Adquisicion de Dispositivos Medicos

IPS UNIDAD DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS S.A.
S
Cdigo
NIT. 900951549-9
ADQUISICIN DE DISPOSITIVOS MDICOS ADM 001
Fecha de Emisin Fecha Aprobacin Fecha Actualizacin Versi Pgina
OCTUBRE 2016 NOVIEMBRE 2016 OCTUBRE 2020 n1 1 de 8
ADQUISICION DE DISPOSITIVOS
MEDICOS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PATRICIA A. MUCHAVISOY SANDRA TERAN CARLO PISCIOTTI PUCCINI
AUDITOR CALIDAD COORDINADOR MEDICO REPRESENTANTE LEGAL
Fecha: OCTUBRE 2016 Fecha: OCTUBRE 2016 Fecha: NOVIEMBRE 2016
IPS UNIDAD DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS S.A.S
Cdigo
NIT. 900951549-9
1. OBJETIVO
Establecer las condiciones para la adquisicin y reposicin de los dispositivos mdicos.
Implementar los planes de reposicin para garantizar el suministro adecuado, determinando

las cantidades necesarias para evitar desabastecimientos y/o excesos, prdidas o
vencimiento de estos.
2. ALCANCE
El proceso comienza con la estimacin de necesidades y finaliza con l envi de la orden a la

oficina del representante legal para el trmite correspondiente.
3. RESPONSABLES
Esta bajo responsabilidad del Representante legal.
4. ANEXOS
NOMBRE DEL ANEXO /FORMATO CODIGO

FO01-PR01-IPS IPS UNIDAD DE
KARDEX DE PROVEEDORES SERVICIOS ESPECIALIZADOS S.A.S
FO02-PR01- IPS UNIDAD DE SERVICIOS
LISTA DE INSUMO ESPECIALIZADOS S.A.S
4.1 SELECCIN DE PROVEEDORES
La IPS UNIDAD DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS S.A.S tomara como base para la

adquisicin directamente con distribuidores mayoristas; para la escogencia se tendr en cuenta
las siguientes variables:
Oferta.
Precio.
Calidad.
Relacin necesidad/compras.
Oportunidad.
Estado del pedido.
La valoracin de los proveedores se llevara a cabo cada tres meses, teniendo en cuenta los
siguientes criterios:
Calidad.
Del producto en general.
Oportunidad.

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Existencias en el momento.
Servicio.
Ofertas, solucin oportuna a reclamos y devoluciones.
Oferta.
Surtido.
Tiempo de entrega.
Cumplimiento.
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
N QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN PARA QUE

1 Estimaci1. Mtodo de consumo Cada tres rea Repres Para
n de histrico. meses administ entante conocer las
necesid rativa. legal. cantidades
ades. Se recopilara la exactas a
informacin a travs pedir y no
del kardex que hacer un
evidencia el sobre
movimiento durante un pedido y no
tiempo determinado y tener
establece el promedio demanda
mensual. insatisfecha
Con base en consumo .
promedio mensual, el
tiempo que transcurre
entre el momento en
que inicia el proceso
de adquisicin y el
tiempo en que llega el
producto, se
determinan los niveles
mnimos y mximos de
existencias, el punto
de reposicin y la
cantidad a pedir.
1.1.1. Consumo
promedio mensual
(CPM).
Para obtener este dato

se debe obtener el
consumo de cada
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insumo durante los

ltimos tres meses,
estos datos se
obtienen del consumo
durante este periodo.
Para calcular el
consumo promedio
mensual se suman los
consumos de los tres
meses y se divide
entre tres.
1.1.2. Tiempo de
reposicin.
Es la fraccin de
tiempo que se requiere
para llevar a cabo la
adquisicin, sumando
adems el tiempo que
gasta el proveedor en
entregar el pedido. El
tiempo de reposicin
depender de la
ubicacin geogrfica,
de los medios de
transporte, vas de
acceso y flujo del
trmite.
El tiempo promedio
para llegar el producto
es de
aproximadamente
ocho da.
1.1.3. Nivel mnimo

de existencias (NmE).
Se define como la
cantidad de insumos
que se debe tener en
existencias en la IPS
Unidad de Servicios
especializados S.A.S
Cdigo
NIT. 900951549-9
necesaria para cubrir

las necesidades
mientras llega un
nuevo pedido.
1.1.4. Punto de
reposicin (PR).
Se define como el
momento en el cual
hay suficiente cantidad
del insumo para cubrir
su gasto hasta que
llegue el nuevo pedido
sin utilizar el nivel
mnimo de existencias
(NmE), en otras
palabras, es el punto
en el cual se debe
empezar a realizar los
trmites de pedido
para garantizar
abastecimiento. Es
importante porque
permite visualizar el
momento preciso en el
cual debe iniciarse el
proceso de adquisicin
para no sufrir
agotamientos, para ello
entonces se debe
tener en cuenta el nivel
mnimo de existencias
ms un tiempo de
reposicin que se
consumir mientras
llegue el nuevo pedido
sin que se agote el
nivel mnimo.
1.1.5. Nivel mximo

