Instructivo Procesos d4v293

1
Instructivo Mdulo Procesos
INSTRUCTIVO:
Mdulo PROCESOS

1
Operacin Mdulo Procesos ............................................................................... 5

1.1
1.1.1
Creacin de Entradas / Salidas del Proceso ............................................ 8
1.1.2
Edicin de una Entrada / Salida del Proceso ......................................... 10
1.2
Caracterizacin de un Proceso ................................................................... 11
1.2.1
Creacin Caracterizaciones de Proceso. ............................................... 11
1.2.2
Edicin Caracterizaciones de Proceso. ................................................. 13
1.2.3
Creacin Actividades del Proceso......................................................... 14
1.2.4
Editar una Actividad del Proceso .......................................................... 15
1.2.5
Visualizacin de estado del proceso. ................................................... 16
1.2.6
Sincronizacin de una Caracterizacin a un Documento ...................... 17
1.3
2.
Entradas/Salidas del proceso. ...................................................................... 8
Mapa de Procesos. ..................................................................................... 20
1.3.1
Creacin Mapa de Procesos. ................................................................ 20
1.3.2
Visualizacin Mapa de Procesos........................................................... 29
1.3.3
Edicin de Mapa de Procesos ............................................................... 30
1.3.4
Eliminacin de un Mapa de Procesos ................................................... 32
Parametrizacin Mdulo de Procesos ............................................................... 33

2.1
Procesos .................................................................................................... 34
2.1.1
Creacin de Proceso ............................................................................ 34
2.1.2
Edicin de Proceso .............................................................................. 36
2.1.3
Deshabilitar Proceso ............................................................................ 38
2.1.4
Eliminar Proceso .................................................................................. 40
2.2
Requisitos.................................................................................................. 41
2.2.1
Creacin Requisitos ............................................................................. 41
2.2.2
Editar Requisito ................................................................................... 42
2.2.3
Deshabilitar Requisitos ........................................................................ 43

2.2.4
2.3
Eliminar Requisitos .............................................................................. 45
Enfoques ................................................................................................... 46
2.3.1
Creacin Enfoques ............................................................................... 46
2.3.2
Editar Enfoque ..................................................................................... 47
2.3.3
Deshabilitar Enfoques. ......................................................................... 48
2.3.4
Eliminar Enfoques ................................................................................ 49
2.4
Etapas ....................................................................................................... 50
2.4.1
Creacin Etapas ................................................................................... 50
2.4.2
Editar Etapa ......................................................................................... 51
2.4.3
Deshabilitar Etapas .............................................................................. 52
2.4.4
Eliminar Etapas .................................................................................... 53
2.5
Tipos de procesos...................................................................................... 54
2.5.1
Creacin Tipos de procesos ................................................................. 54
2.5.2
Editar Tipo de Procesos ....................................................................... 55
2.5.3
Deshabilitar Tipos de Proceso .............................................................. 56
2.5.4
Eliminar Clases de Proceso .................................................................. 57
2.6
Niveles de Procesos ................................................................................... 58
2.6.1
Creacin Niveles de Procesos............................................................... 58
2.6.2
Editar Niveles de Procesos ................................................................... 59
2.6.3
Deshabilitar Niveles de proceso ........................................................... 60
2.6.4
Eliminar Niveles de procesos ............................................................... 61
Descripcin General
De acuerdo a los lineamientos de la norma ISO 9001, la organizacin debe:
1. Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad,
2. Determinar la secuencia e interaccin entre los mismos, determinar los
criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin
como el control de estos procesos sean eficaces,
3. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para
apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos,
4. Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos, e
5. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados
y la mejora continua.
De la mano con los anteriores requerimientos, Daruma permite realizar la
caracterizacin de cada uno de los procesos definidos por la organizacin, donde se
identifican aspectos como: objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas,
descripcin de actividades, indicadores, requisitos asociados, recursos, documentos
y registros.
Con dicha informacin, es posible que los participantes en el sistema puedan, entre
otras cosas: visualizar la interaccin entre los procesos, los resultados de su gestin
a travs del comportamiento de sus indicadores, la documentacin que soporta su
operacin y los requisitos que dicho proceso debe cumplir.
NOTA: ACLARACIN ANTES DE INICIAR A CONSULTAR EL INSTRUCTIVO.
El punto 1, Correspondiente a los temas de Parametrizacin del Mdulo, depende
del administrador del Sistema.
El punto 2, correspondiente a la Operacin del Mdulo, aplica para todos los
Usuarios, que tengan los permisos de este mdulo.
1 Operacin Mdulo Procesos

