONES DE GOBIERNO EN LAS COMPETENCIAS MUNICIPALES. (vy) (F) 2, LOS CONCEJOS MUNICIPALES EJERCEN SUS FUNCIONES DE GOBIERNO MEDIANTE LA APROBACION DE DECRETOS. (Vv) (FY 3. EL ALCALDE EJERCE LAS FUNCIONES EJECUTIVAS DE GOBIERNO SENALADAS EN LA LEY MEDIANTE ORDENANZAS DE ALCALDIA. POR ACUERDOS DE ALCALDIA = RESUELVE LOS ASUNTOS ADMINISTRATIVOS A SU CARGO. vy) 4. LA_ADMINISTRACION MUNICIPAL ADOPTA UNA ESTRUCTURA GERENCIAL SUSTENTANDOSE EN PRINCIPIOS DE PROGRAMACION, DIRECCION, EJECUCION, SUPERVISION, CONTROL CONCURRENTE Y POSTERIOR. ™ a . LA REPRESENTACION Y DEFENSA DE LOS INTERESES Y DERECHOS DE LAS MUNICIPALIDADES EN JUICIO, SE EJERCITAN A TRAVES DEL ORGANO DE CONTROL CONFORME A LEY. (Vv) (F) 6. LAS FUNCIONES DE ASESORIA SE ORIENTAN A PRESERVAR EL EQUILIBRIO _INSTITUCIONAL PROPORCIONANDO INFORMACION Y ASESORAMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES. (v) (F) 447. LAS FUNCIONES DE APOYO SON AQUELLAS QUE SE REFIEREN A LOS PROCESOS DE TRANSFORMACION DE MEDIOS A FINES O PRODUCTOS. LAS FUNCIONES DE APOYO ESTAN LIGADAS A LOS ORGANOS EJECUTIVOS. ™) 8. LOS VECINOS TIENEN DERECHO DE COPARTICIPAR, A TRAVES DE SUS REPRESENTANTES, EN COMITES DE GESTION ESTABLECIDOS POR RESOLUCION MUNICIPAL PARA LA EJECUCION DE OBRAS Y GESTIONES DE DESARROLLO ECONOMICO. ) (F) 9. LOS SERVICIOS PUBLICOS LOCALES PUEDEN SER DE GESTION DIRECTA Y DE GESTION INDIRECTA. (vy) (F) 10.LOS GOBIERNOS LOCALES PUEDEN OTORGAR CONCESIONES A PERSONAS JURIDICAS, NACIONALES O EXTRANJERAS PARA LA EJECUCION Y EXPLOTACION DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA O DE SERVICIOS PUBLICOS LOCALES, CONFORME A LEY. (Y) (F) 45RE Tay FORMULAGCION DE INSTRUMENTOS DE GESTION > OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Analizar las alternativas que presentan los instrumentos de gestién basicos para ser utilizados en el establecimiento de una apropiada organizacién municipal. b) Formular de manera técnica los principales instrumentos de gestién municipal. ©) Enfocar el disefio de los instrumentos de organizacién, en los procesos que garanticen y promuevan la fiscalizacién y participacion ciudadana en la gestion municipal “% CONTENIDO FORMULAGION DE ORGANIGRAMAS 1.- CONCEPTOS BASICOS 1.1 Organigramas 2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS 3.- DISENO DE ORGANIGRAMAS 3.1. Elementos y signos convencionales para confeccionar un Organigrama 3.2. Signos Convencionales 4.- PAUTAS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS 5.- RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACION FORMULACION DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) 1.- EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) 2.- UTILIDAD DEL ROF 3.- LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACION DEL ROF 4.- .CUAL ES EL ESQUEMA DEL ROF? 5.- ZQUE CONTIENE EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? 46FORMULAGION DEL CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL - CAP 1.- CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL - CAP 2.- DEFINICIONES BASICAS 3.- CRITERIOS PARA LA FORMULACION DEL CAP 4.- REORDENAMIENTO DE CARGOS 5.- DE LA MODIFICACION DEL CAP 6.- DE LA ASIGNACION DE CARGOS 7. LIMITE PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO FORMULACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES - MOF 1.- EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 1.1. Utiidad y Limitacién 1.2. Esquema y Contenido de un Manual de Organizacién y Funciones. 1.3. Desarrollo del Contenido de! Manual V.- FORMULACION DEL TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA 1.- CONCEPTO 2.-4CUAL ES EL CONTENIDO DEL TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS? 3.- ,COMO DEBE APROBARSE Y DIFUNDIRSE EL TUPA? 4. QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA ESTABLECER REQUISITOS EN LOS PROCEDIMIENTOS? 5.- QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA ESTABLECER REQUISITOS EN LOS PROCEDIMIENTOS? 6.- ,QUE DOCUMENTACION ESTA PROHIBIDA DE SOLICITAR? 7.- {CUAL ES EL REGIMEN DE ENTIDADES SIN TUPA VIGENTE? SIMPLIFICACION DE PROCEDI JENTOS 1.- PROCEDIMIENTO 2.- SIMPLIFICACION DE PROCEDIMIENTO. 3.- PASOS DEL ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS TRABAJO EN EQUIPO Vill. CONTROL DE LECTURAILACION DE ORGANIGRAMAS Dr. JOSE RODRIGUEZ ARROYO CONCEPTOS BASICOS 1.4 Organigramas El organigrama es a representacién grafica mediante simbolos convencionales de la estructura organica de una Municipalidad. A través de los organigramas se trata de representar: la desagregacién y el agrupamiento de funciones; la estructura y niveles jerarquicos, la naturaleza de la Unidades Organicas, las relaciones de autoridad — responsabilidad, los canales formales de comunicacién, las jefaturas de unidades, las relaciones entre los cargos, etc 2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigramas. * Organigrama Analitico Es el que representa con detalle a todas las unidades estructurales, ¢ incluye signos convencionales para representar los enlaces o relaciones de la organizaciéon. Se utiliza esencialmente con fines técnicos. * Organigrama Sintético Es el organigrama que muestra las principales unidades estructurales de la organizacién, asi como las relaciones simples indispensables para que pueda ser comprendido. * Organigrama Estructural o Esquematico Es el que representa solamente las unidades estructurales de una organizacién * Organigrama Funcional Es el que representa, ademas de las unidades, las funciones que cumple y sus relaciones jerarquicas y de coordinacién, consignando los propésitos, funciones 0 actividades de cada unidad estructural * Organigrama de Personal Es el que presenta los puestos y las personas que los ocupan dentro de cada unidad estructural, constituyendo un resumen del cuadro organico de personal. * Organigrama de Levantamiento o Analisis Es el que representa !a estructura real de una organizacién existente, se confecciona con la informacion obtenida después de un estudio 0 andlisis administrativo de la organizacién. Es un organigrama real de momento. 48 6 e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e eDE REPRESENTACION VERTICAL DE REPRESENTACION HORIZONTAL HL, DE REPRESENTAGION CIRCULARDE REPRESENTACION LINEAL 3.:__DISENO DE ORGANIGRAMAS Basicamente, todo organigrama debe estructurarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos: + Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades administrativas, Esto ya sea por la nomenclatura, la ubicacién o el nivel. + Evitar el nmero excesivo de niveles jerdrquicos en lo posible. + Asegurar que las personas o unidades identifiquen claramente ante quien reportan (jerarquias). + Cada funcién necesaria para el cumplimiento de los objetivos del Organismo debera integrarse a una unidad organica. 3.4. Elementos_y signos convencionales_para_confeccionar_un Organigrama Elementos Para el trazado de un Organigrama deberd tenerse en cuenta la utilizacion de los siguientes elementos, los cuales son pautas convencionales y en ningun caso reglas universalmente validas. a) Las casillas Que representan las diversas unidades estructurales del Organismo. Estas casillas son generalmente rectangulos horizontales. La importancia de la unidad graficada generalmente se manifesta en el area del rectngulo asi como en la altura en el plano organizacional. Los recténgulos a un mismo nivel generalmente seran del mismo tamafio sobre la linea horizontal. Las casillas en lineas punteadas, indican estructuras por crear: 50b) Las Lineas continuas Que representan las relaciones directas de autoridad, éstas pueden ser verticales, horizontales u oblicuas: To tH Y/Y El espesor de las lineas de las unidades administrativas puede ser de 0.5 mm y de las lineas de autoridad 1 mm. La linea de autoridad o de mando. principal, debera diferenciarse de las otras haciéndolas de mayor espesor. ¢) Las lineas punteadas Sefialan que existe relacién de coordinaci6n entre las Unidades, d) Lineas quebradas La desconcentracion, especialmente la Geogrdfica o Territorial se expresa a través de una linea Quebrada. Ejemplo: 2) Puente Se utiliza cuando por requerimiento de disefio se cruzan dos lineas sin que exista conexién entre ellas + oh f) El organigrama se comprende partiendo de arriba hacia abajo, o de izquierda a derecha. 3.2. Signos Convencionales Para llevar a cabo la representacién gréfica del Organismo, es necesario utilizar determinados signos convencionales que permitan su graficacion, los principales son los siguientes: a) Las lineas de Autoridad Que se presenitan por lineas rectas, que van en angulos rectos, en plano horizontal o vertical, Estas lineas salen de la parte media inferior del recténgulo superior, (linea de mando) descendiendo a la parte media ‘superior del rectangulo inferior que presenta la unidad subordinada 31—— b) Las lineas de Asesoria Son de dos tipos: » Cuando no existe dependencia: Son las lineas laterales que une a dos rectangulos por sus lados laterales en forma directa + Cuando existe dependencia: La linea asesora (a) sale lateralmente de la linea de autoridad (b) del nivel asesorado, y va a interceptar a la unidad asesora (c) (a) (b) ¢)_Lineas de Coordinacién Se representan con lineas punteadas uniendo las unidades comprendidas en la coordinacin. 52d) Otros Cuando existen varias Unidades equivalentes que actuien en forma descentralizada y que por su gran numero no pueden ser graficadas en un organigrama, éstas se pueden abreviar, no graficdndolas todas, si no representandolas en la siguiente forma: = En caso de puestos o unidades iguales, se superponen los rectangulos. Se pueden graficar de la siguiente forma: —1__, — Cuando una Unidad no existe, pero esta programada su creacién, se presenta asi: oe. Cuando por razones de espacio, no pueden representarse todas las Unidades Administrativas en forma horizontal ésta podré hacerse en forma vertical como se indica en el ejemplo siguiente: 33Dentro de cada uno de los espacios funcionales anteriores es posible ubicar a cualquiera de las Unidades estructurales que integran un Organismo, de acuerdo al tipo de funcién que cumple, asi mismo en cada uno de los espacios es posible resaltar los niveles jerarquicos de cada unidad, bien por la posicién que ocupe o por el tamafio del rectangulo que lo represente. ¢) Las unidades estructurales de mayor jerarquia, se colocaran en las. partes altas de los esOpacios funcionales y generalmente, éstas son representadas por rectangulos de mayor area. Haciendo excepcién de esta regla en los espacios correspondientes a los 6rganos de asesoramiento y apoyo. 