RECEPCION

Reservas
Estancias
Grupos
Traslado
habitacion
5.
Limpieza
habitacion
6.
Cierre
diario
7.
Histrico
1.
2.
3.
4.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
A.
B.
C.
D.

INFORMES
Habitaciones
disponibles
Clientes
alojados
Llegadas
previstas
Llegadas
pendientes
Salidas previstas
Lista precios
Estado general
hotel
Fichas polica
Total pendiente
cobro
Acumulado de
gastos- servicios
Lista abonos
realizados
Estadistica
entrada viajeros

1.
2.
3.
4.
5.

FACTURAS
Construccin
Cobro
Reimpresin
Modificacin
Histrico

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

T.P.V.
Pedidos
mltiples
Pedidos
individuales
Reimpresin
de cargos a
hotel
Cobro tickets
Reimpresin
de tickets
Modificacin
de tickets
Histrico

1.
2.
3.
4.

CAJA
Cobros
realizado
s
Movimien
tos de
caja
Cierre de
caja
Histrico
de cierres

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
A.

DATOS
Tipos de
IVA
Conceptos
y servicios
Tipos de
habitacin
Habitacione
s
Regmenes
de
alojamiento
Zonas de
procedencia
Tipos de
cliente
Clientes
Monedas
Formas de
pago

UTILIDADES
Copia de
seguridad
de trabajo
2.
Copia de
seguridad
diaria
3.
Recuperar
copia de
seguridad
4.
Empaqueta
do de base
de datos
5.
Depuracin
del sistema
6.
Borrado de
datos
antiguos
7.
Inicializar la
base de
datos
1.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
A.
B.
C.
D.
E.

ENTORNO
Gestin de
usuarios
Cambio
usuario activo
Cambio clave
de acceso
Gestin cajas
Configuracin
de impresoras
Configuracin
de factura
Configuracin
de ticket
Situacin de
ficheros
Juego de
color
Datos del
hotel
Opciones
Cargo
automtico de
telfono
Formato de
importar/expor
tar
Mantenimient
o de libreras

Las partes en cursiva corresponden a funciones de gestin, configuracin del sistema y de

administracin de datos, reservadas a Direccin.
Las partes en negrita son las funciones ms utilizadas.

RECEPCIN
Es el men ms utilizado. Es con el que gestionamos las reservas y los cargos de los clientes
alojados.
1. Reservas
Aqu introducimos las reservas y desde aqu las convertimos en estancias (alojamos) cuando
llega el cliente:

CMO CREAR UNA RESERVA?

1) Situarnos en MENU RECEPCION RESERVAS, y pulsar Intro para abrir Lista de
Reservas, ordenadas por fecha de llegada.
2) Pulsar Insert para aadir una reserva nueva. Se abrir un cuadro en el que habr que ir
rellenando campos con los datos de la reserva. Para pasar de un campo a otro, ir pulsando
Intro.
3) Campo 1: Fecha (admite introducir reservas con 1 ao de antelacin)
4) Campo 2: Cliente a cuyo nombre va la reserva. Pulsar F2 para abrir la Lista de Clientes sin
necesidad de ir a DATOS CLIENTES
Una vez en la lista, si sabemos que la ficha de cliente ya est creada de antes, buscarlo. Para
ello, pulsar F4 y se abrir un cuadro con todos los campos de los datos de un cliente, pero en
blanco. Si rellenamos alguno de los datos que sabemos (nmero de cdigo, apellido o N.I.F.)
como criterio de bsqueda, el cliente encontrado nos aparecer marcado en la lista.
Si no tenemos los datos del cliente, hay que insertarlo como nuevo: InsertIntroducir los
datos Confirmarlo todo con Intro, hasta el final. El cliente creado nos aparecer marcado en
la lista. Ver detalles del proceso de creacin provisional o definitiva de una ficha de cliente en el
Men DATOS 8. CLIENTES.
Una vez encontrado o creado el cliente, arrastrarlo a la reserva que estbamos creando,
pulsando a la vez Control e Intro.
5) Rellenar los dems campos de la reserva (slo los siguientes, los dems obviarlos):
Nmero de das de estancia y el rgimen (SA, AD, MP, PC)
Cobertura pondremos S o N en funcin de si el gasto de habitacin est cubierto(por
ejemplo, si es una reserva de agencia de viajes, o la hab. se va a abonar con taln WEEK,
o queremos que el gasto de habitacin salga a nombre de una empresa).
Comentarios: n y tipo de habitaciones que se reservan, la hora limite, el precio, si desea
cama de matrimonio o vistas, y cualquier otro comentario que consideremos importante.
Una vez que hemos confirmado todo hasta el final con Intro, ya tenemos la reserva creada,
pero an no est del todo.
Pulsando F5 aparecer el cuadro que nos pregunta qu tipo de habitacin/es se asignan y
cuntas. Si vamos a reservar habitaciones de varios tipos, hay que crear una lnea para cada
tipo. El cdigo del servicio que se cargar (hab. Doble, doble con terraza, D.U.I. , individual)
aparecer automticamente segn el tipo de habitacin que asignemos. Obviamente, si no
coincide con lo que finalmente cobraremos, lo cambiamos manualmente. Por ejemplo, si
reservamos una habitacin del tipo 4 (doble con terraza) automticamente aparecer como
cdigo de servicio o tarifa el 103 (hab. doble terraza) pero si el precio final que se cobrar al
cliente es el de hab. doble normal podemos cambiar manualmente el cdigo por el 102 (hab.
doble normal).

ALGUNAS PARTICULARIDADES:

Cuando hagamos una reserva de agencia de viajes, pondremos como cliente titular de
dicha reserva a la agencia, y abajo, en comentarios, researemos el nombre del particular
que va a utilizar la reserva. Adems, en cobertura marcaremos S si el alojamiento va a
estar cubierto por el bono de la agencia. Lo mismo sucede con las reservas de empresa (la
factura ir a nombre de la empresa), solo que en este caso generalmente no har falta que
tenga cobertura S. Un ejemplo son las reservas de Hotel-y-ms, en las que el cliente a
cuyo nombre figura la reserva es el cliente n 17.792 VIAJES MARSANS.
Al hacer una reserva de Week End Plan, no solo marcaremos cobertura S, sino que el
cliente creado para que la reserva figure a su nombre ser del tipo: *** WEEK ***
APELLIDO APELLIDO, NOMBRE. Muy similar es el caso de VENERE o APSIS, tambien
pondremos en la ficha del cliente, junto a nombre y apellidos, la coletilla *** VENERE ***
*** APSIS BOOKINGS ***.

CMO ALOJAR UNA HABITACIN? (CONVERTIR UNA RESERVA EN GRUPO / ESTANCIA)

Hasta ahora hemos visto cmo crear una reserva a largo plazo, pero si se trata de alojar a un
cliente que ha llegado, el proceso es el siguiente:
1) Nos situamos con las flechas en la reserva que queremos alojar (si no est creada
previamente crearla ahora), y pulsamos F5. Se nos abrir el cuadro en el que cuando se
cre la reserva se reserv el tipo de habitacin y la tarifa. Si pulsamos otra vez F5
podremos asignar la habitacin concreta dond se alojar el cliente. En el cuadro que
aparece, meter el n de hab., el n de pax, el rgimen, y damos a alojar S.
Notas: aqu nos puede pasar que el tipo de habitacin reservado en el ordenador no sea el mismo que el que
luego asignamos realmente. Por ejemplo, cuando llega el cliente le damos la hab. 212 (tipo 2), pero en el
ordenador la habitacin reservada tiene el cdigo tipo 3. En ese caso tendramos primero que suprimir la lnea con
la reserva de tipo de habitacin y tarifa y volverla a introducir con los cdigos correctos. Tambin hay que tener en
cuenta que si hay varios tipos de hab. reservados (varias lneas), iremos alojando primero las de un tipo y luego
las de otro.