Realizada la Parametrizacin de los elementos mencionados, se ingresa al Ambiente
Gestin del aplicativo para la creacin de las caracterizaciones de los Procesos.
En la pantalla de inicio se puede visualizar las tareas que le han sido asignadas a su
usuario; Tambin encontrar en la parte superior derecha una seccin que identifica
el perfil y usuario de la persona que ha ingresado en el sistema. Cerca al calendario
encuentra el campo para realizar la bsqueda de palabras en ttulos y campos de
descripcin de la aplicacin.

El Calendario permite identificar las fechas lmites de las diversas tareas y la
cantidad de tareas por da; En la parte superior derecha puede encontrar los
conos desde los cuales se pueden acceder a los diferentes ambientes que
maneja Daruma 4 Versin 2.
Para Navegar en la herramienta debe hacer uso de los mdulos que se
encuentran en la franja modular de la parte inferior de la pantalla,
seleccionando la pestaa Mdulos que se encuentra en el lado inferior derecho.

Para ingresar al mdulo de Procesos se debe dirigir a la lista de enlaces y dar clic
sobre el icono de procesos el cual se distingue como unos engranajes y que contiene
la etiqueta Procesos.

1.1 Entradas/Salidas del proceso.
1.1.1 Creacin de Entradas / Salidas del Proceso
Para
crear
las
entradas/salidas
del
proceso,
de
clic
en
la
funcionalidad
Entradas/Salidas o desde el listado de proceso seleccione la casilla que se encuentra

a la izquierda del proceso y luego de clic en la opcin editar.

Se registrarn elementos que podrn ser salidas o entradas de algunos procesos.
Haciendo la relacin desde los orgenes (se crea en -) y destinos (llega a). Si las
entradas/salidas aplican para diferentes procesos podrn ser asociados a ellos desde
las listas disponibles. El elemento podr ser solo entrada, solo salida o tener ambas
caractersticas (entrada y salida).
10

1.1.2 Edicin de una Entrada / Salida del Proceso
Para editar una entrada / Salida del Proceso se debe seleccionar la casilla que
aparece en la columna al lado izquierdo del nombre de la entrada / salida y dar clic
en la opcin Editar que aparece en la parte superior derecha, aqu carga el
formulario con la informacin inicial que se ingres, se realiza la modificacin
requerida y se da clic en guardar.
11
1.2 Caracterizacin de un Proceso

1.2.1 Creacin Caracterizaciones de Proceso.
Para crear una nueva caracterizacin de un proceso se debe dar clic en el icono de la
barra superior Crear nuevo.
12

La aplicacin carga el formulario de registro para la nueva caracterizacin, se
diligencian los campos definiendo las caractersticas (algunas ya parametrizadas)
que constituyen el proceso y de clic en guardar. Para regresar al listado de proceso
de clic en el botn regresar.
13

1.2.2 Edicin Caracterizaciones de Proceso.
Para editar una caracterizacin, seleccione la casilla que se encuentra a la izquierda

del proceso y luego de clic en el icono editar, espere que cargue el formulario con la
informacin que desea modificar.
Edite la informacin del formulario y de clic en el botn guardar. Para regresar al
listado de proceso de clic en el botn regresar.
14

1.2.3 Creacin Actividades del Proceso.
Creadas las caractersticas iniciales de la caracterizacin del proceso se procede a
asignar las actividades del proceso, para esto desde el listado de procesos se ingresa
por la opcin editar, y despus de esto se da clic en la opcin nueva actividad.
La aplicacin carga el formulario de registro para la nueva actividad. Se diligencian

los campos, se hacen las asociaciones respectivas y se da clic en guardar.
15

Las actividades que se creen se listarn en la informacin del proceso y se ordenan
de acuerdo a la etapa que se haya seleccionado en el ingreso de las actividades.
1.2.4 Editar una Actividad del Proceso

Para Editar una Actividad, ingrese a la informacin de la caracterizacin del proceso,
ubique y seleccione la descripcin de la actividad a editar. La aplicacin abre
nuevamente el formulario para realizar los cambios requeridos.
16

