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    Serie HSP-UNI/Manuales Operatives PALTEX Volumen II, N°6 MANUAL DE MANTENIMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD: INSTALACIONES Y BIENES DE EQUIPO Carlos A. Gonzélez Silva Con la colaboracién de: Antonio Hernéndex ORGANIZACION PANAMERICANA DE LA SALUD Oficina Sanitaria Panamericana, Oficina Regional de la ORGANIZACION MUNDIAL DE LA SALUD. Divisin de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Salud FUNDACION W.K.KELLOGG 1996 Gonzéler Silva, Carlos A. Manual de Mantenimiento de Jos Servicios de Salud: Instalaciones y Bienes de Equipo / Carlos A. Gonzslez Silva, con ts colaboracién de Antonio Herndndez, Humberto Novaes, ed. Washington, D-C. : OPS, e1996 x, 83 p. ~ (HSP/UNU/Manuales Operativos PALTEX Volumen Ml # ne. 6) ISBN 92 75 32181 7 1. Titulo I, Novaes, Humbeno WL. Heméndez, Antonio IV. (Serie) 1, SISTEMAS LOCALES DE SALUD--organizacién 2. EQUIPOS Y SUMINISTROS 3. SERVICIO DE MANTENIMIENTO E INGENIER(A EN HOSPITAL, 4. INFRAESTRUCTURA SANITARIA NUNCWAS46.! Exte bro esté especialmente destinado los estudiantes de América Latina y se publica dentro del Programa Ampliado de Libros de Texto y Materiles de Instruccién (PALTEX) de Ia Organizacién Panamericana de la Salud, organismo internacional constituido por fr paises de las Américas, para la promocin de la salud de sus habitants. Se deja constancia de que este programa esté siendo ejecuiado con Ia cooperscién financiera del Banco Interamericano de Desarrollo. ISBN 92 75 32181 7 © Organizacion Paoamericana de la Salud, 1996 {Las publicaciones de la Organicacién Panamericana de la Salud estin acogidas a 1a protescién prevista por las \isposiciones del Protocolo 2 de It Convencin Universal de Derechos de Autor. Las entidades interesadus en reproducir o traducic en todo, 0 en parte alguna a publicacién de la OPS deberdn solcitar Is oportuna sutorizacign de la Divisign de Sistemas y Servicios de Salud, Organizacién Panamericana de Salud, Washington, D.C. La Organizacién dard a estas solicitudes consideracién muy ‘avarable. Las denominaciones empleades en esta publicacin y Ix forma en que aparecen presentados los datos que contiene 1 implican, de parte de Ia Secretaria de la Organizacién Panamericana de It Salud, juicio alguno sobre 1a condicién juridica de ninguno de los paises, terrtorios, civdades 0 zonas cltados, o inaituciones, 0 de sus ‘utoridades, ni respecto de Ia delimitacibn de sus fronteras La mencisn de determinades sociedades mercantles 0 del nombre comercial de cienios productos no implica que la Organizacién Panamericana de It Salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros andlogos. De las opiniones expresadas en la presente publicacién responden Unicamente los autores. Acerca de los autores Carlos A. Gonziles Silva, Ingeniero Naval, Universidad de Minnesota, BUA (Ingenieria Hospitalaria). Ex profesor del Centro de Educacién en Administracién Sanitaria (CEAS), Bogotd, Colombia. Otros estudios: Escuela Técnica Hewlett-Packard, EUA; Departamento de Servicios Médicos de Ohio, EUA. Varias publicaciones sobre operacién y mantenimiento de equipos e instalaciones hospitalarios.. Antonio Herndndez. Ingeniero Electrénico. Experto en Ingenierfa Clinica y Hospitalaria Asesor para América Latina y el Caribe en ingenieria y mantenimiento de Servicios de ‘Salud, OPS/OMS, Washington, D.C. iii Contenido Presentacion Conceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud Introduccién . Conceptos de un sistema de mantenimiento . Conceptos de la gestién administrativa de os servicios de mantenimiento en el nivel institucional... . . Desarrollo de la infraestructura de los servicios de salud. . Organizacién técnico-administrativa de! servicio de mantenimiento del hospital . . . . . Principios de organizacién . . Objetivos del servicio de mantenimiento Prestacidn de servicios de mantenimiento y conservacion || Determiaacién de prioridades en el mantenimiento y conservacién Estructura orgénica del servicio de mantenimiento . . Planificacion y administraci6n de recursos Principios bisicos y responsabilidades . . Operacién de la planta fisica . Mantenimiento y reparacign de la planta Fisica Remodelacién y reposicién de la planta fisica Administracién de los recursos de mantenimiento . Administracién de suministros . ‘Administracién de personal . . . . . Administraci6n de actividades .. . . Supervisi6n y control técnico de las actividades de mantenimiento Mantenimiento y conservacisn de la obra fisica, Conservacién de edificios . Sistemas de suministro y distribucién de servicios basicos Mantenimiento interior del edificio Mantenimiento exterior del edificio - 10 . vii 10 13 = ) 16 7 2a e725) 25 28 . 