HERRAMIENTAS TECNOLGICAS DE APOYO A LA GESTIN LOGSTICA

1. PAPEL DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS:

Con los avances tecnolgicos,
experimentados en los ltimos aos,
especialmente en el campo de las
tecnologas de informacin han influido de
forma muy directa en el rea de la logstica,
lo que ha beneficiado en los mtodos de
gestin y control de las diferentes
operaciones realizadas, as como la
relacin de la empresa con sus clientes y
proveedores.

Ventajas de las nuevas tecnologas:

La tecnologa facilitara la organizacin logstica de la empresa operadora
que puede, gracias a esta ventaja tecnolgica:
- asumir compromisos de entregas rpidas
- acceder a toda la informacin en tiempo real
- tener la trazabilidad de todas las expediciones
- conocer el volumen de produccin a recibir da a da

Los inventarios se reducen para los operadores logsticos gracias a los

sistemas tecnolgicos aplicados al almacn basados en radiofrecuencia,
lectores de cdigo de barras donde est la informacin sobre la ubicacin
de los productos, el nmero de unidades en existencias, nmero restante,
lo cual minimiza errores de recuento de stock y reduce inventarios.

Los perodos de entrega se reducen de manera notoria especialmente

entre los operadores logsticos de grandes cargas, industriales, transporte
nacional, etc.

Mediante estas tecnologas se consigue un incremento efectivo en el

seguimiento de los envos y sobre la actividad del operador. Se controlan
las existencias, las empresas pueden estar constantemente conectadas
con el almacn y conocer en el momento su situacin.

Estas tecnologas aumentan la transparencia informativa. La informacin

circula de manera fluida permitiendo que la gestin mejore y se adecue a
las necesidades y demandas del cliente con lo cual aumentar tambin su
grado de satisfaccin.

Desventajas de las nuevas tecnologas:

 La primera desventaja planteada por stos sera que no resulta rentable la
inversin inicial cuando el volumen de negocio no lo justifica, segn dicen,
dada la desconfianza del cliente frente a estos medios virtuales e
impersonales.

Hay clientes que no estaran an preparados para funcionar con un nivel

tecnolgico suficiente. Segn dicen, hay muchas empresas incluso grandes,
que presentaran grandes dificultades para integrarse informticamente en los
sistemas de los operadores.

2. SOFTWARE DE APLICACIN LOGISTICA

Para ofrecer un buen servicio y competir en el mercado nacional e internacional es

necesario dar especial importancia a los sistemas y a la
tecnologa en cualquier empresa, ms an si se manejan
varios procesos desde distintos puntos geogrficos del
planeta.

El software en los procesos de logstica agiliza y hace

efectivo el manejo de los productos en la cadena de
distribucin, desde la recepcin de la carga, hasta su
almacenamiento, distribucin, transporte y entrega,
permitiendo realizar ms fcil la labor de quienes
intervienen en el proceso. Si se maneja online, permite
tomar decisiones en tiempo real, especialmente si la
informacin es de libre acceso para el personal involucrado en el proceso.

Beneficios de un software en procesos logsticos:

En cuanto a beneficios generales, podramos enumerar los siguientes:

Incrementos en la exactitud de inventario hasta en un 99%, en la

productividad laboral hasta en un 100%, y en los despachos sin error de hasta
un 99%.
Reduccin en el ciclo de orden, disminucin en los fraudes dentro del centro
de distribucin, mejora en la visibilidad de las operaciones e incremento en el
nivel de servicios.

En lo que tiene que ver con inventario, permite una mejor gestin y reduccin
en stock de seguridad, carga perdida o mal localizada, rotacin y
obsolescencia, mayor exactitud a travs de los inventarios fsicos y conteos
cclicos, y mejora en la medicin de desempeo del control del inventario

En el centro de distribucin se puede lograr mayor espacio utilizable y mejorar

el almacenaje, al utilizar localizaciones donde se puedan mezclar diferentes
materiales. En bodega se pueden obtener beneficios en reduccin del tiempo
muerto y de productos mal localizados, mejora en la productividad laboral,
 ahorro de 50 a 75% en el tiempo de toma de inventario fsico, eliminacin de
papeleo y digitacin, reduccin en el tiempo de bsqueda de materiales y en
el nmero de devoluciones, as como ahorros en los costos de fletes de
devoluciones.

Esto producir que el producto llegue a su destinatario en el menor tiempo

posible y con la mayor seguridad, ahorrndole costos y problemas jurdicos a
la empresa en caso de inconvenientes. Un aspecto importante tambin es la
reduccin de papeleos, lo cual ayuda a proteger el medio ambiente.

