MANUAL DE

ORGANIZACION Y FUNCIONES
DE INMOBILIARIA MILENIA S.A.
(Aprobado en Sesin de Directorio del 08.08.2007)

INDICE

PRESENTACION
Base Legal ..

ESTRUCTURA ORGANICA .

I.
II.
III.

ALTA DIRECCION
Gerencia General ..

ORGANO DE APOYO
Subgerencia de Administracin y Finanzas ..

ORGANO FUNCIONAL
Subgerencia de Operaciones ..

15

PRESENTACION

Inmobiliaria Milenia S.A., con el propsito de presentar las funciones generales

establecidas en su Reglamento de Organizacin y Funciones, ha elaborado el
Manual de Organizacin y Funciones.
En este Manual se ha tomado en cuenta la estructura orgnica y funciones
generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as
como los requerimientos de los cargos considerados en el Cuadro Analtico de
Personal.
En el Manual de Organizacin y Funciones, que es un instrumento normativo
de la gestin administrativa, se precisan en total concordancia con la estructura
orgnica y funciones, la descripcin de los cargos que la integran, las lneas de
autoridad, responsabilidad y coordinacin.
Mediante este Manual de Organizacin y Funciones cada funcionario y
trabajador de Inmobiliaria Milenia S.A., deber conocer sus funciones y su
ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, con el fin de
participar, de manera integral, en el logro de los principales objetivos de la
Empresa.
Base Legal
Estatutos de INMISA, determina facultades del Directorio y de la Gerencia
General
Ley N 26887, Ley General de Sociedades
D.S. N 074-95-PCM, Decreto que deroga la Ley N 26507, estableciendo que
la aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, el Manual de
Organizacin y Funciones y el Cuadro de Asignacin de Personal, ser de
responsabilidad exclusiva de cada entidad del sector Pblico.
Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, aprueba las Normas de Control
Interno y dispone que la Direccin deba establecer un ambiente de control
interno mediante una adecuada estructura organizacional, administracin de
recursos humanos, competencia profesional y asignacin de autoridad y
responsabilidad.

Acuerdo de Directorio N 002-2004/008-FONAFE y normas modificatorias,

Directiva aplicable a los Directores de las Empresas en las que FONAFE
participa como accionista, en la cual se establece el procedimiento de
designacin, renuncia y revocacin de Directores as como los derechos,
obligaciones, prohibiciones y responsabilidades de los Directores.
Cdigo de Buen Gobierno Corporativo de Inmobiliaria Milenia S.A.
aprobado en Sesin de Directorio de fecha 06.07.2006, en el cual se hace
referencia a la delimitacin de funciones y responsabilidades del Directorio y de
la Gerencia General.
Cdigo Marco de Control Interno de las Empresas del Estado aprobado en
Acuerdo de Directorio N 001-2006/028-FONAFE de fecha 11.11.2006, en el
cual se hace referencia a las Normas de Control Interno y dispone que la
Direccin debe establecer un ambiente de control interno, en concordancia con
la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG.
COMISION NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES
CONASEV, organismo supervisor

ESTRUCTURA ORGANICA

De acuerdo al Reglamento de Organizacin y Funciones Inmobiliaria Milenia

S.A., cuenta con la siguiente Estructura Orgnica:
ALTA DIRECCION
-

Directorio
Gerencia General

ORGANO DE APOYO
-

Subgerencia de Administracin y Finanzas

ORGANO FUNCIONAL
-

Subgerencia de Operaciones

I.- ALTA DIRECCION

GERENCIA GENERAL
1.

OBJETIVO
La Gerencia General es la unidad orgnica dependiente del Directorio,
responsable de la administracin y gestin de la Empresa, de desarrollar
las actividades que logren de manera eficiente, los objetivos y metas
Institucionales. Para el desarrollo de sus actividades cuenta con el
asesoramiento legal externo correspondiente.

2.

ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS

Para el desarrollo de sus actividades, la Gerencia General requiere:
Gerente General
Secretaria
Gerente General:
2.1

Objetivo
El Gerente General tiene responsabilidad directa en la direccin,
coordinacin, control y evaluacin del funcionamiento y
actividades de la Empresa, en concordancia con las polticas,
planes y estrategias aprobadas; garantiza que los procedimientos
y polticas se lleven a cabo dentro del marco de la ley, y que se
obtengan los objetivos propuestos, sobre la base de una
organizacin y administracin eficientes; y asesora al Directorio
en la buena marcha de la Empresa.
Asimismo, ejerce la representacin legal de la Empresa.
Desarrolla las siguientes funciones:

2.2

Funciones Generales
a)

b)
c)
d)

