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Mtodos de distribucin de los costos

El modelo de calculo de los costos para las empresas es de suma importancia, porque estos son
los que determinan la viabilidad del negocio, el grado de productividad y la eficacia en la
utilizacin de los recursos; de ah que, un modelo de costos no puede basarse solamente en
asignar los costos sobre un factor determinado y para poder obtener un costo lo mas real
posible se hace necesario buscar los mtodos mas confiables posibles para la asignacin de
estos.

Como los costos hospitalarios representan una herramienta gerencial a la hora de tomar
decisiones importantes, y las instituciones no tienen una estructura de costos adecuada o la
informacin no se actualiza en la medida que pasa el tiempo, se cometen demasiados errores
al momento de entregar resultados. Para evitar lo anterior, se necesita un respaldo
administrativo y gerencial y un lder que implemente todos los procesos del sistema de costos
hospitalarios involucrando toda la comunidad hospitalaria.

Por supuesto cada institucin esta en libertad de escoger el sistema que mas le convenga, es
importante anotar que la normatividad de la LEY 100 DE 1993, no exige que sea un sistema
determinado, lo nico importante es que el sistema escogido tenga un valor tcnico
comprobado y aplicable.
Esencialmente quin o quines son las personas que necesitan la informacin de costos? La
respuesta es obvia, los costos constituyen una herramienta gerencial y son los gerentes los que
en un momento determinado necesitan de la informacin. Debe resaltarse que los costos no
son realizados nicamente por una sola persona, el lder, es el facilitador para obtener toda la
informacin, plasmarla, desarrollarla y presentarla a los directivos de la institucin.
Debe entenderse adems que en costos nadie tiene la ltima palabra y que todos los das en
nuestro ejercicio cotidiano estamos recopilando informacin que servir para el cumplimiento
y desarrollo de los costos en salud; por estoes importante que el sistema de costos sea flexible,
dinmico y que se adapte a los cambios que se presentan tanto a nivel interno como externo.
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El modelo de costos tradicionalmente aplicado a las empresas en los

ltimos tiempos ha perdido validez, ya que la eficiencia productiva no
se remite nicamente a la maximizacin de la produccin y a la
minimizacin de los costos.

En el ejercicio de la medicina se establece que cuando existen mltiples tcnicas diferentes de

una ciruga es porque no hay ninguna que sea lo suficientemente buena , esto mismo al parecer
pasa con los mtodos de distribucin de costos, existen muchos, la mayora de ellos
desarrollados hacia las empresas encargadas de la produccin de bienes y no de servicios.

Anlisis por centros de costos

Se define el costo como la sumatoria de todos los recursos necesarios para la prestacin de un
servicio o la produccin de un bien. Tambin puede definirse como la medicin, en valores
monetarios, de la cantidad de recursos utilizados en la produccin y venta de un bien o
prestacin de un servicio.
Son elementos del costo los recursos necesarios
para la prestacin de los servicios, en ellos se
incluyen la mano de obra directa, los materiales
directos y los costos indirectos. La mano de obra
directa se compone de los valores generados por
el recurso humano (mdicos, enfermeras,
instrumentadoras). Los materiales directos son
los que se transforman en parte integral del servicio (Oxgeno, suturas, medicamentos, etc).
Los costos indirectos son los que no se identifican fcilmente con el servicio que se presta
(Personal administrativo, servicios pblicos, impuestos, seguros, etc). En la tabla siguiente se
listan los elementos y le recurso humano que se debe tener en cuenta para el calculo del costo
de un procedimiento quirrgico con respecto al manual SOAT y en un hospital donde se
contraten mdicos por honorarios; tambin se lista el tipo de elemento y el tipo de costo al
que pertenece el elemento.
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NOMBRE ELEMENTO TIPO DE COSTOS

Enfermera jefe. Mano de obra Directo Fijo
Instrumentadora Mano de obra Directo Fijo
circulante Mano de obra Directo Fijo
Auxiliar Mano de obra Directo Fijo
aseador Mano de obra Directo Fijo
Secretaria Mano de obra Indirecto Fijo
Insumos de anestesia Suministros Indirecto variable
DERECHOS Maquina de anestesia Gastos generales directo Fijo
Monitor Gastos generales Directo Fijo
DE SALA
Mesa de ciruga Gastos generales Directo Fijo
Mesas de instrumentacin Gastos generales Directo Fijo
Cieltica Gastos generales Directo Fijo
Recuperacin Directo
Ropa (esterilizacin) Gastos generales directo variable
Personal administrativo, servicios pblicos, impuestos,
Asignacin indirectos
seguros, etc.
MATERIALES Suministros ciruga Suministros Directo Variable
Honorarios cirujano Mano de obra Directo Variable
Honorario Ayudante Mano de obra Directo Variable
HONORARIOS Honorario Anestesilogo Mano de obra Directo Variable
Chequeo Preanestsico Mano de obra Directo Variable

