TALLER DE LA TERCERA UNIDAD

Inicialmente, identifique una empresa puede ser su propio lugar de trabajo o

una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones en el material

de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:

- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la

distribucin de un documento?

RECEPCION

Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes

entidades y diversos medios, tanto fsico o directo, as como de modo
magntico o indirecto.

Por consiguiente, la recepcin de comunicacin fsica o directa es aquella

que es entregada por la persona interesada en una unidad de
correspondencia, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

La comunicacin est dirigida a la empresa o a un funcionario.

Se trata de comunicacin oficial.

El sobre debe estar correctamente marcado.

En cuanto a la recepcin de comunicacin indirecta es aquella que es

enviada por correo o medios electrnicos, donde se deben tener en cuenta
los siguientes requerimientos:

El asunto debe ser competente a la dependencia que va dirigida.

Debe ser firmada.

Debe tener fecha actualizada.

En la comunicacin se cita el domicilio del remitente.

Los anexos deben estar completos.

Consiste en recibir las comunicaciones internas Y externas (Solicitudes,

facturas, cuentas de cobro, derechos de peticin, libros, memorandos,
comunicados internos, folletos de publicidad, revistas etc.)

Es el procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus

sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas registrando datos tales como
Nombre de la persona y/o Entidad remitente o destinataria, Nombre o
cdigo de la(s) dependencia (s) competente (s), nmero de radicacin,
Nombre del funcionario responsable de trmite, anexos y Tiempo de
respuesta (si lo amerita) entre otros.

DISTRIBUCIN

Es el proceso mediante el cual se enva y se controla oportunamente el

trmite de las comunicaciones de carcter oficial" mediante servicios de
mensajera interna y externa fax correo electrnico u otros, que faciliten la
atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia

Una vez las comunicaciones registradas, se procede a la distribucin o

reparto de las mismas hacia las oficinas que deben realizar el proceso de
atencin y trmite correspondiente.

Las entidades que cuenten con la unidad de correspondencia realizan este

procedimiento por medio de un mensajero interno o patinador, el cual hace
los recorridos en horas fijas, dando as inicio al control y seguimiento de las
comunicaciones, el cual consiste en vigilar que las comunicaciones oficiales
continen con su procedimiento normal sin demora ni extravi, en toda la
secuencia del trmite.

De acuerdo con la unidad de correspondencia, para este procedimiento de

control se elaboran planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permiten certificar la recepcin de los documentos, por
parte de los funcionarios asignados para estas funciones..

- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o

externa.

En todas las empresas hay comunicaciones interna y externas al momento

de recibirlos hay que clasificarlos

Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno es decir al

trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las
compaas de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un
entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido.

Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior como cliente,

intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicacin y
pblico en general es tan vital para la organizacin como la comunicacin
interna.

- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la

empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para
llegar a su destino?

RECEPCION
Consiste en recibir las comunicaciones internas Y externas (Solicitudes,
facturas, cuentas de cobro, derechos de peticin, libros, memorandos,
comunicados internos, folletos de publicidad, revistas etc.)

Cada uno de los documentos que llegan a la recepcin se relacionan en un

libro o minuta por fecha de llegada y a quin va dirigida, remitente,
numero de radicado si es necesario, responsable del trmite.

DISTRIBUCIN

Es el proceso mediante el cual se enva y se controla oportunamente el

trmite de las comunicaciones de carcter oficial" mediante servicios de
mensajera interna y externa fax correo electrnico u otros, que faciliten la
atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos, adems se
hacer firmar la minuta o libro cuando dicho funcionario recibe su
documentacin con fecha de entrega.