Modelo para El Analisis de Costos y Beneficios v20130822 PDF

Modelo para el anlisis de los
costos y beneficios
Tabla de contenidos
Enfoque de Trabajo general 2
Modelo para el clculo del retorno de las iniciativas de gobierno electrnico 5
Ingreso de la Informacin 6
Analizar Costos 9
Identificar y calcular los Beneficios 16
Realizar el clculo para el retorno del Proyecto 54
Anlisis de los Resultados 56
Guardar Informacin 59
Analizar los Resultados 71
Factores de xito para la aplicacin del modelo 78
Roles y Responsabilidades 85
Identificacin de actividades 87
Matriz RACI para cada actividad 89
Descripcin de roles y responsabilidades 94
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios 1

Enfoque de Trabajo general

Introduccin
En el marco del desarrollo de la medicin del impacto de las iniciativas de gobierno electrnico del
Organismo, se desarroll un modelo de anlisis de costos y beneficios que comprende el anlisis de los
siguientes puntos:
Anlisis de costos: Se considera el enfoque del mtodo de costeo TCO (Total Cost of Ownership),
en el cual se discriminan los costos en directos e indirectos para cada uno de los componentes de
costos de los proyectos del Organismo.
Anlisis de beneficios: Se consideran para el anlisis el clculo de los beneficios econmicos y las
dimensiones de los beneficios econmicos, sociales y de gestin, tomando en cuenta el resultado
generado a los actores involucrados.
Anlisis del retorno: El mtodo desarrollado para medir el impacto de las iniciativas es a travs del
clculo del retorno de la inversin (en adelante ROI) para cada una de las iniciativas o proyectos
considerando como mximo una duracin de 10 aos.
A efectos del desarrollo del modelo, se considera una parte de ingreso de la informacin, donde se
fundamenta conceptualmente sobre la informacin de costos y beneficios, y posteriormente una parte de
anlisis de resultados, donde se describe los objetivos, la forma de funcionamiento y los resultados
provenientes de la herramienta asociada al modelo de anlisis (ver seccin Anlisis de los Resultados).

Enfoque de Trabajo general
Ingreso de la Informacin Anlisis de la Informacin
Analizar los Identificar y Realizar el Guardar Analizar los

Costos calcular los clculo para el Informacin Resultados
Beneficios retorno del
proyecto

Modelo para el clculo del
retorno de las iniciativas de
gobierno electrnico

Ingreso de la Informacin

Costos
Lista de Actividades
1. Analizar Costos
1.1. Consideraciones para el ingreso de la informacin
1.2. Definicin de los rubros de costos
Beneficios 1.2.1. Costos Directos
1.2.2. Costos Indirectos
2. Identificar y calcular beneficios
2.1 Identificar Beneficios
2.1.1 Beneficios para la Ciudadana
2.1.1.1 Beneficios econmicos para la Ciudadana
Retorno 2.1.1.2 Beneficios sociales para la Ciudadana
2.1.2 Beneficios para el Estado
2.1.2.1 Beneficios econmicos para el Estado
2.1.2.2 Beneficios de gestin para el Estado
2.2 Expresar Beneficios econmicos en forma monetaria
2.2.1 Consideraciones para la determinacin de los beneficios econmicos
2.2.1.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio econmico Tiempo
2.2.1.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio econmico Gastos

Costos
2. Identificar y calcular beneficios (cont.)

2.3 Expresar Beneficios no econmicos en dimensiones
2.3.1 Consideraciones para la determinacin de los beneficios sociales para la Ciudadana
Beneficios 2.3.1.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio social Transparencia
2.3.1.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio social Acceso, uso y disponibilidad
2.3.2 Consideraciones para la determinacin de los beneficios de gestin para el Estado
2.3.2.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio de gestin Gestin Humana
2.3.2.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio de gestin Calidad de la Gestin
2.3.2.3 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio de gestin Imagen
3. Realizar el clculo para el retorno del proyecto
Retorno
3.1 Preparar los resultados del proyecto
3.2 Realizar el clculo para el retorno anual del proyecto

Costos
1. Analizar Costos
Objetivo: se debern identificar y listar los rubros de costos asociados al proyecto, de acuerdo a los
componentes (tcnicos, profesionales y de mantenimiento) que sern prestados por este.
Beneficios Resultado esperado: estimacin de costos del proyecto
Se presenta a continuacin un plan de cuentas genrico para la identificacin, anlisis, y el registro

estandarizado de los distintos costos asociados a los proyectos que sern evaluados.
Para el armado de este plan de cuentas y la categorizacin de los rubros incluidos, se utiliz como base
la metodologa TCO (Total Costo of Ownership o Costo Total de Propiedad).
Retorno
TCO es una prctica internacional utilizada para el anlisis y mejora de los procesos de adquisicin de
tecnologa y costos asociados a estas. Esta prctica es incorporada para el anlisis de beneficios
econmicos, con el objetivo de brindar una base de costos para poder determinar el valor econmico
total de una inversin. De acuerdo a la prctica, los costos asociados al bien comprado, tienen otros
conceptos adems del precio de compra; que se deben de considerar de forma de poder garantizar la
operacin de este durante su vida til. Alineado a esto se consideran para el plan de cuentas, los
siguientes tipos de costos:
Costos Directos
Costos Indirectos
Con esto como base se realiz una identificacin de los rubros a ser incluidos en el plan de cuentas a
partir de un anlisis de los principales componentes prestados en los distintos proyectos de gobierno
electrnico. Cabe destacar que no es necesario tener costos en todos los rubros para cada proyecto,
sino que es una estructura general de costos.
Costos
1. Analizar Costos (cont.)

Plan de cuentas para el anlisis de los costos del proyecto
Beneficios
Retorno

Costos
A partir del listado de rubros anterior se debern definir aquellos que aplican para el proyecto.
Se debern de calcular los costos proyectados considerando un horizonte temporal mximo de 10 aos.
Beneficios A continuacin, a modo de ejemplo se presenta la tabla para ingresar la informacin para cada uno de los
componentes.
Retorno

Costos
1.1. Consideraciones para el ingreso de la informacin
Beneficios A efectos del ingreso de la informacin en el modelo, es importante considerar como marco referencial el
perodo de anlisis, la moneda en que se va a ingresar la informacin y la forma en que se deben estimar
los montos.
Perodo: se deber definir un ao base (por ejemplo del 1/1 al 31/12 de cada ao) para el clculo de los
costos en cada uno de los perodos (aos). Esto permite determinar el perodo comprendido para cada
ao de proyeccin. A efectos prcticos y para simplificar el uso del modelo, se sugiere considerar el
Retorno mismo perodo utilizado por el Organismo.
Moneda: se deber ingresar toda la informacin monetaria proyectada en pesos constantes (es decir en
moneda del primer ao, sin considerar las variaciones). De esta manera, se pretende simplificar el
ingreso de la informacin para evitar el clculo de las variaciones de precios en los aos posteriores del
anlisis. Se utilizar el peso uruguayo como moneda funcional, para evitar las variaciones del tipo de
cambio.
Estimacin de montos: a efectos del clculo de la informacin monetaria de cada perodo, se deber
considerar el costo total en s mismo para el Organismo. Es decir, en caso que la compra incluya tributos
y los mismos sean considerado costos para el Organismo, los mismos deben ser considerados en la
carga de la informacin.
En los casos en que los costos sean en dlares, es el departamento de finanzas de cada Organismo,
quien define el tipo de cambio que se tomar en cuenta para el anlisis.

Costos
1.2. Definicin de los rubros de costos
Beneficios 1.2.1. Costos Directos
Hardware y Comunicaciones: Los costos de Hardware incluyen todos los costos de infraestructura
informtica y de conectividad atribuibles en forma directa al proyecto entre los que se destacan los
siguientes componentes: procesador, discos duros, memoria RAM, entre otros. Los costos de
comunicaciones comprenden el costo de cableado, acceso a internet, fibra ptica, switches, routers,
enlaces de telecomunicaciones, entre otros.
Retorno
Software: Se incluyen dentro de los costos de software del proyecto: licencias, mantenimiento y
plataforma de desarrollo.
Migracin de datos e integracin: Los costos de esta actividad comprende los costos de tiempo de
desconexin, horas-hombre que sern utilizadas durante el proceso de migracin y posibles prdidas de
datos.
Otros costos: Dentro de este rubro se incluyen los costos que no pueden ser incorporados en ninguno
de los rubros mencionados anteriormente. Como por ejemplo: costos en infraestructura, energa, entre
otros.
Personal del Organismo: Comprende sueldos, salario vacacional y aguinaldo del personal de la
empresa que participen en forma directa del proyecto.
Consultores individuales: Estos costos refieren a los honorarios del consultor en el proyecto.

