anexo 6

P MBOK
 Anexo 6: PMBOK 191

I ntroduc c in
El presente anexo extiende una explicacin sobre las generalidades del PMBOK
como fuente de creacin del manual de prcticas del Modelo S&S.

El PMBOK es una gua utilizada por los gestores de proyectos para dirigir el
proceso de un proyecto de xito, y se caracteriza por la definicin de procesos y
reas de conocimiento de las cuales se generan prcticas.

La ventaja de utilizar el PMBOK para proyectos es que ste es de aplicacin

general, es decir que las prcticas y conocimientos descritos en l pueden ser, en
su mayora, adaptados a muchas realidades organizacionales. Adems, puede
decirse que existe una conciencia global acerca de su valor y utilidad.

La informacin presentada en este anexo corresponde al documento del

PMBOK, edicin 2000.

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 Anexo 6: PMBOK 192

El hecho que sea temporal implica que tenga un comienzo y un fin. El fin es
alcanzado cuando los objetivos de proyecto son cumplidos o cuando queda claro

1 D e finiciones y C o nc e ptos que estos no podrn ser cumplidos.

Los proyectos son tomados a cualquier nivel de la organizacin,

El Instituto de Gestin de Proyectos (PMI por sus siglas en ingls), public en
1996 el Project Managament Body of Knowledge (PMBOK), que es un trmino
inclusivo que describe la suma de conocimiento adquirido en la profesin de
administracin de proyectos. Incluye conocimiento de prcticas tradicionales
probadas que son aplicadas en la gestin de proyectos en general, as como el
conocimiento de prcticas innovadoras y avanzadas que son aplicables en casos
un poco ms especficos.
El PMBOK se estructura por procesos de gestin de proyectos y reas de
conocimiento, temas que se explicarn ms adelante.
A continuacin, se desarrollarn las definiciones de proyecto y gestin de
proyectos bajo el enfoque del PMBOK.
1.1 Qu es un Proyecto?
Las organizaciones desarrollan trabajos. Generalmente los trabajos envuelven
operaciones y/o proyectos. Estas operaciones y proyectos comparten ciertas
caractersticas:
pueden involucrar a una o cientos de personas, puede requerir Proyecto2
menos de cien horas para ser completados o ms de diez millones.
Esfuerzo temporal iniciado
Los proyectos pueden involucrar una o varias unidades de la para crear un nico producto
organizacin y a su vez pueden pasar los lmites de la misma a travs o servicio.
de sociedades.
1.2 Qu es la Gestin de Proyectos?
La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades,
herramientas y tcnicas para las actividades de un proyecto con el objeto de
satisfacer o superar las necesidades y expectativas de los inversores del proyecto.
El trmino gestin de proyectos es utilizado para describir un acercamiento
organizacional para la administracin de operaciones actuales. Este
acercamiento, llamado administracin por proyectos, trata varios aspectos u
operaciones actuales como proyectos con la finalidad de aplicarles gestin de
proyectos a los mismos.

Son desarrollados por personas 2 E str uctur a para la Ge stin de

Estn restringidos por recursos limitados Pr o yec t os
Son planificados, ejecutados y controlados
2.1 Fases y Ciclo de Vida
La diferencia entre las operaciones y los proyectos es que en las primeras los PMI1
trabajos son repetitivos y continuos mientras que en los segundos, el trabajo es Como los proyectos son iniciativas nicas, envuelven un cierto
Asociacin lder mundial sin fines de lucro
temporal y nico. Se entiende por proyecto a un esfuerzo temporal iniciado para crear grado de incertidumbre. Las organizaciones que realizan proyectos experta en gestin de proyectos, establecida
un nico producto o servicio. generalmente los dividen en fases para proveer un mejor control desde 1969 en Philadelphia, USA.
administrativo y mejores accesos a las diferentes operaciones que se
realizan en los proyectos.

1 Ms sobre el PMI en http://www.pmi.org/ 2 (PMI, 2000)

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Cada fase de un proyecto est marcada por la finalizacin de uno o algunos Los trabajos tcnicos que deben ser realizados en cada fase
entregables. Un entregable es un trabajo tangible y verificable como un estudio
realizado, un diseo detallado o un prototipo. Los entregables son parte de una Quin debe estar involucrado en cada fase
secuencia lgica general diseada para garantizar la definicin apropiada del
producto del proyecto. Las descripciones del ciclo de vida pueden ser generales o detalladas. Cuando son
detalladas existen varios formularios, diagramas y/o listas de chequeo que ayudan
fase fases intermedias fase a proveer consistencia. A este nivel de detalle se lo llama metodologa de
inicial final gestin de proyecto.
nivel de
costo y La mayora de las descripciones de los ciclos de vidas tienen varias caractersticas
personal en comn (Ver Figura A6.1):

Los niveles de costos y de personal son bajos en el comienzo,

aumentando en la finalizacin y bajan rpidamente mientras el
inicio fina l proyecto obtiene sus conclusiones.
tiempo

Figura A6.1. Ciclo de vida genrico de un proyecto (PMI, 2000).

