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FAQs LEY 39-2015
FAQs LEY 39-2015
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
NIPO: 630-16-002-0
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ndice
1 Consideraciones previas..............................................................................................5
2 Cuestiones Generales..................................................................................................5
2.1. Qu objeto tienen las leyes?............................................................................................................ 5
2.2. Cules son los aspectos ms destacados en materia de Administracin Electrnica?..................... 5
4 Oficinas de Registro.....................................................................................................7
4.1. Qu papel tendrn las Oficinas de Registro? ................................................................................... 7
4.2. Es obligada la asistencia al interesado en el uso de medios electrnicos?....................................... 7
4.3. Son las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros el nico medio para la asistencia al
interesado en el uso de medios electrnicos?................................................................................... 8
4.4. El funcionamiento de las Oficinas de Registro se ve afectado por la declaracin de un da inhbil? . 8
4.5. Est obligada la oficina de registro a admitir cualquier escrito o solicitud que presente el ciudada-
no? ................................................................................................................................................... 8
4.6. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten los ciudadanos en
formato papel? ................................................................................................................................. 8
4.7. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los documentos que presenten los ciudadanos en
formato papel?.................................................................................................................................. 8
4.8. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten alguno de los obliga-
dos a relacionarse electrnicamente con las Administraciones Pblicas? ........................................ 9
4.9. Hay que archivar los documentos presentados en formato papel? .................................................. 9
4.10. Cul es el modo de actuar en registro si se presenta un ciudadano con los documentos en un Pen-
drive ?............................................................................................................................................... 9
4.11. Debe haber un Registro Electrnico General en cada Administracin?............................................ 9
4.12. Los Registros Electrnicos de las Administraciones Pblicas han de ser interoperables?................ 10
5 Documentos administrativos........................................................................................10
5.1. Pueden producirse documentos administrativos en formato papel?................................................. 10
5.2. Tiene el ciudadano derecho a presentar la documentacin en papel?.............................................. 10
5.3. Los ciudadanos pueden aportar copias de documentos en sus solicitudes?.................................... 10
5.4. Quines pueden expedir copias autnticas en las Administraciones Pblicas.................................. 10
5.5. Cmo se realizan las copias autnticas de los documentos pblicos administrativos o de los priva-
dos que aporten los ciudadanos?...................................................................................................... 11
5.6. Deben incorporarse metadatos a los documentos convertidos a formatos electrnicos?................. 11
5.7. Est obligado el ciudadano a presentar documentos elaborados por las Administraciones Pbli-
cas?.................................................................................................................................................. 12
6 Archivo.........................................................................................................................13
6.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados?.......................................................................... 13
6.2. Se pueden eliminar los originales de los documentos digitalizados?................................................ 13
6.3. Cuntos archivos electrnicos nicos existirn en las AA.PP.?........................................................ 13
6.4. De cuntos archivos electrnicos puede disponer un departamento a los dos aos de la entrada
en vigor de la Ley? ............................................................................................................................ 13
7 Notificaciones electrnicas..........................................................................................13
7.1. Cundo las Administraciones Pblicas deben notificar al interesado en formato papel?.................. 13
7.2. En qu supuestos pueden las Administraciones practicar las notificaciones por medios no electr-
nicos aun cuando los interesados estn obligados a recibirlas por medios electrnicos?.................. 14
7.3. Dnde puede el interesado acceder a sus notificaciones?............................................................... 14
7.4. Cmo puede la Administracin cumplir con la obligacin de notificar electrnicamente a los suje-
tos previstos en el artculo 14.2 de la Ley 39/2015?............................................................................ 14
7.5. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la consulta de sus documentos electrni-
cos?.................................................................................................................................................. 14
7.6. La obligatoriedad de incluir metadatos en los documentos electrnicos, aplica a las notificacio-
nes?.................................................................................................................................................. 15
7.7. Dnde estarn disponibles para el interesado las notificaciones de las Administraciones Pblicas
que reciba en formato papel?............................................................................................................ 15
7.8. Es aconsejable la utilizacin de la DEH para las notificaciones a los interesados obligados a rela-
cionarse por medios electrnicos con las administraciones pblicas?.............................................. 15
9 Representacin............................................................................................................16
9.1. Debe haber un Registro Electrnico de Apoderamiento de carcter general?.................................. 16
1 Consideraciones previas
2 Cuestiones Generales
5
Sistemas de identificacin de los interesados y mecanismos de firma electrnica.
