Papiro

Por: Vctor Tateishi Saito

Papiro S.A. nace en 1993 para dedicarse a la industria grfica, y luego de 5

aos de slida permanencia en el mercado nacional, y gracias a su potencial
productivo y calidad de sus productos, logra una importante asociacin
estratgica con una corporacin internacional afrontando el compromiso de
abastecimiento de todo el material publicitario a mercados latinoamericanos.

Fue entonces cuando Papiro empieza a afrontar un gran reto: El Mercado

Externo, cumpliendo la misin importante de brindar a sus clientes, capacidad y
flexibilidad de produccin de manera confiable y segura.

Todo lo producido cuenta con los ms altos estndares de calidad y utiliza

materias primas de excelente calidad, maquinaria de ltima generacin y
personal con vasta experiencia.

El crecimiento de sus clientes ha dinamizado el sostenido auge de la empresa,

impulsndola a ampliar el rea de sus actividades, de su personal y renovar los
equipos de su parque industrial de modo permanente.

CARACTERISTICAS

Papiro S.A. es una de las principales empresas de la industria grfica,

destacndose por su calidad de impresin en catlogos, libros, revistas y
empaques. Actualmente ocupa el segundo lugar dentro de las empresas
exportadoras ms importantes del rubro de papel, antecedido por su principal
competidor Montrealcorp World Per S.A.

Montrealcorp World
Per S.A.
20%
27% Metrocolor S.A.

Empresa Papelera
4% Metropolitana S.A.
7% Papeles del Sur S.A.

Etiquetas y Envases
S.A.
17% 25% Otras

Papiro imprime a un ritmo de noventa mil pliegos por hora, contando con 3
mquinas rotativas Harris Heat Set adquiridas entre 1996 y 1998, y la
Heidelberg M-600 que podra considerarse una de las ms modernas y
completas mquinas rotativas del pas adquirida a fines del ao pasado; stas
mquinas soportan el 70% de la produccin. Adems, cuentan con otras
impresoras, entre ellas las planas Speedmaster Heidelberg de cinco, cuatro y
dos colores, controlada por sensores y sistemas digitales que atienden el 30%
de la produccin restante.

La produccin, en un 80%, es dirigida hacia el mercado exterior y el otro 20% al

mercado nacional. Los principales mercados de exportacin son Colombia y
Venezuela, as como tambin Bolivia, Puerto Rico, Guatemala, El Salvador,
Repblica Dominicana y prximamente se piensa incursionar en los mercados
de Norteamrica (Mxico y EEUU). Los principales productos de exportacin
son Catlogos Publicitarios, representando, actualmente, el 71% de la
facturacin.

El Volumen de Venta Mensual Promedio por pases (1.1 MM de Dlares

Americanos) se muestra en el cuadro siguiente:

2.16% 1.95% 1.83%

2.33%
3.29%

18.88%
49.12%

20.44%

Colombia Per

Venezuela Puerto Rico

Bolivia Guatemala

El Salvador Repblica Dominicana

Durante los ltimos 3 aos el crecimiento de Papiro ha sido muy significativo

logrando incrementar sus ventas en ms del 100% de un ao a otro, lo cual,
obviamente, ha ocasionado que la compra de insumos para produccin
tambin se vea incrementada.
Las ventas de exportacin son planificadas por cada pas de la corporacin
correspondiente a un ao calendario, divididas en 18 Campaas; es decir, cada
exportacin de Campaa es efectuada, a cada pas, cada 21 das calendarios.
Este plan anual de ventas exige la entrega del material publicitario en una
fecha determinada, puesto en los almacenes del cliente.

Todo este compromiso de entrega de material a los diferentes pases de la

corporacin ha conllevado a que Papiro exija al personal de logstica y a sus
principales proveedores, la puntualidad en la entrega y abastecimiento de sus
insumos, que dicho sea de paso, el Papel en Bobina, es adquirido en el
exterior, en diferentes mercados como Alemania, Finlandia, Suecia, Estados
Unidos y Corea. Por el volumen de compra la nica modalidad de entrega es
mediante embarques martimos, siendo de 30 das promedio los tiempos de
travesa de los vapores.

El proceso de seleccin y adquisicin de estos insumos ha sido logrado a

travs una larga y ardua labor en conjunto con sus clientes altamente
exigentes.

La poltica de adquisiciones determina que se debe abastecer de insumos

(papeles) a travs de 3 proveedores, los cuales han pasado por un proceso de
seleccin y aprobacin de sus productos alcanzando los estndares de calidad
exigidos. Esta fija en tres meses de stock de seguridad en los almacenes de la
empresa.

Sin embargo, a pesar del incremento en sus volmenes de compra, Papiro no

ha podido alcanzar an alianzas ni asociaciones estratgicas con sus
proveedores.

ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

Actualmente Papiro cuenta con 213 trabajadores: 119 obreros y 94 empleados.

La organizacin de la empresa puede ser visualizada mediante el siguiente
Organigrama:

Gerencia
General

Comit de
Adquisiciones

Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia

Administrativa Ventas Logstica Produccin

Contador Jefe Jefe Jefe

General Presupuestos Comercio Exterior Prensa Plana

Jefe Jefe Jefe Jefe

Finanzas Ventas Compras Prensa Bobina

Jefe Jefe Jefe

Personal Almacn Prensa Cajas

Jefe Jefe
Trfico Mantenimiento
Comit de Adquisicin
El proceso de adquisiciones de Papiro es efectuando a travs de este Comit,
dirigido por el Gerente General y la participacin del Gerente de Produccin, el
Gerente Logstica y el Jefe de Presupuestos; en ste se analizan todos los
requerimientos, compromisos y proyecciones de ventas y se determina la mejor
utilizacin de insumos por tipo de producto por un perodo de 3 meses.
Asimismo, se analizan los resultados de las pruebas efectuadas por Produccin
por nuevos insumos y se determina su posible uso en la produccin.
Al trmino de cada sesin, el Gerente de Logstica emite un Informe de lo
acordado a todas las reas intervinientes, y con el apoyo del Jefe de Compras,
efecta el proceso de compra, previa verificacin de los stocks actuales.

SITUACIN PARTICULAR

Papiro S.A. como parte de la corporacin internacional, afronta el difcil reto de

atender al mercado externo y desde inicios del 2001 provee en forma oportuna
los diferentes requerimientos de la Corporacin por material publicitario.

Inici sus operaciones de exportacin con el vecino pas de Bolivia,

posteriormente incursion en los mercados venezolano y centroamericano con
bastante xito.
Es en este marco que la Corporacin solicita a Papiro abastezca del material
de Campaa al mercado de Colombia, que representa un alto porcentaje de las
ventas de la Corporacin.
Las ventas de Papiro a Colombia se iniciaron a partir de la Campaa C01 del
presente ao (que se inici en noviembre del ao pasado).
A continuacin se muestra el Cronograma vigente de produccin y entregas
para este ao.

Actividad C01 C02 C03 C04 C05 C06 C07 C08 C09
Inicio de Produccin 29-Oct 18-Nov 10-Dic 27-Dic 19-Ene 05-Feb 25-Feb 18-Mar 01-Abr
1 Despacho (Areo) 02-Nov 23-Nov 14-Dic 02-Ene 22-Ene 10-Feb 02-Mar 23-Mar 06-Abr
Fecha de vuelo 03-Nov 24-Nov 15-Dic 03-Ene 23-Ene 11-Feb 03-Mar 24-Mar 07-Abr
ETA Colombia 03-Nov 24-Nov 15-Dic 03-Ene 23-Ene 11-Feb 03-Mar 24-Mar 07-Abr
En Almacn de "Cliente A1" 11-Nov 02-Dic 23-Dic 13-Ene 03-Feb 17-Feb 10-Mar 31-Mar 14-Abr
2 Despacho (Martimo) 07-Nov 26-Nov 19-Dic 06-Ene 28-Ene 14-Feb 06-Mar 27-Mar 10-Abr
Zarpe de vapor 08-Nov 27-Nov 20-Dic 07-Ene 29-Ene 15-Feb 07-Mar 28-Mar 11-Abr
ETA Colombia 13-Nov 02-Dic 25-Dic 12-Ene 03-Feb 20-Feb 12-Mar 02-Abr 16-Abr
Descarga 13-Nov 02-Dic 25-Dic 12-Ene 03-Feb 20-Feb 12-Mar 02-Abr 16-Abr
Inicio Desaduanaje 14-Nov 03-Dic 26-Dic 13-Ene 04-Feb 21-Feb 13-Mar 03-Abr 17-Abr
Fin Desaduanaje 20-Nov 09-Dic 01-Ene 19-Ene 10-Feb 27-Feb 19-Mar 09-Abr 23-Abr
En Almacn de "Cliente A1" 22-Nov 11-Dic 03-Ene 21-Ene 12-Feb 01-Mar 21-Mar 11-Abr 25-Abr

