Informe Auditoria 2014

UNIPAZ
Decreto Ordenanzal 0331 de 1987

Gobernacin de Santander
NIT 800.024.581-3
INFORME DE AUDITORIA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DEL INSTITUTO

UNIVERSITARIO DE LA PAZ UNIPAZ
VIGENCIA 2014.
1 OBJETIVO AUDITORIA
Presentar el resultado de las auditoras para el Sistema Integrado de Gestin realizadas en el Instituto
Universitario de la Paz UNIPAZ del 16 al 23 de Septiembre del 2014 a los procesos Estratgicos,
Misionales, de Apoyo y Evaluacin acorde al programa de auditora integral institucional aprobado por
Resolucin de Rectora REC-920-14 del para la vigencia 2014.
El objetivo de la auditoria fue evaluar y verificar la eficacia, implementacin y mantenimiento del Sistema
de Gestin Integrado, con el fin de identificar oportunidades de mejora frente a los requisitos Norma
ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 el MECI 1000:2014 considerando adicionalmente los
procedimientos relacionados a los procesos, riesgos, controles, indicadores y planes de mejora.
2. DESCRIPCIN DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
2.1 Alcance
Verificar el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y MECI
1000:2014, as como la efectividad de las medidas implementadas para la mejora continua en cada
uno de los procesos de UNIPAZ.
2.2 Descripcin de los procesos Evaluados:
PROCESO
Gestin Estratgica Institucional
Gestin de Formacin
Gestin Financiera
Gestin Humana
Gestin de Bienes y Servicios
Gestin de Apoyo a la Formacin
Gestin de Registro y Control Acadmico
Gestin de Bienestar Universitario
Gestin de Calidad y Mejora
TIPO
Estratgico
Misional
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Apoyo
Evaluacin
SC5544-1
2.3 REQUISITOS EVALUADOS

2.3.1 Requisitos Generales:
4.1 (g) Gestin del Riesgo.
4.2.3 Control de Documentos.
4.2.4 Control de Registros.
7.1 Planificacin de la Realizacin del producto o Prestacin del Servicio.
7.5.1 Control y produccin de la prestacin del servicio.
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos.
8.4 Anlisis de datos. U n i d o s
s o m o s
m s
Centro de Investigacin Santa Luca Km 14 Va Bucaramanga. Telfono: 314 275 6561- 304 576 2211/ 6025185/ 6025419/ 6026100
informacion@unipaz.edu.co - Pgina Web: www.unipaz.edu.co
Barrancabermeja / Santander /Colombia
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NIT 800.024.581-3
8.5.1 Mejora continua.

8.5.2 Accin Correctiva
8.5.3 Accin Preventiva
2.3.2 Requisitos especficos:
Para los procesos de Bienestar Universitario, Registro y Control Acadmico y Apoyo a la Formacin se
revis el requisito 8.3 Fallas en la prestacin del Servicio y 8.2.1 Satisfaccin del Usuario
Para el proceso de Gestin Humana (6.2.2), Proceso de Bienes y Servicios (6.3 y 7.4)
.
2.3.3 Documentos evaluados:
Procedimientos escogidos de manera aleatoria aplicables al proceso y publicados en la Pgina

Web Institucional en el link http://www.unipaz.edu.co/ucalidadmapa.html .
Caracterizacin del Proceso
Mapa de Riesgos por proceso
Medicin y anlisis de indicadores
Listas de Verificacin
Planes de Mejoramiento cerrados
Planes de Mejoramiento nuevos documentados.
2.4 METODOLOGA
Se adelant por parte del equipo de Auditores Internos de UNIPAZ el proceso de verificacin a los 9
procesos Institucionales, asignando 2 auditores por proceso.
Para llevar a cabo este proceso por parte de la Institucin se cont con un equipo auditor de 14 funcionarios
de acuerdo al cronograma establecido para la realizacin de la Auditora, quienes recibieron preparacin para
el desarrollo de la auditoria.
Se evidenci el inters por parte de los auditores en profundizar conocimiento y manejo de las normas
en mencin.
Se enviaron los 9 planes de auditora integral a los respectivos responsables de los procesos a auditar,
De manera complementaria se realiz taller de orientaciones para los auditados.
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EQUIPO AUDITOR
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s o m o s
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Cuadro 1. Equipo Auditor
FECHA
PROCESO A AUDITAR
AUDITOR/ROL
Leonardo Correa (Auditor lder )
Alicia Gmez Rueda (Auditor interno )
11 JUNIO 2014
Gestin de Apoyo a la
Formacin
16 JUNIO 2014
Gestin Humana
10 JUNIO 2014
Gestin Estratgica
Institucional
16 JUNIO 2014
Gestin de Bienes y
Servicios
11 JUNIO 2014
Gestin de Bienestar
Universitario
12 JUNIO 2014
Gestin de Registro y
Control Acadmico
11 JUNIO 2014
Gestin de Formacin
Jorge Gmez (Auditor lder)