1.2.5 Visualizacin de estado del proceso.
Este reporte permite ver el estado del proceso en la gestin realizada en la
aplicacin,
con una trazabilidad en los mdulos de Satisfaccin al Cliente (SAC),
Seguridad Industrial y Saludo Ocupacional (SISO), Auditorias, Riesgos, Indicadores,

Eventos con Equipos, Eventos con proveedores y Planes de Accin.
Para visualizar este reporte, desde el listado de procesos seleccione la casilla que se
encuentra a la izquierda del proceso y luego de clic en el Icono ver.
17

1.2.6 Sincronizacin de una Caracterizacin a un Documento
Para sincronizar una Caracterizacin de un Proceso ya elaborado del mdulo de

procesos, se debe ir al mdulo de Gestin Documental y realizar la creacin de un
nuevo Documento como se gua en el Instructivo de este, teniendo en cuenta que
deben relacionar en el formulario de Creacin el mismo Nombre del proceso con el
cual se sincronizar y el campo de la plantilla debe quedar en blanco ya que la
aplicacin carga una plantilla por defecto para caracterizaciones. El documento debe
quedar en la etapa de elaboracin, en ese momento se debe dirigir al mdulo de
procesos y realizar la edicin de la caracterizacin a la cual se va a asociar este
documento.
En este formulario aparece la opcin Documentos, la cual en la creacin de la

caracterizacin no se relacion ninguno, aqu en esta opcin se debe escoger el
nombre del documento que fue creado en el mdulo de documentos, y por ltimo
dar clic en guardar.
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Al realizar la edicin de la caracterizacin, se ingresa al documento creado y se

cambia a estado Elaboracin,
aqu se encontrar una opcin de Sincronizar con
Caracterizacin, y el nombre de la caracterizacin del proceso con la que est

relacionado el documento, se da clic sobre el nombre y la aplicacin carga la
plantilla predeterminada con la informacin ingresada en el Mdulo de Procesos. Por
ltimo se da clic en la opcin guardar, y se sigue el flujo Documental hasta que el
documento creado para la caracterizacin est Vigente.
19
Nota: si se desea realizar la impresin de las caracterizaciones de proceso, debe

realizarse desde el documento generado en el Mdulo de Documentos.
20

1.3
Mapa de Procesos.
El usuario puede revisar las diferentes Mapas que se han creado, este listado se
encuentra organizado de la siguiente manera: ndex, nombre, estado.
Para la creacin del mapa de procesos, se ingresa a Mapa dando clic sobre el icono
de la funcionalidad.
1.3.1 Creacin Mapa de Procesos.

Para crear un nuevo mapa, se da clic en el botn ubicado en la barra superior crear
nuevo.
La aplicacin carga el formulario para la creacin del nuevo mapa. Se diligencia el

campo nombre y se da clic en la opcin Diagrama.
21
Aqu se despliega una ventana flotante con ttulo Editor de Diagramas.
Para dar inicio con la creacin del mapa, damos clic en la opcin insertar imagen.
Con lo anterior de desplegar una nueva ventana que permitir cargar la imagen al
servidor y estar dispuesta para insertarla en el editor de diagramas. Aqu
seleccionamos la carpeta de imgenes y damos clic en la opcin subir.
22
Al ejecutar lo anterior se despliega otra ventana flotante que es donde se debe

aadir el archivo, subirlo y por ltimo insertarlo, visualizndose en el editor de
diagramas.
23

Si usted no tiene una imagen de sus procesos puede escoger las plantillas que se
encuentran predeterminada en la carpeta Global y partir de estas para crear su mapa
de procesos.
24
NOTA: Cuando la imagen queda insertada en el contenedor del Editor de diagramas,

como recomendacin, tener en cuenta que la imagen sea de ancho 800 y alto 600,
para su mejor manipulacin.
25
Cuando la imagen quede insertada el siguiente paso es insertar los textos o cuadro
que servirn para hipervincular, ya sean las caracterizaciones o mapas segn sea su
necesidad.
26
Cuando se ingresa un cuadro este permite darle el tamao segn lo requiera, darle
color al relleno y lnea, y definir el ancho de lnea. Igualmente dndole doble clic en
la palabra texto podr cambiar la fuente, el tamao, ubicacin dentro del cuadro y
por ultimo color de la fuente.
27

