Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
4 PDF
4 PDF
ESTUDIO PREUMINAR
No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas situaciones que
indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisin de las situaciones posibles descubrir la
naturaleza del examen preliminar.
Con el propsito de jerarquizar los aspectos que habrn de requerir una atencin ms profunda por
parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo, un reconocimiento
general del organismo social, que culmina con un estudio preliminar,
El estudio preliminar est encaminado a: "Lograr una identificacin real del problema, para conocer
la naturaleza y objetivo del estudio completo."
Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no est enfocado para originar recomendaciones o
solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Ms
bien el estudio administrativo consiste en la revelacin de aquellas reas de la empresa que
ameriten un anlisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones ms idneas a las
circunstancias de la empresa como un todo.
El estudio preliminar se disea para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que
no recomiende un plan general para desarrollar la solucin especfica del problema. En este caso,
el estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:
a) Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.
c) Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin. e) Descubrir reas en las que
haya problemas de administracin.
d) Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar?
e) Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos? j) Por dnde empezar?
f) Hasta dnde debe llegar el estudio preliminar?
g) Estimacin del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios.
h) Proponer, en su caso, medidas correctivas.
i) Evahar las reas o secciones que puedan ser causa de una revisin posterior.
Al proceder de este modo, el auditor estar en una posicin ventajosa para apreciar el panorama
de los que va a hacer y al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el
tiempo que durar el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminacin rpida de datos en una
forma amplia o general con fines de exploracin.
ENTREVISTAS
Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales
deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias
acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditora).
En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir
definiciones en operaciones, funciones o departamentos que estn originando algunas dificultades,
para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparacin de cuestionarios.
El estudio deber extenderse ms all de una revisin de las polticas de la empresa y de los
procedimientos operativos que rigen la funcin que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de
una nueva tecnologa, as como los diferentes procedimientos operativos de la empresa, sus metas
y objetivos, y aun la relacin que tiene la funcin que va a ser auditada en relacin con todas las
operaciones de la empresa. Solamente despus de una investigacin de esta clase deberan
analizarse los procedimientos.
Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?
Al proceder en esta forma, el auditor estar en posicin ventajosa para apreciar el panorama de lo
que va a hacerse o al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo
que se llevar.
Esta estructura de referencia puede basarse en "cuestionarios" que incluyan numerosas preguntas
abiertas. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con la gente ser un factor
significativo que determinar el xito general de esta fase del trabajo de auditora administrativa.
Concluyendo: planear la auditora administrativa es conocer previamente qu es lo que vamos a
hacer en cuanto a:
Trabajo a desarrollar
El auditor administrativo, necesita de:
1. Cuestionarios.
2. Comentarios y sugerencias.
3. Hojas de anlisis y papelera necesaria.
El auditor administrativo, dentro de los "cuestionarios", comentarios y sugestiones, deber
preguntarse constantemente:
a) Quin lo hace?
b) Qu est haciendo?
c) Dnde se hace?
d) Cmo se hace?
e) Cundo se hace?
f) Por qu se hace?
El trabajo a desarrollar podr ser total o por reas:
Procesal: planeacin, organizacin, direccin, control.
Funcional: Consejo de administracin, gerencia, asesora, produccin, comercializacin, personal,
finanzas, etc.
Analtico: Puestos, tiempos, formas, equipos, costos, materiales. etc.
Bsicamente la auditora administrativa a desarrollarse depender de la calidad operativa de la
administracin, y sobre todo del control existente y otras caractersticas especiales de la empresa.
Despus de este estudio, el siguiente paso consiste en definir desarrollar un programa de
auditora.
La informacin debe ser actual y digna de confianza, concreta y pertinente. Los datos habrn de
ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que
contribuyan a la realizacin del estudio.
Documentos legales
Escritura constitutiva.
Actas de asambleas de accionistas y consejo de administracin. Contratos celebrados.
Contratos colectivos de trabajo. Leyes que afectan a la empresa. Situacin fiscal.
