INTRODUCCIN

Las hojas electrnicas de clculo son herramientas que ayudan al usuario a

realizar, de forma ordenada y eficiente, operaciones matemticas complejas,
clculos estadsticos, reportes con informacin numrica, grficos, etctera.

Esta aplicacin informtica resulta de gran apoyo en diferentes reas como la

estadstica, la administracin, las finanzas, la educacin, etc.; por ello es
importante que el estudiante de bachillerato identifique las partes que
componen a una hoja electrnica, aprenda a utilizarla y aplicarla, con la
finalidad de resolver problemas cotidianos.

ACTIVIDAD INTRODUCTORIA.

1. Qu entiendes por hoja electrnica de clculo?

2. Define con tus propias palabras los siguientes conceptos:

Fila.

Columna

Celda

Hoja

Libro

3. Cul sera la aplicacin ms comn que daras a una hoja electrnica de

clculo?
APLICACIN DE LAS HOJAS DE CALCULO Y LAS VENTAJAS DE SU USO.

Antecedentes histricos
de las hojas electrnicas
de clculo Existe una
controversia entre
diversos autores acerca
del origen de las hojas
electrnicas de clculo.
Algunos afirman que
tienen su origen en el ao
de 1961, cuando Richard Mattessich public un artculo llamado Budgeting
Models and System Simulation, donde expone ciertos modelos matemticos
que pueden interpretarse como los algoritmos que dieron principio a las hojas
electrnicas de clculo.

Otros autores dan crdito de la creacin del concepto de las hojas electrnicas
de clculo a Ren K. Pardo y a Remy Landau quienes, al graduarse de la
Universidad de Harvard en 1970, trataron de patentar una serie de algoritmos,
misma que fue rechazada por ser solamente una serie de pasos matemticos
para la resolucin de problemas complejos. Finalmente, estos dos autores, en
1971, ganaron una apelacin y la patente fue aceptada, con lo que a partir de
entonces se empezaron a formalizar las patentes de software que nos rigen en
la actualidad.

Por otra parte, la mayora de los autores le dan el crdito a quien en realidad
fue la primera persona en convertir todo el conjunto de ideas en una aplicacin
de software, que no fue slo una serie de algoritmos o modelos matemticos,
sino que resolva problemas matemticos complejos mediante una
computadora.

En la dcada de 1980, Dan Bricklin, un estudiante del Massachussets Institute

of Tecnology (mit), mientras resolva un problema de contabilidad en el
pizarrn, su maestro detect un error en uno de los pasos, por lo que le borr
el resto de los clculos que haba realizado. Esto impuls a Bricklin a crear una
aplicacin de software que, en caso de modificar alguno de los pasos de ese
problema en especfico, recalculara todos los valores que le seguan. Esa idea
fue posteriormente convertida por Bricklin en el primer software denominado
VisiCalc, el cual fue muy popular. Actualmente existen muchas aplicaciones de
software que se denominan Hojas electrnicas de Clculo, pero, sin duda
alguna, la ms popular de las ltimas dos dcadas es Excel, de la empresa
Microsoft, la cual forma parte de la Suite de Office. Por lo tanto, de aqu en
adelante tomaremos a Excel como modelo para explicar las tareas ms
comunes que tienen las Hojas electrnicas
de Clculo.

ACTIVIDAD.

I. Realiza una consulta bibliogrfica, o investiga en la Internet sobre otras hojas

electrnicas de clculo que se encuentran en el mercado, enunciando sus
caractersticas.

II. Haz una comparacin con tus compaeros de clase y juntos saquen sus
propias
conclusiones.

Concepto

Una hoja electrnica de clculo es una aplicacin dedicada al manejo de

nmeros y frmulas matemticas representadas en una cuadrcula
generalmente denominada tabla, la cual se compone de celdas organizadas en
filas y columnas. Dichas celdas se encuentran relacionadas unas con otras,
permitiendo realizar clculos de forma manual o automticamente, escribir
textos y copiar frmulas. En cada celda se consigue introducir datos, que
pueden ser numricos, alfabticos, frmulas, referencias o instrucciones para
realizar clculos.

Esta representacin grfica se debe a que el objetivo de las hojas

electrnicas de clculo, en un inicio, fue resolver problemas contables.
Posteriormente, a cada tabla se le dio el nombre de hoja porque, al igual que
en la contabilidad, se puede organizar en diferentes hojas que tengan relacin
unas con otras.

Hoy, se le emplea en otras reas como las finanzas, la administracin, la

estadstica, etctera. Debido a la necesidad de satisfacer las demandas de
estas reas se han incluido ms caractersticas de operacin al programa,
como son la posibilidad de crear grficas, texto, reportes, imgenes, etc., con
los datos que contienen las celdas de las hojas de clculo. En otras palabras,
permiten
procesar nmeros y facilitan la realizacin de clculos, desde los ms simples
hasta los ms complejos, as como una infinidad de aplicaciones.
Originalmente fueron diseadas para reemplazar a las hojas tabulares usadas
en contabilidad.
Como podemos apreciar, una hoja electrnica de clculo es un programa
orientado a la gestin numrica, donde se simula una hoja tabular para
manejar
nmeros que dependen unos de otros, los cuales se encuentran relacionados a
travs de frmulas o expresiones. Una caracterstica fundamental de este tipo
de software es que trabaja con frmulas que se definen en funcin de las
celdas, es decir, de la interseccin de una fila y una columna, de manera que,
si se modifica algn dato en cierta celda, se realiza el clculo automticamente
y aparece el resultado en la celda donde se defini la frmula. Suele
confundirse una hoja electrnica de clculo con una base de datos, esto se
debe a que muchas de las funciones que tiene la base de datos se pueden
aplicar en una hoja electrnica de clculo. Podemos decir, aunque no sea una
expresin oficial vlida, que las hojas electrnicas de clculo son las
precursoras de las bases de datos modernas.
ACTIVIDAD

I. Realiza una consulta bibliogrfica, o en la Internet, acerca del concepto de

base de datos y hoja de clculo.

II. Con esta informacin llena el siguiente cuadro comparativo.

VENTAJAS

Las hojas electrnicas de clculo son una herramienta excelente para la

realizacin organizada de clculos en los que intervengan datos agrupados en
categoras. Existen, hoy da, aplicaciones de software de uso generalizado (por
ejemplo, Excel) que permiten la creacin, el diseo y el formato de las mismas.
Cuando hablamos de los beneficios que tienen, se debe analizar el problema
que se pretende resolver con esta herramienta. A continuacin, citaremos
algunas de las ventajas de las hojas electrnicas de clculo:

Organizacin. Permiten organizar de forma prctica la informacin

gracias a la estructura que tienen. De la misma forma, se puede
 reorganizar la informacin en caso de ser necesario. Por ejemplo,
podemos compararlas con las tablas de los procesadores de textos, as
es posible almacenar calificaciones, una lista, compras, etctera.

