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I.
f. SEGUIMIENTO
EDUCATIVOS
CONTROL
DE
LOS
FONDOS
DE
SERVICIOS
Marco Fiscal de
Mediano y Largo
Plazo
Plan Financiero
Actos Administrativos de
Plan Plurianual de
Plan de
Inversiones
Desarrollo
Plan Operativo
Plan Anual de
Anual de Inversiones
Inversiones
Programa Anual de
Aprobacin y Liquidacin
del Presupuesto
Caja - PAC
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2. ASPECTOS GENERALES
En la administracin de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos deben
tenerse en cuenta algunos aspectos bsicos que permitan el manejo eficiente, tales
como:
Incorporacin en forma oportuna a los presupuestos de cada vigencia fiscal
Ejecucin de los recursos de conformidad con lo normado sobre uso, manejo y
administracin de recursos, respetando destinaciones especficas y orientando las
inversiones a proyectos que permitan aplicar eficientemente el recurso al gasto
social de educacin.
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Se incluyen en esta prohibicin las cesiones y participaciones de que trata el captulo 4 del ttulo XII de
la Constitucin Poltica
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Ley 38 de 1989, Ley 199 de 1994, Decreto 568 de 1996, Decreto 111 de 1996 y Decreto 4791 de 2006
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Dentro de este contexto, los ingresos de los Fondos de Servicios Educativos estn
conformados esencialmente por los ingresos operacionales, las transferencias
asignadas por los diferentes niveles de Gobierno a cada establecimiento educativo y
recursos de capital. Es claro que no podrn presupuestar ni contraer crditos internos
o externos de conformidad con la normatividad vigente teniendo en cuenta que el
Rector o Director Rural es solamente ordenador del gasto y no tiene la representacin
legal del establecimiento
Las fuentes de financiacin del sector incluyen recursos como: Sistema General de
Participaciones SGP por prestacin de servicios, calidad y gratuidad, , recursos de la
Nacin asignados a travs de proyectos de inversin como: Ley 21/1982, Programa de
Educacin Rural - PER, recursos provenientes de Regalas, recursos de las Entidades
Territoriales asignados por transferencias o a travs de un proyecto de inversin
especifico, recursos de cooperacin internacional, recursos de capital, recursos por
venta de servicios y recursos privados a travs de donaciones
1. INGRESOS OPERACIONALES: Son las rentas o recursos de que dispone o puede
disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento, los
cuales se obtienen por utilizacin de los recursos del establecimiento en la
prestacin del servicio educativo, o por la explotacin de bienes y servicios. Estn
compuestos fundamentalmente por:
Ingresos por venta de servicios: Estos ingresos se dividen en los siguientes
conceptos generales, los cuales pueden variar en cada entidad territorial
certificada de conformidad con la respectiva reglamentacin de tarifas; su valor se
proyectan con base en la matrcula de la vigencia por el valor por concepto
definido en el establecimiento.
Derechos acadmicos: suma anual establecida por el Consejo Directivo, con
base estrictamente en la reglamentacin expedida por la entidad territorial
certificada, con la cual las familias contribuyen de manera solidaria para atender
costos de los servicios educativos distintos de los salarios y prestaciones sociales
del personal docente, directivo docente y administrativo.
Es importante recordar que los ingresos percibidos por el pago de derechos
acadmicos del ciclo complementario en las escuelas normales superiores deben
ser incorporados en el presupuesto de ingresos de manera independiente del
resto de recursos, a travs de una seccin presupuestal independiente y
contablemente como un centro de costo.
Costos complementarios Suma anual establecida por el Consejo Directivo para
el suministro de bienes y servicios de carcter complementario a la prestacin
misma del servicio. Estos cobros se definirn con base estrictamente en la
reglamentacin expedida por la entidad territorial certificada tanto a nivel de
conceptos como de monto mximo de cobro por alumno. En estos cobros se
contemplan conceptos como: carn, sistematizacin de boletines, laboratorio,
entre otros.
