PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: NMINA, SEGURIDAD SOCIAL Y CESANTAS

Objetivo: Establecer las actividades para registrar las situaciones administrativas y novedades que afectan el pago del salario, prestaciones sociales y seguridad social
de los servidores pblicos de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente y la estructura organizacional de la Entidad.

Responsible: del Proceso de Gestin del TalentoHumano- Secretaria Alcance: Direccin General, Regionales y Centros de Formacin Profesional. El
General, Director Regional, Subdirector de Centro, Coordinador del Grupo procedimiento inicia con el reporte de las novedades para la liquidacin de salarios y
de Apoyo Administrativo Mixto, Coordinador Grupor de Administracin de concluye con el envo al proceso de gestin de recursos financieros, de los reportes
Salarios soportes para pago de los mismos.

DEFINICIONES
AUXILIO DE TRANSPORTE: Es el reconocimiento en dinero que se hace al servidor pblico para que se TRANSPORTE desde su residencia hasta el sitio DE trabajo y
SUBSIDIO DE ALIMENTACIN: Es el reconocimiento o pago que se hace a los servidores pblicos de tiempo completo para cubrir sus gastos de alimentacin.

PRIMA DE LOCALIZACIN: Es el pago mensual que le hace el SENA a sus empleados pblicos y trabajadores oficiales por laborar permanentemente en las siguientes zonas
geogrficas del pas: en el Centro Nutico Pesquero de Buenaventura; en la ciudad de Barrancabermeja; en el Departamento del Choc y en la regin de Urab donde
existen sedes permanentes del SENA; en los Departamentos del Cesar y la Guajira o en Centros Fijos de los antes denominados Territorios Nacionales (Arauca, Casanare,
Putumayo, San Andrs, Providencia y Santa Catalina, Amazonas, Guaviare, Guaina, Vaups y Vichada). Esta prima de localizacin constituye parte Integral de la
asignacin bsica mensual de los empleados pblicos del SENA, ms no de los trabajadores oficiales.

HORAS EXTRAS DIURNAS: son las trabajadas por el empleado pblico o trabajador oficial entre las 6:00 a.m. y las 6:00 p.m., despus de haber laborado las 8,5 horas
diarias de su jornada ordinaria.
HORAS EXTRAS NOCTURNAS: son las trabajadas por el empleado pblico o trabajador oficial entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m., despus de haber laborado las 8,5 horas
diarias de su jornada ordinaria.
RECARGO NOCTURNO es aquel que se paga al empleado pblico o trabajador oficial cuya jornada ordinaria de 8,5 horas diarias, incluyen horas entre las 6:00 p.m. y las
6:00 a.m.
HORAS EXTRAS DOMINICALES Y FESTIVAS: se refieren al trabajo realizado habitual o excepcionalmente en domingos o das de fiesta.
BONIFICACION POR SERVICIOS PRESTADOS: Es un reconocimiento en dinero que le hace el SENA a sus servidores pblicos cada vez que cumplen un ao de servicios
continuos a la entidad.

PRIMA QUINQUENAL: Es un reconocimiento hecho en dinero por el SENA a los empleados pblicos de la entidad por cumplir 5, 10, 15 o 20 aos de servicios continuos o
discontinuos a la Entidad. En el caso de los Trabajadores Oficiales se denomina Bonificacin por antigedad por convencin colectiva y se les paga cuando cumplan 5, 10,
15, 20, 25, 30 o 35 aos de servicio. Esta prima, cuyo pago no es habitual, no es salario ni se computa como salario en ningn caso.