Notificaciones electrnicas.
No obstante algunos de los preceptos de estas leyes son solo aplicables a la Admi-
nistracin General del Estado.
3.2. Quines son los obligados a relacionarse electrnicamente con las Admi-
nistraciones?
Los colectivos que seala el artculo 14.2, es decir, los siguientes sujetos:
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3.3. Son las Leyes 39/2015 y 40/2015 de aplicacin a la relacin entre Adminis-
traciones?
S. Son personas jurdicas y adems el artculo 3.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octu-
bre, seala expresamente que las Administraciones Pblicas se relacionarn entre
s y con sus rganos, organismos pblicos y entidades vinculados o dependientes,
a travs de medios electrnicos.
3.4. Se aplican las Leyes 39/2015 y 40/2015 a los documentos, actos y expedien-
tes internos de la Administracin Pblica?
S. De acuerdo con el artculo 26 de la Ley 39/2015 los documentos administrativos
sern emitidos por escrito, a travs de medios electrnicos. De acuerdo con el art-
culo 36, los actos administrativos se producirn por escrito a travs de medios elec-
trnicos, a menos que su naturaleza exija otra forma ms adecuada de expresin
y constancia. De acuerdo al artculo 70 de la Ley 40/2015 los expedientes tendrn
formato electrnico, y se compondrn de acuerdo al Esquema Nacional de Intero-
perabilidad y sus Normas Tcnicas, cuya base jurdica se encuentra en el artculo
156 de la Ley 40/2015.
4 Oficinas de Registro
Por lo tanto, a partir del 2 de octubre de 2017, todas las oficinas de registro se trans-
forman ex lege en oficinas de asistencia en materia de registro de los ministerios o
de sus organismos.
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En efecto, el art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. debern garantizar
que los interesados pueden relacionarse con la Administracin a travs de medios
electrnicos.
Por otro lado, el apartado 2 del mismo artculo dice que las AA.PP. asistirn en el
uso de medios electrnicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del
art. 14 que as lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificacin y firma
electrnica.
4.3. Son las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros el nico medio
para la asistencia al interesado en el uso de medios electrnicos?
No. El art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. pondrn a disposicin de los
interesados los canales de acceso que sean necesarios.
4.6. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presen-
ten los ciudadanos en formato papel?
Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones P-
blicas, debern ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artculo27 de la
Ley 39/2015 y dems normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia
de registros en la que hayan sido presentados para su incorporacin al expediente
administrativo electrnico, devolvindose los originales al interesado, sin perjuicio
de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administracin
de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentacin de objetos o de
documentos en un soporte especfico no susceptibles de digitalizacin.
4.7. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los documentos que presen-
ten los ciudadanos en formato papel?
Tal y como seala el artculo 27.3.b) de la Ley 39/2015, se entiende por digitaliza-
cin, el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel
o en otro soporte no electrnico en un fichero electrnico que contiene la imagen
codificada, fiel e ntegra del documento.
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En el mismo artculo, la ley seala las reglas que se tienen que respetar para ga-
rantizar la identidad y contenido de las copias electrnicas (o en papel), y por tanto
su carcter de copias autnticas. En este sentido, las Administraciones Pblicas
debern ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Es-
quema Nacional de Seguridad y sus normas tcnicas de desarrollo, as como a las
siguientes reglas contempladas en el propio artculo 27.
4.8. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presen-
ten alguno de los obligados a relacionarse electrnicamente con las Admi-
nistraciones Pblicas?
