GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

I.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

1.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: ENTRADAS

1.2 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: HERRAMIENTAS Y TCNICAS
1.3 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: SALIDAS

II.

PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS INTERESADOS

Es el proceso de desarrollar estrategias de gestin adecuadas para

lograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, con base en el anlisis de sus necesidades, intereses y el posible
impacto en el xito del proyecto. Identifica el modo en que el proyecto afectar
a los interesados, lo que permite al director del proyecto desarrollar diferentes
formas de lograr la participacin eficaz de los interesados en el proyecto
II.1

PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS INTERESADOS: ENTRADAS

2.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto

El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn
en cada fase;
La descripcin de cmo se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del
proyecto;
La descripcin de cmo se cumplirn los requisitos de recursos humanos y
cmo se tratarn y estructurarn en el proyecto, los roles y responsabilidades,
las relaciones de comunicacin y la gestin del personal;
El plan de gestin de cambios que documenta el modo en que se
monitorearn y controlarn los cambios; y
Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesados.
II.1.2 Registro de Interesados
Proporciona la informacin necesaria para planificar las formas adecuadas de
involucrar a los interesados del proyecto.
II.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas

de este proceso, ya que la gestin de los interesados debera adaptarse al
entorno del proyecto. Entre ellos, la cultura, la estructura y el clima poltico de la
organizacin son de particular importancia, ya que ayudan a determinar las
mejores opciones para propiciar un mejor proceso adaptativo de gestin de los
interesados.
II.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin
Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como
entradas del proceso Planificar la Gestin de los Interesados.
II.2

PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS INTERESADOS: HERRAMIENTAS

Y TCNICAS
2.2.1 Juicio de Expertos

Para desarrollar el plan de gestin de los interesados se debe procurar el juicio

y
la
experiencia
de
grupos
o
individuos con capacitacin especializada, pericia en la materia o conocimiento
de
las
relaciones
en
el
mbito
de la organizacin, tales como:
La alta direccin;
Los miembros del equipo del proyecto;
Otras unidades o individuos dentro de la organizacin;
Los interesados clave identificados;
El juicio de expertos puede obtenerse mediante consultas individuales
(reuniones personalizadas, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel
(grupos focales, encuestas, etc.).
II.2.2 Reuniones
Se deben mantener reuniones con expertos y el equipo del proyecto para
definir los niveles de participacin requeridos de todos los interesados.
Dicha informacin se puede utilizar para preparar el plan de gestin de los
interesados.
II.2.3 Tcnicas Analticas
El nivel de participacin de los interesados se puede clasificar de la
siguiente
manera:
Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.
Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
reticente al cambio.

 Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.

Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya
el
cambio.
Lder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
activamente involucrado en asegurar el xito del mismo.

2.3 PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS INTERESADOS: SALIDAS

2.3.1 Plan de Gestin de los Interesados
El plan de gestin de los interesados puede ser formal o informal, muy
detallado o formulado de manera general, en funcin de las necesidades del
proyecto.
2.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre
otros:
El cronograma del proyecto, y
El registro de interesados.
III.

GESTIONAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS

III.1 GESTIONAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS:
ENTRADAS
3.1.1 Plan de gestin de los interesados:
Proporciona una gua sobre la mejor manera de involucrar a los
diferentes interesados en el proyecto. El plan describe los mtodos y
tecnologas utilizados para la comunicacin con los interesados.
Asimismo, el plan se utiliza para determinar el nivel de las interacciones
de los diferentes interesados y junto con otros documentos, ayuda a
definir una estrategia para la identificacin y gestin de los interesados a
lo largo del ciclo de vida del proyecto.
III.1.2 Plan de gestin de las comunicaciones:
El plan de las comunicaciones proporciona orientacin e informacin
sobre la gestin de las expectativas de los interesados.
La informacin utilizada incluye entre otras:
Los requisitos de comunicacin de los interesados.
La informacin que debe ser comunicada, incluyendo lenguaje,
formato, contenido y nivel de detalle.
El motivo de distribucin de la informacin.
La persona o los grupos que recibirn la informacin.