Pablo Rojas Carrero (Auditor interno)
24 JUNIO 2014
Gestin Financiera
Aizar Meja (Auditor lder )

Juan Manuel Bayona (Auditor interno)
10 JULIO 2014
Gestin de Calidad y
Mejora
Janice Ballesteros Bandera (Auditor lder )

Martin Javier Celis (Auditor interno)
Hilva Isabel Pacheco Poveda (Auditor lder )
Ren Mauricio Dvila Moreno (Auditor interno)
Johnny Meza Jaraba (Auditor lder) Janice
Ballesteros Bandera (Auditor interno)
Johnny Meza Jaraba (Auditor lder )
Mildred Flrez Alvarado (Auditor interno)
Claudia Milena Estrada Surez (Auditor lder )
Alfredo Gmez Navarro (Auditor interno)
Hilva Isabel Pacheco Poveda (Auditor lder )

Janice Ballesteros Bandera (Auditor interno)
3. DESCRIPCIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 Requisito con mayor reporte de incumplimiento:
Control de Documentos
Documentos desactualizados, con referencia de normativa desactualizada, documentos propios sin
control.
Control de registros
Registros solicitados no disponibles.
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Mejora
No se documentan los mejoramientos realizados.
Anlisis de Datos
No se realiza anlisis datos de los indicadores existentes.
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3.2 Hallazgos generados por proceso:

A continuacin se dan a conocer los hallazgos consolidados ms relevantes de la Auditora Interna del
ao 2014.
Analizados cada uno de los hallazgos y en concordancia con los criterios de auditora, se determinaron
15 observaciones (Hallazgos que de persistir pueden resultar en una situacin que afecte el sistema)
y 18 no conformidades (Ausencia o falla total del Sistema de Gestin Integrado para cumplir un
requisito establecido), reportadas as:
PROCESO
REQUISITO
HALLAZGO
Gestin Estratgica 4.1

Requisitos
Institucional
Generales
O
Gestin
Formacin
Gestin
Formacin
de NTCGP1000:2009
numeral
8.2.3
Seguimiento
y
medicin de los
Procesos
de NTCGP1000:2009,
numeral
4.2
Gestin
Documental
Gestin Financiera
4.2.3 Control
Documentos
de
O
Gestin Humana
Gestin Humana
NTCGP1000:2009
numeral 8.2
NTCGP1000:2009
numeral 4.2
NC
U n i d o s
s o m o s
DESCRIPCIN
Falta la actualizacin mediante acto

administrativo que permita evidenciar la
integracin entre los Sistemas de Gestin
Acadmicos y los Administrativos, en un
Sistema Institucional nico.
El indicador denominado integracin
entre los ejes sustantivos un indicador
que como su nombre lo indica integra los
ejes sustantivos de la institucin como son
la docencia, Investigacin y proyeccin
social, solo se limita a medir la integracin
en los proyectos presentados, pero no del
sistema en general. Se recomienda
disear un indicador que cumpla con esta
funcin.
No se evidencia reglamentacin
especfica alusiva a la Proyeccin Social
Institucional. Se recomienda hacerlo
explcito y normalizar las actividades
correspondientes al componente de
Proyeccin Social del proceso.
Algunos documentos no evidencian
claramente las modificaciones que se le
hicieron a la nueva versin, lo que puede
llevar a una confusin para cualquiera de
los miembros del proceso.
No se evidencio la evaluacin del
desempeo del personal.
En algunas carpetas existen formatos sin la
codificacin GHUM. Y en la ejecucin de
las capacitaciones algunos listados no son
formatos de registro, otros no estn debida
y completamente diligenciados. Se debe
mejorar el proceso de archivar
la
documentacin interna y externa que
permitan asegurarse de la eficaz
planificacin, de operacin y control de sus
procesos.
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Gestin Humana
NTCGP1000:2009
numeral 4.2
Gestin Humana
NTCGP1000:2009
numeral 8.2
Gestin Humana
NTGP1000:2009
numeral 8.2
Gestin de Bienes NTCGP1000:2009
y Servicios
numeral 4.1
O
NC
NC
NC
Gestin de Bienes
y Servicios
NTCGP1000:2009
numeral
7.4.1
y7.4.2
Gestin de Bienes
y Servicios
Gestin de Bienes
y Servicios
NTCGP1000:2009
numeral 4.2
NTCGP1000:2009
numeral 8.2
Gestin de Bienes
y Servicios
NTCGP1000:2009
numeral 4.2
NC
Gestin de Bienes
y Servicios
Gestin de Bienes
y Servicios
Gestin de Apoyo a
la Formacin
Gestin de Apoyo
a la Formacin
NTCGP1000:2009
numeral 8.2.3
NTCGP1000:2009
numeral 4.2
NTCGP1000:2009
numeral 4.2.1
literal d;
numeral 7.1 literal
d; numeral 8.5.2 y
8.5.3
NTCGP1000:2009
numeral
8.4 literales b y c
U n i d o s
NC
O
NC
NC
s o m o s
No se evidenciaron las resoluciones de

