Sistema de Gestin para la Red de Centros Educativos

GESTIONAR AULAS VIRTUALES POR LOS

PERFILES PROFESOR Y COORDINADOR DE
CENTRO EN PAPS
v 1.0

Fecha: 05/11/2014
 Sistema de Gestin para la Red de Centros Educativos

INTRODUCCIN..................................................................................................2

1 PASOS PREVIOS............................................................................................2

2 GESTIONAR AULAS VIRTUALES.................................................................2

1. Preparacin de Aulas Virtuales (no aplicable a aulas del Programa Mochila Digital ni de CCFF
e-learning).....................................................................................................................................................4

2. Apertura de aulas Moodle (no aplicable a aulas del Programa Mochila Digital ni de CCFF e-
learning)........................................................................................................................................................5

3. Gestin de aulas virtuales (Sincronizacin de alumnos y profesores)................................................6

3 MOSTRAR U OCULTAR EL AULA VIRTUAL EN MOODLE.......................10

4 COMPROBACIN DE LOS ALUMNOS INCLUIDOS EN EL ENTORNO

VIRTUAL DE APRENDIZAJE............................................................................12

PASOS PARA CORREGIR LOS PARTICIPANTES INCORRECTOS DE UN

AULA VIRTUAL.................................................................................................13
A. Por parte del profesor...........................................................................................................................13

B. Por parte del Coordinador de Centro.................................................................................................14

Gestionar aulas virtuales en Paps 1

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Introduccin
Este documento describe cmo realizar la gestin de las aulas virtuales del centro en
Paps por los perfiles Profesor y Coordinador centro. Hasta el curso pasado
solamente el perfil Profesor de Paps poda crear y sincronizar las aulas virtuales de
sus alumnos. Desde el ao acadmico 2014-15, el Coordinador de centro puede
realizar tambin parte de esta labor controlando de esta forma qu aulas virtuales se
crean y qu usuarios (alumnos y profesores) tienen acceso a las mismas dentro del
centro. La diferencia entre la gestin del perfil Profesor y del Coordinador centro est
en que el primero puede crear y sincronizar solamente las aulas virtuales de sus
alumnos, y el Coordinador puede sincronizar (pero no crear) todas las aulas virtuales
del centro.
La gestin a la que hacemos mencin se realiza en la aplicacin Paps, aunque hay
pasos previos a realizar tambin en Delphos que son fundamentales para que la
gestin de aulas virtuales pueda ser realizada correctamente.

1 Pasos previos
Para que la generacin de aula virtuales sea correcta se han de coordinar diferentes
acciones en Delphos y Paps. Es muy importante que se siga el orden correcto en la
realizacin de estas tareas.
1. En Delphos las personas con perfiles Direccin o Administracin han de verificar
que los profesores con aula virtual tienen creado su horario individual para el ao
actual. En desdobles se han de asignar correctamente los alumnos de cada
tramo horario del profesor implicado.
2. En Delphos las personas con perfiles Direccin o Administracin han de comprobar
que los alumnos tienen las matrculas creadas y tienen todas las materias en el
detalle de la misma.
3. En Paps las personas con perfil Coordinador de centro han de sincronizar el centro
(lo que significa trasladar los datos de Delphos a Paps en cuanto a profesores,
alumnos, grupos de alumnos, y horarios). Cualquier modificacin en Delphos en
cuanto a alumnos, profesores u horario necesita de una sincronizacin posterior
en Paps para el traslado de esos cambios.
4. En Paps los alumnos han de tener acceso a Paps. Se recuerda que el
Coordinador centro es el que puede activar y reasignar claves en Paps desde el
mdulo Comunicacin, en el apartado Usuarios y usuarios Alumnado.

2 Gestionar Aulas virtuales

Desde el ao 2014/15 el profesor puede realizar la gestin completa de sus aulas
virtuales ( de aquellas agrupaciones de alumnos incluidas en su horario).

Esta gestin implica tres pasos para el perfil profesor:

1. Preparacin de las aulas virtuales en Paps. Este punto no es aplicable
actualmente a aulas de Mochila Digital, ni de CCFF e-learning, pues stas son
preparadas en la Consejera.
2. Abrir aulas virtuales en Moodle. Esto significa que las aulas virtuales
preparadas en Paps se crean en el LMS (Moodle).

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3. Gestin de aulas virtuales. Este paso permtie la sincronizacin de los

participantes, es decir, que los alumnos y profesores de las aulas que aparecen
en Paps, estn igualmente incluidos en el curso correspondiente del LMS, o si
se produce alguna baja en Paps, el usuario deje de estar matriculado en el
curso correspondiente del LMS.

El Coordinador de centro puede realizar nicamente el tercer paso con todas las aulas
virtuales del centro.

