Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios

Conoce usted las nuevas condiciones aplicables a partir del 1 de julio?

A partir del 01.07.2010 rige el artculo

13 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT, que establece los formatos e informacin mnima de los Libros y Registros
vinculados a asuntos tributarios, por tal
razn, en el presente informe se abordan
los aspectos ms importantes relacionados con el llevado de dichos libros y/o
registros a efectos de orientar sobre el
adecuado cumplimiento de las formalidades exigidas.

tes libros contables: (i) Inventarios y Balances,

Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los
dems libros que ordenen las leyes especiales
(Libros y Registros Auxiliares obligatorios).

LIBROS Y
REGISTROS
QUE DEBE
LLEVAR
TODO
NEGOCIO

1. Generalidades

Los libros y registros constituyen las herramientas fundamentales para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de
las diversas reas y cumplir adecuadamente
sus obligaciones. As, en funcin a la informacin anotada en los libros y registros se
elaboran los Estados Financieros, permitiendo cubrir las necesidades comunes de informacin de una amplia gama de usuarios.
En efecto, dado que en ellos se anotan las
operaciones realizadas por los contribuyentes, se proporciona a la Administracin Tributaria evidencia documentaria constituyndose tambin en una herramienta al momento
de realizar sus laborares de fiscalizacin y
verificacin.

El artculo 33 del Cdigo de Comercio establece que en general todo negocio (sea una
persona natural o jurdica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguien-

Informativo
Caballero Bustamante

LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS:

Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de
Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo,
Registro del Rgimen de Retenciones, Registro del Rgimen de Percepciones, entre otros.

3. Libros y Registros obligatorios

El Anexo 1 de la Resolucin N 234-2006/

SUNAT en adelante la Resolucindetalla la
relacin de los libros y registros vinculados
a asuntos tributarios, que debern llevar los
contribuyentes en tanto resulten obligados y
que por ende deben ser legalizados.

As, respecto al Impuesto a la Renta, se regula

la obligacin de llevar libros y registros en funcin al tipo de renta que genere el contribuyente
y para el caso de Rentas de Tercera Categora,
segn el rgimen en el cual se encuentra.
A continuacin se muestra grficamente
los libros y registros que se deben llevar segn tipo de contribuyente:

CUADRO N 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR

TIPO DE RENTA

CONDICIONES O PARMETROS

LIBRO Y/O REGISTRO

En el ejercicio gravable anterior o en el curso del

ejercicio hubieran percibido rentas brutas que
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
SEGUNDA CATEGORA excedan las 20 UITs.
(Artculo 65 TUO LIR) Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el
ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.

2. Perspectiva contable

LIBROS PRINCIPALES:
Diario, Mayor, Inventarios y Balances

LIBROS AUXILIARES VOLUNTARIOS:

Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro
de caja chica, etc.

De esta forma, en general, a manera

de resumen se puede decir que todo negociante debe llevar los siguientes libros
y registros:

a. Contribuyentes del Rgimen General

(Artculo 65 TUO LIR)
TERCERA CATEGORA
b. Contribuyentes del RER
(Artculo 120 TUO LIR)
CUARTA CATEGORA
(Artculo 65 TUO LIR)

Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:

CONTABILIDAD COMPLETA.
Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:
Contabilidad Simplificada
Registro de Ventas y Registro de
Compras

Aplicable a todos los generadores de rentas de LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

cuarta categora sin excepcin

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As como se ha establecido una obligacin dispuesta expresamente por la Ley

del Impuesto a la Renta, se puede afirmar que la Ley del Impuesto General a
las Ventas (en adelante, LIGV) posee sus
propias exigencias tal como se advierte
del artculo 37 del TUO de la LIGV donde se seala que los contribuyentes
del Impuesto estn obligados a llevar un
Registro de Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que anotarn las
operaciones que realicen, de acuerdo
a las normas que seale el reglamento.
Adems, se exige la obligacin de llevar
un Registro de Consignaciones respecto
a contribuyentes que realicen Ventas en
Consignacin.
Tngase presente que tambin constituyen libros y registros vinculados a
asuntos tributarios, los libros societarios:
Actas de la Junta General de Accionistas, Actas del Directorio, Matrcula de
Acciones y el libro de Actas de la EIRL,
as como la Planilla Electrnica. Adicionalmente, el mencionado Anexo 1 contempla otros registros vinculados con
algunas actividades especficas y que de
resultar obligados a llevarlos los mismos
tambin tendrn que ser legalizados, tal
como es el caso del Registro de Huspedes.