BONIFICACIN DE DIRECCIN: Es una prestacin social pagadera a empleados de alto nivel directivo, que en el caso del SENA corresponde al Director General.
PRIMA SEMESTRAL: Es el pago que la Entidad hace a sus empleados pblicos y trabajadores oficiales, en junio y diciembre de cada ao, como reconocimiento a los
servicios prestados por lo menos durante la mitad del semestre respectivo.
PRIMA DE NAVIDAD: Es una prestacin de carcter general, equivalente a un mes de salario que tenga el empleado pblico al 30 de noviembre de cada ao, si hubiere
laborado el ao civil completo; de lo contrario el pago de la prestacin se har en forma proporcional al tiempo laborado, a razn de una doceava parte por cada mes civil
completo de servicios. Para los trabajadores oficiales la prima de navidad ser equivalente a 32 das de salarios mensual.
VACACIONES: Es una prestacin social que consiste en el derecho que adquiere el empleado pblico o trabajador oficial de disfrutar quince (15) das hbiles de descanso
remunerado, por haber laborado durante un ao.
PRIMA DE VACACIONES: Es un reconocimiento que la ley le otorga a los empleados pblicos y trabajadores oficiales al cumplir un ao de servicios, para que disponga de
mayores recursos econmicos cuando disfrute del perodo de vacaciones o cuando se compensan en dinero.
BONIFICACIN ESPECIAL DE RECREACIN: Es una prestacin social consistente en un reconocimiento en dinero que hace la Entidad a sus servidores pblicos en el
momento de goce de vacaciones.
AUXILIO DE CESANTIA E INTERESES A LAS MISMAS: Es una prestacin social que busca cubrir las necesidades que se originan para el servidor pblico con posterioridad al
retiro de la entidad; tambin se constituye en un ahorro para solucionar su adquisicin o mejora de vivienda; el pago de las cesantas y sus intereses se hace efectivo al
momento del retiro del funcionario de la Entidad o cuando lo solicite, cumpliendo con los requisitos.

INCAPACIDAD:Se define como incapacidad laboral, la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad, uede presentarse de
forma temporal o permanente, y puede ser parcial o total. Una incapacidad permanente conduce necesariamente a la pensin del trabajador.

LICENCIA MATERNIDAD: es un beneficio que la ley laboral ha reconocido a la mujer que ha dado a luz siempre que este sea cotizante del sistema de salud

ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES (ARL): Entidades que tienen como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y
Enfermedades Profesionales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan.
ADMINISTRADORA FONDO DE PENSIONES: son instituciones financieras privadas (Sociedades Annimas) encargadas de administrar los fondos y ahorros de pensiones (de
las cuentas individuales por medio de un Fondo de Pensin).

OPERADOR DE INFORMACION (SOI): Es la entidad que suministra al aportante de los pagos de parafiscales y seguridad social el acceso a la planilla integrada de liquidacin
de aportes PILA y permite el ingreso, modificacin, validacin y correccin posterior de los conceptos detallados de los pagos.
COTIZACIN: Lo que todo afiliado (trabajadores dependientes, independientes y pensionados) debe aportar cada mes para recibir los beneficios del sistema de salud. Este
monto constituye el 12,5% del ingreso base de cotizacin (salario mensual devengado).

COTIZANTE: Las personas, nacionales o extranjeras residentes en Colombia, que por estar vinculadas a travs de un contrato de trabajo, ser servidores pblicos,
pensionados o jubilados o trabajadores independientes con capacidad de pago, aportan parte de los ingresos para recibir los beneficios del sistema de salud.

ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD (EPS): Es la responsable de la afiliacin y registro de los usuarios y del recaudo de las cotizaciones. Deben organizar y garantizar la
prestacin del POS a los afiliados y de girar al FOSYGA, dentro de los trminos de ley.
FOSYGA (Fondo de Solidaridad y Garanta): Es una cuenta adscrita al Ministerio de la Proteccin Social, a travs de la cual se manejan los recursos del Sistema General de
Seguridad Social en Salud (SGSSS).
INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SALUD (IPS): Son entidades oficiales, privadas, mixtas, comunitarias o solidarias, organizadas para la prestacin de los servicios de salud
de los habitantes del territorio colombiano. Pueden ser clnicas, hospitales, centros de salud, grupos de profesionales que ofrecen un servicio, instituciones de
rehabilitacin, consultorios, entre otros.
PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: NMINA, SEGURIDAD SOCIAL Y CESANTAS
Objetivo: Establecer las actividades para registrar las situaciones administrativas y novedades que afectan el pago del salario, prestaciones sociales y seguridad social
PLAN OBLIGATORIO DE SALUD (POS): Es el conjunto de servicios de atencin en salud a los que tiene derecho un usuario, cuya finalidad es la proteccin de la salud, la
de los servidores pblicos de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente y la estructura organizacional de la Entidad.
prevencin y curacin de enfermedades, el suministro de medicamentos para el afiliado y su grupo familiar y el reconocimiento econmico de incapacidades y licencias
de maternidad, para los cotizantes, a cambio de un pago mensual (aporte o subsidio). De acuerdo con lo establecido en la Ley 100 de 1993 y sus normas reglamentarias.

SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Es el derecho que tienen todas las personas a protegerse integralmente contra los riesgos que afectan sus condiciones de vida, en especial
los que menoscaban la salud y la capacidad econmica.

GENERALIDADES
NOMINA:
1. La competencia para asignar cdigos de descuento por nmina es de la Secretara General, por tal motivo las Regionales NO pueden utilizar cdigos que ya estn
asignados a determinadas Entidades, para realizar descuentos a favor de otras Entidades. Para tal fin es necesario que la Regional solicite la creacin de cdigos de
descuento a favor de terceros, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

2. Anualmente, para iniciar la liquidacin de la nmina del mes de enero, por el cambio de vigencia se modifican en el aplicativo Kactus algunos parmetros como Salario
Mnimo, Auxilio de Transporte, Prima de localizacin, aumento de mesadas pensionales entre otras.

3. El clculo de porcentaje de Retencin en la Fuente se realiza de acuerdo con la normatividad vigente (Procedimiento 2 de norma) dos veces en el ao, el primero en
enero para aplicar en el primer semestre y el segundo en julio para aplicar en el segundo semestre.

4. Conjuntamente con la Direccin de Planeacin se realiza la proyeccin de la nmina para la vigencia, teniendo en cuenta los sueldos del ao anterior incrementados en
el porcentaje que fija el Banco de la Repblica, este re clculo se realiza cuando el Gobierno Nacional expida los decretos de incremento de sueldo.

5. El concepto de viticos NO se paga dentro de la nmina mensual, se paga por fuera de la nmina y es un proceso que realiza cada una de las Regionales, por tal motivo
tampoco debe estar reportado dentro del pago de la nmina mensual.

6. Las Regionales NO pueden realizar pagos dentro de la nmina de la presente vigencia, por conceptos dejados de pagar y que correspondan a vigencias anteriores, en
tales casos deben proceder a realizar esos pagos por vigencias expiradas y por fuera de la nmina. cumpliendo lo establecido por el proceso de Direccionamiento
Estratgico.

7. Ninguna Regional puede afectar el presupuesto de inversin para pagos de funcionamiento, ni viceversa. La asignacin del presupuesto y los correspondientes pagos se
realizan y se afectan directamente por las dependencias de acuerdo con la asignacin presupuestal realizada por el proceso de Direccionamiento Estratgico.

8. Las Regionales y Centros de Formacin deben tener el control del presupuesto asignado para el pago de todos los conceptos asociados a la nmina, especialmente los
de contratacin de aprendices, horas extras, primas de coordinacin y primas tcnicas, entre otros.
9. El pago del Auxilio Funerario NO se realiza por nmina procesada, se paga por resolucin motivada y por fuera de la nmina, para lo cual debe adjuntar los siguientes
documentos: Resolucin que ordena el pago, certificacin Bancaria, Fotocopia de la cedula, fotocopia del CDP, estos documentos los debe remitir cada una de las
Regionales directamente a la Direccin Administrativa y Financiera en la Direccin General.

10. La liquidacin definitiva de prestaciones sociales las realiza por resolucin motivada cada una de las Regionales, las cuales deben quedar debidamente firmadas por el
administrador del gasto de cada Regional, y deben ser remitidas para pago directamente a la Direccin Administrativa y Financiera con los siguientes documentos copia
de la Resolucin liquidacin de prestaciones, Fotocopia Cedula del ex funcionario, Certificaciones Bancarias de el ex funcionario y de las entidades a las cuales se les
consignara por deudas del funcionario, Acta de notificacin personal del ex funcionario.

11. La forma correcta de reportar un embargo y generar el archivo magntico para el respectivo pago a la entidad bancaria es registrando la novedad en la ventana de
embargos del aplicativo Kactus. Dicha novedad queda registrada automticamente las novedades de nmina.

