CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de

manera controlada, garantizando que sean legibles, fcilmente identificables y accesibles,
protegidos contra dao, deterioro o prdida. El responsable del SG-SST tendr acceso a
todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clnicas
ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de mdico especialista en SST.
La conservacin puede hacerse de forma electrnica de conformidad con lo establecido
en el presente decreto siempre y cuando se garantice la preservacin de la informacin.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un perodo mnimo de
veinte (20) aos, contados a partir del momento en que cese la relacin laboral del
trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiolgicos de salud de los trabajadores, as
como los conceptos de los exmenes de ingreso, peridicos y de retiro de los
trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de mdico especialista en
reas afines a la SST.
2. Cuando la empresa cuente con mdico especialista en reas afines a la SST, los
resultados de exmenes de ingreso, peridicos y de egreso, as como los
resultados de los exmenes complementarios tales como paraclnicos, pruebas de
monitoreo biolgico, audiometras, espirometras, radiografas de trax y en
general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud
de la exposicin a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia est a cargo del
mdico correspondiente.
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado
de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.
4. Registros de las actividades de capacitacin, formacin y entrenamiento en SST.
5. Registro del suministro de elementos y equipos de proteccin personal.
Para los dems documentos y registros, el empleador deber elaborar y cumplir con un
sistema de archivo o retencin documental, segn aplique, acorde con la normatividad
vigente y las polticas de la empresa.
Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestin es uno de los
aspectos que garantiza la efectividad del sistema.
Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la poltica y sus objetivos
se han alcanzados, la organizacin estableci y mantiene un sistema para la
identificacin, recoleccin, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir de los

Requisitos de la legislacin colombiana en SST y segn los criterios organizacionales

definidos.
Dentro de los documentos y registros a conservar la organizacin consideran, entre otros,
los siguientes (Nota: Seleccionar los que aplican a la organizacin e incluir los que
puedan faltar):

Informacin sobre la legislacin en SST aplicable.

Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la
induccin y la reinduccin) y la informacin SST entregada a ellos.
Registros de entrenamientos, simulacros y simulaciones ejecutados en desarrollo
del plan para la prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias
Registros de las inspecciones realizadas.
Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado
de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.
Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades laborales y
la investigacin y anlisis de estos eventos.
Registros de los anlisis de seguridad realizados a las tareas crticas no rutinarias
o trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos.
Registros de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y medidas de
prevencin y control definidas.
Registro de entrega de elementos de proteccin personal.
Los resultados de los perfiles epidemiolgicos de salud de los trabajadores y los
conceptos de los exmenes de ingreso, peridicos y de retiro de los trabajadores.
Los resultados de los exmenes complementarios tales como paraclnicos,
pruebas de monitoreo biolgico, audiometras, espirometras, radiografas de trax
y las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la
exposicin a peligros y riesgos, cuya reserva y custodia est a cargo del mdico
correspondiente (Nota: Solo aplica en empresas que tengan mdico especialista
en reas afines a la SST).
Registros relacionados con la evaluacin del desempeo de la SST.
Registros de las revisiones por la alta direccin.
Informes de auditoras internas o externas del SG-SST.