29 29 34 39 4 el 50) - 56 58 61 - 62 Instalaciones hospitalatias Inspeccién y mantenimiento del equipamiento médico Anexo: Consideraciones econémico-financieras para el establecimiento de un servicio de mantenimiento del nivel local . vi Presentacién gPor qué esta iniciativa OPS/Kellogg? Durante afios muchas de las iniciativas de la Organizaci6n Panamericana de la Salud (OPS) han recibido apoyo de la Fundacion W.K. Kellogg. Cuando los ministros de salud de los paises de América Latina y el Caribe se reunieron en la XXII Conferencia Sanitaria Panamericana y aprobaron una resolucién para transformar los sistemas nacionales de salud con base en el desarrollo de los sistemas locales de salud (SILOS), también recomendaron realizar una evaluacién de las experiencias de Ja puesta en préctica. Para ello se emplearia una metodologia innovadora, orientada hacia el apoyo de otras actividades concretas llevadas a cabo en los paises, ccon el objeto de brindar mejores condiciones de vida a las comunidades. De 1990 a 1993 la OPS y la Fundacién W.K. Kellogg elaboraron un proyecto conjunto para evaluar los sistemas locales de salud (SILOS) denominado "Evaluacin para el cambio". Esto Tev6 a un anilisis a fondo del contexto y de las instituciones de diversas comunidades y de la actuacién de los lideres de SILOS en Bolivia, Brasil, Colombia, Dominica, Haitf, México, a Repiblica Dominicana y San Vicente y Jas Granadinas, con una serie subsiguiente de Publicaciones conjuntas.” La serie de publicaciones mencionadas anteriormente estaban de acuerdo con el mandato del Consejo Directivo de la Organizacién Panamericana de la Salud de reforzar los sistemas locales de salud, promover estudios para crear nuevos modelos operacionales 0 sus componentes criticos, evaluar la equidad, eficiencia y calidad, asi como la cobertura obtenida, Ia utilizaci6n eficiente de recursos y el grado de participacién comunitaria, También de acuerdo con este mandato, la investigacién para estas publicaciones se realiz6 basicamente con proveedores de servicios y la comunidad, faciliténdose la aplicacién de los resultados en las medidas correctivas para una mejor salud de la poblacién. * _Acciones integradas en los sistemas locales de salud: anélisis conceptual y apreciacién de programas seleccionados en América Latina. Cuaderno Técnico No. 31, Organizacién Panamericana de la Salud, Washington, D.C., 1990. También publicado en portugués por la Biblioteca Pioneira de ‘Administracion e Negécios-PROAHSA, Sto Paulo, 1990, Strengthening the Implementation of Local Health Systems-The English Speaking Caribbean Countries--Assessment for Change. Serie SILOS No. 16, Pan American Health Organization World Health Organization, Fundacién W.K. Kellogg, Washington, D.C., 1992. También publicado en portugués por la Facultad de Salud Péblica de la Universidad de Sa0 Paulo, Brasil, 1995. Evaluacién para el cambio: Bolivia, Haitt y Repiblica Dominicana, Serie SILOS No. 25, Organizacién Panamericana de la Salud/Organizacion Mundial de la Salud/Fundacion W.K. Kellogg, Washington, D.C., 1993. También publicado en portugués por la Facultad de Salud Péblica de la Universidad de Sio Paulo, Brasil, 1995. vii {Cual tue et resultado de las investigaciones? Se encontré que en el pasado la evaluacién de los programas de salud solia estar dirigida a actividades aisladas, fuera del Ambito del proceso administrativo. Por otro lado, en los actuales studios realizados por el proyecto OPS/W.K. Kellogg lo que interesaha constantemente era identificar posibles soluciones administrativas para los cambios inmediatos 0 de mitad del periodo ‘de implementacién de las transformaciones La evaluacién se Nev6 a cabo mediante 1a recopilacién y el andlisis de datos, usando diferentes metodologias, para determinar a pertinencia de la planificacién de los servicios de salud en los sistemas locales, el progreso alcanzado durante la ejecucién y los mecanismos de control de la eficiencia para vencer las dificultades. En todos los casos se pretendfa establecer una estrecha relaci6n entre el administrador local y el investigador. Se encontré que el papel del administrador local era mds evidente en las fases iniciales del proceso de evaluaci6n, en fa observacién de la pertinencia del programa, mientras que el papel del investigador se destacaba mas en el andlisis del impacto. ¢Cuales deficiencias fueron encontradas? Prescindiendo de la regién analizada, los SILOS evaluados presentaban deficiencias cominmente encontradas también en otros servicios de salud de América Latina. Los indicadores principales mostraban la necesidad de capacitar a los Mderes del sector salud en ADMINISTRACION, EPIDEMIOLOGIA Y METODOLOGIA OPERACIONAL, asi como la necesidad de interesarse més por la CALIDAD de los servicios prestados, sea de atencién ambulatoria u hospitalaria. Principates problemas i jentificados: ® Deficiencias en la coordinacion intra y extrasectorial. ® Sistemas administrativos, clinicos y epidemiol6gicos ineficientes. Escaso aprovechamiento de la informacidn existente para la adopciGn de decisiones. Necesidad de capacitacién permanente de recursos humanos en determinadas areas. @ Deficiencias en el mantenimiento de instalaciones y equipo. = Resistencia a la descentralizacién de la autoridad para tomar decisiones en el nivel local. ™ Conocimientos técnicos timitados para la programaci6n y la gestiGn estratégica locales. "= Administracién inadecuada de material, medicamentos, vacunas y otros suministros. = Falta de motivacién y de preparacién para actuar en equipo. "= Conocimiento limitado de la administraci6n financiera en el nivel local. . Falta de normas para la referencia y contra-referencia de pacientes, Desconocimiento de las técnicas de evaluacién de la calidad. Ninguna tendencia a utilizar indicadores epidemiolégicos para tomar decisiones. Descuido en Jas técnicas bésicas de saneamiento y desconocimiento de los procedimientos de proteccién ambiental. Por qué publicamos esta serie de Manuales? En vista de las cuestiones identificadas en las observaciones de estudios de casos, la OPS. de acverdo con Ja Fundacién W.K. Keltogg, decidié publicar una serie de manuales con objetivos sgenerales orientados a incrementar el desarrollo econdmico y social en los SILOS mediante una ‘mejor administracién del sector salud; mejorar la productividad de los servicios pablicos y mejorar las condiciones de saneamiento en e! nivel urbano (proteccién ambiental) y en la lucha contra las condiciones de vida insalubres. Cudles temas son tratados en los Manuales? ‘Los temas tratados en esta serie HSS/UNI de Manuales son: 1, Tendencias contempordneas en la gestiOn de la salud. 