Actividad C10 C11 C12 C13 C14 C15 C16 C17 C18
Inicio de Produccin 21-Abr 13-May 03-Jun 24-Jun 15-Jul 04-Ago 26-Ago 16-Sep 07-Oct
1 Despacho (Areo) 26-Abr 18-May 08-Jun 29-Jun 20-Jul 09-Ago 31-Ago 21-Sep 12-Oct
Fecha de vuelo 27-Abr 19-May 08-Jun 30-Jun 21-Jul 10-Ago 01-Sep 22-Sep 13-Oct
ETA Colombia 27-Abr 19-May 09-Jun 30-Jun 21-Jul 10-Ago 01-Sep 22-Sep 13-Oct
En Almacn de "Cliente A1" 05-May 26-May 16-Jun 07-Jul 28-Jul 18-Ago 08-Sep 29-Sep 20-Oct
2 Despacho (Martimo) 01-May 22-May 12-Jun 03-Jul 24-Jul 13-Ago 04-Sep 25-Sep 16-Oct
Zarpe de vapor 02-May 23-May 13-Jun 04-Jul 25-Jul 14-Ago 05-Sep 26-Sep 17-Oct
ETA Colombia 07-May 28-May 18-Jun 09-Jul 30-Jul 19-Ago 10-Sep 01-Oct 22-Oct
Descarga 07-May 28-May 18-Jun 09-Jul 30-Jul 19-Ago 10-Sep 01-Oct 22-Oct
Inicio Desaduanaje 08-May 29-May 19-Jun 10-Jul 31-Jul 20-Ago 11-Sep 02-Oct 23-Oct
Fin Desaduanaje 14-May 04-Jun 26-Jun 16-Jul 06-Ago 26-Ago 17-Sep 08-Oct 29-Oct
En Almacn de "Cliente A1" 16-May 06-Jun 27-Jun 18-Jul 08-Ago 28-Ago 19-Sep 10-Oct 31-Oct

Con este compromiso asumido es que Papiro viene exportando material

publicitario a Colombia logrando xitos en sus ventas por la calidad y
puntualidad en sus entregas.

El 25 de mayo reciben, de parte de la Corporacin, las cantidades definitivas de

produccin de la Campaa C12 de Colombia, indicando lo siguiente:
Cantidad de Catlogos: 325,000 unidades
De los cuales 146,250 van ensobrados y 178,750 van sueltos.

Papiro prepara el inicio de su produccin de la Campaa C12, la Orden de

Produccin correspondiente a los Catlogos Publicitarios para Colombia
indicaba como consumo 85TM de Papel Couche brillo de 85grs. en bobinas de
80cms. de ancho. El Almacn, al revisar el stock actual para su suministro, se
encontr que el stock de este insumo no cubra el requerimiento;
inmediatamente el Gerente de Produccin (Pedro Prado) llam al Gerente de
Logstica (Oscar Lpez) exponindole el problema que enfrentaran al no
contar con el insumo para la produccin de Colombia que deba iniciar esa
misma noche....

Pedro Prado: Hctor, enviamos el respectivo vale de salida al almacn por

85TM de Papel Couche brillo de 85grs para los catlogos de
Colombia y me indican que el stock no cubre el
requerimiento...... que me puede entregar lo que tiene en stock
que son slo 65TM, que vamos a hacer? ........tu sabes que no
podemos mezclar dos tipos de papel en un mismo trabajo.........
esta noche inicio la produccin.

Oscar Lpez: Lo que pasa es que el lote de papel, que ingres la semana
pasada, est aparentemente malogrado porque los
contenedores llegaron mojados y la Gerencia General ha
determinado que no se puede usar......... djame ver el stock (un
minuto de silencio) .........efectivamente, slo tenemos 65TM y
necesitas 85TM........slo queda consultar que otro papel
podemos usar......

Pedro Prado: Y qu pas con tu stock de seguridad? ........se supone que

debemos tener papel en stock para tres meses? .........s el lote
lleg malogrado debemos usar el stock de seguridad.

Oscar Lpez: As es, justamente el lote que lleg era para stock, pero quien se
iba a imaginar que iba a llegar totalmente malogrado. Adems,
ste tipo de papel slo estaba destinado para usarlo en los
 catlogos de Colombia y en la campaa anterior se us para los
catlogos de Venezuela y Per, que usaban papel del proveedor
SAPPI y sin previo aviso lo cambiaron. Cuando hacen este tipo
de cambios deben de comunicarlo y as prever situaciones como
sta...... t sabes que cada pedido toma tres meses en llegar
porque papel en bobinas no se vende localmente.

Pedro Prado: Cundo te llega otro pedido? porque si demora como dices,
entonces este problema lo tendremos para las siguientes
campaas...ahora si tenemos problemas.

Oscar Lpez: Felizmente se expuso de la urgencia al proveedor y se logr

adelantar el embarque de un pedido con O/C 5731 que est en
trnsito, llegar aproximadamente en 15 das. El tema es cmo
cubrir el requerimiento para esta Campaa.

Pedro Prado: Bueno, entonces arregla este problema con Gerencia General y
que se determine qu se va a hacer o que se va a utilizar.......
como te dije, mi produccin est programada y esta noche
arranco con Colombia.

Oscar Lpez: Djame coordinarlo y te aviso por e-mail cualquier decisin que
se tome.

Oscar Lpez procedi a hablar personalmente con el Gerente General, Juan

Garca, para exponerle el problema:

Oscar Lpez: Seor Garca, buenos das, tenemos un grave problema.

