Universidad Tcnica Nacional.

Administracin de Empresas de Hospedaje

Gestin de Compras
Diplomado
Profesor: Vicente Flores

Perfil, tica, funciones y Responsabilidades.

Realizado por:
Isamar Casanova.
Henry Chevez.
Carolina Tenorio.

Puntarenas, Costa Rica

 Introduccin

La finalidad del trabajo es dar a conocer informacin sobre los proveedores en el mbito
hotelero o cualquier empresa que venda un servicio, conoceremos el perfil la tica,
responsabilidades y sus funciones.

Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas
con existencias (artculos), los cuales sern transformados para venderlos
posteriormente o directamente se compran para su venta. Estas existencias adquiridas
estn dirigidas directamente a la actividad o negocio principal de la empresa que compra
esos elementos.

No obstante, cada proveedor cuenta con un perfil diferente a otro, ya sea por los
diferentes precios y calidad de sus productos, adems, de la reputacin y por supuesto
la experiencia de cada trabajo realizado.

Por otro lado las funciones y responsabilidades son bsicas de un proveedor, las cuales
se deben cumplir de la mejor manera posible para as mantener un buen negocio con los
posibles compradores, estas responsabilidades inician cuando se formula el pedido, y se
cierra cuando se hace efectivo el pago.

Por ltimo la tica de los proveedores es sin duda alguna la caractersticas ms

importante, deben comprometerse a cumplir con las normas ms estrictas de conducta
tica cuando tratan con la empresa. Cada Proveedor deber esforzarse para negociar,
de manera justa, con la Empresa y con sus empleados, directores, asesores externos
etc. Ninguna persona debe aprovecharse de otra persona de manera injusta a travs de
la manipulacin, el encubrimiento, el abuso de informacin confidencial, la falsa
tergiversacin de hechos materiales o mediante cualquier otra prctica de trato injusto.
 1. Perfil del Proveedor
Est claro que ninguna empresa puede subsistir sin insumos, y por lo tanto, tampoco sin
proveedores de ah la importancia de conocer un buen proveedor para la empresa. Si
bien es cierto que algunos proveedores no son tan cruciales, tambin lo es que otros son
de vital importancia, pues repercuten en los resultados financieros de la empresa.

En el momento de seleccionar a un proveedor son muchos los factores que debemos

tener en cuenta:

Precio

Uno de los principales puntos que se debe tomar en cuenta a la hora de evaluar un
proveedor, son los precios que este nos ofrezca.

Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la
calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado.

Calidad
De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus productos o
servicios es mala. La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al
momento de evaluar un proveedor.

Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan insumos,
productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de stos sea
acorde con los precios que tienen.

Pago
En este punto evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si
ofrece la posibilidad de hacer pagos va transferencia bancaria, o va Internet.

Y tambin evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar
al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 das, pagar un 50% a 60 das, etc.
Se debe procurar que el financiamiento o plazo del crdito otorgado sea el mayor posible,
sin que ello implique recargo alguno.

Es muy probable que al iniciar relaciones con un proveedor, es poca la posibilidad de

que nos otorgue algn crdito comercial.

Entrega
En este punto evaluamos la oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que
cumplirn siempre con los pedidos, que nos los entregarn a tiempo cada vez que lo
necesitemos, que siempre contarn con el mismo producto, que nos podrn abastecer
durante todo el ao, etc.

Y tambin evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre
desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos
hacen la entrega del producto a los 3 das, a los 30 das, etc.

Servicio de post venta

En el evaluamos principalmente las garantas que el proveedor nos pueda brindar, cuales
otorga y por cuanto tiempo.

Tambin evaluamos la capacitacin que nos pueda brindar en el uso de sus productos,
la asistencia tcnica, el servicio de mantenimiento, su poltica de devoluciones, la
posibilidad de canjear productos de baja rotacin, etc.

2. Otros factores del perfil del proveedor

Experiencia: a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor

eficiencia y seguridad en su abastecimiento

Reputacin: debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son
positivos.
Organizacin: si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de
distribucin.

Localizacin: mientras ms cerca est ubicado el proveedor mejor

Servicio al cliente: si nos brinda servicio rpido y eficaz ms toda la informacin que
requiramos.

Convenios publicitarios: si nos brinda la posibilidad de otorgarnos productos gratis a

cambio de publicitarios.

Situacin econmica: si su situacin econmica es estable ello podra significar

productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras seria
lo contrario.

Tamao: si es un proveedor pequeo, probablemente su atencin sea ms directa,

mayor flexibilidad y mayor poder de negociacin para nosotros; si es un proveedor
grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un
menor poder de negociacin para nosotros.

Fabricante o mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los

mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no
puedan ofrecer la variedad de productos que s podra ofrecernos un mayorista, sobre
todo, al hacer pedidos pequeos.