Formular y presentar al Directorio para su aprobacin el plan

anual de la Empresa que incluye las estrategias de
planeamiento, objetivos, polticas, metas, programas y
presupuestos referidos a las actividades institucionales.
Asesorar
al
Directorio
en
cuestiones
tcnicas
proporcionndole la informacin necesaria.
Dirigir las medidas correctivas que fueran necesarias para el
logro de los objetivos, planes, programas, metas y
presupuestos establecidos.
Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan
las actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo
conforme la estrategia, polticas, procedimientos y normas
establecidas.
6

e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

l)

m)

n)
o)

p)
q)
r)

s)
t)

Hacer cumplir de manera eficiente los acuerdos y

resoluciones que adopte la Junta General de Accionistas y el
Directorio.
Dirigir las actividades que permitan adoptar nuevos enfoques
para INMISA.
Evaluar los criterios y procedimientos de selectividad en la
calidad de clientes, a fin de garantizar una mejor rentabilidad
lucrativa dentro de los planes diseados.
Plantear al Directorio el nombramiento, promocin y traslado
de los funcionarios, as como sus remuneraciones.
Ejercer como secretario de las Juntas Generales de
Accionistas y del Directorio.
Llevar a la aprobacin del Directorio asuntos que conlleven
salir de los lmites de su autoridad, de acuerdo con lo
dispuesto en los Estatutos.
Inspeccionar directamente o por medio de los funcionarios
responsables el sistema de contabilidad adecuado y el buen
desarrollo financiero de conformidad con el presupuesto
anual de la Empresa, informando mensualmente al
Directorio.
Aprobar los Estados Financieros, Estados de Resultados e
informacin complementaria, con la percepcin respecto de
los objetivos de la Empresa, antes que sean sometidos a
consideracin del Directorio.
Disponer la colocacin de los excedentes financieros, as
como la realizacin de las inversiones de conformidad con
los acuerdos tomados por el Comit de Inversiones de la
Empresa y en concordancia con el Decreto Supremo
No.040-2001-EF y la Resolucin Ministerial No.087-2001EF-10.
Plantear al Directorio propuestas de cambio en cuanto a la
Estructura Orgnica determinada en el ROF y en el MOF de
la Empresa.
Proponer al Directorio planteamientos necesarios para que
se cumplan los objetivos esperados y proyectados en el plan
anual de la Empresa, enmarcados de conformidad con las
normas establecidas.
Planificar, supervisar el desarrollo de proyectos estratgicos
modernos que faciliten la mejora de la Empresa.
Revisar y evaluar peridicamente las operaciones que se
llevan a cabo en la Empresa.
Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades,
entidades y personas, con las facultades generales del
mandato y especiales de los artculos noveno y dcimo del
cdigo de procedimientos civiles.
Transigir las cuestiones litigiosas hasta por el monto
autorizado, dando cuenta al Directorio.
Orientar las acciones que permitan atender las
recomendaciones de auditora interna y externa.

u)
v)
w)

x)
2.3

Supervisar la poltica laboral y las normas generales para su

correcta aplicacin.
Proponer al Directorio la conformacin de los Comits
Especiales que sean necesarios para las contrataciones y
adquisiciones que requiera INMISA.
Aprobar la adquisicin y contratacin de los bienes y
servicios necesarios para la ejecucin de las actividades y
operaciones de INMISA. Asimismo, el Gerente General es
responsable por la evaluacin y aprobacin de los
Expedientes de Contratacin y de aprobar los plazos y
procedimientos de las contrataciones y adquisiciones que le
presente la Subgerencia de Administracin y Finanzas de
todos los procesos de seleccin as como aprobar bases
cuyo valor referencial sea menor a 4 UIT. La Gerencia
General es la mxima autoridad administrativa y es el
rgano competente facultado para suscribir, prorrogar y
resolver los contratos originales y/o complementarios con el
postor ganador del proceso de seleccin en concordancia
con la normatividad vigente, poner en conocimiento del
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado - CONSUCODE actos que puedan constituir
infraccin administrativa y remitir el expediente de
contratacin de un proceso de seleccin a solicitud del
Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado por
interposicin de recurso de apelacin.
Cumplir las dems funciones tcnicas que el Directorio le
asigne.

Funciones Especficas
a)
b)

c)
d)
e)
f)
g)

Establecer con los Funcionarios bajo su responsabilidad las

actividades que aseguren una tarea ordenada y de
coordinacin constante.
Ejercer atribuciones, cuando lo estime conveniente, que le
corresponden especficamente a otros funcionarios bajo su
responsabilidad, en forma particular o simultneamente con
ellos.
Supervisar y evaluar peridicamente al personal
directamente a su cargo.
Disponer proyectos de capacitacin para el personal,
orientados a su desarrollo tcnico.
Firmar la correspondencia de acuerdo con la magnitud del
tema y la jerarqua de su cargo.
Firmar cheques en forma mancomunada con los
funcionarios autorizados.
Autorizar el pago de horas extras y/o trabajos
extraordinarios.

h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
2.4

Aprobar el rol de vacaciones anuales del personal a su

cargo y las modificaciones necesarias.
Aprobar la contratacin de servicios de terceros, cuando sea
necesario, para la ejecucin de las actividades y
operaciones de INMISA.
Informar permanentemente al Directorio de las actividades
que por su ndole o importancia requieren de su
conocimiento.
Sugerir y admitir la compra de activos fijos para la Gerencia
General.
Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades,
entidades y personas, dentro de las facultades conferidas
por sta.
Comunicar a la CONASEV y cuando corresponda a la Bolsa
de Valores de Lima, los hechos de importancia, as como la
informacin calificada de reservada y otras comunicaciones.
Cumplir las dems funciones administrativas que le asigne el
Directorio.

Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad

Es directamente responsable ante el Directorio.
Para el cumplimiento de sus responsabilidades, el Gerente
General es apoyado por los rganos de Apoyo y Funcional de
INMISA, as como asesores legales externos.

2.5

Relacin de Coordinacin Funcional

Dentro de las relaciones de coordinacin internas y sin perjuicio
de la directa dependencia, determinada en la estructura orgnica,
mantiene contina concordancia y respuesta de funcin con los
diferentes rganos de la Empresa.
Respecto a coordinacin con el exterior, mantiene relacin con los
diferentes rganos como: FONAFE, Ministerio de Economa y
Finanzas, Contralora General de la Repblica, Contadura
Pblica de la Nacin, Comisin Nacional Supervisora de
Empresas y Valores, Bolsa de Valores de Lima; y otros
Organismos pblicos y privados.

Secretaria:
2.1

Objetivo
Realiza labores especficas de apoyo al Directorio y a la Gerencia
General, y en general a todas las Subgerencias de la Empresa;
as como, otras tareas asignadas por la Gerencia General.

2.2

Funciones Generales
a)
b)
c)
d)
e)
f)

g)

h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
2.3

Apoyar en las labores de su cargo a la Alta Direccin de la

Empresa.
Atender a los miembros del Directorio en el transcurso de
sus sesiones.
Archivar, registrar y controlar las Actas del Directorio, y otros
documentos importantes.
Recepcionar, registrar y distribuir toda la documentacin que
ingresa a la Empresa (Cartas, Informes, Facturas, Recibos,
etc.).
Tramitar y procesar los expedientes que fluyen de la
Gerencia General; controlar y distribuir el despacho de la
correspondencia a travs del Servicio Local.
Atender la central telefnica, efectuar y atender las
comunicaciones e informar a nivel interno y al pblico sobre
las gestiones que se vienen realizando en el rea de su
competencia.
Centralizar los requerimientos de suministros diversos: tiles
de oficina, aseo y limpieza y suministros para equipos de
oficina y velar por mantener un stock adecuado. Gestiona la
compra, control y distribucin de los mismos.
Controlar y supervisar los servicios de limpieza en la sede de
la Empresa.
Controlar el Registro de Asistencia.
Controlar y archivar las Normas Legales.
Tramitar las publicaciones de los avisos en los Diarios.
Archivar, controlar y registrar las plizas de seguros por los
bienes de la Empresa.
Tramitar el pago de las facturas y recibos por honorarios.
Registrar y controlar el Fondo de Caja Chica de conformidad
con las normas y procedimientos establecidos.
Apoyar en las labores de su cargo a todas las Subgerencias
de la Empresa.
Y cualquier otra labor que le asigne o encomiende la
Gerencia General.

Relaciones de Responsabilidad y Coordinacin Funcional

Depende y reporta directamente al Presidente del Directorio y al
Gerente General.
Coordina con los otros rganos lo relacionado a sus funciones y
labor de apoyo.

10

II.- ORGANO DE APOYO

Subgerencia de Administracin y Finanzas
1.

OBJETIVO
Es el rgano encargado de administrar los recursos administrativos y
financieros de la Empresa; est a cargo de la Subgerencia de
Administrativa y Financiera, la cual ejerce direccin funcional sobre la
aplicacin de los procesos conexos a los sistemas administrativos
financieros en todas las Subgerencias de la Empresa. Coordina
actividades con el FONAFE.

2.

ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS

Para el desarrollo de sus actividades, la Subgerencia de Administracin y
Finanzas requiere:
Subgerente de Administracin y Finanzas
Asistente de Administracin y Finanzas
Asistente Tcnico
SUBGERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
2.1

Objetivo
El Subgerente de Administracin y Finanzas es el encargado de
planificar, establecer, normar, conducir, coordinar, supervisar,
controlar y evaluar la aplicacin de los procesos tcnicos de los
sistemas administrativos financieros de la Empresa; as como, del
personal, contabilidad y tesorera. De igual forma es la encargada
de la correcta ejecucin y registro de las operaciones tcnicas,
administrativas, contables, econmicas y financieras. Asimismo,
es la encargada de preparar informacin econmica financiera
requerida por instituciones como: FONAFE, CONASEV, BVL,
CAVALI ICLV, Contadura Pblica de la Nacin y otros organismos
reguladores.

