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Ferias internacionales:
un mecanismo efectivo
para insertarse en el mundo
Las ferias internacionales de comercio son un punto de encuentro entre la oferta y la demanda en un mbito
predeterminado y debidamente organizado.
La Fundacin Export.Ar posee una vasta experiencia en la organizacin del Pabelln Argentino en ferias de todo
el mundo, a las que concurre un nmero cada vez mayor de empresas. Esta experiencia nos ha enseado que
los beneficios se multiplican cuando la participacin es precedida por una adecuada preparacin.
En tal sentido, el primer punto a considerar es que la presencia en una feria internacional es un proceso que
involucra tres etapas de desarrollo:
Criterios de evaluacin
Dado que la participacin en una feria representa una inversin costosa de la que se debe procurar obtener el
mximo beneficio, la seleccin correcta del evento se convierte en el primer factor determinante.
Existe una feria adecuada para cada producto. El sitio www.buscaferias.net es un buscador de ferias
internacionales que puede resultar muy til a la hora de tomar una decisin. Contiene mucha informacin y
posibilita la bsqueda por pases, por sector, por fecha y/o por nombre del evento.
50 ESTRATEGIA DE NEGOCIOS
La influencia de una feria se extiende con efecto multiplicador como resultado de la visita de aquellos
empresarios extranjeros que acuden desde otros pases y regiones del mundo. Por esta razn, recomendamos
realizar una investigacin previa del mercado a la luz de la estrategia de negocios regional de su empresa,
respondiendo a la siguiente gua de preguntas.
Antes de participar en una feria, conviene revisar tambin la siguiente informacin a fin de formarse una idea
acabada del evento.
Para comenzar a trabajar en este tema, puede visitarse el sitio web de la feria para recurrir luego al organismo o
asociacin que est representando o apoyando el evento (como, por ejemplo, las cmaras de comercio del
rubro, la Cmara de Industria y Comercio, asociaciones comerciales, representantes de ferias y organizaciones
similares). All podr recabar toda la informacin y documentacin necesarias.
Si Export.Ar apoya la participacin en la feria elegida por su empresa, recuerde que los costos resultarn muy
inferiores a los de mercado debido a la tarea de promocin de exportaciones que desarrolla la Fundacin. La
condicin excluyente para poder participar dentro del Pabelln Argentino es que los productos expuestos sean
de produccin nacional. En el sitio web www.exportar.org.ar encontrar el Calendario de Participacin Oficial en
Ferias Internacionales, ordenado por ao y con sus respectivos informes y contactos.
Las tareas de preparacin para la participacin en una feria exigen ser encaradas con antelacin, ya que hay
muchas cuestiones implicadas en el tema por resolver.
Dentro de la Empresa
La participacin en una feria requiere asimismo la evaluacin de diversos aspectos de la actividad de su empresa
relacionados entre s: financieros, industriales, aduaneros y de marketing.
Los aspectos industriales abarcan, en cambio, todo lo referido al rea de produccin. Respecto
del material a ser exhibido y promocionado, deber averiguar:
1. Es necesario realizar alguna clase de modificacin en el producto para adecuarla al/los nuevo/s
mercado/s?
2. El envase se adecua a las necesidades de los potenciales clientes nuevos?
3. Qu capacidad de produccin mensual (mnima y mxima) tiene su empresa?
4. Dispone de un plazo suficiente como para realizar todos los preparativos de participacin en el
evento en tiempo y forma?
No olvide que es sumamente importante cumplir con los compromisos que se asuman en cada evento, ya sea
respecto de la calidad como de la cantidad de productos a proveer.
En relacin con los aspectos aduaneros, se aconseja tomar en cuenta que existen diferentes
posibilidades para el envo de la mercadera para exhibicin y del material promocional para
entregar a los visitantes:
1. Rgimen de Muestras;
2. Rgimen de Material Promocional del Mercosur (slo aplicable para las ferias de la regin);
3. Envos por courier; y
4. Rgimen de Exportacin Temporaria.
La eleccin del rgimen depende del tipo de mercadera. Estos temas han sido desarrollados especialmente en
el Informe Mensual 5 de la Fundacin Export.Ar.
Sobre las acciones de marketing o promocin, resulta de vital importancia que stas no fallen, ya que
de ellas depende que los potenciales clientes nuevos puedan entrar en contacto con su empresa.
Existen diferentes posibilidades de inscripcin en el catlogo de una feria, desde la ms simple (que aparezcan
los datos de contacto de su empresa) hasta otras ms complejas (por ejemplo, que se incluyan sus logos, la
descripcin de los productos y otros detalles). Los catlogos tambin permiten publicar avisos publicitarios de
su empresa y productos. Obviamente, las opciones ms completas son las ms costosas.
