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Guia Tecnica para La Elaboracion de Organigramas
Guia Tecnica para La Elaboracion de Organigramas
Julio, 2009
REPBLICA DE PANAM
MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL ESTADO
2009
FRANK DE LIMA
Viceministro de Economa
DULCIDIO DE LA GUARDIA
Viceministro de Finanzas
PERSONAL TCNICO
RENEIDA DE OTERO
AMINTA IGLESIAS
XIOMARA TEM
MERLIN C. DE ARCHIBOLD
Analista de Sistemas Informticos
Unidad de Cmputo - DDIE
ROSA NAVARRO
Secretaria
INDICE
PGINA
PRESENTACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I. ASPECTOS GENERALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.....
.....
viii
1
.....
B. Finalidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.....
1. Como Medio de Informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.....
2. Como Medio de Anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Importancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. En su Diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. En su Representacin Grfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. Ventajas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
II. MODALIDADES O TIPOS DE ESTRUCTURAS EXISTENTES . . . . . . . . . .
1
1
2
2
2
2
3
3
A. Jerrquica o de Lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Mixta (Jerrquica-Funcional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
III. CARACTERSTICAS Y REQUISITOS DE LOS ORGANIGRAMAS . . . . . . .
A. Caractersticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
4
5
5
5
.....
....
....
.....
....
5
5
5
6
6
A. Simbologa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
....
1. Rectngulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
a) Distribucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b) Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
c) Dimensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
d) Distancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .
2.
Lneas de Conexin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.
Smbolos Usuales para Representar las Relaciones de Comunicacin .
4. Smbolos Usuales para Identificar el Tipo de Unidad Administrativa
a) Unidades o Tipos de Asesoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b) Unidades Deliberantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b.1 Smbolos a Emplear para Graficar la Condicin de las
Unidades Deliberantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .
c) Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin . . . . . . . . . .
6
6
6
6
7
7
7
8
8
9
10
10
PGINA
Desconcentrados y Descentralizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
d.1 Desconcentrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
d.2 Descentralizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Simbologa para Identificar los Diversos Tipos de Relaciones . . . . . . . . . .
1. Relacin Principal de Autoridad (Relacin Lineal) . . . . . . . . . . . . . . .
2. Relacin de Autoridad Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Relacin de Asesora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Relacin de Coordinacin y/o Colaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades
Desconcentradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Relacin con las Unidades Desconcentradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades
Descentralizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Modelo A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Modelo B (Organizacin del Sector Pblico de la Repblica
de Panam 2006) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8. Relacin de las Comisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Caractersticas del Diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Extensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Encabezamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas . . . . . . . . . . . . .
- Organigrama Jerrquico de las Unidades Administrativas . . . . . . .
4. Recuadro de Niveles Estructurales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Organigrama Estructural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. Criterios para Graficar Figuras dentro de un mismo Nivel Jerrquico . . .
V. FORMAS USUALES DE REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS . . . . .
. 10
10
10
11
. 11
12
12
. 13
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20
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22
22
A. Segn su Forma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
1. Organigrama Circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Organigrama Bloque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Organigrama Escalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Organigrama Horizontal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Organigrama Mixto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Organigrama Semicircular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7. Organigrama Vertical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Segn su Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Organigrama Estructural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Organigrama Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Organigrama de Puestos o Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Segn su mbito de Accin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Organigrama General o Sinttico y Especfico o Analtico . . . . . . . . .
1.1 Organigrama General o Sinttico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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24
24
25
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28
28
28
29
30
30
31
PGINA
1.2 Organigrama Especfico o Analtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. Alcance de los Organigramas Generales y Complementarios . . . . . . . . . . .
1. Generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Complementarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
E. Extensin del Diagrama de Organizacin u Organigrama . . . . . . . . . . . . .
VI. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS . . . . . . . . .
32
32
32
32
34
35
35
35
35
35
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36
36
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ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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40
43
GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
BIBLIOGRAFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
62
Reconocimiento
La actualizacin de esta Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas en el Sector
Pblico Panameo 2009 se inici bajo la responsabilidad de la Licda. Gloria Zniga, con el
apoyo secretarial de la Sra. Sonia Gallardo y la revisin del Licdo. Cecilio Gadpaille.
