Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
DEFINICIN
Son el conjunto de documentos, reglamentos y manuales que los directores, gerentes
y administradores tienen la obligacin legal y operativa de implementar para la buena
administracin y gestin de la empresa.
Dichos instrumentos pueden ser de diversa naturaleza, por lo que hay empresas que
lo poseen por obligatoriedad y otras por potestad; y en cualquier caso son documentos
que deben estar a la mano (tal como expresa su nombre) para establecer las
facultades, mrgenes de obligaciones y responsabilidades, funciones y normas que
deben ser observadas en su cumplimiento cuando administran integral todos los
recurso humano, materiales, econmicos y financieros. Pueden ser modificadas cada
vez que las autoridades as lo decidan.
INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIN O GESTIN
1. Los organigramas
Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento
jerrquico que especifiquen la funcin que cada uno debe de ejecutar en la
empresa. Por ello la funcionalidad de esta, recae en la buena estructuracin del
organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como
tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas
partes de un componente organizacional.
Por tal razn, en el presente trabajo, aprenderemos los diversos tpicos que
estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacional de una
empresa, lo que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo.
Definicin
Los organigramas son la representacin grafica de la estructura de una
organizacin, es donde se pone de manifiesto la relacin formal existente entre
las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de
supervisin y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados
instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales de fija la
posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio.
El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la
estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre
las diversas partes componentes.
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la
esencia del mismo, y nicamente se difieren en su forma y en su
especificacin.
Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de
organizacin y nos relevan:
la divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleador,
trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos
puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las
ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. Sobre su
concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones arrancan de las definiciones de Henri Fayol. Por ejemplo un autor
define el organigrama de la manera siguiente:
Finalidades
1) Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa
con sus respectivos niveles jerrquicos.
2) Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se
realizan en la empresa dbilmente asignados por rea de
responsabilidades o funcin.
Desventajas
No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de organigramas,
al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad
dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y
las relaciones de informacin.
No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles,
aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes
COMPRA
S VENTAS
GERENCI
A
SUB
GERENCIA
SUB
GERENCI
GERENCIA
4
10
Relacin de subordinacin: Es aquella que formando una ele (L), indica que la
unidad orgnica inferior est subordinada a la superior.
Puede darse el caso que para una organizacin una unidad sea asesora, pero
para esta sus unidades internas son de lnea.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Por la forma como muestra la estructura es:
- Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso de los
-
Por su extensin:
- Jurdicos: Contiene todas las unidades orgnicas hasta el ltimo nivel
jerrquico. Generalmente sirven para los analistas y personal interno de la
-
empresa.
Sintticos: Contiene solo las unidades bsicas (hasta el tercer o cuarto
nivel). Generalmente est dirigido al pblico de la empresa.
Por su contenido:
- Estructural: Represntalas diversas necesidades orgnicas segn su
-
naturaleza.
Funcional: Contiene las funciones de cada rgano.
Personal: incluye el nombre de las personas que integran cada unidad
pirmide
Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las
unidades de la estructura, si no lneas encima de las cuales se colocan los nombres.
Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad
de esta ltima.
1. Por su naturaleza:
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Micro administrativo: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse
Ejemplo:
3. Por su contenido:
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Integrales:
Son
representaciones
graficas
de
todas
las
unidades
Funcionales:
Incluyen
las
principales
funciones
que
tienen asignadas,
unidades
adems
las
sus
Ejemplo:
Subsecretaria A
Subsecretaria
B
Oficial
mayor
1. Direccin
1.1. Departamento
1.1.1. Oficina
1.1.2. Oficina
1.1.3. Oficina
1.2. Departamento
1.2.1. Oficina
1.2.2. Oficina
1.2.3. Oficina
2. Direccin
2.1. Departamento
2.1.1. Oficina
2.1.2. Oficina
2.1.3. Oficina
2.2. Departamento
2.2.1. Oficina
2.2.2. Oficina
2.2.3. Oficina
3. Direccin
3.1. Departamento
3.1.1. Oficina
3.1.2. Oficina
3.1.3. Oficina
4. Direccin
4.1. Departamento
4.1.1. Oficina
4.1.2. Oficina
4.1.3. Oficina
4.2. Departamento
4.2.1. Oficina
4.2.2. Oficina
4.2.3. Oficina
5. Direccin
5.1. Departamento
5.1.1. Oficina
5.1.2. Oficina
5.1.3. Oficina
5.2. Departamento
5.2.1. Oficina
5.2.2. Oficina
5.2.3. Oficina
6. Direccin
6.1. Departamento
6.1.1. Oficina
6.1.2. Oficina
6.1.3. Oficina
6.2. Departamento
6.2.1. Oficina
6.2.2. Oficina
6.2.3. Oficina
2
5
7
6
8
6
9
Tipos de rganos:
1.-rganos de gobierno:
Tienen la mxima autoridad orgnica, cuyos miembros son los propietarios de la
empresa. Ejemplo: Junta General de Accionistas.