nombramiento del personal docente en la
respectiva carpeta.
No se evidencian los indicadores de
gestin.
No se evidencia el mapa de riesgos
No se evidencia el plan de Accin 2014
para el proceso, pero si se aprecia la
inclusin de sus metas en el plan de
Accin Institucional siendo una ausencia
parcial del procedimiento.
La informacin de los procedimientos
descrita en los pliegos de condiciones
aplicables del producto y/o servicio por
adquirir debe actualizarse con base en la
actualizacin a los requerimientos de ley o
internos.
El Normograma existente se encuentra
desactualizado.
No se evidencia la existencia de fichas
para evaluar y reevaluar a los
proveedores de servicios. Solo existe para
los proveedores de los bienes.
Se debe mejorar el proceso de archivar la
documentacin interna y externa que
permitan asegurarse de la eficaz
planificacin, orientacin y control de
procesos.
No se evidencia el plan de mejoramiento
resultante de auditoras anteriores.
El mapa de riesgos para el proceso se
encuentra incompleto.
No se evidenciaron durante la auditoria: el
documento correspondiente al plan de
mejoramiento, las acciones preventivas y
correctivas para el periodo B del 2013, ni el
inicio de la elaboracin del mapa de riesgos
, impidiendo el seguimiento a las acciones
que hayan efectuado.
Falta actualizar el inventario del material
bibliogrfico por ao de edicin, y lo
relacionado a los indicadores de frecuencia
de utilizacin del material bibliogrfico,
posibilidades de restitucin y actualizacin.
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Gestin de Apoyo
a la Formacin
NTCGP1000:2009
numeral 8.4
NC
Gestin de Apoyo
a la Formacin
NTCGP1000:2009
numeral
4.2.3 literal b y c
NC
Gestin de Apoyo
a la Formacin
NTCGP1000:2009
numeral
8.5.3 literal b y c
Gestin
de ISO9001:2008,
Registro y Control Numeral 8.2.4,
Acadmico
NTCGP1000:2009,
numeral 8.2.4
Gestin de
NTCGP1000:2009,
Registro y Control
numeral 8.3.
Acadmico
Gestin de
Registro y Control
Acadmico
ISO9001:2008,
numeral 8.5.1,
NTCGP1000:2009,
numeral 8.5.1
U n i d o s
NC
NC
NC
NC
s o m o s
Existen para la medicin dos indicadores