Nuestro reconocimiento a los funcionarios por el esfuerzo realizado.
vii
INTRODUCCIN
viii
I. ASPECTOS GENERALES
A.
D. Ventajas
En general pueden enunciarse las siguientes ventajas que representan los
organigramas:
1. Permiten la presentacin de la organizacin, mediante el empleo de smbolos.
2. Facilitan una eficaz comunicacin, coordinacin y el efectivo anlisis de la
institucin; as como determinar los lmites de supervisin funcional en la
organizacin.
3. Ayudan a localizar con celeridad, errores, dualidades, incoherencias, fallas de
control interno, departamentalizacin inadecuada, falta de unidad de mando,
superposicin de funciones, relacin de dependencia confusa, falta de una clara
definicin de los niveles jerrquicos y otros problemas organizacionales que se
presentan en las entidades.
4. Reflejan los niveles jerrquicos de mayor o menor grado que existen en la
organizacin.
5. Representan reas de control.
II. MODALIDADES O TIPOS DE ESTRUCTURAS EXISTENTES
A. Jerrquica o de Lnea
B. Funcional
C. Mixta (Jerrquica-Funcional)
A continuacin se describen los tres tipos de estructuras ms convencionales:
A. Jerrquica o de Lnea
Es la estructura de organizacin especialmente lineal o jerrquica, que corresponde a la
simbolizacin grfica del principio de la unidad de mando. Las lneas graficadas que
enlazan entre s las distintas unidades administrativas corresponden exclusivamente a
las de autoridad y responsabilidad. Se fundamentan en el principio de la unidad de
mando, por tanto en ningn caso existir ms que una lnea de enlace entre dos
unidades para que no se de duplicidad del mismo.
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
SECCIN
A-1
SECCIN
A-2
SECCIN
B-1
SECCIN
C-1
SECCIN
C-2
B. Funcional
En este tipo de estructura, una unidad administrativa o una persona puede tener dos o
ms jefes, en una materia, especialidad o funcin especfica. El Organigrama que
refleja esta organizacin presenta una multiplicidad de lneas de autoridad y
responsabilidad. Entre las unidades de mando, la jerarqua de cada jefe queda limitada
a una de las funciones o grupos de actividades comunes.
DIRECCIN
Departamento
Departamento
Departamento
Tcnico
de
Operaciones
Administrativo
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
C. Mixta (Jerrquica-Funcional)
La estructura mixta es una combinacin de las dos anteriores, pero distinguindose y
separndolas claramente. La lnea de autoridad y responsabilidad enlaza las unidades
operativas en sentido vertical, como es el caso de la organizacin puramente jerrquica,
mientras que las unidades consultivas se entrelazan horizontalmente a la unidad que
asesoran o a la lnea de mando.
Se pueden dibujar otras lneas que reflejen las relaciones de control, coordinacin, etc.
diferencindolas para que puedan distinguirse fcilmente.
DIRECCIN
ASESORA
ASESORA
Departamento
Tcnico
Departamento de
Operaciones
Departamento
Administrativo
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
d) Distancia
En la representacin vertical como horizontal o de otra clase es conveniente
mantener uniformidad de la distancia entre los rectngulos, con el objeto de
lograr la simetra de la grfica.
2. Lneas de Conexin
El grueso de las lneas de conexin debe ser igual a travs de todo el organigrama.
Las lneas de conexin se trazan vertical u horizontalmente, de forma tal que al
unirse a otra lnea o rectngulo, forme un ngulo de noventa grados. En los
organigramas verticales, la lnea debe partir del punto medio de la lnea inferior del
rectngulo de mayor jerarqua, y terminar en el punto medio de la lnea superior del
rectngulo que le sigue en jerarqua.
Ejemplo:
A
Mando o autoridad sobre B
B
En cuanto a los organigramas horizontales, la lnea partir del punto medio del lado
derecho del rectngulo de mayor autoridad y se conectar al punto medio izquierdo
del rectngulo siguiente.
Ejemplo:
mando
Comunicacin
Descentralizacin:
Lneas quebradas en forma de Z.
