GUA PARA LA PARTICIPACIN

EN

FERIAS INTERNACIONALES

Lic. Fernando Urdaniz

Fundacin ProMendoza
 Manual de Participacin en Ferias Internacionales

Introduccin

Una de las formas ms directas e inmediata de ingresar en un nuevo mercado es

participando en Ferias Internacionales.

La palabra feria se deriva del latn feriae, esto es da de descanso. Tomando

esto al pie de la letra, lamentablemente algunas ferias se transforman de
inmediato en feriae, si no se hizo toda una atenta programacin para antes,
durante y despus de la feria.

Estos eventos internacionales son ocasiones nicas que congregan, en un mismo

tiempo y lugar, la oferta mundial de uno o varios sectores determinados Tambin
cabe destacar que se han convertido en los ltimos aos en una instrumento
muy eficaz debido a que proporciona ms beneficios y determina ms rpidos
resultados que cualquier otro instrumento de promocin.

Participar en una feria internacional es tambin una ocasin para profundizar el

estudio de un mercado y es, a su vez, un pasaje casi obligatorio para la
empresa que desea hacerse conocer en el mismo.

Tambin es necesario tener presente que en forma paralela a la realizacin de la

feria se efectan actividades paralelas, como ser talleres tcnicos, seminarios,
rondas de negocios, degustaciones, presentaciones , etc. que en ocasiones se
complementan con visitas a importadores, representantes y agentes locales.

Fundacin ProMendoza ha sido creada, entre uno de sus objetivos primordiales,

con el fin de estimular la presencia de exportadores locales en las principales
ferias internacionales. Por este motivo, cada ao se seleccionan las ferias
internacionales, dentro del calendario anual elaborado por la Fundacin
Export.Ar, que presentan las mejores ventajas para los productos de Mendoza.

En este contexto, ste gua prctica est destinada a sealar los aspectos
fundamentales que las empresas que exportan, o estn en vas de hacerlo,
deben tomar en cuenta una vez que deciden participar en una feria o evento
internacional.

Antes de comenzar con el anlisis de los elementos, es necesario realizar una

AUTOEVALUACIN para saber si su decisin es la adecuada.

Sabe cules son las ferias ms adecuadas para su producto?

Hace promocin de su empresa para asegurar el mayor pblico de
visitantes?
Lleva una lista con costos de transporte a los puertos que cubren las reas
principales del mercado internacional: Nueva York, Santos, Rotterdam,
Marsella, Los ngeles, Miami, Yokohama, entre otros.?
Visit previamente la feria para saber si es la feria adecuada para exhibir sus
productos?
Conoce el Reglamento de la Feria y los procedimientos necesarios para
participar?

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Ferias Comerciales

Las ferias son el instrumento ms importante y barata para acelerar la entrada

de una empresa en el mercado internacional.

Las Ferias se dividen en dos categoras: vertical o monogrfica y la horizontal o

general:

Vertical o Monogrfica: Es en la que se exponen los productos de todo un

sector o subsector industrial a escala internacional.

Horizontal o General: Es en la que se exponen una amplia variedad de

productos o sectores, es decir son multisectoriales. Este
es el tpico ejemplo de las ferias que se llevan a cabo
en los pases menos desarrollados.

Es importante destacar que la empresa que elige la feria como lugar para
presentar y promocionar sus productos sus productos por primera vez en el
mercado exterior debe tener en cuenta algunos criterios que le permitan
seleccionar la feria ms conveniente entre las que se celebran en todo el mundo.

En primer lugar hay que tener en cuenta que lo importante es el MERCADO y no

la FERIA, y, en consecuencia, asistir a una feria debe ser el resultado de una
decisin inserta en el Plan de Marketing de la empresa, en el cual la feria es uno
de los medios para conseguir el objetivo de introducir un producto en un
mercado, pero no el nico.

Asistir a una feria sin antes no haber estudiado el mercado en el cual se realiza y
las posibilidades de introducir nuestros productos en el mismo, es malgastar los
recursos escasos con que cuenta las empresas y el tiempo invertido en la
participacin.

En consecuencia, es tan o ms importante la Estrategia de Planificacin para la

feria y el plan de accin a llevar a cabo tanto durante como despus del evento.

La feria permite presentar el producto y comunicar su argumento de ventas, y a

su vez conocer la opinin de los potenciales clientes y contactar a posibles
distribuidores o agentes interesados en la distribucin del mismo. Aunque
tambin es cierto que el producto queda sometido al anlisis de la competencia.

Debido a que la asistencia a ferias es un instrumento muy importante de

promocin, es necesario participar en forma continua y para eso hay que tener
presente algunos elementos:

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a) Calificacin: es necesario saber cuantos visitantes, nacionales y extranjeros

asistieron a la feria en la ltima edicin y cual ha sido el nivel de los mismos,
es decir si asisten los tomadores de decisiones o empleados de menor
rango.

b) Expositores: la cantidad de expositores nacionales y extranjeros determina

el carcter internacional de una feria.

c) Catlogos de Expositores: Si es posible, hay que revisa los catlogos de

expositores de ediciones anteriores para saber que tipo de empresas asiste y
si la competencia tambin lo hace. Tambin esto permitir saber quienes
asisten frecuentemente y quienes lo hacen por primera vez.

d) Opinin Empresaria: Otro elemento es averiguar la opinin de otras

empresas nacionales que hayan participado en ediciones anteriores y que
sean confiables.

A la hora de tomar la decisin de participar, y a pesar de lo atractivo de los

catlogos o de los argumentos de venta de los organizadores, no todas las ferias
son interesantes ni tampoco se puede exponer en todas las que se quisiera ya
que el gasto de participacin es muy grande. Es ms importante elegir la feria en
funcin del MERCADO al cual se quiere ingresar y destinar los recursos con que
se cuenta con el fin de lograr una participacin exitosa, ya que esto,
eventualmente, traer beneficios comerciales en el corto plazo, lo que ayudar a
amortizar la inversin que hace la empresa para participar.

Por otro lado, existen algunas ferias de carcter mundial a las cuales la asistencia
y/o participacin es de carcter casi obligatorio. Ej: ANUGA (Alemania) y SIAL
(Francia) para el sector de alimentos y bebidas.

Luego de tomar la decisin de participar en una feria, es necesario saber a que

clientes invitar a que visiten el stand y que acciones programar durante la
exposicin. Con relacin a la gente a interesar, se puede obtener un listado de
personas de varias fuentes:

- Clientes potenciales que residan en el pas en el cual se organiza

la feria, y estos pueden ser obtenidos del Estudio de Mercados
(habitualmente preparado por la Seccin Comercial de las Embajada
Argentina del pas). Este listado debe estar lo ms completo posible,
es decir debe incluir el nombre del responsable de compras o
gerente que tenga poder de decisin.

- Asociaciones Empresariales y Cmaras que tengan asociados a

los cuales les pueda interesar visitar el stand de la empresa.

- Clientes actuales, ya que algunas ferias, sobretodo las de carcter

de asistencia casi obligatoria, sirven para encontrarse con los
clientes, conocer sus necesidades, realizar nuevas propuestas,
planificar comercialmente los futuros negocios, averiguar sobre el
estado de la competencia etc.

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La manera de lograr contactos y promocionar nuestra participacin es a travs

del envo de:

- mailing personalizado
- correo electrnico
- llamada telefnica o envo de fax
- organizar ruedas de prensa en forma previa
- realizar reuniones informativas sobre el producto a exhibir y
sus ventajas
- publicitar en medios especializados, etc.

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Cules son las Ventajas de participar en una Feria Internacional?

Alta concentracin de pblico y competidores.

Analizar en un mismo lugar y en breve tiempo, la oferta mundial de un

sector, lo que permite tener un elevado nmero de contactos personales, con
clientes actuales y potenciales, intermediarios, etc.

Acceder a un pblico desconocido.

Evaluar el inters que despierta su producto, a travs de degustaciones

y/o demostraciones del mismo durante el evento.

Analizar los productos, incluyendo el packaging, marketing, imagen,

presentacin y los precios de la competencia a escala mundial.

Conocer todas las novedades tecnolgicas y las nuevas tendencias del

mercado.

Obtener documentacin tcnica y publicitaria de la competencia: catlogos

y folletos, argumentos de venta, condiciones de entrega, forma de atencin
en la feria, etc.

Analizar las estrategias utilizadas por los que ya estn operando en ese
mercado.

Difundir la imagen de su empresa, darla a conocer y presentar sus

productos ante una gran cantidad de potenciales clientes.

Evaluar si el volumen que su empresa est en condiciones de producir es

suficiente para responder con seriedad a los pedidos que puedan venir del
exterior.