2. Conceptos sobre programacién en los sistemas locales de salud. 3. Recursos humanos en salud. 4. Administraci6n de recursos materiales en salud. 5. _Administracién de sistemas de suministro de medicamentos y vacunas. 6. Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo 7. Administraci6n financiera para gerentes de salud. 8. Pautas para el establecimiento de sistemas locales de informacién. 9. Gerencia de la calidad. 10. Vigilancia epidemiol6gica. 11, Vigilancia sanitaria. 12. Vigilancia ambiental.” ZA quién sirven estos Manuales? Los Manuales fueron preparados para auxiliar tas actividades de gerencia diaria de los responsables superiores por la administraci6n de sistemas locales de salud y sus componentes. Las euestiones son tratadas de manera amplia para el no especialista en los temas, y no tiene el objetivo de ensefiar técnicas bésicas de procedimientos. Su formato fue hecho con el propésito de recibir revisiones periddicas y eventuales actualizaciones de sus capitulos. Esperamos asi haber contribuido, por fo menos en parte, para la solucién de problemas identificados en las evaluaciones realizadas. Humberto de Moraes Novaes Asesor Regional en Administracion de Hospitales y Sistemas de Salud Editor General de la Serie * La Divisi6n de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Salud de la OPS/OMS sigue preparando otros ‘Manuales para esta Serie PALTEX de documentos operativos: No. 13, Prevencién y control de infecciones hhospitalarias (incorporado en el Volumen IV de esta setie), y No. 14, Prototipo de educacién en administracién hospitalaria, ix Conceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud Introduccién La organizacién apropiada del proceso de desarrollo de Ia infraestructura fisica de los servicios de salud se constituye en tema de primordial importancia. La funcién funda- mental de los establecimientos de salud para hacer accesible los servicios a la poblacién del continente, deberé ser complementada con Ia de incorporar a dichos servicios, en la medida que sea necesario y dentro de las posibilidades reales de cada pats, los elementos y beneficios del incremento tecnol6gico moderno. Su planificacién, desarrollo, mantenimiento y conservacién requieren de una cuidadosa atencién, Los andlisis de su propia situaci6n realizados por los pafses, como parte de los esfuerzos para extender la cobertura de los servicios, hhan puesto de manifiesto que las politicas nacionales para la planeacién, disefio, construccién, equipamiento y mantenimiento de establecimientos de salud frecuentemente no han tenido una aplicacién real. Las circunstancias en las cuales, hist6ricamente, se ha desarrollado la infraestructura fisica, no han dado la oportunidad ni el tiempo necesarios para crear mecanismos efectivos de aplicacién de dichas politicas. Debido a la necesidad de atender situaciones de "emergencia", frecuentemente ha sido necesario responder a este campo con actividades que si bien han facilitado soluciones en situaciones criticas, por su carfcter epis6dico, tales experiencias solo han contribuido en forma modesta al desarrollo de la capacidad autéctona y eficiente para el manejo de las inversiones cen infraestructura fisica, Ante la evidencia que los recursos fisicos en salud suften un progtesivo proceso de deterioro, el papel del _mantenimiento consiste en: © Asegurar la correcta operacién ¢ incrementar la confiabilidad de los sistemas basicos de ingenierfa, instalaciones y equipos del hospital a través de la realizacién de actividades de organizaci6n, direccién, planeacién, ejecucién y control, 3 Aplicar politicas, métodos y técnicas de conservacién, con miras a lograr una disminuciéa en la incidencia de fallas imprevistas, asf como incrementar la productividad, confiabilidad, seguridad, eficiencia y eficacia del recurso. fis garantizando las Sptimas condiciones de bienestar para el paciente. EJ mantenimiento es, ante todo, la gerencia y administracién de recursos sobre bases s6lidas de ingenieria y las decisiones técnicas deben ser confiables y estar basadas en informaciones que faciliten un conocimiento real de los problemas. 2 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo EI mantenimiento no es, en manera alguna, ‘un fendmeno estético. Por el contrario, y aunque parezca paraddjico, es fundamen- talmemte un concepto evolutivo. Mantener, desde el punto de vista técnico-econémico, implica la realizacién de todos los actos necesarios para que la obra civil, instalaciones, equipos y 10s grupos humanos que los operan y conservan, hagan posible, en forma permanente, la’ generacin de bienes y servicios en condiciones 6ptimas de economfa o, por lo menos, en las. mismas condiciones relativas con que iniciaron su operacién. La incidencia del mantenimiento de ta infraestructuca fisica en salud sobre la operacién de los centros de peoduccién determina, en gran parte, los niveles de productividad. En muchos casos, la operaci6n deficiente de los equipos, y en otros la imprevisiGn para crear las reservas de sustitucién, da origen a la interraycién del proceso productive y con ello se contrarresta 0 se anula el rendimiento de un equipo cuyas caracteristicas de disefio y operacin iniciat prometfan éptimos niveles de eficiencia. Bajo condiciones