Clculo. Facilitan la tarea de calcular datos numricos, por ejemplo, se

puede almacenar una serie de calificaciones y calcular su promedio, la
sumatoria de un grupo de nmeros, el total de dinero a pagar al realizar
cierta compra, la desviacin estndar de un conjunto de datos, etc.
Asimismo, cuando necesitamos actualizar o corregir un dato que afecta
el resultado de una frmula, las hojas electrnicas de clculo realizan
nuevamente la operacin de forma automtica, sin tener que reescribir la
frmula o recalcularla.

Integridad. Comnmente es indispensable representar los datos de

diferentes maneras, dependiendo de las necesidades del rea de
estudio. Por ejemplo, si hablamos de cantidades monetarias, es
obligatorio expresarlas con el signo de pesos ($), dividiendo las
cantidades en grupos de tres nmeros separados por comas (,) y los
centavos representados en dos decimales. Por otra parte, si el problema
es matemtico y se requiere que el clculo slo incluya cierta cantidad
de decimales, se pueden usar funciones que faciliten esta tarea.

Seguridad. Existe la posibilidad de proteger cierto tipo de datos dentro

de los clculos efectuados en la hoja, por ejemplo, el valor de al
calcular el rea de un crculo, la constante de la gravedad en la frmula
del tiro parablico, el factor que multiplica una cantidad para calcular el
iva, etc. stos son ejemplos de valores que no deben cambiar dentro de
un clculo especfico.

Presentacin. En distintas reas es necesario apegarse a ciertos

lineamientos de diseo, dependiendo de los datos que se presentan. Por
ejemplo, si en una empresa existe como poltica que la nmina debe
presentarse en cierto formato, las hojas electrnicas de clculo permiten
modificar dicho formato para que pueda adaptarse a las necesidades de
la empresa en cuestin.

Facilidad de uso. En la actualidad, el ambiente grfico de las hojas

electrnicas de clculo facilita el trabajo a realizar en ellas. Gracias a
 este tipo de interfaz es ms sencillo organizar, actualizar y representar
datos.

Elementos grficos. Las hojas electrnicas de clculo actuales permiten

incluir elementos como graficas o imgenes, por ejemplo, si existe la
necesidad de incluir un logotipo en cierto reporte o elaborar una grfica
de barras a partir de un conjunto de datos, son tareas que se pueden
efectuar con cierta facilidad.

Toma de decisiones. La representacin de los datos, frmulas, grficas,

imgenes y dems elementos propios de una hoja electrnica de
clculo, son manipulables, lo que facilita la toma de decisiones al
generar un documento.

ACTIVIDAD

Enlista cinco actividades cotidianas que realizaras con una hoja

electrnica de clculo.

APLICACIONES

Las aplicaciones que se le pueden dar a las hojas electrnicas de clculo

dependen del tipo de problema que se desea resolver y estn limitadas a la
inventiva del usuario. Si existe la necesidad de manipular datos numricos,
ellas
son la herramienta adecuada para generar soluciones.

Algunas de las ciencias que emplean esta herramienta de trabajo son las
siguientes:

Contabilidad. Esta rea de las matemticas inspir la creacin de las

hojas electrnicas de clculo, y se utilizan, entre otras cosas, para la
creacin de tablas de balance, facturacin y cuadros comparativos.

Estadstica. Facilita la operacin entre los datos numricos de una

muestra, as como en la representacin grfica de los mismos.

Finanzas. En el clculo de valores monetarios tales como impuestos,

compras, ventas, etc. En otras palabras, todos los datos numricos que
 se manejan en las finanzas pueden representarse mediante una hoja
electrnica de clculo.

Administracin. Cualquier rea que sea susceptible de ser administrada

puede aplicar una hoja electrnica de clculo, ya que todos los datos
pueden expresarse de diferentes formas para la elaboracin de reportes
y bases de datos.

Ingeniera. Esta rea se apoya de las hojas electrnicas de clculo para

desarrollar frmulas complejas que permiten la solucin de clculos
numricos y representarlos en forma grfica.

Educacin. En la educacin muchas veces es necesario representar

cierto tipo de resultados de forma numrica y grfica, as como
situaciones administrativas, de desempeo y de control.

ACTIVIDAD.

De acuerdo con la informacin anterior, escribe en la siguiente tabla qu

aplicaciones pueden tener las hojas electrnicas de clculo en las diferentes
actividades.
HOJAS ELECTRNICAS DE CLCULO DE USO COMN

Como ya se mencion, Excel forma parte de la Suite de Office y es

actualmente la aplicacin de hoja electrnica de clculo ms popular. Cuenta
con una gran capacidad grfica ya que dispone de diferentes formatos y tipos
de grficos. Una hoja de trabajo puede alojar registros divididos entre uno y
728 campos. A continuacin, describiremos cmo fue su evolucin y por qu es
la ms usada a nivel mundial.

En 1982, Microsoft sac al mercado una hoja electrnica de clculo que

llam Multiplan, pero en esa poca la ms popular era Lotus 1-2-3; as que
Multiplan nunca tuvo mercado y desapareci. Microsoft se enfoc en mejorar
esta aplicacin y cre, en 1985, la primera versin de Excel, la cual
originalmente era para Macintosh. sta fue la primera hoja electrnica de
clculo en un ambiente de ventanas, el cual inclua un men desplegable y con
una interfaz grfica de apuntador o ratn, por ello empez a ganarle mercado a
Lotus. En 1987, Microsoft lanz al mercado Excel 2, una aplicacin exclusiva
para Windowsy como Lotus no sac a tiempo su versin para Windows, esto
provoc que Excel aplastara definitivamente a su competidor.

Aunque Excel es la aplicacin ms popular de las hojas electrnicas de

clculo, no significa que sea la mejor. Podemos citar que su popularidad se dio
por ser
la primera en utilizar el ratn y los menes, as como la primera hoja para el
sistema operativo ms popular hasta nuestros das: Windows.
 Con la creacin del software
libre y la competencia entre
los diferentes sistemas
operativos que hay en el
mercado, existe una gran
diversidad de aplicaciones de
hojas electrnicas de clculo.
Pero, el objetivo, las
caractersticas, las ventajas y
el uso que se les da a todas
es el mismo.

ACTIVIDAD:

Realiza una consulta bibliogrfica, o en la Internet, acerca de otras hojas

electrnicas de clculo, y llena la tabla que se presenta a continuacin.

ENTORNO DE TRABAJO DE LA HOJA DE CALCULO.

Modo de operacin
 A continuacin, y durante el resto de esta unidad, mencionaremos para
fines didcticos el programa Excel 2016, ya que es la hoja electrnica de
clculo ms utilizada por su adaptacin al ambiente grfico de ventanas y al
sistema operativo Windows 10, pues la versin ms nueva de esta suite Excel,
2016, contiene caractersticas que an no toman popularidad entre los usuarios
de computadoras, como son el tipo de archivo, la distribucin de las
herramientas en la ventana, etctera.