4. Sistemas de contabilidad

Uno de los primeros pasos que debe seguir

toda unidad empresarial a efectos de registrar

las operaciones comerciales en forma ordenada y diligente y que sirvan de utilidad tanto
para la propia empresa, as como proveedores, clientes, accionistas y el Estado mismo,
consiste en elegir el Sistema de Contabilidad
a travs del cual se llevarn los libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
Los Sistemas de Contabilidad que pueden
ser empleados son tanto el Sistema Manual
como el Sistema Computarizado.
Sobre el particular debe tenerse en cuenta que el Sistema Contable, viene determinado segn la llevanza de los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios
y Balances, el que deber ser comunicado
a la SUNAT al momento de inscribirse en el
RUC. Ello implica que, los libros y registros
distintos a los libros principales, tales como
Registros de Compras y Ventas, y otros puedan llevarse mediante un sistema diferente
no teniendo que adecuarse estos necesariamente al sistema empleado para los Libros
Principales.
Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF N
1006-4-99 (29.11.99) ha sealado que los
Registros de Compras y Ventas son registros
auxiliares cuya informacin se encuentra recogida en los libros principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente
lleve en otro sistema los mismos no significa
que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales.
Es importante sealar que una vez adoptado el sistema en que sern llevados los Libros
principales no podr ser variado en el curso
del ejercicio sino hasta el ejercicio siguiente
CONTABILIDAD COMPLETA
(A partir del 01.01.2009)

de conformidad a lo sealado en la Resolucin Directoral N 010-DGC (13.02.70). En

este supuesto, se requiere que se comunique
a la Administracin Tributaria el cambio que
debe efectuarse necesariamente al inicio de
cada ejercicio que conforme a lo establecido
en el artculo 24 de la Resolucin de Superintendencia N 210-2004/SUNAT (18.09.2004)
tiene como plazo los 5 das hbiles siguientes, utilizando para tal efecto el Formulario N
2127: Solicitud de modificacin de Datos; o
a travs de SUNAT Virtual utilizando para tal
efecto el Sistema SOL, SUNAT Operaciones
en Lnea debiendo contar para tal efecto con
su Cdigo de Usuario y su clave Sol, en la opcin Modificacin de Datos RUC de Trmites
y Consulta de RUC.

5. Contabilidad completa y contabi lidad simplificada

5.1. Contabilidad completa

De conformidad con el artculo 65 del
TUO de la Ley del Impuesto a la Renta
para algunos contribuyentes generadores de rentas de tercera categora existe la obligacin de llevar Contabilidad
Completa, regulndose en dicho artculo que mediante Resolucin de Superintendencia se definiran los libros y registros que la comprenden; lo que ocurri
con la publicacin de la Resolucin
N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en
cuyo artculo 12 vigente a partir del
01.01.2009, se detalla los libros y registros contables que la integraran.

(*)

LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO

LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS

INVENTARIOS
Y BALANCES

REGISTRO DE
COSTOS

MAYOR
DIARIO
LIBRO CAJA Y
BANCOS
REGISTRO DE VENTAS

REGISTRO DE COMPRAS

INVENTARIO
PERMANENTE
VALORIZADO

INVENTARIO
PERMANENTE EN
UNIDADES FSICAS

REGISTRO
DE ACTIVOS
FIJOS

PLANILLA
ELECTRNICA y slo en su defecto Libro de RETENCIONES
INCISOS E) Y F) ARTCULO 34 LIR (1)

(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa tanto las personas jurdicas como personas naturales con negocio cuyos ingresos
brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modificacin producida al artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a travs del artculo 2
del Anexo del Decreto Supremo N 007-2008-TR (30.09.2009).