La habilidad de los asociados para influenciar en las caractersticas
finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto es
Las conclusiones de una fase son generalmente marcadas por una revisin de los ms alta en el principio y empieza a disminuir progresivamente
entregables y del desarrollo del proyecto con la finalidad de: mientras el proyecto contina.

Determinar si el proyecto debe continuar hacia la siguiente fase No hay que confundir el ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida del
producto.
Detectar y corregir errores efectivamente Entregable3

Cada fase normalmente incluye un conjunto de productos definidos, diseados
para establecer el nivel de control deseado.
El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y final de un
proyecto. Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad que
puede ser aprovechada, generar un estudio para decidir si debe ejecutar un
proyecto.
Adems, la definicin del ciclo de vida determina qu acciones transitorias deben una de las siguientes categoras:
ser incluidas en la finalizacin del proyecto.
El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:
2.2 Tipos de Procesos Existentes Trabajo tangible y verificable como
un estudio realizado o un diseo detallado que se
entrega al final de una fase de un proyecto.
El PMBOK describe la gestin de proyectos en trminos de sus
procesos componentes y de sus interacciones con la finalidad de
enfatizar la importancia de la integracin.
Se entiende como proceso a una serie de acciones que dan un resultado. Los
procesos de un proyecto son desarrollados por personas y generalmente caen en
Procesos de gestin de proyectos, que estn enfocados a describir y organizar
el trabajo de un proyecto

Procesos orientados a productos, enfocados en especificar y crear el

3 (PMI, 2000) producto del proyecto

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Los procesos estn relacionados por los resultados que producen. A su vez, los
Los procesos de gestin proyectos y los orientados a productos interactan entre resultados o outputs de ciertos procesos son los inputs de otros.
s a lo largo del proyecto para lograr los objetivos planteados.
Estos procesos no son eventos de una sola ocurrencia: ocurren en diferentes
niveles de intensidad a lo largo de todas las fases de un proyecto (Ver Figura
A6.2).
2.3 Procesos de Gestin de Proyectos
Proceso de
Los procesos de gestin de proyectos definidos por el PMBOK como los ms Ejecucin
comnmente utilizados son los siguientes:
Proceso de
Planificacin
Iniciacin nivel de Proceso de Proceso de Proceso4
actividad Iniciacin Cierre
Serie de acciones que dan
Se reconoce que un proyecto o una fase debe comenzar. un resultado. En los proyectos, los procesos son
Proceso de Control
desarrollados por personas
Planificacin
fase fase
tiempo
Se mantiene un esquema trabajable para cumplir las necesidades del negocio inicial final
sobre las cuales el proyecto debe tratar.
Figura A6.2. Procesos y fases.
Ejecucin

Se coordinan personas y otros recursos para llevar a cabo el plan. 2.4

Control

Se asegura que los objetivos del proyecto estn siendo satisfechos mediante
el monitoreo y medicin progresiva y tomando acciones correctivas cuando
sea necesario.

Cierre

Se formaliza la aceptacin del proyecto o de la fase siendo llevada a una

finalizacin ordenada.

Cada uno de estos puntos incluye actividades y subprocesos.

4 (PMI, 2000)

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2.5 Interaccin de Procesos de Gestin de Proyectos

Adems de los procesos (Ver Figura A6.3), los subprocesos estn relacionados
unos con otros por medio de sus inputs y outputs. El PMBOK describe estas
relaciones como:

Inputs: documentos mediante los cuales se actuar.

Herramientas y tcnicas: mecanismos aplicados a los inputs para crear

los outputs.

Outputs: documentos que son el resultado de los procesos.

Iniciacin Planificacin

Control Ejecucin

Cierre

Figura A6.3. Relacin entre procesos.

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 Anexo 6: PMBOK 196

plan. As por ejemplo, si la fecha inicial de finalizacin no es aceptada, los

recursos de proyectos, costos y hasta el alcance pueden necesitar ser redefinidos.