Pueden determinarse el costo de atencin desde

diferentes formas: (1) HISTORICO que es el
costo causado en un periodo pasado y sirve de pauta
para establecer uno futuro, (2) PRESUPUESTADO
que es aquel que se espera generar en un futuro, en el
corto o largo plazo, (3) FINANCIERO que es el
costo que va relacionado con la utilizacin de fuentes
externas de fondos para la financiacin de la empresa, como los intereses y el costo de capital
(planta y equipos), (4) ADMINISTRATIVO es el costo general de la institucin.
Desde el punto de vista funcional, el costo puede ser ADMINISTRATIVO y OPERATIVO,
el administrativo es el costo de la estructura administrativa de la empresa y el operativo el costo
involucrado en el proceso de prestacin del servicio.
Para una adecuada asignacin de los costos deben establecerse CENTROS DE COSTOS que
son el conjunto de bienes fsicos, materiales y tcnicos que interactan a travs del recurso
humano con el objeto de producir un servicio, coordinados bajo una responsabilidad definida.
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Centro de costos, tambin denominado Unidad de Produccin

consiste en la agrupacin fsica o funcional del proceso o
procesos de produccin donde podemos asignar de manera
independiente y claramente definida los insumos requeridos
para la generacin de un producto o grupo de productos. La
forma elemental y bsica de agrupar los costos de los productos
es el centro de costos, donde se ubica un producto o productos
lo ms homogneos entre si y los mas heterogneos con los
dems.

Una caracterstica fundamental del centro de costo es que debe dar elementos claros de
administracin o de lo contrario si varios centros perciben una sola administracin deberan
ubicarse como un solo centro de costo; esta es la razn por la que los centros de costos varen
de institucin a institucin por cuanto los niveles de administracin son muy variables e
incluso varan a travs del tiempo.
Caractersticas de un centro de costo:
1. Administrable da origen a polticas, planes, programas en general se gerencia
independiente de otros centros de costos.
2. Posee recursos fsicos, tecnolgicos y personal determinados que constituyen el costo
directo de dicho centro de costo.
3. Produce bienes o servicios diferenciables y diferentes a los de otros centros de costos.
4. Tiene la posibilidad clara de registrar el producto que lo constituye.

Finalmente, el establecimiento de un centro de costos implica, por norma general, que sea
factible el registro de las acciones o actividades desarrolladas, que los recursos dedicados al
servicio sean computables en la unidad y finalmente que se disponga de un responsable del
centro de costos. De esta forma se establecen centros de costos OPERATIVOS y de
SERVICIOS GENERALES, los operativos son aquellos que prestan el servicio directamente
sobre el usuario en forma especifica, los generales son aquellos cuya funcin es comn a todos
los centros operativos, les sirve de complemento, soporte administrativo y comnmente su
participacin se origina para satisfacer solicitudes habituales de dichos centros (aseo, vigilancia,
mantenimiento, administracin, etc).
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CENTRO DE COSTOS
OPERATIVOS PRODUCTOS UNIDAD DE MEDIDA

Consulta mdica Consulta mdica general Nmero de consultas de

Consulta especializada
Salas de ciruga
Observacin en UCPA
Consulta de especialistas
Ciruga
Hora cama Ocupada
medicina general
Nmero de consultas de
especialistas
Nmero de cirugas realizadas
Nmero de horas cama
ocupada

El paso preliminar para la aplicacin de un sistema de costos es la realizacin de un anlisis

tcnico administrativo para conocer en forma integral la institucin, haciendo nfasis en el
manejo y organizacin de los recursos de esta: personal vinculado -mtodos que usa-,
actuacin y ejecucin, bienes involucrados en la produccin e instrumentos utilizados en el
desempeo de las funciones. Seguidamente, se diligencian los instrumentos relacionados con la
recoleccin de los datos financieros de costos, as:
1. Personal vinculado y asignacin de tiempo a cada
centro de costos: la finalidad de esta fase se sita en
sealar el lapso en unidades de tiempo que cada
funcionario destina a los diversos centros de costos.
La informacin necesaria se recolecta del plan de
cargos liquidado con sueldos, prestaciones, auxilios, aportes parafiscales, EPS y fondos de
pensiones.
2. Bienes materiales: se fundamenta en conocer la disposicin de espacios fsicos, de
equipos, insumos, salidas de energa y agua hacia los centros operativos y de servicios
generales. El valor de este recurso se deriva de los registros de compra y adquisicin y del
listado de despachos que produce el almacn a los distintos centros operativos.
3. Gastos generales: este elemento esta constituido por:
a. Servicios pblicos (Agua, luz, telfono)
b. Comunicaciones (Internet, cable, telegramas, portes)
c. Elementos de aseo
d. Papelera, impresos y publicaciones
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e. Mantenimiento y reparaciones
f. Combustibles y lubricantes
g. Depreciacin
h. Otros (seguros, plizas de manejo, uniformes, etc)
4. Unidades de produccin registradas: finalmente el anlisis termina con el examen de los
patrones de medida o unidades utilizados para registrar las actividades.

