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101 Secretos de Excel PDF
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Personalizar la Barra de
herramientas de acceso rpido
Cuando comenzamos cualquier tipo de trabajo o proyecto, lo prime-
ro que tenemos que hacer es preparar las herramientas que utilizaremos. Es de-
cir que, en primer lugar, tendremos que buscar y ubicar los elementos que vamos
a requerir, y quitar los que no necesitamos. Esto es vlido tanto para elaborar
una rica comida, para planificar una reunin de la oficina y, por supuesto, tam-
bin para trabajar con Microsoft Excel.
Lo primero que debemos identificar cuando implementamos planillas de clculo en
Excel son los comandos que necesitamos tener a mano; es decir, aquellos coman-
dos que vamos a usar de forma habitual, para poder acceder a ellos con un simple
clic del mouse, sin necesidad de buscarlos entre las fichas y grupos que forman par-
te de la Cinta de opciones. Excel 2007 contiene una Barra de herramientas de acce-
so rpido (generalmente, est ubicada en la parte superior de la pantalla, a la dere-
cha del Botn de Office), que es una barra de herramientas personalizable en la
que podemos incluir o quitar los comandos que deseemos. En forma predetermi-
nada, esta barra muestra los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer.
Los comandos que coloquemos en la Barra de herramientas de acceso rpido actuarn
en forma independiente de la ficha que activemos. Esta particularidad nos permite
hacer una agrupacin de comandos personalizada, agregando los que utilizamos con
mayor frecuencia para evitar tener que buscar cada uno de ellos, en sus ubicaciones
originales, cada vez que tenemos que aplicarlos.
Para agregar comandos a la Barra de herramientas de acceso rpido debemos des-
plegar el men Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y tildar las op-
ciones que queremos que se muestren en la barra.
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Figura 3. Podemos agregar los comandos que necesitemos con frecuencia para evitar
recorrer las fichas. Algunos son desplegables tal como en su ubicacin original.
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Es importante tener en cuenta que si las celdas que ocultamos contienen datos, es-
tos no se perdern, slo permanecern escondidos hasta que volvamos a mostrar las
filas o las columnas. Para volver a exponer las filas y columnas ocultas, debemos se-
leccionar la ltima fila (o columna) que queda visible en la hoja y arrastrar la selec-
cin hacia afuera de sus lmites. Luego, hacemos clic con el botn secundario del
mouse sobre la seleccin y, desde el men contextual, elegimos la opcin Mostrar.
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Podemos repetir el procedimiento del Paso a paso anterior tantas veces como
necesitemos, seleccionando previamente y en forma simultnea la cantidad de
hojas que deseamos insertar en cada oportunidad.
Para eliminar varias hojas de clculo en forma simultnea debemos repetir el pri-
mer paso, pero, en el men contextual, elegiremos la opcin Eliminar. Las hojas se-
leccionadas desaparecern automticamente. Slo debemos tener presente que un
libro debe tener, por lo menos, una hoja de clculo.
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ma habitual, es decir, a travs del comando Abrir y buscando el archivo con ex-
tensin .xlsx. Las modificaciones que realicemos en cada libro en forma indivi-
dual no se guardarn en el rea de trabajo. Pero si abrimos el archivo del rea de
trabajo (*.xlw), cualquier modificacin que realicemos en alguno de los libros
que forman parte del rea de trabajo, se guardar automticamente cuando ce-
rremos el rea de trabajo como unidad.
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Una forma rpida de organizar los libros abiertos que incluiremos en un rea de trabajo, es uti-
lizar el comando Organizar todo, que se encuentra en el grupo Ventana de la ficha Vista. A travs
de este comando podemos elegir entre las opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada, pa-
ra distribuir los libros que tenemos abiertos en el espacio de trabajo.
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Figura 7. Al crear nuestras propias plantillas de Excel podemos agilizar nuestro trabajo,
asegurndonos de tener siempre disponibles los formatos y contenidos que definimos.
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Podemos compartir las plantillas que hemos creado con la comunidad de Microsoft Office Online.
Para enviar una plantilla debemos ingresar a http://office.microsoft.com/es-es/templates/
FX102395223082.aspx y, siguiendo las indicaciones de la pgina, podemos publicar nuestra plan-
tilla para que pueda ser utilizada por otros usuarios de la comunidad.