2) Se nos abrir un cuadro titulado Reserva habitacin-cliente. Si la estancia no va a tener

cobertura y la factura se construir por estancias, a nombre del propio cliente particular, no
es necesario poner nada, simplemente darle a Escape. La estancia se registrar por
defecto al mismo nombre al que se hizo la reserva. Eso s, tendremos que irnos al Men
DATOS 8. Clientes para buscar el cliente con F4 y rellenar los datos que nos falten,
ahora que los tenemos al pedir documentacin. Tambin podemos abrir el listado de fichas
de cliente para buscar esa ficha provisional y completarla desde el campo CLIENTE del
cuadro principal de la reserva, pulsando F2 mientras est marcado. Lo haramos lo primero
de todo, antes de empezar a alojar la reserva.
Si por el contrario hemos hecho la reserva a nombre de una agencia o de una empresa
para facturar por grupos lo que tenga cobertura y por estancias lo que no lo tenga, aqu
tendremos que introducir el nombre del cliente particular que figurar en la factura por
estancias. Para ello, arrastrar desde la Lista de Clientes a un cliente ya creado, o insertarlo
como nuevo (segn lo explicado en el paso 4 del apartado anterior CMO CREAR UNA
RESERVA?). Al final de la lnea se para el cursor en la columna F.P (ficha polica), tiene
que poner N. Antes se pona S para que incluyera a este cliente en el listado del da
para la polica, pero ahora esos datos se pasan a la polica por otra va (Internet). Para
terminar y cerrar este cuadro, pulsar Escape.
3) A continuacin, nos aparecer el cuadro de los cargos automticos, aquellos que se
cargarn por la primera noche inmediatamente y por las sucesivas cada vez que hagamos
el cierre diario. Es un cuadro con varias columnas, debindose pulsar Intro para pasar de
una a otra, confirmando los datos introducidos. El contenido de cada columna es el
siguiente:

Las dos primeras contienen los cdigos correspondientes a la tarifa segn la reserva. (p.ej.
01/101 Habitacin Individual a tarifa oficial). Si la reserva no se corresponde con lo que
finalmente aplicaremos, suprimir la lnea e introducirla de nuevo (insert), con los cdigos
deseados.
La 3 columna muestra el nmero de cargos por da, que por defecto es 1. Se multiplicar
el cargo correspondiente al cdigo (columnas 1 y 2) por el n introducido en esta columna.
En la columna 4 debemos marcar si el n de cargos que sea adems se har por persona
(S N). Por ejemplo, los desayunos o la media pensin se cargar generalmente por
persona. Hay que tener cuidado porque a veces el valor por defecto (S N) no es el
deseado y hay que detenerse a modificarlo manualmente.
Marcar si queremos aplicar un precio distinto al programado por defecto para un cargo (S
N), e introducir manualmente en la columna siguiente ese precio, que puede ser 0 si
queremos darlo gratis (p.ej.desayuno o cama supletoria). Igual que en el punto anterior, ojo
a los valores por defecto.
Podemos aadir ms lneas con cargos adicionales como desayuno o camas supletorias, y
al final de la lnea confirmar si el cargo se har con fecha de hoy (0) o de maana (1).
Tener en cuenta que los precios introducidos son siempre antes del 7% de IVA.

Una vez confirmado todo con Intro hasta el final, el cliente ya est alojado, y la reserva se ha
convertido en un grupo/estancia. No siempre alojamos una habitacin desde el men
Reservas, algunas veces se hace desde el men Estancias, como veremos en el siguiente
apartado.
2. Estancias
Una vez que el cliente ya est alojado, el control de su estancia se har desde este men. Las
funciones que podemos hacer aqu son:
1) Pulsando F5 podemos ver el cliente a cuyo nombre est la estancia.
2) Pulsando F6 podemos ver los cargos automticos de la estancia.
3) Pulsando F7 podemos ver otros cargos puntuales de la estancia (extras o cualquier otro
cargo que no se repita cada da sino que sea un gasto concreto)
4) Pulsando F8 podemos ver los Anticipos que el cliente ya ha pagado (nosotros no usamos
esta parte del men, puesto que no gestionamos de esta manera los prepagos de clientes
particulares)
5) Pulsando INTRO se nos abre un cuadro en el cual, con sucesivas pulsaciones de Intro, nos
podemos mover por varios campos. Aquellos en los que el cursor se detenga son
modificables: n de das de estancia, grupo al que pertenece la estancia, rgimen, n de
personas en la habitacin. Podremos cambiarlos si es necesario, confirmando los cambios
con Intro hasta el final, hasta que el cuadro se cierre. Un cambio muy utilizado aqu es
modificar el n de das para prolongar la estancia de un cliente que nos lo haya solicitado.
Una vez abiertos los cuadros correspondientes tras pulsar la tecla de funcin, no solo podemos
ver sino tambin hacer modificaciones, suprimiendo y/o insertando lneas.
Por ejemplo, podemos suprimir el cliente (cuadro que se abre al pulsar F5) e insertar otro antes
de sacar la factura, si queremos que salga a otro nombre. O podemos suprimir los cargos
automticos actuales (cuadro al pulsar F6) e insertar otros distintos que se cargarn a partir de
fecha de maana, tras el cierre de esta noche.
Pero lo que ms utilizaremos ser el cuadro que se abre al pulsar F7, el correspondiente a los
gastos acumulados de la estancia.

CMO CARGAR UN GASTO A UNA HABITACIN?

Nos situamos con las flechas en la lnea de la habitacin, y pulsamos F7. Se abre el cuadro,
que tiene una serie de columnas:
Fecha

Habita.

Cod.

Fecha del
servicio a
cargar

N de
habitacin

Cdigo del
grupo de
servicios

Serv

Nombre
Servicio
Cdigo concreto Denominacin
del servicio
del cargo
dentro del grupo

Cantidad

Precio

Ii

Importe

N unidades de
servicios cargados
(generalmente 1)

Precio
total o por
unidad

Marcar IVA
incluido s
o no

Importe total
del cargo,
sin IVA.

Para cargar un gasto nuevo, pulsar Insert e ir introduciendo los datos

(si el momento de introducirlo no sabemos el cdigo de algn cargo o servicio, pulsar F2 y se abrir
una lista para seleccionarlo, con Intro)

Confirmar todo hasta el final con Intro

En caso de que la estancia sea con cobertura, habr una columna adicional para indicar si
el gasto va a ir cubierto s o no. Por defecto, la estancia en el rgimen indicado
inicialmente en la reserva (solo habitacion, habitacion + desayuno......) ser con cobertura
S y lo dems ser cobertura N. (Ver apartado 3. Grupos para comprender el concepto
de cobertura)

Hemos visto cmo cargar un gasto a una habitacin......pero qu pasa si nos equivocamos?
cmo lo corregimos?. Pues bien, un gasto introducido ya no se puede borrar en este Men
Estancias. Lo nico que podemos hacer es volver a introducirlo, pero poniendo en negativo el
n de unidades de servicio a cargar.
Donde s que podemos borrar el cargo incorrecto es en el Men Grupos, como veremos en el
siguiente captulo.

CMO ALOJAR UNA HABITACIN DESDE EL MEN ESTANCIAS?

Aunque en general para alojar una habitacin lo hacemos desde el Men RESERVAS,
convirtiendo una reserva en estancia, en algunos casos lo que hacemos es insertar una
estancia nueva, directamente en el Men ESTANCIAS.
Y qu casos son esos? Pues cuando queremos aadir una habitacin a un grupo que ya se
cre en su momento a partir de una reserva. Por ejemplo: un seor tiene reservadas
habitaciones con llegada en diferentes das; la primera habitacin que llega se aloja por
Reservas, pero las siguientes se aaden al grupo ya creado a partir de esa primera reserva
alojada. Aunque el caso ms ilustrativo y que ms utilizaremos ser el de las habitaciones
pagadas con Week End Plan.
Para alojar una habitacin aadiendo directamente la estancia nos situaremos en el Men
Estancias y pulsaremos Insert. Aparecer un cuadro que habr que ir rellenando con los datos
de la estancia a aadir:
ESTANCIA: (se rellena automticamente asignando un nmero)
F.LLEGADA: (introducimos fecha de hoy)
DIAS: (introducimos n de noches de estancia)
F. SALIDA: (se rellena automticamente segn el n noches que hayamos puesto)
TIPO HABITACIN: (tipo de habitacin que hemos asignado: 1, 2, 3 ...)
GRUPO: (n del grupo preexistente al que queremos aadir esta estancia. Si no sabemos el n de
grupo, pulsamos F2 para ver lista de grupos, seleccionamos con flechas y arrastramos con ctrl.
+Intro)
RGIMEN: (SA, AD, MP, PC)
N PERSONAS: (n personas alojadas en la habitacin. Si es mayor de 2 pide confirmacin del
tipo Permitir S/N?)
ASIGNADAS: Relleno automtico, la pasamos con Intro.