3 D e scr ipcin de los Pr o c esos Proceso de Planificacin

Subprocesos Bsicos

3.1 Proceso de Iniciacin Planificacin

Defin icin d e
S ecu en cia liz .
activ ida des
Desa rrollo
del alca n ce cron ogra ma
activ ida des

Particularmente, el proceso de Iniciacin contiene un nico subproceso (Ver Est. du ra cin

Planificacin activ ida des Presup u esto
Figura A6.4): Defin icin
de recu rsos del costo
del alca n ce
Estimacin
de costos
Iniciacin, comprometiendo a la organizacin para iniciar la siguiente
Desa rrollo
fase del proyecto. Planif. gestin
plan proyecto
riesgos

Proceso de Iniciacin
Subprocesos de facilitacin

Planificacin Planificacin Ad quisicin Planificacin Planificacin

Iniciacin de ca lid ad orga n iza c. del p ersona l con secu cin solicita cin

Planificacin Id en tific. del An lisis cu a lit . An lisis cu a ntit. Planificacin

de comu n ic . riesgo riesgos riesgos resp . riesgos

Figura A6.4. Proceso de Iniciacin.

3.2 Proceso de Planificacin Figura A6.5. Proceso de Planificacin.

La planificacin no es una ciencia exacta; es posible que dos equipos diferentes

La planificacin es de gran importancia para un proyecto ya que este
posiblemente involucra hacer algo que no ha sido hecho anteriormente. Por esta
razn existe una gran cantidad de subprocesos en este punto. Sin embargo, el
nmero de subprocesos no implica que la gestin de proyectos es meramente
planificar; la cantidad de planificacin realizada debe ser equivalente con el
alcance del proyecto y la utilidad que brinde su informacin.
La Figura A6.5 muestra claramente la relacin entre los subprocesos. Estos
subprocesos estn sujetos a frecuentes interacciones previas a la finalizacin del
generen dos planes totalmente diferentes para un mismo proyecto.
Subprocesos bsicos
Algunos subprocesos de planificacin tienen una dependencia clara que
requiere que estos sean desarrollados esencialmente en el mismo orden en la
mayora de proyectos. Por ejemplo, las actividades deben ser definidas
antes de ser costeadas u organizadas en un cronograma.

Estos subprocesos son:

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Planificacin del alcance, se desarrolla una declaracin escrita del
alcance como base para la toma de decisin para el futuro.
Definicin del alcance, se dividen los entregables del proyecto en
componentes ms pequeos y manejables.
Definicin de las actividades, se identifican las actividades
especficas que deben ser desarrolladas para producir los entregables
del proyecto.
Secuencializacin de actividades, se identifican y documentan
dependencias interactivas.
Estimacin de la duracin de actividades, se estima el nmero de
periodos de trabajo que van a ser necesarios para completar
actividades individuales.
Desarrollo del cronograma, se analizan las secuencias de actividades,
duracin, y recursos necesarios para crear el cronograma de proyecto.
Planificacin de los recursos, se determina qu recursos (personas,
equipos, materiales) y qu cantidad de cada uno debe ser utilizado para
desarrollar las actividades del proyecto.
Estimacin de costos, se estima el valor de los costos asociados a la
realizacin del proyecto.
Presupuesto del costo, se determina el costo total estimado.
Desarrollo del plan de proyecto, se toman los resultados de otras
planificaciones de procesos y se lo incluye en un documento
consistente y coherente.
Subprocesos de facilitacin
Las interacciones de los siguientes subprocesos dependen de la naturaleza
del proyecto. Por ejemplo, cuando en cierto proyecto se determina un
riesgo pequeo o no identificable hasta el momento de terminar la
planificacin, pero el equipo reconoce que el costo y el cronograma son
extremadamente agresivos y que envuelven un alto riesgo.
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Anexo 6: PMBOK 197
Aunque estos subprocesos de facilitacin son ejecutados de forma
intermitente y cuando son necesarios durante la planificacin del proyecto,
no son opcionales. Los subprocesos son:
Planificacin de la calidad, se identifican qu estndares de calidad
son importantes para el proyecto y se determina cmo se los va a
satisfacer.
Planificacin organizacional, se identifican, documentan y asignan
roles, responsabilidades y relaciones de reportes del proyecto.
Adquisicin del personal, se obtiene el recurso humano requerido
para trabajar en el proyecto.
Planificacin de la comunicacin, se determina la informacin y
comunicacin requerida para los asociados al proyecto: quin necesita
qu informacin, cundo va a ser necesitada, y cmo debe ser
entregada.
Identificacin de riesgos, se determinan qu riesgos pueden afectar
al proyecto y se documentan las caractersticas de los mismos.
Anlisis cualitativo de riesgos, se evala el efecto que puede tener
un riesgo sobre el proyecto.
Anlisis cuantitativo de riesgos, se evalan los riesgos y las
interacciones que puedan afectar los resultados del proyecto.
Planificacin de respuesta a riesgos, se definen los pasos a realizar
para responder ante las amenazas de riesgos.
Planificacin de consecucin, se determina qu conseguir y cundo.
Planificacin de solicitacin, se documentan los requerimientos del
producto y se identifican fuentes potenciales.
 Anexo 6: PMBOK 198

3.3 Proceso de Ejecucin

El proceso de ejecucin incluye subprocesos bsicos y de facilitacin (Ver Figura

A6.6).

