Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
SGDQ Administracion PDF
SGDQ Administracion PDF
SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL
QUIPUX
SGDQ
MANUAL DE USUARIO
ADMINISTRACIN
Marzo-2013
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
SUBSECRETARIA DE TECNOLOGAS DE LA
INFORMACIN
MANUAL DE ADMINSTRACIN
Cdigo: Versin Nmero de Pginas:
STI-DS-SGDQ-AD 1.4 45
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Licencia
Usted es libre de:
Condiciones:
1
Para ver la licencia completa, visite:
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/legalcode.es
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
NDICE
MANUAL DE ADMINISTRACIN.....................................................................1
I.INTRODUCCIN........................................................................................1
II.ALCANCE................................................................................................. 1
1.INGRESO AL SISTEMA...............................................................................2
2.INGRESO A ADMINISTRACIN...................................................................4
2.1 ADMINISTRACIN..................................................................................4
2.1.1Cambio de contrasea....................................................................................4
2.1.2Listas de envo................................................................................................5
1.1.1.1.Crear lista de envo............................................................................................... 5
1.1.1.2.Editar lista de envo.............................................................................................. 7
1.1.1.3.Consultar lista de envo........................................................................................ 8
2.1.3Usuarios internos............................................................................................9
1.1.2.1.Usuario................................................................................................................. 9
1.1.2.2.Buscar usuario.................................................................................................... 16
1.1.2.3.Buscar usuario.................................................................................................... 18
1.1.2.4.Usuarios sin rea................................................................................................ 19
1.1.2.5.Reporte usuarios................................................................................................. 20
2.1.4Ciudadanos................................................................................................... 20
1.1.2.6.Crear ciudadano................................................................................................. 20
1.1.2.7.Editar ciudadano................................................................................................ 23
2.1.5reas............................................................................................................ 25
1.1.2.8.Crear rea.......................................................................................................... 25
1.1.2.9.Editar rea......................................................................................................... 26
1.1.2.10.Bandeja Compartida......................................................................................... 28
1.1.2.11.Lista de rea..................................................................................................... 29
2.1.6Instituciones................................................................................................. 29
2.1.7Numeracin de documentos.........................................................................30
2.2 CARPETAS VIRTUALES..........................................................................31
2.2.1Administracin de Carpetas Virtuales...........................................................31
2.2.2Consultar Carpetas Virtuales........................................................................32
2.2.3Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas..................................33
2.3 ARCHIVO FSICO..................................................................................34
2.3.1Organizacin Fsica del Archivo....................................................................34
2.3.2Nueva ubicacin Fsica.................................................................................35
2.3.3Consultar Estructura del Archivo Fsico.........................................................36
2.3.4Ubicacin Fsica de Documentos..................................................................36
2.3.5Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico..............................37
2.3.6Metadatos..................................................................................................... 38
2.3.7.1 Administracin de Metadatos...................................................................38
III.GLOSARIO DE TRMINOS.......................................................................40
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
MANUAL DE ADMINISTRACIN
I. INTRODUCCIN
II. ALCANCE
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
1. Ingreso al sistema
2
Se recomienda utilizar el navegador de Internet gratuito Mozilla Firefox, para el correcto
funcionamiento del sistema.
3
Se debe notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de
que los hubiera o gestione la inactivacin del usuario Servidor Pblico con el AIQ
correspondiente a otra Institucin.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
2. Ingreso a administracin
Administracin
Carpetas Virtuales
Archivo fsico
2.1 Administracin
Al seleccionar esta opcin se despliega el siguiente listado de funcionalidades
para administrar el sistema:
1. Cambio de contrasea
2. Listas de envo
3. Ciudadanos
4. Usuarios internos
5. reas
6. Instituciones
7. Numeracin de documentos
8. Respaldo de Documentos
9. Metadatos de Documentos
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Esta funcionalidad permite al usuario crear varias listas de envo, cada una
de ellas con varios usuarios: de su Institucin, de otra institucin,
ciudadanos o mixta. De esta manera se facilita el envo de documentos a
varios destinatarios.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Luego de ello debe ingresar los filtros para buscar a los usuarios que desea
incluir en la nueva lista:
Una vez que se despliega la lista de usuarios segn los filtros ingresados,
se elige a cada uno de ellos y se da clic en Seleccionar para agregarlos a
la lista.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Esta opcin permite seleccionar una lista ya creada para editar datos como
Nombre de la lista, la Descripcin y agregar o borrar los usuarios
pertenecientes a la misma.
Para borrar los usuarios de la lista debe dar clic en el botn Borrar que se
encuentra a lado derecho de cada uno de los usuarios que pertenecen a la
misma.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Esta opcin permite consultar los datos de las listas de envo ya creadas.
Para ello se debe seleccionar la lista y se desplegarn los usuarios
pertenecientes a la misma. Est pantalla es la misma de Editar Lista.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
1. Usuario
2. Crear Subrogacin de Puesto
3. Desactivar Subrogacin de Puesto
4. Usuarios sin rea
5. Reporte a usuarios
1.1.2.1. Usuario
Figura 13:
Acciones de usuarios
Figura
14: Consulta de datos de usuario
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Fi
gura 15: Funcin para copiar de datos consultados
11 Adems de ello consulta si el usuario que se est creando ya existe
como usuario Ciudadano o Servidor Pblico en otra Institucin.