Cobros Peridicos. Son las sumas que pagan regularmente los padres de familia
o que voluntariamente lo hayan aceptado, por servicios como transporte y
alimentacin, que son suministrados directamente por el establecimiento
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CONCEPTO
INGRESOS OPERACIONALES
DERECHOS ACADEMICOS
COBROS COMPLEMENTARIOS
CARNET
SISTEMATIZACIN BOLETINES
AGENDA
OTROS COBROS 1
OTROS COBROS 2
COBROS PERIODICOS
TRANSPORTE ALUMNOS
INGRESOS POR VENTA DE PRODUCTOS
VENTA DE HUEVOS
VENTA DE HORTALIZAS
VENTA DE GALLINAS
INGRESOS POR EXPLOTACION DE BIENES
ARRIENDO CAFETERIA
ALQUILER SALN COMUNAL
TRANFERENCIAS
TRANFERENCIAS MUNICIPALES
TRANFERENCIAS MUNICIPALES GRATUIDAD
TRANFERENCIAS MUNICIPALES CALIDAD
TRANSFERENCIAS DEP/ALES PARA FUNCIONAMIENTO
RECURSOS DE CAPITAL
RECURSOS DE BALANCE
CANCELACION DE RESERVAS
RENDIMIENTOS FINANCIEROS
TOTAL INGRESOS
Ingresos Operacionales
Transferencias
Recursos de Capital
Total Ingresos Vigencia
Presupuesto
Inicial
Presupuesto
Definitivo
0
0
0
0
Recaudo
0
0
0
0
0
0
0
0
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B. PRESUPUESTO DE GASTOS
El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de
ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones mximas de
gasto. Este debe contener la totalidad de erogaciones diferentes de los gastos de
personal, que requiere el establecimiento educativo estatal para su normal
funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional
demande.
En general el presupuesto de gastos de los Fondos de Servicios Educativos se
compone de: gastos de funcionamiento y gastos de inversin. Cada establecimiento
debe tener claridad sobre las destinaciones especificas, los usos permitidos de
conformidad con cada fuente y con lo establecido en el Decreto 4791 de 2008, para
organizar su presupuesto de gastos de manera que pueda apoyar efectivamente el
funcionamiento y mejoramiento del establecimiento en beneficio de la comunidad
educativa y de conformidad con la normatividad vigente.
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mantenimiento
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Servicios pblicos. Rubro para sufragar los servicios pblicos como: gas,
agua, luz, telfono, beepers, internet, cuando no sean cubiertos
directamente por el Departamento o el Municipio. Los recursos de gratuidad
no deben ser destinados a estos conceptos.
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3. GASTOS DE INVERSIN.
Los gastos de inversin en general son aquellos que incrementan la capacidad de
produccin y la productividad fsica, econmica y social. En los establecimientos
educativos estos gastos estn orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido,
mediante la implementacin de acciones de mejoramiento de la gestin escolar y
acadmica, enmarcados en los planes de mejoramiento institucional, el proyecto
educativo institucional y las orientaciones de la Secretaria de Educacin certificada
respectiva.
Estos gastos deben organizarse por proyectos y debe contar con metas tanto fsicas
como financieras definidas para facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto
deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto pblico.
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CONCEPTO
Cdigo
APROPIACIN
INICIAL
1 - FUNCIONAMIENTO
GASTOS DE PERSONAL
D. MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO
E. SERVICIOS PUBLICOS
F. ARRENDAMIENTOS
G. IMPRESOS Y PUBLICACIONES
H. COMUNICACIONES Y TRANSPORTE
I. SEGUROS
J. IMPUESTOS
K. PARTICIPACIN EN ACTIVIDADES DEPORTIVAS, CIENTIFICAS Y CULTURALES
L. OTROS GASTOS GENERALES
2- INVERSION
PROYECTO 1
PROYECTO 2
PROYECTO3
SUMA
SUMA
SUMA
SUMA
SUMA
SUMA
Presupuesto
Inicial
Gastos de Funcionamiento
Gastos de Inversin
0
0
0
0
0
0
Saldo Por
Comprometer
0
0
0
0
0
0
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5.2 TRMITE DE
PRESUPUESTO:
APROBACIN,
LIQUIDACIN
DISTRIBUCIN
DEL
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2. Registro de Gastos:
Se registra por rubros de funcionamiento y por cada proyecto de inversin el
detalle del presupuesto liquidado y distribuido conforme acto administrativo y sus
anexos.