Desconcentracin:
Lneas quebradas en forma de dos tringulos laterales,
atravesadas por lneas largas de trazo discontinuo con
puntos intermedios.
b)
Unidades Deliberantes:
Comisin, Comit.
Toda entidad se vale de ciertas unidades administrativas, representadas por
grupos de trabajo internos y/o externos, con el fin de dar seguimiento a ciertos
programas o actividades que necesitan de un mayor apoyo o decisin (examinar,
discutir, debatir, decidir, resolver o determinar un asunto).
Transitorio
INTERNA
c)
EXTERNA
d)
Entidades
totalmente
autnomas
Entidades con
autonoma
relativa.
(Relacin Lineal).
El grfico debe disponerse de manera que todas las unidades administrativas que
dependen de un superior queden ligadas a l por una sola lnea. (En el ejemplo
anterior, se observa que las unidades administrativas B, C, y D dependen directamente
de A.).
En el diseo deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados,
por ejemplo, al dibujar las lneas debe evitarse el cruce de dos de ellas. Por lo tanto,
11
es conveniente ensayar diferentes colocaciones hasta hallar la que permita suprimir los
cruces, o reducirlos al mnimo.
2. Relacin de Autoridad Funcional
Representa la relacin de mando especializado y se identifica por medio de lneas
cortas de trazo discontinuo, con una flecha al final que indique a dnde se dirige la
relacin funcional, a fin de que quede clara la direccin de dicha relacin. Cabe la
posibilidad de que una unidad administrativa de rango inferior preste funciones de
asesora a otra de rango superior. Aqu la autoridad funcional est limitada a la
ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad de lnea
entre un rgano especializado en determinada funcin y los subordinados de otros
jefes de lnea.
Ejemplo:
A
D
D
E
E
F
F
Puede observarse en este ejemplo, que a pesar de que las unidades administrativas D y
E dependen de B, existe una relacin de mando especializado de la unidad
administrativa C con E; as como tambin la relacin de I con D o viceversa.
3. Relacin de Asesora
Es la relacin existente entre los rganos que tienen por objetivo aconsejar e informar
a los rganos de lnea, en aquellos campos que requieren conocimientos y
12
G
G
ASESORA
ADMINISTRATIVA
ASESORA
LEGAL
ASESORA
LEGAL
13
Puede observarse en este ejemplo, que existe una relacin directa de coordinacin y/o
colaboracin entre las unidades B y C, como tambin entre D, E y H.
5. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades Desconcentradas
Es la relacin existente entre los rganos desconcentrados de otras instituciones
pblicas. Es decir, aquella relacin que se da entre las unidades de campo que se crean
a nivel de provincia o lugar (para que los interesados no tengan que concurrir a la
capital a resolver los problemas locales) y las oficinas supervisoras.
Por lo tanto, es conveniente incluir los rganos desconcentrados en un cuadro que ir
colocado en el ltimo nivel del organigrama. Entre esta ltima representacin y el
grfico de la institucin, deber trazarse una lnea larga de trazo discontinuo con
puntos intermedios (tal como se presenta en el ejemplo) que permita establecer esta
distincin.
MINISTERIO
M DE SALUD
OFICINAS
CONCENTRADAS
OFICINAS
DESCONCENTRADAS
UNIDADES
ENTIDADES
SANITARIAS
DESCONCENTRA DAS
HOSPITALES
MINISTERIO
DIRECCIN
DIRECCIN
RGANO
DESCONCENTRADO
15
MODELO A
MINISTRO
DIRECCIN
DIRECCIN
INSTITUTO
AUTONMO
16
MODELO B
17
COMISIN
INTERNA
Ejemplo:
MINISTERIO
REALIZADO POR:
19
MINISTRO
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
SECCIN
DEPARTAMENTO
SECCIN
20
Organigrama Estructural
NIVEL POLTICO
Y DIRECTIVO
UNIDAD
DIRECTIVA
NIVEL COORDINADOR
UNIDAD
COORDINADORA
NIVEL ASESOR
UNIDAD
ASESORA
NIVEL FISCALIZADOR
UNIDAD
FISCALIZADORA
INTERNA
UNIDAD
FISCALIZADORA
EXTERNA
NIVEL AUXILIAR
DE APOYO
UNIDAD
DE
APOYO
NIVEL
TCNICO
UNIDAD
TCNICA
NIVEL
OPERATIVO
UNIDAD
OPERATIVA
UNIDAD
OPERATIVA
NIVEL
EJECUTOR
UNIDAD
EJECUTORA
UNIDAD
DESCONCENTRADA
21
22
2. Organigrama de Bloque
Esta clase de diseo es una modalidad del organigrama vertical. En l es posible
representar un mayor nmero de unidades administrativas en espacios reducidos, dando
as lugar a que se puedan reflejar los niveles de menor jerarqua de la entidad.