normales de uso todo ‘equipo tiene un correcto estado de ‘operacién, condicionada al ambiente y a los defectos de fabricacién ¢ instalacin considerados como aceptables. Todo defecto imputable al uso tiene asociado un incremento en el nivel de desgaste, el cual determina las acciones de mantenimiento que han de tomarse cuando se ha aleanzado ei limite de deterioro. En la préctica de la medicina moderna el uso de equipos altamente complejos, producto del desarrollo tecnolégico, determina un gasto cada vez més creciente imponiendo uuna gran inversion de capital que es necesario proteger mediante adecuados sistemas de mantenimiento, incluyendo la capacitacién de personal técnico de operacion y mantenimiento, normas de seleccion y adquisicién de insumos, ast ‘como la aplicaci6n de técnicas modernas en la operacién y conservacién del equipamiento médico hospitalario. Si la formacion de un capital aplicado a bienes de produccién de servicios médica asistenciales exige el uso intensivo de tecnologia, de esfuerzo y experiencia, el conservarlo requiere de elementos similares y de hecho el garantizar la capacidad productiva del recurso fisico en salud en a forma més eficiente y econémica, equivale a mantener 0 incrementar el capital invertida, Pero més significante ain que la inversion econémica en sf es la prestacién de los servicios de salud a la poblaci6n, para lo ‘cual 10s Establecimientos de salud fueron creados. No existe un patron de comparacién, en términos de dinero, para compensar una incapacidad fisica 0 la pérdida de una vida humana por causa de la falla o ma} funcionamiento de un equipo. Proteger una cuantiosa inversion es importante, pero asegurar la asistencia médica adecuada, en el momento oportuno, 10 es mucho més mantenimiento, o di El evitar las consecuencias graves debidas al deterioro es la razén de ser del 10 de otra manera, la esencia del mantenimiento esté en eliminar los puntos débiles: aquellos en los cuales la frecuencia de falla, a pesar de ser de irregular aparicién, amerita una accién para su correccién definitiva. Conceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud 3 Figura 1. Efecto del mantenimiento sobre ta vida util y capacidad operativa de la Infraestructura fisica del hospital | MANTENIMIENTO DEFICIENTE | COPERACION DEFICIENTE INFRAESTRUCTURA FISICA DEL HOSPITAL, | | | MENOR CAPACIDAD | aumenta ee costo ee i | DE SERVICIO DURANTE Or oPcRAGON lal su RENDIMIENTO be Servicio DURANTE i i vumentac.costo |e —_seeouce — L-—+| _amevon riewro oe DE REPOSICION | suvion ure | senvicio Ac pacenre ~ | EFECTOS NEGATIVOS SOBRE OTROS EQUIPOS YI SERVICIOS DE La INSTITUCION ¥ EFECTO DIRECTO: _SE REDUCE SUSTANCIALMENTE LA CAPACIDAD, CALIDAD Y OPORTUNIDAD DE LOS SERVICIOS QUE PRESTA EL HOSPITAL. EFECTO INDIRECTO: PARA RESOLVER SITUACIONES DE EMERGENCIA SE DERIVAN LOS RECURSOS REGULARES CREANDOSE DEFICITS EN CTROS RENGLONES.| — NO HAY GARANTIA DE CALIDAD NIDE SEGURIDAD 4 Mantenimiento de tos servicios de salud: insilaciones y bienes de equipo Conceptos de un sistema de mantenimiento Un sistema de mantenimiento hospitatario contempla todas las medidas que son necesarias para conservar la obra civil, instalaciones y equipos de un establecimiento de salud en condiciones aceptables de funcionamiento, 0 de repararlos en caso necesario para garantizar su correcta operacién, Planificacién del mantenimiento Para que un programa de mantenimiento sea exitoso, requiere de una cuidadosa “planificacién”, responsabilidad que, tradi- cionalmente, recae sobre las autoridades de la instituci6n de salud y mas especificamente sobre el administrador, quien posee la autoridad y los conocimientos nevesarios para elaborar un “plan de mantenimiento” el cual, posteriormente, se traduciré en acciones que seran puestas en préctica por el Jefe de Mantenimiento det hospital. {Cuales son algunas de las razones para implementar un buen plan de mantenimiento? © La primera raz6n, y definitivamente la ‘més importante, es la proteccién de la vida y la garantia de seguridad del paciente. ‘Ademés del excesivo costo que representa para la instituci6n un deficiente programa de mantenimiento, e] "tiempo muerto" del equipo hospitalario genera setios riesgos para Ja vida de 1as personas a las cuales, potencialmente deber4 prestar sus servicios. © Una segunda razén es la economia Debido a los crecientes costos de la atencién, hospitalaria, es de primordial importancia la aplicacion de medidas para reducirlos. Es cierto que existen muchos elementos que resultan dificiles de controlar, conto en el caso de los salarios y los suministros médico-hospitalarios, pero algunos pueden ser minimizados. Tal es el caso de las reparaciones de la obra civil, instalaciones, equipos ¥ el control del consumo de los recursos energéticos y los fluidos. 