2.2

Funciones Generales
a)
b)

Proponer las estrategias, planes y metas relacionados con

los recursos humanos y financieros, presentndolos ante la
Gerencia General.
Elaborar el presupuesto anual a ser presentado por la
Gerencia General al Directorio, disponer las acciones y
planeamientos necesarios para su correcta ejecucin;

11

deber establecer los mecanismos de control y evaluacin

del mismo.
c)

d)

e)

f)
g)

h)

i)

j)
k)
l)

Supervisar la emisin de los Estados Financieros mensuales

los mismos que deben contener informacin, confiable,
veraz y oportuna; en concordancia con las Normas
Tributarias y Contables vigentes; presentarlos a la Alta
Direccin para su aprobacin y velar por que se remitan a
los organismos que los requieren oportunamente.
Dirigir, coordinar y controlar las transacciones administrativas
y financieras de la Empresa, velando por la correcta
aplicacin de los gastos e inversiones de conformidad con el
presupuesto.
Controlar continuamente el manejo de las Cuentas
Bancarias de la Empresa con las entidades del Sistema
Financiero Nacional, proponiendo a la Gerencia General los
cambios necesarios que contribuyan al logro de los objetivos
establecidos en el presupuesto anual.
Formular y proponer a la Gerencia General los lineamientos
de poltica para el adecuado funcionamiento de los Sistemas
Administrativo y Contable.
Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con
la Administracin de los recursos humanos y financieros de
la Empresa, se efecten de acuerdo con los objetivos,
planes, estrategias y presupuestos establecidos aprobados
por la Alta Direccin, informando sobre su cumplimiento a la
Gerencia General.
Preparacin oportuna de cuadros e informes sobre gestin
administrativa, econmica y financiera para el Directorio y a
los organismos reguladores competentes: CONASEV,
FONAFE, Bolsa de Valores, Contadura y MEF.
Supervisar la emisin de los registros oficiales y principales
de la Empresa, as como los registros auxiliares de los que
se valga la organizacin para exponer su situacin
econmica financiera y los medios de control de los mismos.
Cautelar el patrimonio de la Empresa, disponiendo y
supervisando peridicamente la ejecucin de los inventarios
fsicos.
Dirigir las acciones necesarias para controlar las actividades
de seguridad del personal, equipos e instalaciones de la
Empresa.
Adquirir y contratar, en las mejores condiciones para la
Empresa, los bienes y servicios que sean necesarios para la
buena marcha de INMISA. Formular y proponer el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa,
sobre la base de los requerimientos de la Gerencia General,
Subgerencia de Administracin y Finanzas y Subgerencia de
Operaciones; as como otorgar la conformidad a los bienes
y/o servicios requeridos por su Subgerencia. Asimismo,
deber definir conjuntamente con el rea usuaria las

12

m)

n)

o)
p)

q)
r)
s)
t)
u)

v)
w)

x)
y)

caractersticas tcnicas de los bienes y/o servicios a adquirir

o contratar respectivamente as como determinar el valor
referencial de los procesos de seleccin establecidos en el
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa
teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal a fin de
remitir el expediente de contratacin de los procesos de
seleccin conteniendo las caractersticas tcnicas, valor
referencial y disponibilidad presupuestal para evaluacin y
aprobacin de la Gerencia General.
Velar porque los bienes y servicios que requieren la
Gerencia General y Subgerencias de la Empresa, sean
utilizados de manera ptima y racional, buscando el mejor
desarrollo de sus funciones.
Establecer y conducir el programa de comunicacin interna y
apoyar las acciones tendientes a conservar y/o proyectar la
imagen de la Empresa ante la opinin pblica cuando sea
necesario.
Establecer las medidas correctivas e impartir las
instrucciones para su aplicacin, cuando se observen
desviaciones y/o incumplimiento en lo planificado.
Formular, emitir o modificar, normas y procedimientos, de
conformidad con las normas de control vigentes, de modo
que se logre una eficiente y eficaz administracin de los
recursos y patrimonio de la Empresa.
Administrar las plizas de seguro contratadas por la
Empresa.
Coordinar actividades con el FONAFE, la Contadura Pblica
de la Nacin y otros Organismos reguladores de la Empresa.
Supervisar y dirigir la administracin del archivo central de la
Empresa.
Supervisar la vigencia de las Cartas Fianza y Plizas de
Seguros reportadas por la Subgerencia de Operaciones.
Supervisar la implantacin de los sistemas de informtica y
comunicacin, de tal manera que satisfaga las necesidades
institucionales en forma integral, teniendo como base la
eficiencia y productividad operativa.
Supervisar la elaboracin del Plan Informtico Institucional
de desarrollo de los sistemas de informacin.
Supervisar que el Asesor de Informtica establezca
procedimientos para dotar de seguridad y proteccin a la
informacin institucional, velando por su integridad y el
mantenimiento permanente de la reserva de la informacin,
sin perjuicio de su utilizacin integrada y compartida entre
las Subgerencias, segn sus necesidades.
Cautelar y verificar el uso adecuado de los equipos en las
distintas Subgerencias de la Empresa; e informar a la
Gerencia General, de cualquier eventualidad producida.
Supervisar la implantacin de niveles de seguridad y acceso
a Internet.