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN
DIRECCIN
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin
DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin
DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin
DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin
DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
Seccin
23
3. Organigrama Escalar
En este modelo de organigrama se muestran las unidades administrativas, de acuerdo a
sus respectivos niveles jerrquicos escalonadas en forma vertical y horizontal. Se grafica
utilizando lneas y sangras de izquierda a derecha, contra el margen izquierdo,
resaltando as los niveles jerrquicos.
Este organigrama se usa muy poco en nuestras organizaciones.
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN
Departamento
Departamento
Departamento
DIRECCIN
Departamento
Departamento
Departamento
4. Organigrama Horizontal
En este modelo de organigrama se representan las unidades de izquierda a derecha, en
forma horizontal, reflejando siempre al rgano superior de la entidad al lado izquierdo.
El resto de los niveles jerrquicos son colocados sucesivamente en columnas en el lado
derecho y las relaciones internas son igualmente trazadas por lneas horizontales.
Esta forma se utiliza para representar estructuras que cuentan con gran nmero de
niveles jerrquicos.
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
DIRECCIN
GENERAL
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
24
Departamento
DIRECCIN
DIRECCIN GENERAL
Departamento
DIRECCIN
5. Organigrama Mixto
El Organigrama Mixto, combina los modelos vertical y horizontal mientras que los
niveles inferiores en forma vertical, trazando las lneas de autoridad claramente, con el
objeto de detallar los niveles de dependencia de cada una de las unidades
administrativas dentro de la institucin. Esta forma surge con el propsito de lograr una
mejor distribucin de espacio, cuando existe un gran nmero de unidades
administrativas.
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
DIRECCIN
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
25
DIRECCIN
DIRECCIN
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPATAMENTO
DEPARTAMENTO
6. Organigrama Semicircular
Se presenta a travs de semicrculos ubicando en la parte superior la figura de mayor
jerarqua; luego en los espacios inferiores se colocar el resto de las unidades
administrativas, siguiendo el mismo patrn de acuerdo a los niveles jerrquicos que
existan.
26
7. Organigrama Vertical
Este tipo de organigrama es de uso frecuente por la facilidad que ofrece en su
presentacin y comprensin. En este modelo las unidades administrativas se
distribuyen o representan de arriba hacia abajo (verticalmente), colocando a la unidad
de mayor jerarqua en el nivel superior y descendiendo sucesivamente en la escala hasta
llegar a la unidad de menor jerarqua dentro de la institucin, tomando siempre en
cuenta que las de igual categora deben ubicarse al mismo nivel.
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
27
DEPARTAMENTO
B. Segn su Contenido
1. Organigrama Estructural
Representa grficamente la estructura organizativa formal de una institucin y/o de uno
de sus segmentos administrativos; y por ende las relaciones de dependencia y jerarqua.
Es decir, sus rganos o servicios ordenados jerrquicamente y, eventualmente las
conexiones o enlaces de coordinacin, control, etc. entre dichos servicios. Es el tipo de
organigrama ms frecuente.
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
DIRECCIN
DIRECCIN
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
2. Organigrama Funcional
En el organigrama funcional se complementa el organigrama estructural con la
indicacin de las actividades o funciones que realiza cada rgano o servicio, es decir,
aade la informacin relativa a las actividades de cada unidad de la institucin, sus
relaciones de dependencia y jerarqua.
28
DIRECCIN GENERAL
1. Cumplir los acuerdos y
resoluciones de la Junta
Directiva.
2. Asistir a las reuniones de la
Junta Directiva
3. Representar legalmente la
Institucin.