Figu
ra 16: Advertencia de usuarios ya registrados
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no
duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos
duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivacin con el AIQ
correspondiente de otra Institucin.
4
Procedimiento para Subrogacin de Cargo:
http://www.informatica.gob.ec/index.php/quipux-descargas
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Fi
gura 17: Creacin de usuario
- Responsable del rea.- Se elige esta opcin para un slo usuario del rea y
sirve para indicar la persona responsable de los documentos que se emiten en
su rea, est asociado al campo Iniciales de la sumilla y no es necesario que
el usuario tenga el perfil de Jefe.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Generales
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Asistentes o Secretarias
- Usuario pblico.- Permite al usuario ser visto desde otras reas de una
misma institucin, ver a usuarios jefes y usuarios de otra rea, para
realizar reasignacin de documentos.
Jefes
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Bandeja de Entrada
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Administrador
R.R.H.H
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para
no duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios
Ciudadanos duplicados en caso de que los hubiera o gestione la
inactivacin con el AIQ correspondiente a otra Institucin.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Luego de modificar los datos del usuario se debe Grabar los cambios,
para cancelar se puede dar clic en Regresar.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
F
igura 29: Asignacin de reas a varios usuarios
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Los datos que se muestran son: cdula, ttulo, nombre, puesto, correo
electrnico rea, ciudad y estado.
2.1.4 Ciudadanos
1. Crear
2. Editar
Los datos deben estar escritos sin faltas de ortografa, sin abreviaturas ni
caracteres especiales en los campos. Al terminar de registrar los datos se
debe dar clic en el botn Aceptar para guardar los cambios.
6
Usuarios Ciudadanos son aquellos usuarios que no pertenecen a una Institucin
Pblica registrada en el sistema Quipux.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Por ejemplo en los casos de Mara de los ngeles, (de los) va con
minsculas. Las maysculas tambin, deben ser tildadas (ngeles).
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Nota.- Todos los artculos "de", "del", "los", "la", "las" que se encuentren
en cualquier texto debe ir en minsculas, excepto los nombres de "Los
Ros", "El Oro", que son provincias. Tampoco se debe crear servidores
pblicos como ciudadanos.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no
duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos
duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivacin con el AIQ
correspondiente a otra Institucin.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Fig
ura 36: Bsqueda y seleccin de ciudadano
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
2.1.5 reas
1. Crear rea
2. Editar rea
3. Lista de rea
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Mediante la bsqueda, el sistema permite listar las reas que coiciden con
el nombre ingresado.
Fi
gura 41: Buscador de reas
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Para grabar los cambios debe dar clic en el botn Aceptar, para cancelar
los cambios en Regresar.
Jefe de rea
b) En la funcionalidad Editar rea hay una regin llamada Datos del Jefe
de rea, en donde se puede seleccionar al usuario Jefe dando clic
sobre el nombre y luego poner Aceptar:
Fi
gura 44: Asignacin de Jefe a rea
Una vez que se selecciona el Jefe, los datos del mismo se pasan a la
derecha y se podr compartir bandeja, en caso de requerir.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
2.1.6 Instituciones
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
7
Norma Tcnica NTE INEN 2410:2011
http://www.informatica.gob.ec/index.php/component/docman/doc_download/43--
norma-tecnica-ecuatoriana-2410
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
En esta seccin se va a crear las carpetas virtuales del rea, segn los
niveles que se requiera. Cada rea puede tener sus propias carpetas
virtuales.
- Seleccionar el rea.
- Realizar la creacin del primer nivel, para lo cual se da clic en el link
que dice Crear , que se encuentra en la columna Accin a lado
derecho de la pantalla, se registra el nombre de la carpeta virtual y se
da clic en Guardar.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Archivo fsico se lo debe realizar para cada una de las reas y se debe
configurar de acuerdo a los archiveros fsicos que se tenga en ellas.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
El nombre de los niveles de organizacin fsica del archivo est definido por
la normativa del Sistema Nacional de Archivos (SINAR). Por ejemplo: si
deseamos crear el rea los nombres de los niveles seran: Archivo,
Estantera, Bandeja, Cajn, Folder. Una vez creados se guarda los
cambios dando clic en Aceptar.
Para crear la carpeta del primer nivel se deber dar clic en el link que dice
Crear [nombre dado al primer nivel], establecer el nombre, la sigla y
guardar los cambios.
Manual de Administracin
Manual de Administracin
Figu
ra 62: Ubicacin de documentos en Archivo Fsico
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
2.3.6 Metadatos.
Administracin de Metadatos
Consulta de Metadatos
Manual de Administracin
En esta seccin se va a crear metadatos del rea, segn los niveles que se
requiera. Cada rea puede tener sus propias carpetas virtuales.
- Seleccionar el rea.
- Realizar la creacin del primer nivel, para lo cual se da clic en el link
que dice Crear , que se encuentra en la columna Accin a lado
derecho de la pantalla, se registra el metadato (palabra) y se da clic en
Guardar.
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Manual de Administracin
Sistema de Gestin Documental Quipux
Manual de Administracin