Despus de crear el cuadro, debemos insertarle a este un vnculo para que cuando
d clic este nos lleve ya sea a un mapa o a una caracterizacin de un proceso. Para
esto se debe seleccionar el cuadro al cual se desea crear el vnculo y dar clic en la
imagen que aparece al lado de URL aqu se desplegar el recuadro de Enlaces a
referencias donde se escoge destino del vnculo ya sea un proceso (Caracterizacin
ya existente en el listado de Procesos) o a un mapa (Mapa ya existente en el listado
de mapa).
Finalice el procedimiento dando clic en OK, y quedar vinculada la URL al cuadro.
28

Siguiendo los anteriores pasos se ingresa cuadros de textos que deseen vincular con
alguna caracterizacin de un proceso o algn mapa ya creado en la aplicacin. Al
guardar la aplicacin confirma que efectu la accin.
Antes de visualizar el mapa se debe cerrar la ventada de Edicin de Diagrama, y

quedar en el espacio de texto Mapa un cdigo [grafico id=ID MAPA al cual se le
debe aadir el siguiente cdigo
tipo="imagen-mapa" el cual permitir que al
visualizar el mapa pueda navegar en el con los vnculos creados, quedando [grafico
id=id mapa tipo=imagen-mapa]. Por ltimo se da clic en la opcin guardar.
29
1.3.2 Visualizacin Mapa de Procesos.
Para visualizar el mapa en el listado de Mapa seleccione el mapa y de clic en el

engranaje la opcin ver. Otra manera de visualizarlo es dando clic sobre el nombre.
La aplicacin carga en una nueva ventana el mapa creado y dndole clic donde
inserto los vnculos podr visualizar lo que relacion.
30

1.3.3 Edicin de Mapa de Procesos
Para editar un mapa, se debe seleccionar la casilla en la columna izquierda del
Nombre del Mapa que se desea editar y se da clic en la opcin de Editar.
El aplicativo carga el cuadro de texto y se debe escoger la opcin Diagramas, para

que abrir el Editor de Diagramas. Cuando este cargado debe seleccionar la opcin
Abrir diagramas.
31
En esta opcin de Abrir diagramas encontrar el mapa elaborado y podr cargarlo de

nuevo para realizar la modificacin dando clic en la imagen.
EL diagrama carga en el Editor de Diagramas para su modificacin.
32

1.3.4 Eliminacin de un Mapa de Procesos
Para eliminar un mapa, se debe seleccionar la casilla en la columna izquierda del
Nombre del Mapa que se desea eliminar, y se da clic en la opcin de Editar.
La aplicacin abre el mapa de procesos cargado y aparece en la parte inferior la

opcin de Eliminar, al dar clic en esta la aplicacin solicita una confirmacin se da
clic en aceptar y el mapa queda eliminado del Listado De Mapas De Procesos.
33
2. Parametrizacin Mdulo de Procesos

Para trabajar en el mdulo de procesos realizaremos primero las actividades de
Parametrizacin del mdulo. Para esto en la pantalla de Daruma ingresamos por el
icono del administrador con el usuario y la contrasea que se le ha asignado.
34

2.1 Procesos
Permite registrar todos los procesos de la compaa, identificando su nivel de
jerarqua y su relacin con los requisitos de los sistemas de gestin.
2.1.1 Creacin de Proceso
Al
ingresar
al
administrador
se deben dirigir
a la
opcin de Estructura
Organizacional, al dar clic en la opcin se nos despliega una lista de los elementos
parametrizables, donde encontrar la opcin para configurar Proceso.
Seleccionaremos esta opcin Procesos, aqu visualizar la lista de procesos que han
sido creadas. Para crear un proceso daremos clic en el botn + Crear Nuevo.
35
En la pantalla que carga, se diligencian los campos solicitados.
Una vez se han creado todos los procesos necesarios, se da clic en la opcin
Regresar para ir a la lista de procesos.
36