4. Preparar el Reglamento
Interno y someterlo a la
aprobacin de la Junta
Directiva.
DIRECCIN NACIONAL
DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
DIRECCIN NACIONAL DE
INVESTIGACIN AGRCOLA
1. Organizar y conducir la
prestacin de servicios
agro-tecnolgicos.
1.
2.
Participar en la elaboracin
del Plan Operativo Anual de
Investigacin Agrcola.
productos agroalimentarios y
agroindustriales generados por
la Institucin.
3. Desarrollar y promocionar
proyectos
agro-tecnolgicos
para la transferencia de
tecnologa a los productores.
3.
4.
Desarrollar sistemas de
cultivo para los pequeos
y medianos productores.
Generar informacin a
base de experimentacin
agrcola en campo experimental y fincas de productores.
DIRECCIN NACIONAL DE
INVESTIGACIN PECUARIA
29
DIRECIN GENERAL 5
DIRECTOR GENERAL
SUBDIRECTOR
SECRETARIA
MENSAJERO
DIRECCIN DE
PLANIFICACIN 4
1
1
2
1
DIRECCIN DE
FINANZAS 4
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
SECRETARIA
1
2
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA 4
DIRECTOR
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
SECRETARIA
SUBDIRECTOR
SECRETARIA
1
2
30
1. 1
DIRECIN
GENERAL
DEPARTAMENTO
A-1
DIRECCIN
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
A-2
DEPARTAMENTO
B-1
DEPARTAMENTO
B-3
31
DEPARTAMENTO
B-2
DEPARTAMENTO
B-4
1. 2
DIRECCIN
A
DEPARTAMENTO
A-2
DEPARTAMENTO
A-1
SECCIN
SECCIN
SECCIN
SECCIN
32
33
E.
CODIGO
CODIGO1
DIRECCIN
SECCIN
DEPARTAMENTO
SECCIN
34
35
36
Ver Gua Tcnica para Determinar Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas de las
Instituciones del rganos Ejecutivo del Ministerio de Economa y Finanzas.
37
Entre los criterios que prevalecen con mayor nfasis para revisar y actualizar los
organigramas encontramos:
a) Crecimiento de los efectos de la supervisin de personal, susceptible de
imponer una reforma de mando;
b) Variaciones en la distribucin de las actividades, que exigen la creacin o
eliminacin de unidades administrativas;
c) Incremento de los objetivos administrativos, que revelan el inters de la
gestin pblica.
El titular de cada unidad administrativa participar conjuntamente con oficinas responsables
en la revisin y ajuste de los cambios correspondientes a su rea.
Una vez revisados y actualizados los organigramas sintticos y analticos debern presentarse
a la direccin superior de la entidad para su conocimiento y aprobacin.
Posteriormente sern remitidos al Departamento de Fortalecimiento Institucional de la
Direccin de Desarrollo Institucional del Estado del Ministerio de Economa y Finanzas, para
su anlisis y aprobacin final.
38
ANEXOS
39
ANEXO No. 1
CRITERIOS UTILIZADOS PARA LA ESTRATIFICACIN DE NIVELES EN EL
SECTOR PBLICO PANAMEO
Los niveles estructurales son las divisiones que se hacen a la estructura de la organizacin de
una entidad. A travs de ellas se ubican o se identifican las unidades administrativas de
acuerdo al tipo de funcin que de manera general realizan las mismas dentro de la institucin.
Estas divisiones se hacen en concordancia con los niveles jerrquicos, que aunque los mismos
son diferentes, se relacionan. La parte estructural se refiere a la funcin y la jerrquica a la
autoridad. Este tipo de organigrama ayuda a identificar rpidamente las responsabilidades de
determinada unidad administrativa y a ubicarla en el nivel jerrquico apropiado al momento
de elaborar dichos organigramas. Esto permite adems, una mejor visin del acercamiento de
las funciones de las unidades administrativas a las reas de decisiones o del objetivo de la
Institucin. El propsito de utilizar este modelo es el de uniformar la presentacin de los
organigramas para cualquier tipo de anlisis sectorial o general y tambin, para su
presentacin en el Manual de Organizacin del Gobierno de la Repblica de Panam.