13

z)

Establecer la aplicacin de normas y procedimientos de

entrega, cambio, devolucin, reposicin, verificacin y
responsabilidad por los equipos de cmputo asignados a los
distintos usuarios de la Empresa
aa) Evaluar y comunicar de los equipos en desuso, obsoletos y/o
siniestrados para su baja.
bb) Las dems funciones que le sean asignadas por la Alta
Direccin.
2.3

Funciones especficas:
a)

b)
c)

d)
e)

f)
g)
2.4

Establecer canales de apoyo y comunicacin con

funcionarios de otras Subgerencias de la Empresa, y
personal a su cargo, con el fin de ejecutar acciones que
incrementen la eficiencia y el rendimiento en el desarrollo de
sus actividades.
Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las
polticas y normas establecidas.
Ordenar la emisin de rdenes de compra y de servicio as
como la preparacin de contratos solicitando previamente al
proveedor la documentacin requerida para la firma del
contrato a fin de remitirlo para aprobacin y firma de la
Gerencia General, para la adquisicin de bienes y
contratacin de servicios necesarios para la Empresa.
Firmar la correspondencia cuyo contenido est de acuerdo
con la importancia del asunto y la jerarqua de su cargo.
Suscribir en forma conjunta con otros funcionarios
autorizados, documentos que tengan que ver directamente
con la actividad funcional que desarrolla de acuerdo a las
directivas emanadas de la Gerencia General, en
concordancia con los poderes y facultades que le otorga la
Empresa.
Suscribir documentos que no sean de su competencia, por
razones de causa mayor, informar a la Gerencia General
para su conocimiento.
Efectuar las dems funciones administrativas que le asigne
la Alta Direccin.

Relaciones de Responsabilidad y de Coordinacin Funcional

Es directamente responsable ante la Gerencia General.
Coordina internamente con la Alta Direccin y otros rganos de la
Empresa, para tratar y resolver asuntos propios de su funcin.
Asimismo, coordina con el Contador que presta servicios de
asesoramiento contable y tributario con la Empresa, as como el
asesor de Informtica.
Externamente
coordina
con
los
organismos
rectores
administrativos como: FONAFE, Ministerio de Economa y

14

Finanzas, Contralora General de la Repblica, Contadura

Pblica de la Nacin, CONASEV y la Bolsa de Valores de Lima;
con el fin de proporcionar la informacin necesaria. Asimismo
coordina con ESSALUD, AFP's, SUNAT, en lo concerniente a
pago de aportes, tributos y otros. Tambin debe coordinar con
Compaas de Seguros, en la gestin de las plizas que fueran
necesarias para la Empresa. Otras coordinaciones las realiza con
Proveedores y Clientes de la Empresa, en temas contractuales.
Asistente de Administracin y Finanzas
2.1

Objetivo
Su principal objetivo es la previsin, gestin, control y evaluacin
del flujo de entrada y salida de fondos. Adicionalmente a sus
labores de Tesorera, tambin tiene a su cargo funciones
administrativas. Elabora el proyecto del Presupuesto de INMISA
en coordinacin y bajo la supervisin de la Subgerencia de
Administracin y Finanzas.

2.2

Funciones Generales y Especficas

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Elaborar el proyecto del presupuesto anual de la Empresa

para aprobacin de la Alta Direccin, presentacin a
organismos reguladores
Informar a la Subgerencia sobre control de ejecucin
presupuestal mensual: anlisis desviaciones, ajustes.
Elaborar el Flujo de Caja mensual y lo presenta para
aprobacin a la Subgerencia.
Controlar y reportar la ejecucin del Flujo de Caja, al
Subgerente.
Emitir y reportar a la Subgerencia y a los organismos
competentes la posicin de saldos bancarios en forma
adecuada y oportuna.
Coordinar actividades a ejecutar o plasmar a travs de
informes con organismos pblicos
Apoyar a la Subgerencia de Administracin y Finanzas
respecto al clculo de impuestos en coordinacin con el
Contador de la Empresa.
Controlar y coordinar la emisin del reporte de ingresos
originado en la Subgerencia de Operaciones.
Coordinar con la Subgerencia de Operaciones y reportar a la
Subgerencia de Administracin y Finanzas, respecto a
cobranzas morosas.
Elaborar y registrar en el sistema contable la planilla de
sueldos de INMISA y la somete a la aprobacin de la
Subgerencia de Administracin y Finanzas, efectuando los
pagos respectivos al personal.

