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06 Libro Blanco PDF
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Secretara de la Funcin Pblica
Oficina del Secretario
Coordinacin de Verificacin de la Supervisin
Externa de la Obra Pblica Estatal
Libro Blanco
INTRODUCCIN
El presente curso constituye un instrumento que describe la forma en que debe integrarse la
evidencia de los tramites y operaciones realizadas y, tiene como objetivo dejar constancia
documental del desarrollo del proyecto desde la planeacin, programacin, presupuestacin,
ejercicio, seguimiento y control; presentando con su integracin mayor claridad, objetividad y
transparencia en la aplicacin de los recursos pblicos.
Para tal efecto hemos considerado conveniente que la integracin de los Libros Blancos,
describa en cada caso, su conceptualizacin, desarrollo, logros y beneficios, con datos
debidamente soportados con la evidencia documental que se haya generado con motivo de
la aprobacin, ejecucin y conclusin de los recursos pblicos.
El propsito de los Libros Blancos permitir que cada una de los rganos de Control Interno
de la Secretara de la Funcin Pblica, asignados a las Dependencias Centralizadas,
Organismos Descentralizados y Municipios constaten, por s mismos, el cabal cumplimiento
de la aplicacin de los recursos que tuvieron bajo su responsabilidad.
Los Libros Blancos se integrarn en forma impresa, en disco compacto o en cualquier otro
medio magntico, el cual deber permitir que los documentos sean plenamente
identificables, insustituibles, inviolables y validados por el responsable de su elaboracin o
expedicin, debiendo quedar sustentados mediante el acopio.
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Las Dependencias Ejecutoras y Municipios enviarn el Libro Blanco, para el Visto Bueno de
la Secretara de la Funcin Pblica, respecto de la forma en que deben integrarse, por lo que
una vez validado, quedar bajo la responsabilidad de los titulares de las unidades
administrativas responsables del gasto, la custodia y resguardo de la documentacin original
comprobatoria y los informes relativos a las actividades realizadas.
El curso para la integracin de Libros Blancos estar dirigido en principio a los funcionarios
pblicos adscritos a las Delegaciones de la Secretaria de la Funcin Pblica y, a los rganos
de Control Interno de las Dependencias y Organismos Descentralizados de la Administracin
Pblica Estatal y Municipal, as como a los funcionarios que manejen recursos pblicos
adscritos a las Dependencias ejecutoras. Teniendo el propsito principal de capacitar a los
funcionarios pblicos, en la integracin ordenada y estructurada de un solo documento, que
conforme la evidencia de los trmites y operaciones que se realizaron con motivo de la
autorizacin y aplicacin de los recursos, promoviendo as la oportuna rendicin de cuentas y
la transparencia de la informacin.
As mismo otorgar a los rganos de Control Interno una herramienta que facilite la
autorizacin formal de los Libros Blancos y su revisin y se promueva la implementacin de
este formato en la entrega y cierre de las Dependencias y Organismos de la presente
Administracin Pblica Estatal.
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PGINA
C) MARCO LEGAL LIBROS BLANCOS.
Desarrollo del Marco Legal del Libra Blanco......... 38
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A)
CURSO DE INTEGRACIN
LIBROS BLANCOS
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A C T I T U D:
APTITUD:
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LEALTAD:
DISCRESIN:
De igual manera, el trabajo en equipo, estar conformado, por personas con conocimientos
especficos en diversas materias, que se entrelazan para la consecucin del objetivo o meta
a alcanzar.
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II.- ANTECEDENTES.
A partir del 2000 se integro un Libro Blanco o Memoria Documental, teniendo como
resultado una accin de gobierno con la documentacin ms relevante generada por
un programa, proyecto de Inversin o accin, relatando los resultados alcanzados con
documentos cualitativos y cuantitativos.
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III.- DEFINICIONES.
5.- QUE ES LA RENDICIN DE CUENTAS?