Informes dirigidos a dependencias gubernamentales. Informes dirigidos a Cmaras.
Elementos administrativos
Manuales de organizacin, Polticas.
Anlisis de puestos.
Descripcin escrita y grficas de sistemas, procedimientos y mtodos. Catlogos de formas con
sus instructivos.
Registro de firmas y autorizaciones.
10
Registros contables
Manual del Sistema de Contabilidad General y de Costos. Descripcin del Sistema.
Catlogo de Cuentas e Instructivo para su aplicacin. Gua de contabilizacin.
Formas, registros e informes.
Presupuestos.
Balance general.
Estado de origen y aplicacin de recursos. Estado de resultados.
Estado de costo y de produccin.
Informe comparativo mensual y anual de ventas. Informe mensual y anual de ventas y costo por
producto.
Anlisis comparativo mensual y anual de gastos de administracin, de ventas e indirectos.
De grficas
Punto de equilibrio. Ventas.
Produccin. Compras.
General
Folletos de antecedentes histricos.
Locales para oficinas, almacn, plantas, sucursales. Atencin a clientes, empleados y proveedores.
Forma de ejecutar una operacin.
La encuesta
El auditor administrativo utiliza este mtodo para obtener informacin por medio de la "encuesta
por cuestionario". Haciendo preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto
requiere honestidad en la respuesta a las preguntas.
Adems, ser necesario validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas
que permitan referencias cruzadas.
11
Planeacin.
Organizacin.
Integracin.
Direccin.
Control.
Arcas funcionales
Produccin.
Ventas.
Finanzas.
Relaciones industriales.
Compras.
Crditos y cobranzas.
12
Almacn, etc.
La entrevista
La recopilacin de datos conduce a entrevistas y cambios de impresiones, a obtener informacin
ms efectiva, y tambin implica reunir diferentes clases de informacin: Documentos, formas,
procedimientos, grficas, rdenes administrativas; todo lo relacionado con el objeto de la
investigacin.
El informe de auditora
Despus de haber analizado la informacin tenemos que elaborar un informe, el cual es un
instrumento para la toma de decisiones.
El informe indica la situacin administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas
de mejorarlas.
13
14
15
Los programas "son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el
que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirn todos los aspectos".
Los programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en que habr de
plantearse la revisin y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarn los que se
estimen convenientes para la obtencin de datos, en base con las circunstancias; en l se
registrar posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.
Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del procedimiento proporcionan al
auditor administrativo cierto grado de flexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser
apoyados por la totalidad del personal de auditora, a efecto de mantener un control apropiado
sobre el programa completo.
l. Programas generales
Son aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos de auditora que se
deben aplicar, con mencin de los objetivos particulares.
2. Programas analticos
Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditora
administrativa.
16
3. Programas tipo
Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse en situaciones afines a dos
o ms empresas,
17
Procedimientos de auditora
En el manejo y control de las tareas se requiere una poltica y procedimiento definido que evite
cualquier posible confusin.
Los procedimientos de auditora incluyen la utilizacin y aplicacin de cuestionario general,
cuestionarios por reas, hojas de anlisis, revisin de documentacin, determinacin de
porcentajes y, muy especialmente, la entrevista.
18
Responsable.
19
20
21
d) Propiedad de las hojas de anlisis. El auditor debe mantener "un control de las hojas de anlisis
para que compruebe que sus papeles representan trabajo" y que ha tenido las bases necesarias
para su evaluacin e informe. Las hojas de anlisis son propiedad del auditor.
e) Revisin de las hojas de anlisis. La revisin de las hojas de anlisis deber ser completa,
sistemtica y crtica y ser confiada slo a personas que estn capacitadas para determinar si la
auditora ha sido ejecutada adecuadamente.
Las hojas de anlisis agrupadas debern ser verificadas para determinar si la clasificacin
es correcta.