Enviar todos los datos con mucha anticipacin para evitar el riesgo de quedar fuera del catlogo
oficial; y
Corroborar que toda la informacin publicada sea correcta.
Caractersticas constructivas (diseo, precio, facilidades que ofrece para su armado y transporte,
entre otros);
Mobiliario (por ejemplo, mesas, sillas, vitrina, muebles con cerradura, exhibidores y dems);
Servicios especiales necesarios (limpieza, electricidad, seguridad, telfono, Internet, fax, aire
comprimido, etctera); y
Equipamiento (heladera, reproductor de video, proyector, computadora y similares).
52 ESTRATEGIA DE NEGOCIOS
3. Material promocional
Se aconseja que el material grfico o impreso que se entregar en la feria sea de buena calidad, con informacin
significativa para los visitantes y presentado en los idiomas que sea necesario segn las caractersticas del
evento.
Con relacin a la decoracin del stand, puede usarse material grfico o visual diseado con un criterio similar al
del material impreso.
4. Pgina web
Resulta imprescindible contar con una pgina web que debe reunir, como mnimo, dos caractersticas:
Casi todas las ferias tienen una pgina web en la que se incluye una especie de catlogo virtual, donde se
publican los datos de todos los expositores. El sitio www.virtualmarket.fruitlogistica.de es un buen ejemplo de
ello.
5. Difusin
Conviene solicitar a la Fundacin Export.Ar que encargue la difusin de la participacin de su empresa en la feria
a las Representaciones Argentinas en el exterior. Algo similar puede gestionarse ante las cmaras y otras
asociaciones comerciales.
Tambin puede solicitarse a la embajada del pas de destino un listado de importadores, distribuidores y/o
representantes. Con todos estos datos, su empresa podr enviarles invitaciones con indicacin del nmero de
pabelln y stand donde se presentar su empresa: esta es otra manera muy eficaz de darse a conocer.
6. Asistentes en la feria
Quienes asistan a la feria en carcter de asistentes de su empresa debern estar en condiciones de comunicarse
en dos o tres idiomas. Si el producto es muy tcnico, recomendamos que ste posea una formacin
especializada que le permita explicar los aspectos tcnicos de sus productos.
Quienes visiten el stand deben ser siempre atendidos correctamente. Por este motivo, todo el personal que su
empresa asigne a las tareas de promocin tendr que estar previamente capacitado e instruido sobre las
caractersticas y propiedades del producto a exhibir.
Con relacin a su estrategia para el xito de sus negocios, disponga de antemano de la mayor
cantidad de informacin sobre:
Las Representaciones Argentinas en el exterior ofrecen la posibilidad de armar Agendas de Negocios con sus
interesados potenciales.
El viaje
Adems de asegurarse de que la documentacin personal de todos los representantes de su empresa se encuentre
en regla y actualizada, no olvide averiguar si existen exigencias de visado establecidas por el pas de destino.
ESTRATEGIA DE NEGOCIOS 53
Prepare todo lo concerniente al viaje con mucha antelacin: reserva y compra de pasajes, traslados, alojamiento
(contemplando su ubicacin respecto del predio ferial), etctera. En las ferias internacionales, estos servicios
suelen contratarse varios meses antes del evento (dependiendo de la magnitud, hasta un ao antes). No deje
este trabajo para ltimo momento.
- Empresa entrevistada
- Rubro
- Direccin
- Cdigo Postal
- Telfono/Fax
- Pgina web
- Persona de contacto
- Nombre
- Cargo
- e-mail
- Contenido de la conversacin
- Producto o servicio que result de inters
- Grado de inters manifestado
- Alto
- Regular
- Bajo
- Resultado de la entrevista
- Se hizo una oferta?
S - NO
Descripcin de la oferta formulada
- Se le enviar una oferta.
- Requiere que se le enven ms especificaciones tcnicas.
- Se concert una nueva reunin
Fecha del nuevo encuentro
Lugar del nuevo encuentro
- Solicita el envo de muestras.
- Se lo debe contactar nuevamente.
- Observaciones
54 ESTRATEGIA DE NEGOCIOS
Anlisis de la oferta
Durante la feria, se recomienda visitar los stands de la competencia y observar sus acciones de promocin, los
productos que ofrece, la presentacin y todo aquello que considere interesante. Tambin resulta sta una
ocasin apropiada para tomar conocimiento de nuevos productos y tendencias que se estn desarrollando en
el mercado al que se pretende ingresar.
Importacin. Por ejemplo, si el material promocional ha sido desarrollado para ser utilizado en
diversas ferias, puede ser importado hacia nuestro pas una vez finalizado el evento.
La evaluacin de la participacin provee informacin que permite evaluar el xito o el fracaso de la participacin
de su empresa. Con tal propsito, resulta til elaborar un informe final, para cuya confeccin se sugiere respetar
el siguiente esquema.