Las aulas virtuales correspondientes al programa Escuela extendida

Mochila Digital, y a los Ciclos Formativos impartidos en la modalidad e-
learning aparecern directamente sin intervencin del centro, pues
actualmente son creadas en la Consejera. El resto de aulas virtuales
no incluidas en las mas mencionadas anteriormente, s que pueden ser
gestionadas al completo (desde la Preparacin a la sincronizacin)
por cada profesor.

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1. Preparacin de Aulas Virtuales (no aplicable a aulas del

Programa Mochila Digital ni de CCFF e-learning)

El perfil Profesor tiene la opcin Aula virtual Preparar aulas virtuales que permite
indicar qu aulas virtuales se van a abrir en el Moodle (LMS) en el paso 2. Las
agrupaciones que se muestran como candidatas son las correspondientes al horario
individual del profesor1.

Si ya se tienen creadas las aulas virtuales no es necesario volver a pasar por esta
pantalla.
Al marcar una agrupacin para preparar la creacin del aula virtual y hacer clic en el
botn Aceptar, se llega a la pantalla siguiente en la que se muestran los datos del aula
que se va a preparar en Paps.

1
Los horarios de los profesores han de ser correctos, y el centro ha de estar sincronizado recientemente
para que esa informacin haya sido trasladada a Paps.

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El campo Accin indicar dos posibles valores: uno hace referencia a que se crear,
es decir, se preparar el aula en Paps para la apertura del aula en Moodle en el paso
2 una vez que se haga clic en el botn Aceptar, y el otro indica que ya se ha preparado
anteriormente el aula en Paps (no hay que hacer clic en Aceptar).

2. Apertura de aulas Moodle (no aplicable a aulas del Programa

Mochila Digital ni de CCFF e-learning)

El perfil Profesor tiene la opcin Aula virtual Apertura de aulas Moodle que le permite
crear en el LMS (Moodle) las aulas preparadas en el paso 1.

Esta opcin tampoco es aplicable a aulas de Mochila Digital, ni de CCFF e-

learning, pues estas aulas se crean en la Consejera.

Al marcar una o ms agrupaciones en esta pantalla y hacer clic en el botn Aceptar se

llega la pantalla siguiente, en la que si el aula no se ha creado en el LMS (Moodle) se
indica que se crear al hacer clic en el botn Aceptar, o se indicar el nombre del
profesor incluido en el aula.

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Cuando en esta pantalla se indica el nombre del profesor significa que el aula ya est
dado de alta en el Moodle, pero falta incluir a los alumnos y hay que realizar la
sincronizacin en el paso siguiente. Si se indica Crear aula al hacer clic en el botn
Aceptar de esta pantalla se crear el aula en Moodle y se podrn sincronizar el
profesor y los alumnos en el paso 3.

3. Gestin de aulas virtuales (Sincronizacin de alumnos y

profesores)

Este paso lo puede realizar tanto cada profesor para sus aulas virtuales, como el
Coordinador de centro para cualquiera de las aulas virtuales del centro que ya estn
abiertas (paso 2).

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La pantalla muestra la relacin de aulas virtuales abiertas en Moodle en el paso 2, ms

las creadas en la Consejera correspondientes a Mochila Digital o CCFF e-learning. Si
es el coordinador de centro el que accede obtiene todas las aulas virtuales del centro,
y si es el profesor, aquellas en que imparte clase y han sido abiertas en Moodle.

Al hacer clic sobre el campo cdigo del aula aparece un men contextual con varias
opciones:
Profesores
Alumnos

Al elegir Profesores o Alumnos se llega a la pantalla donde se muestra la relacin de

alumnos o profesores que tendran que estar en el aula virtual.

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En la pantalla anterior adems de la relacin de alumnos (o profesores, segn la

opcin elegida), se tiene el botn Sincronizar usuarios (marcado en rojo). Al hacer clic
sobre l se llega a la pantalla siguiente (Listado de Sincronizacin) con todos los
alumnos y profesores (independientemente si se ha llegado desde la opcin
Profesores o Alumnos).

En la columna Accin se indica lo siguiente para cada alumno y profesor del aula
virtual:
Usuario sincronizado: el usuario est incluido en el entorno virtual de
aprendizaje.
Crear usuario: el usuario an no est incluido en el entorno virtual de
aprendizaje. Si se hace clic en el botn marcado en la imagen se realiza la
sincronizacin y se daran de alta todos estos usuarios en el curso de Moodle.
Eliminar usuario: este usuario est en el entorno virtual de aprendizaje como
resultado de una sincronizacin anterior, pero posteriormente se ha modificado
su pertenencia a la misma. Esto puede haber ocurrido, porque a un alumno se
le ha cambiado de unidad, o bien porque al profesor se le ha cambiado el
horario y ya no imparte clase. Esos cambios que se realizaron en Delphos y ya
estn en Paps despus de una sincronizacin de centro (por el perfil
Coordinador centro) se tiene que trasladar al entorno virtual de aprendizaje con
el botn marcado en la imagen.
No usuario Paps: este alumno ha de ser activado en Paps por el
Coordinador de Centro y se le deben proporcionar los datos de acceso, para
que pueda acceder a Paps y luego al Aula Virtual.