El proceso de escalado.

III.1.3 Registro de cambios:

Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que
ocurren durante el proyecto. Dichos cambios, as como su impacto en el
proyecto en trminos de tiempo, costo y riesgo, son comunicados a los
interesados adecuados.
III.1.4 Activos de los procesos de la organizacin:
Los activos de los procesos de la organizacin se pueden influir en el
proceso gestionar la participacin de los interesados. Incluyen entre
otros:
Los requisitos de comunicacin de la organizacin.
Los procedimientos para la gestin de incidentes.
Los procedimientos de control de cambios.
La informacin histrica relativa a proyectos anteriores.
III.2 GESTIONAR LA PARTICIPACION
HERRAMIENTAS Y TECNICAS

DE

LOS

INTERESADOS:

3.2.1 Mtodo de comunicacin

Se utilizan durante la gestin de la participacin de los interesados. En
funcin de los requisitos de comunicacin de los interesados, el director
del proyecto decide cmo, cundo y cules de estos mtodos de
comunicacin se utilizan en el proyecto.
3.2.1.1

Habilidades interpersonales:

El director del proyecto aplica las habilidades interpersonales para

gestionar las expectativas de los interesados; tales como:

3.2.1.2

Generar confianza
Resolver conflictos
Escuchar de forma activa
Superar la resistencia al cambio
Habilidades de gestin:
El director del proyecto aplica las habilidades de gestin para
coordinar y armonizar al grupo hacia el logro de los objetivos del
proyecto.

Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto.

Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto.
Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto.

 Modificar el comportamiento de la organizacin para aceptar los

resultados del proyecto.
3.3 GESTIONAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS: SALIDAS
3.3.1. Registro de incidentes:
La gestin de la participacin de los interesados puede dar lugar al
desarrollo de un registro de incidentes. Este registro se actualiza a
medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los
incidentes actuales.
3.3.2. Solicitudes de cambio
La gestin de la participacin de los interesados puede generar una
solicitud de cambio al producto o al proyecto. Tambin puede incluir
acciones correctivas o preventivas aplicables al propio proyecto a la
interaccin con los interesados afectados, segn corresponda.
3.3.3. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto
Los elementos del plan para la direccin del proyecto susceptibles de
actualizacin incluyen, entre otros, el plan de gestin de los interesados.
Este plan se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos o
modificaciones de los requisitos de los interesados.
Ejemplo
Determinadas comunicaciones pueden dejar de ser necesarias, un mtodo de
comunicacin ineficaz puede ser remplazado por otro mtodo o puede
identificarse un nuevo requisito de comunicacin. Tambin se actualiza como
resultado de la atencin de inquietudes y la resolucin de incidentes.
Ejemplo
Puede establecerse que un interesado tiene necesidades de informacin
adicionales.
3.3.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen,
entre otros, el registro de interesados. Se actualiza cuando la
informacin sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos
interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no
participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren
otras actualizaciones para interesados especficos.
3.3.5 Actualizaciones a los archivos de los procesos de la organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de

actualizacin incluyen:

IV.

Notificacin a los interesados: se puede proporcionar informacin a

los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y
estado general del proyecto.

Informes del proyecto: los informes del proyecto, formales e

informales, describen el estado del proyecto e incluyen lecciones
aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del proyecto y
las salidas de otras reas de conocimiento.

Presentaciones del proyecto: Informacin proporcionada de manera

formal o informal por el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los
interesados del proyecto.

Registros del proyecto: Los registros del proyecto incluyen

correspondencia, memorando, actas de reuniones y otros
documentos que describen el proyecto.

Retroalimentacion de los interesados: La informacin recibida de los

interesados relativa a las operaciones del proyecto se puede
distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeo futuro del
proyecto.