Los archivos en los que se guardan las hojas electrnicas de clculo se

llaman libros; para Excel stos tienen la extensin xls. Cada libro cuenta hasta
con 255 hojas, las cuales pueden o no estar relacionadas unas con otras.

Figura 2.3 Acceso a

Excel en la carpeta Microsoft
Office.
 Para comenzar a trabajar en Excel es necesario dar clic en el men
Inicio y situar el puntero del ratn en Todos los programas. La caracterstica de
la suite de Office 2016, de la cual forma parte Excel, es que agrupa todos los
programas que lo componen en una carpeta llamada Microsoft Office, donde se
puede acceder a Excel dando clic en el botn, como se muestra en la figura
2.3.

Existen otros medios para acceder a Excel, por ejemplo, utilizando su

men principal, donde se enlistan las aplicaciones ms utilizadas por el
usuario. Otra forma de acceder, aunque no la ms comn, es a travs de la
opcin Ejecutar, que se encuentra en forma de botn en el men de inicio,
escribiendo Excel en el cuadro y dando clic en el botn Aceptar.

Figura 2.4 Acceso

a Excel en el men de
inicio.
Figura 2.5 Acceso a
Excel mediante la opcin
ejecutar.

ELEMENTOS DE LA VENTANA

En s, por lo general, todas las aplicaciones basadas en una interfaz

grfica de ventanas tienen las mismas caractersticas. Excel no es la excepcin
cuando abrimos la aplicacin de hoja electrnica de clculo como se muestra
en la figura 2.6.
Figura 2.6 Ventana
principal.

De forma predeterminada, Excel le da el nombre de Librol.xls al primer

archivo que se abre. ste se encuentra en blanco y tiene 3 hojas para su uso.
Se pueden describir las partes que componen la ventana de Excel de la
siguiente manera:

Barra de ttulo

Esta parte de la ventana muestra el nombre del archivo y los botones

que dan control a la ventana (minimizar, restaurar y cerrar). Estos controles
afectan a toda la aplicacin y tienen un aspecto como se muestra en la figura
2.7.

Figura 2.7 Barra de

ttulo.

Barra de mens

La barra de mens es otra caracterstica que tienen todas las

aplicaciones de ambiente grfico de ventanas, y para Excel se encuentra
exactamente debajo
de la barra de ttulo. Agrupa todas las funciones que el programa tiene para el
manejo de las hojas electrnicas de clculo.

Figura 2.8 Barra de

mens.

Ya que Excel 2016 fue programado en un ambiente grfico de mltiples

documentos (mdi, Mltiple Document Interface, por sus siglas en ingls), en
esta barra tambin se incluyen controles para minimizar, restaurar y cerrar
solamente
el documento. Asimismo, incluye una barra de acceso rpido a la ayuda,
representada en esta imagen por el cajn que contiene las palabras Escriba
una pregunta, que al dar Enter mostrar la ayuda en el Panel de tareas.

Barra de herramientas
 Las barras de herramientas contienen un acceso rpido a las funciones
ms comunes con que cuenta Excel. Estos accesos se representan mediante
iconos agrupados en barras y secciones. De forma predeterminada, Excel slo
muestra las barras Estndar y Formato, como se muestran a continuacin.

Figura 2.9 Barra de herramientas.

Barra de frmulas

Como se mencion anteriormente, Excel es capaz de manejar frmulas,

y para crear una o editar el contenido de una celda se utiliza la barra de
frmulas. Esta opcin puede adoptar dos formas, cuando est en modo
inactivo slo muestra el nombre de la celda y su contenido; cuando est en
modo de edicin, aparecen dos botones, uno para cancelar y otro para aceptar,
como se muestra en las siguientes figuras.

Figura 2.10 Barra de

frmulas.

Panel de tareas

El panel de tareas es una caracterstica especial de Excel. En ella se

muestran de forma detallada las tareas que puede realizar: ayuda, ayuda en
lnea, abrir archivos ms recientes, crear un libro nuevo, etc. El aspecto del
panel de tareas se muestra en la figura 2.11.
Figura 2.11 Panel de
tareas.

Barra de estado

La barra de estado muestra la informacin de lo que est sucediendo

con el documento. Por ejemplo, si no se est realizando alguna tarea muestra
el texto Listo, o cuando se est grabando el documento muestra el progreso
de la grabacin, entre otras funciones. El aspecto de la barra de estado es el
siguiente:

rea de trabajo

El rea de trabajo es la parte ms importante de la ventana, por lo cual

merece un apartado especial para describir su contenido. El aspecto general
del rea de trabajo es como se muestra en la siguiente figura:
Figura 2.12 rea de
trabajo.

En la parte superior y en la parte izquierda del rea de trabajo se

encuentran los nombres de las columnas y las filas, las cuales describiremos
ms adelante. En la parte derecha se encuentra una barra de desplazamiento
vertical, esto se debe a que por falta de espacio en el monitor, a veces, se hace
necesario desplazarse de manera vertical en la hoja y la barra de
desplazamiento vertical nos permite hacerlo por medio del ratn.

La parte inferior del rea de trabajo est dividida en dos secciones, a la

izquierda se encuentran las hojas representadas por pestaas, en cada
pestaa se encuentra el nombre de la hoja. Para colocarse en alguna de las
hojas slo hay que hacer clic en la pestaa que representa la hoja que se
desea y el rea de trabajo cambiar. A la derecha encontramos la barra de
desplazamiento horizontal, la cual tiene la misma funcin que la barra de
desplazamiento vertical
descrita anteriormente.
Celda

Una celda es la parte elemental de una hoja electrnica de clculo. Es el

lugar donde se guardan los datos para despus manipularlos de distintas
formas. Las celdas tienen la caracterstica de ser un espacio rectangular y
estar organizadas en filas y columnas. Para diferenciar una celda de otra, Excel
asigna un nombre a partir de su ubicacin, considerando fila y columna, de tal
manera que la primera celda se llamar A1 (por estar en la columna A y la fila
1). Como mencionamos anteriormente, las celdas pueden contener datos
numricos, alfabticos, frmulas, referencias o instrucciones para realizar
clculos.

Fila

A la organizacin horizontal de las celdas se le llama filas, debido a la

necesidad de representar las celdas en un piano de dos dimensiones. Las filas
generalmente son representadas por nmeros, y Excel puede contener hasta
65,350 filas.

Columna

A la organizacin vertical de las celdas se le llama columnas. Las

columnas, a diferencia de las filas, son representadas por letras o combinacin
de letras. De esta forma, podemos tener hasta 265 columnas, las cuales
nombra con la combinacin de letras del abecedario y van de la A a la Z;
posteriormente, combinaciones AB, AC, AD..., hasta llegar a la IV.

Hojas

Al conjunto de celdas organizado en filas y columnas se le denomina

hoja. Como mencionamos anteriormente, cada libro puede contener hasta 255
hojas. Las hojas se distinguen mediante su nombre y se encuentran en forma
de pestaas. Para cambiar de hoja slo es necesario dar clic en la pestaa que
representa la hoja deseada.