4) Confeccionar un organigrama implica algo mas que la graficacién de funciones y responsabilidades, abarca la esfera general de influencia de algunas unidades organicas en comparacién con otras, ente este sentido las unidades que por lo general forman parte de una organizacién son los. siguientes: Organos de Direccién Organos de Linea Organos de Control Organos Consultivos Organos de Asesoramiento Organos de Apoyo ayegaeg ©) Los érganos podran desagregarse en una 6 mas unidades orgénicas, de acuerdo con la necesidad debido a la magnitud de funciones que tiene que desarrollar. El desdoblamiento de las unidades organicas dependera de los criterios siguientes: * Grado de discrecionalidad que se requiere en la toma de decisiones. Importancia o trascendencia de las funciones que se asigne a la unidad organica, asi como el numero y naturaleza de las decisiones. = Ambito de supervisin y cobertura de las acciones para desarrollar, + Politica de la Institucién referente al nivel de decision que debe otorgarsele a la unidad organica. RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACION a) Tratar de no usar lineas dobles, o lineas demasiado gruesas para representar los rectangulos. b) Los nombres de cada unidad administrativa, deberan ser colocadas dentro del respectivo rectangulo, y si por razones de espacio no alcanzara, se puede colocar a manera de indice en una parte del organigrama, colocando numeros en cada uno de los recténgulos. 55©) Diferenciar los diversos tipos de unidades administrativas. d) Evitar duplicacién 0 superposicion de funciones €) Limitar el numero de niveles jerarquicos f) La autoridad y la responsabilidad debe centralizarse en quien ejecute la funcién. FORMULACION DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) Dr. JOSE RODRIGUEZ ARROYO 4 _EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) Es el documento técnico normative de gestién institucional que formaliza la estructura organica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misién, vision y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especificas de los 6rganos. y ~—unidades_—_orgénicas, estableciendo sus relaciones responsabilidades. 2.-_UTILIDAD DEL ROF EI ROF deberd ser empleado como un instrumento de gestién administrativa, Para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio Para efectuar el proceso de direcci6n y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del 6rgano o unidades organicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacién y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo. LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACION DEL ROF 3. _LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACION DEL ROF La formulacién del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes: a) Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento. b) Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacién y buscando generar valor en los procesos. ©) Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios politicos, econémicos y tecnolégicos. 4) Reflejar una estructura organica coherente con los fines y objetivos de la institucion y orientada a reforzar a la prestacién de los servicios piiblicos. 56NIVELES NIVELES ORGANIZACIONALES: JERARQUICOS 1° Nivel: Alta Direccién Alcalde/Gerente Municipal 2° Nivel: Dependen de la|Gerentes, Directores. Jefes de Oficina, Alta Direccién Jefes de Departamento. 3* Nivel: Dependen de las|Subgerentes, Jefes de unidad, equipo, unidades de! 2 nivel. division, etc. 2 CUAL ES EL ESQUEMA DEL RO! El esquema que debe contener el ROF, es el siguiente: [indice Introduccion Generalidades : - - —_| Titulo |.- De la naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales. Titulo il-. De fa junciones de los érganos, facultades a atribuciones. ‘= Capitulo L- De la Alta Direc = Capitulo IL- De los érganos consultivos de coordinacién y| Participacién. ‘= Capitulo Ill. De los érganos de control asesoramiento y apoyo. Capitulo IV.- De los érganos de linea. Titulo Iil.- De las Relaciones Institucionales. Titulo IV De las disposiciones complomontarias, transitorias y finales. ‘Organigrama General | Glosario de Términos. 5. QUE CONTIENE EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? a)_INDICE Es la relacién clasificada de Titulos, Capitulo y Anexos que contiene el ROF. b)__INTRODUCCION Se precisa la naturaleza de la Municipalidad y la Ley Organica de Municipalidades. Asi mismo, se describiré las caracteristicas del Reglamento de Organizacién y Funciones, resaltando la funcion de los Organos de Linea en términos de Servicios Publicos. 7¢)__GENERALIDADES Se consignara el contenido, alcance, y ambito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento. d)__TITULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALE: Se precisaré la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caracteristicas permanente que ha recibido por mandato constitucional. La finalidad 0 misién también puede desplegarse en objetivos, los cuales deben vincularse a los planes del corto y mediano plazo. Se considera asi mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos. e)_TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES DE LOS ORGANOS, FACULTADES Y ATRIBUCIONES. En esta parte se establecerd la Estructura Organica y principalmente se describird la naturaleza y funciones de los érganos de la Entidad. Se podra agrupar los érganos afines en capitulos. Se sefialaran las interrelaciones internas y extemas que se tiene previsto llevar a efecto. Se consignarén las facultades y atribuciones que tiene cada Jefe de Organo en el ejercicio del cargo en los actos administrativos y de administracion de su competencia. Se precisara la materia y la capacidad resolutiva en primera y segunda instancia. Todos estos aspectos se desarrollaran en Capitulos. PRECISIONES TECNICAS: Las funciones deben precisar: + La _atribucién, facultado nivel de intervencién (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar), + La materia 0 campo sobre el cual se ejerce Ia atribucién (Desarrollo urbano, omato y limpieza publica, programas de vacunacién, rol de vacaciones, etc.); + El_Ambito institucional o territorial sobre el cual se actiia (institucional, provincial, distrital, etc.) En caso de que la Municipalidad cuente con organismos publicos descentralizados (Empresas 0 institutos), deberd consignarse un capitulo especial. f) TITULO TERCERO. DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALE: Se especificara la facultad que tiene la Municipalidad de mantener relaciones con personas naturales 0 juridicas, nacionales o extranjeras 58cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue. g) TITULO___CUARTO: _DISPOSICIONES _ COMPLEMENTARIOS. TRANSITORIAS Y FINALES Se consignar con precisién él o los regimenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores. Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacién de las normas establecidas en los rubros anteriores. Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementacién de la Entidad Indicar las disposiciones legales que se modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas. h) ORGANIGRAMA GENERAL Contendra el grafico de la estructura organica total de la Municipalidad i)__GLOSARIO DE TERMINOS Deberd definirse aquellos términos técnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaracién en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabético. 59MODELO DE REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y_FUNCIONES DE UNA MUNICIPALIDAD INDICE INTRODUCCION TITULO! GENERALIDADES Articulo x.- Contenido El presente Reglamento determina la naturaleza, funciones estructura basica y relaciones de la Municipalidad de . Articulo x.- Alcance Las normas contenidas en este Reglamento son de aplicacién a todos fos Organos y Organismos de la Municipalidad en el Ambito de competencia. TITULO I DE __LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS _Y__FUNCIONES GENERALES Articulo X.- Naturaleza La Municipalidad XX................€8 una persona juridica de derecho piblico interno, tiene autonomia politica, econémica y administrativa en los asuntos de su competencia. Articulo x.- Mision La Municipalidad XX. tiene como fines .. Articulo x.- Son Objetivos de la Municipalidad los siguientes: a) Promover b) Fomentar ©) Formular y ejecutar d) Promover los valores Articulo x.- Funciones_ Generales Son funciones generales de la Municipalidad 0a) Formular b) Formular ©) Ejecutar d) Conducir el e) Velar por el TITULO II! DE_LA_ESTRUCTURA_ORGANICA, FUNCIONES DE LOS ORGANOS FACULTADES Y ATRIBUCIONES Articulo x.- Estructura Organica La Municipalidad cuenta con la siguiente estructura organica a) Consejo Municipal b) Alcaldia ¢) Gerencia Municipal d). see e). TITULO Iv DE LAS UNIDADES ORGANIGAS 1. Capitulo! Del Consejo Municipal Articulo X.- Corresponde al Consejo Municipal ejercer las facultades y atribuciones siguientes:... Ul. Capitulo Il Del Alcalde Articulo X.- Corresponde al Alcalde ejercer las facultades y atribuciones siguientes: Ml. Capitulo Ill De la Gerencia Municipal Articulo Son funciones de la Gerencia Municipal... 'V. Capitulo IV De la Articulo Son fun V. Capitulo V De la Articulo Son funciones de la... 6VI. Capitulo VI De la Articulo X.- Son funciones de la . VII. Capitulo VII De determinacién de facultades y atribuciones Articulo Apruebe el cuadro siguiente, a través del cual se establece las materias Sobre las cuales se tiene facultades y atribuciones para resolver en primera y segunda instancia: RESOLUCION MATERIA PRIMERA INSTANCIA ‘SEGUNDA INSTANCIA TITULO Vv DE LOS ORGANISMOS PUBLICOS DESCENTRALIZADOS DE_LOS ORGANISMOS PUBLICOS DESCENTRALIZADOS Articulo_x.- Naturaleza Los organismos publicos descentralizados de la Municipalidad gozan de autonomia administrativa en el cumplimiento de sus funciones, bajo el control _y supervision de la Municipalidad. Articulo x.- Servicio de Articulo x .- Empresa XXXxX.... TITULO VI DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Articulo x.- La municipalidad establece relaciones de apoyo y cooperacién con las instituciones siguientes: TITULO Vil DISPOSICIONES TRANSITORIAS, COMPLEMENTARIAS Y FINALES DISPOSIGIONES TRANSITORIAS, COMPLEMENTARIAS Y FINALES aWLW TE ae PNT oR PNET ey DE PERSON. Dr. JOSE RODRIGUEZ ARROYO. CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL - CAP 4:__GUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL - CAP Documento de gestién institucional que contiene los cargos clasificados, definidos y aprobados de la entidad, sobre la base de su estructura organica vigente prevista en su ROF. El CAP ordena las necesidades de Cargos (Puestos de trabajo), que una entidad necesita para funcionar adecuadamente durante un determinado periodo. EI Cuadro para Asignacién de Personal hace referencia a los Cargos y no a las Plaza ni las personas. 2..