INTRODUCCION

en el presente trabajo se presentara la informacin de cada uno de los libros

auxiliares utilizados en contabilidad por las empresas, dando a conocer para que
son utilizados cada uno de ellos y cules son las clases de formato que se utilizan
para poder realizarlos, estos libros se tienen que llevar en la contabilidad de una
empresa para poder verificar la informacin que contienen los libros principales, en
ellos se registran los ingresos y egresos que la empresa hace diariamente o por
algn periodo determinado ya que es obligacin de la empresa llevar estos libros y
sern utilizados segn la necesidad de la empresa para poder registrar cada una
de sus transacciones y as llevar un mejor control y manejo de cada cuenta de
activo y pasivo as como perdida o ganancia que se genere en la empresa.

Libros Auxiliares.
Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada
los valores y la informacin registrada en libros principales. Existe la obligacin de
llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones
individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente
econmico, de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar, de
manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de
contabilidad. Sus aspectos ms importantes son: registro de las operaciones
cronolgicamente; detalles de las actividades realizadas; registro del valor del
movimiento de cada subcuenta. Permiten dividir el trabajo contable en funcin a
las necesidades de registro y control. Entre estos libros se encuentran los
siguientes:
Auxiliar de Caja, auxiliar de Bancos, Conciliaciones bancarias, Cuentas corrientes
de clientes, Cuentas corrientes de proveedores, planilla de sueldos.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS AL UTILIZAR LOS LIBROS AUXILIARES

VENTAJAS
-

Estos nos permiten generar de manera rpida y segura informacin

contable
Agilizan las operaciones de registro
Ofrecen un patrn detallado de informacin
Sirven de complemento a la informacin
Muestran el movimiento y saldo de una cuenta a la vez
DESVENTAJAS

No muestran las operaciones de forma ordenada

No muestran el saldo de las operaciones realizadas

REQUISITOS PARA LLEVAR UN LIBRO AUXILIAR

Todos los libros auxiliares deben cumplir por lo menos con los siguientes datos:
-

Identificacin por clase y denominacin de los artculos

Fecha de la operacin que se registre
Numero de comprobante que respalda la operacin asentada
Numero de unidades en existencia, compradas vendidas, consumidas
retiradas o trasladadas
Costo unitario y total de lo comprado y vendido
Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la
comparacin del inventario fsico con las unidades registradas
Los libros deben ser conservados con los papeles realcionados a este por
lo menos diez aos (10) contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
ultimo asiento.

AUXILIAR DE CAJA

CONCEPTO:
Es un libro auxiliar pero Obligatorio en donde se registran todas las operaciones al contado que
realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde intervienen dinero en efectivo y/o
cheques bancarios. Se usa para gestionar los movimientos de caja de una sociedad
GL. El sistema calcula automticamente y visualiza los saldos inciales y finales y
el total de ingresos y de pagos. Se pueden ejecutar varios libros de caja para cada
sociedad. Tambin se pueden llevar a cabo contabilizaciones a cuentas de mayor
as como cuentas del acreedor y del deudor.
Se utiliza tambin En finanzas, para saber cunto tenemos de disponible para
realizar las transacciones. En tributacin para dar fe del pago de los tributos.
En contabilidad para llevar un registro ordenado de los cobros y pagos de efectivo
y equivalentes de efectivo. Es un libro de mucha importancia porque lleva el
manejo
del
dinero
La foliacin de este libro al igual que la foliacin del libro mayor es DOBLE; el
debe se anota frente al haber.
EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro;
EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;
En la parte superior se anotan el mes y el ao a que corresponde al cuadro que se
est elaborando.
FORMA DE ANOTAR EN ESTE LIBRO.
En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa, asimismo el importe de los
cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente bancaria.
En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya sea para comprar; pagar deudas
o enviar dinero al Banco como depsito en cuenta corriente.
En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado origen el
ingreso o la salida de dinero.
Este libro, generalmente; presenta SALDO DEUDOR, es decir que
los ingresos son mayores que los egresos y al decir ingresos lo estamos
considerando sumado con el saldo inicial.
En algunos casos CAJA no tendr SALDO, pero JAMAS TENDRA SALDO
ACREEDOR ya que no puede salir ms dinero del que hay.
Los datos que suele contener la hoja de caja son los siguientes:

Nombre y N de Cuenta contable: Para las empresas que sigan la

nomenclatura del Plan General de Contabilidad, la cuenta de Caja es la 570.
N de ficha: Cdigo para identificar el orden de las hojas.
Conceptos: De cobro o pago.
Cobros/Pagos: Cantidades que se cobran o pagan en efectivo.
Saldo: Lo que queda en la Caja despus