Costos
1.2.1. Costos Directos (cont.)
Beneficios Servicios distintos de consultora: Comprende aquellos costos asignados en forma directa al
proyecto y que no son servicios de consultora. Entre los costos mencionados previamente, se puede
identificar por ejemplo el servicio de mantenimiento informtico.
Difusin y comunicaciones: Se incluyen los costos de folletera, campaas en medios, entre otros,
que son necesarios en forma directa para la difusin y comunicacin del proyecto de anlisis.
Retorno Costos operativos base: Son los costos operativos incrementales del Organismo, considerados para la
realizacin del proyecto. Dentro de estos costos se pueden mencionar los siguientes ejemplos:
incremento de servicios contratados (auditoras, gastos de oficina, entre otros), incremento de seguros,
entre otros.
Ampliacin de la Estructura Organizacional: Son los costos incrementales por la contratacin de

nuevo personal del Organismo, producto de la realizacin del proyecto.
Otros costos: Dentro de este rubro se incluyen los costos residuales que no pueden ser incorporados en
ninguno de los rubros mencionados anteriormente. A modo de ejemplo se pueden mencionar los costos
que se incluyen dentro de este rubro: capacitacin externa, presencia en el exterior, costos de
actualizacin y soporte del SW, entre otros.

Costos
1.2.2. Costos Indirectos
Beneficios Backups: Los costos de este rubro contemplan los costos de infraestructura y horas-hombre necesarios
para llevar a cabo los respaldos correspondientes al proyecto.
Capacitacin a otros usuarios: Este rubro incluye los costos en materiales y horas-hombre necesarios
para la capacitacin del personal sobre las herramientas vinculadas al proyecto de anlisis.
Auto entrenamiento: Es el costo de horas-hombre que cada empleado dedica a su propio

Retorno entrenamiento a travs de cursos online, investigacin y lecturas tcnicas, entre otros.
Tiempo en solucionar problemas: Este rubro incluye las horas-hombre del personal dedicado a
solucionar problemas especficos del proyecto.

Costos
2. Identificar y calcular beneficios
2.1 Identificar Beneficios
Beneficios
Se identifican el Estado y la Ciudadana, como actores que se vern impactados producto de la
ejecucin de los proyectos del Organismo. De acuerdo con esto, se debern considerar los beneficios
que se puedan generar sobre stos en el marco del proyecto.
La ciudadana puede acceder, por un lado, a un conjunto de beneficios econmicos tales como tiempo y
gastos, y por otro lado, a beneficios sociales que se discrimina por transparencia, acceso, uso y
Retorno disponibilidad.
A su vez, el Estado percibe tambin beneficios econmicos de tiempo y gastos, y beneficios de gestin
tales como gestin humana, calidad de la gestin e imagen.

Costos
2.1.1 Beneficios para la Ciudadana
Beneficios La interaccin de la ciudadana se da mediante la prestacin y consumo de los distintos servicios

provistos por el Estado. Se consideran como usuarios finales: personas fsicas, personas jurdicas, y
Organismos del Estado (en su rol de consumidores de servicios).
La siguiente matriz representa los beneficios del actor Ciudadana y sus respectivas dimensiones.
Retorno

Costos
Beneficios
Retorno
Beneficios cuantificables
monetariamente (considerados para
el clculo del retorno del proyecto
Beneficios NO cuantificables
monetariamente (no son
considerados para el clculo del
retorno del proyecto

Costos
2.1.1 Beneficios para la Ciudadana (cont.)
Beneficios 2.1.1.1 Beneficios econmicos para la Ciudadana
Tiempo: Este beneficio se produce a travs de la reduccin en el tiempo (expresado en horas) del
ciudadano, producto de la interaccin con el Estado u Organismos.
Gastos: Es la disminucin de gastos para el ciudadano asociados a la interaccin entre ste y el Estado.
Retorno
El objetivo principal es mejorar el producto final entregado al Ciudadano, intentando acercar y simplificar
la interaccin entre el ciudadano y los Organismos del Estado, ahorrando en tiempo de espera por la
atencin, traslado y procesamiento de la solicitud. Asimismo, a travs de la reduccin de costos
asociados a la locomocin y al costo del trmite o servicio.

Costos
2.1.1 Beneficios para la Ciudadana (cont.)
Beneficios 2.1.1.2 Beneficios sociales para la Ciudadana
Transparencia: Se mide como el cumplimiento de la normativa de transparencia a nivel del estado de

cara al ciudadano. Se entiende por transparencia el acceso del ciudadano a la informacin relacionada
con la gestin de los Organismos del Estado.
Retorno Acceso, uso y disponibilidad: Se refiere a las prestaciones de accesibilidad y usabilidad web de las
que puede hacer uso el ciudadano frente al consumo de los servicios prestados por los Organismos va
canal web. Por disponibilidad se entiende a la amplitud en los canales de comunicacin prestados (web,
mvil, presencial, etc.), la calidad de los servicios prestados por estos canales, las prestaciones para el
acceso a los canales, y el acceso a la informacin en general.

Costos
2.1.2 Beneficios para el Estado
Beneficios La vinculacin de los beneficios con el Estado como consumidor de sus propios servicios, se da
mediante la prestacin y el consumo de los distintos servicios provistos por el Estado. Se consideran
como usuarios finales: el Organismo, entes autnomos, entre otros.
La siguiente matriz representa los beneficios del actor Estado y sus respectivas dimensiones.
Retorno

Costos
Beneficios
Retorno
Beneficios cuantificables
monetariamente (considerados para
el clculo del retorno del proyecto
Beneficios NO cuantificables
monetariamente (no son
considerados para el clculo del
retorno del proyecto

Costos
2.1.2 Beneficios para el Estado (cont.)
Beneficios 2.1.2.1 Beneficios econmicos para el Estado
Tiempo: Se refiere a la reduccin del tiempo en los procesos de los Organismos (internos o de cara al
ciudadano).
Gastos: Es la reduccin de gastos operativos y de consumo interno por los Organismos del Estado.
Retorno
Se pretende disminuir significativamente los tiempos requeridos en trminos de atencin al pblico,

procesamiento de solicitudes y en respuesta. Y reducir los gastos existentes, tanto como las impresiones
de documentos, el espacio fsico de atencin, el almacenamiento, energa elctrica, ente otros.

Costos
2.1.2 Beneficios para el Estado (cont.)
Beneficios 2.1.2.2 Beneficios de gestin para el Estado
Gestin humana: Es la mejora en la gestin del capital humano en los Organismos del Estado (entorno
laboral, facilidades, capacitacin, etc.).
Calidad de la Gestin: Se refiere al aumento en la calidad de la prestacin de los servicios internos y/u
Retorno operativa interna.
Imagen: Se mide como la aprobacin de la gestin del Organismo desde sus clientes, por medio de la
aprobacin de la gestin vinculada a los proyectos y la publicidad.

Costos
2.2 Expresar Beneficios econmicos en forma monetaria
Beneficios 2.2.1 Consideraciones para la determinacin de los beneficios econmicos
El clculo de los beneficios econmicos del proyecto (tiempo y gastos), se deber focalizar en el anlisis
de las actividades ms relevantes de cada proyecto a efectos de centrarse en las principales
caractersticas de cada proyecto para poder realizar el anlisis de los resultados y poder medir el impacto
en los beneficios econmicos del proyecto. De esta manera se pretende buscar el equilibrio costo
beneficio para analizar las actividades ms relevantes de cada uno de los proyectos.
Retorno
A efectos de considerar las actividades ms relevantes de cada proyecto para cuantificar los beneficios
econmicos, a continuacin se enumeran algunas caractersticas para definir las actividades ms
relevantes:
Impacto significativo en tiempo

Impacto significativo en gasto
El objetivo de definir las actividades ms relevantes que generan beneficios econmicos, se basa en que
el esfuerzo significativo del trabajo durante el proyecto, se debe focalizar en el anlisis de las
actividades que tienen mayor impacto en la cuantificacin de los beneficios econmicos del proyecto y no
en las de menor relevancia e impacto.

Costos
2.2.1 Consideraciones para la determinacin de los beneficios econmicos (cont.)
Beneficios 2.2.1.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio econmico Tiempo
Definimos el beneficio econmico Tiempo como el beneficio que se produce a travs de la reduccin en
el tiempo traducido en traslado, procesamiento de la solicitud y tiempo de espera de la atencin, para el
Ciudadano, producto de la interaccin con los Organismos. Para el Estado, se refiere a la reduccin del
tiempo de los Organismos en los procesos internos o de cara al ciudadano. La reduccin del tiempo para
el Estado se puede observar en la carga horaria del empleado, en el tiempo en la atencin presencial, el
Retorno plazo en procesar las solicitudes y en generar respuestas.
Para el clculo del beneficio, se deber tomar en cuenta el valor hora del pblico objetivo por el
Ciudadano, y el valor hora del funcionario, para el Estado.
Por lo tanto, en trminos generales consideramos la reduccin del tiempo anual (medido en horas) del
impacto en la Ciudadana y el Estado, producto de la implementacin de ese proyecto. Este valor deber
ser ponderado por el valor hora del pblico objetivo de ese proyecto. El resultado de dicha operacin,
permitir determinar el beneficio econmico derivado del Tiempo.