Otros de los beneficios:

Mayor productividad laboral al evitar la escritura manual en documentos.

Disminucin en el tiempo de procesamiento y organizacin de los
documentos.
Reduccin en los tiempos de viaje por mltiples tareas.
Reduccin en el tiempo de bsqueda y manejo de materiales.
Disminucin del tiempo usado en correccin de errores y en el tiempo de
toma fsica de inventario.
Exactitud de los procesos de seleccin y envos, que reducen los costos
asociados a inexactitud en la seleccin y envos, y a la validacin en tiempo
real de la seleccin.

Implementacin

Como en todo proceso, la planeacin es decisiva. Es imprescindible tener en cuenta

que el uso de software debe ser adaptable a las operaciones de la empresa, pues a
veces se construyen programas monumentales cuyos componentes son
subutilizados.
En el proceso de implementacin tambin es necesario hacer pruebas antes de
instalar el sistema o no sobrecargar al usuario, ya que un software puede
componerse de muchos mdulos y no todos los funcionarios deben utilizarlos.

Recomendaciones:

Tener claras las necesidades y expectativas sobre el sistema.

Contar con un equipo interdisciplinario que asesore a los involucrados en el
proceso.
Tener en cuenta que hay software genrico y a la medida; se debe escoger el
que ms se adece a las necesidades de la empresa.
No usar software pirata.
Evaluar puestos de trabajo y sus requerimientos tecnolgicos.
Realizar un seguimiento progresivo del proceso de implementacin.
Es muy importante la etapa de pruebas y depuracin de errores.
Tecnologas software
Algunas tecnologas y programas de utilidad son:

WMS (Warehouse Management Systems).

TMS (Sistema de Gestin de Transporte).
GPS (Global Positioning System).
RFID (Radio Frequency IDentification).
Voice Picking: software de comunicaciones.
ERP (Enterprise Resource Planning): gestin empresarial.
Mercurio: administracin de transporte de mercancas.
MensaWin: para el sector mensajera y transporte urgente.
RecoWin: trfico y comunicaciones.
Cube-IQ: optimizacin de carga
CAPE: optimizacin de paletizacin, envases y embalajes.
EDI: Intercambio Electrnico de Datos.

Sistemas de Optimizacin de Rutas (TMS)

Ya sea que la operativa de transporte sea realizada con flota propia o de terceros,
los sistemas TMS proporcionan la posibilidad de colocar el producto a un menor
costo y con mejores niveles de servicios. En una operacin de transporte propio, los
costos se vern directamente reducidos al maximizar el uso de los recursos y lograr,
por ende, cubrir el mismo nmero de despachos con una menor cantidad de
vehculos, disminuyendo as la flota y los costos asociados a sta.

Los sistemas TMS tradicionales permiten la planificacin considerando la

georeferenciacin de los clientes destinatarios y de los centros de distribucin,
niveles de prioridad de los despachos, restricciones de vas (sentido, horas de alto
trnsito, etc), disponibilidad de vehculos, para generar rutas no slo ptimas en
tiempo y distancia, sino que garanticen la entrega de cada despacho dentro de los
requerimientos de horario de los clientes, sin importar su complejidad.

Warehouse Management Systems (WMS)

La evolucin que han tenido los WMS ha sido notoria, ya que de slo manejar el
movimiento e inventario dentro de un almacn, estas soluciones se estn ampliando
a la administracin de transportes, rdenes y planes contables completos, operando
de la mano, en algunos casos, con los ERPs que funcionan en las empresas.

El propsito primario de un WMS es controlar el movimiento y el almacenaje de

productos en una bodega, procesando las transacciones asociadas, para as
determinar en qu lugar almacenar, dnde acudir y la secuencia en que se deben
realizar estas operaciones. Ante estos requerimientos, un WMS debera ofrecer al
usuario como mnimo un sistema de localizacin flexible, que utilice los parmetros
definidos por l para dirigir las tareas del almacn, que genere la documentacin
inmediata para ejecutar estas tareas y que, adems, tenga un cierto nivel de
integracin con los otros sistemas que operan en la empresa.
3. CODIGO DE BARRAS
 El cdigo de barras es un cdigo basado en la
representacin mediante un conjunto de lneas
paralelas verticales de distinto grosor y espaciado
que en su conjunto contienen una determinada
informacin, es decir, las barras y espacios del
cdigo representan pequeas cadenas de
caracteres. De este modo, el cdigo de barras
permite reconocer rpidamente un artculo de
forma nica, global y no ambigua en un punto de la cadena logstica y as poder
realizar inventario o consultar sus caractersticas asociadas. Actualmente, el cdigo
de barras est implantado masivamente de forma global

Importancia

El Cdigo de barras es una tecnologa que permite la captura automtica de

informacin y permite identificar productos mediante un cdigo numrico que por lo
general se combina con uno alfabtico. Este sistema es sencillo para ser
implementado en cualquier tipo de organizacin, independientemente de su tamao
o funcin. El cdigo de barras tiene dos caractersticas bsicas: la rapidez de su
utilizacin, la estandarizacin y la seguridad en la transmisin de la informacin.