15

k)
l)
m)
n)

o)
p)
q)
2.3

Coordinar con las entidades financieras todo lo relacionado

con el movimiento de su Subgerencia.
Verificar saldos de Caja-bancos, Clientes, etc. Cruza
informacin y registro con entidades financieras.
Controlar las entregas a rendir cuenta, reportando la
situacin de las mismas a la Subgerencia de Administracin
y Finanzas.
Preparar los Informes a Contadura Pblica de la Nacin,
FONAFE, MEF y para otros Organismos reguladores,
respecto a resultados de su Subgerencia, previamente
supervisados por la Subgerencia de Administracin y
Finanzas.
Coordinar con la Empresa que brinda servicios de
mantenimiento de los equipos de cmputo.
Comunicar al Subgerente la situacin del Sistema
Informtico de la Empresa.
Efectuar las dems tareas que le asigne la Subgerencia de
Administracin y Finanzas.

Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional

Depende de la Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Coordina con los otros rganos de la Empresa, para el mejor
cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el
Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y
tributario a la Empresa, as como con el Asesor de Informtica.

Asistente Tcnico
2.1

Objetivo
Su principal objetivo es la el control de la salida de fondos.
Adicionalmente debe apoyar al Contador en las labores de cierre
contable. Debe llevar el control de las anotaciones en cuenta de
los accionistas y el pago de sus dividendos.

2.2

Funciones Generales y Especficas

a)
b)

c)

Emitir cheques, solicitar aprobacin y firmas para la entrega

de cheques a terceros. Controlar y anular los cheques
vencidos en cartera.
Recepcionar recaudaciones, disponer los depsitos y los
documentos sustentatorios, ingresndolos al Sistema
Contable computarizado para la emisin del Registro de
Ventas, reportndolos a Contabilidad.
Efectuar anlisis de las cuentas que se requieran para
informar al Directorio e instituciones pblicas y privadas.

16

d)

Apoyar en la preparacin de informacin econmica

financiera a la CONASEV, BVL y CAVALI.

e)

Apoyar al Contador en las actividades de cierre de los

Estados Financieros de periodicidad mensual y anual.
Determinar la depreciacin de los activos fijos de la
Empresa.
Mantener actualizada la impresin de los libros de
contabilidad.
Llevar el control del pago de dividendos a los accionistas
minoritarios y al FONAFE.
Llevar el control de las acciones emitidas en anotaciones en
cuenta con CAVALI.
Otras que designe la Subgerencia de Administracin y
Finanzas.

f)
g)
h)
i)
j)
2.3

Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional

Depende de la Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Coordina con los otros rganos de la Empresa, para el mejor
cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el
Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y
tributario a la Empresa.

III.- ORGANO FUNCIONAL

Subgerencia de Operaciones
1.

Objetivo
Es el rgano encargado de planificar, programar y ejecutar las estrategias
necesarias para el logro de los objetivos propios del giro de INMISA y
propuestos por la Alta Direccin. Est a cargo del Subgerente de
Operaciones, el cual vela por el mantenimiento y seguridad de los
Inmuebles pertenecientes a los Activos Inmobiliarios de la Empresa, con el
fin de generar mayor rentabilidad; ejecutando inversiones y
contrataciones, de as requerirlo, para el logro de sus metas.

2.

Estructura Orgnica de Cargos

Para el desarrollo de sus actividades, el rgano de Operaciones requiere:
Subgerente de Operaciones.
Asistente de Operaciones
Asistente Tcnico.

17

SUBGERENTE DE OPERACIONES
2.1

Objetivo
Desarrollar conceptos, ideas, dirigir y controlar el rol de
actividades vinculadas con la administracin, rentabilidad,
perfeccionamiento, arrendamiento, mantenimiento y seguridad de
las propiedades Inmobiliarias de la Empresa.

2.2 Funciones Generales

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

k)
l)

Plantear al Gerente y dirigir las polticas, planes y metas en

relacin a la administracin, arrendamiento, mantenimiento y
seguridad de los bienes inmuebles de la Empresa.
Dirigir y controlar la implementacin de las polticas, planes,
metas y presupuestos establecidos para el rea, as como la
aplicacin de las directivas formuladas por la Alta Direccin.
Aplicar medidas correctivas sobre desviaciones de los
planes, logro de metas y cumplimiento de polticas,
establecidas por la Gerencia General.
Administrar la cartera de clientes, disponiendo y controlando
la facturacin y la situacin de cobranza, reportando a la
Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Elaborar estudios relacionados con la rentabilidad de los
bienes inmuebles de la Empresa. recomendando, si fuera el
caso, el cambio de uso o la venta de alguno de ellos.
Proponer reglamentos, contratos y normas para la adecuada
administracin de las propiedades inmobiliarias.
Elaborar y mantener actualizadas las polticas para la
suscripcin, rescisin o modificacin de los contratos de
arrendamiento.
Coordinar y efectuar el seguimiento con el asesor legal
externo sobre la ejecucin de la cobranza de inquilinos
morosos.
Verificar y controlar la oportuna renovacin de los contratos.
Custodiar las Cartas Fianza, controlar e informar el
vencimiento, as como controlar e informar sobre la vigencia
de los seguros, que garantizan
los contratos de
arrendamiento suscritos con los clientes. El informe se
efectuar va reporte mensual a la Gerencia General.
Formular conjuntamente con su personal de apoyo el
presupuesto anual de adquisicin de materiales y servicios
de terceros para el mantenimiento de los bienes inmuebles.
Promover el arrendamiento de locales desocupados a travs
de diversos medios.