A continuacin se describen los diferentes niveles:
Nivel Poltico y Directivo
Es aquel establecido a travs de una conformacin jurdica en donde se norma y se exige el
cumplimiento de las polticas, objetivos, estrategias, planes, programas y leyes de la entidad;
adems en l se ejerce la orientacin, direccin de la misma y delegacin de facultades. Es a
su vez, la autoridad mxima de la institucin, y por ende le corresponde ejercer la
representacin legal y la administracin de la entidad. Es el responsable directo de la buena
marcha de la organizacin.
Ejemplo:
Ministro, Junta Directiva, Administrador, Direccin General, Comit Ejecutivo, Gerencia
General, Consejo Directivo, Consejo Nacional.
Nivel Coordinador
En este nivel se ubican las unidades administrativas que tienen como funciones principales
propiciar y lograr la interrelacin de las labores y actividades que ejecuta la institucin en la
bsqueda y logro de un objetivo comn, procurando que en el desarrollo de esas actividades
el mismo se cumpla en forma armoniosa, ordenada y racional. En este nivel se ubican las
unidades administrativas que desempean acciones de planificacin,
40
Esta entidad no es parte de la organizacin, pero por costumbre, se refleja en este nivel.
41
Nivel Tcnico
Las unidades administrativas que se incluyen en este nivel desarrollan actividades
relacionadas con investigaciones en reas especficas; diseo de metodologas, normas y
estndares aplicables a los procesos de trabajo de las unidades de lnea (para que ajusten sus
actividades a las novedades cientficas en los aspectos de produccin y gestin) y para las
unidades de apoyo con la debida coordinacin con los organismos rectores de los sistemas
administrativos.
Ejemplo: Direccin de Planificacin.
Nivel Operativo
Agrupa las unidades administrativas que dentro de las instituciones hacen posible alcanzar los
objetivos institucionales y gubernamentales en beneficio de la comunidad en general (son
unidades fines).
Este nivel contempla los subniveles Ejecutivo y Ejecutor.
Subnivel Ejecutivo
Es responsable directo ante el Nivel Poltico y Directivo de planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar las actividades sustantivas institucionales dirigidas al logro y xito de
los objetivos de la institucin con productos de alta calidad y costos aceptables.
Ejemplo:
Direccin Nacional, Direccin, Gerencia.
Subnivel Ejecutor
Es el nivel ms amplio e importante de la institucin, ya que en l se identifican las unidades
administrativas responsables del xito o no, de la satisfaccin de la demanda. Sobre este nivel
recae la responsabilidad de elaborar y procesar el producto final que se presenta a la clientela.
Ejemplo:
Departamento, Seccin.
Se seala como recomendacin general al elaborar los organigramas de los organismos del
gobierno, la conveniencia de dar a cada unidad administrativa la nomenclatura y
denominacin completa, de acuerdo a lo establecido en sus respectivas disposiciones legales
(del rgano Ejecutivo o internas de las entidades) que las crearon y/o por la Ley de
Presupuesto de la Nacin.
42
ANEXO No. 2
CUESTIONARIO E INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIN DE LA
INFORMACIN NECESARIA PARA LA ELABORACIN DE LA ESTRUCTURA
ADMINISTRATIVA
A. ASPECTOS GENERALES
1. Nombre de la entidad __________________________________________________
2. Nombre de la unidad administrativa ______________________________________
____________________________________________________________________
3. Nombre de la unidad administrativa inmediatamente superior.
____________________________________________________________________
4. Nombre de las unidades administrativas subordinadas a esta unidad.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Nombre de las unidades asesoras a esta unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
6. Recibe rdenes e instrucciones directas:
6.1 Del jefe superior inmediato? _______; Cmo? _________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cundo?_________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Por qu? _________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
43
Ordenamiento Legal
Fecha
Leyes (L/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Decretos (D/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Reglamentos (R/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Adjunte copia(s) de la(s) ley(es), decreto(s) o reglamento(s)
10.
11.
45
Especifique la reglamentacin____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
12.
13.
16.
46
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17.
18.
19.
20.
21.
Obervaciones_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
D. ORGANIZACIN
22.
47
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
23.