Costos
2.2.1.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio econmico Tiempo (cont.)
Beneficios A continuacin se presenta la frmula para el clculo del beneficio econmico Tiempo:
Frmula Beneficio Tiempo

(1) reduccin del tiempo (anual en horas) * (2) valor hora del pblico objetivo (pesos)
En caso de tener ms de un pblico objetivo:

Retorno
Frmula Beneficio Tiempo (distintos pblicos objetivos)
(1) reduccin del tiempo (anual en horas) * (2) valor hora del pblico * peso en horas (%)
objetivo (pesos) del proyecto
1) Reduccin del Tiempo
La reduccin del tiempo es la disminucin en las horas del pblico objetivo (Ciudadana y Estado) debido
a la implementacin del proyecto. A modo de ejemplo, ambos pblicos objetivos se vern beneficiados en
la disminucin del tiempo, en cuanto a la cantidad de interacciones entre ambos.
Para el clculo de la evaluacin de los beneficios del proyecto deber considerar la diferencia entre las
horas insumidas actualmente y las que se insumirn a travs del nuevo proyecto focalizndose en las
actividades de mayor relevancia tanto para la Ciudadana como el Estado. Para el clculo del tiempo (en
horas) se deber considerar en cada caso la cantidad de interacciones.

Costos
Beneficios 1) Reduccin del Tiempo (cont.)
A continuacin se presenta en forma grfica la metodologa de clculo para la reduccin de las horas de
los proyectos a considerar para la Ciudadana y para Estado.
Horas post Reduccin de

Retorno Horas Actuales
Implementacin Horas
Actividad I 10 8 2
Actividad II 10 6 4
Actividad III 10 4 6
Actividad IV 10 10 -
Actividad... 10 9 1
Total Horas 50 37 13
Este calculo de reduccin de horas, se deber realizar considerando los pesos porcentuales de cada uno
de los distintos pblicos objetivos que participan dentro de cada una de las actividades. En funcin de la
cantidad de horas calculadas para cada uno de los pblicos objetivos, esos valores se debern
multiplicarse por el valor hora de cada uno de ellos.
De esta manera queda representado el clculo de las horas para el anlisis de las actividades relevantes
para el anlisis de los beneficios econmicos de los proyectos.
Costos
Herramientas para la obtencin de la informacin de las horas
A efectos de realizar el clculo de las horas actuales se pueden considerar las siguientes formas para la
estimacin de las mismas:
Retorno
1. Relevamientos internos (Estado) para identificar la cantidad de hora insumidas en las actividades
especficas.
2. Benchmark (Ciudadana y Estado) de horas insumidas en las actividades considerando proyectos
similares en Uruguay u otros pases.

Costos
Herramientas para la obtencin de la informacin de las horas (cont.)
3. Encuestas por pblico objetivo del proyecto (Ciudadana y Estado). A continuacin se presentan los
distintos tipos de encuestas que se pueden utilizar:
Retorno
a. Encuestas de servicios recurrentes Es una encuesta sobre una muestra determinada (pero
que puede variar durante el anlisis) a la cual se le hacen mediciones sucesivas sobre
comportamientos u opiniones en diferentes momentos para identificar la tendencia de los
resultados.
b. Encuestas espordicas - Es una encuesta a una muestra puntual a la cual se le intenta observar
determinados comportamientos u opiniones en un momento dado.
A efectos de realizar del clculo de las horas post implementacin se pueden considerar las siguientes
formas para la estimacin de las mismas:
Benchmark (Ciudadana y Estado) de horas insumidas en las actividades considerando proyectos
Estimacin de experto del proyecto (Ciudadana y Estado).

Costos
Beneficios 2) Valor hora del pblico objetivo (pesos)
La estimacin del valor hora del pblico objetivo intenta determinar el peso en forma monetaria que tiene
la reduccin del tiempo por la implementacin del proyecto.
A efectos del clculo se debe considerar el valor hora del pblico objetivo, considerando el foco del
pblico de ese proyecto. En los casos, donde se presente ms de un pblico objetivo, se deber
Retorno ponderar el peso de cada pblico objetivo (horas) por el valor hora del mismo. De esta manera se
determinar un valor promedio el cul ser utilizado para multiplicar por las horas.
A continuacin se presenta en forma grfica la metodologa de clculo del beneficio en pesos para los
distintos pblicos objetivos, conociendo el valor hora de cada uno.
Para cada actividad, la suma de los % por pblico objetivo es del 100%
Pblico Objetivo 1 (% ) Pblico Objetivo 2 (% ) Reduccin Horas
Actividad I 30% 70% 3,00

Actividad II 40% 60% 2,00
... ... ... ...
Actividad N 50% 50% 2,00
Valor hora $ 100 150
=(100*0,3*3+100*0,4* =(150*0,7*3+150*0,6*
Beneficio $
2+100*0,5*2) =270 2+150*0,5*2) =645

Costos
Beneficios 2) Valor hora del pblico objetivo (pesos) (cont.)
Herramientas para la obtencin de la informacin
A efectos de realizar estos clculos, esta informacin se puede obtener de diversas formas, entre las que
se destacan:
1. Relevamiento internos (MEF, INE, entre otros).
Retorno
2. Benchmark de otros pases en proyectos similares (reduccin de tiempo).
3. Encuestas por pblico objetivo, considerando las definidas anteriormente.

Costos
Beneficios A efectos de lograr una mejor comprensin sobre el clculo del beneficio econmico Tiempo, se presenta
un caso de ejemplo que pretende demostrar la metodologa del clculo para este tipo de beneficios.
Proyecto: Reserva de nmeros para trmite
credencial cvica
Clculo de los beneficios econmicos para la Ciudadana y el Estado
Ciudadana Estado Fuente de informacin
Retorno Considerar el tiempo insumido
Considerar el tiempo insumido
promedio de la Ciudadana para la Benchmark de proyectos
promedio del Estado para la reserva
reserva de nmeros de la credencial similares
Tiempo actual cvica y el nmero de total de
de nmeros de la credencial cvica y
Relevamientos internos
el nmero de total de credenciales
credenciales emitidas para un Encuestas
emitidas para un perodo especfico.
perodo especfico.
Considerar el tiempo objetivo
Considerar el tiempo objetivo
Tiempo objetivo promedio de la Ciudadana para la Estimacin de reduccin de
promedio del Estado para la reserva
reserva de nmeros de la credencial tiempo ( Estado y Ciudadana)
(luego de la cvica y el nmero objetivo de
de nmeros de la credencial cvica y
Benchmark de proyectos
el nmero objetivo de credenciales
implementacin) credenciales emitidas para un
emitidas para un perodo comparable.
similares
perodo comparable.
Metodologa para la Considerar el valor hora de la

Considerar el valor hora promedio de
Ciudadana en funcin del valor hora
asignacin del los funcionarios que se encargan de INE
del salario promedio, ya que el
costo en forma las reservas de los nmeros de las Informacin Corte Electoral
pblico objetivo de este proyecto es
credenciales en la corte electoral.
monetaria toda la poblacin de Uruguay.
Considerar la diferencia entre el

Considerar la diferencia entre el tiempo actual y el objetivo, ponderado
Metodologa de tiempo actual y el objetivo, ponderado por el valor hora promedio de los
n/a
clculo por el valor hora promedio de la funcionarios que se encargan de las
Ciudadana. reservas de nmeros para cada ao
de impacto del proyecto.
33
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
Costos
2.2.1 Consideraciones para la determinacin de los beneficios econmicos (cont.)
Beneficios 2.2.1.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio econmico Gastos
Por beneficio econmico Gastos, para el Ciudadano, se entiende a la disminucin de gastos asociados
a la interaccin con los Organismos, y para el Estado, refiere a la reduccin de gastos operativos y de
consumos interno.
Desde el punto de vista del Ciudadano, para el clculo de este beneficio, tomamos en cuenta el costo
Retorno que le lleva al ciudadano realizar el trmite o la utilizacin de un servicio y la reduccin en el costo de
locomocin (en trminos de costo en boletos) dada la reduccin en la cantidad de interacciones con los
Organismos. Mientras que desde el punto de vista del Estado, consideramos los costos en impresin de
documentos, el costo de mantener un espacio fsico de atencin, costos de almacenamiento, energa
elctrica, entre otros.
Por lo tanto, el anlisis se debe centrar en calcular la diferencia para cada ao de proyecto, evaluando
los costos en la Ciudadana y el Estado en caso de hacer el proyecto y en caso de no hacerlo. La
diferencia de stos gastos, producir el resultado de la reduccin de gastos del proyecto.

Costos
2.2.1.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio econmico Gastos (cont.)
Beneficios A continuacin se presenta la frmula para el clculo de los beneficios econmicos Gastos:
Frmula Beneficio Gastos

(1) Gastos actuales (pesos) - (2) Gastos post implementacin (pesos)
Retorno 1) Gastos actuales
La medicin de los gastos actuales, deber considerar todos los gastos para cada una de las actividades
definidas para la Ciudana y el Estado que son objetos del proyecto. A efectos del anlisis de los gastos
para el actor Ciudadana se debern considerar los gastos derivados de: locomocin (en trminos de
cantidad de boletos), interaccin presencial y costo por el trmite o servicio. Asimismo, para el actor
Estado, se debern considerar por ejemplo los gastos de impresin de documentos, espacio fsico de
atencin, almacenamiento, entre otros. Por ejemplo: para el proyecto Denuncias en lnea, los costos de
la Ciudadana seran los costos de traslado para hacer la denuncia. En el caso del Estado los costos
asociados seran los derivados de impresiones, papelera, entre otros.

