Informacin Financiera, Gerencia y Control, Ao 1

1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011

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Auditora continua herramienta de control en la

Gobernacin del estado Yaracuy
Cruz, Jess E.* y Gutirrez, Rafael E.**

Resumen:
En este trabajo se analiza la auditora continua como herramienta
de control gubernamental aplicable a la evaluacin de la gestin de la
Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin del Estado
Yaracuy. La investigacin se enmarc dentro del tipo descriptiva y su
respectivo diseo de campo, no experimental y transaccional. Se
dise un instructivo de recoleccin de datos en forma de cuestionario
contentivo de 32 tems. Una vez obtenida la informacin requerida, el
anlisis permiti concluir que la secretara de administracin y finanzas
carece de tcnicas fundamentales de organizacin, aunque posee
avanzada tecnologa de informacin, por lo que se indicaron
recomendaciones organizativas tendientes a la futura aplicacin de la
auditora continua..

Palabras Clave:
Auditora Continua, Control Interno, Gestin Fiscal.

______________
* Contador Pblico, Magister en Gerencia de las Finanzas, especialista en Derecho Tributario.
jesuscruz2008@gmail.com
** Contador Pblico, Especialista en Auditora. Auditor Interno de la Gobernacin del estado
Yaracuy.

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Continuous audit control tool in Yaracuy state

Government
Cruz, Jess E.* y Gutirrez, Rafael E.**

Abstract:
This paper analyzes the continuous audit of government control as a
tool for assessment of the management of the Secretariat for
Administration and Finance, State Government
Yaracuy. The
reserarch is part of the descriptive and the respective field design,
experimental and not transeccional. We designed and instructional
data collection which containing questionnaire of 32 items. Once the
required information, the analysis concluded that the administration
and finance secretariat lacks fundamental techniques of organization,
although information technology has advanced, so that organization
recomendations intended to indicate future implementation of
continuous auditing.

Keywords:
Continuous auditing, internal control, fiscal management.
______________
* Contador Pblico, Magister en Gerencia de las Finanzas, especialista en Derecho Tributario.
jesuscruz2008@gmail.com
** Contador Pblico, Especialista en Auditora. Auditor Interno de la Gobernacin del estado
Yaracuy.

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1. Introduccin:
Tradicionalmente, el trabajo de los auditores sigue un patrn de anlisis
retrospectivo, basado en una planificacin de pruebas de las
transacciones. Por lo general las evaluaciones se hacen mucho despus
de la ocurrencia efectiva de los hechos objeto de estudio. Sin embargo,
cada vez es ms evidente que esta forma de trabajar ofrece un alcance
limitado, adems tardo para proporcionar verdadero valor al desempeo
de la organizacin y al cumplimiento de metas y objetivos.
En la visin moderna las organizaciones pblicas y privadas se enfrentan
a nuevos retos; entre ellos a clientes, proveedores, empleados y
relacionados ms exigentes, lo cual les obliga a mantenerse en constante
renovacin, para lograr una gestin basada en principios de eficacia,
eficiencia y economa. Surge entonces la necesidad de evaluar las
decisiones adoptadas en los distintos niveles jerrquicos, respecto de los
objetivos, metas, planes, polticas, estructuras, presupuesto, canales de
comunicacin, sistemas de informacin, entre otros. A tal efecto se
presenta la auditora continua como la herramienta de control que puede
ser integrada en diferentes funciones de la gestin de una organizacin.
La auditora continua es el mtodo utilizado para realizar verificaciones de
los controles y procedimientos de manera automtica y frecuente. Este
esquema de trabajo solo es posible con el apoyo tecnolgico y en
especial con las herramientas de anlisis de datos. A travs de este
sistema es posible realizar verificaciones en tiempo real o casi tiempo
real.
La auditora continua funciona como una herramienta de gran utilidad
para las organizaciones, ya que es una forma eficaz de evitar posibles
irregularidades y malas praxis, observando en el rea a evaluar, la
descripcin de la deficiencia encontrada, las causas del problema, las
consecuencias de la debilidad y de ser posible su cuantificacin, como
tambin los correctivos pertinentes de manera oportuna, en un breve

