CMO TENER UNA REUNIN EFECTIVA

Las reuniones son indispensables cuando lo que pretendes es no conseguir

nada, deca el autor John Kenneth Galbraith.
Para que la reunin empiece a ser efectiva, el nmero de invitados debe ser el
adecuado. Esta teora es de Jeff Bezos, a quien conocern por, entre otras
cosas, ser el CEO de Amazon o dueo del prestigioso Washington Post. Si Jeff
nos hace esta recomendacin debemos seguirla porque, como a l, nos llevar
al xito.
Siguiente punto: el tiempo. La extensin de la reunin no puede alargarse
mucho ya que un proceso largo puede agotar. Para las reuniones peridicas te
animamos a que calcules el tiempo de 30 a 45 minutos.
Una buena idea para ganar tiempo es empezar la reunin antes cmo? Muy
sencillo: manda un email el da anterior con los asuntos a tratar. Esto ayuda a
que los convocados preparen los temas que se vayan a tratar y cuando
arranque la sesin, todo el mundo sabr a qu se enfrenta. Un consejo til:
limtate a compartir informacin relevante y justifica tus argumentos con datos.
Estos trucos te ayudarn a poder ajustarte al tiempo sin problema. Debemos
recordar que una sesin dinmica como la que te proponemos puede ayudar a
agilizar el da y le imprime esa velocidad que en ocasiones se echa en falta si
la semana est siendo muy densa. Por otro lado, tampoco se trata de estar
todos los das con reuniones. Te servir de gran ayuda concentrar las
reuniones en 2 sesiones a la semana, reduciendo los tiempos a lo
estrictamente imprescindible. As multiplicars la efectividad de las reuniones y
sacars provecho de ellas.
Ya est el equipo reunido y los puntos establecidos. Han empezado a las 11:30
como cada lunes y estn ya a tope para preparar la semana. Ahora toca ser
giles y, si con una cuestin no se avanza, habr que saltar a la siguiente. Las
reuniones deben ser procesos breves pero constantes, como al pisar
el acelerador del coche. Hay que tratar una serie de puntos, pero en ninguno
de ellos te puedes atascar. Avanza y ya volvers a l para no perder la
dinmica resolutiva que se ha estado manteniendo.
Y desde la reunin actual ya puedes conseguir que la siguiente sea tambin
igual de eficiente. Es esencial asegurarse de que todas las cuestiones queden
bien atadas para no repetir asuntos. No solo hacer el clsico seguimiento del
proceso realizado desde la ltima reunin, sino tambin dejar bien zanjados
todos los problemas por resolver para garantizar que el siguiente encuentro
empiece de cero y no arrastre cuestiones pasadas.
Adems de estas cuestiones, los detalles siempre son importantes. Todos los
aspectos tcnicos deben estar resueltos antes de la hora de arranque: plumas,
agua, un telfono, buena conexin wifi, el control de la pantalla, etc. No hay

nada ms incmodo que interrumpir una reunin porque faltan los plumones de
la pizarra o porque el control no tiene pilas.
En definitiva, en una reunin efectiva se va al grano. Por ello es esencial
empezar con una actitud dinmica y proactiva, sin dormirse ni andarse por las
ramas.