3. tica del proveedor

Los Proveedores deben comprometerse a cumplir con las normas ms estrictas de

conducta tica cuando tratan con trabajadores, proveedores, autoridades
gubernamentales y de reglamentacin, y con la Empresa. Las formas de actividad ilcita
o inapropiada, que incluyen, entre otras, corrupcin, declaraciones falsas, extorsin,
malversacin o soborno, estn estrictamente prohibidas y pueden generar la rescisin
de los acuerdos celebrados con la Empresa y el inicio de acciones legales.
Legalidad: los proveedores respetarn las leyes, normas y reglamentos de los pases
donde desarrollen su actividad, sin llevar a cabo prcticas ni conductas que pongan en
peligro la legalidad ni los principios ticos fundamentales.

- Transparencia: los proveedores proporcionarn informacin veraz e ntegra en todas

las publicaciones de carcter financiero, empresarial o comercial que realicen.

- Competencia leal: los proveedores dirigirn sus empresas respetando la competencia

leal as como toda aquella normativa que le sea de cumplimiento, desarrollando su
actividad de forma tica en su relacin con sus compaas competidoras.

- Conflicto de intereses: los proveedores, con objeto de mantener y garantizar su plena

independencia, debern identificar y resolver cualquier situacin de conflicto de inters,
real o potencial, que presente cualquiera de sus empleados.

- Comunicacin de situaciones o comportamientos irregulares: los proveedores

facilitarn a sus empleados la posibilidad de comunicar, de manera confidencial,
cualquier situacin, incidencia o comportamiento que consideren irregular, iniciando el
proveedor, siempre que lo estime conveniente, la investigacin pertinente.

- Informacin reservada, confidencial o de uso interno e Informacin de carcter

personal: El proveedor tendr consideracin de informacin reservada, confidencial y/o
de uso interno, siendo responsabilidad del proveedor adoptar las medidas necesarias
para proteger dicha informacin. No utilizar ni compartir la informacin que haya
recibido como reservada, confidencial y/o de uso interno durante su relacin comercial.

- Anti-corrupcin: debe ser firme ante la corrupcin en todas sus formas, incluyendo la
extorsin y el soborno, rechazando de forma rotunda la existencia de dichos
comportamientos. En tal sentido, ningn proveedor podr ofrecer ni realizar de forma
directa o indirecta pagos en metlico, en especie o cualquier otra clase de beneficio, a
cualquier persona fsica o jurdica

Con los objetivos de:

Obtener o mantener de forma ilcita cualquier negocio o ventaja, y/o

 Que esa persona fsica o jurdica abuse de su influencia, real o aparente, para
obtener ilcitamente cualquier negocio o ventaja.

4. Funciones de un proveedor

Proveedor es la persona o empresa que tiene como funcin abastecer con algo a otra
empresa o a una comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia
a suministrar lo necesario para un fin.

Los proveedores deben cumplir con los plazos y las condiciones de entrega de sus
productos o servicios para evitar conflictos con la empresa a la que abastecen. En
muchos casos, estas compaas tienen que tener un departamento de soporte o atencin
tcnica, ya que las interrupciones del servicio causan grandes problemas al cliente.

Es importante negociar con los proveedores y acreedores las condiciones de pago que
van a regir en todas las operaciones comerciales entre ambas empresas. Es la manera
de evitar problemas futuros a la hora de pagar. En este punto es importante tener en
cuenta que, dado el nmero de proveedores/acreedores, es de vital importancia, de cara
a ahorrar costes de personal y tiempo, intentar simplificar al mximo estas operaciones.

Bsicamente, hay que pactar entre: un sistema nico de pago (cheques, transferencias,
recibos o cualquier otro instrumentos de pago), y el vencimiento (puede resultar
interesante pactar un nico da de pago al mes, por ejemplo).

Tambin se aadiran a la negociacin, segn los casos, rpeles y otros descuentos

especiales segn volmenes de compra y plazos de pago. Ser de gran ayuda que, una
vez pactadas las condiciones, stas queden reflejadas en un papel firmado por ambas
partes.
 5. Responsabilidades de un proveedor.

La responsabilidad por la gestin de las cuentas de proveedores se inicia cuando se

formula el pedido, y se cierra cuando se hace efectivo el pago.
La persona o el departamento que se encarga de la gestin de pagos tendrn como
funciones y responsabilidades bsicas:

Registro, verificacin y conformacin de las facturas.

Contabilizacin de los movimientos de proveedores y acreedores.
Relacin diaria con los proveedores y acreedores.
Preparacin y ejecucin de los pagos

Otras responsabilidades importantes:

Control de inventarios
Innovacin
Investigacin de mercado
Representantes de ventas capacitados.
 Conclusin

Concluimos con que los proveedores son un elemento vital para una empresa y
generalmente no se les trata con la importancia que tienen, gracias a lo que ellos te
proporcionan t puedes otorgar a tus clientes el servicio o producto que ellos esperan.

La eleccin de buenos proveedores juega un papel decisivo dentro del proceso comercial
adems define en gran parte el presente y futuro de la empresa, los proveedores son
aliados de tu empresa, por esto es necesario elegir a los mejores, con actitud positiva y
responsables en todo momento.

Debido a esto, contar con personal y herramientas que manejen el trato con proveedores
con la importancia que tienen es una necesidad bsica en las empresas actuales, porque
adems de generar una relacin sana con ellos se asegurarn que el proceso comercial
fluya de manera idnea.

Los mejores Proveedores, son claves importantes en una empresa.