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plazo. Otra perspectiva valiosa de la auditora continua, es que brinda

seguridad a las organizaciones, ya que reciben respuestas rpidas de las
incidencias que tienen las operaciones en su gestin, como tambin sirve
de fuente para prevenir y descubrir errores y fraudes oportunamente.
As mismo, su importancia radica en que sirve como base para realizar
una revisin ptima de los procesos de acuerdo con las normas de la
organizacin, lo que brindar una mejor distribucin del trabajo. En lo
referente a los sistemas de informacin, ofrece sugerencias para mejorar
los procedimientos de trabajo para un adecuado uso de la informacin,
que a su vez, simplifica el tiempo y se logran resultados ms eficaces.
En principio, la auditora se orientaba hacia las necesidades internas de
las organizaciones, en cuanto a asegurar el manejo del dinero con
seguridad y el registro exacto de las transacciones; as como la revisin
de la precisin financiera y de los resultados de las operaciones que se
indican en los estados financieros, evitando o descubriendo los fraudes o
irregularidades en los mismos. Al da de hoy, la auditora sigue en
evolucin, por lo que adems de dar fe sobre las operaciones pasadas, se
orienta a mejorar operaciones futuras a travs de la formulacin de
recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la eficacia,
eficiencia y economa en el manejo de los recursos de la organizacin. Lo
que ha permitido a la auditora a diversificarse en diferentes campos para
adaptarse a los cambios del entorno con la finalidad de satisfacer las
necesidades de la organizacin.
Actualmente, las organizaciones reconocen la funcin de auditora, en
cualquiera de sus modalidades, como una actividad profesional asesora
de la alta direccin, en procura de garantizar la implementacin oportuna
del sistema de control. La funcin de auditora, es eminentemente
evaluativa. Esto explica por qu siempre debe entenderse como una
actividad de control a posteriori y selectiva. Cumple una funcin de control
preventivo a partir de la aceptacin de la gerencia de las
recomendaciones de mejoramiento del sistema operativo y de vigilancia
de las actividades de la organizacin. Persistentemente engendra control
detectivo. Pero no se ocupa del control correctivo. Los procedimientos de

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correccin de errores o inconsistencias, en general, deben ser realizados

por personal de lnea y no de staff.
El objetivo general de esta investigacin es analizar la auditora continua
como herramienta de control gubernamental aplicable a la evaluacin de
la gestin fiscal en la Secretara de Administracin y Finanzas de la
Gobernacin del estado Yaracuy. Para lograrlo primero se caracteriza a la
auditora continua como mecanismo de control, a efectos del anlisis de
su aplicabilidad. Seguidamente, se evala el sistema de control interno
en la secretara de administracin y finanzas, con el propsito de la
determinacin de debilidades y fortalezas. Posteriormente se Identifican
los soportes informticos que utiliza para el procesamiento de la
informacin, en relacin a su auditora en tiempo real. Finalmente la idea
es el establecimiento de lineamientos para la aplicacin de la auditora
continua en la referida secretara de la Gobernacin del Estado Yaracuy.
En tal sentido, los informantes clave estn integrados por diez personas
que representan parte del personal adscrito a la sealada secretara:
Cuatro Directores y Seis Coordinadores