2.1.2 Edicin de Proceso
Si se requiere editar el proceso se selecciona el elemento marcando la casilla que se
encuentra al lado izquierdo del nombre del proceso. Seguido a esto se da clic en la
opcin editar que encuentra al lado derecho del nombre del proceso.
La aplicacin carga la informacin que se ha registrado inicialmente en el proceso

seleccionado a editar. En la pantalla se modifica la informacin que se requiere
cambiar y se da clic en la opcin Guardar. Para finalizar se da clic en la opcin
Regresar.
37
38
2.1.3 Deshabilitar Proceso

Si lo que se desea es deshabilitar un proceso, se selecciona el elemento que se desea
deshabilitar y se da clic en la opcin deshabilitar.
Otra forma para deshabilitar un proceso es ingresando a la opcin Editar y en la

pantalla desmarcar la casilla de Estado, se guarda el cambio y se regresa a la
pantalla inicial. Para habilitar nuevamente el proceso esta accin debe realizarse
desde la opcin Editar, marcado la casilla de Estado, se da clic en guardar para
registrar el cambio y se regresa a la pantalla inicial.
39
40

2.1.4 Eliminar Proceso
Para eliminar un proceso,
se selecciona el elemento a borrar haciendo clic en la
casilla que se encuentra a la izquierda de su nombre. En la lista de opciones que se

encuentra en la parte inferior del listado, se da clic en la flecha para desplegar la
lista de opciones y se selecciona borrar. Seguido a esto se da clic en la opcin ok y
la herramienta confirma la eliminacin del elemento.
Al utilizar esta opcin de eliminacin se puede seleccionar al tiempo varios procesos

que se deseen eliminar.
41

2.2 Requisitos
De acuerdo a los sistemas de gestin, a travs de este enlace se relacionan los
requisitos detallados de cada sistema de gestin.
2.2.1 Creacin Requisitos
El siguiente elemento a Parametrizar son los requisitos requeridos por los procesos.
Para esto seleccionamos la opcin Requisitos que aparece entre las opciones de
Procesos. Al dar clic en la opcin se carga el listado de requisitos que se han creado,
aqu se da clic en el botn + Crear Nuevo.
Al dar clic en la opcin + Crear Nuevo, la aplicacin carga el formulario de registro

del requisito. Se diligencian los campos y se da clic en guardar o guardar y crear
otro.
2.2.2
42

2.2.2 Editar Requisito
Si se requiere editar alguno de los requisitos registrados, se selecciona el requisito
marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre del requisito;
seguido a esto se da clic en la opcin editar que se encuentra al lado derecho en la
columna de opciones.
La aplicacin carga la informacin que se ha registrado inicialmente en el requisito
que se desea editar. En la pantalla se modifica la informacin del requisito y se da
clic en la opcin Guardar. Para finalizar se da clic en la opcin Regresar para volver
al listado de requisitos.
43
2.2.3 Deshabilitar Requisitos

Si se requiere deshabilitar alguno de los requisitos registrados, se selecciona el
requisito marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre del
requisito; seguido a esto se da clic en la opcin deshabilitar que se encuentra al lado
derecho en la columna de opciones.
Otra alternativa para deshabilitar un requisito es ingresando a la opcin Editar y en
la pantalla desmarcar la casilla de Estado, se guarda el cambio y se regresa a la
pantalla inicial.
44
Para habilitar nuevamente el requisito, se debe marcar el requisito y dar clic sobre la
opcin Editar, marcado la casilla de Estado, se da clic en guardar para registrar el
cambio y se regresa a la pantalla inicial.
45

2.2.4 Eliminar Requisitos
Para eliminar alguno de los requisitos
registrados,
se selecciona el requisito
marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre del requisito.
Seguido a esto, debe dirigirse a la lista de opciones que se encuentra en la parte
inferior del listado, y dar clic en la flecha para desplegar las opciones del listado y
posteriormente seleccionar la opcin borrar que aparecen en el listado desplegable.
Por ltimo, debe dar clic en botn ok y la herramienta confirma la eliminacin del
elemento.
Al utilizar esta opcin de eliminacin se puede seleccionar al tiempo varios
requisitos que se deseen eliminar.
46

2.3 Enfoques
Permite introducir los diferentes enfoques o metodologa que se utilizarn para
realizar la descripcin de los procesos. Ej. PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
2.3.1 Creacin Enfoques
El siguiente elemento a parametrizar son los enfoques requeridos por los procesos.
Para esto seleccionamos la opcin Enfoques que aparece entre las opciones de
Procesos. Al dar clic en la opcin se carga el listado de enfoques que se han creado,
aqu se da clic en el botn + Crear Nuevo.