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pias que estamos realizando. Por ejemplo, si estamos copiando la Hoja1, la prime-
ra copia tomar el nombre de Hoja1 (2), la segunda copia ser Hoja1 (3), y as su-
cesivamente con cada copia que realicemos.
Figura 10. Cuando presionamos la tecla Ctrl al seleccionar una hoja de clculo,
veremos que junto al puntero del mouse aparece un signo +, que es el indicador
que utiliza Excel cuando se est realizando una copia automtica de la hoja.
Tambin podemos reproducir en forma rpida una hoja de clculo en otro libro, uti-
lizando este mismo procedimiento. Pero en este caso, tendremos que preparar previa-
mente la ventana de trabajo. En primer lugar, debemos tener abiertos los dos libros: el
que contiene la hoja de clculo que queremos reproducir y el que recibir la copia. Pa-
ra facilitarnos el trabajo, organizaremos la ventana de trabajo con los dos libros abier-
tos a travs de Vista/Ventana/Organizar todo y elegiremos la opcin Mosaico o la opcin
Vertical, ya que cualquiera de ellas nos permitir obtener una disposicin paralela de
ambas hojas de clculo, facilitndonos el procedimiento que sigue a continuacin. Una
vez que tenemos organizada la vista de ambos libros, repetimos el procedimiento para
copiar rpidamente, pero arrastramos desde el libro de origen hasta la nueva ubicacin
en el libro de destino. Si el libro de destino ya contiene una hoja con el mismo nom-
bre que la que estamos copiando, la numerar con el mismo criterio que vimos antes.
Otra forma rpida de crear una copia de una hoja de clculo o moverla dentro de su libro o a uno
nuevo es hacer clic con el botn secundario del mouse sobre su etiqueta y elegir la opcin Mo-
ver o copiar del men contextual. Desde el cuadro de dilogo Mover o copiar, elegimos la po-
sicin a la que moveremos la hoja o, si tildamos la opcin Crear una copia, donde se copiar.
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Figura 11. Una vez que identificamos la ruta de acceso a la carpeta XLSTART, procedemos
en la forma habitual para guardar un archivo y lo almacenamos en XLSTART.
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Figura 12. Debido a que Excel intentar abrir todos los archivos que
contenga la carpeta de inicio alternativa, tenemos que asegurarnos
de guardar en ella slo archivos que Excel pueda abrir.
Tambin deberemos tener en cuenta que si guardamos un libro de Excel 2007 con
el mismo nombre tanto en la carpeta XLSTART como en la carpeta de inicio alter-
nativa que definimos, el archivo se abrir desde la carpeta XLSTART.
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Abra el libro en el que desea crear un ndice e inserte una hoja delante de la
primera hoja del libro. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse
sobre la etiqueta de la primera hoja de clculo y, en el men que aparece, elija
la opcin Insertar. Luego, en la ventana Insertar y desde la solapa General,
elija Hoja de clculo y presione Aceptar.
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Para que el trabajo quede ms prolijo, cambie el nombre de la hoja que acaba
de insertar por NDICE. Para lograrlo puede hacer doble clic sobre la etiqueta
de la hoja que va a renombrar o hacer clic con el botn secundario del mouse
sobre ella y elegir, del men contextual que aparece, la opcin Cambiar
nombre. Con cualquiera de los dos procedimientos se habilitar el cursor que
le permitir escribir el nuevo nombre en la etiqueta de la hoja.
En esta hoja vaca con el nombre NDICE, escriba los nombres de las hojas de
clculo que forman parte de su libro. Aunque puede variar, es recomendable que
ingrese los nombres en el mismo orden en el que aparecen las hojas.
Si ya no necesitamos que Excel se inicie con la apertura de un libro especfico, que previa-
mente almacenamos en la carpeta XLSTART o en una carpeta de inicio alternativa, simple-
mente debemos quitarlo de estas ubicaciones, ya sea eliminndolo por completo o movin-
dolo a una ubicacin diferente. As, Excel dejar de abrirlo al arrancar.
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Haga clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el primer nombre y elija
Hipervnculo o seleccinela con el botn principal y vaya a Insertar/Vnculos/
Hipervnculos. De las dos formas acceder al cuadro Insertar hipervnculo.