__DEFINICIONES BASICAS a) Entidad Persona juridica de derecho publico, creada por Ley (La Municipalidad es una Entidad). b) Estructura Organica Es un conjunto de drganos interrelacionados racionalmente entre si, Para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relacién a objetivos derivados de la finalidad asignada a la entidad. ¢) Organos Son las unidades de organizacién que conforman la estructura organica de la entidad. @) Unidad Organica Es la unidad de organizacién en que se dividen los érganos contenidos en la estructura organica de la entidad. e) Nivel Organizacional Es la categoria dentro de la estructura organica de la entidad que refleja la dependencia entre los érganos 0 unidades orgnicas acorde con sus funciones y atribuciones f)_Nivel Jerarquico Refleja la dependencia jerdrquica de los cargos dentro de la estructura organica de la entidad. g) Plaza 8Es la dotacién presupuestal que se considera para las remuneraciones de personal permanente o eventual. la plaza debidamente prevista en el presupuesto institucional permite habilitar los cargos contemplados en el CAP. Las plazas se encuentran consideradas en el presupuesto analitico de personal. Documento de gestion que considera las plazas y el presupuesto para los servicios especificos del personal permanente y eventual en funcion de la disponibilidad presupuestal i)_ Cargo Es el elemento basico de una organizacién. Se deriva de la clasificacin prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos y calificaciones para su cobertura, Se denomina Cargo a la Célula Basica de una Organizacion caracterizada por un conjunto de Tareas dirigidas al logro de un objetivo. EI desemperio del cargo exige el empleo de una persona la cual debe tener un minimo de calificaciones de acuerdo con el tipo de funciones y atribuciones del Cargo. CRITERIOS PARA LA FORMULACION DEL CAP La elaboracién del CAP se efectuara de acuerdo a los criterios y disposiciones que se detallan a continuacién: a) Orientarse en funcién a las necesidades contempladas en sus planes. b) Realizar una adecuada clasificacién y calificacion de sus organos y sus funciones, asi como de sus cargos y sus requisitos, evaluando de forma permanente su actualizacion. c) Los cargos contenidos en el CAP son clasificados y aprobados por la propia entidad. d) Se formula a partir de la estructura organica debidamente aprobada por el ROF de la entidad. e) Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un limite del 10% del total de cargos cubiertos contenidos en el CAP. f) Los cargos correspondientes a los érganos de asesoramiento y de apoyo no deben exceder del veinte 20% del total de cargos contenidos en el CAP. g) Debera consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones legales vigentes. h) Deben incluirse todos los cargos de las sedes u érganos desconcentrados de la entidad. i) El CAP debe ser presentado en el formato que se incluye en los anexos adjuntandose el resumen cuantitativo que consigna la clasificacion por grupos ocupacionales, j) La aprobacién del CAP de las entidades se efectuara por Ordenanza del Consejo Municipal REORDENAMIENTO DE CARGOS 64EI reordenamiento de cargos contenidos en el CAP que se genere por la eliminacién 0 creacién de cargos, que no incidan en un incremento del Presupuesto Analitico de Personal — PAP de la Entidad, no requeriré de un nuevo proceso de aprobacién del CAP. EI reordenamiento de cargos podré aprobarse mediante Resolucién o Dispositivo legal que corresponda al Titular de la Entidad previo informe del 6rgano responsable de la formulacién del CAP. DE LA MODIFICAGION DEL CAP Las Entidades de la Administracién Publica deberan modificar el Cuadro para Asignacién de Personal en los siguientes casos (art. 16°); a) Cuando la Entidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven cambios sus funciones o en su estructura organizacional o por motivo de una accién de racionalizacién o mejoramiento de procesos. b) Por motivo de reestructuracién o reorganizacién aprobadas conforme a la normativa vigente. ¢) Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleve a una afectacién de su Presupuesto Analistico de Personal-PAP. d) Cuando se verifique la existencia de cualquiera de los supuestos sefialados en este numeral, la Entidad se encontrar obligada a aprobar un nuevo CAP en los términos establecidos en los articulos 14° y 15° (informe previo y nivel de aprobacién). e) De haber existido el reordenamiento de cargos previsto conforme al articulo 13°, la Entidad deberd actualizar su CAP y publicarlo mediante Resoluci6n de su Titular. La publicacién debera ser aprobada anualmente durante el primer bimestre de cada afio bajo responsabilidad del titular del organo responsable de la elaboracién de! CAP. 8.-__DE LA ASIGNACION DE CARGOS Los cargos contenidos en el CAP son independientes de la plaza contenida en el Presupuesto Analitico de Personal - PAP. A excepcién de aquellos cargos que correspondan al primer nivel organizacional de la entidad, los demas cargos contenidos en el CAP podran ser asignados a personal de diferente nivel remunerativo o grupos ocupacionales, de acuerdo con la necesidad de la entidad, siempre que se cumplan con los requisitos exigidos para el cargo. La Asignacién de Cargos por Personal de diferente nivel remunerativo, en ningin caso, conlleva una afectacién del aspecto remunerativo. LIMITE PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO Las entidades pliblicas cuyo CAP exceda el limite establecido en el inciso d) del articulo 11° del Decreto Supremo N°........., deberan adecuarse a limite establecido en dicho articulo. El plazo para la adecuacién culminara el 31 de 65mayo de 2005, a partir de dicha fecha no procederd la aprobacién de ningun CAP que incumpla con dicho requerimiento. 66MODELO 1 DRO PARA ASIGNACION DE PERSON. aoe Lo Pree MMC ciel CROCS an Ser mrs) lacie Cn pmsl rer @ @) 3) @ (5) OM] ®& TOTAL POR UNIDAD (9) (40) } (11) ler U Te | 0 6 e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e eMODELO 2 RESUMEN CUANTITATIVO DEL CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL, (NUMERO DE CARGOS) I.1.DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA eens), : TOTAR GENERALS)" Fae (1) De acuerdo a lo siguiente: FP Funcionario Pablico EC Empleado de Confianza SP-DS Servidor Publico Directivo Superior SP-EJ Servidor Piblico - Ejecutivo SP-ES Servidor Pblico ~ Especialista SP-AP Servidor Piiblico ~ De Apoyo (2) Identificar el nombre del Organo y el total de cargos de acuerdo a cada elemento de clasificacion (3) Identificar e! nombre de cada una de las Unidades Orgénicas sefialadas en el Reglamento de Organizacion y Funciones asi como el total de cargos en cada una de ellas, segtn la clasificacion, (4) Identiicar el total de cargos de cada Unidad Organica. (6) Identificar et Total General de cargos, cuyo acumulado general debera coincidir con el total de cargos del Cuadro para Asignacion de Personal 68Pe LT Nee Tey CeO reel | Dr, |OSE RODRIGUEZ ARROYO EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES El Manual de Organizacién y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollandolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacién y Funciones, asi como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacién de Personal. idad y Limita + Determina las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y Tequisitos minimos de los cargos dentro de la estructura organica de cada dependencia. = Proporciona informaci6n a los funcionarios y servidores publicos sobre sus funciones y ubicacién dentro de la estructura general de la organizacion, asi como sobre las interrelaciones formales que corresponda. + Facilita el proceso de induccién de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacién del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados asi como aplicar programas de capacitacién. + EIMOF no sera empleado para crear nuevas unidades organicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP. 1.2. Esquema y Contenido de un Manual de Organizacion y Funciones. El esquema de un MOF, generalmente es el siguiente: \.- Introducci6n \l.- Funciones Generales llL- Estructura Organica IV.- Funciones de las Unidades Estructurales \V.- Cuadro Organico de Asignacién de Cargos VI.- Funciones Especificas a nivel de cargo. VIL. Organigrama. oDesarrollo del Contenido del Manual Introduccién Se consignaré las generalidades, teniendo en cuenta los puntos siguientes: ~ Einalidad Se debera sefialar el propésito del Manual, es decir, qué es lo que se quiere lograr con el documento. + Alcance Se enfocara el Ambito material sobre el cual tiene jurisdicci6n el Manual = Base Normativa Se puntualiza el 0 los dispositivos legales que amparan la existencia y organizacién de la dependencia. W Funciones Generales Describir todas las funciones a nivel de la dependencia considerandola como un todo indivisible sin tomar en cuenta la estructura organica intema. Generalmente, estas funciones son las mismas que estan consignadas en el Reglamento de Organizacién y Funciones de la Entidad. l,__ Estructura Organica Sefialar la estructura orgénica enumerandolas unidades intemas de la dependencia en orden decreciente de jerarquia. * Gerencia General = Gerencia = Departamento \V.___Funciones de los Organos Describir de manera sintética las funciones de las dependencias sefialadas y enumeradas en el punto anterior y siempre en orden decreciente. V.__Guadro Oraanico de Asignacién de Cargo Enumerar los diversos cargos que conforman cada una de las unidades estructurales de la dependencia descrita de acuerdo al orden sefialado anteriormente y siguiendo el siguiente modelo: Nombre de la | N°de | Denominacién del | Denominacion del Dependencia | Cargos | Cargo Clasificado | Cargo estructural Direccién XX 1 Dir. Prog.Sect.lil Gerente General 1 Chofer. Chofer Unidad E.X.Y. 14 |Ingeniero Ill Jefe de Unid. 1__|Secretaria | Secretaria 0Vi___Funciones Especificas a Nivel de Cargo Que este rubro se describiran las funciones actividades 0 tareas de los cargos. Al finalizar la enumeracién de las funciones de los cargos es conveniente poner: Y otras que se le asigne. En caso de existir varios cargos con denominacién igual y que desempefien funciones similares, bastard describirio una sola vez Por ejemplo; si existen varias secretarias jefes de unidad o especialistas, pero todos en su respectivo grupo que desemperian funciones similares, hasta considerar una sola vez, pero si hay diferentes se debe poner uno por uno, Mil__Organigrama Diagramar la estructura que representa la situacién actual de la entidad o dependencia descrita en el manual en el momento de su elaboracién. Puede ser un organigrama analitico, sintético 0 de cargos.MODELO DE MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES INTRODUCCION FINALIDAD El Manual de Organizacion y Funciones de la Municipalidad XX. tiene por finalidad establecer y regular su organizacién interna, determinando las funciones generales de su estructura y las funciones especificas de los cargos necesarios para su éptimo funcionamiento. Asi mismo, fija los niveles de responsabilidad, en armonia con la organizacién prevista en el ROF de la Municipalidad XX. ALCANCE El presente Manual establece las normas que rigen al personal Directivo, Asistencial y Administrativo que labora en las distintas dependencias de la Municipalidad XX. BASE NORMATIVA Este documento se sustenta en la ordenanza N® ..... que aprueba el ROF de la Municipalidad XX. : FUNCIONES GENERALES Las funciones generales de la Municipalidad XX son las siguientes: a) Mantener b) Elaborar c) Propiciar d) Promover e) Organizar f) Participar ESTRUCTURA ORGANICA La Municipalidad XX para su mejor operacién, cuenta con la estructura organica siguiente: a) Organos de Gobierno y Direccién n 6 e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e eb) Organos de Linea c) Organos de Asesoria d) Organos de Apoyo Administrativo e) Organos de .. .-__ FUNCIONES DE LOS ORGANOS ‘Son funciones de los érganos y unidades orgénicas de la Municipalidad las siguientes: Gerencia General X Es el érgano de gobierno responsable de ....... Departamento X Le corresponde las actividades de ........ BCAPITULO V: CUADRO_ORGANICO DE ASIGNACION DE CARGOS NOMBRE DEL | N°DEL | DENOMINACION DEL | DENOMINACION DEL ORGANO CARGO CARGO CARGO ESTRUCTURAL CLASIFICADO CAPITULO VI: FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO CARGO: COORDINADOR CODIGO: 02 REPORTA A ACTIVIDADES DEL GARGO: a) Supervisa la programacién de las actividades. b) Supervisa la asistencia de .. c) Evalua el avance d) Organiza y coordina e) Informa permanentemente al ... #) Cumple otras funciones que se le asigne. ”REQUISITOS DEL CARGO: + Titulo Profesional de * Titulo de Segunda * Grado de Maestria relacionada. CARGO: SECRETARIA CODIGO: 03 |RECIBE SUPERVISION DEL ACTIVIDADES DEL CARG( a) Elabora b) Prepara c) Mantiene d) Coordina e) Efectia f) Cumple REQUISITOS DEL CARGO: + Estudios de Secretariado Ejecutivo. * Conocimientos de inglés y computacién. vuL ORGANIGRAMA 5Dr. JOSE RODRIGUEZ ARROYO 1 CONCEPTO EI Texto Unico de Procedimientos Administrativos - TUPA, es el documento unificado que contiene toda la informacién relativa a la tramitacién de los procedimientos administrativos -comunmente denominados tramites- que se realizan en las distintas dependencias de cada entidad de la administracién publica. El TUPA contiene los procedimientos que generan actos administrativos, es decir las declaraciones de las entidades que, en el marco de las normas de derecho publico estén destinadas a producir efectos juridicos sobre los intereses, obligaciones 0 derechos de los Administrados dentro de una situacién conereta. EI TUPA, garantiza los derechos de las personas y de las empresas, al obligar a transparentar los requisitos, costos, instancias, etc,, de los tramites y facilitar su fiscalizacién ciudadana. 2- ,CUAL_ES EL _CONTENIDO DEL __TEXTO__UNICO__DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS? Todas las entidades elaboran y aprueban o gestionan la aprobaci6n, segun el caso, de su texto Unico de procedimientos administrativos, el cual comprende: a) Denominacién Todos los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por los administrados para satisfacer sus intereses o derechos mediante el Pronunciamiento de cualquier érgano de la entidad, siempre que esa exigencia cuente con respaldo legal, el cual deberd consignarse expresamente en el TUPA con indicacién de la fecha de publicacién en el diario oficial b) Requisitos La desoripcién clara y taxativa de todos los requisitos para la realizacion completa de cada procedimiento. c) La Calificaci6n De cada procedimiento segun corresponda entre procedimientos de evaluacién previa o de aprobacién automatica. d) Tipo de Silencio En el caso de procedimientos de evaluacién previa si el silencio administrativo aplicable es negativo o positivo. e) Pago Los supuestos en que procede el pago de derechos de tramitacién, con indicacién de su monto y forma de pago. El monto de los derechos se 16 e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e eexpresaré con relacién a la UIT, publicéndose en las enlidades en moneda de curso legal. f) Inicio Del Tramite Las vias de recepcién adecuados para acceder a los procedimientos contenidos en los tupa g) La Autoridad Competente Para resolver en cada instancia del procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a ellas. h) Los Formularios Que sean empleados durante la tramitacién del respectivo procedimiento administrativo. El TUPA también incluiré la relacién de aquellos servicios en exclusividad por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia. 3..__4COMO DEBE APROBARSE Y DIFUNDIRSE EL TUPA? EI Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) es aprobada por Ordenanza Municipal. Cada 2 (dos) afios, las entidades estan obligadas a publicar el integro del TUPA, bajo responsabilidad de su titular; sin embargo, podran hacerlo antes, cuando consideren que las modificaciones producidas en el mismo lo americen. El plazo se computara a partir de la fecha de la ultima Publicacién del mismo. Sin perjuicio de la indicada publicacion, cada entidad realiza la difusion de su TUPA mediante su ubicacién en lugar visible de la entidad ZQUE _DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA ESTABLECER REQUISITOS EN LOS PROCEDIMIENTOS? Solamente seran incluidos como requisitos exigidos para la realizacion de cada procedimiento administrativo aquellos. que —razonablemente sean indispensables para obtener el pronunciamiento correspondiente, atendiendo ademas a sus costos y beneficios. 5.-__,QUE_DEBEMOS TENER_EN CUENTA PARA _ESTABLECER REQUISITOS EN LOS PROCEDIMIENTOS? Para tal efecto, cada entidad considera como criterios: + La documentacién que conforme a esta Ley pueda ser solicitada, la impedida de requerir y aquellos sucedaneos establecidos en reemplazo de documentacion original. * Su necesidad y relevancia en relacién al objeto del procedimiento administrativo y para obtener el pronunciamiento requerido. n* La capacidad real de la entidad para proceder la informacién exigida, en via de evaluaci6n previa 0 fiscalizacién posterior. (Articulo 39°). 6.-__,QUE DOCUMENTACION ESTA PROHIBIDA DE SOLICITAR? Para el inicio, prosecucién 0 conclusién de un procedimiento, las entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la presentacién de la siguiente informacién o la documentacién que la contenga: * Aquella que la entidad solicitante posea o deba poser en virtud de algun tramite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias, o por haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) afios. anteriores inmediatos, siempre que los datos no hubieren sufrido variacion ni haya vencido la vigencia del documento entregado. Para acreditarlo, basta que el administrado exhibia la copia del cargo donde conste dicha presentacion, debidamente sellado y fechado por la entidad ante la cual hubiese sido suministrada. * Aquella que hay sido expedida por la misma entidad 0 por otras entidades publicas del sector, en cuyo caso corresponde recabarlas a la propia entidad a solicitud del administrado. * Presentacién de mas de dos ejemplares de un mismo documento ante la entidad, salvo que sea necesario notificar a otros tantos interesados. + Fotografias, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte o licencias © autorizaciones de indole personal o por razones de seguridad nacional. Los administrados tendran libertad de escoger la empresa en la cual sean obtenidas las fotografias, con excepcién de los casos de digitalizacién de imagenes. * Documentos de identidad personal distintos al Documento Nacional de \dentidad. Asimismo, sélo se exigira para los ciudadanos extranjeros caret de extranjeria o pasaporte segiin corresponda. * Recabar sellos de la propia entidad, que deben ser acopiados por la autoridad a cargo del expediente. * Documentos 0 copias nuevas, cuando sean presentados otras, no obstante haber sido producidos para otra finalidad, salvo que sean ilegibles. * Constancia de pago realizado ante la propia entidad por algun tramite, en cuyo caso el administrado sélo queda obligado a informar en su escrito el dia de pago y el numero de constancia de pago, correspondiendo a la administracién la verificacion inmediata. * Estas disposiciones no limitan la facultad del administrado para presentar espontdneamente la documentacién mencionada, de considerarlo conveniente. B SCOOSSCHOHHOHOHOHOHHHOCHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHOHOHHOOOC®S7. _,CUAL ES EL REGIMEN DE ENTIDADES SIN TUPA VIGENTE? Cuando la entidad no cumpla con publicar su Texto Unico de Procedimientos Administrativos, o lo publique omitiendo procedimientos, lo administrados, sin perjuicio de hacer efectiva la responsabilidad de la autoridad infractora, quedan sujetos al siguiente régimen: Respecto de los procedimientos administrativos que corresponde ser aprobados automaticamente, los administrados quedan liberados de la exigencia de iniciar ese procedimiento para obtener la autorizacion previa, para realizar su actividad profesional, social, econémica o laboral, sin ser pasibles de sanciones por el libre desarrollo de tales actividades. La suspension de esta prerrogativa de la autoridad concluye a partir de la publicacién del TUPA, sin efecto retroactivo. e e e e e e e e e e e e e e e e e W | Denomin | Base |Requst|Derech [Aprobs |Evauacon Prova| n* |oepen | autora | “due | e aclon del |tegal|" es | oe’ | clon. | Can] Con] Regu | cencia | “aque. | suave | e Proceam eae | automa | aptica |apaescio | ado | conde sprucba acl | Sten | “Adm intta | tramite | mpogne | e Am. | Negative A we" | e |_| | : Peat seamite | e e e e - e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e p e e eDr. se ODRIGUEZ ARROYO. PROCEDIMIENTO Es el conjunto de acciones 0 actividades unidas entre si, para el logro de un resultado. Cada accién o actividad debe justificarse en la medida que aporta ‘valor agregado" en el servicio 0 producto final que debemos entregar a los clientes 0 usuarios. La accién o actividad es la unidad minima de un procedimiento. 2.-__SIMPLIFICACION DE PROCEDIMIENTO Es la aplicacion de un conjunto de técnicas orientadas a mejorar y desarrollar el valor agregado en las actividades o acciones que conforman un procedimiento de trabajo. 3.-___PASOS DEL ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS ELinventario_de procedimientos.- Consiste en Identificar, definir y precisar cuales de las acciones que desarrolla una entidad, constituyen “Procedimientos” y efectuar una relaci6n de ellos. La priorizacién.- Es determinar cuales son los procedimientos que a la luz de ciertos criterios, son los mas importantes y que deben mejorarse antes que otros. Por diversas razones es dificil efectuar la_mejora de todos los procedimientos inventariados en el corto plazo. Por tal razon, es necesario priorizar. Descripcién.- Es el detalle de las fases 0 secuencias, el recorrido, los requisitos y los elementos que intervienen en el procedimiento ya clasificado y priorizado, tal como se vienen realizando actualmente. Es la descripcion del “como es hoy” el procedimiento. Anélisis.- El andlisis es el examen critico que permite descubrir las causas que impiden la realizacién éptima del procedimiento. A través del andlisis se determinaran las acciones estrictamente necesarias para el cumplimiento de los objetivos pre fijados. Propuesta.- Concluida la fase del andlisis de datos, se formulara una serie de altemativas de solucién al problema, materia de estudio. Es en este momento que se debe poner en practica toda la creatividad, experiencia y conocimiento para formular alternativas de solucién mas viables. Aprobacién y Formulacién.- El nuevo procedimiento “debe de ser aprobado” para que adquiera la “formalidad” que se requiere para que se pueda ejecutar, asignar los recursos necesarios y exigir su cumplimiento Seguimiento y Control.- Una vez implantado el nuevo procedimiento, deben mantenerse acciones de seguimiento, inicialmente estas acciones deben de ser permanentes, luego pueden ser periddicas. 80fe - Analice el modelo de ROF de una Municipalidad y adapte y desarrolle su contenido en el caso de su Municipalidad. 2. Analice si el CAP de su Municipalidad se ajusta a los criterios para la formulacién del CAP. 3. Analice el modelo de MOF y evalué si se puede aplicar a su Municipalidad. Redacte 2 especificaciones de cargos como ejercicio. 