del enfoque. Se diligencian los campos y se da clic en guardar o guardar y crear otro.
47

2.3.2 Editar Enfoque
Si se requiere editar alguno de los enfoques registrados, se selecciona el enfoque
por procesos marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre del
enfoque por procesos; seguido a esto se da clic en la opcin editar que se encuentra
al lado derecho en la columna de opciones.
La aplicacin carga la informacin que se ha registrado inicialmente en el enfoque

que se desea editar. En la pantalla se modifica la informacin del enfoque y se da
clic en la opcin Guardar. Para finalizar se da clic en la opcin Regresar para volver
al listado de enfoques.
48

2.3.3 Deshabilitar Enfoques.
Si se requiere deshabilitar alguno de los enfoques registrados, se selecciona el
enfoque por procesos marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del
nombre del enfoque por procesos; seguido a esto se da clic en la opcin deshabilitar
que se encuentra al lado derecho en la columna de opciones.
Otra alternativa para deshabilitar un enfoque por procesos es ingresando a la opcin

Editar y en la pantalla desmarcar la casilla de Estado, se guarda el cambio y se
regresa a la pantalla inicial.
49

Para habilitar nuevamente el enfoque por procesos, se debe marcar el enfoque y dar
clic sobre la opcin Editar, marcado la casilla de Estado, se da clic en guardar para
registrar el cambio y se regresa a la pantalla inicial.
2.3.4 Eliminar Enfoques
Para eliminar alguno de los enfoques registrados,
se selecciona el enfoque por
procesos marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre del
enfoque por procesos. Seguido a esto, debe dirigirse a la lista de opciones que se
encuentra en la parte inferior del listado, y dar clic en la flecha para desplegar las
opciones del listado y posteriormente seleccionar la opcin borrar que aparecen en
el listado desplegable.
Por ltimo, debe dar clic en botn ok y la herramienta
confirma la eliminacin del elemento.
Al utilizar esta opcin de eliminacin se puede seleccionar al tiempo varios enfoques

por procesos que se deseen eliminar. La Aplicacin solo mostrar un mensaje de
confirmacin de la accin ejecutada.
50

2.4 Etapas
De acuerdo a los enfoque definidos previamente, en esta interface se introducen las
diferentes etapas que estos comprenden. Ej: P=Planear, H=Hacer, V=Verificar,
A=Actuar.
2.4.1 Creacin Etapas
El siguiente elemento a parametrizar son las etapas requeridos por los procesos.
Para esto seleccionamos la opcin Etapa que aparece entre las opciones de Procesos.
Al dar clic en la opcin se carga el listado de etapas que se han creado, aqu se da
clic en el botn + Crear Nuevo.

de las etapas. Se diligencian los campos y se da clic en guardar o guardar y crear
otro.
51

2.4.2 Editar Etapa
Si se requiere editar alguna de las etapas registradas, se selecciona la etapa
marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre de la etapa;
seguido a esto se da clic en la opcin editar que se encuentra al lado derecho en la
columna de opciones.
La aplicacin carga la informacin que se ha registrado inicialmente en la etapa que

se desea editar. En la pantalla se modifica la informacin de la etapa y se da clic en
la opcin Guardar. Para finalizar se da clic en la opcin Regresar para volver al
listado de etapas.
52

2.4.3 Deshabilitar Etapas
Si se requiere deshabilitar alguna de las etapas registradas, se selecciona la etapa
marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre de la etapa;
seguido a esto se da clic en la opcin deshabilitar que se encuentra al lado derecho
en la columna de opciones.
Otra alternativa para deshabilitar una etapa es ingresando a la opcin Editar y en la

pantalla desmarcar la casilla de Estado, se guarda el cambio y se regresa a la
pantalla inicial.
53

Para habilitar nuevamente la etapa, se debe marcar la etapa y dar clic sobre la opcin
Editar, marcado la casilla de Estado, se da clic en guardar para registrar el cambio y
se regresa a la pantalla inicial.
2.4.4 Eliminar Etapas

