PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o
etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad.

El proceso administrativo se define como

el conjunto de pasos o etapas sucesivas e
interrelacionadas entre s, a travs de las
cuales se efecta la administracin.
PROCESO ADMINISTRATIVO
 PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas,
diagnstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades de
mando y procedimientos.
- INTEGRACION: Quin y con qu se va a hacer? Personal: seleccin,
contratacin, capacitacin, materiales, finanzas, compras, produccin, entre
otros.

4.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma

de decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y
comunicacin.
5.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin,
determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y
retroalimentacin.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Propsitos
Objetivos
Estrategias
FASE PLANEACIN Polticas
Programas
MECNICA O Presupuestos
Procedimientos
ESTRUCTURAL

Jerarquizacin
Divisin del Trabajo Departamentalizacin
ORGANIZACIN Descripcin de funciones
Coordinacin

Toma de decisiones
DIRECCIN Integracin
O Motivacin
FASE EJECUCIN Comunicacin
Supervisin
OPERATIVA O
Establecimiento de
DINMICA estndares
CONTROL Medicin
Correccin
Retroalimentacin
PROCESO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACION

MECANICA DINAMICA

PLANEACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

QUE SE QUIERE HACER? COMO SE VA A HACER? VER QUE SE HAGA COMO SE HA

QUE SE VA A HACER? REALIZADO?
PROCESO ADMINISTRATIVO

I
P L A N E A C IO N
Q u s e q u ie r e II
h a c e r? O R G A N IZ A C IO N
C m o se va a
h a c e r?

IV
CONTROL
Cm o se ha
r e a liz a d o ?
III
D IR E C C IO N
Ver que se
haga
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACIN
PROPSITOS MISIN

INVESTIGACIN

PREMISAS INTERNAS/EXTERNAS

OBJETIVOS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE

-CLAROS, PRECISOS Y ESPECFICOS
-ALCANZABLES

ESTRATEGIAS

POLTICAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

PROCEDIMIENTOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION
PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales - Finalidades de
tipo cualitativo que se orientan y persiguen a travs de los
objetivos - directrices que definen la razn de ser de la
empresa - Constituyen la misin que la identifica

INVESTIGACION: Apoya la planeacin al brindarle, precisin,

cuantificacin flexible y certera, aplicando el mtodo
cientfico en general al explicar, describir y predecir, a travs
de sus etapas el respectivo proceso cientfico as:
Definicin del problema. (qu se desea resolver).
Obtencin de Informacin (Datos: Observacin,
experimentacin - encuestas - muestreo).
Determinacin de la Hiptesis (Proposicin de respuesta -
ideas para solucionar el problema).
Comprobacin de Hiptesis. (Aceptacin o rechazo).
Presentacin del Informe. (Resultado para tomar
decisiones).
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (II)

PREMISAS: Suposiciones Futuras - Internas cambios al interior,

Fortalezas y Debilidades - Externas al Entorno, Amenazas y
Oportunidades, de carcter poltico, legal, econmico,
social, tcnico y por otros factores.

OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propsito

de los PROPOSITOS o de la misin, son fines a lograr, con sus
caractersticas: medibles, cuantificables, claras, precisas,
ESPECIFICAS y alcanzables. Se clasifican en: Estratgicos o
Generales de toda la entidad a largo plazo. Tcticos o
departamentales a corto y mediano plazo. Operacionales o
ESPECIFICOS a niveles de seccin, a corto plazo.
Para determinar objetivos se deben hacer preguntas claves
de la Administracin: qu, Cmo, Cundo, Dnde y Por
qu?
PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DE LA PLANEACION

ESTRATEGIAS: Cursos de accin general o alternativas de

utilizacin de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos,
determinando alternativas, evaluando los cambios al interior,
y seleccionando alternativas

POLITICAS: Guas para orientar las acciones con criterios

lgicos en la toma de decisiones.

PROGRAMAS: Esquema que establece secuencias de

actividades para realizar los objetivos, identificando
actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando
actividades.
PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DE LA PLANEACION (IV)

PRESUPUESTOS: Plan a desarrollar en trminos econmicos o

monetarios, determinando el origen y la asignacin de
recursos para lograr objetivos, en un perodo determinado.

PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividades

en orden cronolgico, incluyendo el mtodo de cmo llevar
a cabo las tareas o rutinas del trabajo, expresados por escrito
y en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando la
responsabilidad, evitando duplicidad y evalundolos
permanentemente.