18

m)

Hacer seguimiento de la evolucin de los precios de alquiler

de inmuebles o locales similares a los de la Empresa, crear
un banco de datos.

n)

Velar por la conservacin de los bienes inmuebles de la

Empresa proponiendo programas de mantenimiento.
Aprobar los requerimientos de mantenimiento, servicio de
terceros y compras para las propiedades inmobiliarias de la
Empresa, en concordancia con los dispositivos legales
vigentes, normas y procedimientos establecidos.
Supervisar la ejecucin del presupuesto de mantenimiento
de los bienes inmuebles.
Proponer al Gerente General con la debida sustentacin la
anulacin de los recibos incobrables.
Disponer la elaboracin de informes y/o cuadros estadsticos
en
relacin
a
la
administracin,
arrendamiento,
mantenimiento y seguridad de los bienes inmuebles.
Informar permanentemente al Gerente General sobre los
aspectos tcnicos y administrativos de la Subgerencia a su
cargo.
Evaluar peridicamente la recuperacin de los gastos de
mantenimiento mediante los inquilinos.
Informar mensualmente a la Subgerencia de Administracin
y Finanzas sobre los arriendos atrasados con antigedad de
ms de tres meses para que se dispongan las provisiones
que establecen las normas.
Efectuar las dems funciones tcnicas que asigne el
Gerente General y coordinar con l, los asuntos que
sobrepasen el lmite de su autoridad.

o)

p)
q)
r)
s)
t)
u)

v)

2.3

Funciones especficas:
a)
b)

c)
d)
e)

Suscribir toda la documentacin en lo concerniente a la

seguridad y mantenimiento de los inmuebles de propiedad
de INMISA.
Solicitar los servicios de terceros, contemplados en el
presupuesto, para servicios de mantenimiento, seguros, y
otros que sean necesarios para los Inmuebles de la
Empresa, supervisando su correcto cumplimiento a fin de
otorgar la conformidad a los bienes y/o servicios requeridos
por su Subgerencia.
Elaborar y proponer directivas o normas legales
relacionadas con actos de disposicin, adquisicin y
recuperacin de los inmuebles propiedad de INMISA.
Informar al Gerente General sobre el cumplimiento, y sus
probables desviaciones, de las acciones programadas.
Todas las otras funciones que designe la Alta Direccin y
que sean de su competencia.

19

2.4

Relaciones de Responsabilidad y Coordinacin Funcional

Depende jerrquicamente y es responsable ante la Gerencia
General.
Coordina internamente con la Gerencia General y las dems
Subgerencias de la Empresa, en lo concerniente a la disposicin,
adquisicin, seguridad y mantenimiento de los inmuebles
propiedad de INMISA.
Coordina externamente con los proveedores, usuarios y
potenciales clientes de los inmuebles de INMISA, en lo
relacionado al buen uso y mantenimiento de los mismos.

Asistente de Operaciones
2.1

Objetivo
Desarrollar labores relacionadas con la cartera de clientes, tales
como generacin de estadsticas sobre ingresos, egresos y
rendimientos de cada inmueble. Desarrollar otras tareas diversas
en apoyo del funcionario responsable de la Subgerencia, que
incluyen labores administrativas de recepcin, ingreso y
seguimiento de documentos ingresados a la Subgerencia de
Operaciones.

2.2

Funciones Generales y Especficas

a)
b)
c)
d)
e)

f)
g)
h)

Recepcionar, ordenar y controlar diariamente el ingreso y

salida de correspondencia y trmites de gestin de la
Subgerencia de Operaciones.
Elaborar informes o reportes estadsticos mensuales sobre
el resultado de las actividades desarrolladas en la
Subgerencia de Operaciones.
Llevar el orden correlativo de los contratos de alquiler de los
inmuebles de la Empresa.
Controlar la situacin del cliente respecto al cumplimiento de
sus contratos: pago de alquileres, mantenimiento u otros
conceptos.
Efectuar el clculo del prorrateo de los gastos de
mantenimiento para la cobranza respectiva a los inquilinos
de los inmuebles, presentndolo a la Subgerencia de
Operaciones para su aprobacin.
Llevar el control de la cuenta corriente de cada inquilino,
informando en el caso de producirse morosidad.
Elaborar mensualmente cuadro de ingresos de los
inmuebles arrendados y cuadro de gastos detallados por
cada inmueble
Emisin y anulacin de los siguientes documentos: avisos de
cobranza, facturas, notas de crdito, notas de dbito, entre
otras, por arrendamiento de los inmuebles de INMISA.
20

i)