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Repita el procedimiento con cada uno de los tems que defini para el ndice,
vinculando cada uno de ellos a la hoja respectiva. Al terminar de hacerlo, al
pasar sobre el elemento, el puntero del mouse se convertir en una mano y
podr hacer clic para dirigirse al destino.
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Como adicional, en cada hoja podemos crear un hipervnculo que nos permita re-
gresar a la hoja NDICE o, incluso, dirigirnos a cualquiera de las hojas del libro. Si
bien este procedimiento requiere de un cierto tiempo para su realizacin, una vez
que creamos los hipervnculos ahorraremos mucho tiempo en el trabajo con las ho-
jas del libro, ya que podremos desplazarnos por ellas en forma fcil y rpida.
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Figura 13. A travs de este procedimiento, cuando hagamos clic en el hipervnculo creado
en la hoja ndice llegaremos directamente a la celda B14 de la hoja Listado de clientes.
Hipervnculo a una celda especfica de una hoja de otro libro PASO A PASO
Con el botn secundario del mouse seleccione la celda que actuar como enlace
y, desde el men contextual, elija la opcin Hipervnculo.
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Una forma sencilla de vincular informacin entre celdas es utilizando el signo igual (=). Por ejem-
plo, si necesitamos que en la celda J14 se repita el contenido de la celda B2, simplemente es-
cribimos =B2 en la celda J14. De esta manera, se reproducir el contenido de la celda de origen
y todos los cambios que realicemos en la celda B2 se reflejarn en la celda J14.
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Para ocultar filas o volver a mostrarlas podemos utilizar en forma rpida el teclado. Si presionamos
simultneamente las teclas Ctrl + 9 se ocultar la fila de la celda que se encuentre seleccionada.
Para volver a mostrarla, deberemos presionar Ctrl + Shift + 8. Para este truco debemos utilizar los
nmeros del teclado alfanumrico porque no funcionar con los de la calculadora del teclado.
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Figura 14. El hipervnculo que creamos a una direccin de correo electrnico nos lleva a
un nuevo mensaje en el que aparecer automticamente la direccin del destinatario.
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Figura 15. Desde el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo podemos crear directamente
un vnculo a una direccin de Internet que ya fue visitada en nuestro equipo.
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Figura 16. Al completar los datos, en el cuadro Texto aparece el texto del hipervnculo que
veremos en la hoja de clculo. Podemos modificarlo si deseamos que no se vea el enlace.
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En esos casos, podemos desactivar la edicin directa para que el contenido de las
celdas slo pueda ser editado desde la Barra de frmulas. Para ello, vamos a Botn
de Office/Opciones de Excel y, en el panel izquierdo, seleccionamos Avanzadas. A la
derecha, debajo de Opciones de edicin, desactivamos la casilla Permitir editar di-
rectamente en las celdas. Para recuperar la edicin directa, reactivamos esta opcin.
Si hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta que identifica a una hoja de
clculo, no slo podemos cambiar el nombre predeterminado sino tambin modificarles el color
a travs de la opcin Color de etiqueta del men contextual. Con esta opcin se desplegar una
paleta de colores desde la que podemos elegir el color que queremos aplicar a las etiquetas.
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Figura 18. Al predeterminar el formato .xls evitamos tener que recordar que debemos
guardar el archivo de Excel 2007 para que pueda ser utilizado en versiones anteriores.
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que nos podemos enfrentar cuando queremos abrir un libro de Excel en el que he-
mos guardado datos muy valiosos para nosotros y en el que hemos, adems, tra-
bajado durante mucho tiempo, es que aparezca algn mensaje de error advirtin-
donos que el libro no se puede abrir porque est daado. Pasados los primeros ins-
tantes (en los que nuestros sentimientos irn desde el asombro hasta la ira, atrave-
sando por todas las etapas intermedias que nos podamos imaginar), intentaremos
recuperar la calma y procederemos a aplicar alguna de las acciones de reparacin y
recuperacin que Excel 2007 nos proporciona.
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Acceda al cuadro de dilogo Abrir y seleccione el libro daado que desea abrir.
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Si elige Reparar, Excel intentar recuperar todos los datos posibles del libro. Se
abrir una nueva ventana, que le informar sobre los resultados de la accin.