12. El valor pagado por el concepto de viticos, DEBEN ser cargados mensualmente al aplicativo Kactus , para que sean tenidos en cuenta como factor salarial en la
liquidacin de primas.

13. El concepto de subvencin de vehculo y/o gastos de trasporte de la comisin no son pagado por nmina procesada, este concepto es cancelado por fuera de la
nmina.
14. El pago del reconocimiento de coordinacin o prima de coordinacin corresponde al 20% de la asignacin mensual del cargo titular. Cuando este rol es ejercido por un
servidor pblico cuya situacin administrativa es "encargo" dicha prima no es liquidada sobre el sueldo del encargo sino sobre la asignacin mensual del cargo del que es
titular.
15. Los conceptos de auxilio de entierro de familiares y el de seguro de vida, no son pagados por nmina procesada mensual, estos conceptos se pagan por fuera de la
nmina con resolucin motivada.
SEGURIDAD SOCIAL:
16. Las regionales mensualmente verifican de la nmina de pensionados jubilados, el requisito de edad (60 aos) para retirar el aporte a pensin y cambian al
pensionado de la sucursal 12 a la sucursal 13.
17. Al momento de liquidar Parafiscales y seguridad social se debe realizar primero la liquidacin de parafiscales antes de inactivar a las personas que se retiran en el mes
y despus de inactivos se puede liquidar la seguridad social para que queden liquidados los das laborados.

18. Revisar el Instructivo para el ingreso de incapacidades en el aplicativo Kactus con el fin de evitar inconvenientes con la liquidacin de la nmina y la seguridad social.

19. No se deben realizar recobros de incapacidades por medio de la liquidacin de seguridad social segn decreto 4023 de 2011.

20. La Direccin General enva los instructivos cuando hay cambios en el aplicativo Kactus para que las personas encargadas del proceso las apliquen.
21. Es necesario cumplir con los tiempos programados para la liquidacin de seguridad social con el fin de evitar pago de intereses de mora.
CESANTIAS:
23. Con relacin a la Cesantas Fondo Nacional de Vivienda SENA, estas deben liquidarse y consolidarse a mas tardar al 27 de diciembre de cada ao teniendo en cuenta
los cierres contables del ao, y la modificacin de los parmetros por cambio de vigencia en el aplicativo Kactus, ya que despus de modificados los parmetros no se
puede liquidar nuevamente cesantas.

24. Es importante tener en cuenta la circular No 3-2007-005247 del 14 de junio del 2007 en la cual se informan los trmites ante el Fondo Nacional de Vivienda SENA.
PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: NMINA, SEGURIDAD SOCIAL Y CESANTAS
DOCUMENTOS
Objetivo: Establecer las actividades para registrar las situaciones administrativas ASOCIADOS
y novedades que afectan el pago del salario, prestaciones sociales y seguridad social
de los servidores
Manual pblicos
de usuario de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente y la estructura organizacional de la Entidad.
del aplicativo.
Instructivos y Manual de nmina SENA
Documento gua parmetros vigencia ajuste en aplicativo
Documento formulas de liquidacin
Manual de prestaciones sociales
Formato autorizacion de tiempo suplementario GTH - F - 060
Formato legalizacion de tiempo suplementario GTH - F - 061
NORMATIVIDAD
Normograma anexo
GTH-P-003 V.002
 NOMINA
ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Inicio

El responsable del Proceso, revisa las novedades y si es procedente ingresara la informacin al

1.
Recibir, clasificar y registrar de
novedades en el aplicativo
aplicativo Kactus, entre las novedades a tener en cuenta tenemos:
-Ingresos de personal-resoluciones
-Encargos de personal -resoluciones
-Retiros de Personal -resoluciones.
-Reconocimientos de Coordinacin.
-Cooperativas y Fondos -archivos planos
-Funcionarios-comunicaciones Responsable del Proceso
-Grupo de vivienda y bienestar-memorandos y magnticos de nomina en las Aplicativo Kactus, fsico y
-Servicio Mdico -memorandos Regionales y en la correo electrnico
-Juzgados-oficios de embargos civiles y alimentos Direccin General.
-Reportes de Horas Extras(Autorizacin y legalizacin) Formato legalizacion de tiempo
suplementario GTH - F - 061- Formato autorizacion de tiempo suplementario GTH - F - 060
-Licencias -resoluciones
-Vacaciones -resoluciones
-Resoluciones de pago de conceptos varios (auxilio funerario, quinquenios)
-Cargue informacin archivos planos de los cumulados viticos, prestaciones definitivas.