Se registrar oportunamente todas las modificaciones presupuestales que se
presenten en desarrollo de la ejecucin, determinando sistemticamente la
apropiacin disponible.
De la apropiacin disponible se descargarn todos los certificados de
disponibilidad presupuestal y los registros presupuestales expedidos en desarrollo
de la ejecucin.
B. Ejecucin presupuestal:
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GRUPO DE PRESUPUESTO
FUNCIONAMIENTO
INVERSION
SECCION
Cuenta
1 Programa
UNIDAD EJECUTORA
Subcuenta
0 Subprograma
VIGENCIA
1 Proyecto
DESCRIPCION
Ordinal
1 Subproyecto
Subordinal
Recurso
FECHA
Mes
Da
CONCEPTO
3
10 Recurso
APROPIACION VIGENTE
No.
AFECTACION PRESUPUESTAL
COMPR.
PARCIAL
TOTAL
PARCIAL
TOTAL
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
SALDO DISPONIBLE
9
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
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C. Modificaciones presupuestales:
Las modificaciones al presupuesto4 son variaciones al mismo que pueden cambiar su
monto total, aumentndolo, disminuyndolo o dejando su valor igual buscando
cambios entre sus componentes.
Las modificaciones al presupuesto deben ser realizadas mediante acuerdo del
Consejo Directivo, previa aprobacin de la entidad territorial certificada de conformidad
con el reglamento que expida para tal fin. En dicho reglamento, la entidad podr
determinar el monto mnimo que requiere su aprobacin. De cualquier manera deber
ser informada a la secretaria de educacin de la entidad territorial certificada
correspondiente.
En consecuencia, dependiendo de la modificacin que se requiera, deben tenerse en
cuenta los siguientes requisitos mnimos: exposicin de motivos; justificacin legal,
econmica y/o financiera que sustente debidamente por qu se disminuye o aumenta
la apropiacin de determinado rubro o proyecto, detallando los bienes, servicios y las
metas que no se atendern y cules se pretende atender con la modificacin
propuesta, especificando la distribucin del nuevo ingreso en el presupuesto de gastos
y apropiaciones.
Cualquier acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales debe contar
previamente con certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia
de apropiacin suficiente para atender el compromiso que se pretende asumir; este
documento afecta el presupuesto provisionalmente hasta tanto se perfeccione el acto
que respalde el compromiso y se efecte el correspondiente registro presupuestal.
Las posibles modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos, se conocen como:
Adiciones: son movimientos con los que el establecimiento incorpora nuevos
recursos en su presupuesto provenientes de mayores recaudos en sus ingresos
operacionales, en sus recursos de capital o en las transferencias de los diferentes
niveles de Gobierno. En el transcurso de la vigencia, las adiciones permiten
financiar nuevos proyectos o incrementar la apropiacin de los existentes. Otras
adiciones sobre las cuales deber revisarse el impacto de la ejecucin de
vigencias anteriores, son:
El rgimen de modificaciones presupuestales est establecido en el Literal c) del Captulo XI del Decreto
111 de 1996, artculos 76 a 88
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Monto ejecutado
Sumatoria de los valores de los Registros Presupuestales (aquellos CDP no utilizados
dentro de la vigencia en ejecucin, fenecern sin excepcin y los ingresos no
utilizados y que no respalden las reservas presupuestales harn parte del saldo de
apropiacin a incorporar como excedentes de balance en la vigencia inmediatamente
siguiente)
Constitucin Reservas:
Las reservas corresponden a compromisos legalmente adquiridos, que tienen registro
presupuestal, pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del ao fiscal que termina y
deben ser pagados durante la vigencia fiscal siguiente. Se constituirn a ms tardar el
20 de enero de la vigencia inmediatamente siguiente, mediante acto administrativo
suscrito por el ordenador del gasto previa aprobacin del Consejo Directivo; el acto
administrativo deber contener la clasificacin del anexo al decreto de liquidacin y
distribucin del presupuesto.