ANTICIPO: (Pulsamos Intro para pasar esta casilla, que no rellenamos, y confirmar todo)
Una vez confirmado todo con Intro hasta el final, nos saldr el cuadro en el que aparecen los
cargos automticos, el mismo que aparece cuando alojamos desde el Men Reservas. Segn
el tipo de habitacin que hayamos asignado, aparecern por defecto la tarifa oficial de
individual, doble estndar o doble con terraza. Si no son los correctos, siempre podemos
modificarlos o suprimirlos e introducirlos de nuevo. Esto ltimo es lo que hacemos cuando son
habitaciones de Week End Plan. No basta con corregir el campo por persona S N por
ejemplo, hay que suprimir la lnea y volver a introducirla con la tarifa Week End:
1.- Tras suprimir la lnea por defecto, introducir el cdigo de habitacin tarifa Week End (01/121
si es taln verde, 01/123 si es el dorado)
2.- En la columna Por persona, detenerse para cambiarlo y poner N y en la columna Cub
(cobertura) detenerse para cambiarlo y poner S. Hay que tener en cuenta que cada vez que
aadimos manualmente un cargo automtico, ya sea al alojar o despus, el sistema asigna por
defecto que el cargo es por persona S , con precio manual N y con cobertura N, y hay que
detenerse a modificarlo si es necesario.
Cuando nos aparezca el cuadro Reserva habitacin-cliente procederemos igual que si
alojramos desde el Men Reservas, insertando al cliente particular que vaya a ocupar la
habitacin.

PARTICULARIDAD PARA ALOJAR HABITACIONES DE WEEK END PLAN

El procedimiento para alojar habitaciones de Week End Plan es en general el que acabamos de
describir (insertar una nueva estancia en un grupo ya creado previamente a nombre de Week
End Plan). No obstante, para que dicho grupo exista, hay que alojar una primera habitacin
desde el men Reservas. Es decir, si no hay ninguna habitacin de Week en un momento dado
y nos llega la primera, la alojaremos desde Reservas, como ya vimos al explicar esa parte del
men. Lo nico que tendremos que sustituir el cliente que creamos al insertar la reserva en su
da, y que ser del tipo *** WEEK *** APELLIDO APELLIDO, NOMBRE *** por el cliente N
600 (HALCON VIAJES WEEK END PLAN). Los cargos automticos esta vez saldrn bien por
defecto, puesto que reservamos el cdigo 01/121 WEEK VERDE o el cdigo 01/123 WEEK
DORADO. Solo hay que pararse a modificarlos manualmente al alojar la segunda y sucesivas
habitaciones desde el menu Estancias.
Los talones Week End Plan tambin pueden ser de Viajes Ecuador, o de Halcon Viagens
Portugal. Si un da hay habitaciones de distintos tipos de talones, cada tipo ha de tener su
grupo, ya que se facturan a diferentes agencias. Todo lo descrito para Halcon Viajes habra que
hacerlo tambin para Ecuador y para Week Portugal. En esos casos la coletilla que se aade
en el cliente al meter la reserva ser WEEK PORTUGAL o WEEK ECUADOR. Y al alojar la
primera habitacion, habra que meter el cliente 22.222 WEEK ECUADOR o el 10.000 WEEK
PORTUGAL.
3. Grupos
Empecemos por definir grupo, para que nos queden claras las funciones que podemos hacer
con este men.
En este contexto, grupo no es el tpico grupo de turistas (autocar de jubilados, por ejemplo). A
efectos del programa GH3, un grupo es la estancia o conjunto de estancias (habitacin o
habitaciones) que han sido alojadas a partir de una reserva. Para entendernos, digamos que el
grupo es el jefe-responsable de una estancia o conjunto de estancias, y es el heredero de la
reserva, en lo que se convierte una reserva al alojarla.
Se pueden dar varios casos:

Caso 1: el ms corriente, que estancia y grupo coincidan, porque se trate de una sola
habitacin y al alojar la reserva no se introdujo un cliente diferente para la estancia, si no
que se tom por defecto el mismo cliente a cuyo nombre estaba la reserva. Es decir, que

pulsamos Escape cuando se abri el cuadro Reserva de habitacin-cliente cuando

estbamos alojando la reserva.
Caso 2: tambin bastante frecuente, es igual que el caso 1, solo que con varias
habitaciones (reservadas en la misma reserva y alojadas a partir de ella). Todas las
habitaciones aparecern registradas al mismo nombre.....el mismo al que figurar el grupo
y al que figuraba la reserva.
Caso 3: es el caso ms complejo, pero precisamente por ello es aquel en el que la
diferenciacin entre grupo y estancia es ms importante.
Sera el caso que se nos da cuando, siendo una o varias habitaciones alojadas a partir de
una reserva, la/s habitacion/es no figuran al mismo nombre de cliente que la reserva a
partir de la cual se alojaron. O sea, que al alojar, al abrirse el cuadro Reserva de
habitacin-cliente introdujimos un nuevo cliente para que la habitacin figurara registrada
a un nombre distinto al de la reserva, por alguna razn. El grupo quedar al mismo nombre
que la reserva original, mientras que la estancia estar a nombre del cliente que
introduzcamos sobre la marcha.
Gracias a esa diferenciacin de nombres (el grupo a un nombre, la estancia a otro nombre)
podremos discriminar a la hora de facturar, y sacar la factura de algunos gastos a un
nombre y de otros gastos a otro nombre. Es decir, podremos jugar con el concepto de
cobertura

QU ES LA COBERTURA?
Es una funcin del programa que nos permite decidir a quin se facturarn los cargos.
Si una estancia tiene cobertura eso quiere decir que determinados gastos (aquellos que
hayamos cargado con cobertura S) se facturarn a nombre del cliente que conste como titular
del Grupo. Los gastos que estn marcados con cobertura N saldrn en otra factura, al nombre
del cliente que figure como titular de la Estancia.
Esto se utiliza mucho para las reservas de agencias de viajes o bonos Week End Plan. Cuando
se hace la reserva se hace a nombre de la agencia y se marca que tendr cobertura S para
los servicios que cubra el bono de la agencia (SA, AD...)
A lo hora de alojar, la estancia s que se pondr a nombre del cliente particular que se aloja en
la habitacin. De esta forma, tendremos un Grupo a nombre de la agencia para facturar a su
nombre los gastos cubiertos por el bono (el grupo est a su nombre porque la reserva se hizo
originalmente a su nombre), y una Estancia a nombre del cliente particular para facturar a su
nombre los extras.
Cuando la reserva es de un cliente particular se marca cobertura N y a la hora de alojar
dejamos que la Estancia se registre por defecto al mismo nombre que estaba originalmente la
reserva, o sea, que estancia y grupo estarn al mismo nombre. No necesitamos que estn a
nombres distintos puesto que no vamos a discriminar gastos, sacaremos una sola factura por
todos los gastos pues el cliente particular se hace cargo de todo.
En el apartado de Facturas volveremos sobre esto.

FUNCIONES EN EL MEN GRUPOS

Aqu podemos realizar algunas modificaciones. Si abrimos el cuadro de Grupos y nos situamos
con las flechas sobre uno de ellos, podremos efectuar varias funciones segn la tecla que
presionemos:
* Intro: Se abre un cuadro derivado del que creamos al introducir en su da la reserva (no
olvidemos que el Grupo es el sucesor de la Reserva, ya alojada). Con sucesivas pulsaciones
de Intro nos moveremos por los campos de datos, que podemos modificar: n de das, cliente a
cuyo nombre est el grupo, cobertura (s o no), rgimen, comentarios. Confirmando todo con
Intro hasta el final, hasta que desaparezca el cuadro, los cambios quedarn grabados.
* F5: Nos permite ver las Estancias que dependen de ese grupo, las habitaciones que forman
el grupo.