22
23
24
procedimiento de la auditora aplicado a las diferentes clases de anlisis, su valor no depende del
grado de la informaci6n detallada contenida en los datos, sino de la importancia de los mismos.
Todos los datos debern ser cuidadosamente analizados, para distinguir los principales de los
secundarios y medir el grado de importancia.
EL CUESTIONARIO
Definicin: "Son documentos que sirven como gua para buscar contestacin. a interrogantes
acerca del rea de revisin".
El auditor al preparar los cuestionarios no deber conformarse con una descripcin de los aspectos
generales de la empresa, sino que estar obligado a desarrollar una investigacin cuidadosa del
procedimiento.
25
Deber considerar tambin todas las posibilidades de error antes de decidir el procedimiento a
seguir.
El auditor por ningn motivo deber entregar los cuestionarios al cliente para ser terminados, ni
deber mostrarlo mientras se entrevista con el mismo. L3 informacin debe ser obtenida por medio
de una cuidadosa investigacin de datos.
26
Cada rea tiene sus aspectos individuales, de ah que no es posible elaborar una lista de
preguntas que pueda servir para todas las reas; las figuras 10.6 Y 10.7 son buenos ejemplos de
estos cuestionarios,
27
14. Problemas especiales que la empresa haya tenido durante los ltimos tres aos (huelgas, falta
de mercado, efectos inflacionarios, falta de financiamiento).
15. Cmo se estructuran los programas generales y los particulares?
16. En base a qu se ejecutan los programas? Detllelo.
17. Se encuentran debidamente coordinados los programas?
Cmo.
18. Se cuenta cQ(1 un sistema de presupuestos? Detllelo.
19. El presupuesto general y los particulares estn debidamente coordinados? Cmo.
20. Se cuenta con un organigrama yen l estn especificadas las funciones bsicas, como
consecuencia de los objetivos de la empresa? ,
21. Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el ltimo de
los subordinados?
22. Existen relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? Cmo se dan stas?
23. Se han explicado claramente las relaciones de cada uno da los departamentos para con los
dems?
24. Son efectivas las formas actuales de comunicacin interdepartamental? Por qu?
25. Se utilizan cuadros ocupacionales para revisar las actividades del personal? Desde cundo
se ocupan?
26. A qu niveles se aplican los cuadros ocupacionales?
27. Se especifican clara y lgicamente las obligaciones de los puestos? Cmo?
28. Se aplican tcnicas de anlisis de puestos? Qu mtodo se utiliza?
29. En qu medida se toma en cuenta el factor humano para la elaboracin de necesidades?
Explique.
30. Se cuenta con un manual de organizacin y se aplican en cada unidad administrativa y
especfica claramente las funciones bsicas?
31. Cada jefe conoce claramente sus funciones, sus responsabilidades y la autoridad que tiene?
32. Qu tipos de Instructivos se utilizan y qu aspectos cubren?
28
29
30
Archivo constante
Para el trabajo de auditora administrativa se formar un archivo constante o permanente.
Las ventajas del archivo constante son las siguientes:
a) Los auditores pueden conocer rpidamente el desarrollo operacional de la empresa.
b) Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos, eliminando as revisiones
repetidas de documentacin extensa y bsquedas en pasadas hojas de anlisis.
c) Sirve par., evitar la preparacin en cada revisin de hojas de anlisis relativas a conceptos que
han tenido poco o ningn cambio.
La visin global que se obtiene del archivo constante es de utilidad para las auditoras
subsecuentes, para conocer los objetivos, polticas, procedimientos y operaciones de la empresa.
El auditor administrativo tiene el deber de aumentar informacin veraz, oportuna y til al archivo
constante.
31
FASE DE DESARROLLO
En el desarrollo de la auditora los elementos vitales son la investigacin y el anlisis dentro de un
marco conceptual slidamente elaborado. No puede haber ningn procedimiento mecnico de
quitar y poner.
En la figura 11.8 se muestran elementos de la fase de desarrollo de una auditora administrativa.
32