Vase anexo # 1 ejemplo

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

Concepto
Es el libro contable donde queda registrada de manera automtica la informacin
de las operaciones bancarias expresadas en cifras, este registra las operaciones
de entrada y salida del efectivo y capital, es un libro voluntario que se utiliza de
acuerdo a las necesidades de la empresa Su finalidad principal es de:
* Controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronolgica los depsitosen
Cuenta Corriente Cheques Girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono
.* Proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados; que pueden
deudores o acreedores.

ser

El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en

Cuentas Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permite
conocer en forma detallada los ingresos y egresos que ha efectuado en el mes,
proporcionando informacin permanente y confiable sobre el saldo en cuenta
corriente .El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta, el cual sirve
para efectuar una verificacin de los ingresos y egresos en el banco. Este libro
proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados, que pueden ser
deudores o acreedores, su uso se hace necesario dado que permite tener un
control minucioso de las cuentas

Vase anexo #2, ejemplo

CONCILIACIONES BANCARIAS
Concepto:
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,
con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. el saldo
del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus
libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por
las que esos valores no coinciden. Por eso se utiliza el proceso que consiste en
revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con
los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de
la diferencia y a esto se le llama conciliacin bancaria Para realizar la conciliacin,
lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el
saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco,
el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser
ms confiables que los que tiene la empresa. La conciliacin bancaria consiste en
poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto
bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificacin de los valores y
registro tanto en libros como en el extracto. Para la elaboracin de la conciliacin
bancaria, debe tener los siguientes elementos.
CONCILIACIN ANTERIOR

LIBRO
BANCOS

AUXILIAR

DE

EXTRACTO BANCARIO
CONCILIACIN BANCARIA
Existen dos clases de conciliacin ms comunes: individual y la conjunta.
Individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con
el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean
necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar. Conjunta: como su nombre lo
indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de acuerdo a las
operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se realizarn en el
ejercicio econmico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el
libro auxiliar.

Vase anexo #3, ejemplo

CUENTAS CORRIENTES DE CLIENTES

Concepto:
Este libro de contabilidad Nos muestra lo que debe el cliente habitual.
Generalmente, cuando uno tiene una cuenta corriente en una empresa
en la cual compra regularmente cada compra queda registrada en este libro en
vez de pagarla al contado, adems de registrar la compra en el libro diario se
registra en el libro de la cuenta corriente a nuestro nombre. Cada pago de la
deuda acumulada se realiza en plazos convenidos entre el cliente y la empresa el
propsito de llevar este libro es para asegurarse de que el saldo de las cuentas
por cobrar es la correcta. Para verificar la precisin del balance, la compaa
compara el total de los valores de las cuentas auxiliares con el valor total de las
cuentas por cobrar. Si los valores no coinciden, la empresa examina cada entrada
en el libro mayor para encontrar la discrepancia. Se registra la fecha y el importe
de la venta realizada a dicho cliente.
Nos sirve para controlar a los clientes mediante cuenta individual que se apertura
a cada uno de ellos y en que se registra la fecha, el importe de la venta realizada a
dicho cliente, la fecha y el importe de cobros de los valores girados a su cargo.

Vase anexo # 4, ejemplo

CUENTAS CORRIENTES DE PROVEEDORES

CONCEPTO:
este libro tiene por Funcin desglosar el movimiento de abonos y cargos de la
cuenta Proveedores del Libro Mayor e informar, en todo momento el detalle que
compone el saldo de esta cuenta, es decir, los Proveedores a los cuales debemos
pagar dicho saldo. Permite llevar el registro de las deudas sin documentar por
compras de mercaderas
Cuando una empresa de cualquier denominacin compra mercaderas al crdito a
su proveedor, al utilizar este libro cuando se paga se coloca en el debe y cuando
compramos tambin lo apuntamos en el debe ya que es una cuenta la cual
tenemos que pagar.

Vase anexo #5, ejemplo

PLANILLA DE SUELDOS
CONCEPTO:
La planilla de sueldos y salarios es un documento que expone informacin
peridica mensual en valores monetarios relativa al conjunto de remuneraciones,
aportes, patronales, descuentos laborales y otros beneficios que perciben los
dependientes de una empresa.
Los objetivos principales de las planillas de sueldos y salarios son:
* Contar con informacin referida al importe que paga la empresa por concepto de
sueldos,
aportes
patronales
y
otros
beneficios.
* Cumplir con disposiciones legales tipificadas en la ley general del trabajo.
* Remitir un ejemplar de las planillas de sueldos y salarios mensualmente a las
diferentes entidades donde cotiza la empresa y sus dependientes. La informacin
que debe presentar la planilla de sueldos y salarios debe cumplir es la siguiente:
* Numero de tem
* Nombres y apellidos del dependiente
* Cargo que desempea
* Fecha de nacimiento
* Haber bsico
* Bonos
* Hora extras
* Total ganado
* Descuentos laborales
* Liquido pagable
* Firmas
* Aportes patronales
* Aguinaldo
* Indemnizaciones
* Primas Es un documento en el cual se enlistan todos los empleados y obreros y
una entidad comercial, industrial o nmina de trabajo con ingresos, egresos y
liquido devengado semanal, quincenal o mensual. La planilla, tambin
llamada nmina de salarios es la obligacin que persona natural o jurdica contrae
con sus trabajadores por el servicio brindado.