Constitucin de cuentas por pagar:
Se podrn constituir cuando se deriven de la entrega a satisfaccin de los bienes y/o
servicios contratados o se hayan pactado anticipos a contratos antes del 31 de
Diciembre. Se debern constituir a ms tardar el 02 de enero de la vigencia
inmediatamente siguiente mediante acta suscrita por el ordenador del gasto y el
funcionario que ejerza funciones de tesorera o pagadura.
Emisin de informes y reportes:
Efectuada la verificacin de informacin, se consolida y emite el informe de ejecucin
presupuestal y se produce el estado de tesorera correspondiente, para entrega a las
diferentes instancias que as lo requieran y en los formatos (magnticos o fsicos)
previamente establecidos por ellas.
5.5 FLUJO DE CAJA
Permite proyectar y monitorear los ingresos y los gastos que se esperan efectuar en
un periodo de tiempo, de tal forma que se observe la relacin entre lo ingresado y lo
ejecutado.
En la programacin anual mensualidad del Fondo de Servicios Educativos; se debe
determinar mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar, clasificarlos
conforme al presupuesto.
El Rector o Director Rural no podr asumir compromisos, obligaciones o pagos que no
cuenten con disponibilidad real de recursos. A continuacin se incluye un cuadro base
para el control del flujo de caja
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enero Febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Total
PRESUPUESTO DE INGRESOS
presupuestal
1
INGRESOS OPERACIONALES
1.1
DERECHOS ACADEMICOS
1.2
COBROS COMPLEMENTARIOS
1.2.1
CARNET
1.2.2
SISTEMATIZACIN BOLETINES
1.2.3
AGENDA
1.2.4
OTROS COBROS 1
1.2.5
OTROS COBROS 2
1.3
COBROS PERIODICOS
1.3.1
TRANSPORTE ALUMNOS
1.4
1.4.1
VENTA DE HUEVOS
1.4.2
VENTA DE HORTALIZAS
1.4.3
VENTA DE GALLINAS
1.5
1.5.1
ARRIENDO CAFETERIA
1.5.2
TRANFERENCIAS
2.1
TRANFERENCIAS MUNICIPALES
2.1.1
2.1.2
2.2
RECURSOS DE CAPITAL
3.1
RECURSOS DE BALANCE
3.2
CANCELACION DE RESERVAS
3.3
RENDIMIENTOS FINANCIEROS
TOTAL INGRESOS
Cd.
enero Febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Total
PRESUPUESTO DE GASTOS
Presupuestal
1 - FUNCIONAMIENTO
GASTOS DE PERSONAL
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
A. JORNALES
B. HONORARIOS
C. REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS
GASTOS GENERALES
ADQUISICION DE BIENES
A. COMPRA DE EQUIPO
B. MATERIALES Y SUMINISTROS
ADQUISICION DE SERVICIOS
A. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
B. MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO
C. SERVICIOS PUBLICOS
D. ARRENDAMIENTOS
E. IMPRESOS Y PUBLICACIONES
F. COMUNICACIONES Y TRANSPORTE
G. SEGUROS
H. IMPUESTOS
I. SALIDAS PEDAGGICAS
J. PARTICIPACIN EN ACTIVIDADES DEPORTIVAS, CIENTIFICAS Y CULTURALES
K. OTROS GASTOS GENERALES
2- INVERSION
PROYECTO 1
PROYECTO 2
PROYECTO3
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5.6 TESORERA
La cuenta para administrar los recursos del Fondo de Servicios Educativos se abrir a
nombre del respectivo Fondo de Servicios Educativos, en una entidad el sistema
financiero sujeta a inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Financiera,
registrada en la tesorera de la entidad territorial certificada a la cual pertenezca el
establecimiento educativo.