De forma predeterminada Excel nos da tres hojas y las nombra como

Hoja1, Hoja2 y Hoja3, pero se pueden insertar ms, eliminarlas y cambiar su
nombre. La manera ms sencilla y rpida de hacerlo es mediante el men
contextual, que aparece al dar clic con el botn secundario del ratn sobre la
pestaa de la hoja a manipular.
PERSONALIZAR EL AMBIENTE DE TRABAJO

El programa permite cambiar el orden o lugar de las distintas barras,

siempre y cuando estn dentro de la ventana; las barras de herramientas
pueden hacerse visibles u ocultas, dependiendo de los gustos y las
necesidades del usuario. Excel cuenta con dos opciones para facilitar la
personalizacin del ambiente de trabajo, ambas se encuentran dentro del
men Herramientas.

La primera opcin permite quitar o poner las barras completas o

personalizar slo los accesos rpidos representados por iconos, as como las
opciones generales de dichas barras. La forma de acceder a esta herramienta
y sus opciones se muestra en la figura 2.13.

Figura 2.13 Personalizar

ambiente de trabajo.

La segunda forma es la que se denomina Opciones. En ella se puede

personalizar el formato de nuestro libro. Por ejemplo, el nmero de hojas que
se desea que aparezcan en blanco al abrir un libro nuevo, el tipo de letra, la
ortografa, etc. El aspecto de esta herramienta y cmo acceder a ella se
muestran en las siguientes figuras.
Figura 2.14 Opciones
de Excel.

Figura 2.14 Continuacin

de opciones de
Excel.

Operaciones bsicas

Al igual que otras aplicaciones de ambiente grfico de ventanas como

Word, Excel puede manipular archivos de diferentes maneras. La forma ms
recurrente es mediante su men Archivo, al cual se puede acceder desde la
barra de men, dando clic en la palabra Archivo, como se muestra en la figura
2.15.
Figura 2.15 Men
Archivo.

Abrir

Hay dos formas de abrir un libro en Excel, uno es mediante el men Archivo,
descrito anteriormente; la otra es
dando clic en el icono que se
encuentra en la barra de
herramientas estndar.
Cualquiera de los dos mtodos
abrir el cuadro de dilogo Abrir,
como se muestra en la siguiente
figura.
Figura 2.16 Cuadro de
dilogo Abrir.

Guardar

Figura 2.17 Cuadro de

dilogo Guardar como.
Existen varias formas de guardar un libro en Excel. Recordemos que un libro
es, en realidad, un archivo con extensin xls, y al igual que cualquier archivo,
debe estar contenido en un dispositivo de almacenamiento (disco duro, disco
flexible, memoria usb, etc.), as como tener un nombre. Si an no se ha
asignado un nombre al libro, al hacerlo siempre nos llevar al cuadro de
dilogo Guardar como, el cual se muestra en la figura 2.17.
 Podemos guardar un
archivo a travs del men
Archivo, el cual contiene dos
opciones: la primera es Guardar,
que funciona de manera
automtica slo si ya se asign
previamente un nombre al
archivo; la segunda opcin es
usando el men Guardar como,
que invariablemente mostrar el cuadro de dilogo anterior, aunque ya se le
haya dado un nombre al libro, mostrando una advertencia si de casualidad
queremos guardar el libro con el mismo nombre. Mediante la barra de
herramientas estndar slo existe la opcin de Guardar y se accede dando clic
al icono; sta es una forma abreviada de la opcin guardar del men Archivo.

Cerrar

Podemos cerrar el libro que est en uso mediante el

men Archivo, dando clic en la opcin Cerrar o en la
X que se encuentra a la derecha de la barra de
men.
Cualquiera de las dos opciones preguntar si deseas
guardar los cambios (en caso de que existan) en el
libro. Si an no se ha dado el nombre del libro y se
desea cerrar, se activar la opcin Guardar como.

Figura 2.18 Opcin

Cerrar.

Salir (cerrar)

Una de las formas de salir de la aplicacin de Excel es dando clic en la X

que se encuentra a la derecha en la barra de ttulo. Si se ha realizado algn
cambio en el libro, pedir confirmacin para cerrarlo, de manera que se
guarden los cambios. Otra forma es mediante el men Archivo, dando clic en la
opcin Cerrar (en versiones anteriores exista la OPCION DE DAR EN Salir ha
sido eliminado).
 Figura 2.19 Opcin
Salir.

Elaboracin de hojas de clculo

Hasta el momento, todo lo anterior referente a las

hojas electrnicas de clculo puede considerarse
como la preparacin para realizarlas. Ahora,
presentamos los puntos que permiten trabajar
directamente con Excel en la elaboracin de las
hojas electrnicas de clculo.

Planear la hoja de clculo

Como cualquier proyecto de trabajo, el primer paso para elaborar una hoja
electrnica de clculo es planearla. Su importancia radica en el propsito de
trabajar de manera ms eficaz y eficiente, planeando con anterioridad los datos
a incluir en la hoja, las frmulas a utilizar, as como la presentacin y el diseo
requeridos.

Se debe tener en cuenta cules son los resultados que se desea obtener al
configurar la hoja, es decir, adaptarla a las necesidades del usuario y, de ser
necesario, planear si el resultado final ser una grfica y cul ser su tipo. Una
vez que se tiene un plan para realizarla, simplemente se debe echar mano de
las herramientas que ofrece Excel 2016.

Introducir datos

Recordemos que los datos que se pueden introducir en una hoja electrnica
de clculo pueden ser, bsicamente, de tres tipos: alfanumricos (textos
compuestos por letras y nmeros), numricos y frmulas. Estos datos deben
estar contenidos en celdas. En general, existen dos formas de introducir los
datos en una hoja. A continuacin, las describiremos:
 a) rea de trabajo. Al colocarse en una celda especfica, se introducirn los
datos y directamente se empezar a escribir en la celda. Para indicarle a
Excel que se ha terminado de introducir los datos en dicha celda,
simplemente se teclea Enter o se mueve el cursor con las flechas de
direccin. El inconveniente de este mtodo es que al introducir datos
incorrectos se tendr que borrar el contenido para corregirlos

b) Barra de edicin. Tambin se puede utilizar la barra de edicin para

introducir datos. El mtodo es muy parecido, se debe activar la celda
que se desea contenga los datos y poner el cursor en la barra de edicin
para empezar a escribir los mismos. Para indicarle a Excel que se ha
terminado de introducir los datos es necesario oprimir la tecla Enter. El
inconveniente de este mtodo es que se necesitan ms pasos, utilizando
el ratn para introducir datos, aunque la ventaja es que se pueden editar
directamente sin necesidad de realizar pasos extras.