2 Como una tercera razén, pueden ser considerados los aspectos relacionados con el impacto de un bven programa de mantenimiento sobre las _“relaciones piblicas". El mejor "relacionista” del ‘mundo no podré realizar su trabajo en un hospital que presente altos riesgos para la vida e integridad, tanto de tos. pacientes como para el personal de planta y los visitantes. Los usuarios esperan que de todos io8 lugares del mundo el hospital sea 1 lugar donde se presenten menores riesgos ¥y peligros para su salud e integridad fsica. ‘Como anélisis final, el administrador tiene la responsabilidad basica de que el hospital se encuentre listo, en todo momento, y que funcione dentro de los mas estricios pardmetros de calidad y eficiencia. Pero, chmo puede el administrador conocer, elemento por element, si la planta fisica del hospital, inctuyendo sus instalaciones y equipos, operan correctamemte y estén siendo mantenidos en forma adecuada? Existen muchas formas de lograrlo: Resolta axiomético el afirmar que "una onza de prevencin es mejor que una libra de cura". Unas pocas gotas de aceite aplicadas motor eléctrico de un equipo puede prevenir que este sufra desperfectos mayores, con el consiguiente aumento proporcional de los costos de reparacién incrementados por el “costo funcional” que representa el ‘mantener el equipo fuera de servicio durante un periodo determinado de tiempo. Conceptualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud $ La primera es el _convencimiento inequivoco de parte del administrador de que resulta esencial el contar con un buen “programa de mantenimiento", con sus diferentes modalidades de aplicacién, En seguida, asumiendo que el administrador cree firmemente en fa necesidad de contar con él, deberd asegurarse de que cuenta con fa persona adecuada al frente del Servicio de Mantenimiento, que posea los conocimientos necesarios y demuestre interés por implantar y llevar a feliz término el programa. © Una vez que el programa ha sido establecido el administrador requeriré de mecanismos de informacién que le permitan evaluar el desempefto del programa, en todos sus aspectos, y a todo lo largo y ancho del hospital. © Finalmente, el administrador debera destinar los fondos necesarios para el ‘mantenimiento. En un hospital, los objetivos basicos son la conservacién de la vida y la recuperacién de lz salud de los pacientes. Resulta imposible darle un valor monetario a la vida. La sustitucién de “econom{a” por “calidad” se traducira en detrimento de la atencién médica y hospita- laria, con los consiguientes riesgos para el bienestar y salud de los pacientes.” Caracteristicas de un programa de mantenimiento La aceptacién del reto de iniciar ¢ imple- mentar un “sistema de mantenimiento plani- ficado" es a todas luces esencial. Sin embargo, deber4n ser reconocidos algunos factores basicos si se pretende que el programa tenga éxito. * Sobre el tema de gerencia de la calidad en los servicios de salud, véase el Manual No. 9 de esta Serie. {Cuédles son los factores que garantizan que el programa sea exitoso? © Cualquier persona involucrada en el proyecto debe creer en el sistema y estar plenamente convencido de sus beneficios. © El sistema adoptado debe ser simple y claro pero con la suficiencia necesaria para satisfacer las necesidades y requerimientos tecnol6gicos de cada instituci6n hospitalaria en particular ser el medio y no el fin gltimo, © El programa debe contar con un sistema de informacién apropiado para facilitar la gestién. Criterios para establecer un programa de mantenimiento La planificacién del mantenimiento exige la existencia de un programa, el cual debe incluir los siguientes puntos erfticos: © una cuidadosa evaluacién del universo de accién del programa; © uma decisién tomada con base a claros criterios de ingenieria sobre aémo, con quién y cuando realizar cada tarea 0 procedimiento; El servicio de mantenimiento del hospi- tal no es un "generador de ingress" para la institucién; pero un buen mane- Jo técnico-administrativo puede justifi- car plenamente su existencia por las economfas que genera y por la garantia de contribuir a proporcionar una ade- aciente. 6 _Mantenimienio de los servicios de salud: insialaciones y bienes de equipo Figura 2. Locisnica ‘SUMINISTROS CONCIENTIZACION PRESUPUESTO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: ‘TECNICOS, INFORMACION SC ASISTENCIA TECNICAS, INVENTARIO. DE RECURSOS FISicos ADMINISTRACION GENERAL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PLAN DE MANTENIMIENTO 'Y CONSERVACION DEL RECURSO FISICO "ACCIONES DE MANTENIMIENTO. INFRAESTRUCTURA ounaiwyaino3: SSNOIOVIVISNI Factores que intervienen en el proceso de planificacién det mantenimniento de establecimiento de salud DECISION POLITICA PERSONAL, TECNICO TIPOLOGIA DEL. MANTENIMIENTO ORGANIZACION FACILIDADES, LOcATIVAS HERRAMIENTAS. Y Equieas Conceprualizacién del mantenimiento del recurso fisico en salud 7 cid completa de lo que es necesario inspeccionar en cada unidad funcional, incluyendo pardmetros de desempefio tales como: temperatura, presiones y otras lecturas especificas que son normales en el funcionamiento de los equipos; ‘© instrucciones detalladas y precisas sobre los procedimientos técnicos a realizar, incluyendo situaciones especiales 0 . cuando sea pertinente; © decisiones sobre la frecuencia y extensién de las acciones de mante- nimiento; + cuidadosa selecci6a y capacitacién del personal técnico responsable del programa de mantenimiento preven tivo; * un sistema de manejo y procesa-miento de la informacién bien definido, que contemple un minimo de trabajo secretarial de parte del personal técnico y administrativo del mantenimiento; © establecimiento de un efectivo sistema de supervisién, control y evaluacién de los procedimientos, normas y directrices técnico-administrativas _implantadas dentro del programa, tanto para el servicio propio como para los contratos ccon terceros.” Programa de mantenimiento preventivo sistemdtico Con el objeto de obtener Ia maxima eficien- ccia y Ia Optima operacién de los equipos existentes dentro del hospital, se requiere de un sistema I6gico y probado de “manteni- ‘miento preventivo” debidamente ptanificado y estructurade. Este sistema previene las fallas e interrupciones en la operacién de la obra