4. Analice el contenido del TUPA e identifique problemas en su aplicacién sefiale si se cumple en su Municipalidad con la prohibicion de solicitar determinada documentacién. 5. Sefiale 3 ejemplos de procedimientos municipales. Indique el producto 0 resultado en cada uno de ellos. 6. Formule el organigrama actual y propuesto de su Municipalidad CONTROL DE LECTURA CAPITULO Ill: FORMULACION DE_LOS INSTRUMENTOS DE GESTION 1. EL_MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DESCRIBE LA ESTRUCTURA HASTA EL NIVEL DEL ORGANO O UNIDADES ORGANICAS. (vy) (F) 2. EL CAP ES EL DOCUMENTO DE GESTION INSTITUCIONAL QUE CONTIENE LOS CARGOS CLASIFICADOS, DEFINIDOS Y APROBADOS DE LA ENTIDAD, SOBRE LA BASE DE SU ESTRUCTURA ORGANICA VIGENTE PREVISTA EN SU ROF. (V) _ (F) 3. PLAZA.- ES LA DOTACION PRESUPUESTAL QUE SE CONSIDERA PARA LAS REMUNERACIONES DE PERSONAL PERMANENTE O EVENTUAL. LA PLAZA DEBIDAMENTE PREVISTA EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL PERMITE HABILITAR LOS CARGOS CONTEMPLADOS EN EL CAP. ) () 4. EL REORDENAMIENTO DE CARGOS CONTENIDOS EN EL CAP QUE SE GENERE POR LA ELIMINACION O CREACION DE CARGOS, QUE INCIDAN EN UN INCREMENTO DEL PRESUPUESTO ANALITICO DE PERSONAL — PAP DE LA ENTIDAD, NO REQUERIRA DE UN NUEVO PROCESO DE APROBACION DEL CAP. (Vv) (F)5. EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES, ES UN DOCUMENTO NORMATIVO QUE DESCRIBE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 0 PUESTO DE TRABAJO. (V)_(F) 6. EL TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) ES APROBADA POR ORDENANZA MUNICIPAL. Vv) (F) 7. EN LOS PROCEDIMIENTOS SE PUEDE EXIGIR DOCUMENTOS DE IDENTIDAD PERSONAL DISTINTOS AL DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD. ) (F) 8. PROCEDIMIENTO ES EL CONJUNTO DE ACCIONES O ACTIVIDADES UNIDAS ENTRE Si, PARA EL LOGRO DE UN RESULTADO. (VY) (F) 9. EL INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS CONSISTE EN IDENTIFICAR, DEFINIR Y PRECISAR CUALES DE LAS ACCIONES QUE DESARROLLA UNA __ENTIDAD, ~—_CONSTITUYEN “PROCEDIMIENTOS’ Y EFECTUAR UNA RELACION DE ELLOS. (vy) (F) 10.LA_ PRIORIZACION ES DETERMINAR CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS QUE A LA LUZ DE CIERTOS CRITERIOS, SON LOS MAS IMPORTANTES Y QUE DEBEN MEJORARSE ANTES QUE OTROS. wv) (F) 82ANEXOLECTURAS COMPLEMENTARIAS CONTENIDO 1, EVOLUCION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ID 2. SIMPLIFICACION DE PROCEDIMIENTOS 3. REINGENIERIA 1/34See ae et Ty Dr. JOSE RODRIGUEZ ARROYO Las estructuras organizacionales se encuentran en proceso de evolucién. Hasta la fecha ha habido, importantes fases en la evolucién de las estructuras corganizacionales: FASE MODERNA FASE ANTIGUA 4 Verticales Burocraticas Descentralizadas Interconexiones en red Organizacién en red Organizacién federal Organizacién tipo trébol 4 aaa 4 LA ORGANIZACION EN RED En la estructura organizacional en red, el enfoque se concentra en el cliente, no en las .funciones internas de negocios. Al ditigirse al exterior, las organizaciones interconectadas en red se encuentran en mejor posicién de atender con mayor receptividad todas las necesidades de sus clientes y los cambios registrados en el mercado. Las organizaciones en red se basan en equipos de personas encargadas de manejar un proceso o atender un cliente, en vez de utilizar individuos que ejecuten tareas funcionales bajo diversos estratos administrativos. El surgimiento de las organizaciones en red es una consecuencia directa de dos importantes cambios en la concepcién administrativa. El primer cambio es una comprensién de la importancia de la fuerza laboral multi-funcional. El segundo cambio es comprender que el éxito de los negocios no se basa en la experiencia técnica o funcional, sino en su aplicacién a los recursos requeridos para satisfacer las necesidades de los clientes. Los factores que contribuyen a la necesidad de organizaciones flexibles eficientes son: a) Tecnologia de la informacion 1. Rompe la dependencia de la organizacién en gerentes “expertos” 2. Posibilita que el personal trabaje en conjunto como equipo, independientemente de las fronteras geograficas 3. Da poder al personal para que participe y coordine el proceso de trabajo, en diferentes momentos 2/34b) Economia de servicios Rapidamente, se descubrid que los tradicionales modelos de estructura organizacional, utiizados en el segmento industrial, eran menos que efectivos en el emergente sector de servicios. Esto en parte se debia a que las tareas en las organizaciones de servicios, en general, no eran tan distintivas o tan repetitivas como las del sector industrial. Esta fluctuacién en tareas, a menudo, es consecuencia directa de la interaccién que tienen los empleados de servicios con sus clientes. ¢) Iniciativas de calidad total En los ultimos tiempos parece que todas las organizaciones han implementado de una forma u otra una iniciativa de mejoramiento. Aunque estas iniciativas varian ampliamente, por lo general se dirigen a diversos factores consistentes. El propdsito mas consistente es la necesidad de integrar al personal, los procesos y la tecnologia, con el fin de “dar gusto al cliente”, DOS MODELOS DE ESTRUCTURAS EN RED a) Estructura en red de administracién de casos La administracién de casos fue liderada en la industria del cuidado de la salud, en respuesta a la importancia del servicio para los pacientes y a los niveles mas 0 menos de complejidad en servicios y de caracter organizacional. En diversas instituciones del culdado de la salud, los individuos 0 equipos tienen bajo su responsabilidad la tarea de hacer seguimiento a un paciente durante su estadia en el hospital, con el fin de manejar el proceso completo de prestacién de servicio a los pacientes. La administracién de casos no elimina las divisiones funcionales dentro de una organizacion; mas bien facilita la coordinacién de las funciones donde una persona asume la responsabilidad y la propiedad de un caso individual, desde el comienzo hasta el final. ‘Componentes para la administracién de casos: 1. Un proceso de trabajo de “circulo cerrado” que involucre la finalizacién o la administracion de un producto o servicio completo para el cliente. 2. Un punto en la estructura organizacional, localizado en la interseccién del cliente y las diversas funciones o unidades que creen el producto 0 proporcionen el servicio al cliente. 3. Empowerment y expansién de roles a los empleados, para que tomen decisiones y se dirijan a los asuntos del cliente. 4. Facil acceso electrénico a la informacién localizada en toda la organizacién, y uso de la tecnologia de la informacion para ayudar a la toma de decisiones. 3/34b) Estructura en red de administracién de procesos horizontales En este caso, una organizacién examina sus principales procesos y disefia una estructura que incluya todos los requerimientos necesarios para satisfacer las necesidades del cliente de ese servicio 0 proceso. * 10 principios en el nucleo de las organizaciones de procesos horizontales: 1. Organizarse alrededor de los procesos, no de las tareas 2. Horizontalizar la jerarquia al minimizar la subdivision de flujos de trabajo y actividades sin valor agregado. 3. Asignar la propiedad del proceso y el desempefio del mismo 4. Encadenar los objetivos y la evaluacién del desempefio a la satisfaccién del cliente 5. Hacer que los equipos, no los individuos, sean los principales bloques de construtcin en el disefio del desempefio de la organizacion 6. Combinar actividades administrativas y no administrativas, tan frecuentemente como sea posible. 7. Considerar las miiltiples competencias como la regia, no la excepcién. 8. Informar y capacitar al personal, con base en el principio de “justo a tiempo para el desempefio", no basados en la “necesidad de conocer’. 9. Maximizar el contacto con proveedores y clientes. 10.Retribuir el desarrollo de habilidades del individuo y el desempefio del equipo, y no sélo el desempefio individual LA ORGANIZACION “FEDERAL” Tom Peters y Charles Handy estan de acuerdo en que las organizaciones de conocimiento se veran forzadas a descentralizar radicalmente. De hecho, la descentralizacién serd tan radical que la palabra descentralizar ya no servira. Handy sugiere mejor utilizar la palabra federalizar. Las organizaciones federales, por lo tanto, son organizaciones emprendedoras invertida; la iniciativa, la direccién y la energia proceden principalmente de las partes, mientras que el centro tiene una fuerza _influenciadora relativamente baja en cuanto perfil. 4/34A medida que avanzamos hacia una sociedad de conocimiento, las organizaciones cada vez tenderan mas a adoptar una estructura federal Federalismo es distinto a descentralizacion. Los principios y supuestos basicos de federalismo. La organizacién tiene un centro pequefto. La organizacién cree en la subsidiaridad 4.._LA ORGANIZAGION “EN FORMA DE TREBOL” DE CHARLES HANDY Handy utiliza las tres hojas del trébol para simbolizar los tres grupos muy . distintos de personas de la nueva organizacién La primera hoja: el nticleo de profesionales La primera hoja, dice Handy, representa el nucleo central de trabajadores de la nueva organizacién. Son los profesionales, técnicos, especialistas y directivos que se consideran decisivos para el futuro de la organizacién porque son los que poseen todo el conocimiento que distingue a esta organizacién de las. demés. Estas personas perciben salarios muy elevados, ingresos adicionales muy elevados, _ingresos adicionales y otras compensaciones que puede ofrecerles la compafiia. A cambio, se supone que estas personas deben trabajar 70 horas a la semana y dedicarse a la compaiiia. Su identidad y su meta estan relacionadas con el trabajo que desempefia. La segunda hoja: contratista externo Son consultores, contratistas y otros especialista que se contratan del exterior para trabajar en proyectos especificos 0 para desempefiar un trabajo que no es esencial para la organizacién -no forma parte del trabajo especializado que desempefia el niicleo central ni el trabajo rutinario que los profesionales del nicleo central no quiero hacer, los empleados de empresas de servicios externos y los profesionales independientes 0 técnicos entran dentro de esta categoria. Pueden ser ex empleados de tiempo o completo de la compafiia que ahora contrata sus servicios. Les pagan en funcién de sus resultados, no de su tiempo, y la organizacién sélo supervisa sus actividades diarias el minimo.La tercera hoja: empleados temporales y de tiempo parcial La tercera hoja de Handy representa la fuerza laboral flexible, los empleados temporales y de tiempo parcial. 410 IDEAS SOBRE LA EMPRESA VIRTUAL La empresa del futuro pasa por aceptar que una empresa tiene que concentrarse solo en una cuantas actividades nucleares y que tiene que buscar redes, subcontratas 0 socios que realicen las demas actividades para completar la cadena productiva que realicen las demas actividades para completarla cadena productivao de servicios, 2.