Unidad 2

Tema 1. Generalidades de la Documentacin

Un documento consiste en la informacin, es decir los datos que poseen
significado y su medio de soporte.
En la Norma ISO 9001 la palabra documento es utilizada para cubrir la forma
como se provee la informacin que la organizacin requiere para desempear
las actividades.
Importancia de la Documentacin
La utilizacin de la Documentacin en una empresa contribuye a:

Grfica 1

Lograr el cumplimiento de los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

Proveer la formacin apropiada.
La repetibilidad y la trazabilidad.
Proporcionar evidencias objetivas.
Evaluar la eficacia y la idoneidad continua del S.G.C.

Tipos de documentos

Manual de calidad: los documentos

que
proporcionan
informacin
consistente ya sea interna y externa
sobre el S.G.C.
Planes de calidad: los documentos
que describen como se aplica el S.G.C.
en un producto, proyecto o contrato.
Guas: los documentos que establecen
requisitos
(especificaciones),
recomendaciones o sugerencias.
Procedimientos, instrucciones de
trabajo, planos: los documentos que
proveen informacin sobre como
efectuar las actividades y los procesos de manera consistente.
Registros: los documentos que proporcionan evidencia objetiva de las
actividades realizadas o resultados obtenidos.

Cada organizacin determina cual es la documentacin requerida y el medio

para su utilizacin.

Recomendaciones para el diseo de la Documentacin

Las caractersticas a tener en cuenta durante el diseo de la Documentacin en
un Sistema de Gestin de la Calidad son:

Simplicidad - Brevedad.
Documentacin propia de la empresa.
Reflejar la realidad de la empresa.
Uso de grficos o esquemas.
Documentacin descentralizada.
Facilidad de distribucin.
Disponibilidad.
Documentacin revisada y aprobada.
Revisiones peridicas (un ao).
Facilitar la trazabilidad.

Documentacin en el Sistema de Gestin de la Calidad

Norma ISO 9001

Grfica 2

En el Sistema de Gestin de la Calidad el requisito sobre la Documentacin

tiene como propsito establecer cmo est documentado el SGC en la
organizacin:

Documentos.
Procedimientos documentados.

Los documentos son la forma como se provee informacin para el desempeo

de las actividades en la organizacin.
El procedimiento documentado se refiere a un procedimiento escrito obligatorio,
que se exige para describir cmo su organizacin desempea la actividad.

La Documentacin puede estar en cualquier tipo de medio.

Requisitos de la Documentacin
La Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad segn el numeral 4.2.1
debe incluir:
a) Declaraciones documentadas de una Poltica de la Calidad y de
Objetivos de la calidad.
b) Un manual de la calidad
c) Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma
Internacional (ISO 9001).

Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina

que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin
y control de procesos. (ICONTEC, 2008)

Los registros requeridos por la Norma Internacional ISO 9001 (vase 4.2.4).

Poltica de la Calidad (5.3)

La Norma ISO 9001 en su numeral 5.3 establece que la alta direccin debe
asegurarse de que la poltica de la calidad:
a. Es adecuada al propsito de la organizacin.
b. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar
continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.
c. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los
objetivos de la calidad.
d. Es comunicada y entendida dentro de la organizacin.
e. Es revisada para su continua adecuacin. (ICONTEC, 2008)

Objetivos de la calidad (5.4.1)

La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos de la calidad,
incluyendo aqullos necesarios para cumplir los requisitos para el
producto (vase 7.1 a), se establecen en las funciones y niveles
pertinentes dentro de la organizacin. Los objetivos de la calidad deben
ser medibles y coherentes con la poltica de la calidad. (ICONTEC, 2008)

Manual de Calidad (4.2.2)

La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que
incluya:

a) El alcance del Sistema de la Gestin de Calidad, incluyendo los

detalles y la justificacin de cualquier exclusin (vase 1.2).
b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de
calidad, o referencia a los mismos.
c) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de
calidad. (ICONTEC, 2008)

Procedimientos documentados
En la Norma ISO 9001 se exige seis numerales en los cuales se debe describir
mediante procedimiento documentado, como su organizacin desempea la
actividad descrita en cada uno de los requisitos. Estos numerales son los
siguientes:
4.2.3 Control de los documentos.
4.2.4 Control de los registros.
8.2.2 Auditora interna.
8.3 Control del producto no conforme.
8.5.2 Accin correctiva.

 8.5.3 Accin preventiva.

Estructura de la Documentacin de un Sistema de Gestin de la Calidad

Grfica 3
Como lo representa la Grfica 3, la implementacin del Sistema de Gestin de la
Calidad comienza por el 3er nivel, la recoleccin de los planos, instructivos y
registros que proporcionan detalles tcnicos sobre cmo hacer el trabajo y
registrar los resultados, puesto que estos representan la base fundamental de la
Documentacin.
Posteriormente, se determin la informacin especificada sobre los
procedimientos de cada rea de la gerencia: Quin?, Qu?, Cmo?,
Cundo?, Dnde? y Por qu? efectuar las actividades (2 do.Nivel), esto con el
fin de generar los manuales de procedimientos de cada rea.

Los procedimientos documentados del Sistema de Gestin de la Calidad deben

formar la Documentacin bsica utilizada para la planificacin general y la
gestin de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, tambin deben
cubrir todos los elementos aplicables de la Norma del SGC. Dichos
procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e
interrelaciones del personal que gerencia, efecta y verifica el trabajo que afecta
a la calidad, cmo se deben efectuar las diferentes actividades, qu
documentacin se utilizar y qu controles se aplican.
Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboracin de los
manuales de procedimientos son:

Informar sobre la poltica de la calidad, los procedimientos y los requisitos

de la organizacin.
Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.
Definir responsabilidades y autoridades.
Regular y estandarizar las actividades de la empresa.
Facilitar la introduccin de un mejor mtodo, dando datos completos del
mtodo actual.
Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades.
Proveer las bases documentales para las auditoras.

Adems la direccin debe ejecutar el 1er nivel; la elaboracin de la poltica de

calidad y sus objetivos.

Diferencia entre Documento y Registro

Las diferencias que existen entre un documento y un registro son las siguientes:
Documento

Registro

Define lo que se debe hacer

Registra lo que se hizo

Se puede actualizar
Orienta el cumplimiento de los
requisitos

No se puede modificar
Evidencia el cumplimiento de los
requisitos

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 12 de

marzo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin. (2008). Norma

Tcnica Colombiana ISO 9001:2008. Bogot: ICONTEC.

Control de documento
Nombre

Cargo

Revisin

Lina Lorien
Rivera Cruces

Instructor virtual

Adaptacin

Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez

Guionista Lnea de
produccin

Dependencia
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Centro Agroindustrial
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2012
Marzo de
2013