2. El Enfoque de la Auditora Continua

Para Philip, Defliese y otros (1992), las auditoras continuas o peridicas
se presentan cuando el contador pblico visita a sus clientes con
intervalos frecuentes durante el perodo fiscal: una vez al mes, o con
mayor o menor frecuencia; y durante su visita pone al corriente todo el
trabajo de auditora pendiente desde su visita anterior. Zabihollah,
Rezaee; Mcmickle, Peter L.; Sharbatoghlie, Ahmad, y Elam, Rick (2004),
definen la auditora continua como un proceso comprensivo de auditora
electrnica que permite a los auditores dar cierto grado de seguridad en
relacin con informacin continua generada simultneamente, o muy poco
tiempo despus de que dicha informacin sea revelada (p. 16).
Segn CRM Suite Overview (2000), empresa de auditora continua de
sistemas, define de forma anloga el concepto, se auditan peridicamente
los sistemas de trabajo establecidos para llevar a cabo el proceso de
mantenimiento, incluyendo la utilizacin adecuada del software y su
aprovechamiento. As siguen alcanzando los beneficios obtenidos;
establecen planes de accin especficos si se encuentran desviaciones de

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sistema; genera reportes a la gerencia sobre la situacin real de la funcin

de mantenimiento.
Para Mantilla (2003), la auditora continua es un servicio de
aseguramiento en el que se elimina el tiempo entre la ocurrencia de los
eventos subyacentes a la materia sujeto particular de un cliente y la
emisin de la opinin de un auditor sobre la razonabilidad de las
representaciones que el cliente hace sobre la materia sujeto (p 662).
Adems seala el autor que en una auditora continua, los datos que
fluyen a travs del sistema de un cliente se monitorean y analizan de
manera continua usando mecanismos integrados dentro del sistema. Las
excepciones a las reglas definidas por el auditor provocarn alarmas,
proveyendo comunicacin al auditor en relacin con cualesquier deterioro
o anomala potencial dentro del sistema.

2.1. Beneficios de la Auditora Continua.

Dentro de los beneficios que nos presenta la auditora continua, podemos
mencionar los siguientes:
A. Introduce las prcticas ms avanzadas en contabilidad.
B. Presenta reportes y auditoras con uso intensivo de la tecnologa de la
informacin ms desarrollada, sobre todo por el inters que existe
ahora en relacin con la distribucin electrnica de reportes de
negocios.
C. Los datos que fluyen a travs del sistema de un cliente se monitorean
y analizan de manera continua usando mecanismos integrados dentro
del sistema.
D. Provoca un sistema de alarmas, proveyendo al auditor de cualquier
deterioro o anomala potencial dentro del sistema.
E. Provee seguridad sobre la calidad y la credibilidad de la informacin
presentada.
F. Reduce significativamente el tiempo entre la ocurrencia de los hechos
econmicos en el cliente y la opinin del auditor sobre estos hechos.
G. Reduce los costos de auditora al permitir a los auditores hacer
pruebas aleatorias a una muestra ms grande de las transacciones y
examinar los datos de una manera rpida y eficiente.

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H. Mejora la calidad de las auditoras al permitir a los auditores

concentrarse ms en el entendimiento de la organizacin y su
estructura de control interno.
I. Hace nfasis en los controles de carcter financiero.
J. La administracin da mayor importancia a los controles internos.

2.2. Efectos del proceso de la auditora continua en la

tradicional
La auditora continua afecta el proceso tradicional de auditora en diversas
formas. En primer lugar, es razonable esperar que el conocimiento del
auditor de los proceso de la organizacin debe incrementarse, para
asegurar la confiabilidad y relevancia de los documentos electrnicos,
registros contables y datos. El conocimiento de la estrategia de la
organizacin resulta importante para entender sus metas y objetivos y
para evaluar los riesgos relacionados y las actividades de control interno.
En segundo lugar, el auditor necesita entender el flujo de transacciones y
actividades de control relacionadas, que aseguren la validez y
confiabilidad de la informacin a travs de un sistema de contabilidad en
tiempo real. En este sistema las transacciones son transmitidas,
procesadas y evaluadas electrnicamente y por lo tanto, el auditor debe
tener la seguridad de que esas transacciones no estn siendo alteradas.
En tercer lugar, bajo la auditora continua, el auditor debe utilizar un plan
de auditora orientado hacia el control del riesgo, que busque
primordialmente la eficiencia y la efectividad de los controles internos del
sistema de contabilidad en tiempo real.
Finalmente, la auditora continua exige que el auditor desarrolle sus
propias herramientas de auditora de software, con capacidad para auditar
a travs del computador o alternativamente adquirir paquetes de software
comercialmente disponibles. Estas herramientas y tcnicas de auditora
continua permiten al auditor valorar riesgos, evaluar controles internos y
llevar a cabo de manera electrnica una serie de procedimientos de
auditora que incluyen: la extraccin de datos, la obtencin de informacin
para revisin analtica, extractos de libros mayores y registros contables,
seleccin de pruebas aleatorias de control y pruebas sustantivas para