Si elige Extraer datos, Excel intentar extraer los valores y las frmulas del
libro. En este caso, aparecer una ventana en la que puede elegir entre
Convertir en valores o Recuperar frmulas.
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Figura 21. El formato SYLK guarda nicamente los valores y las frmulas
de la hoja de clculo activa y un formato de celda limitado.
Debido a que el formato SYLK slo guardar los valores y las frmulas de una
hoja de clculo activa, tenemos que asegurarnos de que se encuentre activa la ho-
ja de clculo con los elementos que necesitamos recuperar. Si queremos restau-
rar los datos de distintas hojas de clculo del mismo libro, guardaremos cada una
de ellas por separado en formato SYLK.
Un error fsico, es decir, un dao del hardware, no puede afectar la estructura lgica de los ar-
chivos. Si detectamos que no podemos abrir un libro de Excel a causa de un error fsico en la uni-
dad de disco o en la red, simplemente debemos mover el libro a otra unidad de almacenamien-
to antes de intentar alguna de las opciones de recuperacin de libros daados.
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Si el libro que intentamos guardar en formato SYLK tiene caractersticas que pue-
dan resultar incompatibles con este tipo de formato, aparecer un mensaje advir-
tindonos sobre esta incompatibilidad. Ignoraremos esta advertencia haciendo clic
en S, ya que lo que ms nos interesa en esta circunstancia es poder salvar la mayor
cantidad de datos posibles de modo de evitar la prdida total de nuestro trabajo.
Una vez que completamos estos procedimientos, abrimos el libro que hemos
guardado en formato SYLK y volvemos a guardarlo como libro de Excel, escri-
biendo un nuevo nombre para el libro de modo tal de crear una copia, sin re-
emplazar el libro original que se haba daado.
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cin Opciones de clculo. Una vez completado este procedimiento, cerramos Excel
para que se apliquen los cambios e intentamos abrir nuevamente el libro daado.
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Aparecer una pequea ventana desde donde podr seleccionar la hoja del
libro daado que le interesa recuperar. Una vez que haya seleccionado la hoja
de clculo que corresponde, presione Aceptar.
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Al pegar los valores, se quitarn los vnculos al libro daado, conservando slo
los datos de la hoja de clculo que recuper.
Si no podemos recuperar nuestros datos con los mtodos que ofrece Excel, podemos probar solu-
ciones de otros fabricantes de software, como Recovery Toolbox para Excel 2007. Esta herramienta
nos permitir recuperar archivos daados con formatos .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .xltm, .xltx o .xlam.
Podemos descargar una versin de prueba desde www.recoverytoolbox.com/excel.html.
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crustados, tampoco las frmulas que dieron origen a los datos; slo restauraremos
los resultados de esas frmulas que se muestran en las celdas del libro daado.
Si no es posible abrir el libro daado en Word, podemos hacer un ltimo intento
a travs de WordPad. Desde el botn de Inicio de Windows, vamos a Todos los pro-
gramas/Accesorios/WordPad. Una vez que abrimos esta aplicacin, desde el men Ar-
chivo/Abrir accedemos al cuadro de dilogo Abrir para buscar el libro daado de Ex-
cel que estamos intentando recuperar. Para encontrarlo, primero debemos elegir la
opcin Todos los documentos (*.*) en el desplegable Tipo de la ventana de apertura.
ste es, quizs, el mtodo ms seguro para recuperar los datos, ya que WordPad siem-
pre abrir el archivo. Aunque hayamos perdido parte de la informacin, podemos re-
cuperar ciertos datos para su posterior reconstruccin en un nuevo libro de Excel.
Es importante tener en cuenta que, afortunadamente, disponemos de distintos m-
todos para solucionar la situacin de tener un libro daado. Podemos probarlos to-
dos, hasta encontrar el que resuelva nuestro problema.
RESUMEN
En este captulo exploramos algunos trucos que nos facilitan la tarea de optimizacin de los li-
bros de Excel 2007. Vimos cmo personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido, inser-
tar y eliminar varias hojas de clculo simultneamente, abrir el programa en un libro predeter-
minado o recuperar los datos de un libro daado. Entre otras cosas, tambin aprendimos a cre-
ar hipervnculos y a modificar las opciones predeterminadas para guardar nuestros libros.
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ACTIVIDADES
TEST DE AUTOEVALUACIN
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