Un cdigo de barras puede contener informacin de 20 caracteres, esta puede ser

leda, decodificado e ingresada a una computadora en menos de un segundo,
constituyendo un ahorro en tiempo de siete veces ms en comparacin a la forma
manual. Actualmente, el cdigo de barras permite que cualquier producto pueda ser
identificado en cualquier parte del mundo, de manera gil y sin posibilidad de error.

Componentes del Cdigo de Barras

(1) Numeracin Estndar:

Identificacin nica del producto,
reconocido a nivel mundial.

(2) Smbolo: Representacin

grfica que permite su lectura
automtica, a travs de lectores
pticos.

(3) Cdigo de Barras Estndar:

Conjunto de barras y espacios que
representan la numeracin estndar,
ambos son otorgados por GS1 Per.
Tipos de cdigo de barras

CODIGOS DE BARRAS LINEALES: Son cdigos que se leen en una sola direccin
(horizontal). La codificacin lineal permite representar un pequeo volumen de
informacin, generalmente 20-30 caracteres. Los cdigos de barras lineales ms
utilizados son: EAN, UPC, Code39, Code128, Codabar.

EAN/UPC: Son especificados

para utilizar en Punto de Venta
de Retail (POS) debido a que
estn diseados para alto
volumen de lectura.

CODIGOS DE BARRAS BIDIMENSIOINALES: Este tipo de cdigos fue

implementado para representar grandes volmenes de informacin. La
decodificacin de este tipo de cdigos se realiza en dos dimensiones (horizontal y
vertical). En la actualidad el cdigo bidimensional mas usado es el Aztec.

QR (Quick response): Es un sistema para

almacenar informacin en una matriz de
puntos o un cdigo de barras bidimensional,
requiere lectores con cmaras. Es el futuro
de los cdigos de barras y se encuentra
enfocado hacia el mercadeo.

Ventajas del cdigo de barras

Entre todas las primeras justificaciones de la implantacin del cdigo de barras se

encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artculos en las cajas y la de
evitar errores de digitacin. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema
son:
Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artculo
sino simplemente en el lineal.

Rpido control del stock de mercancas.

Estadsticas comerciales. El cdigo de barras permite conocer las referencias

vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia.

El consumidor obtiene una relacin de artculos en el ticket de compra lo que

permite su comprobacin y eventual reclamacin.

Posee porcentajes muy bajos de error.

 Permite capturar rpidamente los datos.

Los equipos de lectura e impresin de cdigo de barras son flexibles y fciles

de conectar e instalar.

Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.

Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el control sobre el

almacenaje y la distribucin.

Reduccin de errores en el reconocimiento del producto

Obtencin de informacin confiable para el manejo del negocio.

Los cdigos de barras son un recurso clave en la logstica de las empresas ya que
permite la trazabilidad de los productos en cualquier lugar del mundo y agiliza las
operaciones de su distribucin. Dejan abrir mediante un cdigo nico una base de
datos en donde se encuentra la informacin del producto.

4. SISTEMAS EDI

Intercambio electrnico de datos:

Segn AMECE (Miembro de GS1) en su
manual dice que: El intercambio electrnico de
datos (EDI) surge por la necesidad de integrar
los documentos comerciales de una empresa,
desde la alineacin de datos, orden de compra
y envo de mercancas, hasta la factura y el
pago de la misma directamente a sus sistemas
administrativos con intervencin mnima o nula
del ser humano; de esta forma, las empresas
disminuyen costos y tiempos haciendo ms
productivas sus transacciones comerciales.

La forma de trabajar con la ayuda de esta tecnologa, en muchas ocasiones viene

impuesta por los propios proveedores/clientes de la cadena de abastecimiento; es
el mercado, por tanto, el que terminar imponiendo la implantacin del sistema EDI
en la empresa, ya que puede llegar un momento en el que no tener implantada esta
forma de comunicacin suponga una dificultad para operar con un determinado
proveedor y/o cliente.