Editar datos

Muchas veces al introducir los datos se cometen errores tanto al teclear la

informacin como en su ubicacin dentro de la hoja. Para corregirlos es
necesario editar los datos introducidos. A diferencia de los procesadores de
texto, los datos se encuentran contenidos en celdas; as, hay que editar el
contenido de una celda para poder corregirla. Al igual que al introducir los
datos, existen dos formas de editarlos:

a) rea de trabajo. Este mtodo es de gran utilidad para los usuarios que
estn acostumbrados a utilizar el teclado como medio principal para
moverse sobre la hoja. Consiste en ubicarse en la celda que se desea
editar, ya sea por medio de las flechas de direccin o con el ratn. Excel
tiene teclas con funciones especficas y reserva la tecla de funcin F2
para la edicin de celdas; de esta manera, se pueden utilizar las flechas
de direccin para movernos dentro de la celda y corregir su contenido,
presionando la tecla Enter para confirmar que los datos fueron editados
correctamente; en caso de querer cancelar los cambios realizados, se
presiona la tecla Esc.
 b) Barra de edicin. Tiene la finalidad de editar el
contenido de una celda, es por ello que el mtodo
de introducir y editar datos mediante esta
herramienta es bsicamente el mismo. Este mtodo
permite utilizar las teclas de direccin para moverse
a travs del contenido de una celda, editarla y
guardar los cambios al presionar la tecla Enter.
Para usar este mtodo recordemos que se debe
estar ubicado en la celda que se desea editar.

Figura 2.20 Men

edicin.

Por otra parte, muchas veces las equivocaciones

que se cometen dependen de la estructura en la que se
encuentran los datos en la hoja electrnica de clculo.
Para mover, copiar o borrar una celda el proceso es
bsicamente el mismo. Como siempre, se debe situar el
cursor en la celda a editar usando las teclas, el ratn o
ambos. Los mtodos para realizar estas tres tareas son
usando el men edicin, la barra de herramientas o las teclas de acceso
rpido. Todo depender de la forma en cmo el usuario est acostumbrado a
trabajar.

Mover

Para mover las celdas dentro de la hoja debemos tener en cuenta qu

celda se desea mover y a qu lugar, siguiendo estos pasos:

1. Seleccionar la celda, haciendo clic con el ratn en ella o moviendo la

celda activa por medio de las teclas de direccin.
2. Utilizar la funcin Cortar, ya sea desde el men edicin o utilizando el
icono
3. de la barra de herramientas. Excel marcar de forma diferente la celda a
mover, poniendo un recuadro parpadeante compuesto de una lnea
punteada alrededor de la celda.
 4. Moverse a la celda en la que necesitamos colocar los datos. Una vez
ms, podemos utilizar las teclas de direccin o el ratn para realizar este
paso.
5. Por ltimo, utilizar la funcin Pegar del men edicin o el icono . Con
este paso, la celda que se marc para cortar en el paso 2 desaparecer
su contenido
6. y aparecer en la celda que est activa.

Nota: Hay que tener cuidado en la celda Destino ya que, en caso de contener
algn dato, ste se borrar y se reemplazar por el dato que se est moviendo.

Copiar

De igual forma que al mover las celdas, existen pasos muy similares para
copiarlas.

1. Seleccionar la celda haciendo clic 1. con el ratn en ella o moviendo la

celda activa por medio de las teclas de direccin.
2. Utilizar la funcin Copiar desde el men edicin o utilizando el icono de
la barra de herramientas. Excel marcar de forma diferente la celda a
copiar poniendo un recuadro parpadeante compuesto de una lnea
punteada alrededor de la celda.
3. Moverse a la celda en la que necesitamos copiar los datos. Una vez ms
podemos utilizar las teclas de direccin o el ratn para realizar este
paso.
4. Por ltimo, utilizar la funcin Pegar del men edicin o el icono. De esta
forma se copiar el contenido de la celda que fue seleccionada en el
paso 2 y aparecer en la celda elegida.

Nota: Al igual que la funcin mover, hay que tener en cuenta la celda en la que
necesita copiar los datos, ya que si contena algn dato previo ste
desaparecer.

Borrar

sta es la funcin de edicin ms sencilla de todas, ya que son

nicamente dos pasos. Al seleccionar la celda que se necesita borrar, se
oprime la tecla supr del teclado, as, el contenido de la celda desaparecer.

Rangos
 Un rango lo podemos definir como un conjunto de celdas, generalmente
de datos en comn; por ejemplo, un grupo de calificaciones obtenidas en cierta
unidad, como en la siguiente figura:

Figura 2.21 Rango de

datos.

Para seleccionar un rango, podemos utilizar dos mtodos. Uno es con el

ratn, al hacer clic en la primera celda y arrastrarlo hasta la ltima celda que se
desea elegir, o seleccionar la primera celda y dejar oprimida la tecla Shift y
moverse hasta la ltima celda mediante las teclas de direccin. Como
resultado, Excel marcar el rango de celdas de un color gris para mostrar lo
que se ha seleccionado. Para desmarcar un rango simplemente hay que
moverse a otra celda con las teclas de direccin o con el ratn.

Con los rangos se pueden realizar los mismos procedimientos de Mover,

Copiar o Borrar, descritos anteriormente.

Buscar y reemplazar

A veces, al hacer un trabajo, es necesario buscar o corregir un dato en

una celda especfica de la hoja electrnica de clculo. Realizar esta tarea
utilizando las teclas de direccin o el ratn puede ser algo complejo y tedioso si
se tiene una gran cantidad de datos. Excel ofrece una herramienta que se
encuentra situada en el men Edition, que permite buscar y reemplazar datos,
y aparece en forma de un cuadro de dilogo con dos pestaas, una para
buscar un dato en alguna celda del documento y la otra pestaa para buscarlo
y reemplazarlo por otro valor. El aspecto de las dos pestaas que contiene el
cuadro de dilogo Buscar y reemplazar es el siguiente:

Figura 2.22 Cuadros de

dilogo: Buscar y reemplazar.

Deshacer rehacer

Excel permite corregir los errores que se realizan al elaborar el contenido de

una hoja antes de presentar o imprimir el trabajo, por medio de una
herramienta que se encuentra en el men edicin o en la barra de
herramientas estndar. Con ella, si se mueven, copian, borran o editan datos
en una celda o en un rango que no se deban modificar, se utiliza el comando
Deshacer desde el men edicin, o utilizando el icono ubicado en la barra de
herramientas.
Por otra parte, si se identifica que se deshicieron cambios que no debieron
efectuarse, se puede regresar de nuevo hasta la forma en cmo se encontraba
la hoja electrnica de clculo, por medio de la funcin Rehacer, ubicada en el
men edicin o con el icono de la barra de herramientas.

Nota: Slo se podr usar la funcin Rehacer si previamente se utiliz la funcin

Deshacer.

Referencias
 Las referencias se pueden definir como la presentacin de la informacin
contenida en una celda diferente. Esto sucede, por ejemplo, cuando tenemos
una hoja electrnica de clculo muy extensa, que debe ser expresada en
varias hoja y necesitamos un dato que se encuentra en una hoja distinta o en
una celda
que se escapa de nuestra pantalla. Podemos copiar el dato, pero si existe un
cambio en la celda original debemos corregir buscando el dato copiado.

