Las secretarias saben cmo se defiende un lder en el da a da

As es un buen jefe
La receta para ser un buen jefe consta de tres ingredientes fundamentales: saber fijar objetivos claros y
relevantes; saber elogiar el trabajo bien hecho, y saber llamar la atencin de sus colaboradores, cuando
sea necesario, en un tono constructivo, afirma el profesor del IESE Jos Mara Rodrguez

50 IESE JUNIO 2002 / Revista de Antiguos Alumnos


Ester Grau trabaja como secretaria en la
Comisin Europea, en Bruselas. A lo
largo de su carrera profesional ha tenido
varios jefes, y aunque cada uno responda
a un perfil muy distinto, de todos admira
el mismo comn denominador, los valores
que convierten a un directivo en un buen
jefe. Todos tenan un gran sentido del
deber y responsabilidad, saban escuchar
y depositaban confianza en sus colabo-
radores, al tiempo que se dejaban acon-
sejar, por lo que resultaba muy
agradable colaborar con ellos.
La secretaria es una pieza
clave de la organizacin
Mara del Mar Araluce (PDG-III 91)
Directora de ISSA
Los jefes necesitan que su
secretaria sea su memoria, su
ordenador personal, su agenda,
su puente de enlace con el resto
de la estructura y su conexin
con el exterior. Y hay que
intentar responder a todas estas
expectativas actuando con
sentido comn, eficacia,
inteligencia y diligencia, asegura
Ester, secretaria en la Comisin
Europea y antigua alumna de
ISSA.
La figura de la secretaria ha
ido evolucionando en los ltimos
aos, hasta llegar a convertirse
en una pieza clave de cualquier
equipo directivo. La secretaria
tiene competencias y
responsabilidades que requieren
IESE JUNIO 2002 / Revista de Antiguos Alumnos
a fondo / perspectivas
Un buen jefe tiene que ser, ante todo, Mara del Mar Araluce (PDG-III 91) es la
buena persona. Es muy importante que directora de ISSA, una escuela de secreta-
tenga suficiente sensibilidad para cono- riado internacional con sede en San
cer la evolucin natural de cada colabo- Sebastin que pertenece a la Universidad
rador. Los directivos deben asumir las de Navarra. En su opinin, para las secre-
responsabilidades que les han confiado tarias es muy importante que su jefe sepa
delegando cuando es necesario y diri- comunicar.
gindoles cuando sea preciso. Adems
de la competencia a nivel tcnico, el jefe La secretaria explica Mara del Mar
debe saber gestionar un equipo de pro- espera que su jefe le transmita con clari-
fesionales combinando las dotes de dad el contenido de las tareas que debe
diplomacia con el sentido del humor, realizar; para esto es fundamental que
aade. sepa comunicar los mensajes, que los
>>
un temple caracterstico, que quehacer, tenga una orientacin
ane aparentes contradicciones. internacional.
Por ejemplo, una buena Fiel al estilo de la Universidad
secretaria tiene que saber de Navarra, la formacin que se
arriesgarse y tomar decisiones, imparte en ISSA tiene un enfoque
y a la vez, debe mantener el humanista y pone especial
autocontrol y la serenidad en empeo en la atencin
una preparacin acadmica situaciones que crean cierta personalizada y en la educacin
especfica y adaptada a las tensin. Debe estar en lo del carcter. La formacin que se
necesidades de la empresa de concreto y no perder detalle, y al da en ISSA se apoya, por
hoy. mismo tiempo, debe tener una supuesto, en el plan de estudios
En 1963, para dar respuesta a la visin amplia y conocer bien el que compatibiliza el rigor
demanda de formacin propia funcionamiento de toda la acadmico propio de los estudios
para los profesionales de este empresa, explica la directora de universitarios y las necesidades
campo, naci el Instituto ISSA. cambiantes de las empresas. En
Superior de Secretariado y Del mismo modo que los ISSA, tambin trabajamos en el
Administracin (ISSA). sectores, el perfil de una buena desarrollo de competencias
La formacin de una buena secretaria tambin ha profesionales a travs del
secretaria se fundamenta en evolucionado. Actualmente, los asesoramiento personalizado, con
unos slidos conocimientos del empresarios demandan una apoyo en test psico/profesionales,
mundo empresarial, a travs de secretaria que, adems de los seminarios de habilidades
una enseanza tanto tcnica conocimientos tcnicos como el personales y profesionales, etc. Se
como humana, y una orientacin dominio de dos idiomas, una trata, en definitiva, de apoyar a
internacional en todas las buena preparacin humanstica y cada persona para que encuentre
materias que se imparten. el conocimiento del mundo ese equilibrio que le viene exigido
A las Ayudantes de Direccin empresarial y de las nuevas en la vida profesional, asegura la
se les exige un talante personal, tecnologas relacionadas con su directora de ISSA.
51
El directivo debe reconocer los logros y corregir
las deficiencias. Hay que saber felicitar cuando
sea preciso, del mismo modo que hay que
sealar en qu reas se puede mejorar. Una
secretaria espera que su jefe posea el equilibrio
para ser imparcial en la valoracin del trabajo,
seala la directora de ISSA