que aunque estn contemplados en este
proceso, no son responsabilidad directa
del mismo y que corresponden a medicin
del nivel de implementacin de las TIC y su
eficacia sobre el proceso misional de
formacin y la medicin de la eficacia de
utilizacin de los recursos audiovisuales y
su incidencia sobre el proceso de
formacin
Se presentaron fallas en el control registros
ya que no se evidencio el cumplimiento de
la etapa 4 del proceso de adquisicin
bibliogrfico para el periodo B del 2013 y
en el informe de avance del plan de accin
del periodo B del 2013, faltan casillas por
completar y se presentaron dos informes
con la misma fecha e informacin diferente
y en el procedimiento para prstamo
interbibliotecario, sin embargo hace un ao
se pas la solicitud de eliminacin del
mismo a calidad y no se ha efectuado el
seguimiento a esta solicitud.
A pesar que existe un software (winsis)
para consulta por parte de los usuarios,
este
no se encuentra en uso
y
actualmente se est diseando uno nuevo;
adems los pc asignados a la sala se
encuentran en mantenimiento.
No se est buscando los mecanismos para
conocer la percepcin del usuario al recibir
los diferentes productos y servicios que
entrega la dependencia.
No se evidencia el cumplimiento en el paso
a paso de los procedimientos establecidos,
siempre que es una constante el no trmite
de los formatos.
No se busca mejorar continuamente la
eficacia, eficiencia y efectividad del
proceso, mediante los resultados del
anlisis de indicadores, las auditoras
internas, el anlisis de datos, las acciones
correctivas y preventivas.
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Gestin de
Registro y Control
Acadmico
NTCGP1000:2009,
numeral 4.2.3
NC
Gestin de
Registro y Control
Acadmico
NTCGP1000:2009,
numeral 8.2.3
NC
Gestin
Bienestar
Universitario
Gestin de
Bienestar
Universitario
El MECI, en su elemento de control de

Procedimientos, determina que stos,
son un conjunto de especificaciones,
relaciones y ordenamiento de las tareas
requeridas para cumplir con las actividades
de un proceso por lo tanto en concordancia
con lo anterior se observ que algunos de
los
procedimientos
se
encuentran
desactualizados.
Los actuales indicadores de gestin del
proceso de Registro y Control Acadmico
no incluyen la medicin y el seguimiento
de la eficacia, eficiencia y efectividad del
servicio debido a que no existen
indicadores que permitan medir el impacto
(por ejemplo tasa de desercin), como
tampoco estn definidos indicadores que
midan la utilizacin de recursos
No se evidencio el diligenciamiento de la
casilla de % en tiempo en el plan de
accin del proceso
de NTCGP1000:2009,
numeral
4.2.4
Control
de
los
Registros
NTCGP1000:2009,
numeral
4.2
GESTIN
DOCUMENTAL
NTCGP1000:2009,
numeral 8.5.3
NC
El mapa de riesgos del proceso se

encuentra incompleto
NTCGP1000:2009,
numeral 8.5
NC
Las acciones preventivas, correctivas y de

mejora no se encuentran documentadas
Gestin de
Bienestar
Universitario
Gestin de
Bienestar
Universitario
Gestin de Calidad
y Mejora
Gestin de Calidad
y Mejora
Gestin de Calidad
y Mejora
NTC GP 100:2009,
numeral
7.2.3
Comunicacin con
el cliente
NTC
GP1000:2009,
numeral
4.2.
GESTIN
DOCUMENTAL
NTCGP1000:2009,
numeral
5.5.3
Comunicacin
Interna
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En la caracterizacin no se evidencio la
participacin de todos los procesos
clientes y proveedores
Se identific un bajo uso del servicio del

Buzn Virtual.
Calidad y mejora, no evidencia en forma

escrita la solicitud del mantenimiento
pgina web para acceder a la informacin
pertinente a los procesos institucionales y
en general publicados en los medios
virtuales dispuestos por UNIPAZ.
No se evidencia un link en la pgina que
cite los beneficios logrados por la cultura
de la Institucin para el personal que
ingresa a la institucin.|
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A continuacin se describen los resultados tomando diferentes perspectivas para su respectivo anlisis
3.3 Nmero de hallazgos por Requisito
A continuacin se presentan los resultados de la evaluacin recopilada frente a los criterios de auditora,
estableciendo as, una diferencia entre los requisitos del sistema de gestin integrado de la Norma
NTCGP1000:2009 y la forma como se lleva a cabo por parte de la Institucin. Estos hallazgos permiten
identificar de manera especfica las oportunidades de mejora que se requieren en algunos de los
procesos.
N HALLAZGOS POR REQUISITO

8
CANTIDAD HALLAZGOS
8
7
6
5
2
1
1
0
4.1
4.2 4.2.1 4.2.3 4.2.4 5.5.3 7.1 7.2.3 7.4.1 7.4.2 8.2 8.2.3 8.2.4 8.3
8.4
8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3
NMERO DEL REQUISITO
Grafico 1. Descripcin de nmero de hallazgos por requisito.
De la relacin de no conformidades detectadas en la evaluacin a la Norma ISO 9001:2008 y NTCGP