Documentacion sobre lecciones aprendidas: La documentacin

incluye el anlisis de causa raz de los incidentes enfrentados, el
razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos
de lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados.
Lecciones aprendidas se documentan y distribuyen, y pasan a formar
parte de la base de datos histrica, tanto del proyecto como de la
organizacin ejecutora.

CONTROLAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS

En relacin a este punto; el gestionar la participacin de los interesados es el

proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus
necesidades / expectativas; abordar los incidentes en el momento que ocurren
y fomentan la participacin adecuada de los interesados en las actividades del
proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.
Gestionar la participacin de los interesados implica realizar actividades tales
como:
-

Involucrar a los interesados, en las etapas adecuadas del proyecto

para obtener o confirmar su compromiso continuo con el xito del
mismo.

Gestionar las expectativas de los interesados, mediante negociacin

y comunicacin para asegurar que se alcancen los objetivos del
proyecto.
Abordar posibles inquietudes que aun no representan incidentes y
anticipar futuros problemas que puedan planear los interesados. Dichas
inquietudes deben identificarse y analizarse tan pronto sea posible para
evaluar los riesgos asociados al proyecto.
Aclarar y resolver los incidentes que han identificado.

En relacin a gestionar la participacin de los interesados encontraremos 3

etapas tales como:

4.- Controlar la Participacin de los Interesados:

Es el proceso de monitorear globalmente las relaciones de los interesados del
proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendr o incrementar la
eficiencia y la eficacia de las actividades de participacin de los interesados a
medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia.

continuacin se detalla el proceso:

Entradas:
1. Plan para la Direccin del Proyecto
Se utiliza para desarrollar el plan de gestin de los interesados. La
informacin que se utiliza para controlar la participacin de los interesados
incluye:
El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se
aplicarn en cada fase;

 El modo en que se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del

proyecto;
El modo en que se cumplirn los requisitos de recursos humanos, y el
modo en que se tratarn y estructurarn en el proyecto los roles y
responsabilidades, las relaciones de comunicacin y la gestin del
personal;
Un plan de gestin de cambios que documente el modo en que se
monitorearn y controlarn los mismos; y
Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesados.

2. Registro de incidentes
Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven
los actuales.
3. Datos de desempeo del trabajo
Son las observaciones y mediciones primarias identificadas durante las
actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
Se recopilan diferentes medidas de las actividades y entregables del
proyecto a lo largo de varios procesos de control. Los datos se consideran
a menudo como el nivel ms bajo de abstraccin del que pueden extraer
informacin otros procesos.
Algunos ejemplos:

El porcentaje informado de trabajo terminado

Las medidas de desempeo tcnico
Las fechas de comienzo y finalizacin de las actividades
programadas
El nmero de solicitudes de cambio
El nmero de defectos
Los costos reales
Las duraciones reales, etc.

4. Documentos del Proyecto

Para controlar la participacin de los interesados se pueden utilizar como
entradas de apoyo mltiples documentos del proyecto procedentes de los
procesos de inicio, planificacin, ejecucin o control.
Incluyen:
o
o
o
o
o

El cronograma del proyecto,

El registro de interesados,
El registro de incidentes,
El registro de cambios, y
Las comunicaciones del proyecto.