Costos
Beneficios 1) Gastos actuales (cont.)
A continuacin se presenta en forma grfica la metodologa de clculo para los gastos actuales de cada
actividad en los proyectos a considerar en la Ciudadana y para Estado.
Proyecto: Denuncias en lnea
Retorno Gastos
Actuales
Actividad I 1.000
Actividad II 2.000
Actividad III 1.000
Actividad IV 3.000
Actividad 4.000
TOTAL 11.000
De esta manera queda representado el clculo de los gastos actuales para el anlisis de las actividades
relevantes para el anlisis de los beneficios econmicos de los proyectos.

Costos
Beneficios 1) Gastos actuales (cont.)
Herramientas para la obtencin de la informacin de los gastos actuales
A efectos de realizar del clculo de las gastos actuales se pueden considerar las siguientes formas para
la estimacin de las mismas:
Retorno 1. Relevamientos internos (Estado) para identificar los costos actuales imputados en las actividades
especficas.
2. Benchmark (Ciudadana y Estado) de costos actuales en las actividades considerando proyectos
3. Encuestas por pblico objetivo del proyecto (Ciudadana y Estado) considerando los distintos tipos
definidos anteriormente

Costos
Beneficios 2) Gastos post implementacin (pesos)
En forma anloga al clculo de los gastos actuales, se debe calcular los gastos post implementacin para
cada una de las actividades definidas para el Ciudadano y el Estado.
Herramientas para la obtencin de la informacin de los gastos post implementacin
Retorno A efectos de realizar del clculo de las gastos post implementacin se pueden considerar las siguientes
formas para la estimacin de las mismas:
1. Benchmark (Ciudadana y Estado) de costos post implementacin en las actividades considerando
proyectos similares en Uruguay u otros pases.
2. Estimacin de experto del proyecto.
3. Encuestas por pblico objetivo del proyecto (Ciudadana y Estado) considerando los distintos tipos
definidos anteriormente.

Costos
Beneficios A efectos de lograr una mejor comprensin sobre el clculo del beneficio econmico Gastos, se presenta
un caso de ejemplo que pretende demostrar la metodologa del clculo para este tipo de beneficios.
Proyecto: Denuncias en Lnea

Clculo de los beneficios econmicos para la Ciudadana y el Estado
Ciudadana Estado Fuente de informacin
Retorno Considerar los gastos insumidos
Relevamientos internos
actuales de la Ciudadana para la Considerar los gastos insumidos por
Gastos actuales realizacin de una denuncia (cantidad el Estado por la recepcin de una
similares
de traslados para hacer una denuncia (impresiones, papelera).
Encuestas
denuncia).
Considerar los gastos objetivos de la Estimacin de reduccin de

Gastos objetivo Considerar los gastos objetivos del
Ciudadana para la realizacin de una costos ( Estado y Ciudadana)
Estado para la realizacin de una
(luego de la denuncia luego de la implementacin
denuncia luego de la implementacin
del proyecto (cantidad de traslados similares
implementacin) para hacer una denuncia).
del proyecto.
Encuestas
Metodologa para la Considerar las veces que tiene que

Considerar la diferencia de los gastos
asignacin del trasladarse una persona para hacer
actuales y los objetivos luego de la n/a
gasto en forma una denuncia, por el costo del boleto
implementacin del proyecto.
urbano.
monetaria
Considerar la diferencia entre los
Considerar la diferencia de los gastos
traslados actuales de la Ciudadana y
Metodologa de actuales y los objetivos luego de la
con la implementacin del proyecto, n/a
clculo implementacin del proyecto para
ponderado por el costo del boleto
cada ao de impacto del proyecto.
urbano.

Costos
2.3 Expresar Beneficios no econmicos
Beneficios
2.3.1 Consideraciones para la determinacin de los beneficios sociales para la
Ciudadana
2.3.1.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio social Transparencia
Retorno Definimos Transparencia como el derecho a recibir de forma eficaz y pertinente, cualquier informacin
que haya sido elaborada, recibida o procesada por los Organismos pblicos. Con la promulgacin de la
ley de derecho de acceso a la informacin pblica la cual promueve la transparencia de la funcin
administrativa de todo Organismo pblico, se abre la posibilidad de participar y facilitar el acceso de
cualquier persona a esa informacin.
La realizacin de un proyecto, podr tener impacto en el beneficio social Transparencia a nivel del
Estado y sus Organismos. Es por esto que para el anlisis del mismo se debern considerar las
dimensiones de transparencia activa y pasiva. De esta forma, se busca fortalecer los mecanismos de
transparencia en los Organismos, mejorar la gestin de los mismos en trminos de cumplimiento de la
transparencia activa (en los sitios web) y prestaciones en relacin a la transparencia pasiva.
A su vez, consideramos la trazabilidad como una herramienta que permite dar cumplimiento a las
crecientes expectativas del Ciudadano acerca de la seguridad y calidad de los servicios.

Costos
2.3.1.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio social Transparencia (cont.)
Beneficios 1) Transparencia activa
Por transparencia activa se entiende, la obligacin de difundir informacin de forma completa,

actualizada, accesible y real por medio del sitio web del Organismo. Para medir dicha variable, tomamos
la Ley n 18.831 como punto de partida de forma tal de evaluar el nivel de cumplimiento con la normativa
de Transparencia Activa, incluyendo elementos que aseguren el control de consistencia de la
Retorno informacin.
Dado el Modelo de Evaluacin de Transparencia Activa Indicadores e tems a ser evaluados, por la
Unidad de Acceso a la Informacin Pblica (UAIP) a Noviembre de 2012, se definen cinco indicadores
que reflejan el proceso de cumplimiento de la normativa de Transparencia Activa para la evaluacin de
un Organismo y cumplimiento con relacin a la prctica de transparencia. stos indicadores son:
i. Presencia del tem
ii. Actualizacin
iii. Completitud
iv. Accesibilidad
v. Veracidad
Dentro del indicador presencia del tem, para su clculo, se le adjudicar un puntaje a cada tem, dado el
Modelo de Evaluacin de Transparencia Activa, y a partir del puntaje total de presencia del tem ms los
restantes indicadores, se calcular el porcentaje de cumplimiento.
Costos
Beneficios El enfoque de evaluacin presentado podr ser utilizado para el anlisis de los beneficios a nivel de
transparencia asociados a un Organismo, debiendo de extrapolar su impacto a nivel del estado,
considerando por ejemplo aspectos tales como publico objetivo afectado.
1) Transparencia activa (cont.)
Retorno A continuacin se presenta en forma grfica la metodologa de clculo para la transparencia activa de
cada tem en los proyectos a considerar para el Estado.
Proyecto: Portal Educativo Policial II Transparencia activa
Estructura Orgnica (0 6pts.) 3
Facultades de los Organismos (0 4pts.) 1
Estructura de remuneraciones (0 27pts.) 21
Informacin sobre presupuesto asignado (0 8pts.) 6
Concesiones, licitaciones, permisos y

2
autorizaciones (0 4pts.)
Informacin estadstica (0 1pts) 1
Mecanismos de participacin ciudadana (0 4pts.) 2
Puntaje Total presencia tems 36

Costos
Beneficios 1) Transparencia activa (cont.)
Luego de obtener el puntaje total de la presencia del tem, es importante evaluar los dems indicadores.
Para ello, se determina un 0 por no y un 1 por s. Con esto se obtiene un porcentaje general de
cumplimiento de la prctica de transparencia activa.
Retorno
Transparencia Activa
Presencia del tem 36
Actualizacin (1. Si 0. No) 1
Completitud (1. Si 0. No) 0
Accesibilidad (1. Si 0. No) 1
Veracidad (1. Si 0. No) 1
Puntaje TOTAL 39
% Cumplimiento 67 %
El clculo del porcentaje de cumplimiento, se realiza a travs del clculo del promedio del porcentaje de
ejecucin de cada uno de los indicadores definidos de transparencia.

Costos
Beneficios 1) Transparencia activa (cont.)
De esta manera queda representado el clculo de la transparencia activa para el anlisis de los
beneficios sociales de los proyectos.
2) Transparencia pasiva
Retorno
La transparencia pasiva es el mecanismo existente que permite, a los ciudadanos, solicitar, a los rganos
pblicos, la entrega de informacin que no est sometida al rgimen de transparencia activa.
Para medir la transparencia pasiva, lo podemos hacer a travs del proceso de gestin de solicitudes, el
cual refiere al conjunto de actividades y herramientas que permiten recibir, procesar y dar respuesta a las
solicitudes presentadas por los ciudadanos. Considerando esto, se identifican dos indicadores:
# cantidad de canales para solicitar la informacin (web, mail, presencial, entre otras),
Plazo promedio que demora el Organismo desde que recibe la solicitud hasta que brinda una
respuesta, ya sea entregando la informacin solicitada o negndose, sealando la causa.

Costos
Beneficios 3) Trazabilidad
La trazabilidad es un procedimiento que permite conocer la historia, ubicacin y trayectoria de un bien

(por ejemplo: documentacin) dentro del Organismo. De esta manera, se convierte en una herramienta
que permite agregar valor a la transparencia del Organismo, ya que provee vnculos de comunicacin
para la identificacin y verificacin de aquellos elementos que permiten medir si se alcanzan los
Retorno estndares y las expectativas de los consumidores de los servicios.
Asimismo, la trazabilidad permite, entre otras cosas, proveer de informacin til en trminos de seguridad
vinculados al rastreo de informacin del organismo, considerando quin y cundo se envi la
documentacin y quin recibi la misma.