Declogo del buen jefe

Fijar objetivos claros y relevantes
Elogiar el trabajo bien hecho
Corregir sin humillar
Saber escuchar
Dejarse aconsejar
Ayudar, estimular y, si es necesario,
colaborar en el desarrollo del trabajo
Mostrar cercana y respeto en el trato
personal
No perder el sentido del humor
Dar ejemplo: trabajar con la misma
calidad que se exige
Controlar el seguimiento de los encargos

>> haga llegar con nitidez. Otro
aspecto fundamental en el trato entre el
directivo y su secretaria es la capacidad
de motivacin. Un buen jefe debe saber
transmitir entusiasmo, optimismo y con-
fianza.
El directivo debe reconocer los logros
y corregir las deficiencias. Hay que
saber felicitar cuando sea preciso, del
mismo modo que hay que sealar en
qu reas se puede mejorar. Una secre-
taria espera que su jefe posea el equili-
brio para ser imparcial en la valoracin
del trabajo, seala la directora de
ISSA.
Las secretarias esperan que sus superio-
res les exijan, pero que tambin sean
ejemplares cumpliendo los compromisos
de sus agendas. Adems, un buen jefe
ayuda y estimula a realizar bien el traba-
jo que encomienda, y si es necesario,
ensea cmo realizarlo, ya que para un
buen jefe el desarrollo profesional de su
secretaria es muy importante.
Un buen jefe, adems de ser accesible a
sus colaboradores, debe saber mostrar
esta cercana siendo, al mismo tiempo,
respetuoso en el trato personal. Es muy
importante saber escuchar y contar con
las opiniones de los colaboradores e inte-
resarse por el trabajo que ha sido enco-
mendado. Para las secretarias, resulta
motivador saber que el directivo para el
que trabajan es consciente del trabajo
que estn realizando y que no dispone
del tiempo sin contar con ellas, afirma.
Las secretarias no esperan que sus jefes
sean perfectos, pero s que sepan recti-
ficar. Es conveniente que sepan escu-
char y contar con las opiniones de sus
colaboradores, y que aunque deleguen,
sigan y apoyen el trabajo hasta el
final, apunta Mara del Mar.
En resumen, se trata, segn el profesor
Rodrguez Porras, de una receta tan
sencilla como difcil de vivir da a da:
La receta para ser un buen jefe consta
de tres ingredientes fundamentales:
saber fijar objetivos claros y relevantes;
saber elogiar el trabajo bien hecho, y
saber llamar la atencin de sus colabo-
radores, cuando sea necesario, en un
tono constructivo.
Sergi Molas
w w w
www.issa.edu

52 IESE JUNIO 2002 / Revista de Antiguos Alumnos