En ningn caso, la cuenta puede ser abierta a nombre del rector, director rural o
personas naturales. Todos los recursos percibidos por el establecimiento educativo
deben ser incorporados a la cuenta y registrados en el presupuesto del Fondo de
Servicios Educativos.
Quien est a cargo de la gestin de la tesorera o pagadura de forma permanente o
temporal deber contar con su respectiva pliza de manejo, la cual debe amparar por
lo menos el valor de lo presupuestado en el ao inmediatamente anterior.
El retiro de los recursos requerir de la concurrencia de al menos dos firmas, una de
las cuales debe ser la del rector o director rural en su calidad de ordenador del gasto.
A. INGRESOS A CAJA
Todo ingreso de fondos para su control, tanto efectivo como en cheque, debe estar
registrado en el comprobante de caja, el cual debe contener:
Pre numeracin en forma consecutiva
Lugar y fecha de expedicin
Nombre de la entidad o persona que hace el pago
Concepto u origen del ingreso
Valor en nmero y letras
Firma del funcionario que ejerza la funcin de pagadura o tesorera
Cuando el pago sea en cheque, registrar el nmero del cheque, el banco a que
pertenece y la plaza de donde proviene; verificar que este girado a nombre de la
entidad, se encuentre cruzado, sea girado a la fecha, se registre al respaldo los datos
que identifiquen al girador, para efecto de cobro posterior y exista disponibilidad
confirmada por el banco.
En el libro auxiliar se debe registrar todo ingreso con nmero de comprobante de caja,
nombre de quien efecto el pago, concepto y valor.
Cuando se presente anulacin de comprobantes, stos se deben anular en original y
todas sus copias, registrando la anulacin en el libro auxiliar de caja y conservando el
archivo en consecutivo de los originales con sus respectivas copias.
Medidas preventivas:
El responsable del manejo de caja debe tener pliza de manejo vigente y contar con el
libro de caja correspondiente.
.
33
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Cuando sea necesario el traslado de la caja menor a otra persona, sea por
enfermedad, retiro, vacaciones o ausencia temporal del titular, se designar por escrito
sin olvidar que ste deber contar con la respectiva pliza de manejo. En estos casos
se debe realizar arqueo de caja.
Las actas de los arqueos deben ser suscritas conjuntamente entre el responsable de
la caja menor y el que efecte el arqueo, debern quedar registradas en el libro de
control el da de su ejecucin y debe efectuarse por lo menos una vez al mes o cada
que se agote la cuanta establecida.
Los soportes originales de apertura y de transferencia de caja menor deben
permanecer en el rea contable, entregando copia al responsable de la caja menor.
Nota: Es importante indicar en forma porcentual o de SMLMV el monto de la caja
menor.
B. Utilizacin de los recursos
Los fondos de caja menor deben ser utilizados para cubrir compras y gastos menores
de menor cuanta clasificados como materiales y suministros, mantenimiento, gastos
judiciales y gastos imprevistos.
En su manejo se debe aplicar lo siguiente:
Llevar un libro de control de gastos diarios
Ningn desembolso individual puede ser superior al 20% del fondo fijo establecido
Todo pago debe estar respaldado por una factura debidamente diligenciada o
documento equivalente, aprobados por el Rector o quien haga sus veces.
Cuando se efecten desembolsos se debe elaborar un recibo de caja provisional o
en su defecto obtener una factura original o documento equivalente para soportar
el desembolso
Los recibos provisionales deben ser diligenciados totalmente en cuanto a: fecha
real del desembolso, beneficiario del pago, cdula, cantidades en letras y nmeros,
concepto del desembolso y firma de quien recibe el dinero.
Los recibos de caja provisionales tienen que ser legalizados en un lapso no mayor
a dos das (2) hbiles despus de haberse efectuado el desembolso, mediante la
obtencin de la factura original o documento equivalente.