Proceso de Ejecucin

Ejecucin
del plan de
proyecto

Subprocesos de facilitacin

Aseguramiento
Desarrollo de
Distrib ucin de la calidad
equipo
de informacin

Verificacin
del alcance
Seleccin
Solicitacin
de la fuente
Planificacin
del contrato

Figura A6.6. Proceso de Ejecucin.

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 Anexo 6: PMBOK 199

Subprocesos bsicos

Ejecucin del plan de proyecto, se lleva a cabo el plan de proyecto

desarrollando las actividades incluidas.

Subprocesos de facilitacin

Verificacin del alcance, se formaliza la aceptacin del alcance del

proyecto.

Aseguramiento de la calidad, se evala el desarrollo general del

proyecto en una base regular para brindar seguridad que el proyecto
satisface los estndares de calidad.

Desarrollo de equipo, se desarrollan habilidades grupales e

individuales para mejorar el desenvolvimiento del equipo.

Distribucin de la informacin, se hace disponible toda informacin

necesaria para los asociados con el proyecto.

Solicitacin, se obtienen ofertas, propuestas.

Seleccin de la fuente, se escoge de algunos vendedores potenciales.

Administracin de contrato, se administra la relacin con los

vendedores.

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 Anexo 6: PMBOK 200

puede generar cambios en la planificacin del personal, cambios entre el

3.4 Proceso de Control presupuesto y los objetivos del cronograma.

Controlar incluye tomar acciones preventivas en anticipacin a posibles

El desenvolvimiento del proyecto debe ser medido regularmente para identificar problemas.
variaciones con respecto al plan.
Subprocesos bsicos
El proceso de Control contiene subprocesos bsicos y de facilitacin (Ver Figura
A6.7).
Control de cambios generales, se coordinan cambios a lo largo de
todo el proyecto.
Proceso de Control
Reportes de desenvolvimiento, se colecta y difunde informacin de
Subprocesos Bsicos desenvolvimiento.

Subprocesos de facilitacin
Con trol d e
Reportes de
ca mbios
d esenv olv imien to
genera les Control de cambio del alcance, se controlan los cambios referentes
al alcance del proyecto.

Control de cronograma, se controlan cambios del cronograma del

proyecto.
Subprocesos de facilitacin
Control de costos, se controlan los cambios referentes a los costos
Con trol d e
del proyecto.
Con trol d e ca mbio Con trol d e
d el a lca nce cron ogra ma costos
Control de calidad, se monitorean resultados especficos del proyecto
para determinar si cumplen con los estndares de calidad establecidos
y se identifican formas de eliminar causas de un desenvolvimiento
Con trol d e insatisfactorio.
M onitoreo y
ca lida d
control de riesgos
Monitoreo y control riesgos, se responde a los cambios de riesgos
durante el curso del proyecto.

Figura A6.7. Proceso de Control.

El proceso de control se alimenta de estas variaciones a partir de varias reas de

conocimiento (de las cuales se habla ms adelante). Una vez que las variaciones
son observadas, los ajustes son realizados al plan repitiendo los procesos
apropiados de planificacin de proyectos. As por ejemplo, una actividad faltante

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 Anexo 6: PMBOK 201

r e as de Conoc i mie n to
3.5 Proceso de Cierre

Los subprocesos del proceso de Cierre son (Ver Figura A6.8):

4
Cierre administrativo, se genera, rene y difunde informacin para El PMBOK define reas de conocimiento ("Knowledge Areas") en funcin de sus
formalizar la finalizacin del proyecto. prcticas y sus procesos (definidos anteriormente).

Cierre del contrato, se completa el contrato incluyendo resoluciones Las reas de conocimiento de los proyectos segn el PMBOK son (Ver Figura
de cualquier tema pendiente. A6.9):

Gestin de Integracin
Proceso de Cierre
Describe los procesos requeridos para asegurar que todos los elementos del
proyecto estn propiamente coordinados. Abarca los subprocesos:
desarrollo del plan de proyecto (Planificacin), ejecucin del plan del
Cierre del Cierre proyecto (Ejecucin) y control de cambios generales (Control).
contrato ad ministrativ o
Gestin de Alcance

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo
el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido para completar el proyecto
exitosamente. Abarca los subprocesos: iniciacin (Iniciacin), planificacin
Figura A6.8. Proceso de Cierre. del alcance (Planificacin), definicin del alcance (Planificacin),
verificacin del alcance (Ejecucin) y control de cambio del alcance
(Control).