Costos
2.3.1 Consideraciones para la determinacin de los beneficios sociales para la

Ciudadana
Beneficios
2.3.1.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio social Acceso, uso y disponibilidad
Por Acceso, se entiende a la accesibilidad web como el grado de acceso a la web, y por consecuencia
a su contenido, por todas las personas independientemente de la discapacidad que presenten. Esta
caracterstica est estrechamente relacionada al Uso, es decir la usabilidad web, la cual consiste en el
Retorno nivel de facilidad con que las personas pueden utilizar una herramienta informtica, es decir, busca
reducir al mnimo las dificultades de uso de dichas herramientas.
El objetivo es que los ciudadanos puedan acceder a informacin, servicios y beneficios con un lenguaje
sencillo y fcil, y que adems le facilite el acceso a personas en situacin de discapacidad.
Para el clculo de estas dimensiones de accesibilidad y usabilidad web, se debern considerar los
indicadores de accesibilidad y de usabilidad de los Organismos. Por lo tanto, para calcular el grado
adecuado de stos, se debern utilizar las herramientas de validacin, dada la Gua para Diseo e
Implementacin de Portales Estatales, de AGESIC, para llevar a cabo un estudio que analice los
beneficios del proyecto asociados a las prcticas de accesibilidad y usabilidad, y se puedan obtener
resultados alineados a estas prcticas en la industria.
A su vez, dicha gua adopta los lineamientos de Web Content Accessibility Guidelines 2.0 (WCAG 2.0).

Costos
2.3.1.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio social Acceso, uso y disponibilidad (cont.)
Beneficios La Accesibilidad web, se la puede medir, por ejemplo, a travs del servicio gratuito www.examinator.ws el
cual evala de forma automtica el nivel de accesibilidad de un sitio web. Dicha herramienta adjudica un
puntaje entre 1 y 10 como indicador de la accesibilidad. Cuanto ms cercano a 10 sea el puntaje, mejor
valuado estar el sitio web en anlisis. ste sitio hace uso de algunas tcnicas recomendadas por WCAG
2.0, aunque no abarca todos los criterios del mismo.
As como este sitio web, existen otros que tambin estudian el nivel de accesibilidad de forma
Retorno automtica.
La forma de medicin de la Usabilidad web, es a travs de un estudio de interaccin entre el hombre y

los portales web. Esta interaccin es posible medirla a travs de las 10 reglas heursticas, cuyo
cumplimiento permite evaluar el nivel de usabilidad del portal.
Primero, se realiza un listado de verificacin con las 10 reglas Heursticas en una planilla de Excel. Luego
se enva la planilla va email a un nmero de usuarios, junto con la direccin del portal web que deben
analizar.
Luego de obtener una muestra significativa de respuestas, se calcula un promedio, el cual representa el
porcentaje de cumplimiento de las reglas heursticas de usabilidad.

Costos
Beneficios A continuacin mostramos un ejemplo del listado de verificacin (checklist) con las 10 reglas heursticas.
SI NO
1 VisibilidaddelContexto
2 Coincidenciaentreelsistemayelmundoreal
Retorno 3 LibertadyControlporpartedelusuario
4 ConsistenciayEstndares
5 PrevencindeErrores
6 Reconoceresmejorquerecordar
7 Flexibilidadyeficienciadeuso
8 Diseominimalistayesttica
9 Escribirparalaweb
Ayudaralosusuariosareconocer,diagnosticary
10
recuperarsedeloserrores
Total 6 4
El trmino si, significa que el portal s cumple con la regla, mientras que no significa lo contrario.

Costos
Beneficios Por Disponibilidad, se entiende a la amplitud en los canales de comunicacin prestados al ciudadano
(web, mvil, presencial, entre otros), la calidad de los servicios prestados por estos canales, las
prestaciones para el acceso a los canales y el acceso a la informacin en general.
Para el clculo de dicha dimensin, se deber considerar los siguientes indicadores asociados a la
cobertura del servicio:
la cobertura geogrfica
Retorno los horarios de prestacin
funcionalidades cubiertas
Estos indicadores y la satisfaccin ciudadana frente a la disponibilidad de los servicios, podrn medirse a
travs de la Encuesta de Usos de TIC (EUTIC), realizada por AGESIC.
La plataforma de interoperabilidad (PDI), es el hardware y software que provee el Estado para facilitar el
intercambio de informacin entre organismos, lo cual repercute directamente en la eficiencia en cuanto a
tiempo y calidad en los servicios prestados al ciudadano.
Los indicadores que se pueden considerar para el anlisis de esta dimensin pueden ser los siguientes:
# de organismos que participan en la plataforma de interoperabilidad
# de servicios que se prestan a travs de la plataforma de interoperabilidad
% de utilizacin de los servicios a travs del uso de la plataforma de interoperabilidad
# de solicitudes de nuevos servicios a prestar en la plataforma de interoperabilidad

Costos
2.3.2 Consideraciones para la determinacin de los beneficios de gestin para el

Estado
Beneficios
2.3.2.1 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio de gestin Gestin Humana
Se entiende por Gestin Humana, a la planificacin, diseo e implementacin de polticas y prcticas

con el propsito de contribuir al logro de los objetivos estratgicos de la divisin recursos humanos.
Retorno
Para el clculo de ste beneficio, se deber considerar que la realizacin de un proyecto podr tener
impacto en la satisfaccin de los funcionarios del Organismo. Dicho clculo se puede llevar a cabo
mediante el mtodo de encuesta en lnea que mida la satisfaccin del empleado en el lugar de trabajo.
Las encuestas de satisfaccin laboral pretenden medir el estado y la satisfaccin de los empleados,
adems de obtener propuestas para mejorar las condiciones laborales, en relacin con el funcionamiento
general de la empresa.
El mtodo de encuesta en lnea concentra ciertas ventajas tales como el bajo costo, mayor alcance, la
rapidez en la obtencin de resultados y la calidad y fiabilidad, ya que se eliminan intermediarios y como
consecuencia, su sesgo.

Costos

Estado
Beneficios
2.3.2.2 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio de gestin Calidad de la Gestin
Por Calidad de la Gestin, se entiende a la relacin con el grado de cumplimiento de los objetivos
planteados, es decir, en qu medida el Organismo est cumpliendo con sus objetivos fundamentales de
la mejor manera posible.
Retorno
La calidad del servicio es una dimensin especfica del concepto de eficacia y se refiere a la capacidad
del Organismo para responder en forma rpida y directa a las necesidades de los usuarios. Tambin
implica la calidad en trminos de seguridad de la informacin, performance y monitoreo y control
(auditoras). Esto se puede medir a travs de la accesibilidad, precisin y continuidad en la entrega del
servicio, en la comodidad y en el trato de la atencin.
Para el clculo de dichos indicadores, se podr utilizar el mtodo de encuesta telefnicas tradicionales o
asistidas e incluso a travs de las encuestas auto administradas (las que se realizan va web o correo
electrnico) ya que son los mtodos ms efectivos, con mayor alcance y menos costosos que las
encuestas personales.

Costos

Estado
Beneficios
2.3.2.3 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio de gestin Imagen
Por beneficio de gestin Imagen se entiende al nivel de aceptacin de la gestin de los Organismos por
sus clientes, tanto ciudadanos como otros Organismos ,vinculado a los proyectos
Retorno La implementacin de los proyectos consiste en brindarle al ciudadano lo que necesita, en las
condiciones ms satisfactorias posibles. Como consecuencia, se produce un mayor nivel de aceptacin
lo que lleva a una mejora en la imagen del Estado. El logro de la satisfaccin del cliente es fundamental
para fortalecer la imagen del Estado.
El impacto de la implementacin de un proyecto lleva a la aprobacin o desaprobacin del Estado, por

parte del cliente. Por tanto, en caso de obtener conformidad por parte de los usuarios, esto aportar en
trminos de imagen al Estado.
Para medir la imagen, se identifican tres dimensiones:

Aprobacin de la gestin vinculada a los proyectos
Publicidad

Costos
2.3.2.3 Aspectos a considerar para el clculo del beneficio de gestin Imagen (cont.)
Beneficios El primer indicador puede ser medible a travs del mtodo de encuestas telefnicas tradicionales o
asistidas e incluso a travs de las encuestas auto administradas (las que se realizan va web o correo
electrnico) ya que son los mtodos ms efectivos, con mayor alcance y menos costosos que las
encuestas personales. Otro mtodo que puede ser utilizado, es la evaluacin del impacto en la imagen a
travs de las noticias difundidas en prensa, el cual es un indicador que se obtiene a travs de la medicin
de una empresa privada.
Retorno Para medir la dimensin de publicidad, se realiza un anlisis de la informacin a travs de informes de
notas de prensa, emitidos por una empresa privada. Dicha empresa efecta un estudio de publicidad que
le indica cuanto fue el impacto en tiempo y en apariciones en los medios publicitarios derivados de ese
proyecto, y en funcin de esto calcula el monto de publicidad que el Organismo hubiera tenido que gastar
en caso de no haber realizado el proyecto y hubiera querido tener el mismo impacto de aparicin en los
medios.