Para eliminar alguna de las etapas registradas, se selecciona la etapa marcando la
casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre de la etapa. Seguido a esto,
debe dirigirse a la lista de opciones que se encuentra en la parte inferior del listado,
y dar clic en la flecha para desplegar las opciones del listado y posteriormente
seleccionar la opcin borrar que aparecen en el listado desplegable.
Por ltimo,
debe dar clic en botn ok y la herramienta confirma la eliminacin del elemento.
Al utilizar esta opcin de eliminacin se puede seleccionar al tiempo varias etapas

que se deseen eliminar. . La aplicacin solo mostrar un mensaje de confirmacin de
la accin ejecutada.
54

2.5 Tipos de procesos
Permite definir la categorizacin que la compaa tenga de sus procesos. Ej:
Estratgicos o Directivos, Operativos o Misionales, Soporte o Apoyo.
2.5.1 Creacin Tipos de procesos
El siguiente elemento a parametrizar son los Tipos de procesos requeridos por los
procesos. Para esto seleccionamos la opcin Tipos de procesos que aparece entre las
opciones de Procesos. Al dar clic en la opcin se carga el listado de Tipos de
procesos que se han creado, aqu se da clic en el botn + Crear Nuevo.

de los Tipos de procesos. Se diligencian los campos y se da clic en guardar o
guardar y crear otro.
55
2.5.2 Editar Tipo de Procesos

Si se requiere editar alguno de los Tipos de proceso registrados, se selecciona el
Tipo de proceso marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre
del Tipo de proceso; seguido a esto se da clic en la opcin editar que se encuentra al
lado derecho en la columna de opciones.
La aplicacin carga la informacin que se ha registrado inicialmente en el tipo de
proceso que se desea editar. En la pantalla se modifica la informacin del tipo de
proceso y se da clic en la opcin Guardar. Para finalizar se da clic en la opcin
Regresar para volver al listado de tipos de procesos.
56

2.5.3 Deshabilitar Tipos de Proceso
Si se requiere deshabilitar alguno de los Tipos de proceso registrados, se selecciona
el tipo de proceso marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre
del tipo de proceso seguido a esto se da clic en la opcin deshabilitar que se
encuentra al lado derecho en la columna de opciones.
Otra alternativa para deshabilitar una clase de proceso es ingresando a la opcin

Para habilitar nuevamente la clase de proceso, se debe marcar el tipo de proceso y
dar clic sobre la opcin Editar, marcado la casilla de Estado, se da clic en guardar
para registrar el cambio y se regresa a la pantalla inicial.
57
2.5.4 Eliminar Clases de Proceso

Para eliminar alguna de los Tipos de proceso registradas, se selecciona el tipo de
proceso marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre del tipo
de proceso. Seguido a esto, debe dirigirse a la lista de opciones que se encuentra en
la parte inferior del listado, y dar clic en la flecha para desplegar las opciones del
listado y posteriormente seleccionar la opcin borrar que aparecen en el listado
desplegable.
Por ltimo, debe dar clic en botn ok y la herramienta confirma la
eliminacin del elemento.
Al utilizar esta opcin de eliminacin se puede seleccionar al tiempo varias tipos de

proceso que se deseen eliminar.
58

2.6
Niveles de Procesos
Permite definir el rango de los procesos. Ej. Macroproceso, proceso, subproceso,

entre otros.
2.6.1 Creacin Niveles de Procesos
El siguiente elemento a parametrizar son los Niveles de procesos requeridos por los
procesos. Para esto seleccionamos la opcin Niveles de procesos que aparece entre
las opciones de Proceso. Al dar clic en la opcin se carga el listado de Niveles de
procesos que se han creado, aqu se da clic en el botn + Crear Nuevo.

de los Niveles de proceso. Se diligencian los campos y se da clic en guardar o
guardar y crear otro.
59

2.6.2 Editar Niveles de Procesos
Si se requiere editar alguna de los Niveles de procesos registrados, se selecciona los
Niveles de proceso marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del
nombre del Nivel de proceso; seguido a esto se da clic en la opcin editar que se
encuentra al lado derecho en la columna de opciones.
La aplicacin carga la informacin que se ha registrado inicialmente en los Niveles
de proceso que se desea editar. En la pantalla se modifica la informacin de los
Niveles de procesos y se da clic en la opcin Guardar. Para finalizar se da clic en la
opcin Regresar para volver al listado de Niveles de procesos.
60