Mantener y preservar su accin comercial sobre los compradores actuales

y potenciales.

Realizar un estudio de mercado al cual se quiere ingresar.

Hacerse, en pocos das, de una gran cantidad de contactos los que le

llevara mucho ms tiempo y dinero hacerlo por cualquier otro medio, debido
a la baja relacin costo/contacto.

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Quines asisten a una feria y cuales son sus expectativas generales?

Entre las personas que concurren a las ferias estn:

Ejecutivos de compras para seleccionar eventuales nuevos proveedores o

para averiguar si su habitual proveedor est presente.

Distribuidores/brokers/agentes, procurando nuevas representaciones.

Consorcio de compras, es decir grupos que compran para varias empresas.

Ingenieros tcnicos, para identificar nuevos materiales o productos.

Funcionarios de entidades gubernamentales en busca de nuevos

proveedores para futuras licitaciones de compras.

Competidores, para ver lo que pasa.

Empresas comercializadoras para identificar nuevas posibilidades de

intercambio.

Periodistas especializados, que buscan alguna noticia importante para las

revistas.

Profesores, tcnicos, estudiantes, en busca de la prctica de lo que estn

aprendiendo en teora.

Estamos preparados para recibir toda esta clase de pblico? o estamos

llevando algunos productos como muestra y la lista de precios no es la adecuada
porque hay que hacer clculos complicados para obtener el dato solicitado? .

El pblico asistente da por supuesto de que todos los expositores proporcionan

una seria de facilidades que incluye:

Catlogo gratis
Promotoras competentes
Intrpretes profesionales
Degustaciones
Regalos promocionales
Demostraciones

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Evaluacin y Seleccin de las Ferias Comerciales

Criterios para decidir la participacin en una feria?

Antigedad de la feria comercial y

antecedentes Imagen internacional de la feria
Fecha de realizacin
Importancia del mercado en donde se realiza la feria
Promocin del evento por parte de los organizadores
Cantidad de visitantes profesionales nacionales y extranjeros (en la ltima
edicin)
Cantidad de expositores nacionales y extranjeros (en la ltima edicin)
Decisin para realizar un buen trabajo de seguimiento con posterioridad a la
feria
Nivel de especializacin de la feria y si es abierta al pblico general o no
Servicios que ofrecen a los expositores y el costo
Fecha lmite para la presentacin de solicitud de alquiler de espacio
Dimensiones y ubicaciones disponibles de los stands
Tipo de ayuda podr obtener de los organismos
mencionados Consultar a antiguos expositores
Relacin costo/beneficio

Cmo obtener informacin de las ferias?

En primer lugar, hay que averiguar si Argentina estar presente en esa

feria, a travs del Pabelln Nacional. Esto le brindar seguridad y una mayor
tranquilidad de que no estar solo y adems le permitir reducir los costos de
participacin debido a que gran parte del trabajo logstico es hecho por estos
organismos especializados. Generalmente los mismos se encargan de:

reservar el espacio en la feria

contratar a la empresa constructora del Pabelln
contratar intrpretes
inscribir a la empresa en el Directorio de la feria
seleccionar la empresa de turismo responsable del viaje
(opcional)
proveerle de toda la informacin que necesite sobre la feria
coordinar el envo de las muestras (opcional)
dems actividades relacionadas con la participacin de la
empresa.

Entre los organismos e instituciones mencionadas tenemos:

COPAL (Coordinadora de Empresas Productoras de

Alimentos, Bs. As.)
Fundacin ProMendoza (Mendoza).
Fundacin Export.Ar (Bs. As.).

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PROMEX (Secretara de Agricultura, Ganadera y Pesca

de la Nacin).

En segundo lugar, si Argentina no va a tener representacin oficial, es

necesario buscar la informacin sobre las ferias en los siguientes organismos:

Directamente con la organizacin de la feria.

Embajadas Argentinas y Centros de Promocin Comercial de
Argentina.
Cmaras de Comercio Binacionales en nuestro pas y/o en el
exterior.
ICEP (Instituto de Comercio Exterior de Portugal.)
ICEX (Instituto de Comercio Exterior de Espaa).
BANCOMEXT (Banco de Comercio Exterior de Mxico).
ITAMARATY (Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil).
Cmara de Comercio Italiana en Mendoza.
Cmara de Comercio Espaol en Mendoza.
CACEC (Cmara de Comercio Exterior de Cuyo Mendoza).
EUROCENTROS (Mendoza, Mar del Plata, Crdoba, Bs. As.) .

Cmo prepararse para participar en la feria seleccionada?

El orden cronolgico de actividades a desarrollar para participar

correctamente en una feria internacional es el siguiente:

1. Planifique las actividades a llevar a cabo antes de la participacin.

2. Arme el presupuesto de participacin.
3. Enve la solicitud de admisin y pago de la reserva del stand.
4. Contctese con los diseadores del stand. En caso de participar dentro del
pabelln argentino los stands que se reservan son llave en mano, es decir
con el mobiliario bsico para exponer. Averiguar los costos adicionales:
iluminacin, estanteras, traductoras, promotoras, etc.
5. Defina los productos a exhibir para incluir en el catlogo.
6. Enve los datos de la empresa a tiempo para que sean incluidos en el catlogo
oficial.
7. Revise la folletera y las etiquetas de los productos de la empresa, es decir si
la misma est actualizada en los datos y dems informacin.
8. Contctese con el agente transportista de las muestras, por lo general dentro
del Pabelln Argentino se utiliza un mismo agente que se hace cargo de las
muestras.
9. Contctese con los organizadores para la confeccin y retiro de las
credenciales.
10. Confeccione las tarjetas personales en ingls (preferentemente) u en otro
idioma.
11. Seleccione la agencia de viajes para la reserva de pasaje y alojamiento.
12. Invite a sus clientes actuales a visitarlo en la feria y obtener un mailing de
los clientes potenciales para invitarlos al mismo fin.

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Qu debe tener en cuenta Antes de participar?

Las fechas de realizacin de las ferias se establecen con mucho tiempo de

antelacin, por lo que no pierda tiempo y evite las improvisaciones de ltimo
momento: PLANIFIQUE.

Considere que los visitantes a su stand en las ferias no son homogneos por
lo que los dilogos no pueden ser muy extensos. Es necesario que estructure
los diferentes argumentos de venta, definiendo la folletera a entregar de
acuerdo al nivel del visitante.

Entrene al personal que asistir a una feria, sobretodo en cuanto a la actitud

y comportamiento, es decir salir a buscar clientes en vez de esperarlos
sentados dentro del mismo, entre otras actividades.

Tambin es importante que el asistente hable otro idioma, bsicamente

ingls, para tener un dilogo ms fluido con los visitantes al stand, ya que de
esto puede depender que los mismos se transformen en clientes futuros. El
ingls es considerado como el idioma del mundo de los negocios.

Prepare imaginativamente el stand e incluya los elementos que identifiquen a

su empresa. A tal efecto solicite cotizaciones para el armado de su stand,
tanto al armador oficial de la feria como a otros que se ofrecen a tal efecto,
teniendo en cuenta el presupuesto con que cuenta su empresa para ese fin.

Organice una zona de Atraccin de Clientes(de ser posible) que sea el

centro de atencin de los visitantes.

Exhiba correctamente los productos, en un buen ambiente y con buena

iluminacin.

Realice, dentro de las posibilidades, actividades de atraccin de visitantes a

su stand. Es decir sorteos de viajes, canastas de productos, nmeros
musicales y otras. En caso de participar dentro del pabelln argentino y
especficamente en el de Mendoza, se pueden programar actividades
conjuntas con las dems empresas participantes..

El objetivo principal es vender, por lo tanto apoye sus acciones personales con
tecnologa adicional, como ser TV, video reproductor, notebook, iluminacin
especial, etc.

Obtenga informacin de cada visita que le hagan: situacin de cada mercado,

datos de clientes potenciales (nombre, fax, telfono, direccin, etc.). rmese
una Agenda de Contactos que le permita ordenar las visitas que recibir
y completar su base de datos.

De regreso a su empresa, contine la comunicacin con sus visitantes, ya que

la mayor cantidad de ventas se realiza luego del seguimiento de los clientes
potenciales. Aunque no pueda cumplir con el cliente por no tener producto o
por no llegar con los precios, es imprescindible mantener los contactos
comerciales que se hacen en una feria, ya que eso permitir optimizar el
costo de participacin.

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Por qu son importantes las muestras en las ferias internacionales?

La mayora de las ferias internacionales son visitadas por una gran cantidad
de personas, por lo que se recomienda que las muestras del producto que se
llevan se dividan en dos partes: aquellas que sern exhibidas y las que
se utilizarn para la degustacin (en el caso de la exposicin de
alimentos).

Considerando que la duracin de las mismas es de 4 5 das es necesario

llevar cantidad suficiente de productos para no dejar pasar ninguna
oportunidad para promocionar su producto. Recuerde que la participacin
representa una inversin importante, por lo tanto hay que optimizar el tiempo
y los recursos ya que la posibilidad de reunirse con potenciales clientes en tan
corto tiempo se da slo durante este tipo de eventos.

Averiguar los documentos necesarios para ingresar las muestras al pas en

donde se realiza la feria. De acuerdo al tipo de productos, ser necesario
Certificados Sanitarios, Fitosanitarios, Calidad, Origen, etc. En el caso de
ingresarlas a Brasil, hace falta completar un formulario especial (OM- 2182).

Por qu es importante llevar folletos a las ferias?

Porque es un elemento indispensable para establecer los primeros contactos con

un cliente potencial, cuyo objetivo bsico es informar y despertar el inters del
mismo:

1. Debe contener una descripcin clara y exacta del producto, proporcionar los
datos tcnicos necesarios para que pueda ser evaluado.
2. Los ttulos deben resaltar aquellas especificaciones y aspectos del producto
que lo diferencien de la competencia.
3. Los diagramas deben ser claros y no precisar aclaraciones ni interpretaciones.
4. Debe prescindir de toda ilustracin que no tenga que ver con el producto.
5. Si se incluyen fotografas deber ser de alta calidad, obligando al cliente a que
dirija espontneamente su atencin a lo que se describe.
6. Cuando se traduce a otros idiomas, no basta con que se haga una mera
traduccin literal, sino que hay que tener en cuenta el aspecto local del pas
cuyo idioma se utiliza, por lo que se recomienda que sea revisado por un
nativo experto. Si se utilizan varios idiomas es muy importante el orden de
los textos.
7. Es conveniente dejar un espacio en blanco en la contratapa para poder
imprimir, si es posible, el nombre y direccin del agente comercial o
distribuidor que los representar.
8. Es necesario tener al menos dos tipos de folletos, uno de alta calidad para
los visitantes que Ud. considere potenciales clientes y otros de denominados
de batalla, para entregar a aquellos visitantes ocasionales de menor
importancia que visiten su stand, con los cuales existen pocas posibilidades
de formalizar algn contacto comercial ya que el inters de los mismos puede
ser el slo hecho de obtener informacin.

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En definitiva, el folleto es una ayuda para argumentar y defenderse de las

objeciones y el pblico objetivo son los clientes potenciales, cuya mentalidad
ser distinta a la de la empresa, razn por la que deben cuidarse aspectos
culturales e incluso investigar el propio nombre de la marca a fin de que no
provoque rechazo.

Es necesario llevar las tarjetas personales a las ferias u eventos?

Es necesario e indispensable llevar un mnimo de 100 a 150 tarjetas

personales para cada evento. Hay que considerar que este nmero deber
duplicarse o triplicarse en caso de incluir la tarjeta en los folletos que se
entregan a los visitantes al stand.

La misma debe tener un diseo sencillo e incluir la informacin actualizada de

su empresa para lograr una efectiva comunicacin entre Ud. y el potencial
cliente.

Las tarjetas deben estar impresas en ingls en el caso que la feria se realice
en un pas no hispano parlante. Se puede imprimir de un lado en espaol y
del otro en ingls. Para lograr mayor impacto se aconseja, si es posible,
imprimir una cantidad en el idioma del pas donde se realiza la feria.

Los datos mnimos que debe a contener son:

Nombre completo de la empresa

Nombre de la persona y cargo
Logo de la empresa
Direccin(es) de la empresa. Especifique si la(s) oficina(s) es
distinta(s) a la fbrica.
Nmero de telfono y fax incluyendo el cdigo de pas y de
provincia
Direccin de correo electrnico (si
tiene) Pgina Web (si tiene)

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Resumen

Acciones a Desarrollar Previamente a la Feria

La primera pregunta a hacerse es por qu exhibir?

Presentacin de nuevos productos y plan de marketing: toda

feria se lleva a cabo durante pocos das y hay que hacer en este tiempo
lo que normalmente llevara semanas de trabajo, por eso es necesario
tener en claro las actividades a desarrollar. Los productos no tendrn
mucho tiempo de exhibicin y los clientes potenciales tendrn que
observar todas las caractersticas posibles del producto.
Ordene la Informacin: las tarjetas de negocios no tienen valor si
no son clasificadas, otorgndoles un ranking de importancia con
posterioridad al evento.
Ventas directas: hay que considerar que es muy difcil recibir
pedidos concretos por nuestros productos en una feria, esta slo sirve
como lugar de contactos.
Mejore la imagen de la empresa: tanto el personal, el stand y los
productos, deben ser presentados en forma profesional.
Averige la reaccin y opinin de los clientes ante nuestros
productos.
Obtenga informacin sobre la competencia: recorrer la feria es
fundamental.

Seleccionar la feria a exhibir, teniendo en cuenta el mercado al cual se quiere

llegar.
Solicite el folleto de la misma y el formulario de inscripcin.
Reserve el espacio en la feria.
Nombre a la persona responsable del proyecto de participacin.
Seleccionar los productos a exhibir.
Designar el presupuesto para participar, calculando la relacin costo -
beneficio.
Contactarse, en caso de no tener experiencia previa en ferias, con Fundacin
ProMendoza o Fundacin Export.Ar solicitando asesoramiento para participar
dentro del Pabelln Argentino (siempre y cuando desee participar dentro del
mismo).
Completar y enviar la ficha de inscripcin y asegurarse de ser incluidos en el
catlogo oficial de la feria, ya que esto es indispensable para obtener el
mayor beneficio.
Preparar los documentos necesarios para ingresar las muestras al pas en
donde se llevar a cabo la feria. Ej: Certificado Sanitario y/o Fitosanitario,
Origen, Calidad, etc.
Contacte a la Agencia de Turismo para la reserva de pasaje y alojamiento.
Comunquese con la empresa de transporte de muestras.
Alquile, si lo necesita, los elementos para el stand, entre ellos:

TV y Video Reproductora
Iluminacin adicional
Exhibidores, estantes y vitrinas adicionales y armarios de
seguridad.
Telfono y/o fax o mquina de Informacin de Visitantes.

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 Manual de Participacin en Ferias Internacionales

Solicite las credenciales correspondientes a los organizadores de la feria y

segn el caso solicitarlas a ProMendoza o Export.Ar.
Preparar la folletera de la empresa y/o de los productos a exhibir.
Enviar mailing (o fax) a los clientes actuales invitndolos a que lo visiten
durante la exposicin. En caso de no tener clientes en ese mercado, solicite
un listado de potenciales interesados a travs de ProMendoza o de las
Consejeras Comerciales de Argentina en el exterior, Cmaras de Comercio de
ese pas en Argentina, etc.

Plan Previo a la Feria

1) Establecimiento de Metas

- tenga claro cuales son sus objetivos de participar en la feria

- seleccione el segmento de clientes al que apuntar. Debe determinarse que
autoridad tiene la persona que lo visita, si decide o no la compra o puede
recomendarla

2) Nombre un Coordinador del Stand

- todos los detalles debern ser supervisados por el coordinador:

horarios, envo de muestras, traduccin, promocin, entrevistas,
marketing, etc.

3) Stand

- localizacin
- dimensin
- apariencia (limpieza, orden, atraccin a la vista del visitante)
- mobiliario (estante, vitrina, mostrador, iluminacin, mesas, sillas, cesto,
plantas, etc.)
- alfombra
- telfono/fax
- TV y Video reproductora

4) Materiales

- muestras (considere la cantidad y forma de entrega, ya sea a todo el

visitante que pasa o a clientes seleccionados)
- folletera
- material impreso

5) Seleccione y Determine el Personal del Stand

- entrene al personal que atender el stand para que busque nuevas

oportunidades
- hgale saber los objetivos de la participacin de la empresa en la feria
- fije el horario de atencin y de descanso del mismo

6) Confeccione un Check List de Elementos Indispensables

reas de Grupos Estratgicos Fundacin ProMendoza 14

 Manual de Participacin en Ferias Internacionales

- prepare una lista con todos los elementos necesarios para llevar (ver
listado adjunto).

7) Promocione su Stand

- enve una invitacin especial a sus clientes para que visiten su stand.
Enveles en nmero de stand, y si es posible, algn incentivo que atraiga a
los visitantes.

Acciones a Desarrollar Durante la Participacin en la Feria

Tan importante es el antes como l durante, es decir que la empresa debe

planificar con tiempo la accin a desarrollar mientras se participa en algn
evento internacional.

Qu hacer durante la Feria?

Debido a la gran cantidad de contactos que un expositor realiza durante su

participacin en una feria, es necesario organizar la informacin recibida para
no desaprovecharla y obtener el mximo de beneficios.

Por un lado est la gran cantidad de folletos de empresas de la competencia

(de todo el mundo) que se pueden obtener en una feria, debido a que, como
se sabe, en pocos das y en un lugar especfico se concentra la oferta mundial
de distintos sectores.

Siempre que se pueda, hay que salir a recorrer la feria y ver y analizar cmo
son y estn presentados los productos de la competencia. Obtenga, si es
posible, un listado de precios para que lo ayude a comprobar si su producto
est preparado para competir en el mbito mundial.

El Directorio Oficial de la Feria es de gran utilidad para conocer

exactamente adonde estn los stands de la competencia. Un buen anlisis del
mismo le evitar perder el tiempo en cuanto a buscar empresas sin ninguna
orientacin en particular. Es necesario optimizar al mximo el tiempo en la
feria.

Por lo general si su producto es novedoso o est diseado especialmente para

el mercado en el cual se realiza la feria y tiene mucha aceptacin tendr que
tener en cuenta que no tendr mucho tiempo para recorrer el saln y mucho
menos para analizar los productos de la competencia. Para evitar esto se
recomienda la asistencia a la feria de al menos dos personas de la empresa,
ya que tan importante como exponer es observar como est posicionada la
competencia. Sabiendo que el costo de participacin de dos personas es muy
elevado, recomendamos recorrer la feria a primera hora de cada, luego de
identificarlos previamente en el Directorio oficial, ya que es cuando menos
visitantes concurre a la feria.

reas de Grupos Estratgicos Fundacin ProMendoza 15

 Manual de Participacin en Ferias Internacionales

Una vez en el stand es necesario organizarse ya que el volumen de

informacin que se recibe es mucho y tiene que ser clasificado para que sea
beneficiosa.

La simple recoleccin de las tarjetas de las personas que visitan el stand

constituye un sistema eficaz de informacin. Un buen sistema consiste en el
diseo y posterior cumplimentacin de la Agenda de Contactos, que
servir para registrar el contacto con los visitantes.

A tal efecto presentamos un modelo de Agenda, la cual debera contener

estos elementos:

Nombre y fecha de la feria

Nombre, empresa, direccin, telfono, fax, sector y actividad.
Producto o servicio por el cual est interesado y necesidades
especficas
Cargo del visitante e influencia en el proceso de compra
Nombre de los competidores a los cuales le est comprando
Comentarios del cliente: objeciones, propuestas, etc.
Clasificacin del cliente
Acciones de post- feria, que hacer despus:

envo de informacin y/o cotizacin

visita personal
mande fax o llame telefnicamente

Cuando la empresa participa en forma individual o dentro de un espacio

conjunto, es necesario que planifique y organice acciones de promocin que
atraiga visitantes al stand, como ser:

Realizacin de sorteos en el cual se invite al ganador a visitar

nuestro pas, provincia y empresa, creando as una relacin de
confianza y conocimiento entre las partes.

Contratar promotoras bilinges (el idioma depende del pas en

donde se realiza la feria, pero si es fuera de Latinoamrica es
necesario que hable) que repartan folletos de la empresa no slo en
el stand sino que recorran la feria y atraigan visitantes.

Uso de tecnologa soporte como ser: TV, video, msica (s es posible

y permitida).

reas de Grupos Estratgicos Fundacin ProMendoza 16

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Factores de xito en la participacin

Adecuada seleccin de la feria

Elaboracin de una investigacin preliminar
Definicin clara de los objetivos
Conocimiento en detalle de las normas de las ferias
Una minuciosa preparacin, con la suficiente antelacin
Capacitacin del personal del stand
Cuidado a las prcticas burocrticas para el envo del material
Cuidado con la logstica
Desarrollar un buen trabajo antes, durante y despus de la feria

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Modelo de Agenda de Contacto a preparar por el participante:

Tarjeta de Negocios

Feria/Evento:..

Lugar y Da:..

Ocupacin: O Importador O Trading

O Distribuidor O Otro
Relacin: O Cliente Anterior O Cliente Nuevo

O Cliente Existente O Cliente Potencial

Inters:..
....

Informacin: O Folleto O Lista de Productos

Entregada: O Cotizacin O Lista de Empresas
Seguimiento: O Telefnico O Visita Personal

O Envo Muestra O Envo Cotizacin

O Informacin O Otro

Comentarios:.....
...
..
..

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Acciones a Desarrollar despus de la Participacin en la Feria

Es muy importante tener presente las acciones a desarrollar con posterioridad a

la participacin en la feria, ya que todo lo que se haga en esta etapa servir para
profundizar la relacin con los contactos comerciales obtenidos. Caso contrario la
inversin de participar en una feria no recibir los beneficios esperados.

Qu hacer despus de la feria?

En primer lugar es necesario seleccionar la informacin obtenida en la feria

como ser folletos de empresas competidoras, de proveedores, estudios de
mercado, tarjetas personales, fotos, videos, etc.

Luego es importante enviar un fax de agradecimiento a los visitantes al stand,

es decir a aquellos previamente seleccionados como importantes, ya que
aunque no se tenga disponibilidad de producto en ese momento, se puede
mantener la relacin para un futuro cercano en donde el visitante se puede
convertir en cliente.

Tambin es muy importante procesar la informacin, a travs de un informe o

grficos, en forma rpida y derivarla a quien corresponda dentro de la
empresa.

Con el mero hecho de participar en una feria no se logra nada si no se

implementan los cambios positivos observados en la misma. Hay que
aprender de nuestros competidores y adaptar nuestros productos de acuerdo
al gusto del mercado al cual queremos ingresar.

Si la participacin en la feria fue exitosa, empezar a planificar la participacin

en la prxima edicin para obtener un mejor resultado, para lo cual hay que
obtener el formulario de inscripcin de la misma.

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 Manual de Participacin en Ferias Internacionales

Check-list de elementos indispensables para llevar a una Feria

Aunque parezca obvio, es comn cuando se participa en una feria, no llevar

todos los elementos necesarios que faciliten tanto la exhibicin como la atencin
de los visitantes, permitindonos un uso eficiente del tiempo y recursos durante
la exhibicin.

Entre estos podemos mencionar:

Tijera
Cutter
Cinta gruesa para embalar paquetes
Cinta de doble adhesivo para pegar folletos, carteles y/o fotos en los
paneles.
Tanza para colgar los carteles.
Goma de pegar
Cintex
Lapicera y/o
lpiz Regla
Clips
Abrochador
Perforadora
Servilletas (en caso de ofrecer muestras para degustar)
Escarbadientes de madera o plstico (en caso de ofrecer muestras
para degustar)
Platos plsticos para degustacin
Elementos de decoracin para el stand: manteles, copas, adornos,
etc.
Tarjetas personales (en ingls) en cantidad suficiente
Papel Membreteado de la Empresa
Agenda de Contactos Comerciales (ver modelo adjunto)
Muestra del producto, incluyendo la documentacin necesaria para
ingresarla
Folletos de la empresa, en cantidad suficiente
Mapa de la ciudad en donde se realiza la feria
Video Filmadora
Cmara de Fotos

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 Manual de Participacin en Ferias Internacionales
Direcciones tiles
Fundacin ProMendoza - Oficina Central

Direccin: Sarmiento 212 1 piso ciudad Mendoza (5500)

Tel./Fax: 54 261 4054700
E-mail: fundacion@promendoza.com
Web site: http://www.promendoza.com

Fundacin Export.Ar
Direccin: Paraguay 864 Capital Federal (1057) Bs. As.
Telfono/fax: 54 11 4315 4841 y lneas rotativas
E-mail: ferias@mrecic.gov.ar / exportar@mrecic.gov.ar
Web site: http://www.exportar.org.ar

COPAL (Coordinadora de las Industrias de Productos Alimenticios)

Direccin: Florida 537 Piso 2 Oficina 513 Capital Federal (1005) Bs. As.
Telfono: 54 11 4322-5260 / 4325-8643
Fax: 54 11 4325-1483
E-mail: copal@copal.com.ar
Web site: http://www.copal.com.ar

PROMEX SAGPyA (Secretara de Agricultura, Ganadera, Pesca y

Alimentacin)
Direccin: Av. Paseo Coln 922 PB 4 Capital Federal (1063) Bs. As.
Telfono: 54 11 4349-2002//2003/2004
Fax: 54 11 4349-2007
Web site: http://www.sagyp.mecon.ar

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