Costos
3. Realizar el clculo para el retorno del proyecto
Objetivo: Se deber calcular el retorno del proyecto para todos los aos y horizontes temporales
definidos en la elaboracin del mismo.
Beneficios
3.1 Preparar los resultados del proyecto
A continuacin se presenta la planilla base, donde se debern ir ingresando todos los beneficios y costos
calculados previamente. Esta informacin ser el insumo principal para el clculo del ROI anual y por
horizonte temporal del proyecto.
Retorno

Costos
3. Realizar el clculo para el retorno del proyecto (cont.)
3.2 Realizar el clculo para el retorno anual del proyecto
Beneficios A continuacin se presenta la frmula para el clculo del ROI en forma anual o por horizonte temporal
(corto plazo, mediano plazo y largo plazo).
Clculo del ROI (anual o por horizonte temporal)

Beneficios
ROI =
Retorno
Costos
Acumulados
De esta manera, nos permite calcular el retorno de la inversin en un proyecto especfico con una
periodicidad anual o por horizonte temporal (corto plazo, mediano plazo y largo plazo).

Anlisis de los Resultados

Anlisis de los resultados
Guardar
Informacin Introduccin a la Herramienta para la centralizacin de los proyectos
evaluados
A continuacin se brinda una explicacin general sobre el funcionamiento de la herramienta, para que
diferentes actores comprendan su lgica y la informacin que se debe suministrar para su correcto
Analizar funcionamiento. Se presenta la estructura general del modelo y se brinda una explicacin de los
los principales componentes del mismo. No se detallan las frmulas y clculos realizados, las cuales se
encuentran documentados en el propio modelo.
resultados
El objetivo de esta herramienta es apoyar al Organismo en la eleccin de los proyectos de TI

implementando el modelo desarrollado anteriormente por medio de la medicin del retorno de los
proyectos, y de esta forma identificar una serie de proyectos que resulten relevantes al Organismo.
Esta herramienta est organizada en base a tres grandes reas:

Anlisis de los costos del Proyecto
Anlisis de los beneficios del Proyecto
Anlisis de los Resultados

Guardar Lista de Actividades

Informacin
1. Guardar informacin
1.1. Hoja de inicio
1.2. Conceptualizacin del proyecto
1.3. Anlisis de los costos del proyecto
Analizar
1.4. Anlisis de los beneficios del proyecto
los 1.4.1. Beneficios del proyecto
resultados 1.4.1.1. Identificacin de los beneficios en su unidad original
1.4.1.2. Identificacin de los beneficios expresados en pesos uruguayos
2. Analizar los resultados
2.1. Clculo anual del ROI
2.2. Perodo de repago
2.3. Comparativo ente proyectos

Guardar
Informacin 1. Guardar informacin
1.1. Hoja de Inicio
A continuacin se presenta el ejemplo de la hoja de inicio de la herramienta, as como el detalle de cada

Analizar campo para el ingreso de la informacin.
los
resultados
1 2 3 4

Guardar
Informacin 1. Guardar informacin (cont.)
1.1. Hoja de Inicio (cont.)
La hoja de inicio es la fase inicial para cargar un nuevo proyecto, ver, modificar o eliminar uno. En la
Analizar pantalla inicial de la herramienta es donde se encuentra el listado de todos los proyectos ingresados en
los la herramienta.
resultados
A su vez, cuenta con links para navegar en las distintas hojas del modelo, facilitando as el ingreso de los
datos requeridos.
1. Es un botn de acceso a la hoja de ingreso de informacin base de un nuevo proyecto.
2. Es un botn de acceso a la hoja de ingreso de informacin base pero que permite editar o modificar
la informacin ya ingresada.
3. Es un botn de acceso al anlisis del proyecto seleccionado.
4. Es un botn que permite eliminar el proyecto seleccionado.
5. Es el listado de los proyectos ya ingresados.
Bajo el listado de los proyectos se detalla informacin bsica de los mismos, tal como el nombre , el rea
responsable, el nombre de la persona responsable y la fecha, con el objetivo de hacer uso de la
herramienta de la mejor manera y lograr una mejor identificacin de los proyectos.

Guardar
1.2. Conceptualizacin del Proyecto
La hoja de conceptualizacin del proyecto es el primer paso en el que se ingresarn los datos e
Analizar informacin relevante de los proyectos.
los
resultados En esta hoja se debern ingresar los datos esenciales del proyecto, lo cual nos permitir identificar los
proyectos similares y/o comparables, para poder darle un uso ms adecuado a la herramienta.
El ingreso de la informacin deber ser precisa y clara, en especial en la descripcin del objetivo del
proyecto, el cual nos permitir identificar con mayor facilidad los distintos proyectos ingresados. De todas
formas, la informacin una vez ingresada podr ser modificada cuantas veces sea necesario.

Guardar
1.2. Conceptualizacin del Proyecto (cont.)
A continuacin se presenta el ejemplo de la hoja de conceptualizacin del proyecto, as como el detalle

Analizar de navegacin y de cada campo para el ingreso de la informacin.
los
resultados
1 2 3

Guardar
1.2. Conceptualizacin del Proyecto (cont.)
La hoja de conceptualizacin del proyecto, consta de tres campos genricos del modelo, y seis
Analizar especficos para esta hoja.
los
resultados Campos genricos:
1. Es un botn de acceso directo al men del modelo de costos.
2. Es un botn para guardar la informacin ingresada.
3. Es un botn para desplazarse hacia la hoja siguiente del modelo.
En los campos especficos, se solicita informacin bsica del proyecto:

4. Es una celda para ingresar el nombre del proyecto.
5. Es una celda donde se ingresa el rea responsable del proyecto.
6. Es una celda para ingresar el nombre de la persona responsable del proyecto.
7. Es una celda para ingresar el nombre del cliente del proyecto (ej. Presidencia).
8. Es la celda para ingresar la fecha estimada del proyecto.
9. Es una celda para ingresar los objetivos generales del proyecto.

Guardar
1.3. Anlisis de los costos del Proyecto
La hoja de Anlisis de los costos del Proyecto permite el ingreso de informacin considerando el plan de
Analizar cuentas para el registro de los costos directos e indirectos asociados a los proyectos.
los
resultados Los costos deben ser proyectados en un horizonte temporal, representado en tres etapas: de corto,
mediano y largo plazo. La herramienta contempla la cantidad de aos que se desee analizar , con un
horizonte temporal mximo de 10 aos.
Es importante considerar que a efectos del uso del modelo y como criterio general, cada celda del
modelo con fondo de color blanco son celdas de ingreso de informacin, mientras que las de color gris
son frmulas.
Se ingresarn los costos anuales en moneda nacional, detallado para cada uno de los costos directos e
indirectos de los componentes que correspondan. A partir de stos se calcularn automticamente los
costos subtotales por cada componente y el total.

Guardar
1.3. Anlisis de los costos del Proyecto (cont.)
A continuacin se presenta el ejemplo de esta hoja. Es importante, para el ingreso de los costos, que
Analizar para cada categora se debern ingresar los montos totales.
los
resultados

Guardar
1.4. Anlisis de los beneficios del Proyecto
El tiempo y el gasto son los beneficios econmicos en los que incurren la Ciudadana y el Estado,
Analizar vinculados a la implementacin de los proyectos de TI.
los
resultados En la hoja de anlisis de los beneficios del proyecto se ingresan dichos beneficios econmicos,
calculados con anterioridad, en forma anual y en moneda nacional, para el Ciudadano por un lado, y para
el Estado por otro. Los beneficios son proyectados en un horizonte temporal de 10 aos, dividido en tres
etapas de corto, mediano y largo plazo. Cabe destacar, que es posible que el anlisis de los proyectos
sea en un perodo menor al de 10 aos. A partir de esto, se calculan automticamente los subtotales y
totales del conjunto de beneficios econmicos de ambos actores (Ciudadana y Estado).
Luego se debe completar de forma escrita, una conclusin de cada uno de los beneficios no econmicos,
ya que stos beneficios no son cuantificables de forma monetaria.

Guardar
1.4. Anlisis de los beneficios del Proyecto
1.4.1. Beneficios del proyecto

Analizar
los
1.4.1.1 Identificacin de los beneficios en su unidad original
resultados
Este es el ejemplo de la hoja de Anlisis de los beneficios del proyecto. Es importante, para el ingreso de
los beneficios econmicos, que debern ser ingresados los montos totales proyectados a 10 aos.
Esta hoja permite ingresar los beneficios econmicos del proyecto, de forma monetaria en su unidad
original, para el Ciudadano y de la misma forma, para el Estado.

Guardar
1.4.1.1 Identificacin de los beneficios en su unidad original (cont.)
En el ejemplo que se presenta a continuacin, se puede observar el mdulo en donde se ingresa la

Analizar informacin del impacto en los beneficios no monetarios en cada una de las dimensiones de los
los beneficios sociales Transparencia y Acceso, Uso y Disponibilidad para el Ciudadano. En este sentido,
resultados se debe seleccionar la dimensin que impacta en los beneficios y se pueden incorporar comentarios para
el anlisis de la misma.