civil, instalaciones y equipos a través Sobre el tema de administracién de recursos humanos, véase e! Manual No. 3 de esta Serie. de sus cuatro tareas basicas: limpieza, ins- pecci6n, lubricaci6n y ajuste. La carga de trabajo de mantenimiento preventivo se determina como producto de tun detallado estudio de las actividades a realizarse sobre la infraestructura fisica del establecimiento de salud y de una cuidadosa seleccién, en funcién de os criterios de vulnerabilidad, costo, servicio critico, y no eritico y otros factores relevantes Es en su esencia, un programa disefiado para facilitar la inspeccién periédica, servicio de limpieza y realizacion de reparaciones y ajustes de rutina de la obra civil, instalacién Y equipos dentro de! hospital Su propésito se fundamenta en el descubri- miento oportuno y nticipado de aquellas condiciones anémalas que podrian conducit a interrupciones no previstas en la operacién normal del equipo, ser causante de lesiones al personal 0 producir daftos que reviscan ‘mayor gravedad, con ef consecuente aumen- to en ef costo de las reparaciones y, en algunos casos, obligar al reemplazo prema- turo de Ta unidad antes de la expiracién de su perfodo de vida til. Ineludiblemente, el mantenimiento preven- tivo debe apticarse sobre toda la infraes- tructura fisica del establecimiento de salud, ya que de su grado de efectividad depende ta garantia de buen funcionamiento de la misma a lo largo del tiempo. Las fallas en sv adecuada aplicacién casi siempre se traducen en desorden, anarquia y altos costos, con la consiguiente generacién de problemas adicionales de todo tipo, téeni- cos y no tecnicos, que tarde o temprano son causantes del deterioro, total o parcial, tanto de la obra civil como de tas inst eguipas det hospital. 8 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo Programa de mantenimiento correctivo El "“mantenimiento correctivo", o curative’, comsiste en la realizacién de reparaciones de emergencia que se efectian para evitar que la infraestructura fisica se convierta en inoperable 0 para recuperar sus condiciones operativas y funcionales dentro del corto plazo. La asignacién de prioridades _reviste particular importancia en el mantenimiento correctivo, ya que por su misma naturaleza, si estas actividades no se limitan a lo estrictamente necesario, puede Megar a consumir 1a totalidad de los recursos materiales y econémicos disponibles para mantenimiento, con un desmedro en ta calidad, eficiencia y oportunidad de las actividades de conservaci6n. Programa de reparaciones, reformas y/o ampliaciones Los frecuentes cambios tecnolégicos en materia de salud, 1a creciente dinémica hospitalaria impuesta por la moderna pedctica de la medicina moderna, y el aumento en la demanda de los. servicios médico-asistenciales, exigen con mucha frecuencia la remodelaci6n o ampliacién de 1a planta fisica, ast como ta actualizacion 0 modernizacién de las instalaciones equipos. Por consiguiente, este tipo de trabajo deberd ser tomado en cuenta dentro de la programacin de actividades del Servicio de Mantenimiento y ser igualmente programado y desarrollado dentro del sistema propuesto, El programa de mantenimiento preventivo deber4 elaborarse sobre bases técnicamente bien estructuradas y con la premisa de mantener el equipo en éptimas condiciones funcionales y de seguridad. Conceptualizacién del mancenimiento del recurso fisico en salud 9 Figura 3. _Criterios para establecer un programa de mantenimiento y conservacién. DIRECTIVO. NIVEL NIVEL EJECUTIVO NIVEL OPERATIVO DIRECCION DEL HOSPITAL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PLAN DE ACCION ‘METaDOLOGIA ‘COBERTURA Proceot eNOS wens ¥ omserivos SeteccionY CAPASRACON STpeRVISTOR CONTROL MENTACION VAWACIOD Conceptos de la gestién administrativa de los servicios de mantenimiento en el nivel institucional Desarrollo de la infraestructura de Jos servicios de salud EI sistema de servicios de salud es un conjunto de elementos y mecanismos relacionados y organizados @ través de los cuales la inffaestructura de servicios, recussos humanos y financieros se ordenan ‘y esttatifican dando forma a los instrumentos operatives de la tecnologfa médica y sanitaria para realizar servicios de salud integrales. La necesidad de superar las testricciones de cardcter politico, administrativo econsmico-social, ha dado origen a la formulacién de politicas, planes y programas orientados a lograr una mayor eficiencia en la utilizacién de los recursos asignados ai sectot salud. Las tendencias observadas en los pafses de América Latina indican la renovacién de cesfuerzos para hacer efectiva la coordinacién iciones del sector, mejorar las materia de administracién y fortalecer los niveles descentralizados del sistema de servicios, como condicién necesaria para lograr la implamtaciéy, definitiva de los esquemas de regionalizacién. Los sistemas locales de salud (SILOS), conforman el punto focal del sistema administrativo y se constituyen en uno de tos componentes bisicos de la extensién de cobertura, a través de sus efectores, que forman parte de ta ted de servicios de salud y garantizan el acceso de Ia poblacién a tos servicios médicos mediante el desarrollo de acciones oportunas, eficientes, eficaces equitativas. Sin embargo, a este nivel, es notoria ta debilidad © incapacidad institucional para cumplir con las acciones bésicas en materia de la conservaeién y el mantenimiento de la infraestructura fisica en salud, en vista de que no aparece una definicién clara y precisa de sus funciones, responsabilidades y