PLANES: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendo

observaciones como Autorizacin - Preparacin, Ejecucin y
Control.
PROCESO ADMINISTRATIVO
EJERCICIOS DE PLANEACIN ESTRATGICA
AMENAZAS
( INCONVENIENTES PARA Medios Externos Situaciones a.Tendencias
CUMPLIR OBJETIVOS) coyunturales y/o polticas,
Entorno que se estructurales de la sociales,
presenta para la entidad en relacin administrativa,
efectiva organizacin con tendencias que econmicas,
OPORTUNIDADES y prestacin de influyen en la tecnolgicas,
( Proyecciones, servicios a la organizacin y que afecten el
Posibilidades) comunidad. servicios en su futuro.
grado de fuerza b) Anlisis de
(mayores-menores) las entidades
con las que se
tiene
relaciones.
c) Anlisis de
aspectos
inherentes a
los servicios
a ciudadanos.
FORTALEZAS Medios Internos Guas:
( Aspectos positivos, a) Organizacin
cualidades destacadas) En cuanto a la b) Resultados
organizacin y c) Objetivos- metas
administracin que d) Satisfaccin
presta un servicio e) Recursos:
midiendo sus Fsicos
DEBILIDADES resultados, positivos Humanos
(Aspectos negativos, o negativos. Tcnicos
inconvenientes) Administrativos
f) ptimos- ideales.

FACTORES CRTICOS reas, actividades Qu cosas

PARA LOGRAR EL XITO elementos actualmente y en el
indispensables para futuro se deben
lograr el xito de la hacer bien
entidad y hace bien para lograr objetivos.
para lograr
resultados positivos.
VISIN DEL FUTURO Lo ideal en la Expresar ideas,
IDEAL prestacin del deseos y sueos que
servicio y satisfacer buscan armona
al usuario.
 PLANILLA DE PLANEACIN ESTRATGICA COMO
ELEMENTO BSICO DEL CONTROL INTERNO

MEDIOS EXTERNOS MEDIOS INTERNOS

FACTORES CRTICOS VISIN DEL
AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES PARA LOGRAR XITO FUTURO

DEFINIR
1. MISIN

2.VISION DEL FUTURO IDEAL

3. OBJETIVO

4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
PROCESO ADMINISTRATIVO

QUE ES FODA?
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
FODA

FORTALEZAS
Son de carcter interno e involucran los
aspectos positivos y cualidades destacadas en
la organizacin. Ej. El personal cuenta con una
cultura de alto nivel de trabajo en equipo.
FODA

OPORTUNIDADES
Son de carcter externo e involucran las
proyecciones o posibilidades en el
mejoramiento del entorno. Ej. Acceso a
tecnologa ms avanzada.
FODA

DEBILIDADES
Son de carcter interno e involucran aquellos
aspectos negativos e inconvenientes. Ej. Falta
de Pertenencia y responsabilidad en la
compaa por parte del personal.
FODA

AMENAZAS
Son de carcter externo e involucran los
inconvenientes para cumplir los objetivos.
Ej. La competencia.
ORGANIZACION
ORGANIZACIN

ES el establecimiento de la estructura necesaria

para la sistematizacin racional de los recursos,
mediante la determinacin de jerarquas,
disposicin, correlacin y agrupacin de
actividades con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.
IMPORTANCIA
Los fundamentos bsicos que demuestran la
importancia de la organizacin son:

Es de carcter continuo.

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera

de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las

actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
IMPORTANCIA
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
reduciendo los costos e incrementando la
productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al

delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS
Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades
establecidas en la organizacin deben relacionarse
con los objetivos y propsitos de la empresa.

Especializacin: El trabajo de una persona debe

limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucin de
una sola actividad.

Jerarqua: Es necesario establecer centros de

autoridad de los que emane la comunicacin
necesaria para lograr planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea
clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo
hasta el nivel ms bajo.
PRINCIPIOS

Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada

grado de responsabilidad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de Mando: Este principio establece que al

determinar un centro de autoridad y decisin para
cada funcin, debe asignarse un slo jefe, y que los
subordinados no debern reportar a ms de un
superior, pues el hecho de que un empleado reciba
rdenes de dos o ms jefes slo ocasionar fugas de
responsabilidad, confusin e ineficiencia.
PRINCIPIOS
Difusin: Para maximizar las ventajas de la
organizacin, las obligaciones de cada puesto
que cubren responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse, por escrito, a disposicin
de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relacin con las mismas.