* F6: Nos permite ver los gastos acumulados de todas las Estancias que dependen de ese
grupo.
* F7: Nos permite modificar los gastos o los cargos automticos de las Estancias que
dependen de ese grupo. Se abrir un cuadrito que nos permitir elegir qu modificamos, si los
cargos automticos o los gastos. Lo ms habitual es que seleccionemos los gastos, ya que slo
aqu podremos modificarlos, mientras que modificar los cargos automticos s que es posible y
ms rpido desde el men Estancias.
Una vez seleccionada una opcin (modificar cargos automticos o gastos), al presionar Intro se
abrir un cuadro igual que el se abra en el men Estancias cuando presionbamos F6 (cargos
automticos) o F7 (gastos), y que funcionar de la misma manera: hay que insertar los cdigos
de los servicios a modificar y su cantidad, con la fecha de cargo, confirmando con Intro hasta el
final. Con las siguientes particularidades:
1/ En la primera columna hay que insertar la inicial de la accin que queramos hacer.....
(I) para crear un gasto o cargo nuevo, (B) para borrarlo, o (M) para modificarlo. En la
prctica solo se usar B (borrar), puesto que crear un cargo nuevo es posible y ms
fcil desde Estancias, y la opcin M (modificar) no es prctica, es mejor borrar un cargo
y volverlo a introducir.
2/ Tenemos que tener en cuenta que independientemente de la cantidad de unidades
de servicio que introduzcamos, se borrarn todos los cargos con el cdigo que
hayamos especificado en la fecha que hayamos dicho. Por ejemplo, si introducimos los
cdigos 03/301 Servicio de Bar con fecha 10/01/08, se borrarn todos los cargos de bar
del grupo con esa fecha, debiendo reintroducir en el men Estancias los cargos que no
queramos que se anulen.
3/ Otro dato importante es que lo que hagamos aqu se har simultneamente para
todas las Estancias (habitaciones) del grupo. Tenemos que tener cuidado si queremos
borrar un cargo de una habitacin pero no de todas las del grupo.....habr que
reintroducir el cargo por el men Estancias en las habitaciones en las que no queramos
borrar dicho cargo. No obstante, tambin puede ser til esta caracterstica si queremos
introducir un cargo nuevo para todas las habitaciones de un grupo, o modificar un cargo
automtico que queramos que afecte a todas las habitaciones del grupo. Aunque esto
no es frecuente, lo normal es que simplemente queramos borrar un cargo errneo de
una habitacin, no de todas las de un grupo.
4. Traslado de habitacin
En esta parte del men Recepcin podremos cambiar una estancia de una habitacin a otra.
Si nos situamos aqu y pulsamos Intro se abrir un cuadrito que nos preguntar la habitacin de
origen y la de destino del traslado. Si estas fueran de distinto tipo el sistema nos lo advertir y
pedir confirmacin para hacer el traslado de todas formas (S/N), debiendo pulsar S para
continuar.
Adems del cuadro con los datos generales de la estancia (cliente, fechas, n noches...) se
abrir otro nuevo cuadro con los cargos automticos de la estancia. Aunque sera posible, lo
normal es que no los modifiquemos puesto que un traslado de habitacin no tiene que implicar
cambio en la tarifa. Por tanto, simplemente pulsaremos Escape, con lo que todos los cuadros
se cerrarn, volveremos al Men principal, y el cambio de habitacin habr quedado hecho.
5. Limpieza de habitacin
En esta parte del men Recepcin podramos discriminar entre las habitaciones ya limpiadas
por el Dpto de Pisos (y por lo tanto susceptibles de ser asignadas a un cliente a su llegada) y
las otras habitaciones an sucias. No obstante, en nuestro procedimiento de trabajo este
control no se hace mediante el programa GH3 sino directamente por la presencia o no en

Recepcin de las llaves de las habitaciones. Por lo tanto, esta parte del men Recepcin
carece de utilidad para nosotros.
6. Cierre diario
Esta parte del men se utiliza por las noches. Mediante este cierre diario se cargan los cargos
automticos en todas las habitaciones/estancias. Se cargarn los gastos correspondientes al
da siguiente, puesto que los que corresponden al da que finaliza ya estn cargados (bien se
cargaron inmediatamente al alojar la reserva si han llegado hoy, bien se cargaron en el cierre
diario de ayer).
Por ejemplo, si hacemos el cierre diario del 12 de Mayo (durante la madrugada del 12 al 13 de
Mayo), se cargarn automticamente los cargos de habitacin correspondientes a la noche del
13 de Mayo, para todas las habitaciones que se vayan a quedar. La noche del 12 de Mayo ya
estaba cargada, puesto que se carg al hacer el cierre del 11 de Mayo o bien al alojar la
reserva si lleg el 12.
Al hacer el cierre diario el sistema nos preguntar si queremos borrar las reservas del da que
se cierra que no se han convertido en estancias (bien porque han sido no-show, bien porque
no se ha utilizado la reserva previa para alojar). Indicar S y pulsar Intro. El da quedar
cerrado.
Puede darse un contratiempo que nos impida cerrar el da: el sistema nos advertir que no
puede hacerlo porque quedan estancias pendientes. Esto quiere decir que hay alguna
estancia, an alojada, con fecha de salida hoy. Las causas pueden ser:
1- Que un cliente haya decidido prolongar su estancia un da ms y nos hayamos olvidado de
cambiar en el men Estancias el n de das de estancia, por lo que el sistema sigue
tomando hoy como da de salida. Tendriamos que modificar ahora el n de das para
corregir el da de salida.
2- Que por la maana se haya marchado un cliente que, como sabamos que tena cobertura
por la habitacin y no tena gastos extras, no le hemos sacado factura. Lo normal es que,
aunque efectivamente no haya nada que facturar, ordenemos al sistema sacar la factura
una vez que el cliente se marcha porque es la nica manera de desalojar una habitacin y
terminar la estancia. Si al turno de maana se le ha pasado tendremos que hacerlo ahora.
Una vez solventado uno u otro problema, podremos volver a Cierre diario para cerrar el da.

INFORMES
1. Habitaciones disponibles
Aqu podemos consultar la disponibilidad de habitaciones (habitaciones no ocupadas ni
reservadas), segn unos criterios que aparecen en el cuadro que se abre y que tendremos que
ir rellenando, salvo que dejemos los valores que aparecen por defecto:
Fecha: el sistema informa de la disponibilidad dentro de un periodo determinado de das,
siendo esta fecha el primer da de ese periodo. Por defecto ser la fecha de hoy.
Das: nmero de das en que queremos saber la disponibilidad a partir de la fecha. Para
cada da habr una columna con los datos de disponibilidad. Valor por defecto: 8 das
T/H/O: Son unas siglas. Si escogemos T se nos informar de las habitaciones que hay
disponibles de cada tipo. Si marcamos H el dato ser la disponibilidad de cada habitacin en
concreto. Y si introducimos O se nos indicar el porcentaje de habitaciones ocupadas de cada
tipo por cada da.
El valor por defecto es T (disponibilidad por tipos), que es la que nos puede resultar til.
Concretamente a la hora de hacer reservas, cuando tenemos que marcar qu tipo de
habitacin reservamos, es posible que nos encontremos con que no es posible hacer la reserva
(y por ende alojar al cliente cuando llega) ya que no hay suficientes habitaciones libres del tipo
requerido para todo el periodo que queremos reservar. Gracias a este listado podremos

averiguar en qu fecha nos faltan habitaciones del tipo que queremos, y no tendremos ms que
buscar otra reserva que comprenda esa fecha y que sea del mismo tipo de habitacin que
ahora nos falta. Si cambiamos a esa reserva el tipo de habitacin, nos dejar una vacante del
tipo que nos falta para completar la otra reserva.
Imp:
Se nos pregunta si queremos imprimir la consulta o si solo queremos que salga en
pantalla. Por defecto, no imprimir.
Confirmamos todo con Intro y se abrir el listado. Con Escape saldremos.
2. Clientes alojados
Es la otra consulta que podemos hacer en este men Informes, aunque no es muy utilizado.
Nos permite visualizar en pantalla un listado de clientes alojados en el hotel, ordenados por
nombre, n de habitacion, fecha de llegada o fecha de salida, segn la opcin que elijamos en
el cuadro-men. Slo hay que situarse en una opcin con las flechas y pulsar Intro. Para salir,
Escape.