El funcionario responsable del proceso de la liquidacin de la nmina en las Regionales y la

Digeneral revisa las novedades:
-Sueldos
2.
Revisar novedades de nmina y Liquidar -ingresos de personal, das y valores pagados
Nmina - Seguridad social (Salud pensin, fondo de solidaridad pensional)
-Retencin en la fuente
Responsable del Proceso
-Novedades de descuentos estn registradas
de nomina en las Aplicativo Kactus, fsico y
-Descuentos, reintegros y pagos de dinero de novedades de vivienda y bienestar
Regionales y en la correo electrnico.
-Embargos Reportados por juzgados
Direccin General.
-Horas extras, cantidades pagadas sean las mismas Reportadas y que el valor pagado sea igual
o inferior al presupuestado
-Bonificaciones, quinquenios
- comparativo mes anterior contra mes actual,
de la informacin ingresada y liquidada mes actual contra mes anterior, revisin liquidaciones
manuales aleatorias verificando la consistencia del sistema.

Responsable del Proceso

3.
Generacin planillas de nomina mensual
activos y pensionados
Los funcionarios responsables del proceso de la liquidacin de nmina de las Regionales y la
de nomina en las
Direccin General, revisaran y verificaran la viabilidad de la informacin que se ingresara en el Aplicativo Kactus
Regionales y en la
sistema para el pago de los devengados y las deducciones en la nmina del correspondiente mes.
Direccin General.

4.
Revisar informacin prenomina Vs. magntico
de bancos y
elaborar certificacin de pago
Los funcionarios responsables del proceso de nomina generaran el resumen de nomina y revisan
Responsable del Proceso
contra el magnetico de bancos, una vez cuadrada la nomina cada una de las regionales realiza Aplicativo Kactus y Correo
de nomina en las
la certificacin de pagos de nomina con sus anexos para las firmas del Director regional y Electrnico y medio
Regionales y en la
Coordinador del Grupo Apoyo Administrativo Mixto. electrnico.
Direccin General.

5.
Revisar informacin de las nminas enviadas
por cada Regional
Los funcionarios auditores que realizan esta revision en la Direccin General son los
Direccin General Aplicativo Kactus y correo
responsables de garantizar la efectividad del proceso. De acuerdo a las Regionales que tienen
funcionarios auditores electrnico
asignadas cada uno

La nomina
NO regional est En caso que la nomina enviada por la regional tenga inconsistencias el funcionario auditor, solicita
cuadrada? realizar cambios y/o ajustes a que haya lugar

SI

6.
Recibir y verificar la informacin de nmina
enviada por cada Regional.
Los funcionarios auditores verifican que la informacion de las Regionales estn debidamente Aplicativo Kactus,
cuadradas de acuerdo con la informacin que cada regional envi a la Direccin General. Direccin General certificacin de pago,
funcionarios auditores resumen de nomina y
listado de bancos.

7. El funcionario responsable de la consolidacion de la nomina en Direccin General generara el Funcionarios responsables

Cuadre de nmina nacional comparativo de resumen de nomina a nivel nacional y correr el proceso de generacin de magnticos para del Proceso en Direccin Aplicativo Kactus
prenomina general Vs magnticos de bancos
validar que el neto en los dos casos sea el mismo, General

El grupo de salarios ser el responsable de enviar la informacin a la direccin administrativa y

8.
Envo informacin para pago de nmina a la
Direccin Administrativa y Financiera
financiera para el correspondiente pago de nomina mensual a nivel nacional para este proceso
se enviara:
* Resumen nmina mensual y Reporte de devengados discriminados por funcionamiento, Archivos soportes de
Funcionarios responsables
inversin, pensionados y gastos generales. Presupuesto Contabilidad y Tesorera nmina mensual, Correo
del Proceso en Direccin
- Listado general de bancos y magnticos para el pago de la nmina - Tesorera Electrnico, aplicativo
General
- Archivo de descuentos de nmina en seguridad social Contabilidad Kactus
- Archivo homologacin cdigos Kactus Vs. SIIF de descuentos de nmina Contabilidad
- Archivo de descuentos del SENA Contabilidad y Tesorera
- Magntico de terceros - Tesorera