5.2. Contabilidad simplificada

A raz de la modificatoria efectuada al
artculo 65 de la Ley del Impuesto a la
Renta por el artculo 2 del Anexo del
TUO de la Ley de MYPES (aprobado
por Decreto Supremo N 007-2008-TR),
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se regula que los perceptores de rentas

de tercera categora (sin hacer distingo de la calidad de persona, es decir
sea persona natural o jurdica) cuyos
ingresos brutos anuales no superen las
150 UIT debern llevar como mnimo

(i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro

de Compras y (iii) Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a las normas
de la materia.
El artculo 38 del Reglamento de la Ley
del Impuesto a la Renta, seala que para

Informativo
Caballero Bustamante

determinar los ingresos referidos en el

artculo 65 se considerarn los ingresos
obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente al ao en
curso. En el caso que inicien actividades
generadoras de rentas de tercera categora en el transcurso del ejercicio considerarn los ingresos que se presuman se
obtendrn en el mismo.
Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen
a S/. 540,000.

6. Contenido de la Resolucin N
234-2006/SUNAT y su vigencia

Segn el numeral 2.4 del artculo 2 de

la Resolucin, en ningn caso el nmero
de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres
distintos, tales como letras.
a. Procedimiento para legalizacin
En el supuesto que el contribuyente
haya optado por el Sistema Computarizado, el procedimiento a seguir
sera el siguiente:

Vigencia de la Norma
Legalizacin y Empaste
Requisitos generales que
deben contener
Modificacin de la razn o
denominacin social
Plazo mximo de atraso

a.1. Plazos a considerar

Tal como se ha referido, los libros
y/o registros contables vinculados a
asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso, vale decir antes de que se efecte la impresin de
las operaciones que comprendan los
mismos.

Al respecto, debemos sealar que

dado que existe un plazo mximo
de atraso (Anexo 2 de la Resolucin)
para anotar (incluye impresin) las
operaciones en los libros y/o registros
vinculados a asuntos tributarios, la
Administracin Tributaria tiene como
criterio aplicar dicho plazo tambin
para efectos de la legalizacin.

a.2. Proyeccin de hojas a utilizar

En principio, los contribuyentes que
opten por llevar sus registros y libros
vinculados a asuntos tributarios en
forma computarizada deben efectuar
una adecuada proyeccin del nmero de hojas continuas que se van a
legalizar de acuerdo a la frecuencia
con que planifiquen que vayan a
efectuar dichas legalizaciones.

01.01.2007
PROYECCIN DE HOJAS

Prdida y Destruccin

01.01.2007

Contabilidad Completa

01.01.2009

Formatos e Informacin mnima que deben incluir en cada

libro o registro

01.07.2010

En funcin a la estructura antes referida, se

aprecia que a partir del 01.07.2010, rige la regulacin dispuesta en el artculo 13 respecto
a los formatos e informacin mnima a incluir
en cada libro o registro. A continuacin, en el
presente numeral referimos algunos alcances
relacionados con los aspectos que regula la
Resolucin N 234-2006/SUNAT y que se encuentran vigentes.
6.1 Legalizacin

Para que los libros y registros adquieran
validez stos deben legalizarse, en tanto
se lleven bajo el sistema manual o computarizado (2), estableciendo el artculo
3 de la Resolucin de Superintendencia
N 234-2006/SUNAT que stos deben
ser legalizados ANTES de su uso, por un
Notario quien certificar la apertura de
libros u hojas sueltas de actas de contabilidad y otros que la Ley seale, o a
falta de stos, los jueces de paz letrados
o jueces de paz, quines sellarn todas
las hojas del libro o registro, las mismas
que debern estar debidamente foliadas

No existe un plazo mximo propiamente dicho para efectuar la legalizacin,
sin embargo teniendo en cuenta el plazo
mximo de atraso permitido para anotar
las operaciones; se puede advertir en
funcin a la fecha en que se legaliza si
se haba observado o no dicho plazo.

Informativo
Caballero Bustamante

Se debe tener en cuenta:

El volumen de
operaciones que
realiza la empresa de acuerdo a su giro o
actividad.

Eleccin del papel adecuado para cada tipo

de libro y/o registro,
de acuerdo al nmero
de columnas que stos
contienen, segn el
tipo de impresora.

a.3. Foliacin
Una vez determinado el nmero de
hojas continuas a legalizar, se deber
proceder a su foliacin, vale decir a
la numeracin de cada uno de los folios que constar el libro y/o registro
contable llevado en forma computarizada.

a.4. Tratamiento de las Hojas

Inutilizadas
Pueden producirse errores, fallas
de impresin o cualquier otra situacin que inutilice una hoja
previamente legalizada, en estas
circunstancias, conforme al ltimo prrafo del numeral 5.3 del
artculo 5 de la Resolucin N
234-2006/SUNAT, se deber incluir las hojas anuladas dentro
del periodo que se empastar.
Entendiendo que, la anulacin se
realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible.
Sobrantes
Conforme con el numeral 5.3

Fallas durante la impresin.