Por lo que la Rendicin de cuentas proviene de una traduccin inexacta del trmino
anglosajn accountability, que en su acepcin original significa ser sujeto a la obligacin
de reportar, explicar o justificar algo; ser responsable ante alguien de algo. Debido a
que en la lengua espaola se carece de un trmino especfico que exprese con nitidez la
acepcin anglosajona del mismo, se ha optado por usar el trmino como tal, Rendicin de
Cuentas.
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DESTINO OBJETO
SEGUIMIENTO DE ACCIONES
INTERNO CONTROL DE ACCIONES Y RECURSOS
EVALUACIN DE RESULTADOS
RENDICIN
DE
CUENTAS
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Qu es un libro? Proviene del latn Liber, Libri, que significa un conjunto de hojas de
papel, impresas que se cosen y encuadernan, formando un volumen. Es un medio por
el cual el hombre transmite sus sentimientos, opiniones y conocimientos.
9.- CONCEPTOS:
Concentrar: Reunir en un centro lo que est separado; juntar en un solo lugar el todo
de sus partes.
Documentar: Probar o justificar a travs de documentos la verdad de un acto, un
hecho o una accin.
Informar: Accin y efecto de informar, del latn informare que significa dar noticia de
algo.
Sustentar: Es aquello que sirve para apoyar con seguridad y firmeza una idea,
opinin, promesa o hecho.
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El objetivo del Libro Blanco radica en sustentar y transparentar las acciones realizadas en un
programa o proyecto durante su ejecucin, stas mismas deben estar sustentadas en los
objetivos de la Planeacin nacional, la cual se hace referencia en el siguiente artculo:
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Referente a este punto en el mbito Estatal, aun no se cuenta con un Marco Jurdico
y Normativo, ya que la regulacin legal existente se basa nicamente en la integracin
en las Reglas de Operacin del FONDEN (R.O.F.) de carcter Federal.
Para la integracin del Libro blanco se debe contar con sentido comn, experiencia y
razonamiento para comprender, analizar y validar las acciones realizadas.
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El contenido de un Libro Blanco bsico general, se integrara desde los antecedentes, las
acciones realizadas y los resultados obtenidos, estableciendo perspectivas en las cuales los
documentos probatorios de cualquier accin y/o proyecto debern ser secuenciales, claros,
legibles y oficiales.
El alcance del Libro Blanco se presenta desde los Programas, Proyectos o Acciones
(Prioritarios y Estratgicos), o Programas Sectoriales o Institucionales presentando las
Acciones, Presupuestos, Impactos (Sociales, Polticos, Econmicos y Culturales),
documentos y, teniendo como resultado la Planeacin, Organizacin, Ejecucin, Control y
Verificacin en la congruencia de datos y cifras.
18.- DOCUMENTOS.
Para la Bsqueda de todos los principales documentos oficiales del programa, proyecto o
accin desde su planeacin, pasando por la ejecucin y terminando con el control y la
evaluacin, estos debern estar sustentados y se presentaran con las siguientes
caractersticas:
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22.- PLANEACIN.
Una Planeacin exitosa en la Integracin y ejecucin del Libro Blanco, inicia en el proceso
de investigacin detallada, mediante la siguiente secuencia:
Tipo de Programa, Duracin y/o Vigencia, Objetivo, Marco Normativo Aplicable, Problemtica
Relevante, Eventos Relevantes, reas Involucradas, Ubicacin Geogrfica, Caractersticas
Relevantes, Inversin y/o Presupuesto, Tipo de Contratacin y Resultados.
23.- EJECUCIN.
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Es un proceso que permite evaluar la congruencia en las cifras, fechas y datos referentes, en
este mismo sentido se podr constatar la referencia documental como sustento de la accin
y verificar la cronologa o secuencia de las actividades desarrolladas durante la planeacin,
ejecucin y conclusin del proyecto de Inversin o programa, corroborando el cumplimiento
de la normatividad aplicable a cada accin.
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Un buen Resumen Ejecutivo claro, preciso y amplio, permitir al lector del Libro Blanco, no
revisar los aspectos documentales.
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33.- RIESGO.
En la integracin del Libro Blanco se pueden presentar obstculos o algunos riesgos que
retrasaran su integracin, por lo que se consideran algunas opciones de riesgo:
Demasiada comunicacin puede generar confusin.