-El planeamiento de futuro de las empresas debe centrarse en descubrir que es lo que saben hacer mejor que nadie o lo que los define como su razén de existir, a lo que se denomina Core Business, es decir su negocio fundamental y dedicarse a realizar solo esas actividades que deben ser realizadas, sin ninguna excusa, pot Personas con relacién de pertenencia e involucradas en el proyecto empresarial, las cuales deberan contar con las competencias fundamentales. 3.-El segundo punto , la busqueda de socios, sera la actividad a desarrollar pero solo después de haber sido completado el primer Punto con éxito ya que de lo contrario, el socio estara con toda seguridad mal seleccionada y la red nunca pondra funcionar. 4.-Una empresa virtual es una red temporal de empresas que se unen para explotar una oportunidad especifica de mercado apoyada en las capacidades tecnolégicas de las empresas que forman la red: El aspecto importante es el concepto de red, es decir, que el nuevo concepto de empresa esta basado en la unién de varias, cada una de las cuales debe aportar un valor afiadido al conjunto, es decir, que cada una debe ser una especialista de primer nivel en la funcién o actividad en la que va a colaborar, resultando asi su aportacion especificamente valiosa para el conjunto. 2 Otro aspecto que podremos resaltar es la componente de temporalidad lo que nos da idea de la reflexibilidad absoluta de este tipo de modelo estructural con la adaptabilidad intrinseca del modelo al conformarse la estructura para explorar una oportunidad especifica de mercado, después de lo cual la estructura se disuelve para dar paso a otras que puedan abordar otras oportunidades que se presenten y que 6/34 s e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e ee e e e e e e e e e e e e e e ® e e e e e e e e e e e e e e ® e e e e e e e e e e e e e e e e e e las capacidades tecnolégicas de nuevas empresas puedan dar. Estas capacidades tecnolégicas se le denominan competencias fundamentales basicas o nucleares, es decir aquellas para las que inicialmente se constituyo la empresa y que supuestamente sabe hacer mejor que ninguna otra. 6. También se considera ala Empresa Virtual como “una forma de ganar escala en ganar peso" Este nuevo concepto empresarial nos da la posibilidad de alcanzar ciertos mercado, ciertos proyectos y aprovechar ciertas oportunidades de negocio imposibles de conseguir por nosotros mismos, sin la colaboracién de los socios que acompafian en la aventura, pero bajo una premisa fundamental que es la del mantenimiento de los costes, gracias a la comparticion de los mismos por todos los componentes de la estructura virtual. A eso nos referimos al decir 7.-Esta formula analizada desde el punto de vista de costes desde cada una de las empresas de forma individual nos lleva a la realidad de que cada empresa aligera en su estructura de costes fija para traspasarla como estructura de costes variables al conjunto de la empresa virtual conformada porla red Este concepto que hemos estado discutiendo podemos representarlo graficamente en la figura siguiente, donde podemos observar que las anteriormente denominadas funciones verticales de la empresa, han sido reemplazadas por socios que realizan la funcién correspondiente. Corvoracién Alianza estratégica 2 Alianza estratégica 1 Sub- contrata Core. Alianza 1 Business estratégica 3 Alianza estratégica 4 Los socios actuaran bajo formulas de alianzas o subcontratas en el sentido mas amplio y genérico. 71348~ Es importante sefialar en este punto es que cada socio de esta red debe realizar a priori, mejor el trabajo de los que anteriormente lo realizaban las funciones o departamentos, ya que se supone que la empresa que se asocia a la red,es la que mejor sabe desarrollar la funcién, para la cual se ha incorporado, concepto este que seria impensable de aplicar a todos y cada uno de los departamentos tradicionales que encontramos en una estructura convencional ya que es imposible pensar que se puede ser el mejor en todas y cada una de las funciones y tener a los mejores profesionales en planilla en todas las especialidades. 9-Es por ello que cada uno de los componentes de esta red de empresas que componen la empresa 0 corporacién virtual tiene que haber pasado previamente por un proceso de redescubrimiento de su Core Busness , después de lo cual se habran convertido en una de las mejores empresas 0 especialistas en su actividad especifica lo que les facultara para convertirse en un socio perfecto o componente de este concepto estructural 10.- En resumen: Una empresa debe concentrarse solo en unas cuantas actividades basicas, centrales o fundamentales en donde es y debe ser la mejor actividades que se denominan “Core Business” *Una empresa debe basar su actividad en la biisqueda de otras empresas complementarias en sus actividades fundamentales, actividades necesarias para completar el proceso productivo. *EI resultado de los puntos anteriores sera la consecucién de una estructura de costes optima ya que se produciré un importante traspaso de costes fijos a costes variables, lo que permitiré conseguir una de las ventajas competitivas ampliamente aceptada, la relativa al coste deteniendo la segunda ventaja competitiva en la diferenciacién y la excelencia gracias a la mejora en cada una de las funciones y tareas que se realizan por los diferentes socios del nuevo modelo estructural. 8/34eae Cote tel TS eed CONCEPTO DE SIMPLIFICACION DE PROCEDIMIENTO Es la aplicacién de un conjunto de técnicas orjentadas a mejorar y desarrollar el valor agregado en las actividades o acciones que conforman un procedimiento de trabajo. CRITERIOS NORMATIVOS La organizacién podemos dividirla en dos estructuras, la estructura organizacional y la estructura Procedimental Estructura Organizacional.- De “naturaleza estatica", comprende el establecimiento y la distribucién de funciones, asi como de todas las normas que daran nacimiento a la organizacién. Aqui podemos sefialar los estatutos de la organizacin, ef Reglamento de Organizacién y Funciones, los manuales de politicas y otros. Estructura Procedimental.- De “naturaleza dinamica”, comprende el disefio de procesos y flujos que recorren la organizacién para la produccién de bienes o servicios, dando origen a la “gestién del gerente ", a través de la toma de decisiones. En todo lugar donde se realizan acciones secuenciales que generan “valor agregado”, y a través del cual se logra un objetivo, se esta desarrollando un proceso. Aqui podemos sefialar los Manuales de Procedimientos, las directivas y otras normas internas que indican como se hacen las cosas. En las organizaciones, no hay persona que no tenga que ver con algén procedimiento, todos participan en una u otra forma, Ambas estructuras son necesarias para la gestion empresarial, la estructura organizacional como base y la procedimental como guia’. Procedimiento: Es el conjunto de acciones 0 actividades unidas entre si, para el logro de un resultado. Cada accién o actividad debe justificarse en la medida que aporta “valor agregado" en el servicio o producto final que debemos entregar a los clientes o usuarios. La accién 0 actividad es la unidad minima de un procedimiento. El disefio de un procedimiento formaliza ciertos recorridos en la organizacion y puede graficarse en un papel o simplemente estar en la mente del trabajador. 9134Los procedimientos deben estar sujetos a una permanente y sistematica identificacién, andlisis, armonizacion, disefio, mejoramiento (simplificacion o reingenieria) 0 suspensién para lograr mayor eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los objetivos de una entidad. ' El estudio de la secuencia_y el modo en que se efectiian las operaciones o tareas de una entidad se realizan con el fin de_minimizar esfuerzo para su ejecucién a fin de brindar la prestacién oportuna de servicios a la colectividad. PASOS DEL ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS ElInventario_de procedimientos.- _Consiste en Identificar, definir y precisar cuales de las acciones que desarolla una entidad, constituyen “Procedimientos” y efectuar una relacién de ellos. La priorizacién.- Es determinar cudles son los procedimientos que a la luz de ciertos criterios, son los mas importantes y que deben mejorarse antes que otros. Por diversas razones es dificil efectuar la mejora de todos los procedimientos inventariados en el corto plazo. Por tal razon, es necesario priorizar. Descripcién.- _Es el detalle de las fases 0 secuencias, el recorrido, los requisitos y los elementos que intervienen en el procedimiento ya clasificado y priorizado, tal como se vienen realizando actualmente. Es la descripcién del “como es hoy" el procedimiento. Andlisis.- El andlisis es el examen critico que permite descubrir las causas que impiden la realizacién éptima del procedimiento. A través del anélisis se determinaran las acciones estrictamente necesarias para el cumplimiento de los objetivos pre fijados. Propuesta- Concluida la fase del anélisis de datos, se formulara una serie de alternativas de soluci6n al problema, materia de estudio. Es en este momento que se debe poner en practica toda la creatividad, experiencia y conocimiento para formular alternativas de solucién mas viables. Aprobacién y Formulacién.-_ El nuevo procedimiento “debe de ser aprobado” para que adquiera la “formalidad” que se requiere para que se pueda ejecutar, asignar los recursos necesarios y exigir su cumplimiento. Seaquimiento y Control Una vez implantado el nuevo procedimiento, deben mantenerse acciones de seguimiento, inicialmente estas acciones deben de ser permanentes, luego pueden ser periddicas. APLICACION Para efectos de llevar a cabo un proceso de simplificacién de procedimientos se debe seguir los siguientes pasos: 10/34a) Efectue el Inventario o Mapa de Procedimientos.- Para identificar procedimientos debemos considerar las _ caracteristicas siguientes, comunes en todo tipo de procedimientos: = Un procedimiento compromete la realizacién de mas de una operacién hacia un objetivo; = Las operaciones constituyen una secuencia, es decir, el resultado de una acci6n, compromete y/o da origen aa siguiente; = Algunas operaciones se realizan dentro de la organizacién, otras fuera de ella; = Las operaciones son rutinarias y repetitivas. + Todas las acciones de un procedimiento son identificables, desde la que le inicia, hasta la que concluye. * Todo procedimiento insume “un costo” de recursos hombre, tiempo, espacio, materiales y dinero, + Los “métodos de trabajo", complementan a los procedimientos. Ej. Dentro de un procedimiento de "Seleccién de Personal’, utilizo distintos métodos para evaluar. * Los procedimientos, en muchas ocasiones, pasan por diversos departamentos. * Los procedimientos se dan en todos los niveles de la empresa, desde la ejecucién hasta la decisién + En un procedimiento, generalmente participan varias personas y en algunos casos, varias autoridades. Se deberd confeccionar la relacién de procedimientos identificados a nivel de cada unidad organica de una Institucién, que debe completarse con datos basicos que permita tener una idea general del procedimiento, y el resultado que se obtiene al final. UNIDAD ORGANICA: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESULTADO ESPERADO b) Priorizacién de procedimientos.