Amplitud o Tramo de Control: Hay un lmite en

cuanto al nmero de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste
pueda realizar todas las funciones
eficientemente.
PRINCIPIOS
De la coordinacin: Las unidades de la organizacin
siempre debern mantenerse en equilibrio.
La estructura organizacional debe propiciar la
armona y la adecuada sincronizacin de los
recursos que integran la empresa, para cumplir con
los objetivos generales. Todas las funciones deben
apoyarse completamente y combinarse, a fin de
lograr un objetivo comn; en esta forma, la
organizacin funcionar como un sistema armnico
en el que todas sus partes actuarn oportuna y
eficazmente, sin ningn antagonismo.
Continuidad: Una vez que se ha establecido, la
estructura organizacional requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o

modelos de estructuras organizacionales
que se pueden implantar en un organismo
social; las ms usuales son:
Lineal o militar
Funcional o de Taylor
Lineo - Funcional
Estaf
Por comits
ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR

Se caracteriza porque la
actividad decisional se
concentra en una sola A
Director General R
persona quien toma las u e
decisiones y tiene la t s
responsabilidad bsica del o p
mando. r
i
Jefe de Departamento o
n
d s
Se le conoce como a a
organizacin lineal o militar d Mdico b
porque, se utiliza en i
instituciones militares, l
i
siendo aconsejable d
tambin su aplicacin en a
pequeas empresas. d
 ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR

VENTAJAS DESVENTAJAS
Mayor Facilidad en la Es rgida e inflexible
toma de decisiones y La organizacin
en la ejecucin de las depende de hombres
mismas clave, lo que origina
trastornos.
No hay conflictos de
autoridad ni fugas de No fomenta la
especializacin.
responsabilidad.
Los ejecutivos estn
Es claro y sencillo saturados de trabajo, lo
Util en pequeas que ocasiona que no
empresas se dediquen a labores
La disciplina es fcil de directivas sino de
operacin
mantener. simplemente.
ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR
La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y
establecer la especializacin de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero
posible de funciones.

Abastecimiento
Horario de
de
Citas
Medicamentos

Auditora
Historia Clnica
Mdica
Medicos

Protocolos de Capacitacin
atencin Constante

Firma y Sello Mantenimiento

del Mdico del Consultorio
 ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR
VENTAJAS DESVENTAJAS
Mayor Especializacin Dificultad de localizar y
Se obtiene la ms alta fijar la responsabilidad, lo
eficiencia de cada que afecta seriamente la
persona. disciplina y moral de los
La divisin del trabajo es trabajadores por
planeada y no contradiccin aparente
incidental. o real de las rdenes.
El trabajo manual se Se viola el principio de la
separa del trabajo unidad de mando, lo que
intelectual. origina confusin y
conflictos.
Disminuye la presin
sobre un solo jefe por el La no clara definicin de
nmero de especialistas la autoridad da lugar a
con que cuenta la rozamientos entre los
organizacin. jefes.
ORGANIZACIN LINEO - FUNCIONAL
En sta se combinan los dos tipos de organizacin antes
vistos, aprovechando las ventajas y evitando las
desventajas inherentes a cada una, ya que conserva.

De la organizacin lineal o militar, la autoridad y

responsabilidad que se tramite a travs de un solo jefe para
cada funcin en especial.
De la funcional, la especializacin de cada actividad en una
funcin.

Director General

Jefe de Medicina Jefe de Enfermera Jefe de Odontologa Jefe de Servicios de Diagnstico

Medicina Externa Medicina Interna Pediatra

ORGANIZACIN ESTAF (I)
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del
avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de
contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar
con especialistas capaces de proporcionar informacin
experta y de asesora a los departamentos de lnea.

Director General Asesor Jurdico

Director de Consultor del

Departamento Director

Superintendente

Jefe de Medicina

Mdico
ORGANIZACIN ESTAF (II)
VENTAJAS
Logra que los
conocimientos expertos
influyan sobre la manera
de resolver los problemas
de direccin.
Hace posible el principio
de la responsabilidad y la
autoridad indivisible, y al
mismo tiempo permite la
especializacin del estaf.
DESVENTAJAS
Si los deberes y
responsabilidades de la
asesora no se delimitan
claramente por medio de
cuadros y manuales, puede
producirse una confusin
considerable en toda la
organizacin.
Puede ser ineficaz por falta
de autoridad para realizar
sus funciones, o por falta de
un respaldo inteligente en
la aplicacin de sus
recomendaciones.
Pueden existir rozamientos
con los departamentos de
la organizacin lineal.
ORGANIZACIN POR COMITES (I)
Este tipo de organizacin consiste en asignar los diversos
asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se
renen y se comprometen para discutir y decidir en
comn los problemas que se les encomiendan.