1000:2009, se puede concluir que el mayor porcentaje est representado en el numeral 4.2 Gestin
Documental ya que fue este el que en la mayora de procesos auditados present las mayores
falencias, tal como se describe en cada una de las auditoras, por cuanto este ser uno de los puntos
prioritarios para adelantar acciones de mejora.
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3.4 Porcentaje recurrencia del hallazgo por requisito
PORCENTAJE DE RECURRENCIA
% RECURRENCIA POR REQUISITO

25%
21%
20%
15%
10%
5%
11% 11%
8%
8%
5%
5%
3%
3%
3%
3%
3%
3%
3%
3%
3%
3%
3%
3%
0%
NUMERO DEL REQUISITO
Grafico 2. Descripcin de % de recurrencia del hallazgo por requisito
Se observa en la grfica que el nmero mayor de oportunidades de mejora se da en los requisitos

relacionados con Gestin Documental con un 21% de No Conformidades, seguido de los aspectos
relacionados con Seguimiento y Medicin con un 11% de no conformidad y Control de Documentos
con un 8% de no conformidad.
Es en estos numerales se deben concentrar los esfuerzos para identificar y eliminar de raz las no
conformidades mediante la puesta en marcha de planes de mejoramiento transversales, de impacto
institucional.
Es importante aclarar que aunque en la grfica se identifique mayor incidencia en unos requisitos, eso
no quiere decir que es el nico criterio para la realizacin de acciones correctivas, ya que numerales
con una frecuencia menor pueden tener un impacto significativo en los procesos.
Por lo tanto, se hace notar que cada proceso debe realizar planes de mejoramiento con acciones
correctivas para todas las no conformidades detectadas y revisar las observaciones para definir si son
fuente para la aplicacin de planes de mejoramiento.
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3.5 N. De Hallazgos por Proceso
N HALLAZGOS
N HALLAZGO POR PROCESO

8
8
7
6
5
4
3
2
1
0
5
4
4
3
2
1
Grafico 3. Descripcin de Nmero de hallazgos por proceso
3.6 Descripcin de hallazgos por proceso

Totalizados cada uno de los hallazgos y en concordancia con los criterios de auditora, se determinaron
15 observaciones, que representan un 44% de los hallazgos y 18 no conformidades, que representan
el 56% de los hallazgos, los cuales se muestran en el siguiente grfico:
N HALLAZGODZ
TIPO DE HALLAZGO POR PROCESO

5
3
6
4
2
4 3
0
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OBSERVACIN
NO CONFORMIDAD
Grafico 4. Descripcin de Tipo de hallazgos por proceso
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4. EVALUACIN DE AUDITORES
Los auditados evaluaron el desempeo de los auditores el cual se consolid y en promedio se obtuvo
una calificacin de 4.4, como aspecto a fortalecer se evidencio la entrega oportuna de los informes.
5. INDICADORES DE AUDITORIA
Porcentaje de Ejecucin de Auditorias: 100%
Todos los planes de auditoria se ejecutaron.
Eficiencia en el recurso humano de las Auditorias: 100%
Todos los auditores capacitados realizaron auditorias
Nivel de Desempeo de los procesos en UNIPAZ: 49%
Se evidencio que los procesos no cumplen los requisitos relacionados a Control de Documentos,
Control de Registros, Fallas en la Prestacin del Servicio, Anlisis de Datos y Mejora Continua.
6. FORTALEZAS
a) Disposicin para el desarrollo de la Auditoria.
b) Conocimiento del quehacer del proceso.
c) Mejoramientos propios en la gestin por parte de algunos procesos.
7. ASPECTOS POR MEJORAR

a) Mayor tiempo para la preparacin y entrenamiento de los auditores.
b) Establecer estrategias institucionales para asegurar la participacin de los auditores internos.
c) Enfatizar en el empoderamiento de cada responsable de proceso para liderar sus acciones de mejora
y la medicin de sus indicadores de gestin, y as ellos como responsables se apropien de este
mejoramiento y medicin y el sistema se mejore da a da.
d) Avances en la gestin del riesgo, construccin del mapa de riesgos y planes de tratamiento 20142015.
8. RIESGOS IDENTIFICADOS
El Anlisis de Riesgos constituye una herramienta muy importante para el trabajo de auditora desde la
fase de planeacin, por cuanto implica la identificacin de los mismos para velar por su posible
manifestacin. Por ello, dentro de las etapas de auditora al Sistema Integrado de Gestin se
establecieron los riesgos asociados al desarrollo de las mismas, definindolos como aquellos
inherentes en el ejercicio auditor, generando la posibilidad de que la misma presente fallas, afectando
el logro de los objetivos planteados.
Dentro de los riesgos identificados para desarrollar la Auditora al sistema Integrado de Gestin se
encuentran los relacionados a continuacin, as:
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UNIPAZ
OFICINA DE EVALUACIN Y CONTROL DE GESTIN