Enumerar las funciones que por reglamentacin han sido asignadas a esta unidad y no
se cumplen. Explique brevemente por qu?______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
24.
25.
48
26.
Esta unidad efecta funciones que no le corresponden y que tambin realizan otras
unidades? Si_________, No__________ Cules son esas funciones?____________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Qu unidades las realizan?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu? _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
27.
28.
49
29.
30.
Observaciones________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
E. COORDINACIN
31.
50
31.1
31.2
31.3
32.
Detalle a continuacin las entidades gubernamentales con las cuales esta unidad
mantiene estrecha coordinacin y cooperacin.
InstitucinActividad
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
32.1
51
32.2
32.3
33.
Detalle a continuacin las entidades del sector privado con las cuales mantiene
estrecha coordinacin o cooperacin.
InstitucinActividad
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
33.1
33.2
33.3
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
35. Observaciones Generales________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________
Nombre del Analista
____________________________
Nombre del Entrevistado
______________________________
Fecha
__________________________
Cargo que Ocupa
53
INSTRUCTIVO
Instrucciones Generales para el Entrevistador
1. El presente cuestionario se aplicar de preferencia a los jefes de las unidades
administrativas, ya sea a nivel de Direccin, Departamento o Seccin de la institucin
objeto del estudio.
2. Ser recomendable realizar una reunin previa con los jefes de las unidades
administrativas, para darles a conocer los objetivos y procedimientos a seguir en el
desarrollo de la actividad; as como tambin comunicarles cual va a ser la informacin
que se va a requerir al llenar el formulario.
3. Deber leerse con cuidado cada pregunta siguiendo el orden en que estn presentadas las
mismas.
4. Se escribir con letra clara, de ser posible tipo imprenta.
5. En cada una de las preguntas si se necesita espacio adicional se usar el reverso de la
hoja, identificando la respuesta con el nmero que le corresponde.
6. En las preguntas abiertas, si la persona entrevistada notifica sobre demasiado detalle,
deber hacerse un resumen destacando los aspectos ms importantes de la informacin
suministrada.
7. En cada una de las preguntas en las que el entrevistado responda no, se procurar llenar
el espacio correspondiente indicando o explicando el por qu del mismo.
8. Se anotar en los renglones destinados para observaciones toda informacin adicional que
sea de inters y que sirva para aclarar cualquier respuesta registrada, o aclaracin que el
entrevistado considere importante. Dichas anotaciones sern de utilidad en la fase del
anlisis de la informacin.
9. Por la importancia en la validez de la informacin, ser necesario que el entrevistado y el
analista anoten sus respectivos nombres y firmen el cuestionario, as como la fecha en que
se realiz la entrevista.
54
GLOSARIO
ANLISIS
Revisin, estudio, diagnstico y recomendacin que se hace a un documento. Separacin de
cualquier cosa en sus partes o elementos integrantes, para un estudio y para tomar decisiones.
AUTONOMA
Condicin de ciertas instituciones del Estado que se rigen por sus propias disposiciones,
poseyendo capacidad para elegir sus autoridades, siendo adems, autrquicas.
AUTORIDAD
Facultad de actuar o de mandar a otros miembros del organismo administrativo.
AUTORIDAD FUNCIONAL
Es el derecho que se delega a un individuo o a un departamento para controlar ciertos
procesos, prcticas, polticas u otras cuestiones relacionadas con las actividades emprendidas
por las personas en otros departamentos.
El subordinado recibe rdenes o influencias formales desde dos puestos o funcionarios
superiores diferentes.
AUTORIDAD LINEAL
Es la autoridad clsica, vertical o que se transfiere de superiores a subordinados y que deja en
claro la ubicacin jerrquica de los individuos en la organizacin.
BASE LEGAL (Vase Reglamento Orgnico Funcional).
Fundamento jurdico y administrativo que constituye el marco normativo en el que se
fundamentan los actos de una institucin pblica cualquiera.
CENTRALIZACIN
Asumir el Poder Pblico mediante facultades atribuidas a organismos locales o regionales.
Concentracin de autoridad en un nivel jerrquico particular, la cual rene en una sola
institucin o persona el poder de tomar las decisiones ms importantes.
55
CONCENTRACIN
Accin y efecto de concentrar o concentrarse.