lineas de accisn, En consecuencia, la estructura predominante no satisface las necesidades reales en la materia y ha sido superada, ampliamente, por los problemas existentes, tanto en el orden técnico como funcional y administrativo, La inexistencia de sistemas nacionales de ingenieria, conservaci6n y mantenimiento de Ja infraestructura fisica en salud, que actien coordinada y paralelamente con ef desarrollo Y¥ ejecucion de proyectos para la Construccién, ampliacién y/o remodelacién, asi como el equipamiento de estable- cimientos de salud, ha producido serios problemas de tipo fisico-funcional. Estos problemas aunados a Ja carencia de acciones efectivas de mantenimiento, han conducido a los venttos asistenciales a situaciones operativas muy precarias, por razén del mal estado de su obra civil e instalaciones bisicas, tanto en las Areas. especializadas para atencién del paciente, como en las de servicios de apoyo. En la gran mayoria de las instituciones no existen instalaciones y talleres adecuados y el "mantenimiento” se reduce a ta eplicacién de acciones correctivas bésicas, efectuadas en forma elemental, por parte de personal empirico” 0 con escasa preparacién y sin rningin criterio u orientact6n de tipo téenico, ocasionando, en consecuencia, dafios més Conceptos de la gestin administratina de tas servicios de mantenimiento en el nivel instiucional 11 serios y en muchos casos la inutilizaci parcial 0 total de los equipos. EI alto grado de obsolescencia fisico- funcional alcanzado en la actualidad por este motivo, ha generado la necesidad de reinvertir, prematuramente, _cuantiosas sumas de dinero en la adquisicién de nuevos equipos, algunos de ellos producto de sofisticadas tecnologias desacordes con la capacidad del pafs de garantizar su operacién y mantenimiento, Un alto porcentaje de los mismos no ha podido ser instalado, — manteniéndose almacenado en algunos casos por espacio de Varios afios, comprometiendo en forma desafortunada los escasos recursos econd- micos que, e otras circunstancias, podrfan set destinados a la conservacién y/o ‘mejoramiento de la infraestructura fisica y la capacidad instalada de los establecimientos de salud del sector, y a la adquisicién de tecnologfas més apropiadas. Recursos humanos’ No se han establecidos criteriosy Procedimientos para la seleccién contratacién de personal técnico para atender las crecientes necesidades de mantenimiento, a todo nivel. De hecho, no se dispone de programas espectficos orientados a mejorar el nivel de entrenamiento y capacitacién del personal comprometido en labores de ‘mantenimiento y conservacién del recurso fisico, Sobre el tema de administracién de recursos humanos, véase el Manual No. 3 de esta Serie. Recursos econémicos y financieros Se reconoce que existe insuficiencia de recursos financieros para atender as necesidades de mantenimiento y conser- vacién del recurso fisico. Sin embargo, tradicionalmente, han sido asignados algunos Pequefios rubros para atender acciones prioritarias; pero en la mayoria de los casos, resultan inadecuados e insuficientes. Existe una deficiente formulacién y asigna- cidn de los presupuestos operatives a nivel de los establecimientos de salud. A esto se suma la poca o ninguna importanci2 dada a la funcién de mantenimiento a nivel institucional. Generalmente, las erogaciones se realizan bajo circunstancias de manifiesta emergencia 0 cuando se presenta una interrupcién completa de los servicios. Recursos tecnolégicos La ausencia de estos recursos representa un grave problema para ef cumplimiento de la funcién de mantenimiento. La carencia de informacién técnica adecuada constituye un factor critico que dificulta enormememe la realizacién del mantenimiento del equipamiento médico hospitalario, Lo anterior, es consecuencia de que los manuales, instructivos, planos, diagramas, etc., quedan en poder de los proveedores 0 firmas contratistas at no set incluidos cuando se efectia la entrega de los equipos. Esto suele ser el resultado de la poca importancia ylo desconocimiento de las personas Tesponsables de 1a adquisici6n de bienes ¢ ‘nsumos hospitalarios. 12 Mantenniento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo La ausencia de regulaci6n, normatizacién y estandarizacién con respecto a los programas de adquisici6n de equipo médico-hospitalario {y en muchos casos sin ningin tipo de anilisis téenico) ha generado wn grave problema de “heterogeneidad” de los equipos en cuanto a su tipo, marca y procedencia, asi como condiciones de subutilizaciGn de los mismos. No se dispone de informatién préetica, de carécter técnico-administrativo, sobre aspectos de conservacién y mantenimiento, tales como: * manuales de organizacién, normas y procedimientos; ‘© programas y planes de mantenimiento técnicamente estructurados; * — instructivos de mantenimiento, repara- ign y calibracién de equipos; + planos actualizados, (arquitecténicos y de imstalaciones), de los estable- cimientos de salud. Instalaciones para almacenaje En la mayorfa de los casos, durante el proceso de planificacién y disefio de los establecimientos de salud, no son previstas las teas especificas para alojar las instalaciones necesarias para el servicio de mantenimiento. En consecuencia, con mucha frecuencia, se encuentra que han sido improvisados talleres en sitios totalmente inadecuados, como son 10s cuartos de calderas y subestaciones eléetricas. Como consecuencia de la falta de mantenimiento, deficiente usilizacién, caren- cia de repuestos, espera de instalacién, etc., existe en los hospitales