MAPA DE RIESGOS

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NOMBRE DEL PROCESO

AUDITORIA INTERNA UNIPAZ
CALIDAD Y MEJORA
C A LIF IC A C IN
N o . D EL
R IESGO
N OM B R E D EL
R IESGO
T IPO IM PA C T O
PR OB A B ILID A D
IM PA C T O
Z ON A R IESGO
M ED ID A
D ESC R IPC IN D E LA M ED ID A
A N T ES D E V A LOR A C IN D EL
C ON T R OL
CREDIB ILIDA D
TODOS LOS
FUNCIONA RIOS
48
ZONA RIESGO
A LTA
EVITA R EL
RIESGO
So cializar el pro grama de audito ria en

el marco
OP ERA TIVO
A JUSTES DE UNA
A CTIVIDA D
CONCRETA
48
ZONA RIESGO
EXTREM A
EVITA R EL
RIESGO
Fo rmaci n integral de lo s audito res

en as no rmas de audito ria, co n el fin
de atender las distintas audito rias,
ante la ausencia invo luntaria de un
audito r
OP ERA TIVO
A JUSTES DE UNA
A CTIVIDA D
CRONCETA
24
ZONA RIESGO
M ODERA DA
EVITA R EL
RIESGO
So cializaci n del P ro grama de

A udito ria en el marco del Co nsejo
A cadmico , presentando el mismo
ante lo s respo nsables de pro ceso y
jefes de dependencia.
48
ZONA RIESGO
EXTREM A
EVITA R EL
RIESGO
Fo rtalecimiento de co mpetencias de
lo s audito res interno s de UNIP A Z en
las no rmas o bjeto de audito ras (ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009, M ECI
1000:2014, po r parte de la OECG
48
ZONA RIESGO
EXTREM A
EVITA R EL
RIESGO
So cializaci n del pro grama de

audito ras al equipo de audito res
interno s de UNIP A Z
Incumplimiento
del pro grama de
audito ria
R2
No co ntar co n la
to talidad de
audito res para el
desarro llo del
ejercicio audito r
R3
Cambio s en el
cro no grama de
audito ras po r
cambio s
imprevisto s en la
agenda de lo s
respo nsables de
pro ceso
R4
Falta de
o bjetividad al
realizar el ejercicio
audito r
CREDIB ILIDA D
TODOS LOS
FUNCIONA RIOS
R5
Demo ra en la
presentaci n de
info rmes de
audito ra po r
parte de lo s
respo nsables
OP ERA TIVO
A JUSTES DE UNA
A CTIVIDA D
CONCRETA
M ED ID A S D E R ESPU EST A
SU B C A T EGOR IA
C A T EGOR IA
R1
EV A LU A C IN
PER F IL D EL
R IESGO
Una vez culminado el ejercicio de auditoria, de acuerdo a los controles establecidos, ninguno de los
riesgos identificados fue materializado permitiendo as culminar satisfactoriamente dicho ejercicio.
9. CONCLUSIONES
SC5544-1
La Oficina de Evaluacin y Control de Gestin, como responsable de la Coordinacin de la realizacin