 Herramientas y Tcnicas:
1. Sistemas de Gestin de la Informacin
Proporciona una herramienta estndar para que el director del proyecto
capture, almacene y distribuya a los interesados la informacin relativa a
los costos, al avance del cronograma y al desempeo del proyecto.
Tambin permite al director del proyecto consolidar informes provenientes
de varios sistemas y facilitar la distribucin de informes a los interesados
del proyecto. Los ejemplos de formatos de distribucin pueden incluir los
informes mediante tablas, el anlisis en hojas de clculo y las
presentaciones.
Se pueden utilizar herramientas grficas para crear representaciones
visuales de la informacin de desempeo del proyecto.
2. Juicio de Expertos
Se puede obtener mediante consultas individuales (como reuniones
personalizadas o entrevistas) o mediante un formato de panel (como
grupos focales o encuestas).
Para asegurar la identificacin y el listado exhaustivo de nuevos
interesados, se puede realizar una revaluacin de los interesados
actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con
capacitacin especializada o pericia en la materia, tales como:
La alta direccin;
Otras unidades o individuos dentro de la organizacin;
Los interesados clave identificados;
Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros
proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de
lecciones aprendidas);
o Expertos en la materia en el mbito de los negocios o de los
proyectos;
o Grupos de la industria y consultores; y
o Asociaciones profesionales y tcnicas, organismos reguladores y
organizaciones no gubernamentales.
o
o
o
o

3.

Reuniones
Las reuniones de revisin del estado se utilizan para intercambiar y
analizar informacin acerca de la participacin de los interesados.

 Salidas
1. Informacin de Desempeo del Trabajo
Consta de los datos de desempeo recopilados de varios procesos de
control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las
relaciones entre reas. De este modo los datos de desempeo del
trabajo se han transformado en informacin de desempeo del trabajo.
Los datos en s mismos no se utilizan en el proceso de toma de
decisiones porque se puede malinterpretar su significado.
La informacin, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, y
proporciona una base slida para las decisiones del proyecto.
La informacin de desempeo del trabajo se circula a travs de los
procesos de comunicacin. Algunos ejemplos:
El estado de los entregables
El estado de implementacin de las solicitudes de cambio
Las estimaciones hasta la conclusin previstas.
2. Solicitudes de Cambio
El anlisis del desempeo del proyecto y de las interacciones con los
interesados a menudo generan solicitudes de cambio. Estas solicitudes
de cambio se procesan a travs del proceso: Realizar el Control
Integrado de Cambios, como se describe a continuacin:
Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan
el desempeo futuro esperado del proyecto alinendolo con el plan
para la direccin del proyecto.
Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la
probabilidad de incurrir en un desempeo negativo del proyecto en el
futuro.
3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede
evaluar la eficacia general de la estrategia de gestin de los interesados.
A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la
estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del
plan para la direccin del proyecto, a fin de reflejar estos cambios.
Los elementos del plan para la direccin del proyecto susceptibles de
actualizacin incluyen:
El plan de gestin de cambios,
El plan de gestin de las comunicaciones,

 El plan de gestin de los costos,

El plan de gestin de los recursos humanos,
El plan de gestin de las adquisiciones,
El plan de gestin de la calidad,
El plan de gestin de los requisitos,
El plan de gestin de los riesgos,
El plan de gestin del cronograma,
El plan de gestin del alcance, y
El plan de gestin de los interesados.
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Incluyen:
Registro de interesados:
Se actualiza cuando la informacin sobre los interesados cambia,
cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los
originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no reciban
su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones para
interesados especficos.
Registro de incidentes:
Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se
resuelven los actuales.
5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Incluyen:
Notificaciones a los interesados:
Se puede proporcionar informacin a los interesados sobre incidentes
resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
Informes del proyecto:
Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del
proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes,
informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de
Conocimiento.
Presentaciones del proyecto.
Informacin proporcionada de manera formal o informal por el equipo del
proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.
Registros del proyecto.
Incluyen correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros
documentos que describen el proyecto.
Retroalimentacin de los interesados.

La informacin recibida de los interesados relativa a las operaciones del

proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el
desempeo futuro del proyecto.
Documentacin sobre lecciones aprendidas.
Incluye el anlisis de causa raz de los incidentes enfrentados, el
razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados. Las lecciones
aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar
parte de la base de datos histrica tanto del proyecto como de la
organizacin ejecutora.

HERRAMIENTAS
Y TECNICAS

ENTRADAS

SALIDAS

HERRAMIENTAS
Y TECNICAS

ENTRADAS

SALIDAS