de existencias (NME).
Se define como la
cantidad mxima que
se debe tener en
Cdigo
NIT. 900951549-9
existencias de un
producto determinado,
es decir, es el lmite
superior del cual no
debe pasar las
cantidades adecuadas
para un periodo
determinado, sin
necesidad de hacer
inversiones en
cantidades
exageradas, los cual
ayuda a optimizar el
presupuesto.
El NME se calcula
teniendo en cuanta el
NmE, ms la cantidad
que se consume
durante el periodo para
el cual se compra.
1.1.6. Cantidad a
pedir (CAP).
Se define como la
cantidad de insumo
que se debe de
solicitar al proveedor
para restablecer
aquellos que se han
consumido durante el
periodo para el cual se
compra; es importante
manejar tcnicamente
este parmetro porque
permite calcular, de
una manera ms
precisa, la cantidad
que realmente quiere
para ese periodo,
debido a que para ello
se tiene en cuanta las
existencias del insumo
al momento de iniciar
los trmites de

Cdigo
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adquisicin.
Para calcular la CAP

se debe tener en
cuenta el PR, la
cantidad que se
consume durante el
periodo para el cual se
compra y las
existencias al
momento de iniciar a
hacer el pedido.
Una vez se realiza los Cuando Para
rea Repres
Generar clculos se deben se haya conocer
2 administ entante
listado generar un listado de realizado que se va a
rativa legal.
las necesidades. el clculo pedir
Para
realizar los
Para realizar el listado pedidos de
se deben de promediar Cuando rea Repres acuerdo a
Aproxim
3 el listado a las Se genere administ entante la
aciones
presentaciones el listado rativa legal. presentaci
comerciales. n que los
laboratorios
producen.
Se especifica si se para que la
Cuando rea Repres
especific desea alguna marca o calidad sea
4 Se genere administ entante
aciones con ciertas a las
el listado. rativa. legal.
caractersticas. requeridas
Una vez analizado los
Solicitud Cuando Para
datos, se debe generar rea
de se tenga Repres evaluar
5 una orden de pedido la administ
cotizacio el listado entante precios y
cual se enva al rativa
nes completo. legal. calidad.
proveedor.
Una vez se tengan las
cotizaciones se deben Cuando
Revisin Para
de analizar las se tenga rea Repres
de evaluar
6 diferentes cotizaciones las administ entante
cotizacio precios y
teniendo en cuanta cotizacion rativa. legal.
nes calidad.
todas las variables es.
anteriores.
7 Orden Se solicitara al Cuando rea Repres Para que
de proveedor que fue se haya administr entante sean
pedido seleccionado para analizado ativa legal. enviado
dotar los insumos que
envi en su totalidad y
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con todas las

caractersticas de
pedido.
Evaluaci Cuando
rea Repres Para
n a Despus de ejecutarse llegue
8 administr entante calificar la
provee- la adquisicin. todo el
ativa. legal. calidad.
dores. pedido.
6. DOCUMENTACION DE REFERENCIA
EMITIDO
TIPO NUMERO FECHA DESCRIPCIN
POR:
MINISTERIO Por el cual se reglamenta
28 DE JUNIO DE LA el servicio farmacutico y
DECRETO 2200
DE 2005 PROTECCIO se emiten otras
N SOCIAL. disposiciones.
Por la cual se establece el
MINISTERIO sistema obligatorio de
3 DE ABRIL DE DE LA garanta de calidad de la
DECRETO 1011
2006 PROTECCI atencin de salud del
N SOCIAL. sistema general de
seguridad social en salud.
Por la cual se establecen
las condiciones que deben
de cumplir los prestadores
MINISTERIO de servicios de salud para
3 DE ABRIL DE DE LA habilitar sus servicios e
RESOLUCIN 1043
2006 PROTECCI implementar el
N SOCIAL componente de auditora
para el mejoramiento de la
calidad de la atencin y se
dictan otras disposiciones.
Por lo cual se definen los
procedimientos y
MINISTERIO condiciones que deben
DE SALUD Y cumplir los Prestadores de
RESOLUCION 2003 2014 Servicio de Salud para
PROTECCIO
N SOCIAL habilitar sus servicios y se
dictan otras disposiciones.


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Implementar los planes de reposicin para garantizar el suministro adecuado, determinando

El proceso comienza con la estimacin de necesidades y finaliza con l envi de la orden a la

Esta bajo responsabilidad del Representante legal.

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4.1 SELECCIN DE PROVEEDORES

La IPS UNIDAD DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS S.A.S tomara como base para la

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5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

N QUE COMO CUANDO DONDE QUIEN PARA QUE

Para obtener este dato

insumo durante los

1.1.3. Nivel mnimo

necesaria para cubrir

1.1.5. Nivel mximo

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Para calcular la CAP

con todas las

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