Juan Garca: ..y ahora qu pasa?

Oscar Lpez: Esta noche se inicia la produccin de la Campaa C12 de

Colombia y no tenemos papel suficiente para cubrir el
requerimiento de los catlogos.

Juan Garca: Qu cosa, cmo que no hay para Colombia!!! ........t no sabes
que Colombia es nuestra principal cuenta!!! ........qu ha pasado
con el papel?

Oscar Lpez: Recuerda el siniestro de inicios del mes? justamente ese

lote era para cubrir esta campaa, contbamos con ese stock
que lleg siniestrado.

Y en ese momento Oscar Lpez ley parte del Informe de la Ca. de Seguros:

Condicin exterior de los bultos: Contenedores con precintos de origen segn

Bill of Lading
Inspeccin: Se descargaron 4 contenedores sin ningn tipo de dao de golpe.
Se descargaron 889 bobinas de los contenedores encontrndose un quie en
un lado (chancado) siendo este dao ocasionado de origen, bajando as el
contenedor.
Las 889 bobinas que se descargaron en total presentaron humedad y hongos
encima del plstico que las protega y en la base de stas, pudiendo observar
en esta zona la humedad dentro del plstico que cubre las bobinas
conjuntamente con la mercadera.
En algunos casos hay ms presencia de humedad que en otras.
Todas las bobinas llegaron forradas con plstico.
Luego de la descarga de los cuatro contenedores se procedi a la revisin
interna de estos a puerta cerrada para determinar si tenan algn orificio,
constatndose que no presentaban ningn orificio ni hueco que los conectara
con el exterior
No se efectu ningn anlisis interno para determinar si la humedad ocasion
un dao total o parcial a la mercanca.

Juan Garca: .........y tu stock de seguridad? ........no debera haber papel para
tres meses?

Oscar Lpez: Justamente seor, la campaa pasada se emple este mismo

papel para Per y Venezuela que no estaban programados, y se
esperaba este lote para cubrir el abastecimiento y pas lo que ya
sabemos. Slo contamos con 65TM y necesitamos 85TM.

Juan Garca: Efectivamente, los clientes quisieron cambiar de papel por uno
de mayor brillo; les gust el mismo papel que utilizamos para los
catlogos de Colombia......... pero en ningn momento se tendra
que ver afectado ningn pas....... ahora tenemos problemas con
Colombia, caramba!!! ........aunque se haya utilizado el papel
para la campaa pasada no debera faltar, algo est mal.........
sabes bien que no podemos mezclar dos tipos de papel para un
solo trabajo y tampoco podemos cambiarle de papel a
Colombia.........no s lo que haremos pero tenemos que
solucionar el problema........ preprate un informe y tus
recomendaciones que voy a citar a una reunin del Comit en
forma urgente para hoy a las 15:00

TRABAJO POR HACER

Usted es Oscar Lpez, qu recomendaciones planteara al Comit para

solucionar el problema suscitado?

Como Comit, qu decisiones tomara y por qu?

ANEXO

Stock actual de Papeles

Cdigo Descripcin Unidad Stock

056 LWCB-R HUSUM 65GR 86CM KG 1,099
057 MWC KIRKNIEMI 65GR 86CM KG 74,382
092 CB-R WARREN SOMERSET 67GR 95.5CM KG 1,194
093 CB-R WARREN SOMERSET 67GR 86CM KG 2,338
120 CB-R GALERIE FINE 70GR 86CM KG 8,736
121 CB-R GALERIE FINE 70GR 72CM KG 16,700
122 CB-R GALERIE FINE 70GR 96CM KG 52,270
125 CB-R WARREN SOMERSET 74GR 86CM KG 8,971
150 CB-R GALERIE FINE 80GR 80CM KG 260,000
154 CB-R HANSON 80GR 80CM KG 3,150
161 CB-R GALERIE FINE 80GR 86CM KG 3,193
163 CB-R HANSON 80GR 86CM KG 35,199
170 CB-R HANSON 80GR 96CM KG 44,410
179 CB-R WARREN SOMERSET 81GR 88CM KG 160,437
180 CB-R WARREN SOMERSET 81GR 80CM KG 35,254
188 CB-R HANSON 85GR 80CM KG 65,113
212 CB-R GALERIE FINE 90GR 86CM KG 142,744
215 CB-R NOPACOAT 90GR 72CM KG 31,908
217 CB-R TERRAPRESS 90GR 72CM KG 14,695
225 CB-R NOPACOAT II CLASE 90GR 72CM KG 40,053
273 CB-R ALEGRO GLOSS 115GR 86CM KG 15,513
274 CB-R TERRAPRESS 115GR 86CM KG 22,808
281 CB-R NOPACOAT 170GR 72CM KG 21,331