Fin

GTH-P-003 V.002
 SEGURIDAD SOCIAL
ACTIVIDADES DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Inicio

El Responsable de liquidar en las Regionales y en Direccin General la seguridad

social revisa, organiza y registra en el aplicativo novedades
- Ingreso de Incapacidades Responsable del
Correos y comunicaciones
1.
- Afiliaciones y traslados a EPS, AFP y ARP Proceso en las
recibidas y en el aplicativo
Recibir , clasificacin y registrar novedades - Ingreso de novedades de pensionados. Regionales y la
Kactus
- Presuntas Deudas con las EPSS y AFP. Direccin General.
- Creacin de cuentas de empleado EPS, AFP, ARP.
- Verificacin de contratos creados.

El responsable del procedimiento en las Regionales y en Direccin General debe

realizar la liquidacin de la seguridad social de las personas activas
pensionados y retirados
2. El funcionario responsable del proceso de la liquidacin de la seguridad social
Liquidar y verficar seguridad social
verifica que las novedades registradas estn correctamente liquidadas.
Responsable del
-Incapacidades no paguen aporte a ARP Aplicativo Kactus y dems
Proceso en las
-Ingresos y retiros de funcionarios medios necesarios para
Regionales y la
-Das liquidados la verificacin
Direccin General.
-Traslados de EPS y fondos de pensiones
-Verificacin de descuentos realizados por el modulo de nomina Vs. Lo pagado
por seguridad social.
- Verificacin de liquidaciones de los pensionados Reportados en el mes.
- Verificacin de pensionados jubilados que no tienen aporte a pensin.

3. Responsable del
Generar planillas por entidad Los funcionarios responsables del proceso generan los reportes que hay en el Proceso en las
Aplicativo Kactus
aplicativo par verificar la consistencia de la informacin Regionales y la
Direccin General.

4. Responsable del
Comparar informacin generada por
El funcionarios responsable del procedimiento realiza el cuadre de
Proceso en las
kactus Report Vs. Libro de informacin que se genera en Kactus Report sea con la planilla de Aplicativo Kactus
autoliquidacin por entidades
Regionales y la
autoliquidacin
Direccin General.

5,
Los funcionarios responsables del procedimiento en las Regionales realizan y Responsable del
Elaborar certificacin de pago de envian a la Direccin General la certificacin debidamente firmada por el Proceso en las Correo electronico y
seguridad social Director Regional y Coordinador del Grupo Apoyo Administrativo mixto, como Regionales y la certificacin escaneada
soporte para realizar el correspondiente pago de seguridad social Direccin General.

6.
Revisar informacin de seguridad social
enviada por las regionales
Los funcionarios auditores que realizan esta labor en la Direccin General son
Direccin General Aplicativo Kactus y correo
los responsables de verificar que a informacin enviada por las Regionales sea
funcionarios auditores electrnico
consistente.

SI En caso de encontrar errores en la informacion presentada por las Regionales,

La informacion es Direccin General
consistente ? los funcionarios auditores solicitan mediante correo electrnico los cambios correo electronico
funcionarios auditores
y/o ajustes a que haya lugar.
NO

El funcionario responsables de consolidar la informacion en la Direccin General

7.
Correr proceso de generacin de genera el archivo de planilla integradora de activos y pensionados a nivel Responsable en
Aplicativo Kactus
planilla integradora nacional para validacin y pago Direccin General

El funcionario responsable de consolidar la informacion en la Direccin General

8. valida los tres archivos planos generados en planilla integradora de activos, Aplicativo Kactus,
Validar planilla integradora en el Responsable en
operador NUEVO SOI pensionados sucursal 12 y pensionados sucursal 13 ante el Operador SOI. En Operador SOI y correo
Direccin General
caso que se encuentre errores se determina su origen y se realizan los electrnico.
correspondientes ajustes.