2.6.3 Deshabilitar Niveles de proceso
Si se requiere deshabilitar alguna de los Niveles de procesos registrados, se
selecciona el Nivel de proceso marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo
del nombre de la Niveles de proceso; seguido a esto se da clic en la opcin
deshabilitar que se encuentra al lado derecho en la columna de opciones.
Otra alternativa para deshabilitar los Niveles de proceso es ingresando a la opcin

61

Para habilitar nuevamente el Nivel de proceso, se debe marcar el Nivel de proceso y
dar clic sobre la opcin Editar, marcado la casilla de Estado, se da clic en guardar
para registrar el cambio y se regresa a la pantalla inicial.
2.6.4 Eliminar Niveles de procesos
Para eliminar alguno de los Niveles de procesos registrados, se selecciona la etapa
marcando la casilla que se encuentra al lado izquierdo del nombre de la etapa.
Seguido a esto, debe dirigirse a la lista de opciones que se encuentra en la parte
inferior del listado, y dar clic en la flecha para desplegar las opciones del listado y
posteriormente seleccionar la opcin borrar que aparecen en el listado desplegable.
Por ltimo, debe dar clic en botn ok y la herramienta confirma la eliminacin del
elemento.
Al utilizar esta opcin de eliminacin se puede seleccionar al tiempo varios niveles

de procesos que se deseen eliminar.

Instructivo Procesos d4v293

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Instructivo Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

Operacin Mdulo Procesos ............................................................................... 5

Creacin de Entradas / Salidas del Proceso ............................................ 8

Edicin de una Entrada / Salida del Proceso ......................................... 10

Caracterizacin de un Proceso ................................................................... 11

Creacin Caracterizaciones de Proceso. ............................................... 11

Edicin Caracterizaciones de Proceso. ................................................. 13

Creacin Actividades del Proceso......................................................... 14

Editar una Actividad del Proceso .......................................................... 15

Visualizacin de estado del proceso. ................................................... 16

Sincronizacin de una Caracterizacin a un Documento ...................... 17

Entradas/Salidas del proceso. ...................................................................... 8

Mapa de Procesos. ..................................................................................... 20

Creacin Mapa de Procesos. ................................................................ 20

Visualizacin Mapa de Procesos........................................................... 29

Edicin de Mapa de Procesos ............................................................... 30

Eliminacin de un Mapa de Procesos ................................................... 32

Parametrizacin Mdulo de Procesos ............................................................... 33

Creacin de Proceso ............................................................................ 34

Edicin de Proceso .............................................................................. 36

Deshabilitar Proceso ............................................................................ 38

Eliminar Proceso .................................................................................. 40

Creacin Requisitos ............................................................................. 41

Editar Requisito ................................................................................... 42

Deshabilitar Requisitos ........................................................................ 43

Instructivo Mdulo Procesos

Eliminar Requisitos .............................................................................. 45

Creacin Enfoques ............................................................................... 46

Editar Enfoque ..................................................................................... 47

Deshabilitar Enfoques. ......................................................................... 48

Eliminar Enfoques ................................................................................ 49

Creacin Etapas ................................................................................... 50

Editar Etapa ......................................................................................... 51

Deshabilitar Etapas .............................................................................. 52

Eliminar Etapas .................................................................................... 53

Creacin Tipos de procesos ................................................................. 54

Editar Tipo de Procesos ....................................................................... 55

Deshabilitar Tipos de Proceso .............................................................. 56

Eliminar Clases de Proceso .................................................................. 57

Niveles de Procesos ................................................................................... 58

Creacin Niveles de Procesos............................................................... 58

Editar Niveles de Procesos ................................................................... 59

Deshabilitar Niveles de proceso ........................................................... 60

Eliminar Niveles de procesos ............................................................... 61

Instructivo Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

1 Operacin Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

Entradas/Salidas o desde el listado de proceso seleccione la casilla que se encuentra

Instructivo Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

1.2 Caracterizacin de un Proceso

Instructivo Mdulo Procesos

Instructivo Mdulo Procesos

Para editar una caracterizacin, seleccione la casilla que se encuentra a la izquierda

Instructivo Mdulo Procesos

La aplicacin carga el formulario de registro para la nueva actividad. Se diligencian

Instructivo Mdulo Procesos