Comunicacin de rutina no le da valor agregado al Libro Blanco.
Demasiada informacin documental, no atomizada.
Informacin no legible y clara.
Una buena comunicacin permite el envo de documentacin til para el Libro Blanco.
Una buena revisin previa de la documentacin enviada al responsable de integracin
promueve seguridad.
El contenido definitivo del Libro Blanco deber ser integrado de la siguiente manera:
I.- Presentacin:
III.- Antecedentes.
1. Autorizacin Presupuestal:
1.1. Propuesta de creacin y puesta en marcha del programa.
1.2. Publicacin en el Diario Oficial de la Federacin (en su caso).
1.3. Acuerdo de la Comisin Intersecretarial Gasto Financiamiento en que se aprueba.
1.4. El proyecto y el apoyo presupuestal.
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2. Radicacin de Recursos:
2.1 Oficios de afectacin presupuestal.
2.2 Cuentas por liquidar certificadas.
2.3 Comunicacin de radicacin de Recursos.
2.4 Plizas- cheque y contra-recibos firmados.
2.5 Cartas de disposicin de fondos bancarios.
3. Aplicacin de Recursos:
3.1 Programa de trabajo.
3.2 Calendario de ejecucin del presupuesto autorizado y programa de
distribucin del gasto.
3.3 Solicitudes de autorizacin ante la coordinadora del sector o la SHyCP
para llevar a cabo diversos comits.
3.4 Carta de disposicin de fondos bancarios que certifiquen que los recursos
se radicaron a la Dependencia y Entidad..
4. Proceso de Licitacin o Adjudicacin:
4.1 Convocatorias.
4.2 Bases.
4.3 Visitas al sitio.
4.4 Juntas de aclaraciones.
4.5 Apertura de ofertas tcnicas y econmicas.
4.6 Evaluacin de ofertas tcnicas (cuadros comparativos).
4.7 Dictmenes de ofertas tcnicas.
4.8 Evaluacin de ofertas econmicas.
4. 9 Dictmenes de ofertas econmicas.
4.10 Actas de fallo.
4.11 Propuesta ganadora.
5. Inconformidades (en su caso):
5.1 Inconformidad.
5.2 Pronunciamiento (OIC-SFP).
6. Contratacin:
6.1 Contrato, anexos.
6.2 Garantas.
6.3 Programa de ejecucin.
7. Pagos:
7.1 Matriz de estimaciones.
7.2 Facturas.
7.3 Pagos (Conciliacin con rea financiera).
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8. Entrega Recepcin.
9. Control (auditora):
9.1 Informe de auditoras (OIC, SFP, ASF).
9.2 Solvatacin de observaciones.
VI.- Resultados Y Beneficios.
VII.- ESTRATEGAS.
35.- PROCESO BSICO.
La Secretara de la Funcin Pblica determina las polticas y fija fechas para la integracin
del Libro Blanco, as mismo las Instituciones o Entidades que integran los Libros Blancos
fijaran el contenido de acuerdo al proyecto o programas; se nombra un Coordinador de
Libros Blancos y responsable que reciba la documentacin en base al contenido especfico,
enviando la documentacin probatoria de las reas involucradas.
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Para determinar los tiempos de elaboracin en la integracin del Libro Blanco se consideran
los siguientes porcentajes:
5.- Intregacin
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2.3.- Redaccin del Libro: Con base en la evidencia documental que se seleccion, se
deber redactar cada uno de los apartados del Guin establecido por los Lineamientos
Oficiales. Es importante sealar que como el Libro Blanco es una resea cronolgica, el
apartado Sntesis ejecutiva del programa, proyecto o asunto del Guin de los
Lineamientos se respalde con los documentos de cada incidencia descrita en la resea,
independientemente de los Anexos documentales que se incorporen en dado caso como
Apndice.
3.2.- Entrega final para firma y distribucin: Una vez validado el Libro Blanco por el
rgano Interno de Control, lo revisar y firmar el Titular de la Dependencia o Entidad
que corresponda y se proceder a su distribucin de acuerdo con lo establecido en el
Artculo Octavo de los Lineamientos.