- Efectuaremos la priorizacién de procedimientos determinando que procedimientos se mejoran disefiaran o simplificaran primero. Para el efecto, tendremos en cuenta los criterios siguientes: 11/34Utilizar cifras y situaciones medibles concretas como: & Numero de personal y unidades orgénicas que interviene en el procedimiento; Volumen de documentos; Demanda o frecuencia Deficiencias en el servicio: Errores permanentes; Demoras; Costos elevados del procedimiento. Complejidad o dificultad técnica para ejecucién. Quejas y sugerencias de los usuarios. Alto indice de errores de trabajo, etc. También deberemos considerar “criterios subjetivos", vinculados a situaciones coyunturales, decisiones politicas, impacto social, estrategias 0 decisiones basadas en juicios de valor. 9999999994 A\los criterios sefialados anteriormente le asignaremos un peso o ponderacion con la cual valorarémos la prioridad del procedimiento a efecto de ordenarios. seguin importancia, interés o necesidad de los mismos, dando lugar a_ un listado del orden y oportunidad en que deben ser mejorados cada procedimiento. ¢) Descripcién del procedimiento priorizado.- Definido el procedimiento a mejorar, iniciaremos la recopilacién de datos, consistente en recabar y registrar informacion respecto a la forma como se ejecuta realmente cada procedimiento objeto del estudio y comprobar el contenido de dicha informacion con los responsables directos de su ejecucién, de tal manera que se permita conocer objetivamente lo que realmente sucede. Conviene recopilar informacién respecto a los antecedentes y a la situacién actual. Entre los antecedentes que deben reconocerse estan los aspectos juridicos y administrativos que se encuentran involucrados en el procedimiento, los estudios realizados, anteriormente, las soluciones que se recomendaron en un intento por resolver el problema y los resultados que se lograron; por ejemplo, en reduccién de etapas, disefio de nuevos formularios, elaboracién de manuales, utilizacién de espacio, normalizacién de mobiliario, etc. La informaci6n recopilada debe estar basada en “fuentes fidedignas”, que nos permitan tener datos valederos. La informaci6n a recopilar sobre la situacién actual sera: Finalidad de la organizaci6n; Objetivos de los departamentos; Funciones generales; Estructura organica; Operaciones que realizan los trabajadores en sus puestos; Tiempo que les demanda las operaciones; Formularios y otros documentos que se utilizan en el procedimiento; Base legal que sustenta el procedimiento (Si lo hubiere); ggggggad 12/34 e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e eLa_descripcién de! procedimiento se efectuara utilizando el Anexo 1, para su graficacién puede utilizar el Diagrama de Bloques - Anexos 2 y 3 0 el Diagrama ISO 9000 — Anexos 3 y 4. Tomando en cuenta la informacién obtenida, se describirdn las acciones que en forma secuencial, se realizan en las diferentes unidades orgdnicas que participan en el desarrollo del procedimiento, asi como su tiempo de duracién, Se describiran las etapas y datos de éstas. Si en el desarrollo del procedimiento se utilizan formularios, éstos deberén adjuntarse para su racionalizacién Una vez recopilada la informacién, se procederd a “describir detalladamente el procedimiento”, desde el inicio hasta su final. En esta etapa se podra elaborar los diagramas que sean necesarios. 4) Andlisis.- Efectuaremos el andlisis adoptando una_actitud interrogativa, formulando de manera sistematica una serie de preguntas que resuman los aspectos principales del procedimiento Para efecto del andlisis debemos considera los aspectos siguientes: Los fines y objetivos de la organizacién. Las funciones de los departamentos. La estructura organica y su desagregacion. El numero y tipo de personal. Demanda y volumen. Duracién de las etapas. Cargo, especialidad, preparacién y experiencia de los trabajadores que intervienen en los procedimientos. Silos “requisitos” exigidos son los necesarios. Si los formularios utilizados recogen Ia informacion necesaria. Disposiciones legales y las normas internas que norman el procedimiento. Si las acciones del procedimiento siguen una secuencia légica. Silos departamentos y el mobiliario estan ubicados adecuadamente Los “gastos” que ocasiona el procedimiento, el usuario y la organizacion. qgggagd 99aggdg Para efectuar el andlisis utilizaremos como ayuda el cuadro que figura en el ‘Anexo 5. También debemos utilizar los instrumentos aplicados para registrar datos relacionados con procedimientos administrativos, tales como los denominados flujogramas o diagramas de flujo, que constituyen la representacién grafica de los procesos de trabajo que debemos haber efectuado en la etapa anterior de descripcién. e) Propuesta de procedimiento simplificado.- Para. desarrollar las propuestas 0 recomendaciones debemos tener presente las siguientes sugerencias: 13/34a. Explorar las propuestas de mejora de procedimientos con un enfoque integral. b. Capitalizar experiencias anteriores c. Dar preferencia a las recomendaciones practicas y viables entendiéndose por tales aquellas que se ajustan a {a realidad (recursos materiales, econémicos y aceptacin por parte de la superioridad). d. _ Revisar todos las normas legales y administrativas, haciendo énfasis de aquellos que presentan dificultades para su propuesta de modificacién. e. Evitar las soluciones que requieran de complejos procesos de implementacion. Las propuestas pueden orientar a los siguientes aspectos: a. Suprimir el procedimiento b. Combinar un procedimiento con otro. c, Reordenar las etapas y/o acciones del procedimiento, tomando en consideracién los factores: lugar, personas y secuencia de ejecucién de las operaciones. d. Simplificar el’ procedimiento, eliminando pasos, tareas y movimientos inatiles. e. _ Disefiar nuevos formularios o modificar los que se vienen empleando. f. _ Establecer un nuevo procedimiento Aumentar nuevos pasos quesean necesarios, siempre y cuando se justifique, por cambios en la estructura organica o en la normatividad, entre otros. Ratificar el procedimiento actual Una vez simplificado el procedimiento, procederemos al “disefio del nuevo procedimiento’. El nuevo procedimiento se disefiara de acuerdo a un modelo preestablecido” y uniforme para todos los procedimientos. El disefio del nuevo procedimiento determinara: = La secuencia de acciones @ El tiempo de cada accién = Los lugares por donde pasaran & Los recursos que utilizaran = Los encargados de realizario © El producto que lograremos f) Aprobacién y Formalizacién.- La aprobacién del procedimiento debe efectuarse por la autoridad de la organizacion que tenga la capacidad correspondiente. es recomendable probar el nuevo procedimiento a modo de experiencia piloto, antes de la aprobacién y formalizacién en un manual de procedimientos. El manual de procedimientos deber4 consignar de manera formal los procedimientos el area o de la institucién. El manual de procedimientos, lamado también de “practicas estindar’ es un documento que contiene detalladamente todos los procedimientos a seguir de un departamento o empresa en el anexo 08 se presenta un esquema del manual de procedimientos. 14/349) Seguimiento y Control.- Deberemos efectuar el monitoreo de los procedimientos implantados para comprobar la aplicacién, evitar desviaciones y proponer mejoras futuras. ANEXO 4 FORMULARIO DE _DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO PRIORIZADO Situacion Situacion Actual Propuesta ORGANISMO: S| ORGANO: DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ETAPAS DURACION REQUISITOS: BASE LEGAL: 15/34ANEXO 2 DIAGRAMA DE BLOQUES EI Diagrama de Bloques es una forma de representacién gréfica de un procedimiento que permite la visualizacién y/o analisis, principalmente de los elementos siguientes: = Documentos = Acciones © Recorridos, y + Puestos de Trabajo. En la medida que sea necesario y segin la naturaleza del problema que se aborde, el diagrama permite incluir elementos como: Tiempo y Distancia, Mediante simbolos adecuados se representan: 1. Documento, que inician 0 se van generando en el desarrollo del procedimiento. 2. Las acciones y/o etapas que integran el procedimiento. 3. Elsentido de desplazamiento, flujo o recorrido. 4. Las unidades administrativas y/o puestos de trabajo donde se realiza cada acci6n, In Opcionalmente se hard referencia de tiempos y distancias. 16/34ANEXO 2 DIAGRAMA DE BLOQUES ‘ EI Diagrama de Bloques es una forma de representacién gréfica de un procedimiento que permite la visualizacion y/o andlisis, principalmente de los elementos siguientes: = Documentos © Acciones = Recorridos, y = Puestos de Trabajo. En la medida que sea necesario y segun la naturaleza del problema que se aborde, el diagrama permite incluir elementos como: Tiempo y Distancia, Mediante simbolos adecuados se representan: 1. Documento, que inician 0 se van generando en el desarrollo del procedimiento 2. Las acciones y/o etapas que integran el procedimiento. 3. Elsentido de desplazamiento, flujo o recorrido. 4. Las unidades administrativas y/o puestos de trabajo donde se realiza cada acci6n, In Opcionalmente se har referencia de tiempos y distancias. 16/34SiMBOLOS DE REPRESENTACION De Acciones Para representar una accién 86 _graficard un rectangulo, dentro del cual se la describird en forma breve. De formularios 6 Documentos Cuando se trate de representa formulerios, corespondencia 0 cualquier otro tipo de. documentacién, s6 graficara un rectingulo con su base cortada por una curva. semisinosucidal, anotando en su interior el tipo de documento que 80 trate 0 su cédigo, Del Archivo Para_representar el almacenamiento archivamiento de un documento sé graficara un tridngulo. De Decision Para representar una accién de decision sé graficard tun rombo, dentro del cual se distribuird la accion a decidirse 'y en los Angulos se colocara las alternativas De Trasiado 0 Transper Para representar ol desplazamiento del o los documentos, sé graficaré una flecha, la cual indicara ft sentido det cicuito De Destruccion de Documentos Para representar la destruccién de un documento ‘86 graficard un triéngulo con una "D" en su interior. 17/34ANEXO 3 DIAGRAMA DE BLOQUES PROCEDIMIENTO DE COMPRA EN UNA FARMACIA CLIENTE, VENDEDORA CATA, ENTREGA DE. PAQUETES 18/34ANEXO 4 DIAGRAMA 1SO 9000 ‘SIMBOLO REPRESENTA Operaciones: Fases del proceso, método 0 procedimiento, Inspeccién y Medicién: Representa el hecho de verificar ta naturaleza, calidad y cantidad de los insumos y productos. Operacién e Inspeccién: Indica la verificacion 0 supervision durante las fases del proceso, método © procedimiento de sus componentes, Transportacién: Indica el movimiento de personas, material o equipo. © © = [ Demora: Indica retraso en el desarrollo del proceso, método o procedimiento. Decisién: Representa el hecho de efectuar una seleccién o decidir una alternativa especifica de accién. Entrada de bienes: Productos o material que ingresan al proceso. NZ LN. Almacenamiento: Depésito y/o resguardo de informacion o productos. 