EDI - Intercambio Electrnico de Datos es el sistema que permite enviar, recibir,

codificar y descodificar los documentos de tipo comercial y financiero que
intercambian las empresas (pedidos, avisos de despacho, entre otros). Los
mensajes estandarizados EDI permiten la transmisin entre sistemas de
informacin, sin soporte del papel y con independencia de hardware y software
interno de las empresas interlocutoras.

Desde el punto de vista estratgico, EDI significa un cambio de mentalidad, una

nueva forma de hacer negocios, la oportunidad de fortalecer la empresa mediante la
obtencin de mayores utilidades en la optimizacin de los procesos y el mejor
aprovechamiento de los recursos e inversiones existentes.

Diferencia entre EDI y Correo Electrnico

La principal diferencia entre el correo electrnico y EDI es que los datos transmitidos
en un Proyecto EDI estn en formato estndar y los transmitidos en el Correo
Electrnico estn en formato libre. Los mensajes que se transmiten va EDI se
adhieren a estndares, y pueden ser entendidos en cualquier parte del mundo, ya
que dichos estndares estn basados en normas internacionales. Adems los
mensajes EDI son generalmente documentos que se transmiten de empresa a
empresa, son ms seguros y confiables. Los mensajes que se transmiten por el
Correo Electrnico son slo formas de comunicacin electrnica, que usualmente no
implican estndares sino que son en formato libre, y generalmente son de persona a
persona, ya que se tratan de documentos de carcter personal. Adems, mediante
EDI, una persona en una empresa puede mantener correspondencia con otras
personas de la misma empresa o de otra empresa en formato libre. Es decir tambin
se puede usar bajo la filosofa de correo electrnico.

Beneficios de EDI

COSTOS

Reduccin en costos de inventarios.

Reduccin en costos administrativos.
Reduccin en costos de transportacin.
Reduccin en costos de oficina.
Reduccin en costos de operacin.

EFICIENCIA

Reduccin de los niveles de inventarios

faltantes.
Mejor planeacin para recepcin/embarque.
Mejor utilizacin de espacios en almacn.
Proyeccin ms exacta de inventarios.
Reduccin de errores en los mensajes y las acciones correctivas resultantes.
Menores situaciones de orden pendientes y devoluciones.
Incremento en el nivel de servicio al cliente y proveedores.
Automatizacin de informacin

INCREMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD
 Mejores decisiones del comprador.
Tiempo para que los vendedores "vendan", en lugar de recoger pedidos.
Menos tiempo en la solucin de discrepancia de rdenes/facturas.
Mejor informacin sobre el estado de los documentos.
Ms oportunidad en compras alternativas.

TIEMPO

Reduccin directa en todo el ciclo de

negocio.
Intercambio de informacin a cualquier
hora.
Menor tiempo en las aclaraciones.
Reduccin de tiempo en el proceso para
dar de alta la informacin en los sistemas
administrativos.
Menos tiempo dedicado a la conciliacin
de diferencias/errores.
Disminucin de tiempo administrativo

Ventajas EDI

Aumento de las actividades que generan valor en la empresa, ya que

disminuir sensiblemente las necesidades de personal para tareas de
introduccin de datos o de gestin de documentos.
Aumento en la disponibilidad de los datos.
Disminucin de los errores por digitacin.
Aumento de la velocidad de los procesos logsticos.
Reduccin de gastos en los tratamientos de transacciones comerciales como
pagos, solicitud de pedidos, procesamiento de rdenes, etc.
Su mercanca estar a tiempo en el piso de ventas.
Agilizacin en la recepcin de su mercanca al ir sta previamente etiquetada.
Reduccin de llamadas telefnicas y el envo de cartas, formas, faxes, etc.
Optimizacin del tiempo para su Grupo de Ventas.

Funcionamiento

El EDI extrae directamente la informacin de las aplicaciones y transmite los

documentos en formato entendible por ordenador, utilizando lneas de y otros
dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un
documento, los sistemas informticos de la empresa receptora, cargan directa y
automticamente los datos, procesndolos e interpretndolos. El bajo estndar EDI,
tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos
que se requieren para elaborar las transacciones enviadas. Por esto, cuando es
recibido, puede ser interpretado por la parte receptora simplemente accionndolo.
Componentes EDI
Los Componentes necesarios para implementar un Sistema EDI son los siguientes:

Mensajes Estndares
Dentro de los elementos necesarios para efectuar el intercambio EDI, est la
estandarizacin de mensajes, que marca la principal diferencia con el correo
electrnico. El problema de los estndares no radica en su desarrollo, sino
principalmente en su mantencin, es decir, su permanente adaptacin a la realidad y
a las necesidades que la empresa va enfrentando, es por ello la necesidad de que
exista un organismo, que asuma la tarea de coordinar la aplicacin del estndar a la
realidad nacional.