Gestin de Tiempo

Describe los procesos requeridos para asegurar los tiempos completados del
proyecto. Abarca los subprocesos: definicin de actividades (Planificacin),
secuencializacin de actividades (Planificacin), estimacin de duracin de
actividades (Planificacin), desarrollo del cronograma (Planificacin),
control de cronograma (Control).

Gestin de Costos

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es

completado dentro del presupuesto aprobado. Abarca los subprocesos:
planificacin de los recursos (Planificacin), estimacin de costos

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 Anexo 6: PMBOK 202

(Planificacin), presupuesto del costo (Planificacin), control de costos

(Control).

Gestin de Calidad

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfar las
necesidades para las cuales fue concebido y puesto en marcha. Abarca los
subprocesos: planificacin de la calidad (Planificacin), aseguramiento de la
calidad (ejecucin), control de calidad (Control).

Gestin de Recursos Humanos

Describe los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las

personas involucradas en el proyecto. Abarca los subprocesos:
planificacin organizacional (Planificacin), adquisicin del personal
(Planificacin) y desarrollo de equipo (Ejecucin).

Gestin de Comunicacin

Describe los procesos requeridos para asegurar la generacin, recopilacin,

difusin, almacenamiento y disposicin de la informacin del proyecto de
una manera puntual y apropiada. Abarca los subprocesos: planificacin de
la comunicacin (Planificacin), distribucin de la informacin (Ejecucin),
reportes de desenvolvimiento (Control) y cierre administrativo (Cierre).

Gestin de Riesgos

Describe los procesos concernientes con la identificacin, anlisis y

respuesta hacia los riesgos que podran afectar al proyecto. Abarca los
subprocesos: planificacin de gestin de riesgos (Planificacin),
identificacin de riesgos (Planificacin), anlisis cualitativo de riesgos
(Planificacin), anlisis cuantitativo de riesgos (Planificacin), planificacin
de respuesta a riesgos (Planificacin), monitoreo y control riesgos(Control).

Gestin de Consecucin

Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de

entidades externas a la organizacin. Abarca los procesos: planificacin de
consecucin (Planificacin), planificacin de solicitacin (Planificacin),
solicitacin (Ejecucin), seleccin de la fuente (Ejecucin), administracin
de contrato (Ejecucin) y cierre del contrato (Cierre).

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GESTIN DE
PROYECTOS
4. Gestin de Integracin del P royecto
4.1. Desarrollo del plan de proyecto
4.2. Ejecucin del plan de proyecto
4.3. Control de cambios generales
7. Gestin de Costos del P royecto
7.1. Planificacin de los recursos
7.2. Estimacin de costos
7.3. Presupuesto del costo
7.4. Control de costos
10. Gestin de Comunicacin del
P royecto
10.1. Planificacin de la comunicacin
10.2. Distribucin de la informacin
10.3. Reportes de desenvolvimiento
10.4. Cierre administrativo
Figura A6.9. reas de conocimiento y procesos de gestin de proyectos.
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6. Gestin de Tiempo del P royecto
6.1. Definicin de actividades
6.2. Secuencializacin de actividades
6.3. Estimacin duracin de actividades
6.4. Desarrollo del cronograma
6.5. Control de cronograma
9. Gestin de RR HH del P royecto
9.1. Planificacin organizacional
9.2. Adquisicin del personal
9.3. Desarrollo de equipo
12. Gestin de Consecucin del
P royecto
12.1. Planificacin de ??
12.2. Planificacin de solicitud
12.3. Solicitud
12.4. Seleccin de fuente
12.5 Administracin de contrato
12.6. Cierre de contrato
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Anexo 6: PMBOK 203
5. Gestin de Alcance del P royecto
5.1. Iniciacin
5.2. Planificacin del alcance
5.3. Definicin del alcance
5.4. Verificacin del alcance
5.5. Control de cambio del alcance
8. Gestin de Calidad del P royecto
8.1. Planificacin de la calidad
8.2. Aseguramiento de la calidad
8.3. Control de calidad
11. Gestin de Riesgos del P royecto
11.1. Planificacin de gestin de riesgos
11.2. Identificacin de riesgos
11.3. Anlisis cualitativo de riesgos
11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos
11.5 Planificacin respuesta a riesgos
11.6. M onitoreo y control de riesgos