Guardar
1.4.1.1 Identificacin de los beneficios en su unidad original (cont.)
Como en el ejemplo anterior, ste mdulo permite ingresar comentarios de cada dimensin de los
Analizar beneficios de gestin, Gestin Humana, Calidad de la Gestin e Imagen para el Estado, luego de
los efectuar un anlisis en profundidad de cada dimensin.
resultados

Guardar
1.4.1.1 Identificacin de los beneficios expresados en pesos uruguayos
A partir del ingreso de informacin en los mdulos anteriores para los beneficios econmicos de la
Analizar Ciudadana y del Estado, en este caso se debe considerar para el ingreso la informacin de los
los beneficios econmicos en pesos uruguayos.
resultados

Guardar
Informacin 2. Analizar los resultados
El rea de anlisis de los resultados est compuesta por tres etapas que permiten realizar un anlisis del
proyecto y a su vez compararlo con otros.
Analizar Las salidas de informacin que componen esta rea, son las siguientes:
los El clculo anual del ROI
resultados Perodo de repago
Comparativo entre proyectos

Guardar
Informacin 2. Analizar los resultados (cont.)
2.1 Clculo anual del ROI
El retorno de la inversin es una medida de rendimiento que se utiliza para evaluar o comparar la eficacia
Analizar de una inversin o una serie de inversiones diferentes. Esta herramienta se utiliza al momento de evaluar
los un proyecto, si es positivo significa que el proyecto es rentable, pero si es menor a cero, significa que el
resultados proyecto no es viable.
El objetivo del clculo del mismo, es optimizar la asignacin de los recursos disponibles mediante la
seleccin de aquellos proyectos que generen mayor valor.
En trminos econmicos un proyecto ser factible si sus beneficios (tiempo y gastos) superan los costos,
entendiendo por beneficio a toda reduccin en los costos.

Guardar
2.1 Clculo anual del ROI (cont.)
En esta hoja, se calcula automticamente el rendimiento del proyecto, considerando los datos ingresados
Analizar con anterioridad.
los
resultados Bajo la celda de beneficios econmicos, se presenta la suma total de los beneficios de tiempo y gastos
de la Ciudadana y el Estado, y para la inversin considera el costo total del proyecto. De esta manera,
se podr calcular el ROI del proyecto.

Guardar
2.2. Perodo de Repago
Por perodo de repago se entiende a la cantidad de tiempo requerido para que una inversin genere
Analizar flujos de efectivo suficientes para recuperar el costo inicial. Es decir, es el tiempo que le lleva al proyecto
los recuperar la inversin.
resultados
La idea bsica en este mtodo es medir la velocidad de recuperacin de la inversin, de modo que,
cuanto ms breve sea el lapso necesario, mayor ser el atractivo del proyecto.
Al igual que para el clculo del ROI, se toman los montos totales de los beneficios econmicos y los
costos, de forma automtica, y se calcula el ndice de repago. ste ndice muestra un ranking del 1 al 10,
donde cuanto ms cercano al 10 sea el ndice, mejor valuado estar el proyecto, menor es el tiempo de
repago de la inversin. Un proyecto que se repaga el primer ao tiene un ndice de repago 10, mientras
uno que se repaga en el ao 10, tiene un ndice 1.
Adicionalmente se presenta un cuadro para analizar los resultados en moneda extranjera, en este
sentido se debe ingresar en una celda el tipo de cambio y en forma automtica se calculan los
resultados. AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios 74
Guardar
2.3. Comparativo entre proyectos
El mdulo de comparativo entre proyectos, permite seleccionar un mximo de ocho proyectos y

Analizar compararlos grficamente en tres dimensiones: en beneficios, inversin e ndice de repago.
los
resultados A continuacin se puede ver el ejemplo de esta hoja, donde se pueden seleccionar los distintos
proyectos, para realizar un comparativo entre ellos.
2 3
1. Es un botn que permite seleccionar un proyecto, dentro del listado de proyectos existente. El mismo
concepto se repite para los dems botones con la palabra Seleccionar.
2. Es un botn que permite limpiar la seleccin de los proyectos, en caso de que se quiera seleccionar
una gama de proyectos diferente.
3. Es un botn que grafica los proyectos seleccionados.
Guardar
2.3. Comparativo entre proyectos (cont.)

Esta imagen es un ejemplo del grfico comparativo entre los proyectos seleccionados anteriormente.
Analizar
los
resultados

Guardar
2.3. Comparativo entre proyectos (cont.)
El eje horizontal representa los beneficios econmicos, mientras que el eje vertical representa la
Analizar inversin. El tamao de la burbuja ilustra el ndice de repago para ese proyecto.
los
resultados El nombre de referencia que se puede ver en el grfico corresponde al campo en el fue seleccionado el
proyecto, por ejemplo, si el proyecto seleccionado en el campo Proyecto 1 se llama Reserva de
nmeros para trmite de credencial cvica, en el grfico no aparecer dicho nombre sino el campo en el
que fue seleccionado. Es decir, Proyecto 1. Adicionalmente se presenta una matriz con los proyectos
seleccionados, donde se identifican los beneficios no econmicos de cada uno de ellos. A continuacin
se puede observar el ejemplo de esta matriz.
ANLISISCOMPARATIVODELIMPACTOENLASDIMENSIONESPORPROYECTO
PROYECTODEANLISIS
1 2 3 4 5 6 7 8
CumplimientodelaTransparenciaActiva(sitioweb) X X
TRANSPARENCIA PrestacionesconrelacinTransparenciaPasiva X X X X
Trazabilidad X
Indicadoresdeaccesibilidadenlaadministracincentral
BENEFICIOSSOCIALES
Indicadoresdeusabilidadenlaadministracincentral X
ACCESO,USOYDISPONIBILIDAD Coberturadelosservicios X X
Satisfaccinciudadanafrentealadisponibilidaddelosservicios X
Interoperabilidad
GESTINHUMANA Satisfaccindelosfuncionarios X X
Seguridaddelainformacin X X X
CALIDADDELAGESTIN Performance X X
BENEFICIOSDEGESTIN
MonitoreoyControl/Auditoras X X X
Aprobacindelagestinvinculadaalosproyectos X
IMAGEN
Publicidad X

Factores de xito para la
aplicacin del modelo

Factores de xito para la implementacin del modelo
Generar un rol sponsor del modelo de anlisis de costos y beneficios, que

1 Impulsar el Modelo se preocupe de impulsar su aplicacin a lo largo de la organizacin con
una visin integral y consciente de los objetivos y valor esperado por la
organizacin.
Se recomienda la generacin de una Organizacin

figura con una visin adecuada de los
objetivos de la organizacin, y que
trabaje en cooperacin con la PMO y sus
lderes de proyecto, para impulsar un
anlisis integral del valor generado por
los proyectos de la cartera.
CVO PMO de la Organizacin
Visin alineada
Un CVO (Chief Value Officer) se asegura
de que todos los elementos del proceso
(los objetivos, la estrategia, la cartera de
Lder de Lder de Lder de
proyectos, indicadores de desempeo y
los resultados), estn alineados de proyecto proyecto proyecto
acuerdo al valor que estos le generan a
la organizacin. Si no lo estn, o
elementos crticos no estn presentes, el
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
CVO tiene la obligacin y la autoridad
para ajustar el proceso.
De no ser considerado esto, o no
definirse una persona responsable Trabajo conjunto
dedicado a esto, la organizacin se vera
obstaculizada por la fragmentacin
inevitable y/o interpretacin errnea del Anlisis del valor generado
valor.

organizacin.
Rol del CVO Responsabilidades

Dirigir la elaboracin y ejecucin de la gestin del Revisin de todos los planes, medidas, metas y
rendimiento del proyecto, enfocado en la creacin de evaluaciones de desempeo para la integridad y
valor a largo plazo. Es decir, es quien mide y evala el coherencia con los objetivos generales de los
rendimiento de los proyectos por medio de proyectos. Dado que posee una visin global del
metodologas, mtricas y procesos preestablecidos. organismo, impulsa el modelo y aprueba los estimados.
Revisin y mantenimiento de un proceso consistente e
Alcance del rol integrado de la gestin del rendimiento en todas las
Abarca todos los elementos de gestin del rendimiento, reas de la organizacin.
incluyendo el desarrollo y la actualizacin de los
proyectos estratgicos, la gestin de la cartera de Experiencia y Habilidades
proyectos, la determinacin y aprobacin de los Conocimientos en economa y lo que representa la
mismos. A su vez, establece medidas y objetivos de gestin, la contabilidad y las finanzas.
rendimiento. Habilidad para guiar y dirigir equipos multifuncionales a
Incluye una perspectiva global con la responsabilidad un objetivo comn.
de proporcionar orientacin a todas las reas del
organismo, alineado a la estrategia general.
Dada la visibilidad frente a todos los proyectos y la
visin integral de la organizacin, tiene la capacidad de
opinar respecto a los beneficios, sobre cules
incorporar y cules no en cada proyecto.