La estructura de un mensaje EDI, se compone de una serie de capas, que incluyen

primeramente "Elementos de datos"; luego "Segmentos", que se configuran a partir
de los elementos de datos; a continuacin vienen los "Mensajes" propiamente
dichos, como por ejemplo las rdenes de compra, Facturas, Cotizaciones, y por
ltimo se viene la "Transaccin" que consiste en el envo de mensajes del emisor al
receptor. Esta estructura estndar permite que para cada mensaje, solo sea
necesario crear una interfaz de EDI con los sistemas usados dentro de la empresa,
de este modo con una sola interfaz, la empresa se puede conectar con cualquier
socio.

Software EDI
Es requerido para comunicar aplicaciones internas con mensajes EDI entrantes y
salientes, administra el proceso de la comunicacin.
Funciones Bsicas del Software EDI:

Conversin: Debe convertir los archivos de la empresa A, en mensaje

estndares EDI, y estos mensajes EDI a los formatos de la empresa B,
proceso que se conoce como traduccin.

Integracin de la aplicacin: Consiste en integrar los datos de un mensaje

recibido, convertidos a un archivo plano por el software EDI, con una
aplicacin interna, esta es la parte ms trabajosa y que ms tiempo
requiere.

Gestin, informe y mantenimiento: El software debe ser capaz de controlar

el flujo de mensajes.

Seguridad: dependiendo de la naturaleza de la aplicacin de cada

negocio. La seguridad puede ir desde el control bsico de acceso, por
medio de un simple password, a la autenticidad de las partes involucradas
en la transaccin comercial, el rechazo de mensajes recibidos,
encriptacin de datos, firmas digitalizadas, etc.

Mensajes EDI
Los mensajes disponibles en el estndar EANCOM pueden clasificarse en cuatro
clases diferentes:

Datos Maestros

Informacin del Usuario, constituye la tarjeta de presentacin entre los socios

comerciales. Se provee las localizaciones funcionales y fsicas, identificadas
mediante un cdigo de localizacin GTIN-13.

Catlogo de Precios/Ventas, provee al comprador de un catlogo de productos con

su precio y otros detalles relacionados con los mismos, como condiciones especiales
de precio. Puede incluir informacin logstica y financiera acerca de cada producto.
En este mensaje a cada producto se le asigna un cdigo GTIN al cual se referirn
los clientes en transacciones futuras y se volver a enviar cuando haya cualquier
cambio, eliminacin o adicin en los productos del proveedor.

Transacciones Comerciales

Orden de Compra, es transmitido por el cliente a su proveedor para ordenar

mercaderas o servicios y para especificar las
cantidades, fechas de entrega y localizaciones
pendientes. Este mensaje constituye el punto
primario de contacto entre dos organizaciones,
y es en muchas empresas el punto de partida
para la implementacin de EDI. Un acuerdo de
intercambio debe firmarse con cada socio
comercial sobre los trminos y condiciones que
rigen las rdenes de compra EDI.

Respuesta a la Orden de Compra, es enviado

por el proveedor al cliente, es una especie de
acuse de recibo a la orden de compra, confirmando su aceptacin, proponer
cualquier cambio, o notificar la no aceptacin de toda o parte de la orden de compra.

Modificacin a la Orden de Compra, es enviado por el cliente al proveedor para

especificar modificaciones de una orden de compra anteriormente enviada. El cliente
puede pedir, cambiar o anular uno o ms servicios o artculos. El tiempo para
aceptar estas modificaciones debe estar en el acuerdo de partes.

Factura, es enviado por el proveedor al cliente, solicitando el pago por las

mercaderas o los servicios proporcionados bajo condiciones acordadas por las
partes.

Reporte y Planeacin
 Reporte de Inventarios, permite
intercambiar informacin relacionada con
inventarios almacenados y planeados.
Permite diferenciar las clases de
inventario como existencias iniciales,
reales, de control de calidad, en un
perodo de tiempo. Esto permite por
ejemplo que los proveedores planeen sus
futuros niveles de produccin.

Informe de Datos de Venta, enviado del

vendedor al proveedor, proporciona datos de ventas por localizacin, producto,
cantidad vendida, precios, promociones; puede usarse para la planeacin de la
produccin o propsitos estadsticos.

Informe de Pronstico de Ventas, enviado del vendedor al proveedor, puede usarse

para propsitos de planeacin, se requiere tener un nivel de sofisticacin tanto por el
comprador como por el proveedor, para poder preveer sus futuros niveles de
inventario.