Director General

Comit de Medicina Comit de Auditora Mdica

Medicina Enfermera Odontologa Servicios de Diagnstico

 ORGANIZACIN POR COMITES
CLASIFICACION
Directivo: Representa a los
accionistas de una empresa que se
encargan de deliberar y resolver los
asuntos que surgen de la misma.
Ejecutivo: Es nombrado por el
comit directivo, para que se
ejecuten los acuerdos que ellos
toman.
De vigilancia: Personal de confianza
que se encarga de inspeccionar las
labores de los empleados de la
empresa.
Consultivo: Integrado por
especialistas, que por sus
conocimientos o estudios, emiten
dictmenes sobre asuntos que les
son consultados.
ORGANIZACIN POR COMITES

VENTAJAS DESVENTAJAS
Las soluciones son ms Las decisiones son lentas,
objetivas, ya que ya que les deliberaciones
representan la conjuncin son tardas.
de varios criterios.
Una vez constituido un
Se comparte la comit, es difcil disolverlo.
responsabilidad entre todos
los que integran el comit, En ocasiones, los gerentes
no recayendo aquella se desligan de su
sobre una sola persona. responsabilidad y se valen
Permite que las ideas se del comit para que se
fundamenten y se critiquen. haga responsable de sus
propias actuaciones.
Se aprovechan al mximo
los conocimientos
especializados.
TECNICAS DE ORGANIZACION

Son las herramientas

necesarias para llevar a
cabo una organizacin
racional, son indispensables
durante el proceso de
organizacin y aplicables de
acuerdo con las necesidades
de cada grupo social. Las
principales son:
Organigramas
Manuales
ORGANIGRAMAS
Por su Estructurales: Muestran slo la
Objeto estructura administrativa de la empresa.
Funcionales: Indican en el cuerpo de la
Grfica, adems de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de
los departamentos.
Especiales: Se destaca alguna
caracterstica.
Organigramas Por su Generales: Presentan toda la
Area organizacin; se llaman tambin cartas
maestras.
Departamentales: Representan la
organizacin de un departamento o
seccin.
Por su Esquemticos: Contienen slo los
Contenido rganos principales, se elaboran para el
pblico, no contienen detalles.
Analticos: Ms detallados y tcnicos
ORGANIGRAMA VERTICAL
En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de
arriba hacia abajo.

Director General

Subdirector

Medicina Enfermera Odontologa Servicios de Diagnstico

ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.

Medicina

Enfermera
Director
General
Odontologa

Servicios de
Diagnstico
ORGANIGRAMA CIRCULAR
Donde los niveles jerrquicos quedan determinados de forma circular.
 MANUALES
Sondocumentos detallados que contienen en
forma ordenada y sistemtica, informacin
acerca de la organizacin de la empresa. Los
manuales, de acuerdo con su contenido,
pueden ser:

De Procedimientos.
De Polticas
De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.
De Funciones Individuales.
De tcnicas y de Produccin.
MANUALES (II)

Son de gran utilidad ya que:

Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cmo se debe hacer.
Son una fuente de informacin, pues muestran la
organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas
de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
MANUALES (III)
FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES:
El contenido debe dividirse de acuerdo con una
clasificacin primaria de temas.
Indice
Objetivos y antecedentes del Manual
Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o
corrija, se emita y quede vigente.
Nombre de las personas que intervinieron en la
elaboracin del Manual.
Debe llevar instrucciones para hacerlo ms
comprensible.
Redaccin clara, concisa y ordenada.
Complementarse con grficas.
DIRECCION
 DIRECCION