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identificar excepciones y transacciones inusuales y llevar a cabo

confirmaciones.
Adicionalmente, estas herramientas permiten al auditor salir de la visin
retrospectiva de auditora para pasar a la visin de auditora continua de
sistemas de contabilidad confiables e integrados, as como tambin de
controles internos adecuados y efectivos.
El desarrollo de una auditora continua exige disponer de una
infraestructura tecnolgica de informacin para acceder y obtener los
datos con formatos de diversos tipos y para archivar documentos a partir
de diferentes sistemas y plataformas. La toma de decisiones acertadas
depende en gran parte de la calidad y oportunidad de la informacin.
La informacin electrnica y digital es ms oportuna, flexible, accesible,
transferible, transparente y puede ser ms fcilmente organizada,
almacenada, sintetizada y recuperada que la informacin documental. Por
ello es que documentos de fuentes tradicionales como las rdenes de
compra, facturas y cheques estn siendo reemplazados por datos
electrnicos. Los datos subyacentes a la contabilidad estn en formatos
electrnicos, tales como las bases de datos, que pueden ser
substancialmente diferentes, en su estructura bsica, a los libros diarios y
mayores convencionales y a otros informes.

2.3. Metodologa de la Auditora Continua

El desarrollo efectivo de una metodologa de auditora continua exige
crear una infraestructura tecnolgica de informacin para acceder y
obtener los datos con formatos de diversos tipos y para archivar formatos
a partir de diferentes sistemas y plataformas. Este procedimiento conlleva
la estandarizacin de los datos obtenidos de una variedad de fuentes y
sistemas de datos. La estandarizacin de los datos constituye el aspecto
ms complejo y retador en la construccin de una capacidad de auditora
continua ya que los costos, complejidades y riesgos de que se
introduzcan errores y se duplique la informacin pueden crear grandes
obstculos para el desarrollo de un anlisis, tanto de la auditora como de
las posibles soluciones.

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Figura N 1: Proceso de la Auditora Continua

1

Definicin de objetivos de
auditora y descripcin
6
Establecimiento de
acceso y
autorizacin de
datos.
7

Extraccin de
datos con base a

2
Entendimiento
de los procesos
de la

Identificacin de
los datos claves.

Identificacin de
elementos de los
8

Creacin de
bancos de datos

Obtencin de
definiciones de
9

Carga de datos y
creacin de
10
Ejecucin de
pruebas de
auditora y
produccin de

Fuente: Zabihollah, Rezaee; Mcmickle, Peter L; Sharbatoghlie, Ahmad, y Elam, Rick (2004).

En la figura N 1, se muestran las diversas fases en el desarrollo de una

capacidad de auditora continua. Las fases estn interrelacionadas y no
necesariamente en un orden lineal.

3. La Auditora Interna en el Sector Pblico

De acuerdo con la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del
Sector Pblico en su artculo. 135 se define a la auditora interna como
un servicio de examen posterior, objetivo, sistemtico y profesional de las
actividades administrativas y financieras de cada ente u rgano, realizado
con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las
observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente
dictamen. Dicho servicio se prestar por una unidad especializada de
auditora interna de cada ente u rgano, cuyo personal, funciones y
actividades deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su
control.