FACTURAS
1. Construccin de facturas
Aqu es donde tenemos que entrar para sacar una factura, siguiendo el siguiente proceso:
1) Nos situamos con las flechas en Construccin de facturas, presionamos Intro, y se nos
abre un cuadrito con dos opciones (Estancia y Grupo), para que elijamos.
Si escogemos Estancia, facturaremos los gastos con cobertura N de una habitacin, a
nombre del particular que ocupa la habitacin. Si no hay discriminacin de gastos porque
no hay cobertura entonces saldrn en la factura todos los gastos.
Si por el contrario escogemos Grupo facturaremos los gastos cubiertos, a nombre del
responsable del grupo (agencia, empresa...). No olvidemos que grupo tambin es un
conjunto de varias habitaciones que han venido juntas y se han alojado a partir de la misma
reserva, aunque no haya discriminacin de gastos por cobertura S N. O sea, que si
queremos sacar en la misma factura los gastos de varias habitaciones que vengan juntas,
seleccionaremos facturar por Grupos. La factura saldr a nombre de quin estuviera la
reserva originalmente (el responsable del grupo)
2) Sea cual sea la opcin (Estancia o Grupo), al pulsar Intro nos aparecer un cuadro con la
lista de Estancias (habitaciones) o de Grupos, para que seleccionemos con las flechas cul
queremos facturar. Una vez elegido el grupo o la estancia, pulsamos Intro y se nos abre
una ventana con el cliente a cuyo nombre est registrado el grupo o la estancia. Si hay
varios clientes introducidos podremos elegir cul aparecer en la factura (en la pantalla nos
sale un mensaje que nos pide que hagamos esa eleccin), e incluso podriamos insertar un
cliente ahora (Insert2 para ver Lista de ClientesF4 para buscar cliente preexistente o
Insert para crear nuevo una vez tenemos la ficha creada/encontrada, Control+Intro para
llevarlo). El caso es que la factura saldr a nombre del cliente que nos aparezca marcado
en este cuadro, y hay que pulsar Intro para seguir avanzando.
3) Se nos abre un nuevo cuadro con una serie de datos de la estancia/grupo que estamos
facturando, estando el cursor marcador detenido en el cdigo de cliente. Esto nos indica
que tenemos otra oportunidad de cambiar el cliente a cuyo nombre saldr la factura
(tendriamos que insertarlo segn lo descrito en el punto 2). Si seguimos avanzando con
Intro el cursor se detiene en la ltima lnea, que es una pregunta: Desalojar la habitacin?
Si el cliente ya se va a marchar y queremos dejar la habitacin libre, marcaremos S. Si
por el contrario el cliente an no se va a ir (solo nos ha pedido la factura por lo que lleva
hasta ahora), marcaremos N para dejar la habitacin ocupada y poder seguir cargando
gastos.
Si hemos seleccionado antes facturar por Grupo porque estemos sacando la factura de
unos gastos cubiertos (por ejemplo alojamiento cubierto con bono Week End Plan),
entonces tambin marcaremos N. Esto es as porque si marcamos desalojar S y

10

estamos facturando por grupos, no solo desaloja el grupo (ste desaparece) sino que
tambin desaloja todas las estancias que dependan de ese grupo.
Las facturas individuales de estancia, por los gastos no cubiertos, saldrn automticamente
despues de la factura del grupo.
Es decir, desalojar un grupo implica desalojar sus estancias, mientras que desalojar una
estancia no desaloja el grupo correspondiente, salvo que esa estancia fuese la nica / la
ltima del grupo.
4) Despues de marcar desalojar S N y pulsar Intro, aparece una pantalla con los datos de la
facturacin (por ejemplo importe de la factura) y un cuadro. En ese cuadro aparece el
descuento que se aplicar y en qu concepto, siempre que en la ficha del cliente a cuyo
nombre se hace la factura ya est grabado ese descuento. Si no est pregrabado el descuento,
pero an asi queremos hacerlo siempre podemos insertarlo ahora (Insertteclear cdigo del
servicio en el queremos hacer descuentoteclear % de descuentoconfirmar con Intro)
En todo caso, para pasar de este cuadro de descuento hay que presionar Escape.
5) Ahora ya sale un cuadro con el descuento aplicado (si lo hay), y nos indica el sistema que
preparemos la impresora (nos da tiempo para revisar el papel, etc). Si presionamos Intro
imprimiremos la factura, mientras que si presionamos Escape no se imprimir, aunque la
factura quedar creada, con pleno vigor.
Tanto si imprimimos como si no, aparecer una nueva ventana, en la que daremos de cobro la
factura. Es decir, insertaremos el modo de pago segn unos cdigos: BO (bono, o sea, crdito
o prepago por agencia), PE (pago en efectivo), TC (tarjeta de crdito), PR (prepago de un
particular). Estos son los habituales. Cuando introducimos una cantidad superior al importe de
la factura, el programa calcula automticamente el cambio a devolver. Si nos equivocamos con
la forma de pago, para corregir hay que volver a introducir la cantidad en negativo, y a
continuacin ya introducir lo correcto.
2. Cobro de facturas
Puede ser que por las prisas de sacar varias facturas seguidas o por que no nos hayan
abonado an una factura emitida o por cualquier otra causa, se nos queden facturas sin dar de
cobro. En esta parte del men podremos darlas de cobro a posteriori.
Al presionar Intro nos aparece un listado de las facturas pendientes de dar de cobro. En este
cuadro aparecen elementos que nos permiten identificar la factura que buscamos, por
columnas: n de factura, fecha, cdigo del cliente, importe total, cantidad pendiente de abonar.
Seleccionamos la que queramos dar de cobro con las flechas, pulsamos F5 y se nos abrir el
cuadro para insertar la forma de pago (proceder segn el punto 5 de 1. Construccin de
facturas)
3. Reimpresin de facturas
Si al construir la factura no la hemos impreso y ahora necesitamos hacerlo, lo haremos desde
esta parte del men. Simplemente, en el listado de facturas que se abre al pulsar Intro (del
mismo formato que el listado de facturas pendientes de cobro), seleccionar con las flechas la
que queramos imprimir y pulsar F5 para desplegar las lneas de la factura. Seguidamente
pulsar F9 para que la factura se imprima. Debemos tener en cuenta dos detalles:
- El listado de facturas que podemos imprimir o reimprimir slo comprende las facturas de
hoy (desde la medianoche)
- No podemos efectuar ningn cambio en la factura (para eso est Modificacin de Facturas
o el Histrico)
4. Modificacin de facturas
Aqu haremos correcciones si nos hemos equivocado en una factura. Al igual que en
Reimpresin, al pulsar Intro nos aparece el listado de las facturas (slo las del da) con el n de
factura, fecha, cdigo del cliente, importe total e importe pendiente de dar de cobro.
Una vez seleccionada la factura que queremos corregir:

11

Pulsar F5 para desplegar las lneas y modificarlas. La nica modificacin que podemos
hacer es aadir, nunca borrar lneas. Para aadir un cargo que no hayamos incluido antes
simplemente insertar una nueva lnea para ese cargo. Para anular una lnea errnea, volver
a insertarla poniendo en negativo el n de unidades de servicio a cargar. Por ejemplo:

Fecha
17/12/07
17/12/07

Hab. Unid. Concepto Serv

214
214

Precio Importe
% Dto Descue. Importe
Unitario Bruto
1 01/102 Hab. doble
1
89,04
-1 01/102 Hab. doble
1
89,04

89,04
89,04

Pulsar F6 si queremos hacer un descuento que se nos haya pasado insertar al emitir la
factura de primeras. Se abrir un cuadro como el que se abre en Construccin, para
insertar el concepto en el que hacemos el descuento y el %.

Pulsar F7 para insertar o modificar la forma de cobro. Al igual que con las lneas de factura,
no es posible borrar lneas de forma de cobro, slo introducirlas en negativo si queremos
anularlas.