9. El funcionario responsable del procedimiento en la Direccin General verifica

Responsable en Reportes Operador y
Verificar consistencia de la informacin que la informacin generada en el aplicativo Kactus Vs. la informacin
Direccin General Kactus verificados
generada en el Operador SOI sea consistente

Mediante comunicacin interna radicada se solicita a la Direccin

10.
Solicitar registro y pago de la
Seguiridad Social
Administrativa y Financiera el registro y pago la seguridad social. Para lo cual
se anexan los siguientes documentos en fisico y forma digital.
Grupo de Correo Electrnico,
- Certificacin general de pago de aportes discriminado por salud, pensin, ARP,
Administracin de archivos fsicos, aplicativo
CCF y ICBF.
Salarios Direccin Kactus y operador NUEVO
- Magntico integrador para pago de seguridad social de activos y pensionados.
General SOI
- Resumen de validacin Operador SOI PDF
- Resumen de pago por entidades de seguridad social
- Resumen por entidades de seguridad social discriminado por funcionamiento e
inversin en archivo Excel.

Fin

GTH-P-003 V.002
 CESANTIAS

DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

Inicio

*El funcionario responsable Revisa los ingresos de nuevos Funcionarios en el mes.

1. Responsable del de las
Verificacin y registro de Novedades
* Creacin de cuentas de empleado Fondo Nacional del Ahorro en el aplicativo
cesantas en la Direccin Aplicativo Kactus
en el aplicativo Kactus.
General
* Revisin de Funcionarios retirados en el mes.

El Responsable de liquidar las cesantias en la Direccin General realiza la liquidacin Responsable del de las
2. nacional de todos los funcionarios afiliados al Fondo Nacional del Ahorro incluye cesantas en la Direccin Aplicativo Kactus
Liquidacin Cesantas activos e inactivos. General

3.
La persona encargada de la liquidacin de cesantas liquidara la provision del FNA Responsable del de las
Liquidacin de la Provisin a nivel nacional y revisara la consistencia de la informacion en el Libro de Provisiones cesantas en la Direccin Aplicativo Kactus
y Aportes de la totalidad de los funcionarios activos e inactivos General

4. Responsable del de las

El Responsable del Proceso en Direccin General revisara en el aplicativo Kactus
Revisin del proceso por informes de cesantas en la Direccin Aplicativo Kactus
Kactus Report Report las liquidaciones y/o provisin a pagar,
General

5. El Responsable del Proceso en Direccin General de las cesantas realiza la Responsable del proceso
Generacin de planillas generacin de planillas en el aplicativo que es una relacin de regional, empleado y de cesantas en la Aplicativo Kactus
valor a pagar, Direccin General

6. Responsable del proceso

Elaboracin de certificacin de pago
El funcionario responsables de la liquidacion de cesantias genera el certificado para
de cesantas en la Certificado fsico
para firma de la Secretaria General. firma de la Secretaria General previo Vobo del Coordinador del Grupo de Salarios
Direccin General

El funcionario responsable enva mediante comunicacin interna radicada anexando

7.
la informacin soporte para el pago de las cesantas a la Direccin Administrativa y
Responsable del de las Certificacin de pago
Envi informacin para pago de Financiera
cesantas a la Direccin Administrativa y
cesantas en la Direccin correo electrnico y
- Certificacin general de pago
Financiera General medios magnticos
- Magntico cesantas discriminado por Regional, funcionario y valor

8. El funcionario responsable valida el magnetico generado en el mes con el fin de Responsable del de las Medio magntico y
Validacin del Magntico en el aplicativo verificar la consistencia delos valores liquidados a los saldos de cada uno de los cesantas en la Direccin aplicativo Fondo Nacional
Fondo Nacional del Ahorro y verificacion
de errores funcionarios en la pagina del Fondo Nacional del Ahorro General del Ahorro

9. El Funcionario responsable del proceso le informa al contacto del Fondo Nacional del Responsable del de las Aplicativo y/o pagina del
Envo de la informacin al funcionario del Ahorro que se encuentra en la pagina de esa entidad la informacin del mes para cesantas en la Direccin Fondo Nacional del
Fondo Nacional del Ahorro.
proceder a validarla y aplicarla. General Ahorro

Fin

GTH-P-003 V.002