Introduccin
Productos exhibidos en la feria.
Sectores en que estaba dividida.
Talleres tcnicos que se ofrecan.
Evaluacin de la participacin de la competencia.
Presentacin en la exposicin
Layout, diseo y organizacin de su stand.
Marketing y promocin de su empresa.
Resultados
Negocios concretados.
Cantidad de contactos.
Negocios estimados.
Visitas destacadas.
Recomendaciones.
Estadsticas de participacin
Nmero de visitantes registrados.
Desvos del presupuesto original.
Otros datos estadsticos disponibles.
Evaluacin
Cualidades del predio ferial.
Catlogo general de la feria.
Organizadores del evento.
Participacin de la competencia.
Eventual concurrencia a prximas ediciones del mismo evento.
El seguimiento de los contactos establecidos permite mantenerse en contacto con los potenciales clientes, una
vez finalizada la muestra. Constituye el medio ms eficaz para optimizar el rendimiento comercial proyectado de
su participacin.
Un visitante siempre espera ser recordado. De all que se recomiende el envo de un mailing o de un boletn de
novedades con informacin sobre sus productos, nuevos lanzamientos, implementacin de normas de calidad,
acceso a mercados, etctera. Tambin la provisin de muestras o de catlogos ms especficos, as como los
llamados telefnicos y los correos electrnicos facilitan el afianzamiento y la profundizacin de estos contactos.
La participacin en una feria no termina el da de su clausura. Con posterioridad al cierre, es recomendable visitar
a los potenciales compradores. Adems, puede aprovechar este viaje para conocer las tiendas que venden
productos de su rubro.
CONSIDERACIONES FINALES
Una buena preparacin previa a la participacin en una feria internacional optimiza la inversin empresaria en el
evento. La elaboracin del anlisis previo y el estudio del mercado en cuestin constituyen requisitos esenciales
a la hora de tomar la decisin de participar. Una decisin muy importante porque determina el inicio de una serie
de acciones que involucrarn a diferentes sectores de la empresa: gerencial, financiero, de comercio exterior,
industrial, de marketing y administrativo. Y que incide, asimismo, en la relacin con los propios proveedores de
servicios y de materias primas, ya que exige el cumplimiento en tiempo y forma de los compromisos asumidos
con los potenciales clientes.
De all que resulte imprescindible encarar con suficiente antelacin el conjunto de tareas internas y externas, tales
como la contratacin del stand, la inscripcin en el catlogo, la elaboracin del material de promocin, la
publicidad, la seleccin de los asistentes y los envos de muestras. Slo de esta forma se lograr que todos los
inconvenientes que puedan presentarse sean solucionados a tiempo.
El buen desempeo en el evento, el seguimiento de los contactos y la evaluacin final le permitirn al empresario
obtener el mximo beneficio de las mltiples posibilidades de promocin de la oferta exportable que brinda la
participacin en una feria internacional de comercio.
ANEXO
A continuacin se detalla la participacin de la FUNDACIN
EXPORT.AR en Ferias Internacionales 2004
El pabelln nacional ocup una superficie de 140 m2 y estuvieron presentes 10 empresas y entidades.
Las empresas Argentinas completaron las fichas de evaluacin requeridas por la Fundacin Export.Ar,
informando que durante la feria efectuaron 156 contactos, de los cuales 49 permiten generar expectativas de
negocios. Asimismo durante la feria concretaron operaciones de negocios de exportacin por U$S 87.000 y
proyectan realizar operaciones por U$S 1.610.000 en futuros negocios de exportacin, como resultado de su
participacin en el evento.
Contacto:
Lic. Pablo Sismanian
4315-4841 (Int. 210)
pts@mrecic.gov.ar
El Pabelln Nacional tuvo una superficie de 66 m2 y cont con la presencia de 10 empresas participantes. Las
mismas, segn la ficha de evaluacin, registraron 480 contactos comerciales, donde 290 generan expectativas
de negocios. Las empresas participantes no produjeron ventas en el predio, pero proyectan exportaciones para
los 12 meses prximos de U$S 500.000 como resultado de la participacin.
Esta empezando a ser considerada una de las ferias ms importante del sector alimenticio en Europa, donde
Argentina se present oficialmente por primera vez.
El evento tuvo una superficie de exposicin superior a 36.000 M2., presentndose 1.112 expositores, originarios
de 54 pases, entre los que destacan, Brasil, Per, Puerto Rico, Italia, Espaa, Hungra y Polonia, por sus
dimensiones.
Contacto:
Juan A. Grassi
4315-4841 (Int.203)
jgrassi@exportar.org.ar
ESTRATEGIA DE NEGOCIOS 57
PRODEXPO 2004
9 al 13 de Febrero, Mosc - Rusia.