Pulsar Intro para modificar el n personas que figura en factura o el cliente (cambiando el
cdigo).
En realidad al pulsar Intro se abre un cuadro que contiene multitud de datos (n factura,
fecha, n pax, cdigos de cliente, grupo y estancia, importe, descuentos, % de IVA,
comisin a cliente..). Al continuar pulsando Intro el cursor salta a n de pax, cdigo de
cliente, tipo de IVA y comisin a otro cliente. Slo debemos modificar n de pax o cliente a
cuyo nombre sale la factura.
Al confirmar los cambios con Intro hasta el final al cuadro se cierra.

Una vez hecha la modificacin pertinente, para reimprimir la factura pulsar F5 para desplegar
lneas de factura y F9 para reimprimir.
5. Histrico de facturas
Esta es una parte del men de acceso restringido, pudiendo acceder slo el personal de
Recepcin que Direccin estime oportuno. Esto es as debido al alcance de las modificaciones
que es posible realizar desde aqu.
Al pulsar Intro se abre un cuadro titulado Seleccionar que nos permite buscar una
determinada factura (de hoy o anterior) segn unos criterios:

Fecha: Intro e introducir fecha a buscar

Cliente: Intro e introducir cdigo del cliente (si no sabemos el cdigo pulsar F2 y eso abrir
la lista de clientes donde buscar). Como un mismo cliente puede tener muchas facturas si
es habitual, podemos acotar la bsqueda especificando tambin ao, mes y da. Si por
ejemplo especificamos ao pero no mes ni dia, el resultado de la bsqueda sern todas las
del ao introducido. Si especificamos ao y mes pero no da saldrn todas las facturas de
ese mes.
Localizar las facturas anteriores de un cliente es muy til para saber el precio que se le
hizo en anteriores visitas o si lleva un descuento habitualmente.
Comisin: No se usa
Todas: si seleccionamos esta opcin aparecer un listado de todas las facturas. Para ir a
las de hoy, pulsar Fin. Eso nos llevar al final de la lista, las facturas ms recientes.
Entre fechas: Intro e introducir fecha inicial del periodo a mostrar. Por fecha final tomar
por defecto el da de hoy.
Entre nmeros: igual que el anterior pero con los nmeros de factura en vez con fechas.

12

Acumulados: nos permite listar los clientes con una determinada facturacin en un ao,
ordenados de ms a menos facturacin. No tiene utilidad para Recepcin.

Una vez encontrada una factura podemos efectuar los mismos cambios y con las mismas
teclas de funcin (F5, F6, F7 o Intro) que en Modificacin de facturas pero aqu, una vez
desplegadas las lneas con F5, podemos suprimirlas. Y adems, podemos modificar facturas
que no son de hoy, sino anteriores.
Otra posibilidad que nos brinda esta parte del men es suprimir una factura, hacerla
desaparecer como si nunca hubiera existido. Para ello, seleccionar Todas para que aparezca
el listado de todas las facturas. Pulsar Fin para ir a la ltima (la ms reciente) y pulsar Suprimir.
Se nos pedir confirmacin con Intro o abortar con Escape.
No obstante, no debemos hacer uso de esta funcin a la ligera y debe estar justificado. Hay dos
reglas de oro que siempre hay que respetar:
1*** Slo se puede suprimir la ltima factura, la ms reciente. De lo contrario provocariamos un
salto en la serie de nmeros de factura.
2*** Slo se puede suprimir una factura que no est dada de cobro. Si ya est dada de cobro
es como si el dinero ya hubiera entrado en caja y no se puede justificar su desaparicin.

T.P.V.
2. Pedidos individuales
En esta funcin entraremos para construir lo que llamamos tickets. Hacer un ticket es una
manera de facturar, a efectos internos, esas pequeas ventas por las que no se entrega factura
al cliente. Por ejemplo tabaco, un libro-gua, una postal, llamadas de telfono de la cabina, etc.
El proceso de creacin de un ticket es el siguiente:
1) Al pulsar Intro nos aparecer en la pantalla una pregunta: Desea crear un nuevo pedido?
[S/N]
2) Al pulsar S se abre un cuadro para que introduzcamos esas pequeas ventas, que hemos
ido apuntando a lo largo del turno para hacer un solo ticket al final:
CO

SER

NOMBRE SERVICIO

CANT

PRECIO

I/I

IMPORTE (sin IVA)

06
05

602
501

Libro pequeo
Importe telefnico

1
95

6,00
0,01

S
S

4,67
0,89

Igual que si estuviramos cargando gastos en una habitacin, ir introduciendo los cdigos de
servicio y cantidad, confirmando con Intro hasta el final, teniendo en cuenta que:
El cursor no se detiene en la columna de precio para poderlo modificar manualmente.
Nada ms introducir la cantidad la lnea se autocompleta con el precio que est asociado a
ese cdigo y el cursor se sita al inicio de la lnea siguiente. Esto supone un pequeo
problema si queremos facturar algunos artculos que no tienen un precio fijo (telfono,
sellos, caja-dia del bar). Para poder hacerlo correctamente jugaremos con la cantidad ya
que no podemos modificar el precio, que por defecto siempre ser 0,01 (1 cntimo). Por
ejemplo, para tickar una llamada de telfono de 95 cntimos de euro, tendremos que poner
95 llamadas de 1 cntimo, ya que no podemos poner 1 llamada de 0,95. Ver ejemplo en
cuadro de arriba.
En la columna de importes estos aparecen sin IVA, ya que este se aadir por el total al
final del ticket, igual que en las facturas.
Para terminar la introduccin de lneas con cargos, pulsar Escape. El cursor se quedar
sealando la ltima lnea introducida.

13

Arriba de la pantalla vemos un cuadro grande que muestra el importe que va sumando el
ticket segn vamos metiendo artculos.
Aunque veamos en la parte baja de la pantalla la funcin F9 Imprimir, no pulsar esa tecla.
Con ello no imprimiramos el ticket construido, si no la pantalla actual.

3) Ahora nos aparecer una nueva pregunta: Facturar, cargar o retener? [F/C/R]
En la parte inferior de la pantalla nos explica lo que significa cada accin: emitir ticket, cargar a
una habitacin o retener para tratamiento posterior.
Por defecto saldr marcada la opcin F (facturar o emitir ticket), y slo tendremos que
confirmar con Intro.
4) En la pantalla que se abre ahora vemos no slo el cuadro grande que muestra el importe
del ticket, si no tambin otra pregunta: Desea imprimir los tickets construidos? (S/N)
Seleccionar S para imprimir el ticket
Aparecer el mensaje PREPARE IMPRESORA, con las opciones de pulsar Intro para
confirmar impresin o Escape para cancelarla.
5) Mientras el ticket se imprime, aparecer el cuadro en el que tenemos que introducir la
forma de pago, que salvo raras excepciones ser PE (pago en efectivo). El sistema admite
la posibilidad de introducir una cantidad mayor que le importe del ticket para calcular
automticamente el cambio (igual que en el cobro de facturas) pero no ser necesario
porque este ticket no es una venta en directo si no un resumen de todas las pequeas
ventas del turno.
Una vez confirmado todo el cuadro con Intro hasta el final tendremos que pulsar Intro una
vez ms para confirmar o Escape para modificar (slo es modificable aqu la forma de
pago).
6) Nos preguntar si deseamos hacer un nuevo pedido. Basta con pulsar S para iniciar un
nuevo ticket o N para volver al men principal.
4. Cobro de tickets
Prcticamente igual que Cobro de Facturas. Al pulsar Intro nos aparece un listado de los tickets
pendientes de dar de cobro. En este cuadro aparecen elementos que nos permiten identificar
el ticket que buscamos, por columnas: n de ticket, fecha, cliente (normalmente en blanco
porque los tickets son impersonales), % descuento, % IVA, importe total, cantidad pendiente de
abonar.
Seleccionamos el que queramos dar de cobro con las flechas, pulsamos F5 y se nos abrir el
cuadro para insertar la forma de pago y la cantidad.
5. Reimpresin de tickets
Igual que el anterior, solo que aqu al pulsar F5 lo que se despliega es el cuadro con las lneas
del ticket, y al pulsar F9 lo imprimira.
7. Histrico de tickets
Aqu es donde podriamos hacer modificaciones de los tickets, casi las mismas que podiamos
hacer en las facturas en Histrico de Facturas. Aqu podemos insertar, modificar o eliminar
lineas del ticket, asi como modificar el cobro, pero no introducir descuentos.
Al pulsar Intro se abre un cuadrito con el ttulo Seleccionar. Esto nos permite elegir el criterio
de bsqueda para encontrar el ticket que queremos modificar. Hay dos opciones:
1) Fecha: nos mostrara los tickets de un da concreto, por defecto hoy. Tambin sale por
defecto el n de caja, el 1. Solo hay que confirmar con Intro.
2) Entre fechas: muestra los tickets de un periodo entre dos fechas. Tras el n de caja por
defecto, el 1, hay dos lneas para introducir la fecha inicial y la final del periodo.