Errores del personal encargado de la impresin.
Errores del sistema al
momento de la impresin.

Referencia del nmero de hojas utilizadas

en el ejercicio anterior complementado
con las expectativas
del crecimiento de
la empresa.

del artculo 5 de la Resolucin

N 234-2006/SUNAT las hojas
sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de
una misma denominacin, que
no hubieran sido utilizadas para
el registro de operaciones del
ejercicio en que se trate, podrn
emplearse para el registro de
operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
En este caso, de producirse el empaste en varios tomos, cada uno
incluir como primera pgina una
fotocopia del folio que contenga
la legalizacin del libro o registro
al que corresponde.

b. Legalizacin del segundo y siguientes libros

Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados
a asuntos tributarios, de una misma
denominacin, el artculo 4 de la
Resolucin establece que se deber
tener en cuenta lo siguiente:
Utilizando hojas sueltas o continuas: Se deber presentar el lFuente: www.caballerobustamante.com.pe
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timo folio legalizado por notario

del libro o registro anterior.
Llevados en forma manual: Se
deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha
acreditacin se efectuar con la

Empaste de
Hojas Sueltas
o Continuas

presentacin del libro o registro

anterior concluido o fotocopia
legalizada por notario del folio
donde conste la legalizacin y del
ltimo folio del mencionado libro
o registro.

Regla General:
Empastar las hojas sueltas por
periodo.

Dentro de los cuatro (4) primeros

meses del ejercicio gravable al que
corresponden las operaciones.

Regla Especial:
Empastar slo a partir del periodo
en que se tiene 20 hojas o ms.

Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a
aqul en que se reunieron 20 hojas.

6.2. Empaste de los Libros y/o Registros llevados en hojas sueltas o continuas

En caso existan hojas sobrantes y no se
desee utilizarlas en el ao siguiente, las
mismas debern ser anuladas e incluidas
en el empaste a realizar.
6.3. Plazo mximo de atraso de los libros y
registros

La anotacin de las operaciones implica
asentar una operacin a travs del correspondiente registro contable ya sea
en forma manual o computarizada. El
plazo mximo de atraso, se regula en el
anexo 2 de la Resolucin N 234-2006/
SUNAT (30.12.2006). En el caso de sistema computarizado, se entiende que
dentro del plazo mximo de atraso debe
efectuarse la legalizacin, anotacin y
posterior impresin.
6.4. Requisitos generales en la llevanza de
los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios

La Resolucin N 234-2006/SUNAT
establece en su artculo 6, las siguientes condiciones que deben llevar los
libros y registros vinculados a asuntos
tributarios:
a) Respecto al Libro
En lo que concierne al contenido, en
general stos deben tener como Datos de Cabecera lo siguiente:
Denominacin del libro o registro.
Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la informacin registrada.
Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de ste.
Esta informacin slo ser necesaria en el primer folio de cada
periodo o ejercicio en caso de ser
llevado en forma manual el libro
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o registro, se entiende que deber

ser consignada en todos los folios
o pginas de ser llevado en forma
computarizada.
Incluir los registros o asientos de
ajuste, reclasificacin o rectificacin que corresponda, as como
las operaciones que se omitieron
registrar en meses o ejercicios respecto de los cuales ya se realiz
la totalizacin correspondiente.
Contener folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o
folios, salvo disposicin legal en
contrario (3).
Como una Regla Especfica, se
dispone que en el caso del Libro
de Inventarios y Balances se consigne la firma al cierre de cada periodo o ejercicio gravable, segn
corresponda, por:
Deudor tributario o su representante legal.
Contador Pblico Colegiado
(CPC) o Contador Mercantil, responsable de su elaboracin.