una considerable cantidad de equipos que se encuentran fuera de servicio. En algunos casos, ante la carencia de bodegas adecuadas para su almacenarsiento provisional, se encuentran abandonados 0 deteriorindose, expuestos a Iz accién del polvo, la humedad y, con mucha frecuencia, a la intemperie. funcién asignada. Ademds de la ausencia de talleres adecuados, es muy notoria la carencia de equipos y herramientas para realizar las labores de mantenimiento y reparacién de la obra civil, instalaciones y equipos. Es frecuente que el personal asignado a mantenimiento se vea en la necesidad de utilizar herramientas de su propiedad para poder cumplir con ta Organizacié6n técnico-admi inistrativa del servicio de mantenimiento del hospital Principios de organizacién ‘Ademis del concepto general del ho como entidad dedicadz a fa atencién y recuperaciéa de los pacientes, el punto ‘dasico a tener presente antes de iniciar el proyecto de estructuracién y organizacién del Servicio. de Mantenimiento, es el convencimiento por parte de los directivos de la institucién de que es nevesar establecer, dentro de! marco referencial determinado por la organizacién general del hospital, un servicio gil y dinémico que posea la suficiente capacidad técnica y agilidad administrativa para llevar a cabo, ‘con el mayor grado de eficiencia, eficacia y oportunidad, los programas y careas asignados al mismo. Teniendo pleno conocimiento del medio, la cobertura y complejidad del programa de ‘mantenimiento de la obra civil, instalaciones ¥y equipos del hospital, deberd procederse a desarrollar la organizaci6n correspondiente que permitiré al personal técnico, administrative y auxiliar del Servicio de Mantenimiento, visualizar fécilmente las lineas de autoridad, sus deberes, funciones y responsabilidades. Tanto el tamafio del hospital como su disposicién fisico-funcional y arquitect6nica, son factores determinantes que condicionan fa organizacién del servicio de Manteni- miento. En general, su estructura debe estar acorde con las ‘necesidades, recursos disponibles y tipo de instalacién fisica, Funciones del servicio de mantenimiento ‘Algunas de as funciones principales establecidas para el Servicio de Mante- nimiento del hospital pueden ser: © Determinar, investigar y analizar los problemas capitales de conservacién y mantenimiento de la institucién. © Planear la organizacion y definir Componentes, sistemas, normas y procedi- mientos de conservacién de) hospital. © Determinar la necesidad de los recursos tecnolégicos, humanos y econémicos que sean necesarios para cumplir a cabalidad con la funcién de operacién y mantenimiento del recurso fisico. © Definir y establecer la organizacion de personal dentro del Servicio, determinando Claramente las funciones, responsabilidades ¥y su estructura jerérquica, tanto desde el punto de vista téenico como administrativo, © Establecer e implantar las “politicas generales" y "particulares" que regirén la operacién del Servicio, con base en la Politica establecida por los estamentos gerenciales y administrativo de la institucién de salud. 5 Prestar asistencia y asesoria técnica a la Direccién del hospital en todos los aspectos selacionados con el mantenimiento, adquisi- cién de bienes y equipos, proyectos de remodelaci6n, reforma o ampliacién de la planta fisica, etc. © Propiciar y apoyar el mejoramiento de la capacidad profesional, técnica, cultural y ‘econémica del personal asignado a mante- nimiento, a través de programas de capacita- cin en las diferentes Areas técnicas y de relaciones humanas, asf como la aplicacién de incentivos econémicos con el Snimo de fortalecer el espfritu de everpo y la mistica institucional. 14 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y blenes de equipo 9 Mantener una permanente _comuni- cacién con los jefes de la institucién, para faciltar Ya toma de decisiones, mejorar las condiciones en la prestacién de los servicios y alcanzar una mutua satisfaccién por la labor realizada. © Garantizar el suministro de los servicios bisicos que requiere fa institucién para su normal funcionamiento, en el marco del mejor criterio técnico y bajo dptimas condiciones de oportunidad, eficiencia seguridad y economfa. | Garantizar el cumplimiento de ta “funcién de mantenimiento", en sus diferentes modalidades, mediante la aplicacién de planes y programas, técnicamente estructurados, bajo estrictas normas de supervisi6n y control, tanto en el orden técnico coma administrativo. Reglamentos, normas y procedimientos ‘La estructura organizacional del Servicio de Mantenimiento del hospital, requiere de un eglamento interno que, en sus partes fundamentales, conceptuales y metodo Wegicas, se ajuste ala politica y siga las pautas del "reglamento general” adoptado por el hospital. El "Manual de Organizacién, Normas y Procedimientos"™ deber4 contener: Ja asignaci6n de la misi6n basica; la determinacién de las funciones y abjetivos; * ef establecimiento de fas capacidades y reas de accién; ‘Ia asignaciGn de fa planta de personal; © una estructura orgénica en la cual estén Claramente delimitadas las tineas de autotidad y establecidas las relaciones y medios de coordinacién intra € interinstitucional. Las normas y procedimientos constituyen en toda organizacién un elemento de gran valor para garantizar el cumplimiento de cualquier actividad, evitando la presencia de situaciones anormales, tanto en el aspecto técnico como administrativo, con ta consecuente presencia de traumatismos que

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