14

Una vez abierto el listado, no hay ms que movernos con las flechas hasta el ticket deseado y
hacer la modificacin con las teclas de funcin.

CAJA
3. Cierre de caja
Es lo nico que utilizaremos en este men, para cerrar la caja en el turno de maana.
Nos situamos en esta parte, pulsamos Intro y aparece un cuadro con el n de caja (por defecto
1), el saldo inicial (el que haba la ltima vez que se cerr caja) y el saldo final (el que haya
ahora). Dichos saldos no son visibles, solo se ven asteriscos.
Asimismo, tal y como vemos en la parte inferior de la pantalla, tenemos la opcin de pulsar
Intro para continuar o Escape para cancelar el cierre de caja.
Si pulsamos Intro dos veces ms se imprimirn las lneas que describen los tickets y facturas
dados de cobro desde el ltimo cierre (nmero, importe, forma de pago),. Para el sistema, un
ticket o una factura pertenecen al cierre de caja actual si se han dado de cobro desde el ltimo
cierre, independientemente de cundo fuera emitido.
Por eso es importante, antes de cerrar la caja, comprobar que no hay tickets ni facturas
pendientes de cobro (salvo que queramos dejar alguno pendiente a propsito por alguna
razn).
Ahora no tenemos ms que preparar el papel de la impresora y pulsar Intro una vez ms para
imprimir el resumen de las formas de pago.
Tanto el listado de tickets y facturas como el de formas de pago vienen totalizados, y esos
totales coincidirn, siendo ese importe lo que se ha hecho de caja desde el cierre anterior.

DATOS
8. Clientes
Aqu es donde tenemos una Lista con las fichas de cliente que hemos ido creando, donde
almacenamos los datos de nuestros clientes, ya sean alojados actualmente, histricos o
futuros.
Los clientes futuros son aquellos que hemos creado para insertar una reserva a su nombre (Ver
en RECEPCION el proceso de creacin de una reserva), y son fichas de cliente provisionales e
incompletas, pues datos como el n de DNI o la direccin solo los tendremos una vez llegue el
cliente y le pidamos una identificacin en el check-in. En el momento de crear la ficha para la
reserva solo rellenaremos los campos obligatorios, y an as con datos provisionales.
Una ficha de cliente tiene los siguientes campos de datos:
CODIGO:
NOMBRE:
NIF:
DIRECCIN:
POBLACIN:
CD.POSTAL:
PAIS:
TELEFONO:

PROVINCIA:
FAX:

15

TELEX:
TIPO:
FECHA NAC:
N. PADRE:
NACIONALIDAD:
COMENTARIO:

F.P:
LUGAR NAC:
N. MADRE:
ZONA PROCEDENCIA:

El cdigo no podemos introducirlo nosotros, lo genera el sistema automticamente una vez finalizada
la introduccin de datos.
Los campos en negrita son los de cumplimentacin obligatoria.
El NIF, si an no lo sabemos, pondremos un 0 y pulsaremos Intro, as
se autocompletar el campo con ceros.
F.P significa ficha de policia. Dicha funcin no se usa y se deja la N que sale por defecto.
Tipo: Hay 2 opciones. Pondremos un 2 si el cliente es una agencia de viajes o un particular que
reserva a travs de agencia de viajes. En otros casos, pondremos un 1.
Zona procedencia: cdigo de 3 letras que nos indica el lugar de residencia del cliente (su origen a
efectos tursticos). Para los clientes espaoles este cdigo designar la comunidad autnoma, y para
los extranjeros el pas. Si pulsamos F2 aparecer una ventana con una lista de los cdigos para
seleccionar uno de ellos con Intro. Cuando estamos creando una ficha provisional pondremos ESP
de Espaa (an no sabemos la Comunidad) u OTR de Otros (an no sabemos el pas).
No confundir con la nacionalidad, que puede no coincidir. Por ejemplo: si un ciudadano belga vive en
Mlaga, en Nacionalidad pondremos Blgica (la palabra completa, aqu no es por cdigos) y en
Zona Procedencia pondremos AND, cdigo para la Comunidad de Andaluca.
En Comentario indicaremos cualquier aclaracin que consideremos oportuna, por ejemplo si se le
hace algn descuento al cliente por ser habitual, o si hay que pedir prepago si se trata de una
agencia de viajes.

Para pasar de un campo a otro, ir pulsando Intro. Y as hasta el final, solo confirmando con Intro hasta el
final quedar hecha la ficha. Una vez rellenada la ficha aparecer la Lista de Clientes, con el nombre del
nuevo cliente resaltado.
Las acciones posibles con esta Lista son:
* Buscar un cliente existente: pulsar F4 y nos aparecer una ficha en blanco en la que podemos rellenar
un dato que ya sepamos como criterio de bsqueda (cdigo, apellidos/nombre, n DNI). Al pulsar Intro se
vuelve a la Lista, apareciendo resaltado en primer lugar el primer cliente que cumpla el criterio de
bsqueda.
Una vez encontrado el cliente podemos arrastrarlo a una reserva o habitacin (pulsando Intro+Control),
o podemos abrir su ficha (pulsando Intro mientras est resaltado en la Lista) para consultarla o
modificarla.
* Crear un cliente nuevo: al pulsar Insert se abre ficha en blanco, ir rellenando los campos pasando de
uno a otro con Intro, hasta el final.
* Consultar o introducir un descuento/comisin: una vez localizado o creado el cliente, mientras est
remarcado en la Lista pulsamos F5 y aparece un cuadro en el que vemos en qu grupo o grupo de
servicios se hace el descuento y que porcentaje de descuento es. Para modificarlo, pulsar Intro y el
cursor se parar en el % para poderlo cambiar y confirmar con Intro hasta el final de la lnea. Para crear
un descuento nuevo, pulsar Insert e introducir el cdigo de servicio en que va a haber descuento y el
porcentaje. La columna correspondiente a la Comisin nunca se usa, la comisin de una agencia de
viajes se considera Descuento.
Hay que tener en cuenta que un descuento establecido aqu se aplicar siempre que se saque una
factura a nombre de ese cliente. Quiz en algunas ocasiones sea mejor no poner aqu nada y si
queremos hacer un descuento ocasional introducirlo en el momento de emitir la factura (Ver Construccin
de Facturas).
Si un mismo cliente puede tener diferente descuento segn las circunstancias (el ejemplo tpico es una
agencia de viajes que tiene distinta comisin para los mismos servicios dependiendo de cmo haga la
reserva), entonces lo mejor es crear dos fichas iguales variando luego el % de descuento para uno y otro.
Los distinguiremos por el n de cdigo.

16

En la Lista, abajo, aparecen otras dos acciones posible ms: F9 Imprimir (para imprimir toda la lista,
nunca se usa) y tambin + Ms informacin para mostrar la ficha del cliente seleccionado (tampoco se
suele usar porque se consigue lo mismo con Intro)

LISTA CON LOS CDIGOS DE SERVICIOS MAS USUALES

Como ya se ha dicho anteriormente, los diferentes servicios y tarifas estn codificados, y para
reservarlos o cargarlos en una habitacin hay que introducir dichos cdigos.
Los cdigos se componen de dos partes. Una primera parte de 2 dgitos que representan a un
gran grupo genrico o temtico de servicios, y una segunda parte de 3 dgitos que designan al
servicio concreto.
A continuacin se relacionan los grupos y servicios con sus cdigos:
Cdigo Grupo

Nombre Grupo

Cdigo Servicio

Nombre Servicio

01

HABITACION

100
101
102
103
104
111
121
123
124
125
126
127
128
130
141
151
152
153

Habitacin
Hab. Individual
Hab. Doble
Hab. Doble Terraza
Hab. Doble Uso Individ.
Cama Supletoria
Hab. Week End Verde
Hab. Week End Dorado
Hab. Hotelbeds Ocio
Hab. Hotelbeds Gral.
Hab. Hotelbeds Stand.
Hab. Oferta Internet AD
Hab. Oferta Internet MP
Hab. Hotel y mas
Hab. Agencia de Viajes
Hab. Indiv.Empresa AD
Hab. DUI Empresa AD
Hab.DobleEmpresa AD

02

RESTAURANTE

005
006
007
010
100 y sigs.
140 y sigs.
200 y sigs.
300 y sigs.
400 y sigs.
500 y sigs.
600 y sigs.