Para esto, Excel utiliza las referencias, que permiten presentar el

contenido de una celda en otra parte del libro, ya sea en la misma hoja u otra.
Cabe mencionar que tambin se puede hacer referencia a otros libros, a los
que Excel llama vnculos debido a que, en realidad, son datos que se
encuentran fuera del libro. En Excel existen dos tipos de referencias: relativas y
absolutas, las cuales se analizarn a continuacin.

a) Relativas

Son las que hacen referencia al contenido de una celda, mas no a la

celda en s. Esto quiere decir que si el contenido de la celda origen se mueve
hacia cualquier otro lugar, la celda referida no cambiar ya que har un
seguimiento al dato.

La forma de hacer una referencia relativa es escribiendo en la celda

destino el signo de igual (=) y despus el nombre de la celda; por ejemplo, si se
quiere hacer una referencia relativa de la celda B2 en la celda Z32, deber
colocarse en la celda Z32 el texto =B2.

b) Absolutas

Se ocupan cuando se tiene la necesidad de mostrar el valor de una

celda, mas no el contenido en s; de esta forma, si movemos el contenido de la
celda origen, el contenido de la celda que hace referencia cambiar.

La forma de escribir una referencia absoluta es parecida a la referencia

relativa, con la diferencia de que se agrega el signo de pesos ($) en el nombre
de la columna y en el nmero de la fila. Por ejemplo, si en la celda F8 se
encuentra un dato a mostrar en la celda F125, se debe escribir en la celda
F125 el texto =$F$8.
 En ambos casos tambin puede hacerse referencia a un rango de datos,
utilizando los nombres de las celdas de inicio y fin, separadas por dos puntos
(:).
Por ejemplo, si se desea especificar la referencia relativa del rango de celdas,
comprendido desde la celda C5 a la C8 se escribir en la celda destino =
C5:C8 o, en su caso, de referencia absoluta sera =$C$5:$C$8. Tambin se
puede hacer referencia a varias celdas o varios datos, separndolos por comas
(,).

Frmulas y funciones

Una de las caractersticas ms importantes de Excel es el hecho de

poder hacer clculos con el contenido de las celdas. De esta forma, Excel
ofrece una herramienta muy til y da solucin a muchos problemas de clculo
entre los datos. Existen dos formas de manipular el contenido de las celdas
mediante este tipo de funciones y a continuacin se describir detalladamente
cada una.

Frmulas

Podemos definir una frmula como una ecuacin aritmtica que utiliza
los datos contenidos en una celda. De esta manera utilizamos los operadores
matemticos de suma (+), resta (-), multiplicacin (*) y divisin (/), ya sea para
operaciones sencillas o complejas. Estas se utilizan en la hoja electrnica de
clculo.

Al igual que en las referencias, para indicarle a Excel que se trata de una
frmula, mas no de un texto, se utiliza el signo de igual (=) al inicio de la
frmula y se pueden emplear las referencias para indicar los datos con los que
se va a realizar la ecuacin. Aqu se aplica la nomenclatura explicada
anteriormente para hacer referencia a datos contenidos en otras celdas, hojas
o libros.

Como ejemplo de una funcin con referencias relativas, supongamos

que deseamos sumar las celdas B5, B6, B7 y B8 en la celda B9, as que el
contenido de la celda B9 deber ser = B5+B6+B7+B8 y en el contenido de la
celda aparecer la suma, mas no la frmula. Para editar una frmula se
pueden usar los mtodos antes descritos, es decir, presionando la tecla de
funcin F2 o mediante la barra de edicin.
Excel cuenta con cuatro tipos de operadores, los cuales especifican el tipo de
clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Estos
indicadores se enuncian a continuacin:

1. Aritmticos: Se utilizan para ejecutar las operaciones matemticas

bsicas como suma, resta, multiplicacin y divisin, as como combinar
nmeros y generar resultados numricos. Ejemplos de estos operadores
son: + - * / % ^.
2. De comparacin: Utilizados para comparar dos valores, donde el
resultado es un valor lgico (verdadero o falso). Ejemplos de ellos son: =
< >.
3. Concatenacin de texto: Se utiliza el signo (&) para unir una o varias
cadenas de texto con la finalidad de crear un solo elemento de texto.
4. De referencia: Utilizados para combinar rangos de celdas para elaborar
clculos. Ejemplos de los mismos son los dos puntos (:) y la coma (,).
Precedencia de operadores

Algunas veces es necesario realizar diferentes operaciones dentro de una

misma frmula, por lo que se debe establecer el orden entre ellas. Por ejemplo,
si se desea sacar el promedio de los valores contenidos en las celdas D5 a la
D8, sera necesario hacer dos operaciones: primero un conjunto de sumas y
despus una divisin, donde matemticamente utilizaramos una frmula
como:

D9 = D5 + D6 + D7 + D8
4

Aqu se especifica que primero se deben realizar las sumas y el

resultado de ella se divide entre 4. Excel otorga a los operadores matemticos
una precedencia, as que unos se ejecutan antes que otros para poder realizar
operaciones complejas.

Por otra parte, si se combinan varios operadores en una nica frmula,

Excel ejecutar las operaciones en el siguiente orden: operadores de
referencia, negacin, porcentaje, exponenciacin, multiplicacin y divisin,
suma y resta, concatenacin y, finalmente, de comparacin. De igual manera,
si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo,
existe un operador de suma y otro de resta), los operadores se evaluarn de
izquierda a derecha.

Funciones bsicas: suma, promedio, valores mximos, valores mnimos y

contar.

Las funciones son un mtodo abreviado que nos brinda Excel para
frmulas que se ocupan con mucha frecuencia, como la suma o el promedio de
un rango. Excel busca que estas funciones tengan una sintaxis muy sencilla,
utilizando el mismo mtodo que con las frmulas y los rangos. Para ello
emplea palabras reservadas, ya que en este caso las variables son las celdas y
acordamos que se nombran escribiendo la letra de la columna seguida del
nmero de fila.

Las funciones bsicas son las que se muestran en la siguiente tabla.

Excel agrupa las funciones en el men Insertar de la opcin Funciones, como

se muestra en la figura 2.23.
Figura 2.23 Insertar
funciones.

El siguiente cuadro de dilogo contiene las funciones agrupadas en diferentes

categoras.

Hay que recordar que para

expresar una funcin se debe seguir la
sintaxis explicada anteriormente para
las referencias y los nombres de
celdas; en el caso de que se haya
escrito mal la frmula, Excel devolver
en la celda el valor de #N/A para
expresar un error de sintaxis.

Figura 2.24 Cuadro de

dilogo: Insertar funcin.

FORMATO DE HOJA DE CALCULO

Excel permite modificar el formato de los datos de una hoja como

tamao, color y tipo de fuente, darle color a los bordes y al fondo de las celdas,
etc. El objetivo de realizar estas modificaciones depende de las necesidades
del usuario al momento de elaborar una hoja electrnica de clculo. Es
importante mencionar que esta parte de la creacin de un documento debe ser,
en la medida de lo posible, definida en la planeacin del mismo.