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4. Conclusiones:
En relacin con la caracterizacin de la auditora continua como
mecanismo de control en la Secretara de Administracin y Finanzas de la
Gobernacin del estado Yaracuy, a efectos del anlisis de su
aplicabilidad, se pudo conocer lo siguiente:
La Secretara de administracin y finanzas de la gobernacin, no ha
sido objeto de evaluacin mediante la aplicacin de la auditora
continua.
El personal de la mencionada secretara est convencido de que los
procedimientos llevados a cabo en la dependencia gubernamental
llevan al cumplimiento oportuno de las metas y objetivos programados.
Un considerable nmero de empleados, opinan que no hay
parmetros para medir la eficacia y eficiencia de las actividades y
procesos ejecutados en la secretara.
Respecto a la evaluacin del sistema de control interno, con el propsito
de la determinacin de debilidades y fortalezas, arroj los siguientes
resultados:
La misin y visin de la secretara no se encuentran publicadas; a
pesar de estar formuladas, no estn a la vista de empleados ni del
pblico en general, tal como lo recomiendan las tendencias actuales
en administracin y gerencia.
Carencia de herramientas fundamentales de organizacin, tales como
manuales de normas, cargos y procedimientos que orienten la
ejecucin de las actividades en la secretara.
Se determin la existencia de planes, proyectos, presupuestos o
programas en los cuales la Secretara define y cuantifica sus objetivos.
En cuanto a la identificacin de los soportes informticos que utiliza la
Secretara de Administracin y Finanzas de la Gobernacin del estado
Yaracuy para el procesamiento de la informacin, en relacin a su
auditora en tiempo real, los resultados indican que:

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La plataforma tecnolgica existente cuenta con procesos adecuados

que permiten la operatividad de las aplicaciones en forma integrada,
esto proporciona informacin pertinente de manera oportuna para la
toma de decisiones y, a la vez, sirve de apoyo al proceso de la
auditora continua.
La secretara de administracin y finanzas trabaja con el denominado
Sistema Integrado Administrativo (SIA), el cual fue concebido en
funcin de un proceso deductivo que parte de la consideracin del
todo de la administracin financiera y se establecen mdulos de
informacin que operan en forma coordinada, para lograr un sistema
integrado que permita elaborar por agregacin los diferentes informes
que se requieran.
Por ltimo, en lo relativo al establecimiento de lineamientos para la
aplicacin de la auditora continua en la dependencia gubernamental
analizada, se obtuvo lo siguiente:
La gestin de la secretara de administracin y finanzas se evala a
travs de la aplicacin de auditoras que siguen un patrn de anlisis
retrospectivo, basada en una planificacin de pruebas de las
transacciones y tiempo despus de la ocurrencia efectiva de los
hechos. Esta forma de evaluacin ofrece un alcance limitado y tardo
para proporcionar verdadero valor al desempeo de la organizacin.
Se observ que existe una disposicin del personal de implementar
medidas o acciones correctivas y preventivas, que permitan lograr
mejoras en las herramientas de control utilizadas en el desarrollo de
sus actividades y funciones.
En resumen, la secretara de administracin y finanzas estudiada carece
de tcnicas fundamentales de organizacin, por lo que se recomienda
establecer manuales de cargos, normas y procedimientos que sirvan de
apoyo tcnico al personal para la ejecucin de las funciones o tareas, al
igual que parmetros o indicadores que faciliten la evaluacin de la
eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus procesos. Igualmente, la
dependencia gubernamental debe implementar la auditora continua o
peridica como mecanismo de control para evaluar la gestin fiscal, y de
esta forma aplicar correctivos pertinentes a corto plazo y de manera

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oportuna, en tal sentido dispone con avances metodolgicos como lo es la

tecnologa de informacin para su aplicabilidad.

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