Men del Da
Men de la Casa
Men Temporada
Men Infantil
Entradas ......
Verduras ......
Pescados ......
Carnes ......
Postres ......
Vinos ......
Varios (bebidas, caf...)

03

BAR

300
301

CAJA DEL DIA BAR

Servicio de Bar

17

Cdigo Grupo

Nombre Grupo

Cdigo Servicio

Nombre Servicio

04

LENCERIA

401
402
403
404
405
406
407
408
409
410
411
412
413
415

Cro. Pantalones
Cro. Camisas
Cro. Camisetas
Cro. Pijama
Cro. Pauelos
Cro. Slips
Cro. Calcetines
Sra. Faldas
Sra. Blusas
Sra. Vestidos
Sra. Combinaciones
Sra. Sujetador
LAVANDERIA
Bolsa de Ropa

05

TELEFONO

501
502

Importe telefnico
Internet

06

POSTALES

601
602
603
605

Postal
Libro pequeo
DVD Toledo
Sellos

07

REUNIONES

701
702
703
704
705
706
724
725

Serv. Audiovisuales
SERVICIO DE SALON
Servicio de papelera
COFFEE BREAK
Reunin de Trabajo
Alquiler de pantalla
Servicios varios
Servicio de Fax/Fotoc.

08

GRUPOS

800
801
802
803
804
806
807
808
809
810
820

VARIOS
Alojamientoy Desayuno
Media Pensin
Pensin Completa
Almuerzo Extra
Suplemento Hab. Ind.
Suplemento Hab. DUI
Aloj. y Desayuno 3 pax
Media Pensin 3 pax
Pensin compl.. 3 pax
Cama Suplet. Agencia

09

TABACO

900 y sigs.

En desuso

10

ANTICIPOS

101
102

Anticipo Habitacin
Anticipo Grupo

18

11

RESTAURANTE
HOTEL

110
111
112
113
114
115
116

Promocin Restaurante
Servicio Restaurante
Desayuno
Pensin Alimenticia
Pensin Alimenticia
Almuerzo
Cena

Cdigo Grupo

Nombre Grupo

Cdigo Servicio

Nombre Servicio

12

MENUS GRUPOS

000
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
021
022

Men Grupo
Men Grupo N 1
Men Grupo N 2
Men Grupo N 3
Men Grupo N 4
Men Grupo N 5
Men Grupo N 6
Men Grupo N 7
Men Grupo N 8
Men Grupo N 9
Men Grupo N 10
Suplemento Ensalada
Suplemento Caf

13

MENUS
ESPECIALES

100
200
201
202
203
204

Men Especial Buffet

Men Especial
Men Especial N 1
Men Especial N 2
Men Especial N 3
Men Especial N 4

14

MENUS BANQUETES 100

191
199

Men Banquete
Men Comunin
Men Comunin Nio

CDIGOS DE FORMAS DE PAGO:

PE Efectivo
TC Tarjeta de crdito
PR Prepago en Efectivo o Transferencia
PT Prepago con Tarjeta de crdito
BO Bono Agencia (se usa para las facturas que queremos tener luego localizadas, aunque
no sean abonadas con crdito a agencia)
CH Cheque (no se usa)
ME Moneda extranjera (no se usa, se considerara en todo caso como PE)

19

CDIGOS DE ZONAS DE PROCEDENCIA

Espaa:

Extranjero:

ESP
AND
ARA
AST
BAL
CAT
CEU
CLM
CNR
CNT
CYL
EXT
GAL
MAD
MUR
NAV
RIO
VAL
VAS

AFR
ALE
ARG
AUS
AUT
BEL
BRA
CAN
CHE
DIN
ESL
FIN
FRA
GRB
GRE
HOL
HUN
IRL
ISL
ISR
ITA
JAP
LUX
MEX
NOR
NZE
OTR
POL
POR
RUS
SUE
SUI
TUR
USA
VEN

ESPAA
ANDALUCIA
ARAGN
ASTURIAS
BALEARES
CATALUA
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TECLAS DE FUNCIN
A continuacin se detallan las acciones que en general, en cualquier men, se efectan con
cada tecla de funcin. No obstante, en cada parte del men veremos en la parte inferior de la
pantalla una lista de funciones y la tecla correspondiente, habiendo en algunos casos teclas y
funciones especficas de esa parte del men.
F2 Su funcin general es desplegar la lista de cdigos disponibles. Si tenemos que introducir
un cdigo de un cargo, de una tarifa de habitacin, de un lugar de procedencia, etc...y no nos

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acordamos, pulsamos F2 y se desplegar la lista para seleccionar. Nos movemos con las
flechas y confirmamos seleccin con Intro.
F4 Sirve para abrir el cuadro de bsqueda. Por ejemplo, si lo pulsamos cuando estamos en
Reservas nos permitir buscar una reserva por fecha, cliente o n de reserva. Una vez
introducido el dato de referencia pulsamos Intro y aparecer la lista de reservas con la que
buscamos resaltada. Lo mismo podemos hacer en Clientes, buscando por nmero de cliente,
nombre o NIF.
F5 Su funcin cambia segn la parte del men en que nos encontremos, pero en lneas
generales podemos decir que sirve para mostrar datos.

En Reservas, muestra tipo de habitacin reservada

En Estancias, muestra el cliente alojado
En Grupos, muestra las estancias que cuelgan del grupo.
En Histrico, Reimpresin o Modificacin de Facturas, muestra lneas de la factura
En Cobro de Facturas o de Tickets, abre el cuadro para insertar cdigo de forma de pago.
En Clientes, muestra los descuentos que tiene un cliente.

F6 Funciones variadas, ya vistas en los correspondientes captulos dedicados a cada parte

de los mens:

En Reservas, abre cuadro para mostrar o insertar posibles anticipos (no se usa)
En Estancias, abre cuadro para mostrar o insertar los cargos automticos.
En Grupos, abre cuadro para mostrar los gastos acumulados de un grupo.
En Histrico o Modificacin de Facturas, abre cuadro para mostrar o insertar descuentos.

F7 Igual que F6:

En Estancias, abre cuadro para mostrar o insertar los gastos de una habitacin.
En Grupos, abre cuadro para modificar los gastos o los cargos automticos de un grupo.
En Histrico o Modificacin de Facturas, abre cuadro para insertar forma de cobro.

F8 En Estancias o en Grupos, abre cuadro para mostrar o insertar anticipos (sin uso).
F9 Imprimir lo que aparezca en pantalla en ese momento, o lo especificado.

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NDICE
Pgina
Vista general del men GH3

MEN RECEPCIN
1. Reservas:
Cmo crear una reserva?
Cmo alojar una habitacin?
2. Estancias:
Cmo cargar un gasto a una habitacin?
Cmo alojar una habitacin desde Estancias?
Particularidad al alojar habitaciones de Week End Plan
3. Grupos:
Qu es la cobertura?
Funciones en el men Grupos
4. Traslado de habitacin
5. Limpieza de habitacin
6. Cierre diario

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6
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MEN INFORMES
1. Habitaciones disponibles
2. Clientes alojados

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9
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MEN FACTURAS
1. Construccin de facturas
2. Cobro de facturas
3. Reimpresin de facturas
4. Modificacin de facturas
5. Histrico de facturas

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11
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MEN T.P.V.
2. Pedidos individuales
4. Cobro de tickets
5. Reimpresin de tickets
7. Histrico de tickets

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14

MEN CAJA
3. Cierre de caja

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MEN DATOS
8. Clientes

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Cdigos de servicios ms usuales

Cdigos de formas de pago
Cdigos de zonas de procedencia
Teclas de funcin

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