Si alguno de estos sujetos obligados a la relacin electrnica presentase una so-
licitud presencialmente, se le advertir que la ley seala que se les requerir para
que la subsanen a travs de su presentacin electrnica (art. 68.4 LPA), y se consi-
derar como fecha de presentacin de la solicitud aquella en haya sido realizada la
subsanacin, de modo que la solicitud presencial produce efectos desde la subsa-
nacin y no la de su presentacin presencial. (artculo 68.4 LPA).
a) Durante el primer ao, tras la entrada en vigor de la Ley, podrn mantenerse los
registros en el momento de la entrada en vigor de esta ley.
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4.12. Los Registros Electrnicos de las Administraciones Pblicas han de ser in-
teroperables?
S. Los registros electrnicos de todas las Administraciones debern ser plenamente
interoperables. Ello implica que se debe garantizar su compatibilidad informtica e in-
terconexin para permitir la transmisin telemtica de los asientos registrales y de los
documentos que se presenten en cualquiera de los registros (Art.16.4. Ley 39/2015).
5 Documentos administrativos
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No obstante, la expedicin de copias autnticas de documentos pblicos notariales,
registrales y judiciales, as como de los diarios oficiales, se regir por su legislacin
especfica. (artculo 27 LPA).
5.5. Cmo se realizan las copias autnticas de los documentos pblicos admi-
nistrativos o de los privados que aporten los ciudadanos?
El artculo 27.1 de la Ley 39/2015 establece que las AAPP podrn hacer copias au-
tnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin administrativa auto-
matizada, y que se deber mantener un registro actualizado de funcionarios habili-
tados para la expedicin de copias. Ese registro debe ser plenamente interoperable
y estar conectado con el resto de las AAPP a efectos de comprobar la validez de la
habilitacin.
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Para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos administrativos debe-
rn:
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
5.7. Est obligado el ciudadano a presentar documentos elaborados por las Ad-
ministraciones Pblicas?
El art. 28 de la ley 39/2015 regula el derecho del interesado a no presentar
documentos elaborados por las Administraciones.
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6 Archivo
c) Durante el primer ao, tras la entrada en vigor de la Ley, podrn mantenerse ar-
chivos existentes en el momento de la entrada en vigor de esta ley.
7 Notificaciones electrnicas
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7.2. En qu supuestos pueden las Administraciones practicar las notificaciones
por medios no electrnicos aun cuando los interesados estn obligados a
recibirlas por medios electrnicos?
Las Administraciones podrn practicar las notificaciones por medios no electrni-
cos en los siguientes supuestos, tal y como recoge el artculo 41 de la Ley 39/2015:
7.5. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la consulta de sus
documentos electrnicos?
S. La ley, en su artculo 53.a) contempla el derecho del ciudadano a conocer, en
cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que
tengan la condicin de interesados; el sentido del silencio administrativo que co-
rresponda, en caso de que la Administracin no dicte ni notifique resolucin expre-
sa en plazo; el rgano competente para su instruccin, en su caso, y resolucin; y
los actos de trmite dictados. Asimismo, tambin tendrn derecho a acceder y a
obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.
Para facilitar la consulta, el mismo artculo indica que quienes se relacionen con
las Administraciones Pblicas a travs de medios electrnicos, tendrn derecho a
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consultar esta informacin en el Punto de Acceso General electrnico de la Admi-
nistracin que funcionar como un portal de acceso.
7.7. Dnde estarn disponibles para el interesado las notificaciones de las Ad-
ministraciones Pblicas que reciba en formato papel?
Todas las notificaciones que se practiquen en papel deben ser puestas a disposi-
cin del interesado en la Sede Electrnica de la Administracin actuante y en Punto
de Acceso General (PAG), para que pueda acceder al contenido de las mismas de
forma voluntaria (art 42.1 de la Ley 39/2015).
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9 Representacin
9.1. Debe haber un Registro Electrnico de Apoderamiento de carcter gene-
ral?
S. Segn el artculo 6 de la Ley 39/2015, la Administracin General del Estado, las
Comunidades Autnomas y las Entidades Locales dispondrn de un registro elec-
trnico general de apoderamientos, en el que debern inscribirse, al menos, los de
carcter general otorgados apud acta, presencial o electrnicamente, por quien
ostente la condicin de interesado en un procedimiento administrativo a favor de
representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Pblicas. Tam-
bin deber constar el bastanteo realizado del poder.
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