b) Respecto de las Operaciones contenidas en los libros

De manera general establece las siguientes cinco (5) condiciones:
Orden cronolgico y correlativo.
Legibilidad y confiabilidad.
Empleo del Plan Contable General vigente en el pas. Para el
ejercicio 2010, puede utilizarse
el PCGR o el PCGE, segn la opcin que tome el contribuyente.
A partir del ejercicio 2011, obligatoriamente se debe utilizar el
PCGE.
No obstante, dada la existencia
de ciertos sectores econmicos
con caractersticas propias que se
encuentren obligados a emplear
un Plan de Cuentas, Manual de

Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar

estos ltimos.
Totalizacin de los importes por
cada folio, columna o cuenta
contable.
Expresado en moneda nacional y
en castellano, salvo la excepcin
dispuesta en el numeral 4 artculo
87 del Cdigo Tributario referida a contribuyentes autorizados
a llevar Contabilidad en Moneda
Extranjera.
Lo expresado anteriormente, no resulta aplicable para los siguientes
libros regulados en normas especiales:
Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.
Libro de Actas de la Junta General
de Accionistas.
Libro de Actas del Directorio.
Libro de Matrcula de Acciones.
Libro de Planillas.

7. Formatos e informacin mnima

vigente a partir del 01.07.2010

7.1. Antecedentes

A travs de la Resolucin de Superintendencia
N
239-2008/SUNAT
(31.12.2008) y vigente a partir del 1
de enero 2009, se produjeron modificaciones a la Resolucin N 234-2006/
SUNAT relacionadas con el Libro Diario
de Formato Simplificado, la informacin
mnima y de algunos formatos del Libro
de Inventarios y Balances.

Producido los cambios referidos, a partir
del 01.01.2009; entraron en vigencia el
artculo 12 (que regula sobre Contabilidad Completa) y 13 (Informacin Mnima y Formatos) de la Resolucin. No
obstante, a travs de la Resolucin de
Superintendencia N 017-2009/SUNAT
(24.01.2009) se suspende en forma excepcional a partir del 25 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2009, la aplicacin de lo previsto en el artculo 13 de
la Resolucin, con excepcin de lo establecido en el inciso 5-A (Libro Diario
de Formato Simplificado) y el numeral
13.4. (Registro de Inventario Permanente
en Unidades).
Sin embargo, con la dacin de la Resolucin de Superintendencia N2862009/SUNAT (31.12.209) se prorroga
la suspensin de la vigencia del artculo
13 hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su
vigencia ocurre a partir del 1 de julio
2010, en forma obligatoria.

Informativo
Caballero Bustamante

7.2. Aspectos que regula el artculo 13

7.3. Sistemas de llevado de Libros y Registros: Manual, Computarizado y/o Sistema Electrnico

A partir del 01.07.2010 tambin entra
en vigencia el sistema de llevado de
SistemaManual y Computarizado
Sistema
Electrnico

libros y registros en forma electrnica

pero en forma opcional, por lo cual
corresponder a cada contribuyente
evaluar la opcin a utilizar. Inclusive
pueden coexistir ambos sistemas (Ma-

Informacin Mnima y formatos

Artculo 13 Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT
Determinacin de los formatos, estructura e
informacin de los libros y registros
Resolucin N 286-2009/SUNAT (31.12.2009)

nual o Computarizado con el Sistema

Electrnico), ya que la opcin para este
ltimo sistema (electrnico) puede ser
solo para un Libro o Registro.

OBLIGATORIO
OPCIONAL
Para cada libro o registro
del 01.07.10 al 31.12.10

El ejercicio de la opcin genera para el ejercicio 2011, la obligacin de llevar todos los
libros y/o registros de manera electrnica

NOTAS
(1) El uso de este libro es de carcter residual, el inciso j) del artculo 21 del RLIR modificado por Decreto Supremo N 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el
sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrnica.
(2) A travs de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se implementa el llevado de determinados libros y/o registros vinculados a
asuntos tributarios de manera electrnica. Al respecto, si el contribuyente opta por esta opcin para llevar sus libros y/o registros, ya no tendr obligacin a nivel
tributario de legalizar sus libros y/o registros puesto que ya no se proceder a su impresin (computarizado) o anotacin (manual), ello independientemente que
tenga que contar con un sistema para generar los archivos a transferir el aplicativo desarrollado por SUNAT, denominado aplicativo PLE.
(3) La nica disposicin legal que admite el pegado de hojas para el caso del Libro de Actas, es el artculo 136 de la Ley General de Sociedades que de manera excepcional permite la adhesin.

Informativo
Caballero Bustamante

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