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ESQUEMA CONCEPTUAL
EXPEDIENTE DEL
ASUNTO
REQUERIMIENTOS
DE ELABORACIN
NORMATIVIDAD
DEL ASUNTO
DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
VIII.- BENEFICIOS.
Dentro los beneficios del Libro Blanco se pueden considerar los siguientes:
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B)
EJEMPLOS DE
INTEGRACIN DE
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1.-Presentacin:
3.- Antecedentes:
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5.3.3.3 Seguimiento.
5.3.4 Sistema integral de administracin de proyectos.
5.3.5 Comit consultivo.
5.3.5.1 Juntas y acuerdos.
5.3.5.2 Seguimientos de acuerdos.
5.3.6 Observaciones de los rganos fiscalizadores externos.
5.3.6.1 Observaciones.
5.3.6.2 Seguimiento.
5.3.7 Proyectos relacionados interdependientes.
5.3.8 Problemtica.
5.5.1 Apreciacin global.
5.5.2 Por caso.
5.4 Esquema jurdico y desarrollo.
5.4.1 Contratos bases.
5.4.2 Contratos alternos.
5.4.3 Seguridad del proyecto.
5.4.4 Permisos. Convenios de la terminacin del proyecto.
5.4.5 Litigios (demandas y reconvenciones).
5.5. Esquema financiero y desarrollo del mismo.
5.5.1 Estructura financiera del proyecto.
5.5.2 Fuentes de financiamiento del proyecto.
5.5.3. Participacin de la entidad en el mecanismo de disposicin de recursos por
parte de la contratista.
5.5.4 Entrega de la obra satisfaccin, dando inicio a los pagos por parte de la entidad.
5.5.5 Anlisis financiero de los flujos una vez entregada la obra.
6.-Resultados y beneficios.
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CON LINEAMIENTOS PUBLICADOS EN EL DIARIO 27 de Mayo de 2009
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CON LINEAMIENTOS PUBLICADOS EN EL DIARIO 27 de Mayo de 2009
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a) Calendario de aportaciones y de
ejecucin del presupuesto autorizado,
que especifique las unidades
responsables de su ejercicio;
b) Relacin de las cartas de disposicin
de fondos bancarios, que certifiquen
que los recursos se ubicaron en la
plaza de la Entidad Federativa;
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a) Relacin de pagos realizados por el c) Relacin de pagos realizados por el
Fiduciario, por cuenta y orden de las Fiduciario, por cuenta y orden de las
Dependencias o Entidades ejecutoras, Dependencias o Entidades ejecutoras,
tratndose de recursos del Fideicomiso tratndose de recursos del Fideicomiso
FONDEN; as como la relacin de FONDEN o de los Fideicomisos
plizas cheques firmadas, en caso de FONDEN Estatales, as como la
recursos del programa FONDEN; relacin de plizas cheques firmadas,
b) Cuadro-resumen del total de los en caso de recursos del Programa
fondos entregados y recibidos, y FONDEN;
c) Relacin de la documentacin soporte d) Cuadro-resumen del total de fondos
de la aplicacin de los recursos por entregados y recibidos, y
parte de la Dependencia o Entidad e) Relacin de la documentacin soporte
ejecutora (contratos, fianzas, facturas y de la aplicacin de los recursos por
dems documentacin soporte de los parte de la Dependencia o Entidad
pagos efectuados por la restitucin de ejecutora (contratos, fianzas, facturas y
los daos). dems documentacin soporte de los
pagos efectuados por la restitucin de
los daos).
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Una vez cumplido con los objetivos del proyecto de que se trate y agotados los
recursos asignados o bien, agotados los recursos transferidos, la dependencia
o entidad ejecutora, entregara al Secretario Tcnico y al Representante de la
Funcin Pblica Federal un Libro Blanco que contendr lo siguiente:
1. Presentacin.
2. Fundamento Legal para la formulacin del Libro Blanco.
3. Objetivo Del Libro Blanco.
4. Antecedentes.
4.1 .-Matriz de Estrategias.