El calculo de los costos directos de un centro de costos esta constituido por el valor de la
mano de obra directa, el valor de la materia prima y los suministros causados en la generacin
de un bien o servicio.

Conformar el total del costo indirecto en un centro de costos, implica previamente la

asignacin proporcional del costo que demand de los centros de servicios generales mediante
el siguiente mtodo:
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El mtodo de calculo de costos por unidad se aplica nicamente para construir

promedios generales en aquellos centros en los que la produccin de bienes y servicios adopta
como patrn una unidad homognea. Aquellos centros donde la produccin considera
mltiples variables sujetas a la mayor o menor complejidad en su desarrollo, precisan de un
mtodo especifico y propio.

Sistema de costos basado en las actividades (ABC)

El costeo por actividades aparece a mediados de la dcada de los 80, determinando que el
costo de los productos o servicios debe comprender el costo de las actividades necesarias para
prestar el servicio, venderlo y el costo de las
materias primas.
Desde el punto de vista del costeo tradicional,
estos asignan los costos indirectos utilizando
generalmente como base los productos o
servicios a prestar, a diferencia del ABC que
identifica que los costos indirectos son
asignables no con base a los productos o
servicios, si no a las actividades que se realizan
para producirlos. Por tal motivo el modelo
ABC permite mayor exactitud en la asignacin de los costos de las empresas y permite la visin
de ellas por actividad.
Las entidades hospitalarias no pueden realizar tareas que no generen valor, deben eliminarse
todas aquellas que no ayuden al desempeo eficaz de los factores productivos, por que este
valor es lo que da el posicionamiento privilegiado.
El modelo de costeo ABC se fundamenta en la agrupacin en centros de costos que
conforman una secuencia de valor de los servicios de la entidad. Centra sus esfuerzos en el
razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se
relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es
conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos,
minimizando todos los factores que no aadan valor.
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Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los
que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para as obtener los diferentes estados de
costo que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso. Los procesos se
definen como toda la organizacin racional de instalaciones, tecnologa, recurso humano y
procedimientos para conseguir el resultado final.
Las actividades y los procesos para ser operativos desde el punto de vista de la eficiencia,
necesita ser homogneos para medirlos en funciones operativas de los servicios o productos.
En el proceso de identificacin dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las
actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el
momento que se inicien operaciones, la organizacin tenga la capacidad de responder con
eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Despus que se hayan
especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario
establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relacin de transformacin
de los factores para medir con ello la productividad.
Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podr
ofrecer a las directivas de la organizacin una visin de los puntos crticos de la cadena de
valor, as como la informacin relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse
en el proceso creador de valor.
Al tener identificadas y establecidas las actividades, los procesos y los factores que miden la
transformacin de los factores, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos ya
que es sabido que toda actividad y proceso consume un costo, como as los productos y
servicios consumen una actividad. En este modelo los costos afectan directamente la materia
prima y la mano de obra frente a los productos finales.
Como las actividades cuentan con una relacin directa con los productos, con el sistema de
costos basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los
productos en costo directo respecto de las actividades, lo que conlleva a una forma ms eficaz
de la transformacin del costo de los factores en el costo de los productos y servicios.

Los estudiosos de este sistema tienen variadas teoras sobre la finalidad del modelo, dentro
de las ms utilitarias se pueden extractar:
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Producir informacin til para establecer el costo por producto.

Obtencin de informacin sobre los costos por lneas de produccin.
Anlisis ex-post de la rentabilidad.
Utilizar la informacin obtenida para establecer polticas de toma de
decisiones de la direccin.
Producir informacin que ayude en la gestin de los procesos productivos.

La implementacin de un sistema de costos ABC trae los siguientes beneficios:

Facilita el costeo justo por lnea de produccin, particularmente donde son
significativos los costos generales no relacionados con el volumen.
Analiza otros objetos del costo adems de los productos.
Indica inequvocamente los costos variables a largo plazo del producto.
Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestin de costos
y para la evaluacin del rendimiento operacional.
Ayuda a la identificacin y comportamiento de costos y de esta forma tiene el
potencial para mejorar la estimacin de costos.

La implementacin de un sistema de costos ABC puede tener las siguientes limitaciones:

Existe poca evidencia que su implementacin mejore la rentabilidad corporativa.
No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y
organizacional.
La informacin obtenida es histrica.
En las reas de control y medida, sus implicaciones todava son inciertas.

Como conclusin final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en
las actividades se instaura como una filosofa de gestin empresarial, en la cual deben
participar todos los individuos que conformen la empresa, hasta los ms altos directivos,
ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se lleva a la institucin a conseguir
ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad.