Ao del Buen Servicio al Ciudadano

LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS, CUYOS MONTOS

SEAN IGUALES O MENORES A 08 UITs, PARA LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL NRO. 03.

OBJETIVO

Establecer las disposiciones para la atencin de requerimientos de bienes y servicios contemplados en el literal a)
del artculo 5 de la Ley de Contrataciones del Estado, Ley N 30225, que requieran las unidades orgnicas,
reas, e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03 Cercado Lima,
estableciendo procedimientos claros que hagan previsibles los resultados de una gestin eficiente de los servicios que
brinda el rea de Administracin de la UGEL 03.

FINALIDAD

Proporcionar al personal de las diferentes unidades orgnicas, reas, e instituciones educativas de la Unidad de Gestin
Educativa Local N 03, el conocimiento de los requisitos, mecanismos y/o procedimientos para la contratacin de bienes
y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a 08 UITs, a fin de garantizar la atencin oportuna de los
requerimientos de bienes y servicios por parte del rea de Administracin de la UGEL 03, a fin de que se realicen dentro
de los plazos razonables, con los principios de economa, calidad eficiencia y transparencia en las adquisiciones y
contrataciones de bienes y servicios, en funcin de la responsabilidad de salvaguardar el buen uso de los recursos
pblicos.

BASE LEGAL

Ley N 27658; Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado.

Decreto Supremo No. 304-2012-EF, Aprueban Texto nico Ordenado de la Ley N 28411, Ley General del Sistema
Nacional de Presupuesto, y sus modificatorias.
Resolucin Ministerial N 114-2001-ED, que aprueba el Reglamento de Organizacin y funciones de las Direcciones
de Educacin de Lima y del Callao y de las Unidades de Servicios Educativos.
Ley N 30518 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2017.
Decreto Legislativo N 295 - Cdigo Civil.
Ley N 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
Decreto Supremo N 350-2015-EF, Reglamento de la Ley N 30225, Ley de Contrataciones del Estado.

ALCANCE

EL presente documento, es de observancia obligatoria para las unidades orgnicas, reas, e instituciones educativas
conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03 Cercado Lima, cuando formulen sus requerimientos
as como para el Equipo de Logstica (EL), quien efecta la contratacin.

Estn exceptuadas de su aplicacin las adquisiciones y compras de bienes y servicios incluidos en el catlogo de
Convenio Marco, y las que se realicen con cargo al fondo fijo para caja chica, las mismas que se regulan por su propia
normativa.

GLOSARIO DE TERMINOS.

AREA USUARIA:
Es la unidad orgnica y/o dependencia de la UGEL 03, cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada
adquisicin y/o contratacin o que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras
dependencias, es responsable de formular los requerimientos para satisfacer sus necesidades.
AREA TECNICA:
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Es la dependencia de la UGEL 03, especializada en el bien o servicio que es materia de la contratacin. En algunos
casos, el rea tcnica puede ser tambin rea usuaria.
COTIZACION:
Constituye el precio o valor de los bienes y servicios que se encuentran en el mercado y que son ofertados por los
proveedores.
CONTRATACIN:
Es la accin de celebrar un Acto Jurdico entre Entidades del Estado y Particulares, a fin de proveerse de bienes,
servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribucin correspondiente con fondos pblicos, y dems
obligaciones derivadas de la condicin del contratante.
EQUIPO DE LOGSTICA:
Para los fines del presente documento, se denomina, al conjunto de operadores administrativos responsables de
gestionar las adquisiciones cuyos montos sean iguales o inferiores a 08 UIT, as como de llevar a cabo el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado, elaboracin del cuadro comparativo de cotizaciones, elaboracin de rdenes de
compra y servicios, as como la afectacin del gasto a travs del registro en el SIAF - SP (tramite de certificacin,
registro de compromiso anual y mensual).
ESPECIFICACIONES TCNICAS:
Es la descripcin de las caractersticas fundamentales de los bienes y suministros a ser adquiridos, pormenorizando su
plazo de entrega, condiciones, garanta y forma de pago, entre otros aspectos.
MONTO DE CONTRATACION:
La inversin econmica para adquirir un bien o un servicio, cuyo monto ser determinado sobre la base del estudio de
posibilidades que ofrece el mercado y de las cotizaciones presentadas, el cual incluye los tributos, seguros, transportes,
inspecciones, pruebas, costos laborales y cualquier otro concepto que incida sobre el valor de los bienes y servicios a
contratar.
INDICE DE PRECIOS AL CONSUMIDOR:
Indicador estadstico que muestra las variaciones promedio de los precios de bienes y servicios consumidos
habitualmente por el conjunto de familias de diversos niveles de ingreso, en una determinada rea geogrfica.
SIAF:
Sistema Integrado de Administracin Financiera: EL SIAF es el Sistema de Ejecucin Presupuestal, es una herramienta
muy ligada a la Gestin Financiera del Tesoro Pblico en su relacin con las denominadas Unidades Ejecutoras (UEs)
TERMINOS DE REFERENCIA:
Es la descripcin pormenorizada del servicio, que incluye adems su objeto, duracin, condiciones, garanta y forma de
pago, entre otros aspectos de menor relevancia, sobre el servicio a contratar.

REQUERIMIENTO:
Documento solicitante del bien o servicio, formulada por el rea Usuaria, que incluye la finalidad pblica y las
especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia que servirn para fijar las reglas del procedimiento de seleccin a
realizar.
UIT:
Unidad Impositiva Tributaria
RTM:
Se conoce como requerimientos tcnicos mnimos (RTM) a las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los
bienes, servicios y obras que una Entidad requiere adquirir o contratar para el cumplimiento de sus funciones. Estos
RTM son elaborados por el rea usuaria de la Entidad que formula el requerimiento.

DISPOSICIONES GENERALES.

Las contrataciones de bienes y servicios, cuyo monto de contratacin sea igual o inferior a ocho (08) Unidades
Impositivas Tributarias (UIT), vigente al momento de la contratacin, son aquellas que se realizan mediante acciones
directas, no encontrndose sujetas al cumplimiento de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento, de conformidad con lo sealado en el literal a) del artculo 5 de la Ley de Contrataciones.
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Todos los requerimientos de bienes y servicios, requeridos por las reas, equipos e instituciones educativas
conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03 Cercado Lima, debern ser previamente
revisados por el rea de Administracin y con la conformidad, para su posterior derivacin al Equipo de Logstica.

Es responsabilidad de las reas, equipos e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa
Local Nro. 03 Cercado Lima, segn corresponda, verificar previamente que la contratacin directa del bien y/o
servicio, no se requiera de manera continua o peridica, en cuyo caso se deber programar su contratacin
mediante proceso de seleccin, siendo esto verificado por el Equipo de Logstica.

Las reas, equipos e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03
Cercado Lima, son responsables de formular sus requerimientos de bienes y servicios, los cuales deben estar
programados en sus Cuadros de Necesidades y en el Plan Operativo Institucional. De requerirse bienes y/o
servicios no programados en el Cuadro de Necesidades debern solicitar al rea de Planificacin y Presupuesto
la autorizacin de la habilitacin de marco presupuestal suficiente para su atencin, en la meta presupuestaria
(Sec.Fun), y cadena de gasto (clasificador de gasto) que corresponda, teniendo en cuenta los valores histricos para
bienes y servicios del SIGA-MEF y ajustados al ndice de Precios al Consumidor del INEI, previo a su envo al rea
de Administracin.

Todos los requerimientos debern sujetarse a los criterios de razonabilidad, objetividad y ser coherentes con la
contratacin en funcin a los objetivos y metas contenidos en Plan Operativo y/o Plan Estratgico Institucional.

El rea de Administracin, deber promover la difusin de la aplicacin del presente documento entre su
personal, con la finalidad de optimizar la aplicacin de la misma en la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03
Cercado Lima.
Las reas, equipos e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03
Cercado Lima, designarn a una persona que actuar como responsable y coordinador de los pedidos que
formulen ante el rea de Administracin a fin optimizar la atencin de los diversos requerimientos que se reciban.

El Equipo de Logstica, es responsable de mantener y custodiar los documentos en archivo ordenado

cronolgicamente por fecha de emisin sobre los expedientes de contrataciones bajo cualquier modalidad, as
como, los documentos de trmite de las solicitudes de certificado de crdito presupuestal, aprobadas por el rea de
Planificacin y Presupuesto de la UGEL 03.

Dichas contrataciones directas, se realizarn, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el presente

documento y en observancia a los principios establecidos en el artculo 2 de la Ley de Contrataciones del
Estado, Ley N 30225.

Las unidades orgnicas y/o dependencias de la UGEL 03, en ningn caso podrn utilizar este procedimiento de
contratacin de bienes y servicios para evitar cumplir con los procesos de seleccin establecidos en la Ley de
Contrataciones del Estado.

DISPOSICIONES ESPECFICAS.

Los responsables de las reas, equipos e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa
Local Nro. 03 Cercado Lima, que para el cumplimiento de sus funciones y/o actividades encomendadas,
requieran contratar bienes o servicios, debern remitir sus requerimientos mediante comunicacin escrita, dirigida
al rea de Administracin en el horario de 8:00 a.m. a 16:45 p.m., con una anticipacin no menor a quince
(15) das hbiles, debidamente sellados y visados por el responsable del rea Usuaria

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Los requerimientos de bienes y. servicios programados y no programados en el Cuadro de Necesidades, deben

contener la siguiente documentacin, antes de la conformidad del rea de Administracin:
a. Comunicacin escrita dirigida al rea de Administracin sustentando el requerimiento de bien o servicio.
(Formato N 01 Memorando de Requerimiento).
b. Trminos de Referencia y/o Especificaciones Tcnicas contemplando los requisitos tcnicos mnimos.
(Formato N 02 03 Especificaciones Tcnicas y/o Trminos de Referencia, segn sea el caso), indicando
como mnimo el plazo prudencial para la ejecucin de la contratacin, el servicio a desarrollar, perfil de acuerdo a
las actividades descritas, incluyendo las penalidades por incumplimiento de las condiciones.

Para la admisin de los Requerimientos Tcnicos Mnimos - RTM, parte de las Especificaciones Tcnicas y/o
Trminos de Referencia, segn el bien o servicio a contratar, estos debern contar adicionalmente con la firma
del responsable del rea Tcnica Especializada, o quien haga sus veces, de acuerdo a su competencia y detalle
siguiente:
Para el caso de instalaciones, reparaciones, mantenimientos, etc., contar con el visto bueno del responsable
de Servicios y del Jefe del Equipo de Logstica.
Para el caso de bienes o servicios varios, que involucre el nombre, logo y/o imagen de la Unidad de Gestin
Educativa Local Nro. 03, contar con el visto bueno del Equipo de Participacin y Comunicacin de la UGEL 03, y
Para el caso de equipos de cmputo y/o tecnolgicos y/o servicios referidos a su especialidad, contar con el visto
bueno del Equipo de Tecnologas de la Informacin ETI.
Para el caso, de contratacin de personas naturales bajo la modalidad de servicios de terceros y/o consultoras,
ser evaluado por el rea de Administracin, sobre la base de racionalidad y proporcionalidad en el gasto
pblico. Debiendo el rea usuaria proponer el monto del servicio.
Para el caso de habilitacin, mejoramiento, y construccin de Infraestructura de las Instituciones Educativas y
Sede de la UGEL 03, deber contar con el visto bueno del Equipo de Supervisin de Infraestructura Educativa de
la UGEL 03.

Las reas, equipos e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03
Cercado Lima, sern responsables de realizar los requerimientos, debiendo elaborar sus Especificaciones
Tcnicas y/o Trminos de Referencia, considerando un plazo razonable para la adquisicin y/o contratacin, el
mismo que deber guardar coherencia con las actividades a realizar y/o bienes a adquirir, segn corresponda, en el
caso de los requerimientos por servicios de terceros las actividades a desarrollar debern ser concordantes con el
perfil requerido en los TDR.

DE LA EVALUACIN Y APROBACIN DEL REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

El rea de Administracin, derivara en un plazo no mayor de dos (02) das hbiles, los requerimientos de bienes y
servicios, s
olicitados por las reas, equipos e instituciones educativas, conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro.
03 Cercado Lima.

El Equipo de Logstica, en un plazo no mayor de 24 horas, de recibido por el especialista a cargo, quien revisara y
evaluara que cumplan con los requisitos de admisin, sealados en los numerales precedentes, previa verificacin y
cumplimiento integral de las EE.TT y/o TDR.

De no estar conforme se proceder a devolver a las reas, equipos e instituciones educativas solicitantes, segn
corresponda, para que levante las observaciones que el caso amerite, de acuerdo al Formato Nro. 03
REQUERIMIENTO OBSERVADO (adjunto al presente), y comunicado segn el MEMORANDO NRO. 583-2016-
MINEDU/UGEL.03-ADM/EL de fecha 13.DIC.2016.

DE LAS COTIZACIONES Y CUADRO COMPARATIVO

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El responsable del Equipo de Logstica, con la solicitud presentada por el rea usuaria y aprobada por los rganos
competentes, proceder a:

Obtener una (01) cotizacin cuando el monto de contratacin sea hasta 1 UIT, en cuyo caso se proceder a la
contratacin del bien o servicio con la emisin de la orden de compra u orden de servicio.
Obtener dos (02) cotizaciones como mnimo cuando el monto de contratacin es mayor a 1 UIT hasta 8 UIT, los
cuales deben cumplir con las especificaciones tcnicas o trminos de referencia.

Las Compras por Acuerdo Marco, se realizaran de acuerdo a sus lineamientos establecidos.

Con la informacin de las cotizaciones (Mayor a 1 UIT hasta 8 UIT), el especialista a cargo, elabora el Cuadro
Comparativo de acuerdo al Formato N 4, que identifica al Proveedor seleccionado y determina el valor estimado; el
mismo que es firmado por el Tcnico y/o Profesional encargado de las adquisiciones y el responsable del Equipo de
Logstica, quedando expedito para solicitar la Certificacin Presupuestal.

Las solicitudes de cotizacin remitidas a los proveedores deben estar visadas por el personal que realiza el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado.

Queda exceptuado de cotizaciones, las publicaciones que se efectan en el Diario Oficial El Peruano u otros de nivel
nacional, la compra de pasajes o de precios nicos de lista, los servicios notariales, asesora legal y financiera.

El responsable del Equipo de Logstica, podr solicitar a las reas usuarias, de ser necesario, la opinin tcnica sobre
las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores, previa a la contratacin, estando obligadas a prestar el apoyo
que se requiera.

En todos los casos las cotizaciones tendrn una vigencia de hasta 30 das hbiles, exclusivo para el presente
documento, a fin de brindar la actualizacin de precios del mercado y deben ser consideradas solo aquellas que
corresponden a personas naturales o jurdicas, cuya actividad o giro de negocio est vinculado con el objeto del bien o
servicio a contratar.

DE LA CERTIFICACIN PRESUPUESTAL.

Con el valor estimado obtenido, el Equipo de Logstica solicitar al rea de Planificacin y Presupuesto la aprobacin de
la Certificacin de Crdito Presupuestal, previo registro en el SIAF - Administrativo.

El rea de Planificacin y Presupuesto, en un plazo mximo de hasta un da (24 horas), aprobara va SIAF y expedir la
Certificacin Presupuestal previa verificacin de coherencia con los objetivos y metas contenidos en el Plan Operativo
Institucional.

A efectos de viabilizar y agilizar la contratacin oportuna de los bienes y servicios requeridos el Equipo de Logstica, dar
por atendido la Certificacin Presupuestal segn reporte aprobado en el SIAF, debidamente suscrito por el Jefe del rea
de Planificacin y Presupuesto.

De la emisin de la orden de compra o de servicio

El Equipo de Logstica proceder a emitir la Orden de Compra o de Servicio, a nombre del proveedor con la mejor
propuesta en calidad y costo, notificndole una copia de la Orden para la entrega del bien o ejecucin del servicio
pudindose realizar dicha notificacin mediante correo electrnico o en forma fsica que se acreditara con el cargo
correspondiente,

La orden debe contar con el visto bueno del tcnico o profesional encargado de elaborarlo, firma del Responsable del
Equipo de Logstica y del Jefe del rea de Administracin, para su suscripcin mediante su firma.
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LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE BIENES Y SERVICIOS, IGUAL O MENOR A 08 UITs.
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El Equipo de Logstica proceder a realizar las acciones de registro de la fase de compromiso en el Sistema Integrado
de Administracin Financiera (SIAF).

Para el caso de bienes, se remitir la orden de compra al Almacn Central para la recepcin de los bienes respectivos,
asimismo, deber ser verificado el cumplimiento de las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia por el rea
tcnica y/o especializada.

Para el caso de servicios, se remitir la orden de servicio al rea usuaria y/o rea tcnica, para la supervisin de la
ejecucin del servicio contratado y la emisin de la conformidad respectiva.

De la recepcin, entrega, conformidad y pago de la contratacin

La entrega del bien se efectuar dentro del plazo establecido en la orden de compra en las Instalaciones del Almacn de
la UGEL.03, salvo casos fortuitos o de fuerza mayor debidamente comprobado, que impidan al proveedor entregar el
bien o insumo, para lo cual deber solicitarlo para su respectiva evaluacin y aprobacin; y se regir por las normas del
Cdigo Civil.

Los servicios se ejecutaran y culminaran en el plazo establecido en la Orden de Servicio, salvo casos fortuitos o de
fuerza mayor debidamente comprobada, que impidan al contratista cumplir con el servicio requerido, para lo cual deber
solicitarlo para su respectiva evaluacin y aprobacin; y se regir por las normas del Cdigo Civil.
Para el caso de servicios de mantenimiento, acondicionamiento, mejoramiento y/o reparacin de Infraestructura de la
Sede Central de la UGEL 03 e Instituciones Educativas, previo a la conformidad del servicio el rea Usuaria deber
adjuntar tomas fotogrficas del antes, en plena ejecucin y concluido del servicio ejecutado.

Para el caso de servicios de mantenimiento, acondicionamiento, mejoramiento y/o reparacin de Infraestructura de

Instituciones Educativas, la conformidad del servicio deber ser suscrita por el responsable del rea de Supervisin e
Infraestructura Educativa de la UGEL 03 y el Director de la Institucin Educativa, en calidad de rea usuaria o de quien
este designe.

Para el caso de bienes, la conformidad ser otorgada por el encargado del rea de Almacn de la Unidad de Gestin
Educativa Local 03 a travs del sello de recepcin en la Gua de Remisin, quien verificara el cumplimiento de las
especificaciones tcnicas y la cantidad, para lo cual podr solicitar apoyo del rea usuaria y si la especialidad lo
requiere, del apoyo de otras reas tcnicas.

El encargado del Almacn efectuara la entrega de los bienes adquiridos a las reas Usuarias, mediante Pedido de
Comprobante de Salida (PECOSA), el mismo que deber ser sellada y firmada por el Almacn, responsable del Equipo
Logstico y rea Usuaria en los rubros: Solicitante y Recib Conforme.

Los responsables de las reas, equipos e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa
Local Nro. 03 Cercado Lima cuentan con un plazo de dos (02) das hbiles para que otorguen la conformidad
correspondiente por el bien y/o servicio recibido, luego de haber verificado la calidad, cantidad y cumplimiento de las
condiciones sealadas en los trminos de referencia o especificaciones tcnicas, debiendo realizar, de ser el caso, las
pruebas que fueran necesarias; en caso de encontrarse observaciones, stas debern ser comunicadas, en el da, al
Equipo de Logstica para que lo traslade al contratista o proveedor del bien o servicio recibido, otorgndole el plazo de
03 das hbiles para que subsane las observaciones encontradas.

Si dentro del plazo concedido para subsanar las observaciones, el contratista no cumpliera con efectuarlas, el Equipo de
Logstica podr anular la orden de compra u orden de servicio.
El rea Usuaria, otorgar la conformidad utilizando el Formato N 5 (Para Bienes) y Formato N 6 (Para Servicios), que
deber ser sellado y firmado por el funcionario solicitante.

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El Equipo de Logstica remitir al Equipo de Contabilidad anexa al memorndum de autorizacin de devengado toda la
documentacin que sustente el gasto; debiendo como mnimo contar con lo siguiente:
Requerimiento adjuntando trminos de referencia o especificaciones tcnicas.
Pedido SIGA MEF, determinando meta presupuestaria y clasificador de gasto
Cotizacin (es). (adjuntar invitacin va correos electrnicos de ser el caso)
Cuadro comparativo.
Resumen Ejecutivo (Formato OSCE)
Certificacin Presupuestal.
Orden de Compra o Servicio
Cargo de la notificacin a la Empresa adjudicada.
Conformidad del rea usuaria
Gua de Remisin. (En caso de Orden de Compra)
Comprobantes de pago.
Cdigo de Cuenta Interbancario.
Nmero de cuenta de detraccin (de ser el caso)

El Equipo de Contabilidad efectuar las acciones de control previo realizando la revisin de la Orden de Compra o
Servicio, las consultas de autorizacin de comprobantes de pago ante la SUNAT, as como toda la documentacin
sustentatoria de gasto anexada; luego de lo cual efectuar el registro devengado SIAF para ser remitido al Equipo de
Tesorera que realizar la fase de Girado en el SIAF.

De la Penalidad.

Cuando el contratista no cumpla con la entrega del bien o la prestacin del servicio en el plazo establecido, el
Responsable del Equipo de Logstica podr dejar sin efecto la orden de compra o servicio por incumplimiento.

El usuario dentro de las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia podr establecer penalidades por
incumplimiento del plazo de entrega o ejecucin del servicio. La penalidad se aplicara al Contratista por cada da de
atraso hasta que no supere el 10% del monto total de contratacin, penalidad que se har efectiva una vez vencido el
plazo de entrega del bien o la ejecucin del servicio contratado.

En todos los casos, la penalidad se aplicar automticamente y se calcular de acuerdo con la siguiente frmula:
Penalidad diaria = 0.10 x Monto
F x Plazo en das
Donde F tendr los siguientes valores:
a. Para plazos menores o iguales a Treinta (30) das, para bienes, servicios: F = 0.40.
b. Para plazos mayores a Treinta (30) das, para bienes y servicios: F = 0.25.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:

El Equipo de Logstica es el nico ente responsable de ejecutar los procesos de contratacin de bienes y/o servicios
requeridos por las reas, equipos e instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro.
03 Cercado Lima; por lo que ninguna otra Unidad Orgnica est autorizada a contratar bienes y/o servicios
directamente con los proveedores.

La Unidad de Gestin Educativa Local 03, no asumir gastos contrados o efectuados por las reas, equipos e
instituciones educativas conformantes de la Unidad de Gestin Educativa Local Nro. 03 Cercado Lima, que
incumplan lo dispuesto en el numeral anterior.

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LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE BIENES Y SERVICIOS, IGUAL O MENOR A 08 UITs.
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Los funcionarios y responsables de cada rea usuaria deben tomar las previsiones del caso a efectos de programar con
la debida anticipacin sus respectivos Requerimientos de Contratacin de bienes y servicios, a fin que no se afecten los
productos o resultados de sus proyectos o actividades, de acuerdo a sus metas y objetivos previstos.

Los requerimientos de contratacin deben elaborarse y presentarse antes de la ejecucin de la prestacin; por tanto, no
se admitirn regularizaciones de ningn tipo sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar.

DISPOSICIONES FINALES:
El presente documento, en vigencia a partir del da siguiente de su aprobacin, mediante acto resolutivo.

Para todo lo no previsto en el presente documento, ser de aplicacin lo dispuesto en el Cdigo Civil, as como las
dems normas generales y especficas que resulten aplicables.

ORGANO RESPONSABLE DE LA APLICACIN DEL PRESENTE DOCUMENTO

El rea de Gestin Administrativa, Infraestructura y Equipamiento de la Unidad de Gestin Educativa Local 03.

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FORMATO N 01

MEMORANDO DE REQUERIMIENTO
(Ejemplo Referencial)

MEMORANDUM N -20.-UGEL 03/..

A : ..
Jefe del rea de Gestin Administrativa, Infraestructura y Equipamiento

DE :

ASUNTO : Contratacin de...

REF. : POI 20..

FECHA : Lince, ..

Por medio del presente me dirijo a usted, con la finalidad de solicitar la contratacin de (objeto de la contratacin bien o servicio),
los mismos que debern afectarse a las siguientes especficas de gasto:

ESPECIFICA DE
CONCEPTO
Meta PROGRAMA GASTO
0031 090 Gestin de currculo inicial. 2.3.1.5.1.2 Papelera en gral, tiles
0032 090 Gestin de currculo inicial. 2.3.1.5.1.2 Papelera en gral, tiles

. ..

Se adjunta trminos de referencia y/o especificaciones tcnicas (formato 02 o formato 03)

Atentamente;

Sigla.XXXXX

FORMATO N 02

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FORMATO DE ESPECIFICACIONES TCNICAS

(indicar nombre del bien)

rea o Equipo:
Meta Presupuestaria:
Actividad del POI:
Denominacin de la Contratacin:

I. ANTECEDENTES
Indicar los eventos, situaciones o razones preliminares que motivan la generacin de la necesidad.

II. FINALIDAD PUBLICA

Describir el inters pblico que se persigue satisfacer con la contratacin.

III. OBJETIVO
Descripcin general del bien o bienes a adquirir.

IV. DESCRIPCION DEL BIEN

Descripcin detallada del bien, debe incluir como mnimo:
Caractersticas fsicas del bien, tales como dimensiones, color, forma, etc.
Caractersticas tcnicas del bien, tales como composicin, textura, componentes, etc.
Plazo mnimo de garanta
Servicios post venta, tales como mantenimiento, soporte, instruccin de manejo, etc.

V. PLAZO DE ENTREGA
Indicar el plazo para la entrega del bien o bienes a contratar, en caso de tratarse de entregas parciales, se debe adjuntar
cronograma de entrega precisando la cantidad de bienes a entregar.

VI. DEL PROVEEDOR

El proveedor deber contar con una experiencia mnima de 01 ao en el rubro:

CONDICIONES GENERALES:
No estar impedido para contratar con el Estado.
No estar inhabilitado para contratar con el Estado.
Tener Registro nico de Contribuyente habilitado.
Tener Cdigo de Cuenta Interbancario registrado.
Tener Registro Nacional de Proveedores. (no es necesario en caso de ser menor a 1 UIT)

CONDICIONES PARTICULARES:
Se debe indicar las condiciones necesarias que debe cumplir el proveedor para la atencin del requerimiento.

VII. FORMA DE PAGO

El pago se realizar una vez terminada la prestacin, previa conformidad emitida por el rea y/o Equipo de. de la
UGEL 03, el cual debe de contener los siguientes documentos:

Conformidad del rea y/o Equipo usuaria.

Comprobante de pago.

El pago se efectuara mediante el respectivo abono en la cuenta bancaria individual del postor ganador en un plazo de quince (15)
das calendario, de encontrarse completo el expediente de pago, sea a travs del Banco de la Nacin o de cualquier otra institucin
bancaria del Sistema Financiero Nacional, para cuyo efecto el CONTRATISTA comunicar su CODIGO DE CUENTA
INTERBANCARIA

VIII. CONFORMIDAD DE RECEPCION DEL BIEN

La conformidad de la recepcin de los bienes la otorga el encargado de almacn de la UGEL N03 (Firma de Gua de Remisin) y
el rea Usuaria , en caso de tratarse de bienes especializados solicitar la participacin del rea tcnica especializada, quien debe
presentar un informe de conformidad tcnica.
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En caso que la compra requiera de la instalacin y/o acondicionamiento del bien, se debe emitir un acta de conformidad de la
operatividad del bien a cargo del rea usuaria.

IX. GARANTIA DEL SERVICIO

El contratista deber proporcionar una garanta escrita cubriendo la totalidad del insumo o bien por un periodo de doce (12)
meses, contados a partir de la conformidad del contrato. Esta garanta cubrir todos los costos que hubiera que incurrirse
para subsanar deficiencias de los materiales o corregir defectos de armado por ejemplo de materiales o errores de mano de
obra.

X. PENALIDADES
Cuando el contratista no cumpla con la entrega del bien en el plazo establecido, el Responsable del Equipo de Logstica,
podr dejar sin efecto la orden de compra por incumplimiento.

El usuario dentro de las Especificaciones Tcnicas, podr establecer penalidades por incumplimiento del plazo de entrega.
La penalidad se aplicara al Contratista por cada da de atraso, hasta que no supere el 10% del monto total de la adquisicin,
penalidad que se har efectiva una vez vencido el plazo de entrega del bien.

En todos los casos, la penalidad se aplicar automticamente y se calcular de acuerdo con la siguiente frmula:

Penalidad diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en das
Donde F tendr los siguientes valores:
Para plazos menores o iguales a Treinta (30) das, para bienes, servicios: F = 0.40.
Para plazos mayores a Treinta (30) das, para bienes y servicios: F = 0.25.

XI. OTROS
Sealar alguna otra caracterstica o indicacin que se requiera precisar a fin de tener con claridad las caractersticas del bien o
bienes a contratar.

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FORMATO N 03
FORMATO DE TERMINOS DE REFERENCIA PARA SERVICIOS EN GENERAL
(indicar nombre del servicio)

rea o Equipo:
Meta Presupuestaria:
Actividad del POI:
Denominacin de la Contratacin:

I ANTECEDENTES
Indicar los eventos, situaciones o razones preliminares que motivan la generacin de la necesidad.

II FINALIDAD PUBLICA
Describir el inters pblico que se persigue satisfacer con la contratacin.

III OBJETIVO
Descripcin general del servicio a contratar.

IV DESCRIPCION DEL SERVICIO

Descripcin detallada del servicio, debe incluir como mnimo:
Caractersticas del servicio requerido.
En caso de requerir personal de apoyo, indicar el perfil mnimo del personal.
Lugar donde se efecta el servicio.
Equipamiento mnimo para la realizacin del servicio (de ser el caso)

V DURACION DEL SERVICIO

Indicar el plazo para la ejecucin del servicio, en caso que durante la ejecucin la ejecucin del servicio requiera la aprobacin por
parte de la UGEL N 03 de muestras, avances u otros, se debe consignar adicionalmente los plazos de aprobacin.

VI SERVICIO Y/O PRODUCTO

Indicar el servicio y/o producto o productos que debe presentar el proveedor a contratar, en caso se trate de ms de un producto,
debe sealarse el plazo para la presentacin de cada producto.

VII REQUISITOS DEL PROVEEDOR

Indicar las caractersticas mnimas que debe cumplir el proveedor:

CONDICIONES GENERALES:
No estar impedido para contratar con el Estado.
No estar inhabilitado para contratar con el Estado.
Tener Registro nico de Contribuyente habilitado.
Tener Cdigo de Cuenta Interbancario registrado.
Tener Registro Nacional de Proveedores (no es necesario en caso de ser menor a 1 UIT)

CONDICIONES PARTICULARES:
Se debe indicar las condiciones necesarias que debe cumplir el proveedor para el desarrollo del servicio.

VIII FORMA DE PAGO

El pago se realizar una vez terminada la prestacin, previa conformidad emitida por el rea y/o Equipo de. de la
UGEL 03, el cual debe de contener los siguientes documentos:

Conformidad del rea y/o Equipo usuaria.

Comprobante de pago.

El pago se efectuara mediante el respectivo abono en la cuenta bancaria individual del postor ganador en un plazo de quince (15)
das calendario, de encontrarse completo el expediente de pago, sea a travs del Banco de la Nacin o de cualquier otra institucin

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bancaria del Sistema Financiero Nacional, para cuyo efecto el CONTRATISTA comunicar su CODIGO DE CUENTA
INTERBANCARIA Y DETRACCION

IX CONFORMIDAD DE LA PRESTACION
El jefe del rea o equipo que solicita el servicio debe remitir la conformidad del mismo, en caso de requerir evaluacin tcnica
previa, debe adjuntar copia de dicho informe.

X GARANTIA DEL SERVICIO

El contratista deber proporcionar una garanta escrita cubriendo la totalidad por el servicio por un periodo de.. (.)
meses, contados a partir de la conformidad del contrato. Esta garanta cubrir todos los costos que hubiera que incurrirse
para subsanar deficiencias de los materiales o corregir defectos de armado por ejemplo de materiales o errores de mano de
obra.

XI PENALIDADES
Cuando el contratista no cumpla con la prestacin del servicio en el plazo establecido, el Responsable del Equipo de
Logstica podr dejar sin efecto la orden de servicio por incumplimiento.

El usuario dentro de los Trminos de Referencia podr establecer penalidades por incumplimiento del plazo o ejecucin del
servicio. La penalidad se aplicara al Contratista por cada da de atraso hasta que no supere el 10% del monto total de
contratacin, penalidad que se har efectiva una vez vencido el plazo o la ejecucin del servicio contratado.

En todos los casos, la penalidad se aplicar automticamente y se calcular de acuerdo con la siguiente frmula:

Penalidad diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en das
Donde F tendr los siguientes valores:
Para plazos menores o iguales a Treinta (30) das, para bienes, servicios: F = 0.40.
Para plazos mayores a Treinta (30) das, para bienes y servicios: F = 0.25.

XII OTROS
Sealar alguna otra caracterstica o indicacin que se requiera precisar a fin de tener con claridad las caractersticas del servicio a
contratar

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FORMATO N 04

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FORMATO N 05

CONFORMIDAD DE LA ADQUISICION
DE BIENES
ORGANO O UNIDAD ORGANICA:

OBJETO DE LA CONTRATACION:

PROVEEDOR:

N DE ORDEN DE COMPRA

N DE GUIA DE REMISION

EL QUE SUSCRIBE DEJA CONSTANCIA QUE LOS BIENES Y/O INSUMOS CUMPLE CON LAS CARACTERISTICAS
TECNICAS Y LOS PLAZOS ESTABLECIDOS, POR LO QUE SE PROCEDE A FIRMAR EN SEAL DE CONFORMIDAD. 1

OBSERVACIONES:

LA CONFORMIDAD NO ENERVA RECLAMOS POR VICIOS OCULTOS.

FECHA

..
Firma y Sello del rea usuaria

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FORMATO N 06

CONFORMIDAD DE CONTRATACION
DEL SERVICIO
ORGANO O UNIDAD ORGANICA:

SERVICIO DE LA CONTRATACION:

PROVEEDOR:

N ORDEN DE SERVICIO:

EL QUE SUSCRIBE DEJA CONSTANCIA QUE EL SERVICIO SE HA EJECUTADO A COMPLETA SATISFACCION SEGUN
LO SOLICITADO Y PLAZOS ESTABLECIDOS POR LO QUE SE PROCEDE A FIRMAR EN SEAL DE CONFORMIDAD. 2

OBSERVACIONES:

LA CONFORMIDAD NO ENERVA RECLAMOS POR VICIOS OCULTOS.

FECHA:

..
Firma y Sello del rea usuaria

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