Entrega informacin para el presupuesto anual, respecto a

las proyecciones por servicios de terceros para el
mantenimiento de los inmuebles.

j)

Verificar y revisar el clculo de los reportes de ventas que

remiten los principales inquilinos para su facturacin
respectiva
Emitir el reporte de cobranzas para su correspondiente
registro en la Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Actualizar la base de datos en el sistema de INMISA
Participar en la formulacin de objetivos, polticas, planes,
metas y presupuestos relacionados con la administracin,
evaluacin y control de las propiedades inmobiliarias de la
Empresa.
Ingresar diariamente gastos en el Mdulo del Registro de
Compras (facturas, boletas, recibos por servicios, entre
otros).
Efectuar las dems tareas que le asigne la Subgerencia de
Operaciones.

k)
l)
m)

n)
o)

2.3 Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional

Es responsable ante la Subgerencia de Operaciones.
Asistente Tcnico
2.1

Objetivo
Realizar gestiones administrativas ante entidades pblicas y
privadas. Inspeccionar los inmuebles de propiedad de la Empresa
para observar e informar sobre su estado, requerimientos de
mantenimiento y problemas en general que afecten a los mismos;
as como, verificar los servicios bsicos. Realizar las gestiones
necesarias ante las empresas contratantes, tambin efectuar
labores diversas referidas a la administracin de las propiedades
inmuebles.

2.2

Funciones Generales y Especficas

a)

b)
c)

Realizar trmites ante distintos organismos pblicos y

privados como: municipalidades, ministerios, SUNAT,
Registros Pblicos, notaras, entre otros; en tareas
relacionadas a la administracin de los inmuebles.
Redactar y preparar toda la documentacin pertinente,
relacionada a los trmites administrativos.
Realizar funciones de procuradura, sobre los expedientes
en trmite ante entidades pblicas y privadas, en
representacin de INMISA, a fin de recepcionar, tramitar
21

documentacin, revisar actuados, efectuar seguimientos, y

cualquier otra gestin concerniente a la salvaguarda de los
intereses de INMISA.

d)
e)

f)

g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

n)
o)
p)
q)

Realizar la inspeccin directa de los inmuebles en forma

peridica utilizando los adecuados canales de comunicacin
e informando a la Subgerencia de Operaciones.
Supervisar el cumplimiento de las labores de las empresas
de seguridad y vigilancia privada, guardianes y empresa de
limpieza, contratados para los distintos inmuebles,
recepcionando las ocurrencias derivadas de sus funciones.
Atender los requerimientos de mantenimiento y/o problemas
en general que afecten a los inmuebles, coordinando
previamente con el Subgerente de Operaciones, atendiendo
la prioridad requerida, y disponiendo de inmediato las
acciones correctivas en casos de emergencia.
Inspeccionar los trabajos de mantenimiento contratados, dar
la conformidad de obra, y tramitar las facturas de los
proveedores.
Control y seguimiento de los servicios bsicos de los
inmuebles: energa elctrica, agua potable, telfono, bomba
de agua, ascensores, limpieza, seguridad, entre otros.
Mostrar los diversos inmuebles desocupados a los
interesados en su alquiler, proporcionndoles la informacin
de los requisitos para su arrendamiento.
Absolver y/o canalizar las consultas y/o reclamos de los
inquilinos en las visitas de inspeccin a los inmuebles.
Coordinar la entrega y/o recepcin mediante levantamiento
de actas de los inmuebles arrendados, adjuntando el
inventario detallado del estado del predio.
Administrar el archivo de las declaraciones juradas de
autoavalo de los inmuebles de la Empresa.
Elaborar y actualizar las declaraciones juradas de
autoavalo de los inmuebles en general, control y revisin de
las categoras de edificacin, clculo del impuesto al valor
del Patrimonio Predial y el pago de los mismos.
Gestionar ante las entidades pblicas correspondientes la
inscripcin y/o el descargo de los inmuebles por
transferencia de dominio: compra venta, entre otros.
Interponer denuncia policial sobre mudanza clandestina de
los inquilinos con juicio, por robo de bienes de la Empresa,
etc.
Apoyar en los lanzamientos judiciales de los inquilinos
morosos.
Representar a INMISA en calidad de depositario judicial de
bienes embargados a los inquilinos por deudas de
arrendamiento.

22

r)
s)

Informar en forma permanente al Subgerente de

Operaciones de las ocurrencias de los inmuebles propiedad
de INMISA.
Las otras funciones que le asigne la Subgerencia de
Operaciones, de acuerdo a las necesidades de la Empresa.

2.3 Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional

Es responsable ante la Subgerencia de Operaciones.

23