Son La ejecucin de los planes de acuerdo con la

estructura organizacional, mediante la gua de los
esfuerzos del grupo social a travs de la
motivacin, comunicacin y la supervisin.
PRINCIPIOS
De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses.
La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia
el logro de los objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio
(el mando), surgen como una necesidad de la
organizacin para obtener ciertos resultados; por esto,
tanto los subordinados como los jefes deben estar
conscientes de que la autoridad que emana de los
dirigentes surge como un requerimiento para lograr los
objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y
comunicacin que debe proporcionar el dirigente a
sus subordinados durante la ejecucin de los planes,
de tal manera que stos se realicen con mayor
facilidad.
PRINCIPIOS
De la jerarqua. Postula la importancia de respetar los
canales de comunicacin establecidos por la
organizacin formal, de tal manera que al emitirse una
orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de
responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los
supervisores inmediatos, as como prdidas de tiempo.
De la resolucin del Conflicto. Indica la necesidad de
resolver los problemas que surjan durante la gestin
administrativa, a partir del momento que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un
problema u obstculo que se antepone al logro de las
metas de la organizacin, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo,
ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y
emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE LA DIRECCION
Direccin

Toma de
Supervisin
Decisiones

Comunicacin Integracin

Motivacin
TOMA DE DECISONES
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una decisin es bsico
definir perfectamente cul es el problema que hay que
resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el Problema: Una vez determinado el problema
es necesario desglosar sus componentes, as como los
componentes del sistema en que se desarrolla a fin de
poder determinar posibles alternativas de solucin.
Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor
nmero posible de alternativas de solucin, estudiar las
ventajas y desventajas que implican, as como la
factibilidad de su implementacin, y recursos necesarios
para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco
especfico de la organizacin.
TOMA DE DECISIONES
Elegirentre alternativas. Una vez evaluadas las
diversas alternativas, elegir la ms idnea para
las necesidades del sistema, y la que reditue
mximos beneficios; seleccionar, adems, dos o
tres ms para contar con estrategias laterales
para casos fortuitos.
Aplicar la decisin: Consiste en poner en
prctica la decisin elegida, por lo que se debe
contar con un plan para el desarrollo de la
misma. Dicho plan comprender: los recursos,
los procedimientos y los programas necesarios
para la implantacin de ka decisin.
INTEGRACION
Comprende la funcin a travs de la cual el administrador
elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas para
ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as como
humanos; estos ltimos son los ms importantes para la
ejecucin.
Etapas.
Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar
puestos de la empresa.
Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas,
elegir entre los diversos candidatos al ms idneo para el
puesto.
Introduccin o induccin. Articular o armonizar
adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de
la empresa.
Capacitacin o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e
incremento de las capacidades del personal, para lograr
su mxima eficiencia.
MOTIVACION
La motivacin es la labor ms importante de la
direccin, a la vez que la ms compleja, pues a
travs de ella se logra la ejecucin del trabajo
tendiente a la obtencin de los objetivos, de
acuerdo con los estndares o patrones
esperados. Mltiples son las teoras que existen
en relacin con la motivacin, pero se pueden
agrupar en dos tendencias:

Teoras de Contenido
Jerarqua de las necesidades, de Maslow
Teora de la Motivacin e higiene , de Herzberg.
Motivacin de Grupo
Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.
COMUNICACION
La comunicacin puede ser definida como el
proceso a travs del cual se transmite y recibe
informacin de un grupo social.

De tal manera vista, la comunicacin en una

empresa comprende mltiples interacciones
que abarcan desee conversaciones telefnicas
informales hasta los sistemas de informacin ms
complicados. Su importancia es tal, que algunos
autores sostienen que es casi imposible
determinar todos los canales que transmiten y
reciben informacin en una organizacin
SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal
forma que las actividades se realicen
adecuadamente.
El liderazgo o supervisin, es de gran importancia para
la empresa, ya que mediante l imprime la dinmica
necesaria a los recursos humanos, para que logran los
objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de
direccin anteriormente estudiadas, y su importancia
radica en que una supervisin efectiva depender:
La productividad del personal para lograr objetivos
La observancia de la comunicacin
La relacin entre jefe - subordinado
La correccin de errores.
La observancia de la motivacin y del marco formal de
disciplina
CONTROL
CONTROL