de las Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin, culmino su ciclo Auditor resaltando los
aspectos relacionados a continuacin:
1. En el ejercicio inicial de consolidacin y tomando como base la informacin registrada por parte
de cada uno de los Auditores Internos, se identificaron un total de 18 No conformidades
asociadas a los 9 procesos de UNIPAZ y 15 Observaciones.
2. Es necesario realizar la actualizacin de los procedimientos.
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UNIPAZ
NIT 800.024.581-3
3. Establecer mecanismos de seguimiento a las Escuelas por parte de los Directores de Escuela.
4. Establecer estrategias para promover el anlisis de datos y la documentacin de planes de
mejoramiento.
5. Se evidencia un importante compromiso por parte de los responsables y colaboradores que
hacen parte en los diferentes procesos con el Sistema de Gestin Integrado de Calidad.
6. Las actividades observadas y realizadas en los procesos permiten cumplir los objetivos
establecidos por la Institucin.
10. RECOMENDACIONES
En coherencia con lo antes expuesto, as como con los resultados de los diferentes procesos se
recomienda:
1. Fortalecer al interior de los procesos Institucionales, la implementacin de procedimientos de
Control de Documentos y Registros ya que es uno de los principales hallazgos detectados por
la Auditora Interna.
2. Fortalecer las estrategias de capacitacin con el fin de que la totalidad del personal apropie los
conceptos relacionados con aseguramiento de la calidad.
3. Mejorar el anlisis de datos y toma de decisiones de acuerdo al resultado de los indicadores
existentes en cada proceso.
4. Implementar los mecanismos de socializacin al interior de cada proceso que le permita a todo
el personal conocer los riesgos asociados a su proceso.
5. Comprometer a los responsables de proceso en la ejecucin inmediata de acciones que
permitan el tratamiento oportuno de las no conformidades detectadas por parte del grupo
auditor.
6. Se recomienda desde esta oficina ajustar los indicadores dado que los resultados de estos no
son claros e incluirles las metas de cada uno de ellos.
7. En el marco del Sistema de Gestin Integrado, se recomienda fortalecer los mecanismos que
garanticen que la Alta Direccin identifica continuamente las necesidades y expectativas de los
usuarios.
8. Fortalecer la apropiacin de los sistemas de seguimiento y medicin.
9. Incentivar el desarrollo de estrategias de autocontrol y autorregulacin por parte de los
diferentes actores del proceso.
10. Disear Indicador que permita medir el cumplimiento de los resultados esperados de los Planes
de Mejora formulados para la mejora continua de los procesos, a travs de acciones correctivas
que eliminen las causas reales de las no conformidades identificadas durante las auditoras
internas.
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SC5544-1

Informe Auditoria 2014

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UNIPAZ

Decreto Ordenanzal 0331 de 1987

INFORME DE AUDITORIA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DEL INSTITUTO

2.3 REQUISITOS EVALUADOS

8.5.1 Mejora continua.

Procedimientos escogidos de manera aleatoria aplicables al proceso y publicados en la Pgina

Jorge Gmez (Auditor lder)

Aizar Meja (Auditor lder )

Janice Ballesteros Bandera (Auditor lder )

Hilva Isabel Pacheco Poveda (Auditor lder )

3. DESCRIPCIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.2 Hallazgos generados por proceso:

Gestin Estratgica 4.1

Falta la actualizacin mediante acto

No se evidenciaron las resoluciones de

Existen para la medicin dos indicadores

El MECI, en su elemento de control de

El mapa de riesgos del proceso se

Las acciones preventivas, correctivas y de

Se identific un bajo uso del servicio del

Calidad y mejora, no evidencia en forma

N HALLAZGOS POR REQUISITO

8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3

NMERO DEL REQUISITO

Grafico 1. Descripcin de nmero de hallazgos por requisito.

De la relacin de no conformidades detectadas en la evaluacin a la Norma ISO 9001:2008 y NTCGP

3.4 Porcentaje recurrencia del hallazgo por requisito

% RECURRENCIA POR REQUISITO

NUMERO DEL REQUISITO

Grafico 2. Descripcin de % de recurrencia del hallazgo por requisito

Se observa en la grfica que el nmero mayor de oportunidades de mejora se da en los requisitos

3.5 N. De Hallazgos por Proceso

N HALLAZGO POR PROCESO

Grafico 3. Descripcin de Nmero de hallazgos por proceso

3.6 Descripcin de hallazgos por proceso

TIPO DE HALLAZGO POR PROCESO

Grafico 4. Descripcin de Tipo de hallazgos por proceso

7. ASPECTOS POR MEJORAR

OFICINA DE EVALUACIN Y CONTROL DE GESTIN

Decreto Ordenanzal 0331 de 1987

NOMBRE DEL PROCESO

So cializar el pro grama de audito ria en

Fo rmaci n integral de lo s audito res

So cializaci n del P ro grama de

So cializaci n del pro grama de

La Oficina de Evaluacin y Control de Gestin, como responsable de la Coordinacin de la realizacin

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