Todos los comprobantes (facturas o recibos) deben ser originales y cumplir con los
requisitos de Ley exigidos por la DIAN y la Cmara de Comercio, no deben tener
tachaduras ni correcciones, de fecha corriente; esta debe corresponder al mismo
da en que ocurra el gasto o a ms tardar el da hbil siguiente.
La caja menor a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal debe ser legalizada con el
fin de no violar el principio Presupuestal de la anualidad.
C. Requisitos de los documentos soportes
Descuentos de ley
A toda factura o documento equivalente se le debe efectuar la Retencin en la Fuente,
Retencin del IVA y Retencin por Industria y Comercio de acuerdo al concepto base
y porcentaje establecido por la ley para la respectiva vigencia y para los casos que
aplique.
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Si el responsable de cancelar los gastos que se efecten por caja menor, no practica
los descuentos antes mencionados, ser responsable del pago de los mismos.
Nota: Debe elaborar como anexo intercambiable una tabla de retenciones de
gravmenes tanto nacionales como locales para cada vigencia.
Facturas
Las facturas deben cumplir con los requisitos de ley:
Apellidos y nombres o razn social
Nmero de la cdula o Nit del vendedor o de quien presta el servicio
Fecha (da, mes y ao)
Descripcin de los artculos comprados o servicios recibidos
Valor total de la operacin.
Si es responsable del IVA en la factura se debe discriminar dicho valor y
nombre del comprador.
Cuentas de cobro:
Fecha
Nombre y apellidos completos
Cdula o Nit.
Valor
Concepto
Firma (cdula, direccin y telfono)
D. Desembolsos
Los pagos que se efecten por Caja Menor deben ser justificados mediante recibos o
facturas, los cuales deben contener: Lugar, fecha, especificacin de la compra o
servicio prestado, firma del proveedor, documento de identificacin, sello de
cancelacin y firmas.
El encargado de la caja menor debe verificar que los gastos correspondan a los
autorizados y que exista acreditacin de los elementos devolutivos.
E. Arqueo
El Rector, Director Rural o Consejo Directivo, tienen la facultad de realizar arqueos de
rutina para los casos de reposicin de la base y cierre de operaciones del mes, y
arqueos sorpresivos cuando lo considere conveniente de acuerdo con las
necesidades. As mismo, se deben efectuar arqueos cada vez que se produzcan
descuadres y cuando se reemplaza temporal o definitivamente al funcionario
responsable; la entidad territorial certificada, podr enviar un funcionario para que
sorpresivamente realice los arqueos cuando as lo considere conveniente.
El arqueo se realiza bsicamente sobre lo siguiente:
Vigencia de la pliza de manejo
Recuento del efectivo por parte del funcionario que hace el arqueo
Facturas o comprobantes de egresos en original
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37
38
A. Registros contables:
Todos los Fondos de Servicios Educativos debern llevar los siguientes libros:
Libro de Registro de Ingresos: En l se registran las operaciones inherentes
al recaudo de los ingresos reales segn fuente de financiacin.
Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y
Pagos: Registra los movimientos y saldos sobre estos rubros.
Libro de Registro de Reservas: Muestra el estado de ejecucin de las
reservas constituidas por cada uno de los rubros.
Libro diario columnario, libro mayor y balance, y libros auxiliares.
Libro de Inventario
Libro de Actas
En el Libro Mayor y de Balance se consolida el movimiento de activos, pasivos y
patrimonios de la Institucin.
Las hojas contables deben estar debidamente foliadas y firmadas; y no deben
presentar alteraciones. Las cifras y saldos de las cuentas del balance deben mostrar la
informacin contenida en los registros que lleve el establecimiento educativo.
Los comprobantes y los saldos deben estar registrados en el libro auxiliar contable.