Con el botn marcado en la imagen anterior (Sincronizar usuarios), se llevarn a cabo

las acciones indicadas en la columna accin cuando sea Crear usuario o eliminar
usuario del entorno virtual de aprendizaje.

Un vez realizada la sincronizacin indicada Paps permitir (o eliminar) el acceso al

mdulo Aula Virtual.

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3 Mostrar u ocultar el aula virtual en Moodle

El profesor del aula virtual puede hacer visible u ocultar el curso Moodle para los
alumnos. De esta forma l puede controlar cuando abrir el curso mientras lo revisa o
hace modificaciones. Para ello ha de entrar en el Mdulo de Paps AulaVirtual, y a
continuacin, en el curso Moodle que le interese.

Dentro del curso Moodle ha de elegir la opcin Administracin del curso Editar
ajustes.

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En esta pantalla el profesor puede marcar en el campo Visible dos valores: Mostrar
para que el curso sea accesible para los alumnos incluidos en Participantes (los que
se sincronizaron desde Paps), u Ocultar para que el curso no est accesible para los
alumnos participantes. Un curso oculto siempre est accesible para el profesor del
mismo para que pueda revisarlo, incluir tareas, calificar, etc.

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Por supuesto, no hay que olvidar guardar los cambios en esta misma pantalla con el
botn de la parte inferior.

4 Comprobacin de los alumnos incluidos en el

entorno virtual de aprendizaje
El profesor del aula virtual puede comprobar los alumnos que tiene incluidos en el LMS
o entorno virtual de aprendizaje. Para ello, una vez que entre a Paps, ha de elegir el
mdulo Aula virtual,

y elegir el aula virtual deseada.

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En la imagen anterior se ve que el profesor tiene dos cursos en el entorno virtual de

aprendizaje y haciendo click en uno de ellos se llega a la pantalla del curso en la que
hay que elegir la opcin Participantes.

En la pantalla anterior se pueden comprobar los alumnos y profesores que pueden

entrar al curso virtual.

Pasos para corregir los participantes incorrectos de un

aula virtual

A. Por parte del profesor

Si la relacin de alumnos participantes en un aula virtual no es correcto, en cuanto a

que sobre o falte alguno, el profesor ha de seguir estos pasos.

1. Entrar en Paps con el perfil profesor, en el mdulo Comunicacin, en el apartado

Gestin de aulas. En el aula que corresponda se ha de elegir la opcin Alumnos o
Profesores segn convenga. Luego se ha de hacer clic en el botn Sincronizar
usuarios.

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2. Si se obtiene que el alumno a poner o quitar tiene un valor en la columna ACCION

diferente a Usuario sincronizado, se lanza la sincronizacin con el botn de la parte
superior derecha.

3. Si el alumno no aparece en la relacin hay que comunicarlo al Coordinador de

centro que tendr que revisar junto a la Direccin si el alumno est correctamente
matriculado en Delphos, y si posteriormente a las modificaciones, se ha sincronizado
el centro en Paps.

B. Por parte del Coordinador de Centro

Desde el perfil de Coordinador de centro se pueden hacer las mimas comprobaciones

que se han indicado en los prrafos anteriores para el profesor, para todas las aulas
virtuales del centro. Pero el Coordinador tendr que asegurarse que los alumnos estn
en Paps Comunicacin incluidos en su unidad. Tambin ha de dirigirse al equipo
directivo o a la Secretara del centro, para que en Delphos verifiquen que el alumno
est matriculado y en el detalle de su matrcula tiene todas las materias.

Si se modifican datos de matrcula de un alumno, el Coordinador de centro ha de

lanzar una sincronizacin de Centro en Paps e informar a los profesores
implicados en los cambios para que sincronicen su aulas virtuales (aunque l lo puede
hacer tambin).

Si existe algn problema relacionado directamente con el funcionamiento de Paps o

de Moodle el profesor ha de poner una incidencia desde Delphos, con el botn
INCIDENCIAS de la parte superior de cualquiera de las pantallas eligiendo el proyecto
Paps, y describiendo con datos concretos (curso, unidad, materia, alumno, opcin
que no funciona, error que devuelve el sistema) la incidencia que se produce. De esta

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forma la incidencia queda registrada y es respondida por este mismo sistema, siendo
avisado el profesor de la respuesta de la misma por correo electrnico.

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