4.2 .-Descripcin del Proyecto.
4.2.1 .-Zona de jardines temticos (vegetacin nativa y extica).
4.2.2 .-Zona cultural (caf y msica).
4.2.3 .-Zona calle peatonal (trayecto peatonal continuo).
4.2.4 .-Zona de exposiciones (gastronoma tpica y exposiciones
artsticas).
4.2.5 .-Zona religiosa.
5. Marco Jurdico.
6. -Vinculacin con Planes y Programas.
6.1 .-Vinculacin con el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012
6.2 .-Vinculacin con el Plan de Desarrollo Chiapas Solidario 2007-2012
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C)
MARCO LEGAL
DE LA INTEGRACIN DE
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D)
LINEAMIENTOS PARA LA
ELABORACIN E
INTEGRACIN DE
LIBROS BLANCOS
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1.- Presentacin.
En este apartado se describir el nombre y objetivo del programa, proyecto o asunto de que
se trate; periodo de vigencia que se documenta; ubicacin geogrfica; principales
caractersticas tcnicas; unidades administrativas participantes, as como nombre y firma del
titular de la dependencia o entidad.
3.- Antecedentes.
En este apartado se debern sealar las causas o problemtica general que motiv la
conceptualizacin y ejecucin del programa, proyecto o asunto de que se trate.
4.- Marco normativo aplicable a las acciones realizadas durante la ejecucin del
programa, proyecto o asunto.
5.- Vinculacin del programa, proyecto o asunto con el Plan Nacional de Desarrollo y
programas sectoriales, institucionales, regionales y/o especiales.
Se sealar la vinculacin existente entre el programa, proyecto o asunto de que se trate con
el Plan Nacional de Desarrollo que corresponda y el o los programas sectoriales,
institucionales, regionales o especiales.
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El medio que se utilice para el resguardo de la copia del Libro Blanco deber permitir que los
documentos sean plenamente identificables, insustituibles, inviolables y que cuenten con la
validacin del responsable de su elaboracin o expedicin.
Decimo Segundo.- la secretara, por s o a travs de los rganos internos de control de las
dependencias y entidades, as como de la procuradura general de la repblica, en el mbito
de sus respectivas competencias, vigilarn y darn seguimiento al cumplimiento de lo
establecido en estos lineamientos.
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Libro Blanco
Una vez integrado conforme a los lineamientos para la elaboracin e integracin de Libros
Blancos expedidos por la Secretara de la Funcin Pblica el 10 de Octubre de 2011, se
llenara un formato con datos relevantes de acuerdo a su estructura, por lo que este mismo
ser enviado a la Secretara de la Funcin Pblica Federal para su anlisis y conformacin
del ndice.
c) Este formato deber enviarse en el formato de Excel y en versin en formato PDF que
contenga solo la firma autgrafa del responsable de su llenado y envo.
d) El nombre del archivo estar compuesto as: Siglas del Sector Siglas de la
institucin, por ejemplo: STS-DIF-LB.
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______________________________________________
Nombre y firma del responsable de llenado del formato
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E)
BIBLIOGRAFA
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BIBLIOGRAFA.
1.- Lineamientos para la elaboracin e integracin de Libros Blancos y de Memorias
Documentales, publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 10 de Octubre de 2011.
2.- Ley Orgnica del Estado de Chiapas publicado en el Diario Oficial el 11 de Mayo de 2011.
3.- Reglas de Operacin del Fondo de Desastres Naturales, publicados en el Diario Oficial
de la Federacin el 3 de Diciembre de 2010 y, con Lineamientos publicados en el Diario
Oficial de la Federacin el 31 de Enero de 2011.
5.- Reglas de Operacin del Fondo de Desastres Naturales, publicados en el Diario Oficial
de la Federacin el 27 de Mayo de 2009.
8.- Informe de Rendicin de Cuentas de las Administracin 2000-2006, FOVI Libro Blanco,
(Noviembre 2006).
11.- Gua para la Integracin de los Libros Blancos de las Reglas de Operacin del
FONDEN, Contralora General de Veracruz 1999, (20 de Septiembre de 2000)
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