Vase anexo #6, ejemplo

COMENTARIO PERSONAL
La actividad de la empresa debe quedar reflejada en anotaciones dentro de unos
libros o registros. Entre estos libros o registros, los ms importantes son los libros
de contabilidad: el Diario, el Mayor y el de Inventarios y Cuentas anuales. Estos
son los libros principales o bsicos en la empresa. Pero existen otros libros que
desglosan y detallan la informacin que se refleja en los libros principales: los
libros auxiliares. Los libros auxiliares sirven de soporte y desglose a la
Contabilidad, y estarn destinados para la anotacin de un determinado tipo de
operaciones (ventas, compras, movimientos de caja, etc.), constituyendo as un
desglose de algunas cuentas contenidas en los libros principales. Existir siempre
una correspondencia entre la informacin reflejada en los libros principales y en
los auxiliares.
Podemos concluir que en contabilidad existen una serie de libros que nos ayudan
a agilizar de manera eficaz, rpida y efectivamente nuestras operaciones
contables realizadas de manera diaria por un periodo de tiempo constante que
adems nos da a conocer las ventajas de su uso con esto podemos ya saber con
exactitud que es lo que gastamos y ganamos y cules fueron las transacciones
que realizamos durante un mes El uso de algunos de estos libros son de
obligacin legal, pues ellos sirven de base para verificacin por parte de las
Entidades Supervisoras del Estado, es importante saber de ellos ya que ayudaran
a futuros contadores y futuras empresas. Es indiscutible la importancia que tienen
los libros auxiliares de contabilidad en la vida econmica del pas, en un mbito
legal permiten ajustarse a las reglas o disposiciones establecidas en lo econmico
permiten analizar resultados, hacer proyecciones y adoptar decisiones sobre el
comportamiento futuro de la empresa en lo funcional constituyen una fuente
ordenada de datos que facilita una adecuada administracin, ayudan en gran
medida a ahorrar tiempo y agilizar las operaciones contables de manera rpida y
segura.
En los libros auxiliares se contiene informacin financiera ayudando a las
empresas un mayor y mejor control de sus activos, pasivos, ingresos y egresos y
mediante los registros que en ellos hay se puede determinar la situacin en la cual
se encuentra una empresa en un determinado tiempo la finalidad de los libros
auxiliares es ampliar la informacin que contengan los libros principales estas
operaciones son realizadas por un periodo determinado o constante. Es obligacin
llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones
individuales que la empresa realiza dia a dia.

Toda persona que haya decidido iniciar una actividad comercial en la formalidad
debe considerar estar inscrito ante el Registro Mercantil y ante la
Superintendencia de Administracin Tributaria. Los libros contables debern ser
autorizados por el Registro Mercantil y habilitados por la Superintendencia de
Administracin Tributaria. Es obligacin de la empresa mantener cada uno de los
libros actualizados y con informacin verdica ya que al momento que la SAT envi
a un representante a realizar una revisin de la contabilidad que lleva una
empresa esta pueda proporcionarle dicha informacin al representante, de no ser
asi entonces la SAT interpondr una multa por no tener dicha informacin e incluso
por no llevar los libros al da.
Para que una empresa vaya bien en sus libros deber contar con una persona
especializada que pueda llevar la informacin de cada uno de los libros que la
empresa posea ya que debido a lo que se dedica la empresa as es su necesidad
de utilizar los libros para llevar un mejor control en cada cuenta y as saber cul es
su ganancia o su perdida. En el libro de caja registramos las entradas de dinero
asi como las salidas esto quiere decir que si la emplesa por ejemplo compre
muebles el dia 15 de noviembre del presente ao y lo paga en efectivo, este
dinero saldr de caja ocasionando asi una disminucin en el saldo actual con el
que contamos pero para poder registrar dicha informacin en el libro principal la
empresa tiene que contar con la factura que fue dada por nuestro proveedor al
momento de hacer la compra este comprobante nos ayudara a ser mas verdica la
informacin que colocalemos en el libro principal como en el libro de caja para
saber porque se dio la disminucin del saldo que tenamos. Los libros deben
conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad, Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una
numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por
clase de libros.
En los libros se asentarn en orden cronolgico las operaciones mercantiles y
todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo
referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. Los documentos
que deben conservarse pueden destruirse despus de 20 aos contados desde el
cierre de aquellos. Cuando se garantice su reproduccin por cualquier otro medio,
pueden destruirse transcurridos 10 aos.