organizacin.
Para un anlisis del valor generado por un proyecto, se A continuacin se muestra un entendimiento del rol del
deber de adoptar un trabajo en conjunto entre el CVO, PM en el proceso de anlisis del retorno de proyecto
el lder de proyecto designado, y los dems roles de la con el enfoque planteado anteriormente.
organizacin que estos determinen necesario para el
anlisis del caso particular (ejemplo: Gerente de
Administracin y Finanzas, Director del rea, entre PM Tpico PM + CVO
otros)
Alinear objetivos Integrar la estrategia con
particulares con los los objetivos de
R: Responsable | A: Aprobador | C: Consultado | I: Informado
planes operativos u rendimiento del proyecto,
Propsito
Roles objetivos de rendimiento a nivel de la
Actividad CVO PMO PM de (de la organizacin o organizacin, divisin o
Apoyo divisin) nivel que corresponda
Relevar y analizar Mtricas cuantitativas y

A I R C Mtricas cuantitativas de
informacin operativa Foco cualitativas de la
la organizacin
organizacin
Desarrollo de un primer
estimado de los A C R C Impacto en las
beneficios operaciones.
Revisin rutinaria de la
Contribucin a los
Estimado final de los Anlisis calidad/satisfaccin de
A C R actores definidos (de
beneficios los clientes
acuerdo a beneficios
establecidos)
Presentar resultados A I R
Archivar informacin
A I R
generada
Material de Utilizar materiales de trabajos comunes para cada uno de los procesos de
2 trabajo comn anlisis del retorno de proyectos
Habilitar a los actores involucrados en el proceso de anlisis, material base de apoyo que:
facilit la ejecucin del proceso de anlisis e impulsar la utilizacin de buenas prcticas de la industria, y
facilit el comparativo de los distintos anlisis de retorno de proyectos realizados.
Se deber de impulsar la utilizacin de material base comn que apoye a las actividades de ingreso de informacin
(ejemplo: planes de cuenta, anlisis de flujo de fondos, entre otros) y a las actividades de anlisis de informacin
(ejemplo: base de indicadores, reportes tipo, entre otros).

Generar informacin Generar informacin histrica que apoye la mejora continua del procesos
3 histrica de anlisis del retorno de los proyectos.
Impulsar el archivo de la informacin generada en los distintos procesos de anlisis del retorno de los proyectos
asegurando los siguientes aspectos:
1. Informacin adecuada: se deber de archivar aquella informacin aprobada por los distintos roles participantes en
el procesos de anlisis, con un nivel de detalle que asegure su futuro entendimiento y anlisis para los objetivos que
persigue la organizacin.
2. Formato Comn: se deber de disponer un formato comn para el archivado de la informacin, que facilite la
bsqueda y anlisis para futuros procesos.
3. Centralizada: se deber de definir un destino comn para el archivado de la informacin.

Sustentabilidad del Se deber generar una cultura interna dentro de la organizacin, para
4 Modelo poder lograr realizar todo el procedimiento del modelo durante la
evaluacin de cada proyecto
La sustentabilidad del modelo dentro de la organizacin se basa
1. Desarrollo de cultura interna: se deber desarrollar internamente la cultura de utilizar el modelo en forma activa, de
manera que sea un paso ms dentro del proceso de evaluacin de cada proyecto.
2. Seguimiento y monitoreo del uso: se deber realizar un monitoreo y seguimiento por parte del CVO de los
proyectos que estn siendo evaluados dentro de la organizacin, de forma de poder controlar y dirigir el uso del
modelo.
3. Apoyo del Directorio de la organizacin: es importante contar con el apoyo de la Direccin de la organizacin para
promover el uso del modelo que permita generar informacin til y oportuna dentro de la organizacin.

Roles y Responsabilidades

1. Identificacin de Actividades
2. Matriz RACI para cada actividad
2.1. Determinacin de costos
2.2. Determinacin de beneficios monetarios
2.3. Clculo del ROI
2.4. Generacin de beneficios no monetarios
3. Descripcin de Roles y Responsabilidades

1. Identificacin de actividades
Del modelo de anlisis de costos y beneficios para el clculo del retorno del proyecto, se pueden definir cuatro actividades
principales de gestin:
1. Determinacin de Costos: consiste en identificar los costos que impactan en el proyecto.

2. Determinacin de Beneficios monetarios: consiste en evaluar la existencia de los beneficios econmicos que impactan
en el proyecto.
3. Clculo del ROI: consiste en efectuar un anlisis comparativo de costos y beneficios para evaluar el desempeo del
proyecto.
4. Generacin de Beneficios no monetarios: consiste en adquirir informacin asociada a los beneficios no econmicos,
obtenidos a partir de la implementacin del proyecto.

1. Identificacin de actividades (cont.)
Dentro de cada actividad se desprenden otras sub-actividades, las cuales se adjudican a un determinado responsable, tal
como el PM, PMO o CVO.
Por PM (Project Manager) entendemos al lder del proyecto como la persona que acta como enlace entre la direccin del
organismo y los dems integrantes del proyecto para cumplir con todas las actividades y objetivos referidos a dicho
proyecto.
PMO, es una o varias personas que definen y mantienen los estndares de procesos, relacionados a la gestin de
proyectos, dentro del organismo. Tiene como sus principales objetivos el seguimiento y monitoreo de avance del plan de
actividad. A su vez, brinda eficiencia, coordinacin y control asegurando: proyectos exitosos.
Las principales actividades de una PMO incluyen asociar los objetivos de los proyectos con los del organismo y la
estrategia de la organizacin, alinear los diferentes proyectos, desarrollar un marco que facilite la consistencia en los
reportes de progreso, realizar el seguimiento de a cada proyecto y realizar la coordinacin entre proyectos.
CVO, es la persona que revisa, determina y aprueba todos los proyectos para la integridad y coherencia con los objetivos
generales. A su vez, establece medidas y objetivos de rendimiento y es quien impulsa el modelo y mantiene un proceso
consistente e integrado de la gestin del rendimiento en todas las reas de la organizacin.

2. Matriz RACI para cada actividad
Para definir los roles de los distintos participantes del Modelo de anlisis de costos y beneficios para el clculo del retorno
del proyecto, utilizamos el esquema RACI el cual permite detallar sus responsabilidades en relacin a cada etapa del
mismo.
Este esquema define los siguientes roles para cada participantes del proceso:
R: Responsable, de realizar las tareas que se requieren en cada etapa del proceso y/o llevar a cabo las acciones
relacionadas con la misma.
A: Aprobador.
C: Consultado, es la parte interesada que brinda soporte en la realizacin de las tareas, colaborando con los
Responsables.
I: Informado.

2. Matriz RACI para cada actividad (cont.)
2.1. Determinacin de costos
MatrizRACI:R:Responsable|A:Aprobador|C:Consultado|I:Informado
Organismoprestador Organismocliente
Referentetcnico Referentefuncional Referentetcnico

PM PMO CVO
delservicio delcliente delcliente
1 Identificacindecostos R C A C
2 Proyeccindecostos R A C C
3 Revisin C R A C
4 Aprobacindecostos I R A

2.2. Determinacin de beneficios

PM PMO CVO
1 Identificacindebeneficios R C A C C
2 Calcularlosbeneficios R A C
3 Revisindelosclculos R A
4 Aprobacindelosbeneficios I R A

2.3. Clculo del ROI

PM PMO CVO
1 Generacindelosclculos R C A C
2 Revisindelosclculos R A C
3 Aprobacindelosresultados R A

2.4. Generacin de beneficios no monetarios

PM PMO CVO
1 Identificacindelosbeneficiosnomonetarios R A C C C
2 Realizarlosclculosdelosbeneficios R A C
3 Revisindelosresultados R A
4 Aprobacindelosresultados R A

3. Descripcin de roles y responsabilidades
Responsabilidades del PM
Identificar los beneficios econmicos y no econmicos a obtener en cada proyecto.
Definir los indicadores que permitan medir los costos y beneficios del proyecto.
Definir los supuestos para la proyeccin de los costos y beneficios.
Responsable del clculo del ROI y la revisin del mismo.
Responsabilidades del PMO

Asistir al lder del proyecto en la obtencin de la informacin.
Brindar soporte y asesoramiento sobre el uso y aplicacin de las planillas de proyeccin de costos y beneficios.
Colaborar en la identificacin de beneficios del proyecto e indicadores que permitirn su medicin.
Brindar una lista de conceptos base que permitan al lder del proyecto poder calcular los costos y beneficios
identificados para cada proyecto.
Identificar los conceptos de beneficios y costos del proyecto para que el lder del proyecto realice la proyeccin de los
mismos segn el modelo definido.
Realizar la valorizacin econmica realizada por el lder del proyecto, considerando su razonabilidad y alineacin a los
parmetros tcnicos establecidos.

3. Descripcin de roles y responsabilidades (cont.)
Responsabilidades del CVO

Documentar y comunicar observaciones realizadas al lder del proyecto y al PMO, de acuerdo a los mecanismos que
se definan.
Proporcionar informacin histrica o antecedentes con el objetivo de aportar informacin adicional para el anlisis de
nuevos proyectos.
Aprobar la valorizacin econmica realizada, considerando su razonabilidad y alineacin a los parmetros establecidos.
Gestionar la aprobacin formal de los proyectos, de acuerdo al proceso definido.

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