DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE 2

3.1 Actividades de Reflexin inicial

DATO:
Se considera como una unidad pequea, elemental y de gran importancia, ya que con la
ausencia de uno slo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisin de la
informacin.
INFORMACIN:
Es la posibilidad de agrupar datos de forma organizada y coherente a fin de transmitir un
mensaje, la informacin tambin se clasifica de acuerdo a su naturaleza: es decir, en
determinados casos la informacin puede ser personal donde partiendo de la informacin
obtenida es posible dar a conocer a una persona a travs de su forma de pensar, sentir e
interactuar, es la suma de sus cualidades y potencialidades las que facilita la posibilidad
de mejorar su relacin con los dems.
DOCUMENTO:
corresponde a la informacin y su medio de soporte, el documento puede contener
informacin necesaria y de inters para las personas que requieran acceder a l. Los
documentos deben ser aprobados antes de su emisin a fin de certificar su conveniencia,
los mismos deben ser controlados respecto a sus versiones vigentes, inspeccionando los
cambios efectuados en un determinado momento a fin de facilitar la trazabilidad y la
confiabilidad de la informacin.
3.2 Actividad de Contextualizacin
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro de los
cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes
rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la
tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual le debe exponer a su supervisor de
archivo.
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Como colaboradora de una organizacin y con la responsabilidad de darle un orden al
archivo que actualmente maneja la empresa, iniciara haciendo lo siguiente:

En los documentos textuales archivara: las notas, borradores y los apuntes

rpidos.
En los documentos grficos incluira: dibujos, mapas y planos.
En los documentos con imagen circunscribira: las fotografas, cuadros y videos.
En los documentos de cinta: archivara las cintas magnticas.
Y en otros archivos: los discos duros.
Con el orden y la clasificacin asignada para cada evidencia es posible acceder al
archivo y su informacin de acuerdo a la necesidad que se tenga.
3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

a. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus palabras
cual es el procedimiento que se evidencia en la misma.

A fin de lograr mayor efectividad en el procesamiento de los datos, es importante

conocer las fuentes de recoleccin, que tan veraces y confiables son, de ah se
deriva la realizacin de un procesamiento de los datos facilitando as su
transformacin hacia una informacin ms confiable y que constituye dentro de las
organizaciones a que la alta gerencia pueda tomar decisiones en un momento
determinado.
b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y
exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de administracin
documental.
Correspondencia comercial:
Son aquellas comunicaciones producto de la actividad mercantil de una empresa,
Documentos contables:
Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las operaciones
comerciales que se producen en la empresa como facturas de venta.
Documentos especiales:
Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas cobran
caracteres diferentes en forma y expresin,
Documentos legales:
Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a tener un
valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, por ejemplo los
registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros.
c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido
y explique el porqu de sus aportes
El poder contar con las personas competentes que a travs de sus habilidades y
capacidades logren desempear el cargo. Adems, es importante la formacin
respecto al rea en donde se va a desempear, brindando lo mejor de s para el
logro de los objetivos.

Reforzar las capacitaciones para que las personas que van a ocupar los cargos
conozcan los documentos, a que proceso pertenece a fin de que a travs de sus
aportes se logre alcanzar las metas trazadas.