Es la funcin del proceso administrativo,

mediante la cual se avala, mide o
supervisa la ejecucin de los planes para
detectar y regular desviaciones con el fin de
establecer las medidas correctivas
necesarias conforme a los objetivos de la
empresa en condiciones de eficiencia y
eficacia.
CONTROL
De lo anterior se desprende:
- Relacin con lo planteado: El Control siempre
existe para verificar el logro de los objetivos
establecidos en la PLANEACIN.
- Medicin: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones
inherentes al control es la de descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecucin y
la PLANEACIN.
- Establecer medidas correctivas: Mediante
retroalimentacin, el control prevee y corrige los
errores, de manera que se hagan los ajustes en los
planes
ELEMENTOS
Relacin con lo
planeado
Medicin
Deteccin de
Desviaciones
Establecimiento de
medidas correctivas
IMPORTANCIA
El control es importante para el proceso
administrativo por cuanto:
Establece medidas de correccin.
Se aplica a todos los recursos de la empresa.
Determina y analiza rpidamente sobre las causas que
originan desviaciones.
Localiza a los sectores responsables de la
administracin, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
Informa sobre el desempeo de ejecucin de los
planes.
Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
Se incrementala productividad en la empresa.
PRINCIPIOS BASICOS
Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer
mecanismos suficientes para verificar que se est
cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la
autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
Los objetivos: El control debe estar en funcin de los
objetivos.
Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con
anterioridad al error, de forma que se puedan tomar
medidas correctivas sin anticipacin.
Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las
causas y situaciones futuras de las desviaciones para
evitarlas.
De excepcin: Se debe aplicar principalmente en
actividades representativas a fin de reducir los costos y
tiempo.
De la funcin controlada: La funcin controladora debe ser
separada de la funcin controlada. Esto es, adecuada
segregacin de funciones para evitar actos fraudulentos.
ETAPAS DEL CONTROL

ESTABLECIMIENTO MEDICIN DE
DE ESTNDARES RESULTADOS

CONTROL

RETROALIMENTACION CORRECCIN
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES

Son unidades de medida que sirven como

modelo, gua o patrn con base en la cual se
efecta el control. Hay tres tipos de estndares
en cuanto al mtodo: estndares estadsticos,
estndares fijados por apreciacin y los
estndares tcnicamente elaborados. Los hay
cuantitativos y cualitativos. Los estndares
cuantitativos son fsicos, de costo, de capital, de
ingreso, de programas; los cualitativos son de
evaluacin de la actuacin, curvas de
comportamiento, perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS

Los estndares sirven para establecer unidades de

medida definidas segn el problema presente. Es
de utilidad en los sistemas de informacin, pues la
efectividad del control depende en buena parte
de la informacin recibida cuyas caractersticas
(confiable, fluida, consistente, vlida), deben ser
importantes.

Una vez efectuada la medicin, se comparan los

resultados obtenidos con los estndares
preestablecidos, determinndose as las
desviaciones.
 CORRECCION
Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la
accin correctora con base en el anlisis de las
causas que ocasionaron las desviaciones. Es un
proceso de retroalimentacin entre el control y la
planeacin lo que permite aumentar la calidad
en la accin correctora.
RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control,
ya que a travs de la retroalimentacin,
la informacin obtenida se ajusta al
sistema administrativo al correr el tiempo.
Para ello es necesario, que el sistema de
informacin sea funcional y eficiente,
pues de esta manera se retroalimenta
ms rpidamente el proceso de control-
planeacin.
 INFORMES INFORMES-
MEDIDAS
PROYECTADOS REALES/EJECUTADOS
PLAN DE DESARROLLO PLAN DE DESARROLLO
ESTADOS CUMPLIDO
FINANCIEROS (BAL ESTADOS
GENERAL, PyG) FINANCIEROS (BAL
NDICES/RAZONES/ GENERAL, PyG) E I C C
INDICADORES NDICES/RAZONES/
TABLEROS DE MANDO INDICADORES S N O A
TABLEROS DE MANDO T V M U
U E P S
D S A A
I T R S
A I A /
R G E
O
R
/ A / F

VS A R P E
N R C
A O T
L B O
I A S
LANEACIN JECUCIN ARIACIN Z R
A
R

MODIFICAR
TOMAR DECISIONES CONCLUSIONES
CAMBIAR
CAMBIAR LA PLANEACIN Y RECOMENDACIN
MODERNIZAR
SU INFORMACIN INFORMES DE EJECUCIN
RETROALIMENTAR
CARACTERISTICAS
Refleja la naturaleza
de la estructura
organizacional.
Oportunidad
Accesibilidad
Ubicacin
Estratgica.
FACTORES
Elcontrol comprende cuatro factores que
son:
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad.
CLASES
Control de Produccin.
Control de Calidad.
Control de Mercados
Control Financiero
Control Presupuestal
Control Contable
Control de recursos Humanos
 Contabilidad
Evaluacin Financiera
o AUDITORA Administrativa/ MDICA
Sistemas Presupuestos
de Reportes, informes
informacin Formas
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