En los comprobantes contables se debe verificar lo siguiente:
Nombre de la cuenta
Fecha de elaboracin del comprobante y nmero
El cdigo contable, el nombre y nmero de la transaccin
Valor parcial, submayor, y valor de la cuenta mayor
Nombre legible y firma de quien elabor el comprobante
Verificar el origen de ajustes que se hayan realizado, y la concordancia con los
documentos que dieron origen a estos ajustes.
Determinar al cierre fiscal, la razonabilidad de todas las cuentas que conforman el
balance, la debida clasificacin de los activos de acuerdo a su liquidez y de los
pasivos.
Verificar en los libros de diario y de mayor, que el cdigo que identifica cada cuenta
est de acuerdo con el plan contable vigente.
Comunicar al Rector o Consejo Directivo cualquier irregularidad detectada en los
registros contables.
Comprobar el correcto y oportuno registro de todas las operaciones de acuerdo con el
plan contable.
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A. Plan de Compras
La Institucin Educativa debe enviar durante el ltimo bimestre del ao lectivo la lista
de necesidades de bienes, servicios y obras de tal forma que puedan ser analizados
viabilizados e incorporados dentro de los proyectos a desarrollar por la Secretaria de
Educacin Departamental, Municipal o Distrital correspondiente.
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B. Manejo de bienes
Se refiere a los bienes muebles e inmuebles que en propiedad, bajo custodia o
mantenimiento tiene una Institucin Educativa.
C. Responsabilidad de la Institucin:
Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del
establecimiento educativo
Registrar controladamente el ingreso y salida de los elementos del
establecimiento educativo
Relacionar y contabilizar debidamente los bienes de acuerdo a las
disposiciones de la Contralora regional y dems entes de control.
Incorporar los valores reales del inventario a los estados financieros de la
entidad.
D. Inventario
Comprende los bienes transferidos o adquiridos para los establecimientos educativos;
se clasifican en elementos de consumo y devolutivos. Es fundamental que el
establecimiento cuente con un inventario actualizado de los bienes, partiendo de un
levantamiento de informacin anual, el cual debe reportarse a la Secretaria de
Educacin de la entidad territorial certificada correspondiente y a la Contralora
regional correspondiente
.
En el inventario se debe tener en cuenta lo siguiente:
Llevar en orden cronolgico los documentos que soportan el comprobante de
entrada y salida de los elementos de consumo y devolutivos.
Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en existencia, donde
se contemple, lo siguiente:
Nombre del elemento y su codificacin
Unidad
Fecha de cada movimiento
Descripcin del bien
Nmero del comprobante
Entrada y salidas
Identificacin de los respectivos comprobantes
Cantidad de elementos
Valor unitario, valor total y llevar un control de inventarios por cada bien existente
Revisar peridicamente el inventario de los bienes de consumo y devolutivos con
el inventario fsico
Asegurar debidamente los bienes de la Institucin Educativa
E. Activos Fijos
Son los bienes muebles e inmuebles al servicio del establecimiento educativo para los
cuales es importante:
Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes inmuebles y
devolutivos que se encuentren prestando servicio
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42
imparcialidad,
publicidad
43
44
Alistamiento institucional
Identificacin de interlocutores
Divulgacin y capacitacin
Organizacin logstica
Convocatoria
Inscripcin y radicacin de propuestas
Anlisis de las propuestas recibidas
Realizacin de la audiencia
Informe de gestin
Es un documento que muestra los resultados obtenidos por el Fondo en la vigencia
anterior. En l se registra el cumplimiento de metas establecidas en el plan de
desarrollo local, insumo clave para la formulacin del siguiente plan.
Debe contener:
Principales logros vs metas de la gestin del Fondo en cada eje de poltica
educativa (Calidad, Cobertura y Eficiencia).
Factores positivos y /o negativos que incidieron en el logro de los resultados.
Desafos del Fondo para la siguiente vigencia.
Propuestas de alianzas estratgicas que impulsaran el desarrollo del Fondo.
Ingresos obtenidos por convenios con particulares, premios, donaciones u
otros, cuyo principal propsito sea el de beneficiar a la comunidad educativa.
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