Reunir en una unidad administrativa actividades regionales y la correspondiente autoridad y
responsabilidad de las mismas.
CONEXIN
Enlace, concatenacin de una cosa con otra.
COORDINACIN
Es una funcin individual del gerente. Esencia de la habilidad gerencial, ya que armoniza los
esfuerzos individuales en la consecucin de las metas de grupo que es el propsito de la
organizacin.
DESCENTRALIZACIN
Delegacin de autoridad y responsabilidad a un grupo de individuos con base en el principio
de la divisin del trabajo.
Suspensin de las actividades regionales y traspaso de ellas con la correspondiente autoridad
y responsabilidad a las unidades perifricas.
DESCENTRALIZACIN DE AUTORIDAD
La descentralizacin de la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una
estructura organizada. Es un aspecto fundamental de la delegacin.
DESCONCENTRACIN ADMINISTRATIVA
Proceso jurdico-administrativo que permite al titular de una institucin, por una parte,
delegar en sus funcionarios u rganos subalternos la responsabilidad del ejercicio de una o
varias funciones que le son legalmente encomendadas, y por otra, transferir los recursos
presupuestales y apoyos administrativos necesarios para el desempeo de tales
responsabilidades.
DIAGRAMA (Vase Grfico).
Tipo de auxiliar visual. Dispositivo que describe grficamente la representacin de datos
sobre alguna materia especfica, de manera que los mismos se puedan interpretar ms
fcilmente.
56
57
58
ORGANIGRAMA ANALTICO
Es para uso de tcnicos y sirve para encontrar defectos y explicar modificaciones. Es ms
detallado y ms completo, dentro de lo prctico. Mediante signos convencionales trata de
expresar todas las relaciones y unidades.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Son los que representan la estructura formal de la entidad, es decir, ser rganos o servicios
ordenados jerrquicamente y, eventualmente, las conexiones o enlaces de coordinacin,
control, etc. entre dichos servicios.
ORGANIGRAMA JERRQUICO
Estos organigramas representan a las estructuras de organizacin esencialmente lineal o
jerrquica, por lo que corresponde a la simbolizacin grfica del principio de la unidad de
mando. Las lneas que enlazan entre s las distintas unidades -servicios, rganos o
departamentos de la entidad -son exclusivamente las de autoridad y responsabilidad.
ORGANIGRAMA SINTTICO
Es para el gran pblico. Contiene exclusivamente lo indispensable para informar y no entrar
en detalles. Se limita a indicar las relaciones ms simples, e incluye solo las unidades
principales.
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
Forma de organizar y establecer los puestos y actividades necesarios dentro de una
organizacin, departamento o grupo, disponindolos segn sus mejores relaciones
funcionales, definiendo claramente la autoridad, las responsabilidades y los deberes de cada
una de las unidades que la conforman.
PATRN O MODELO
Forma que se propone y sigue la ejecucin de alguna cosa. Muestra que se utiliza para dibujar
otra igual.
PIRMIDE DE CARGOS
Representacin grfica de los distintos niveles de la organizacin. Establece las relaciones y
funciones de los miembros de la institucin desde los grados mayor al inferior.
59
60
SEGMENTO
Cualquiera de las partes en que se divide una estructura administrativa o porcin de un todo,
que al ser colocados en forma continuada hacen un conjunto.
SMBOLO
Letra, cifra, signo grfico, emblema, seal, prenda o marca utilizados para representar algo,
por ser considerados como representativos, sustantivos o distintos.
SUPERVISIN
Gua y direccin prestada a uno, o ms, individuos que lleva a cabo tareas u operaciones que
se les han asignado.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Trmino geogrfico que se utiliza para identificar todos los segmentos estructurales que
componen una institucin, ejemplo: direccin, departamento, seccin, etc.
UNIDAD DE MANDO
Principios que determina que debe existir una sola autoridad formal que da las rdenes, toma
decisiones y recibe los informes sobre el cumplimiento de los deberes de otra u otras unidades
de menor jerarqua. Se refiere a la ejecucin de una actividad cualquiera para la cual el agente
que la ejecuta recibe rdenes de un solo jefe.
61
BIBLIOGRAFA
63
64