19/3420/34 EJEMPLO ISO 9000 ANEXO 5ANEXO 6 CUADRO PARA EL ANALISIS DE UN PROCEDIMIENTO Qué se hace? éLa actividad que se desarrolla es necesaria? Qué mas podria hacerse? ePara que se hace? Cul es el propésito u objetivo del procedimiento? eDénde se hace? eCuél es el lugar o las dependencias por donde fluye el procedimiento? Por qué en ese sitio? En qué otra parte podria hacerse? “Cuando se hace? El tiempo, el orden y la secuencia de pasos 0 etapas {Por qué en ese momento? {En que otro momento podria hacerse? eQuién? La persona o personas que intervienen en el proceso y el cargo que ocupen Por qué ese funcionario? ,Quién mas podria hacerlo? ecémo? Los medios que se utilizan para realizar su trabajo y la forma como lo utilizan ,Puede reducirse los recursos? ,Es suficiente la cantidad y la calidad del personal? eCuanto? La cantidad de recursos que requieren para realizar su trabajo {Cuanto cuesta esto? Hay usos alternativos de los recursos? 21/34ANEXO 7 DIAGRAMA DE FLUJO DE TRABAJO. Organismo: Ayuntamiento X Puestos de Trabajo Proceso: Nowhbramiento de interinoen plaza de |uete |seeret. |aux |uefe — |imer- of plantilla del |Gral. | Secret. | Person. |ven- | cial Serv. tor —_finterv. No Operaciones - ~ SPOCT OC OCHO COCO 22/34 1 | Centocciin ropussta de nombramianio . ls 2 [Examen do ppPbesta [3 [ Decrete spon al rao a i e [Firma dong 3 | Confrontacon con a ry —te 3 | Extensor y arma ; ° e [7 Benen gp e Le 3 [Vertcaciin aS Priced aS ole 3 [Etensich informs js 10 [Firma cape 7 ait 4 [Examen del ae! (eo i o @ 13 [Firma desreto y copia ° ta] . [Te [75 [Unis decretoy Spa al epaconto 2 T6_| Taser aro resoacones $ ° [7 Prima aoa e ¥8__|Notiicaciones, cops iain . —Tte 79 [Firma de loswettffentcs anteriores . e 20_[ Archivo provisional a ie ° [Firma reo Sr . i. B ae a . ° 24 Remain fic copia nombraTants ri e 25 [Diigenciafon el expedientey ma ° e [25 [Archiv df expedient < e = e e e e e e e e e e eANEXO 8 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos tendrd el contenido siguiente: A____CARATULA La caratula debe identificar claramente el contenido del manual. Esta tendra: a Nombre de la Organizacion a Denominacién de! manual a Lugar y fecha de aprobacion B.___CONTENIDO 2 Dispositivo administrativo que aprueba el Manual de Procedimientos. Contenido 0 indice donde se sefialara la relacién ordenada de temas que contiene el manual, sefialando su ubicacién por el numero de pagina. INTRODUCCION Aqui se sefiala las caracteristicas generales de los procedimientos que se describen en el manual, haciendo referencia al Ambito que atiende y su relacin con otros documentos normativos. |___FINALIDAD Se describe la misién de! manual. o OBJETIVOS Se precisara los beneficios que se pretenden alcanzar con el uso del manual. ALCANCE Se describe el ambito de aplicacién del manual. IV. __ BASE NORMATIVA Se describen las normas legales y administrativas que regulan los procedimientos en la organizacién. Se redacta en orden cronolégico o Por asunto, segin convenga. RESPONSABLES Se sefialara a los funcionarios responsables del cumplimiento del manual 23/34Vi. POLITICAS INSTITUCIONALES Aqui se sefialara las definiciones que se requieran para entender el manual, asi como las disposiciones complementarias Vil._PROCEDIMIENTOS Aqui se describira la relacién detallada de todos los procedimientos que contiene el manual. ANEXO 9 CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO Un procedimiento contiene Ia informacién siguiente: ae Nombre _del_ Procedimiento ORGANO RESPONSABLE: Cédigo: Pagina .... de .... |, OBJETIVOS Se describe la misidn o raz6n de ser del procedimiento. El producto que se desea lograr con el procedimiento (certificacién, informe, Resolucién, aprobacién). Ml. ALCANCE Se describe los “departamentos, y cargos a donde alcanza’ el procedimiento. Es decir quienes estan obligados y tienen responsabilidad por su cumplimiento i. BASE NORMATIVA Se describen las normas legales o/y administrativas que regulan el procedimiento. IV. __DISPOSICIONES GENERALES 0 POLITICAS 4. Definiciones Del procedimiento que permitan entenderlo. 2 Politicas Son las “orientaciones de tipo técnico o politico’, del sistema o de la Gerencia General de la organizacién, que le dan énfasis al procedimiento, 24/343. Normas Se describen las normas que sean necesarias, para “precisar y aclarar’ la informacién contenida en el procedimiento. V.__REQUISITOS ‘Se describe la “relacién de documento, exigencias 0 acciones necesarias”, para dar inicio al procedimiento. VI. __DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Se describen cada una de las acciones del procedimiento desde el inicio hasta el fin. Se indica el érgano, los cargos y la descripcién de las acciones secuencial y detalladamente, asi como el tiempo que insumen (Es importante para precisar “él tiempo total del procedimiento”). Vil. _DURACION APROXIMADA DEL PROCEDIMIENTO Se indicara el tiempo en horas o dias, que dura el procedimiento. ANEXOS: * Formularios que se utilizan en el procedimiento Se adjuntaran los formulario, modelos y otros documentos que se utilizan en el procedimiento, Estos deberén considerar sus “instrucciones”, para saber como llenarlos. * Flujograma Diagrama que grafique “la secuencia del texto redactado en el procedimiento”. Debe orientar didacticamente el flujo del procedimiento. 25/34UR TSN TAL Dr. JOSE RODRIGUEZ ARROYO 1: __2QUE SE ENTIENDE POR REINGENIERIA ? Es la revisién fundamental y el disefio radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas criticas y contempordneas de rendimiento tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Esta definicién contiene cuatro palabras clave: fundamental, radical, espectacular y procesos. FUNDAMENTAL Al emprender la reingenieria de su organizacién, la persona debe hacerse las Preguntas mas basicas sobre su compafiia y sobre cémo funciona. zPor qué hacemos lo que estamos haciendo? y {Por qué lo hacemos en esa forma? hacerse éstas preguntas obliga a examinar las reglas tacitas y los Supuestos en que descansa el manejo de los negocios. A menudo ésas regias resultan anticuadas, equivocadas o inapropiadas. RADICAL Redisefiar radicalmente significa llegar hasta la raiz de las cosas; no efectuar cambios superficiales ni tratar de arreglar lo que ya esta instalado sino abandonar lo viejo. Significa descartar todas las estructuras y los Procedimientos existentes. Redisefiar es reinventar el negocio, no mejorarlo ni modificarlo. ESPECTACULAR La reingenieria no es cuestién de hacer mejoras marginales o incrementales sino de dar saldos gigantescos en rendimiento. Se debe apelar a la reingenieria tnicamente cuando exista la necesidad de cambiar todo. La mejora marginal requiere afinacién cuidadosa, la mejora espectacular exige dejar lo viejo y cambiar por algo nuevo. PROCESOS Es la mas importante de las cuatro palabras claves, y es la que da mas trabajo alos gerentes corporativos. EERE RS RS cere Un proceso de negocios es un conjunto de actividades que recibe uno o mas insumos y crea un producto de valor para el cliente. 26/34Las tareas individuales son el valor que el proceso crea. Estas son importantes Pero ninguna de ellas tiene importancia para el cliente si el proceso global no funciona, es decir, no entrega los bienes 0 servicios. Busca lograr mejoras en el rendimiento, redisefiando los procesos mediante fos cuales una organizacion opera, maximizando el contenido de valor agregado. Este método se puede aplicar a_nivel de procesos individuales o en toda la organizacién. La reingenieria_intenta prop SEEPS 3 los problemas basicos de la organizacién, es decir adaptarse a las exigencias de los clientes y proveedores. La reingenieria busca explotar el gran paso conseguido con la tecnologia de la informacion, las comunicaciones y la automatizacién para conseguir una tuptura en el funcionamiento organizacional. NO ES REINGENIERIA Reingenieria no es lo mismo que automatizacién. La automatizacién ofrece la manera mas eficiente de hacer lo que no se debe hacer. La reingenierla de software significa reconstruir sistemas obsoletos de informacion mas moderna, La reingenieria no es reestructurar ni reducir. Las compafiias se empefian en acabar con las burocracias, cuando este no es problema. La manera de eliminar la burocracia y aplanar la organizacion es redisefiar los procesos de manera que no estén fragmentados. £QUE ES EXACTAMENTE UN PROCESO? Un proceso tiene una entrada y una salida, y esta constituido por una secuencia de tareas individuales, a través de las cuales pasa este insumo, Para convertirse en un producto. El proceso mismo puede ser cualquier cosa que transforme, transfiera o simplemente vigile el insumo y lo entregue como producto. Las organizaciones que adoptan un enfoque hacia los procesos encuentran que, por ejemplo, muchos de los pasos de sus ciclos de pedidos no tienen nada que ver con entregar los resultados requeridos. Eliminando estos pasos innecesarios se podra servir al cliente mas rpidamente, a un costo considerablemente mas bajo, pero al hacerlo por lo general se interfiere con la funcionalidad en los departamentos. La idea de reforzar los procesos en una organizacién no es nueva. Quizé uno de los modelos administrativos mas conocidos es el esquema de “Cadena de 27/34Valor” , ideado por Michael Porter, donde se refiere a los procesos como cadenas. Porter definié dos tipos de actividad que las empresas llevan a cabo: actividades primarias §y actividades de apoyo. Las actividades primarias son aquellas a través de las cuales la empresa “agrega valor” a sus insumos para sus clientes. Las actividades de apoyo son aquellas requeridas para apoyar actividades primarias tanto ahora como en el futuro. Infraestructura de la empresa Administracién de Recursos Humanos, | Desartollo de Tecnologid ‘Suministros | Log, Opera. Distri- Merca- Servie Sami clones bucién dorec- ios nistros nia y Vins Dentro de cada actividad y entre estas, lo principal es agregar valor para el cliente, asegurando que el incremento en precios que se va a obtener a través de cada accién sea mayor que el costo de lievarla a cabo. Los procesos se pueden considerar en conformidad con las dimensiones de escala y de alcance. El alcance de un proceso se refiere al grado donde cruza unidades organizacionales, es decir, departamentos o funciones. Un proceso de poco alcance por lo general ocurre dentro de un solo departamento o funcién. Un proceso de gran alcance probablemente cruzara varias funciones © departamentos. La escala del proceso dependera de lo que se esté llevando a cabo, que podria ser un conjunto muy sencillo de tareas, o un conjunto sumamente complejo de actividades interrelacionadas. La identificacién y comprensién de los procesos no es tan sencilla como podria parecer en primera instancia. Su identificaci6n es complicada, ya que cruzan fronteras departamentales, de servicios, oficinas y otras Area inclusive niveles jerarquicos. Por lo menos en una Hospital es posible seguir el flujo de insumos desde su entrada hasta el punto de salida del producto final. Cuando se combinan muchos recursos en un solo proceso puede resultar complicado, sin embargo, los flujos fisicos son visibles y pueden comprenderse con relativa facilidad. En entoros de servicio y oficinas es mucho mas dificil comprender un proceso como el papeleo y otras formas de comunicacién, 28/34