A continuacin, explicaremos cmo dar formato a los datos contenidos

en las celdas para la presentacin necesaria.

Formato de valores

Los datos que contienen las celdas, muchas veces necesitan un formato
especial. Por ejemplo, cuando se desea expresar una cantidad monetaria, se
necesita que los datos incluyan un signo de pesos, as como que los cientos,
miles y millones se encuentren separados por comas y los centavos slo
abarquen dos decimales, pero al mismo tiempo se necesita que Excel
reconozca que sigue siendo un nmero y que lo trate como tal, aunque su
presentacin sea como moneda.
 Excel ofrece la posibilidad de darle formato
al contenido de la celda para que se presente de
diferentes formas. En caso de que los datos de
esas celdas sean nmeros, la herramienta se
encuentra en el men Formato, como se muestra
en la figura 2.25.

Figura 2.25 Men

Formato de celda.

Nota: Dando clic derecho con el ratn en la celda o

rango previamente seleccionado, se accede a un
men contextual donde se incluye esta opcin,
como se muestra en la figura 2.25.

El efecto es mostrar un cuadro de dilogo

que permita elegir el formato necesario para el
contenido de la celda o el rango seleccionado. La figura 2.27 muestra la
primera pestaa (nmero) de este cuadro de dilogo.

Figura 2.27 Pestaa

Nmero (formato de celda).

Formato de texto

De igual manera que con los nmeros, se puede modificar el formato del
texto; esto se logra mediante la herramienta explicada anteriormente contenida
en el men Herramienta, pero usando las pestaas Alineacin y Fuente.

En la pestaa Alineacin se puede modificar la alineacin horizontal y

vertical que se quiere tener en el contenido de la celda, as como el sentido y
otras caractersticas del texto dentro de la misma. El cuadro de dilogo se
muestra en
la figura 2.28.

Figura 2.28 Pestaa

Alineacin (formato de
celda).

Tambin se pueden ajustar las propiedades de la fuente, utilizando esta

misma herramienta contenida en la pestaa nombrada Fuente, como se
muestra en la figura 2.29.
Figura 2.29 Pestaa
Fuente (formato de celda).
La barra de herramientas Formato contiene botones que muestran las
distintas opciones que se pueden utilizar para modificar el texto, todo depende
de la preferencia del usuario para elegir el mtodo que se le facilite ms.

Figura 2.30 Barra de

herramientas Formato.

Ajustar el ancho de filas y columnas

A veces el contenido de los datos de una celda sobrepasa su dimensin.

Por ello, Excel permite cambiar el tamao de las columnas y de las filas.

Ajustar el tamao de las filas y columnas puede realizarse de dos

formas, una es utilizando el ratn, colocndolo en el lmite de una columna o
de una fila y haciendo clic, arrastrando el ratn hasta obtener el tamao
deseado.
 Para asegurarnos de que nos encontramos en el lmite de una columna
o una fila se utilizan las barras que contienen el nombre de las filas y las
columnas, de esta forma el apuntador del ratn cambiar de la flecha |^ a un
icono que representa redimensin; este icono cambiar de sentido si se trata
de redimensionar una columna o una fila.

Otro mtodo es utilizando el men Formato, descrito anteriormente,

utilizando las opciones Fila y Columna para redimensionar las filas y columnas,
respectivamente; de esta forma se muestran los dos menes con sus
diferentes
opciones.

Figura 2.31 Menes

Formato/Fila y Formato/
Columna.

Combinar celdas
Ante la necesidad de utilizar el mismo formato para un rango de celdas,
de manera que todas tengan el mismo, como en el ejemplo de las
calificaciones mostrado en la figura 2.21, donde se puede observar que la
celda que contiene el texto materia abarca dos filas y una columna, mientras
que la celda que contiene el texto calificaciones abarca una fila y cinco
columnas.
 Excel permite realizar este agrupamiento seleccionando las celdas a
combinar, siempre y cuando sean celdas continuas y, despus, se tienen dos
opciones, una es utilizar el cuadro de
dilogo Formato de celdas en la
pestaa Alineacin, como se mostr
anteriormente, seleccionando la
opcin Combinar celdas (figura 2.32)
o utilizar el icono, ubicado en la
barra de herramientas Formato.
En ocasiones, al modificar los
documentos es necesario insertar
filas y columnas en las hojas;
bsicamente existen dos formas de
hacerlo:
Figura 2.32 Pestaa
Alineacin (formato de
celda).

Aplicar colores, tramas y bordes.

Continuando con la
presentacin de las
celdas en una hoja
electrnica de clculo,
Excel ofrece, mediante la
herramienta Formato de
celdas, explicada
anteriormente, la
posibilidad de modificar el
color de la fuente,
contenido en la pestaa
fuente de dicha
herramienta, como se
muestra en la figura 2.36.
El efecto es cambiar el
color del texto que se
encuentra en la celda.

Figura 2.36 Pestaa

Fuente (formato de celda).
 De la misma forma, Excel permite modificar el contorno de las celdas
para poder expresar un conjunto de celdas como si fuese una tabla, agregando
lneas alrededor de las celdas o entre ellas. El aspecto del cuadro de dilogo
es el que
se muestra en la figura 2.37.

Figura 2.37 Pestaa

Bordes (formato de
celda).

Por ltimo, Excel

permite modificar el color del fondo de la celda, a este tipo de formato se le
conoce como trama y se puede acceder a l en la pestaa trama, del cuadro
de dilogo Formato de celda, como se muestra en la figura 2.38.

Cabe mencionar que, al igual que otros aspectos de formato, se puede

aplicar a una sola celda o a un rango, simplemente se deben seleccionar las
celdas o los rangos a los que se desea dar formato y acceder al cuadro de
dilogo Formato de celda.
 Figura 2.38 Pestaa
Tramas (formato de
celda).

PROTECCION DE
HOJAS DE CALCULO.

Respecto de trabajos escolares usando hojas electrnicas de clculo,

generalmente no es necesario hablar de seguridad ya que la mayora de los
ejercicios estn enfocados a la prctica del estudiante. Pero, qu sucede si
hablamos de una nmina en alguna empresa? Este tipo de informacin debe
tener cierta seguridad, manteniendo el control entre lo que se puede mostrar y
lo que no.

Excel ofrece cierto tipo de seguridad, la cual brinda, de alguna manera,

proteccin a los datos, con la finalidad de que no se modifiquen ni se altere la
informacin que se pretende manejar mediante hojas electrnicas de clculo.

De esta forma, estudiaremos cmo podemos dar seguridad a los datos,

cuidando
su integridad, ocultando o protegiendo desde una celda hasta una hoja
completa y describiendo los pasos a seguir para poder llevar a cabo estos
procesos de seguridad.

Ocultar filas/columnas

Un tipo de seguridad que ofrece Excel es ocultar la informacin, as se

evitar que una persona no autorizada acceda a ella y tampoco podr
modificarla. Tambin se puede dar formato a reportes, ocultando las filas o las
columnas que son para uso exclusivo del personal autorizado y simplemente
mostrando en el reporte las filas y columnas que se necesitan.