2-rganos de Alta Direccin:
5.-rganos de asesoramiento:
Tienen la funcin de absolver las diferentes consultas que se solicite la Alta direccin.
Para definir asuntos de gran responsabilidad, asimismo las consultas de los niveles
inferiores para viabilizar las actividades. Ejemplo: Asesora Legal, Asesora Financiera,
Asesora Tcnica.
6.-rganos de lnea o ejecucin:
Tiene la obligacin de ejecutar todos los acuerdos de alta direccin. Son los rganos
que tienen relacin directa con la satisfaccin de necesidades de los clientes. Son los
rganos que se ocupan directamente del cumplimiento de la empresa; esto es su
objetivo social: Ejemplo: Departamento de Produccin, Departamento de Marketing.
7.-rganos de apoyo:
No tienen relacin directa con el cliente pero contribuyen de manera importante para
que los rganos de lnea cumplan con sus funciones. Ejemplos: Secretara General,
Oficina de Relaciones Pblicas, Contabilidad, Logstica.
8.-rganos descentralizados:
Se trata de rganos semiautnomos en virtud a que se refieren a proyectos esenciales
o negocios desarrollados por la entidad; Por este motivo no depende de los rganos
de lnea sino directamente de algn rgano de alta direccin. Ejemplo: Implementar
Negocios productivos.
9.-rganos desconcentrados:
Son unidades que funcionan de la localidad donde se encuentra la casa matriz i oficina
principal, no obstante estn relacionados con las otras unidades por medio de la lnea
jerrquica.
JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
VIGILANCIA
DEPARTAMENT
O DE
AUDITORIA
FINANCIERA
RELACIONES
PBLICAS
..
GERENCIA DE
.
DEPARTAMENT
O DE
PRODUCCIN
..
CONSEJO DE
VIGILANCIA
DEPARTAMENT
O DE
AUDITORIA
ADMINISTRATI
GERENCIA
GENERAL
SECRETARA
GENERAL
GERENCIA
DECOMERCIALIZAC
IN
DEPARTEMANT
O DE
COMPRAS
ASESORA
JURDICA
GERENCIA
ADMINISTRATI
VA
DEPARTAMENT
O DE
RELACIONES
INDUSTRIALES
ASESORA
ECONMICAY
FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDADD
DEPARTAMENT
O DE VENTAS
DEPARTAMENTO
DE PROMOCIN
Y PUBLICIDAD
DEPARTAMENT
O DE
ALMACENES
DEPARTAMENT
O DE
DEPARTAMENT
O DE
LOGSTICAS
DEPARTAMENT
O DE
SERVICIOS
DEPARTAMENT
O DE
SEGURIDAD
DEPARTAMENT
O DE CAJA Y
DEPARTAMENT
O DE .
DEPARTAMENT
O DE
COSTOSY
PRESUPUESTO
Clasificacin
a.- Reglamento interno de trabajo (RIT)
rganos de Gobierno.
rganos de Alta Direccin.
rganos Consultivos.
rganos de Control.
rganos de Asesoramiento.
rganos de Apoyo
rganos de Lnea
rganos Desconcentrados
rganos Descentralizados
ELABORACIN DE UN MOF
Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a
sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo
comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.
F. MANUAL DE PROCEDIMIENTO:
En este documento se describe detalladamente los tramites y procedimientos
indicando quien tiene que efectuarlos y como, con qu mtodos, equipos y
materiales.
Un procedimiento es la secuencia de acciones concentradas entre s, que
ordenadas en forma lgica permite cumplir un fin u objetivo predeterminado.
El manual de procedimientos es un documento descriptivo y de sistematizacin
normativa, teniendo tambin un carcter instructivo e informativo. Contiene en:
Datos de procedimiento.
Nombre de procedimiento y cdigo
Finalidad
Base legal
Requisitos
Etapas de procedimiento
Instrucciones
Duracin
Diagramacin
Formularios
Glosario
UTLIDAD:
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el
anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema interviene en la consulta
de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo
como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base
para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y mtodos.