El Pabelln Nacional tuvo una superficie de 154 m2 y cont con la presencia de 19 empresas participantes. Las
mismas, segn la ficha de evaluacin, registraron 505 contactos de negocios, estimando cerrar convenios
futuros con 130 de ellos.
Es la muestra ms grande e importante de comestibles, bebidas y materias primas, de la Federacin Rusa.
PRODEXPO 2004 cont con el apoyo del Ministerio Agricultura y Alimentos de la Federacin Rusa y del
gobierno de Mosc.
En esta ltima edicin (la undcima), asistieron decenas de miles de especialistas y clientes de toda la regin de
la ex-URSS, convirtiendo el evento en la mejor oportunidad para ofrecer productos alimenticios y bebidas.
Contacto:
Lic. Lisandro Popovsky
4315-4841 (Int. 207)
lpo@mrecic.gov.ar
El pabelln nacional ocup una superficie de 108m2 y estuvieron presentes 19 empresas e instituciones.
Las empresas Argentinas completaron las fichas de evaluacin requeridas por la Fundacin Export.Ar,
informando que durante la feria efectuaron 394 contactos, de los cuales 205 permiten generar expectativas de
negocios. Asimismo durante la feria concretaron operaciones de negocios de exportacin por U$S 2.905.000 y
proyectan realizar operaciones por U$S 7.495.000 en futuros negocios de exportacin, como resultado de su
participacin en el evento.
Contacto:
Andrs Superbi
4315-4841 (Int. 208)
sum@mrecic.gov.ar
Ambiente 2004
20 al 24 de Febrero, Frankfurt Alemania
Se realiz la feria internacional ms importante del mundo del rubro del diseo y la decoracin, donde Argentina
estuvo presente mediante 6 empresas que ofrecieron sus productos para exportacin, en un pabelln de 16 m2.
Los resultados del evento colmaron las expectativas de todos los presentes, resaltando la calidad del profesional
visitante, la excelente ubicacin del pabelln nacional, la adecuada decoracin del mismo, y el excelente soporte
brindado por el CFRAN - Consulado General en Francfort.
Contacto:
Ma. Florencia Gmez
4315-4841 (Int. 317)
fgz@mrecic.gov.ar
58 ESTRATEGIA DE NEGOCIOS
Expocomer:
3 al 7 de Marzo, Panam
En la 21 edicin de EXPOCOMER 2004, evento multisectorial que cont entre otros con la presencia Brasil,
Corea, USA, India, Mxico, Rusia, Venezuela, Canad, Colombia, Cuba, El Salvador, Espaa, Hong-Kong, Irn,
Panam, Puerto Rico. China, Tailandia, y Taiwn.
El Pabelln Argentino tuvo una superficie bruta de 72 m2, participaron del mismo 14 Empresas, exponiendo sus
productos 11 stands. De acuerdo a la evaluacin se realizaron 202 contactos, de los cuales 44 permiten alentar
expectativas de negocios futuros. No se realizaron ventas en el predio, y se proyectan ventas por
aproximadamente U$S 750.000.
Contacto:
Hernan Lizarralde
4315-4841 (Int. 212)
hel@mrecic.gov.ar
Alimentaria Barcelona:
8 al 12 de Marzo, Barcelona, Espaa.
La edicin de Alimentaria estuvo protagonizada por un importante salto cualitativo y cuantitativo: 4.200 empresas
de alimentacin de todo el mundo se dieron cita en un espacio ferial de 105.000 metros cuadrados.
El Pabelln Oficial Argentino tuvo una superficie de 297 m2, 26 stand individuales y 30 empresas expositoras.
Las empresas nacionales, manifestaron haber realizado 1.737 contactos comerciales durante el evento, de los
cuales, 476 les brindan expectativas de negocios concretos. Las empresas realizaron ventas en el predio por
U$S2.545.000, y proyectan para los prximos 12 meses, U$S10.510.000, como resultado directo de la
participacin en la feria.
Contacto:
Lic. Lisandro Popovsky
4315-4841 (Int. 207)
lpo@mrecic.gov.ar
PDAC: (Minera) Presentacin del Plan de Minera Argentina, desde el 7 al 10 de Marzo, en Toronto, Canad
Asia Pacific Leather Fair: (Cueros/Moda) Hong Kong, desde el 29 al 30 de Marzo, con un total de 8 empresas,
en 63 m2 de Pabelln Nacional
Sial China: (Alimentos / bebidas) Shangai, desde el 30 de Marzo al 1 de Abril, con un total de 8 empresas, en
66 m2 de Pabelln Nacional
ESTRATEGIA DE NEGOCIOS 59
FUNDACION EXPORTAR
CALENDARIO TENTATIVO DE FERIAS. AO 2004
EVENTO FECHA CIUDAD RUBRO