Hay que tener cuidado de cul es la informacin que necesitamos

ocultar, ya que Excel slo puede ocultar una fila o una columna completa, y no
nada ms la informacin de una celda.

Para ocultar una fila o columna, primero hay que seleccionarla o simplemente
colocar la celda activa en algn punto de la columna o fila que se trata de
ocultar,
por medio de las teclas de direccin o del ratn. Ahora slo resta indicarle a
Excel mediante la opcin ocultar que se encuentra en el men Formato y en el
submen Fila o Columna, como se muestra en la figura 2.39.
Figura 2.39 Mens

Formato/Fila/Ocultar y Formato/Columna/
Ocultar.
El procedimiento para revertir esta operacin es bsicamente el mismo. Se
debe detectar cul es la fila o columna que est oculta, por ejemplo, si se
observa que
la columna que est a la derecha de la columna B es la D, podemos suponer
que la que est oculta, es la C; el mismo caso lo podemos aplicar para las filas.

Lo que se debe hacer es seleccionar las columnas o filas que se encuentran a

los lados de la fila o columna oculta y usar la opcin Mostrar del submen Fila
o
Columna del men Formato, como se muestra en la figura 2.40.

Figura 2.40 Mens

Formato/Fila/Mostrar
y Formato/Columna/
Mostrar.

El problema es cuando se ha ocultado la primera fila o columna de la hoja, ya

que no se puede seleccionar una columna o una fila anterior para efectuar este
procedimiento. Excel cuenta con una herramienta que permite saltar a
cualquier
punto de la hoja electrnica de clculo con slo escribir su referencia. Esta
opcin se encuentra en el men Edition en la opcin Ir a. Lo nico que se debe
hacer es teclear la referencia de la primera celda en el cuadro de texto
Referencia y Excel, automticamente, aparecer la fila o columna oculta.

Ocultar hoja

Excel no slo permite ocultar una fila o columna, sino tambin puede ocultar
toda una hoja; esto en caso de que el usuario requiera concentrar en una hoja
los datos de algn reporte y en otra, los grficos o reportes.
 Figura 2.41 Men

Formato/Hoja/Ocultar.

Los pasos a seguir son muy sencillos: se debe tener activa la hoja que se sea
ocultar, dando clic en la pestaa adecuada en el rea de trabajo y con la
opcin
Ocultar en el submen Hoja, del men Formato, como se muestra en la figura
2.41, para ocultar la hoja automticamente.

Para volver a mostrar la hoja, se puede acceder a la opcin Mostrar del mismo
submen Hoja del men Formato, como se muestra en la figura 2.42, y
aparecer un cuadro de dilogo donde se puede elegir de una lista las hojas
que se encuentran ocultas.
Figura 2.42 Men
Formato/Hoja/Mostrar
y Cuadro de dilogo
Mostrar.

Proteger datos/hoja

Como se vio anteriormente, la accin de ocultar o mostrar filas, columnas u

hojas es un proceso muy sencillo. As que Excel ofrece un nivel ms alto de
seguridad, protegiendo los datos
mediante una clave (password). El
objetivo de esta herramienta es que
los usuarios no puedan modificar o
ver los datos contenidos en la hoja
electrnica de clculo.

La forma de proteger los datos es

mediante el men herramientas en la
opcin Proteger y, luego, Proteger
hoja, el resultado es un cuadro de
dilogo, como se muestra en la figura
2.44.

Figura 2.43 Men Herramientas

Proteger.

En el cuadro de dilogo podemos escribir la contrasea, pero es recomendable

tener cuidado, ya que en caso de olvidarla no ser posible accesar a los datos.
La contrasea puede tener un mximo de 15 caracteres, los cuales pueden ser
letras o nmeros, maysculas o minsculas o letras acentuadas.
Dentro del mismo cuadro se puede elegir qu es lo que queremos proteger de
la hoja, y de forma predeterminada Excel marca las opciones Seleccionar
 celdas bloqueadas y Desbloqueadas,
esto es para que se pueda mover el
usuario en el archivo, aunque no le
permita modificarlo.

Figura 2.44 Cuadro de

dilogo Proteger hoja.

Tambin de forma predeterminada en las

propiedades de las celdas, como se vio
anteriormente, cuando se estudi el
formato de las celdas, todas las celdas cuentan con la propiedad bloqueada,
como se muestra en la figura 2.45.

Figura 2.45 Pestaa

Proteger (formato de
celda).
El objetivo de tener esta opcin activa se debe a que cuando se protege la hoja
de clculo, por defecto se protegern todas las celdas; ahora la tarea ser
desbloquear slo las celdas que se necesitan modificar.

ELABORACION Y EDICION DE GRAFICOS.

En reas como matemticas, estadstica, economa, ingeniera y muchas otras,
es necesario que la informacin se presente de tal forma que se resuma un
conjunto de datos mediante un grfico. Excel cuenta con una herramienta para
la creacin de grficos, que ocupa los valores contenidos en las celdas. As, se
tienen varias formas para crear un grfico, sin embargo, en este libro se
presentar la manera ms fcil de hacerlo, utilizando el asistente, el cual gua
por medio de un cuadro de dilogo, paso a paso, todos los aspectos
necesarios
para la creacin de un grfico.

Planeacin de un grfico

Nuevamente observamos que la planeacin es un concepto esencial en la

informtica ya que, de realizarse de una forma adecuada, se ahorra tiempo y
los
resultados casi siempre son los deseados. La creacin de grficos en Excel no
es la excepcin.

Para que el grfico a crear sea fcil de entender y represente la informacin de

una manera ms atractiva, hay que tener en cuenta cules son los datos que
se
desea presentar. Una vez que stos han sido seleccionados para graficar, ya
sea en celdas dispersas o agrupados en uno o varios rangos, se debe decidir
el tipo de grfico. Excel cuenta con muchos tipos de grficos, los cuales
pueden ser de lneas, de barras, de pastel, etc. Adems, permite dar un efecto
de tercera
dimensin a los mismos para embellecer su presentacin.

Creacin del grfico

Excel cuenta con una herramienta que automatiza la creacin de un grfico y

para acceder a ella simplemente se debe dar clic con el ratn en el men
Insertar

y despus en la opcin Grfico, o bien, dar clic en el icono de la barra de

herramientas estndar.

Inmediatamente aparecer el cuadro de dilogo nombrado Asistente para

grficos, que cuenta con 4 pasos. El primero es para elegir el tipo de grfico de
una lista de grficos a los que Excel llama tipos estndar, como se muestra en
la figura 2.46.
Figura 2.46 Pestaa
Tipos estndar Asistente
para creacin de un grfico
(paso 1).

Adems de los tipos de

grficos estndar, Excel
permite que el usuario
pueda crear grficos
personalizados, para
ello, es necesario
seleccionar la pestaa
Tipos personalizados,
como se muestra en la
siguiente figura.